Bài giảng Trình bày kết quả báo cáo bằng văn bản và thuyết trình nêu chất lượng trình bày của các kết quả nghiên cứu có thể ảnh hưởng rất lớn đến nhận thức về chất lượng nghiên cứu của người sử dụng kết quả nghiên cứu. Ý nghĩa về mặt nội dung, dạng, độ dài và các chi tiết kỹ thuật của bản báo nghiên cứu.
TRÌNH BÀY KẾT QUẢ BÁO CÁO BẰNG VĂN BẢN VÀ THUYẾT TRÌNH • Chất lượng trình bày kết nghiên cứu ảnh hưởng lớn đến nhận thức chất lượng nghiên cứu người sử dụng kết nghiên cứu • Ý nghĩa mặt nội dung, dạng, độ dài chi tiết kỹ thuật báo nghiên cứu NỘI DUNG I Các yếu tố cần có báo cáo nghiên cứu II Viết báo cáo III.Trình bày báo cáo miệng (oral) I Các yếu tố cần có báo cáo nghiên cứu I.1 I.2 I.3 I.4 I.5 I.6 I.7 Lời mở đầu (prefatory inf.) Lời giới thiệu (Introduction) PP nghiên cứu (methodology) Kết (Findings) Kết luận (Conclusions) Phụ lục (Appendixes) Thư mục (Bibliography) I.1 Lời mở đầu I.1.a Letter of Transmittal (thư chuyển giao) I.1.b Title page (trang tiêu đề) I.1.c Authorization letter I.1.d Executive summary (tóm tắt) I.1.e Table of contents (Mục lục) I.1.a Letter of Transmittal • Nên đưa vào quan hệ người nghiên cứu khách hàng trang trọng • Ghi rõ chuyển cho người có thẩm quyền (người yêu cầu nghiên cứu); đưa dẫn giới hạn nghiên cứu • Chỉ mục đích khó khăn việc nghiên cứu • Đề tài nghiên cứu sử dụng nội tổ chức khơng cần đưa vào I.1.b Trang tiêu đề nội dung • Tiêu đề báo cáo • Ngày • Gửi cho • Ai gửi I.1.c Authorization letter Khi báo cáo gửi đến tổ chức quyền (public organization), thường phải đưa letter of authorization người có thẩm quyền tiếp nhận nghiên cứu I.1.d Executive summary (tóm tắt bao qt) • Viết tắt, ngắn gọn, thường khoảng trang • Có thể báo cáo nhỏ - bao quát khía cạnh nội dung báo cáo tóm tắt xác findings kết luận, bao gồm kiến nghi • Khơng đưa thơng tin vào • Phải chứa đựng vấn đề quan trọng I.1.e Bảng nội dung • Là hướng dẫn sơ lược • Nên có với báo cáo có nhiều mục (từ – 10 trang/1 mục) • Nếu có nhiều bảng biểu, đồ thị exhibit khác nên liệt kê sau bảng nội dung bảng biểu minh họa 10 Viết nháp • Phải định có nên đưa đồ thị, bảng biều vào hay khơng, đưa vào vị trí outline • Khả đọc + Quan tâm đến khả đọc đọc giả quan tâm đến lĩnh vực chuyên môn họ, nên viết mức độ phù hợp với khả đọc người xem + Nên cho người xem tính hữu ích báo cáo cách báo cáo giúp ích cho họ + Để kiểm tra việc viết theo mức độ khó khăn dể hiểu, ta dùng tiêu chuẩn readability index 40 Viết nháp (t.t.) • Khả hiểu + Tránh tình trạng tối nghĩa, nhiều nghĩa, nghĩa bóng + Chọn lựa từ ngữ xác (những từ mà truyền đạt ý nghĩ xác), rõ ràng + Các khái niệm phải định nghĩa + Từ câu nên tổ chức xếp cách cẩn thận Việc đặt sai vị trí làm báo cáo trình bày tràn lan 41 Viết nháp (t.t.) • Giọng văn + Phải thể viết viết cho người đọc, khơng phải viềt cho tác giả + Thơng điệp gửi cho người đọc phải thật chân thành + Nên lọai bỏ ngữ nghĩa có tính tiêu cực viết lại suy nghĩ tích cực • Kiểm ta cuối + Kiểm tra: Xem có viết xuông sẻ không? Các findings kết luận có giải vấn đề mục tiêu nghiên cứu khơng? Các bảng biểu đồ thị có trình bày phù hợp với thơng tin hình thức dàng đọc hiểu khơng? + Hãy viết tóm tắt đảm bảo nháp hòan thành 42 Trình bày • Báo cáo cần đánh máy in rõ ràng • Sự trình bày báo cáo phải diễn tả từ chuyên dụng sử dụng báo cáo • Tránh dài dịng • Cách khắc phục dài dòng: +Sử dụng đoạn ngắn Mỗi đoạn mô tả suy nghĩ rõ rệt, định +Tách đọan dài thành đọan nhỏ danh sách, câu trích dẫn, ví dụ 43 Trình bày (t.t.) + Sử dụng tiêu đề nhỏ để chia báo cáo phần thành phần cục bộ, đồng + Sử dụng cách trình bày thành danh sách theo chiều từ xuống • Mỗi đoạn bảng phải chứa đủ thông tin rõ ràng; Tiêu đề đoạn phải bổ sung ý nghĩa cho tiêu đề