Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hướng dẫn Nghiệp vụ quản lý hồ sơ

CBTCCS vào thẻ Điều động, sau đ ch n ào Danh sách chờ xác nhận Hình 6: Danh sách chờ xác nhận điều động CBCCVC Tiếp theo CBTCCS tích ch n vào các hồ sơ, rồi bấ ào nút ác nhận điều động

Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Hướng dẫn Nghiệp vụ quản lý hồ sơ

Dành cho: Cán bộ tổ chức

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VÀ TRUYỀN THÔNG ĐÀ NẴNG

Đà Nẵng, ngày 15 tháng 12 năm 2016

MỤC LỤC

1 Nghiệp vụ điều động 4

1.1 Điều động CBCCVC 4

1.2 Xác nhận điều động hồ sơ CBCCVC 6

1.3 Tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC 7

1.4 Danh sách đã điều động CBCCVC 9

2 Nghiệ ụ thu n chu ển nội bộ 9

3 Nghiệ ụ c đi h c à tiế nhận i hồ sơ 11

3.1 Chức n ng c đi h c 11

3.2 Chức n ng iế nhận i 14

3.2.1 u cầu tiế nhận i hồ sơ 15

3.2.1.1 h i u cầu tiế nhận i 15

3.2.1.2 a u cầu tiế nhận i 17

3.2.2 ác nhận u cầu tiế nhận i 17

3.2.3 iế nhận hồ sơ 18

4 Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC 20

5 Nghiệp vụ bình bầu CBCCVC 21

6 Nghiệp vụ nghỉ hưu 22

6.1 Lập danh sách nghỉ hưu 22

6.2 Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu 23

6.3 Danh sách chờ x lý nghỉ hưu 25

6.4 Danh sách đã nghỉ hưu 27

7 Nghiệp vụ bổ nhiệm l i 28

7.1 Lập danh sách bổ nhiệm l i 29

7.2 Danh sách chờ duyệt bổ nhiệm l i 29

7.3 Danh sách chờ bổ nhiệm l i 32

7.4 Danh sách đã bổ nhiệm l i 33

8.3 Danh sách chờ nâng ương thường xuyên 36 8.4 Danh sách đã nâng ương thường xuyên 37

Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận

Hình 2: Thông báo yêu cầu xác nhận điều động CBCCVC

Hình 3: Biểu mẫu nhập thông tin điều động CBCCVC

Hình 4: Chuyển hồ sơ điều động CBCCVC

Ch n đơn ị chuyển đến, nhập thông tin ngày chuyển, số quyết định điều động, ngà điều động, sau đ bấ Chu ển hồ sơ

Hình 5: Xác nhận chuyển hồ sơ điều động CBCCVC

Hệ thống yêu cầu xác nhận điều động Bấm ch n OK để thực hiện, hoặc bấm

ch n Cance để hủy bỏ điều động

1.2 Xác nhận điều động hồ sơ CBCCVC

Sau khi thực hiện nghiệp vụ điều động hồ sơ thành công, CB CCS hải thực hiện bư c ác nhận điều động để kiểm tra l i thông tin và xác nhận điều động hồ sơ CBCCVC đi đơn ị khác CBTCCS vào thẻ Điều động, sau đ ch n ào Danh sách chờ xác nhận

Hình 6: Danh sách chờ xác nhận điều động CBCCVC

Tiếp theo CBTCCS tích ch n vào các hồ sơ, rồi bấ ào nút ác nhận điều động để hoàn thành việc điều động hồ sơ CBCCVC

1.3 Tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC

Sau khi được đơn ị khác điều động hồ sơ đến đơn ị CBTCCS quản lý, CBTCCS thực hiện việc tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC ề đơn ị của mình t i Danh sách chờ tiếp nhận

Hình 8: Danh sách chờ xác nhận điều động CBCCVC

Nếu hồ sơ bị chuyển nhầ đến đơn ị, hoặc các thông tin sai lệch, thì CBTCCS

có thể từ chối điều động để trả hồ sơ trở l i đơn ị ban đầu bằng cách bấ ào nút ừ chối t i danh sách chờ tiếp nhận

