ứng dụng microsoft access lập trình phần mềm quản lí hồ sơ học sinh nghỉ bỏ học

HỘI ĐỒNG KHOA HỌC ĐƠN VỊ: TRƯỜNG THCS NGUYỄN DU SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG MICROSOFT ACCESS LẬP TRÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ HỌC SINH NGHỈ-BỎ HỌC - Họ tên người thực hiện: PHAN KHÁNH DUY - Mơn, lĩnh vực: Phần mềm quản lí Lộc Ninh, ngày 20 tháng năm 2020 -1- ỨNG DỤNG MICROSOFT ACCESS - LẬP TRÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÍ HỒ SƠ HỌC SINH NGHỈ HỌC – BỎ HỌC I ĐẶT VẤN ĐỀ - Đối với giáo viên việc giảng dạy môn lớp, nghiên cứu khoa học xem biện pháp hữu hiệu để góp phần nâng cao lực chun mơn tiếp cận với lĩnh vực u thích Ngồi ra, NCKH cho ta tác phong làm việc khoa học, rèn luyện cho cách nhìn nhận vấn đề cách khách quan, tiếp cận từ nhiều phía - Vào ngành giáo dục vào đầu năm học 2008 - 2009, với cơng việc giáo viên dạy môn Tin học, đến năm 2015 -2016 cịn kiêm nhiệm thêm cơng tác văn phịng (do Nhân viên Văn thư chuyển cơng tác, đơn vị chưa có nhân mới) Công việc soạn thảo văn bản, thống kê báo cáo, lưu trữ công văn làm ổn chun mơn Tin học nên tiếp cận tương đối Tơi cịn quản lý lưu trữ loại hồ sơ giáo viên, học bạ học sinh; hồ sơ học bạ học sinh học cơng việc quản lý lưu trữ tương đối dễ dàng học bạ xếp theo khối, lớp năm học - Riêng với mảng hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học lưu trữ qua nhiều năm lưu trữ chưa khoa học, bố trí 2, tủ để lưu hồ sơ thiếu sổ ghi chép thơng tin, chí cịn số lượng lớn học bạ học sinh nghỉ 15 năm mà học sinh (phụ huynh) liên hệ đến rút hồ sơ Vì việc quản lý số hồ sơ học bạ gặp nhiều khó khăn cho thân nhiều thời gian đị lại cho Phụ huynh, đơi phải hẹn tuần để tìm hồ sơ nhiều thất lạc khơng tìm - Việc quản lý hồ sơ – học bạ học sinh dòi hỏi người quản lý hồ sơ phải cần cù, siêng biết cách xếp, quản lý hồ sơ học bạ cách -2- khoa học ngăn nắp, tránh xãy việc thất lạc hay làm nhiều thời gian Phụ huynh đến liên hệ rút hồ sơ học bạ - Qua gần hai năm học làm công tác kiêm nhiệm văn thư, công việc quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học công việc làm bận tâm có Phu huynh đến rút học bạ học bạ củ, lâu năm vừa thời gian cho thân mà khơng biết chúng cịn hay thất lạc - Hơn bốn năm trăn trở với khó khăn trên, đến tháng 12/2019 tâm đưa ứng dụng tin học vào công việc quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ học sinh cách lập trình tảng Microsoft Access để tạo phần mềm quản lí hồ sơ học sinh nghỉ-bỏ học máy tính II NỘI DUNG Thuận lợi - Được quan tâm Ngành, Sở Giáo Dục, Khoa học Cơng nghệ Bạc Liêu, Phịng Giáo Dục – Đào Tạo Hồng Dân , Ban Giám Hiệu nhà trường Nhà trường trang bị số máy Vi tính máy in để sử dụng riêng cho phận văn phòng nên thuận tiện ứng dụng phần mềm Quản lý hồ sơ học bạ - Trường THCS Nguyễn Du xây dựng khang trang chuẩn Quốc gia nên có đủ phịng làm việc, đảm bảo nơi lưu trữ hồ sơ học bạ với đầy đủ kệ, tủ đựng hồ sơ - Bản thân đào tạo, nắm vững tương đối tốt lĩnh vực công nghệ thông tin Từng viết số phần mềm ứng dụng công tác quản lý, ứng dụng học tập nên thuận lợi cho cơng tác nghiên cứu - Bên cạnh thầy cô, anh chị đồng nghiệp, đặc biệt đồng chí Nhân viên Văn phịng ln tạo điều kiện giúp đở việc di dời, xếp hồ sơ học bạ theo trình tự quy định phần mềm quản lý học bạ Khó khăn -3- - Trường THCS Nguyễn Du trường có tiền thân lâu đời từ Trường phổ thơng cấp I, II Lộc Ninh, sau di dời địa điểm thành lập Trường THCS Nguyễn Du năm học 2004 - 2005 Từ đến qua 20 năm nên số lượng hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học lưu trữ nhiều Quá trình thực phần mềm quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học Mô tả thực thể liệu - Thực thể thông tin cá nhân hồ sơ học sinh nghỉ-bỏ học - Thực thể thông tin năm nghỉ-bỏ học, nơi lưu hồ sở -4- - Thực thể thông tin cá nhân rút hồ sở Liên kiết quan hệ thực thể lưu trữ số hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học phần mềm Microsoft Access -5- 3.3 Mơ hình luồng liệu chương trình QUẢN LÍ HỌC SINH NGHỈ - BỎ HỌC LÝ LỊCH HỌC SINH - Cập nhật thông tin cá nhân - Cập nhật nơi sinh - Cập nhật lớp năm học - Cập nhật thông tin GVCN TÌM KIẾM THƠNG TIN - Tìm thơng tin học sinh học thông qua tên, năm học, giáo viên chủ nhiệm - In danh sách theo yêu cầu tìm kiếm thông tin RÚT HỒ SƠ HỌC SINH - Cập nhật thơng tin có học sinh liên hệ rút hồ sơ sở liệu - Xuất biểu mẫu đơn xin rút hồ sơ để lưu trữ -6- Hướng dẫn sử dụng chương trình A Đăng nhập mật chương trình Pass: 123456 B Cập nhật thơng tin đơn vị sử dụng C Vào hệ thống chương trình người sử dụng cần nắm số lưu ý sau: -7- c1 Từ giao diện tiến hành chọn nút lệnh Xóa liệu phần mềm để xóa tồn liệu để tiến hành khai báo mới, bước xóa từ xuống dưới, từ trái qua phải      Xóa liệu rút hồ sơ Xóa liệu học sinh Xóa liệu năm học Xóa liệu nơi sinh Xóa liệu GVCN c2 Tiến hành chọn nút lệnh Cập nhật thông tin nơi sinh để nhập vào -8- c3 Chọn nút lệnh Cập nhật Giáo viên chủ nhiệm (GVCN cập nhật họ tên giáo viên chủ nhiệm lớp mà học sinh nghỉ-bỏ học năm đó.) c4 Chọn nút lệnh Cập nhật thông tin học sinh để cập nhật thông tin nghỉ-bỏ học Bước 1: Chúng ta phân chia hồ sơ em nghỉ học theo trình tự sau: năm nghỉ học, tủ lưu trữ, ngăn lưu (sơmi dây) để tiện việc tìm kiếm Vd: - Ở tơi minh họa có 12 năm từ 2010 – 2021 - Về tủ lưu trữ có 02 tủ (tủ chứa ngăn lưu (6 sơmi dây), tủ Bước 2: Cập nhật thông tin em nghỉ học: - Dùng chuột nháy nút + (Màu đen) bên góc trái năm nghỉ học hiển thị bảng biểu để nhập vào sau: -9- - Dời trỏ soạn thảo đầu dịng có dấu * (bên trái dòng cuối bảng màu trắng để nhập vào: - Mã hồ sơ: Để tránh nhập trùng mã bị lỗi nên nhập sau: Lấy 02 số phía sau năm bỏ học 02 số theo thứ tự từ xuống làm mã: học sinh nghỉ năm 2010 lấy 10 + 01 (thí sinh đầu tiên) - Họ lót, tên, địa chỉ, lớp: nhập văn bình