• Có thể là một báo cáo nhỏ - bao quát các khía cạnh trong nội dung của bản báo cáo hoặc có thể là tóm tắt chính xác những findings và kết luận, bao gồm cả kiến nghi.. Hoặc là, tài liệu
Trang 1TRÌNH BÀY KẾT QUẢ BÁO CÁO BẰNG VĂN BẢN VÀ
THUYẾT TRÌNH
Trang 2• Chất lượng trình bày của các kết quả
nghiên cứu có thể ảnh hưởng rất lớn đến nhận thức về chất lượng nghiên cứu của người sử dụng kết quả nghiên cứu
• Ý nghĩa về mặt nội dung, dạng, độ dài và các chi tiết kỹ thuật của bản báo nghiên cứu.
Trang 3NỘI DUNG
I Các yếu tố cần có của một báo cáo nghiên cứu.
II Viết báo cáo.
III.Trình bày báo cáo bằng miệng (oral)
Trang 4I Các yếu tố cần có của một báo
cáo nghiên cứu.
I.1 Lời mở đầu (prefatory inf.)
I.2 Lời giới thiệu (Introduction)
I.3 PP nghiên cứu (methodology)
I.4 Kết quả (Findings)
I.5 Kết luận (Conclusions)
I.6 Phụ lục (Appendixes)
I.7 Thư mục (Bibliography)
Trang 5I.1 Lời mở đầu
I.1.a Letter of Transmittal (thư chuyển giao) I.1.b Title page (trang tiêu đề)
I.1.c Authorization letter
I.1.d Executive summary (tóm tắt)
Trang 6I.1.a Letter of Transmittal
• Nên đưa vào khi quan hệ giữa người nghiên cứu
và khách hàng là trang trọng
• Ghi rõ chuyển cho người có thẩm quyền (người
yêu cầu nghiên cứu); đưa ra chỉ dẫn hoặc giới hạn trong nghiên cứu
• Chỉ ra mục đích và khó khăn của việc nghiên cứu
• Đề tài nghiên cứu sử dụng trong nội bộ tổ chức thì
Trang 7I.1.b Trang tiêu đề
Trang 8I.1.c Authorization letter
Khi báo cáo được gửi đến tổ chức chính
quyền (public organization), thường phải
đưa letter of authorization chỉ ra người có thẩm quyền tiếp nhận nghiên cứu
Trang 9I.1.d Executive summary
(tóm tắt bao quát)
• Viết tắt, ngắn gọn, thường khoảng 2 trang.
• Có thể là một báo cáo nhỏ - bao quát các khía cạnh trong nội dung của bản báo cáo hoặc có thể là tóm tắt chính xác những
findings và kết luận, bao gồm cả kiến nghi
• Không đưa thông tin mới vào
• Phải chứa đựng các vấn đề quan trọng
Trang 10I.1.e Bảng nội dung
• Là một hướng dẫn sơ lược.
• Nên có với 1 báo cáo có nhiều mục (từ 6 –
10 trang/1 mục)
• Nếu có nhiều bảng biểu, đồ thị hoặc các
exhibit khác nên được liệt kê ra sau bảng nội dung trong một bảng biểu minh họa.
Trang 11I.2 Lời giới thiệu (introduction)
I.2.a Nêu ra vấn đề (problem statement) I.2.b Mục tiêu nghiên cứu (research obj.) I.2.c Cơ sở (Background)
Trang 12I.2.c Cơ sở (background)
• Có thể là kết quả khám phá ban đầu thông qua quá trình khảo sát, nhóm trọng tâm, hoặc từ các nguồn khác
Hoặc là, tài liệu này có thể là dữ liệu cấp hai từ việc
phỏng vấn
• Bao gồm định nghĩa, tiêu chuẩn, giả định cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết để hiểu những vấn đề còn lại của báo cáo.