Hình 9: Từ chối điều động CBCCVC

Để tiếp nhận hồ sơ điều động, CBTCCS bấ ào nút iếp nhận HS t i danh sách

Hình 10: Xác nhận điều động CBCCVC

Sau khi bấm Tiếp nhận, thì phần mềm sẽ hiển thị giao diện tiếp nhận hồ sơ

1.4 Danh sách đã điều động CBCCVC

CBTCCS bấm ch n vào thẻ Điều động , sau đ ch n ào Danh sách đã điều động t i đơn ị T i đâ CB CCS c thể xe được danh sách lịch s điều động

Hình 12: Quản lý điều động CBCCVC

2 Nghiệp vụ thuyên chuyển nội bộ

Để s dụng nghiệp vụ Thuyên chuyển nội bộ , CB CCS ào Quản lý hồ sơ,

t i danh sách trích ngang, ch n các hồ sơ cần thuyên chuyển, sau đ ch n vào ô Nghiệp vụ à ch n hu n chu ển nội bộ

Hình 13: Thuyên chuyển nội bộ

Sau khi bấ hu n chu ển nội bộ , hần mềm sẽ hiển thị biểu mẫu để nhập các thông tin cần thiết

Hình 14: Biểu mẫu nhập thông tin thuyên chuyển nội bộ

Sau khi nhậ các thông tin đầ đủ, CBTCCS bấ ào nút ưu để hoàn thành, sau khi ưu thành công, thì hồ sơ sẽ tự động được cập nhật ào quá trình công tác đúng i thông tin mà CBTCCS vừa nhập

3 Nghiệp vụ c đi h c v tiếp nhận i hồ sơ

3.1 Ch c n ng c đi h c

Để s dụng chức n ng C đi h c , CBTCCS ào hần Quản hồ sơ, sau đ

ch n thẻ Danh sách tr ch ngang , sau đ t ch ch n các hồ sơ cần được c đi h c

Ch n nút Nghiệp vụ , rồi ch n ào C đi h c như hình sau:

Hình 15: h t h n hồ sơ để đi h

Sau khi xác nhận đồng c các hồ sơ nà , hần ề sẽ hiển thị ột giao diện chứa nh ng hồ sơ ừa bấ c đi h c

Hình 16: i i n đi h

i đâ , ột số thông tin cơ bản của hồ sơ CBCCVC sẽ được tự động hiển thị, cán bộ tổ chức chỉ cần nhậ th các thông tin Ngà c đi h c, Số QĐ, Ngà QĐ,

Nư c Đ , rường Đ

Hình 17: h t nhập thông tin h hồ sơ đ đi h

Cán bộ tổ chức c thể k ch ào nút để hệ thống hiển thị ra nh ng trường c sẵn để d dàng ch n, hoặc cán bộ c thể g trực tiế t n trường ào

Sau khi nhậ đầ đủ các thông tin, cán bộ tổ chức k ch ch n để C

đi h c

Hệ thống sẽ thông báo à đồng thời Danh sách tr ch ngang

c ng được hiển thị i i đâ không thể thấ được hồ sơ CBCCVC, ì nh ng hồ sơ

đ đã được C đi h c

Hình 20: nh s h đi h

3.2 Ch c n ng iếp nhận i

Chức n ng iế nhận i được s dụng để iế nhận i các hồ sơ CBCCVC đã hôi iệc hoặc không còn ở đơn ị n a, nh ng hồ sơ nà hần mềm cho phép cấu hình để có thể tiếp nhận l i các hồ sơ theo tr ng thái tùy theo nhu cầu s dụng

Để s dụng chức n ng nà , nga t i giao diện Quản hồ sơ, cán bộ tổ chức

bấ ch n ào thẻ

Hình 21: h t h n th iếp nhận l i

úc nà giao diện của hần ề sẽ hiển thị Danh sách u cầu tiế nhận i hồ

sơ à Danh sách chờ tiế nhận hồ sơ

Hình 23: iểu ẫu th i u ầu tiếp nhận l i hồ sơ

i đâ , cán bộ tổ chức sẽ nhậ t n hồ sơ CBCCVC à các thông tin rồi bấ

Hình 24: iểu ẫu thông tin

Sau khi ưu thành công, Danh sách u cầu tiế nhận i hồ sơ sẽ hiển thị hồ sơ

ừa th i, đồng thời thông báo thành công

Hình 28: nhận u ầu th nh ông

3.2.3

Để iế nhận hồ sơ, cán bộ tổ chức k ch ch n ào trong Danh sách chờ tiế nhận i hồ sơ