thường, khơng cần nhập chữ in hoa phần mềm có code chuyển in hoa in văn giấy - Năm sinh: Nhập kiểu: dd/mm/yyyy - Nơi sinh, GVCN ta chọn nút lệnh đỗ xuống có cập nhật bên - Thứ tự hồ sơ: Để tiện việc lưu tìm hồ sơ từ máy tính hồ sơ thực tế Cho nên nhập xong ta đánh số thứ tự lên bìa hồ sơ học sinh trùng với số thứ tự đánh máy, sau nhập hoàn thành hết em bỏ học năm 2010 cho vào tủ 01 vị trí ngăn lưu 01 (sơmi dây 01) Vd: Ở lấy ví dụ năm 2010 - Thao tác tương tự hết em học sinh nghỉ-bỏ học - 10 - - Nhập xong 01 năm học ta chọn dấu - (Màu đen) bên góc trái năm nghỉ học đóng bảng biểu vừa nhập c5 Sử dụng cơng cụ tìm kiếm thơng tin học sinh máy tính - Chọn nút lệnh Tìm kiếm thơng tin học sinh: Ở có 03 cơng cụ tìm kiếm là: + Tìm thơng tin theo năm nghỉ-bỏ học học sinh: + Tìm thơng tin theo tên học sinh: + Tìm thơng tin theo GVCN Vd: Lấy tìm theo tên làm ví dụ: Tìm tên An Bước 1: Gõ An vào text bên hiển thị thông tin tất em nghỉ học hệ thống chương trình, nhìn vào thông tin để xác định xem đối tượng cần tìm - 11 - Bước 2: Di chuyển dọc, ngang để kiểm tra thông tin xem đối tượng cần tìm nghỉ năm nào, lưu tủ nào, ngăn (sơmi nào), vị trí hồ sơ thứ mấy…, hiển thị phần mềm Vậy ta tiến hành lấy hồ sơ thực tế từ tủ lưu hồ sơ * Nhấn vào nút In danh sách cho danh sách cụ thể đối tượng tên An (xem kiểm chứng) c6 Cập nhật thông tin cá nhân rút hồ sơ - Sau lấy hồ sơ từ tủ lưu trữ tiến hành nhập vào máy thông tin đối tượng rút hồ sơ sau: Bước 1: Quay lại nút lệnh Cập nhật thông tin học sinh Bước 2: Dùng chuột nháy nút + (Màu đen) bên góc trái năm nghỉ học Bước 3: Tiếp tục nháy nút + (Màu đen) bên góc trái mã hồ sơ, hiển thị bảng biểu để nhập vào sau: - 12 - - Nhập ngày rút hồ sơ: Kiểu dd/mm/yyyy - Họ tên người rút: Tự rút hay người thân, diễn giải thêm Vd: Tôi nhập thông tin em Trần Lê Văn Đình An rút hồ sơ - Ngập ngày 01/02/2019 - Người rút: Trần Trung Chính - Quan hệ: Cha học sinh, rút hồ sơ học nghề c7 In mẫu đơn xin rút hồ sơ - Sau lấy hồ sơ từ tủ lưu trữ nhập thơng tin rút hồ sơ vào máy cơng đoạn cuối In mẫu đơn xin rút hồ sơ người rút hồ sơ ký nhận, lưu trữ lại đơn vị: Bước 1: Chọn nút lệnh In mẫu đơn xin rút hồ sơ Bước 2: Dùng chuột chọn thông tin đối tượng cần in đơn Bước 3: - Nháy nút Xuất mẫu đơn để xem trước biểu mẫu đơn cần in - Nháy nút In mẫu đơn để kết nối máy in - 13 - Vd: Tơi chọn thơng tin em Phạm Bình An rút hồ sơ (Mẫu đơn xuất ra) - 14 - c8 Bảo mật phần mềm - Chương trình thiết kế có chức cho phép người sử dụng thay đổi mật nhằm bảo mật thông tin - Để thay đổi mật thực sau: Bước 1: Chọn nút lệnh Thay đổi mật phần mềm Bước 2: Gõ mật ban đầu (123456) vào ô Xác nhận mật Bước 3: Nhập mật vào ô Mật Bước 4: Chấp nhận - Vậy đổi mật thành cơng D Hồn thiện sở liệu - Khi cập nhật sở liệu học sinh nghỉ-bỏ học hồn thành việc tìm kiếm tiện lợi - Lưu ý lấy hồ sơ phải tiến hành cập nhật Rút hồ sơ để lưu trữ, cần thiết tìm kiếm có