• Tài liệu cơ sở có thể đặt trước ‘problem statement’ hoặc sau ‘research objective’
+ Nếu nó tạo được những căn bản của tài liệu và liên
quan đến người đọc nên trình bày ngay sau objective + Nếu nó chứa đựng những thông tin thích hợp với
những vấn đề hoặc tình huống quản trị mà dẫn tới việc nghiên cứu đặt trước ‘problem statement’
Trang 13I.3 PP nghiên cứu (Methodology)
Ít nhất 5 phầnI.3.a Thiết kế mẫu (sampling design)
I.3.b Thiết kế nghiên cứu (research design)
I.3.c Thu thập dữ liệu (data collection)
I.3.d Phân tích dữ liệu (data Analysis)
I.3.e Giới hạn (limitations)
Trang 14I.3.a Thiết kế mẫu
(sampling design)
• Định nghĩa rõ ràng tổng thể được nghiên cứu và PP lấy mẫu được sử dụng
• Súc tích, ngắn gọn những giải thích, tính duy nhất của tham số được chọn hoặc
những điểm khác mà cần được giải thích.
• Các tính toán nên đưa vào phụ lục thay vì trong nội dung của bảng báo cáo.
Trang 15I.3b Thiết kế nghiên cứu
(research design)
• Phải phù hợp với mục đích.
• Trong nghiên cứu thí điểm, tài liệu, thiết bị, điều kiện kiểm sóat và những công cụ
khác phải được mô tả.
• Thiết kế phức tạp: điểm mạnh và yếu nên được xác định
• Bản sao tài liệu: đặt trong phần phụ lục.
Trang 16I.3.c Thu thập dữ liệu
+ Khi nào thì thu thập dữ liệu? bao nhiêu thời gian?
+ Phân công nhiệm vụ từng nhóm ?
+ Việc sử dụng những thủ tục được chuẩn hóa và bản dự thảo?
+ Hình thức khảo sát?
• ……
Trang 17I.3.d Phân tích dữ liệu
Trang 18I.4 Findings – kết quả
• Là phần dài nhất của báo cáo.
• Mục tiêu: giải thích dữ liệu; không phải là phác thảo những phiên dịch hay kết luận
• Dữ liệu có tính định lượng findinds có thể được trình bày đơn giản bằng đồ thị, bảng biểu.
• Findings cần khách quan, không thiên về những giả định của chúng ta
Trang 19I.5 Kết luận (conclusion)
• Tóm tắt và kết luận
– Trình bày ngắn gọn kết quả quan trọng
– Tóm tắt được sử dụng nếu có nhiều kết quả riêng biệt
– Báo cáo nghiên cứu đơn giản tóm tắt sẽ
kết thúc bài nghiên cứu (không cần kết luận hay kiến nghị)
– Kết luận có thể trình bày dưới dạng bảng biểu
để dễ dàng đọc và tham chiếu
Trang 20I.5 Kết luận (conclusion) (t.t.)
• Kiến nghị
– Đưa ra những ý tưởng hành động đúng
– Nghiên cứu mang tính học thuật: kiến nghị
thường là những đề xuất nghiên cứu thêm để
mở rộng hoặc kiểm tra lĩnh vực nghiên cứu – Nghiên cứu ứng dụng: kiến nghị thường là những hành động cho nhà quản lý
Trang 21I.6 Phụ lục (appendixes)
Nơi đặt các bảng biểu phức tạp, những
kiểm tra thống kê, tài liệu liên quan, mẫu, bảng câu hỏi, mô tả chi tiết phương pháp, những chứng cứ quan trọng
Trang 22I.7 Thư mục (Bibliography)
Danh sách các tài liệu tham khảo.
Trang 23II Viết báo cáo
• Yêu cầu chung:
• Các loại báo cáo:
• Viết báo cáo:
– Vấn đề cần quan tâm trước khi viết (prewriting concern)
– Viết nháp (writing the draft)
• Khả năng đọc (readability)
• Khả năng hiểu (comprehensibility)
• Giọng văn (tone)
• Bằng chứng cuối cùng (final proof)
• Các yếu tố cần cân nhắc khi trình bày
(presentation considerations)
Trang 24Yêu cầu chung
• Rõ ràng
• Tiêu đề và phụ đề chia thành các mục
• Mỗi báo cáo phải có tính riêng biệt
Trang 25Các loại báo cáo
• Báo cáo ngắn (short report)
• Báo cáo dài (long report)
– Báo cáo kỹ thuật (technical report)
– Báo cáo quản lý (management report)
Trang 26Báo cáo ngắn (short report)
• Thích hợp khi vấn đề đã được xác định rõ ràng, đối tượng giới hạn, phương pháp đơn giản
• Mục đích: đưa thông tin nhanh chóng dưới hình thức dễ dàng sử dụng
• Có thể phục vụ cho những đề tài nghiên cứu
nhỏ, chi phí tương đối thấp
• Phương pháp nghiên cứu đưa vào trong phần giới thiệu, chi tiết đưa vào trong phần phụ lục
• Letter là một hình thức báo cáo ngắn
• Báo cáo dưới dạng memo là một dạng khác
được định dạng To, From, Subject
Trang 27Báo cáo ngắn (short report) (t.t.)