Hình 29: Tha t iếp nhận hồ sơ

Sau khi t ch ch n, hần ề sẽ hiển thị n biểu ẫu, cán bộ tổng hợ bấ nút

ưu để iế nhận i hồ sơ

Hình 30: iểu ẫu thông tin tiếp nhận l i hồ sơ

hần ề sẽ hiển thị iế nhận i hồ sơ thành công nếu không gặ i gì

Để kiể tra hồ sơ đã tiế nhận i thành công ha chưa, cán bộ tổng hợ c thể

ch n thẻ Danh sách tr ch ngang để xe

Hình 31: nh s h t h ng ng

4 Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC

Để s dụng chức n ng Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC, CBTCCS kích vào menu Quản lý hồ sơ, sau đ ch n các hồ sơ cần khen thưởng, và bấm vào Nghiệp vụ,

ch n Khen thưởng

Hình 32: Thao tác ch n hồ sơ kh n th ởng

Sau khi kích ch n Khen thưởng, để giảm b t thời gian nhập cho CBTCCS, phần mềm sẽ hiển thị 1 biểu mẫu để nhập thông tin cho tất cả hồ sơ ừa ch n

Tiếp theo, CBTCCS sẽ nhập các thông tin chi tiết cho từng hồ sơ, ở đâ sẽ tự động hiển thị các thông tin chung đã được nhập ở biểu mẫu trư c

Hình 35: Thao tác bình bầu nhiều hồ sơ

Sau đ CB CCS nhập các thông tin liên quan và bấ ưu tương tự như ở nghiệp

vụ Khen thưởng

Hình 37: Giao di n Quản lý nghỉ h u

Tiếp theo, phần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu để nhập thông tin nghỉ hưu

T i đâ c thể bấm xóa đi các trường hợ dư, hoặc sau khi điền đầ đủ thông tin, thì

bấ ào nút ập danh sách nghỉ hưu

Hình 38: Biểu mẫu nhập li u cá thông tin nghỉ h u

6.2 Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu

Để duyệt nghỉ hưu, CBTCCS bấm vào Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ đang chờ duyệt nghỉ hưu

Hình 39: Danh sách chờ duy t nghỉ h u

T i đâ , nếu đơn ị không có thẩm quyền duyệt nghỉ hưu cho hồ sơ CBCCVC thì

sẽ bấm vào các hồ sơ, sau đ bấm vào nút Chuyển đơn ị x lý

Hình 40: Chuyển đơn vị x lý

Phần mềm sẽ hiển thị biểu mẫu chuyển đơn ị x lý

Hình 42: Duy t hồ sơ

Sau khi bấm duyệt, phần mềm hiển thị biểu mẫu nhập thông tin duyệt nghỉ hưu, bao gồ các thông tin như số quyết định, cơ quan qu ết định, ngày quyết định,…

Hình 43: Biểu mẫu duy t hồ sơ

Sau khi nhậ các thông tin đầ đủ, CBTCCS bấ ào nút Du ệt nghỉ hưu để duyệt yêu cầu nghỉ hưu của hồ sơ

6.3 Danh sách chờ x ý nghỉ hưu

Để x lý nghỉ hưu, CB CCS bấm vào thẻ Danh sách chờ x lý nghỉ hưu

Hình 44: Danh sách chờ x lý nghỉ h u

Ch n các hồ sơ cần x lý nghỉ hưu, rồi bấm vào nút thực hiện nghỉ hưu

Hình 45: Thực hi n nghỉ h u

Hình 48: Thông tin quá trình x lý nghỉ h u

7 Nghiệp vụ bổ nhiệm i

Để s dụng nghiệp vụ bổ nhiệm l i, CBTCCS ch n vào thẻ Bổ nhiệm l i

Hình 50: Thao tác lập danh sách bổ nhi m l i

7.2 Danh sách chờ duyệt bổ nhiệm i

Các hồ sơ sau khi ập danh sách bổ nhiệm l i sẽ xuất hiện ở Danh sách chờ duyệt bổ nhiệm l i