thơng tin nhanh chóng Vd: Em Trần Lê Văn Đình An rút hồ sơ 05 em tên An phần mềm cập nhật hiển thị biểu mẫu - 15 - III KẾT LUẬN Kết đạt - Phần mềm nhỏ gọn, dễ sử dụng việt hóa tiếng - Q trình sử dụng tản Microsooft Access không cần cài đặt phức tạp Có hướng dẫn kèm, sử dụng Access 2003 hay dụng Access 2007 chí dụng Access 2010, 2013 - Công tác lưu trữ máy tính giúp việc tìm kiếm thơng tin nhanh chóng tiện lợi nhiều - Để có kết nhiệt tình, đam mê học hỏi quan tâm, đạo kịp thời Ban giám hiệu - Phần mềm áp dụng đại trà cho cấp học TH, THCS THPT - 16 - Kiến nghị - Cần tổ chức tốt hội thảo khoa học liên trường, liên huyện nhằm tạo hội trao đổi thông tin - Xây dựng bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giáo viên trẻ tuổi có chí cầu tiến, đam mê học hỏi khát vọng cống hiến cho vững mạnh giáo dục làm lực lượng cốt cán tương lai - Tăng cường sở vật chất, đẩy mạnh xã hội hóa trang bị máy tính cho nhà trường ứng dụng vào cơng tác quản lí - Giới hạn dạy khóa cho giáo viên chế để quy đổi nghiên cứu đề tài cấp trường, cấp huyện thành giảng với tỷ lệ định, để giáo viên yên tâm nghiên cứu mà không lo không đủ dạy theo định mức - Kịp thời tuyên dương khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích việc ứng dụng CNTT vào quản lí, xem xét đơn vị, cá nhân giáo viên có đề tài hay, đáp ứng nhu cầu phục vụ giáo dục ưu tiên xét danh hiệu thi đua, xét nâng lương trước thời hạn - Bên cạnh thuận lợi, thân tơi gặp khó khăn qúa trình nghiên cứu: kinh phí nguồn tài liệu tư sáng tạo khiêm tốn… - Tơi mong UBND huyện, Phịng GD-ĐT Hồng Dân tạo điều kiện cho cơng chức-viên chức có nguồn kinh phí dành cho việc nghiên cứu đề tài ứng dụng vào giáo dục, kịp thời khích lệ động viên, khen thưởng đột xuất cho tập thể, cá nhân có ý tưởng, sáng kiến tốt phục vụ cho giáo dục Từ tạo động lực để biến ý tưởng thành thực, giúp ích cho sống, cho xã hội Người thực Phan Khánh Duy - 17 - HỘI ĐỒNG KHOA HỌC Trường THCS Nguyễn Du PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Kết chấm điểm: /100 điểm a) Về nội dung: - Tính mới: ./30 điểm - Tính hiệu quả: /35 điểm - Tính ứng dụng thực tiễn: ./20 điểm - Tính khoa học: ./10 điểm b) Về hình thức: ./05 điểm Xếp loại: Lộc Ninh, ngày tháng năm 2020 CHỦ TỊCH HĐKH ... 12/2019 tơi tâm đưa ứng dụng tin học vào công việc quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ học sinh cách lập trình tảng Microsoft Access để tạo phần mềm quản lí hồ sơ học sinh nghỉ- bỏ học máy tính II NỘI... hệ thực thể lưu trữ số hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học phần mềm Microsoft Access -5- 3.3 Mô hình luồng liệu chương trình QUẢN LÍ HỌC SINH NGHỈ - BỎ HỌC LÝ LỊCH HỌC SINH - Cập nhật thông tin... thành lập Trường THCS Nguyễn Du năm học 2004 - 2005 Từ đến qua 20 năm nên số lượng hồ sơ học bạ học sinh nghỉ - bỏ học lưu trữ nhiều Quá trình thực phần mềm quản lý, lưu trữ số hồ sơ học bạ học sinh