• Bố cục: 5 trang là tối đa.
– Phần mở đầu: ngắn gọn về vấn đề nghiên cứu
– Kế đến là những findings
– Dựa trên những findings đưa ra kết luận, kiến nghị/
đề xuất
• Những đề nghị hữu ít cho việc viết báo cáo ngắn:
– Cho người đọc biết tại sao viết báo cáo
– Viết dưới phong cách mô tả ngắn gọn và trực tiếp
– Nếu thời gian cho phép, thì hôm nay viết báo cáo, sau đó xem lại nó vào ngày mai trước khi gửi
– Đính kèm tài liệu chi tiết như một phụ lục (nếu cần)
Trang 28Báo cáo kỹ thuật (technical report)
• Viết cho người người đọc là nhà nghiên cứu
• Bao gồm đầy đủ tài liệu và chi tiết; ghi chép đầy
đủ quá trình được thực hiện (gồm những gì xảy
ra, như thế nào)
• Hỗ trợ cho những báo cáo nghiên cứu khác tài liệu chủ yếu
• Thông tin vế nguồn dữ liệu, quy trình nghiên cứu, thiết kế mẫu, công cụ thu thập dữ liệu, việc xây dựng những chỉ mục, và những phương pháp
phân tích dữ liệu được đưa vào trong phụ lục
Trang 29Yêu cầu của báo cáo kỹ thuật
• Bố cục
– Lời tựa để giới thiệu: mục đích nghiên cứu và
theo sau bởi mục về phương pháp nghiên cứu – Kế tiếp là các findings, bao gồm các bảng và các
đồ thị Mục kết luận bao gồm các kiến nghị
– Cuối cùng, các phụ lục chứa đựng các thông tin
kỹ thuật, công cụ nghiên cứu, danh sách các từ chuyên môn và các tài liệu tham khảo
• Trình bày và phân tích dữ liệu đầy đủ.
Trang 30Yêu cầu của báo cáo kỹ thuật (tt)
• Kết luận và kiến nghị rõ ràng, liên quan chặt chẽ với những findings đưa ra
• Các thuật ngữ kỹ thuật nên giảm thiểu và phải được định nghĩa rõ khi cần đưa vào sử dụng
• Nên có những sự tham chiếu đến các bài nghiên cứu, lý thuyết và kỹ thuật khác Muốn người đọc quen với những tham chiếu này, thì việc đưa ra những chú thích ngắn gọn (footnote or endnote – chú thích) rất là hữu hiệu.
• Báo cáo kỹ thuật ngắn giống báo cáo kỹ thuật dài nhưng được viết ngắn gọn Bao gồm: phần giới thiệu (viết gọn
trong 1 đọan văn) Hầu hết những điểm nhấn mạnh được đặt trong phần findings và kết luận Thường đuợc viết dưới dạng memo hoặc thư bao gồm: vấn đề (nghiên cứu) là gì
và kết luận nghiên cứu là gì.
Trang 31Báo cáo quản lý
Phục vụ cho những người không có kiến thức cơ bản và chỉ quan tâm đến kết quả hơn là các phương pháp nghiên cứu
Người đọc thường không quan tâm đến chi tiết phương pháp nhưng lại quan tâm rất nhiều đến việc làm sao hiểu được một cách nhanh chóng các findings và kết
luận
Trang 32Yêu cầu của báo cáo quản lý
• Bố cục (ngược với báo cáo kỹ thuật):
– Mục lời tựa đề giới thiệu và lời mở đầu
– Kết luận cùng với các kiến nghị
– Các findinds để hỗ trợ giải thích cho kết luận.– Các phụ lục trình bày chi tiết phương pháp kỹ thuật yêu cầu
Trang 33Yêu cầu của báo cáo quản lý (t.t.)