Hình 51: Danh sách chờ duy t bổ nhi m l i

T i đâ , nếu đơn ị không có thẩm quyền duyệt bổ nhiệm l i thì ch n vào các hồ

sơ, rồi bấm Chuyển đơn ị x lý

Hình 53: Biểu mẫu nhập thông tin chuyển x lý

Sau khi nhậ đủ các thông tin, bấm vào nút Chuyển x để chuyển yêu cầu nâng ương của hồ sơ đến đơn ị có thẩm quyền x lý

Nếu đơn ị có thẩm quyền duyệt bổ nhiệm l i cho hồ sơ, CB CCS ch n các hồ

sơ, rồi bấm Duyệt bổ nhiệm l i

Hình 54: Duy t nâng l ơng

Phần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu nhập thông tin bổ nhiệm l i

Hình 55: Biểu mẫu nhập thông tin bổ nhi m l i

Hình 57: Kiểm tra thông tin và thực hi n bổ nhi m l i

7.4 Danh sách đã bổ nhiệm i

Để xe đã bổ nhiệm l i t i đơn ị, CBTCCS bấ ào Danh sách đã bổ nhiệm

l i

Hình 58: nh s h đã bổ nhi m l i

8 Nghiệp vụ nâng ương thường xuyên

Để s dụng nghiệp vụ nâng ương thường xuyên, CBTCCS ch n vào thẻ Nâng ương thường xuyên

Hình 59: Giao di n Nâng l ơng th ờng xuyên

8.1 Lập danh sách nâng ương thường xuyên

Để lậ danh sách nâng ương thường xuyên, CBTCCS ch n vào Danh sách CBCCVC, sau đ bấm ch n các hồ sơ c nhu cầu nâng ương thường xuyên

ưu : Các hồ sơ hiện t i đâ à các hồ sơ sắp t i ngà nâng ương, cách ngà nâng ương 90 ngà (quản trị viên có thể tha đổi tù theo đặc thù của tỉnh), và chỉ có các hồ sơ trong gi i h n này m i hiển thị để thực hiện nghiệp vụ nâng ương thường xuyên

Hình 61: Danh sách chờ duy t nâng l ơng

T i đâ , nếu đơn ị không có thẩm quyền duyệt nâng ương thì ch n vào các hồ sơ, rồi bấm Chuyển đơn ị x lý

Hình 62: Chuyển x lý nâng l ơng th ờng xuyên

Phần mềm hiển thị giao diện biểu mẫu nhập thông tin chuyển x lý

Hình 63: Biểu mẫu nhập thông tin chuyển x lý

Sau khi nhậ đủ các thông tin, bấm vào nút Chuyển x để chuyển yêu cầu nâng ương của hồ sơ đến đơn ị có thẩm quyền x lý

Nếu đơn ị có thẩm quyền duyệt nâng ương cho hồ sơ, CB CCS ch n các hồ

sơ, rồi bấm Duyệt nâng ương

Hình 64: Duy t nâng l ơng

Phần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu nhậ thông tin nâng ương thường xuyên

Hình 65: Biểu mẫu nhập thông tin nâng l ơng th ờng xuyên

8.3 Danh sách chờ nâng ương thường xuyên

Sau khi duyệt thành công, CBTCCS cần thực hiện nâng ương cho hồ sơ CBCCVC

T i danh sách chờ nâng ương, CB CCS ch n các hồ sơ cần nâng ương, rồi bấm nút Nâng ương

Hình 66: Thực hi n nâng l ơng

Sau đ hần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu kiể tra thông tin nâng ương

Hình 67: Thực hi n kiế t thông tin v nâng l ơng

8.4 Danh sách đã nâng ương thường xuyên

Để xem lịch s nâng ương thường xuyên t i đơn ị, CBTCCS bấm vào Danh sách đã nâng ương thường xuyên

Hình 68: Danh s h đã thực hi n nâng l ơng