vai trò đánh dấu cho người đọc quay lại dễ dàng với phần đặc biệt báo cáo 44 Trình bày thơng tin dạng số • • • • Trình bày dạng Trình bày dạng Trình bày dạng Trình bày dạng – – – – – – văn gần bảng bảng đồ thị Biểu đồ dạng đường kẻ Biểu đồ diện tích Biểu đồ dạng hình trịn (miếng) Đồ thị dạng Biểu đồ dạng hình địa lý Biểu đồ không gian chiều 45 50 45 40 2nd 35 Q tr 30 Ea st N o rt h 25 We st We s t No r t h 20 E a st 15 1st 10 Q tr 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1s t Q t r 10 North West East 50 th Qtr Ea st Wes t nd Q t r N o rt h rd Q t r 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Q tr 4th Qt r 1st Qt r 2n d Qt r 20 40 60 120 100 50 40 80 30 1st Q t r 2n d Q t r 1st Qt r n d Qt r 3rd Q t r 4t h Q t r r d Qt r t h Qt r 20 Eas t We st 10 N o rt h East 60 N orth 40 1s t Q t r nd Qtr 20 0 100 90 100 80 60 40 20 East 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr 80-100 60-80 40-60 20-40 0-20 1st Q t r 80 nd Q t r 70 r d Qt r 60 E ast t h Qt r 50 W e st 40 No rt h 30 20 10 0 46 46 III Thuyết trình báo cáo miệng (oral report) • Đặc điểm khác biệt so với loại nói trước đám đơng khác? • Phần chuẩn bị • Sự truyền đạt • Phương tiện hỗ trợ 47 • Những đặc điểm khác biệt so với loại nói trước đám đơng khác + Chỉ nhóm nhỏ quan tâm, + Số liệu thống kê thường phần quan trọng đề tài + Người nghe: thường nhà quản lý quan tâm đến đề tài nghiên cứu muốn nghe phần cốt lõi + Thời gian trình bày thường khoảng 20 phút, kéo dài tới + Phần thuyết trình thường tuân theo câu hỏi vần đề cần thảo luận 48 Phần chuẩn bị • Nếu muốn trình bày hiệu điều kiện phải lập kế hoạch cẩn thận Bắt đầu câu hỏi: + Lập kế hoạch để nói bao lâu? + Mục đích briefing gì? 49 Phần chuẩn bị (t.t.) • Phát triển đề cương chi tiết, phần sau: + Phần mở bài: Nêu vấn đề ngắn gọn, trực tiếp, thu hút ý, giới thiệu nội dung chất vấn đề thảo luận; nêu chất nội dung vấn đề nghiên cứu mà nhắm đến phục vụ cho mục đích gì, nào?(có thể khơng 10% thời gian cho phép thiết lập phần nội dung báo cáo) + Phần nội dung: thông tin (findings) kết luận Kết luận nêu sau phần mở đầu, ý kết luận theo sau findings hỗ trợ cho + Phần đề xuất/kiến nghị: đề xuất kèm sau tham chiếu tới kết luận mà dẫn tới đề xuất cung cấp điểm báo cáo + Cuối thuyết trình: kêu gọi câu hỏi từ phía người nghe 50 Phần chuẩn bị (t.t.) • Diễn tập: điều kiện tiên cho briefing hiệu 51 Sự truyền đạt • Quan trọng khơng nội dung báo cáo • Phong cách thuyết trình tao nhã làm cho người nghe dễ tiếp thu • Việc truyền đạt nên chừng mực hành vi, điệu bộ, cách ăn mặc, vẻ bên ngồi nên thích hợp với hồn cảnh • Tốc độ nói, phát âm rõ ràng, độ dừng, cử chỉ, tất phải thực tốt • Chú ý Đặc điểm giọng nói, Đặc điểm thể 52 Phương tiện hỗ trợ • • • • • • • Bảng trắng bảng đen: Các tài liệu phân phát: Khơng đắt có cách nhìn chuyên nghiệp thể cẩn thận Flip charts: Overhead transparencies: Slide: Computer-drawn visual: Computer animation: 53 Phương tiện hỗ trợ (t.t.) • Sự chọn lựa phương tiện nghe nhìn hỗ trợ xác định mục tiêu định hướng bạn Tính liên tục đáng ghi nhớ thuyết trình cải thiện phương tiện nghe nhìn 54 ... lại dễ dàng với phần đặc biệt báo cáo 44 Trình bày thơng tin dạng số • • • • Trình bày dạng Trình bày dạng Trình bày dạng Trình bày dạng – – – – – – văn gần bảng bảng đồ thị Biểu đồ dạng đường... riêng biệt 24 Các loại báo cáo • Báo cáo ngắn (short report) • Báo cáo dài (long report) – Báo cáo kỹ thuật (technical report) – Báo cáo quản lý (management report) 25 Báo cáo ngắn (short report)... thuật báo nghiên cứu NỘI DUNG I Các yếu tố cần có báo cáo nghiên cứu II Viết báo cáo III .Trình bày báo cáo miệng (oral) I Các yếu tố cần có báo cáo nghiên cứu I.1 I.2 I.3 I.4 I.5 I.6 I.7 Lời mở