• Giọng văn: báo chí và phải chính xác; Có các
tiêu đề và gạch chân các điểm cần nhấn mạnh
• Dùng hình ảnh và đồ thị thay thế cho bảng biểu
• Các câu và các đọan văn nên viết ngắn gọn và trực tiếp vào vấn đề; Nên có mỗi finding ở đầu mỗi trang giúp chúng ta hiểu xuyên suốt báo cáo và ngay cả hiểu được đồ thị
• Phương pháp nghiên cứu đưa vào trong phần giới thiệu, chi tiết đưa vào trong phần phụ lục
Trang 34Nhiều dự án đòi hỏi cả hai lại báo cáo.
Một số nhà nghiên cứu cố gắng viết chỉ một báo cáo nhằm đáp ứng cả 2 nhu cầu (cho người chuyên nghiệp và không chuyên
nghiệp), thì loại báo cáo này lại làm cho
người viết báo cáo gặp nhiều rắc rối
Trang 35Viết báo cáo
Trình bày tốt báo cáo thường gây ấn
tượng cho người đọc hơn là một nghiên cứu có chất lượng nhưng lại trình bày yếu kém.
Trang 36Vấn đề cần quan tâm trước khi
Trang 37Vấn đề cần quan tâm trước khi
cáo là bao lâu?
• “báo cáo được sử dụng như thế nào?”; Cố gắng làm sao để người đọc hiểu được báo cáo Các thông tin được thực hiện như thế nào để thuận tiện cho người đọc và được người đọc quan
tâm? Báo cáo này cho bao nhiêu người đọc, số bản cần là bao nhiêu?
Trang 38Vấn đề cần quan tâm trước khi
viết (tt)
• Dàn ý đại cương ( tóm tắt ý chính)
Cấu trúc dàn ý như sau:
I.Major topic heading
A Major subtopic heading 1.Subtopic
a Minor subtopic
(1) Futher detail
(a) Even futher detail
Trang 39Vấn đề cần quan tâm trước khi
viết (tt)
Hai lọai outline thường được sử dụng là :
+ Topic outline : dùng những từ chính (keyword), viết tắt ngắn gọn Trường hợp này thì người viết phải nhớ
những từ ngữ viết tắt này
+ Sentence outline: dùng để diễn giải những suy nghĩ
thành những câu (chưa hòan chỉnh) Nhưng phương
thức này sẽ giúp người viết giảm bớt công việc khi viết
thành bài hòan chỉnh Những người nghiên cứu chưa có kinh nghiệm nên chọn cách này vì nó giúp cho người NC biết được sẽ viết cái gì và viết như thế nào.
• Thư mục
Báo cáo dài, có tính chất kỹ thuật phải có danh mục
Trang 40Viết nháp
• Phải quyết định có nên đưa đồ thị, bảng biều vào hay
không, và đưa vào vị trí nào trong outline
• Khả năng đọc
+ Quan tâm đến khả năng đọc của đọc giả và quan tâm đến lĩnh vực chuyên môn của họ, nên viết ở mức độ phù hợp với khả năng đọc của người xem.
+ Nên chỉ cho người xem tính hữu ích của bài báo cáo bằng cách chỉ ra rằng báo cáo sẽ giúp ích gì cho họ
+ Để kiểm tra việc viết theo mức độ khó khăn dể hiểu, ta
có thể dùng tiêu chuẩn readability index
Trang 41+ Các khái niệm phải được định nghĩa
+ Từ và câu nên được tổ chức và sắp xếp một cách cẩn thận Việc đặt sai vị trí sẽ làm báo cáo trình bày tràn lan
Trang 42+ Hãy viết tóm tắt khi đảm bảo rằng bản nháp đã hòan thành
Trang 43Trình bày
• Báo cáo cần được đánh máy và in rõ ràng
• Sự trình bày của báo cáo phải diễn tả được
những từ chuyên dụng sử dụng trong báo cáo
Trang 44Trình bày (t.t.)
+ Sử dụng những tiêu đề nhỏ để chia báo cáo
và những phần chính của nó thành những phần cục bộ, đồng nhất
+ Sử dụng cách trình bày thành những danh
sách theo chiều từ trên xuống
• Mỗi đoạn hoặc bảng phải chứa đủ thông tin rõ ràng; Tiêu đề của đoạn cũng phải bổ sung ý
nghĩa cho tiêu đề chính vai trò đánh dấu cho người đọc và quay lại dễ dàng với những phần đặc biệt trong báo cáo
Trang 45Trình bày thông tin dạng số
Trang 461st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr
10 20 30 40 50
1st Qtr 2nd
Qtr
East West North
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
East West North 0
80-100 60-80 40-60 20-40 0-20
1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
0 50
0 20 40 60 80 100 120
East North
Trang 47III Thuyết trình báo cáo bằng miệng (oral report)
• Đặc điểm khác biệt so với những loại bài nói trước đám đông khác?
• Phần chuẩn bị
• Sự truyền đạt
• Phương tiện hỗ trợ
Trang 48• Những đặc điểm khác biệt so với những loại
bài nói trước đám đông khác
+ Chỉ một nhóm nhỏ quan tâm,
+ Số liệu thống kê thường là 1 phần quan trọng của đề tài
+ Người nghe: thường là những nhà quản lý
quan tâm đến đề tài nghiên cứu nhưng chỉ muốn nghe những phần cốt lõi
+ Thời gian trình bày thường khoảng 20 phút, có thể kéo dài tới 1 giờ
+ Phần thuyết trình thường tuân theo những câu hỏi và vần đề cần thảo luận
Trang 49Phần chuẩn bị
• Nếu muốn trình bày hiệu quả dưới mọi điều kiện phải lập kế hoạch cẩn thận Bắt đầu bằng 2 câu hỏi:
+ Lập kế hoạch để nói trong bao lâu?
+ Mục đích của briefing là gì?
Trang 50Phần chuẩn bị (t.t.)
• Phát triển một đề cương chi tiết, những phần chính như sau: + Phần mở bài: Nêu vấn đề ngắn gọn, đi trực tiếp, thu hút sự chú ý, và giới thiệu được nội dung bản chất vấn đề sẽ thảo luận; nêu được bản chất nội dung vấn đề nghiên cứu mà nó nhắm đến và phục vụ cho mục đích gì, như thế nào?(có thể không hơn 10% thời gian cho phép thiết lập được những
phần của nội dung bài báo cáo)
+ Phần nội dung: thông tin (findings) và kết luận Kết luận có thể nêu ra ngay sau phần mở đầu, mỗi ý kết luận được theo sau bằng những findings hỗ trợ cho nó.
+ Phần đề xuất/kiến nghị: mỗi đề xuất kèm sau bằng những tham chiếu tới những kết luận mà dẫn tới đề xuất đó cung cấp những điểm chính của bản báo cáo
+ Cuối bài thuyết trình: kêu gọi câu hỏi từ phía người nghe
Trang 51Phần chuẩn bị (t.t.)
• Diễn tập: điều kiện tiên quyết cho briefing hiệu quả
Trang 52Sự truyền đạt
• Quan trọng không kém nội dung của báo cáo
• Phong cách thuyết trình tao nhã làm cho người nghe dễ tiếp thu hơn
• Việc truyền đạt nên chừng mực hành vi, điệu
bộ, cách ăn mặc, vẻ bên ngoài nên thích hợp
Trang 53Phương tiện hỗ trợ
• Bảng trắng và bảng đen:
• Các tài liệu phân phát: Không đắt nhưng có
thể có 1 cách nhìn chuyên nghiệp nếu thể hiện cẩn thận
Trang 54Phương tiện hỗ trợ (t.t.)
• Sự chọn lựa những phương tiện nghe nhìn hỗ trợ được xác định bởi mục tiêu định hướng của bạn
Tính liên tục và đáng ghi nhớ của bài thuyết trình cũng được cải thiện bằng những phương tiện nghe nhìn