ch­ng iii page ch­¬ng iii hö so¹n th¶o v¨n b¶n winword i mét sè kh¸i niöm c¬ b¶n 1 hö so¹n th¶o v¨n b¶n stvb lµ g× hö stvb lµ mét ch­¬ng tr×nh øng dông gióp ta dïng m¸y týnh nh­ lµ mét c«ng cô so¹n

HiÖn nay cã nhiÒu ch¬ng tr×nh cµi dÊu tiÕng ViÖt, trong ®ã cã c¸c ph«ng ch÷ vµ ch¬ng tr×nh cµi dÊu cña phÇn mÒm ABC, VietKey,.. ®îc dïng kh¸ phæ biÕn.[r]

Chơng III

Hệ soạn thảo văn WINWORD

I Một số khái niệm bản

1.Hệ soạn thảo văn (STVB) gì?

Hệ STVB chơng trình ứng dụng giúp ta dùng máy tính nh công cụ soạn thảo, xử lý, lu trữ in ấn văn

Có nhiều hệ STVB thờng dùng: Bked, VNI, Winword (gọi Word) , song Word hệ STVB đợc dùng rộng rãi

2 Khởi động kết thúc Word

2.1 Khởi động Word

Sau khởi động Windows 98 ta có cách sau để khởi động Word:

a Khởi động từ nút Start:

KÝch cht vµo nót Start vào Program, biểu tợng với tên các nhóm chơng trình xuất kích chuét vµo Microsoft Word

b Khởi động biểu tợng shortcut đợc tạo hình:

c K hởi động biểu tợng nhúm Microsoft Office:

Kích chuột vào chữ W biểu tợng nằm góc phải bên hình

2.2 Kết thúc phiên làm việc với Word

Trớc kết thúc việc soạn thảo văn với Word, kết làm việc phải đợc lu giữ đĩa cứng máy tính hay đĩa mềm Thực việc lu văn bản vào tệp thao tác sau: Chọn File -> Kích chuột vào Save

§Ĩ kết thúc làm việc với soạn thảo Word, ta sử dụng bảng chọn (menu) nút điều khiển cưa sỉ lµm viƯc:

Cách 1: Chọn (menu) File -> Kích chuột vào Exit (nếu kích vào Close là để đóng cửa sổ soạn thảo)

C¸ch 2: Chọn menu File/Exit kích chuột vào nút góc phải bên cửa sổ làm việc Word

3 Màn hình làm việc Word

3.1 Các thành phần

Sau khi ng, cửa sổ soạn thảo Word xuất hiện, chứa đối tợng thông thờng nh cửa sổ khác Windows, ngồi cịn có cơng cụ quan trọng cho việc soạn thảo văn Cụ thể:

- Thanh tiêu đề: có tên cửa sổ, tên tệp văn soạn, nút điều khiển cửa sổ

- Thanh menu (Thanh bảng chọn): gồm tên nhóm lệnh - Các cơng cụ: có nút lệnh để ta kích chuột vào chọn lệnh - Các thớc ngang, dọc: để ta kiểm tra kích thớc trang viết.

- Phần hình soạn thảo: để ta soạn thảo văn bản.

- Thanh ngang, dọc: để ta xem văn phần bị bên phải, trái phía trên, dới hình

- Thanh trạng thái: để biết số trang văn soạn, dòng, cột hiện thời trỏ soạn thảo, phơng thức soạn: chèn,đè

3.2 Thanh menu (bảng chọn)

File: Gồm lệnh xử lí tệp văn nh Open, Close, Save

Edit: Gồm lệnh biên tập nội dung văn nh Copy,Cut, Paste View: Gồm lệnh hiển thị văn công cụ (Toolbar) Insert: Các lệnh chèn đối tợng vào văn bản: Page Number, Picture Format: Các lệnh định dạng: Font, Paragraph

Tools: Các lệnh để thiết đặt hay kích hoạt cơng cụ Table: Các lệnh tạo làm việc với bảng biểu

Windows: Các lệnh liên quan đến hiển thị sổ Help: Các hớng dẫn trợ giúp

3.3 Thanh công cụ a Các công cụ:

Gồm có nhiều công cụ, song ta cần mở c«ng sau:

Standard (chuẩn); Formatting (định dạng); Drawing (vẽ); Table and Borders (bảng biểu đờng viền)

 Thanh chuÈn (Standard)

Trong đó:

1 New Më tƯp míi

2 Open Mở tệp có đĩa

3 Save Ghi tệp lên đĩa

4 Print In

5 Print Preview Xem tríc in 6 Spelling and Grammar KiĨm tra chÝnh t¶

7 Cut Cắt khối đa vào vùng đệm

8 Copy Chép khối vào vùng đệm

9 Paste Dán khối từ vùng đệm 10 Format Painter Bút vẽ định dạng

11 Undo Typing VỊ tr¹ng th¸i tríc thao t¸c

12 Redo Typing Quay lại trạng thái sau thao tác 13 Insert Hyperlink Chèn siêu liên kết

14 Web Toolbar Công cụ soạn thảo trang Web 15 Tables and Border Tắt mở vẽ bảng tự

16 Insert table Chèn biểu bảng 17 Insert Worksheet Chèn bảng tính 18 Colums Chia cột văn 19 Drawing Tắt vẽ hình 20 Document Map Sơ đồ tài liệu

21 Show/Hide ẩn kí tự khơng nhìn thấy 22 Zoom Thay đổi kích thớc văn 22 Office Assistant Hệ thống trợ giúp

 Thanh nh dng (Formating)

1 Style: Tạo kiểu dáng khác 2 Font: Tạo dựng kiểu chữ khác 3 Font Size: Tạo kích thớc chữ khác 4 Bold: Chữ đậm

5 Italic: Chữ nghiêng 6 Underline: Chữ gạch chân 7 Align Left: Canh sát trái 8 Center: Canh gi÷a

9 Align Right: Canh sát phải 10 Justify: Canh hai bên

11 Numbering: Đặt số thứ tự đầu dòng Ên Enter

12 Bullets: Đặt nốt chấm tròn tự động đầu dòng ấn Enter 13 Decrease Indent: Đa lùi trái khoảng kớch vo nú

14 Increase Indent: Đa dòng tiến phải khoảng kích vào nó 15 Outside Border: Đặt viền

16 Highlight: Đặt màu cho văn 17 Font Color: Đặt màu cho nÐt ch÷

 Thanh đồ hoạ (Drawing)

1 Draw: Công cụ để sửa đổi chỉnh đối tợng hình vẽ 2 Select Object: Chọn đối tợng

3 Free Rotate: Quay tù

4 Auto Shapes: Vẽ hình c thit k sn

5 Line: Đờng thẳng

6 Arrow: Đờng mũi tên 7 Rectangle: Hình chữ nhật 8 Oval: Hình ovan 9 Text Box: Hộp văn

10 Insert Word Art: Chèn dạng chữ Word Art 11 Fill Color: Mµu nỊn

12 Line Color: Màu đờng

13 Font Color: Màu chữ

14 Line Style: Các kiểu đờng

15 Dash Style: Các kiểu đờng nét đứt

16 Arrow Style: Các kiểu đờng mũi tên 17 Shadow: To búng

18 Crop: Công cụ cắt ảnh 19 3-D:

Tạo hình chiều

 Thanh bảng biểu đờng viền (Table and Borders)

1 Draw Table: Tạo bảng tự Eraser : Xo¸

Line Style: Kiểu đờng

Line Weight: Độ to nhỏ đờng Border Color: Màu đờng viền Outside: Đặt viền Shading color: Màu bóng

Merge Cell: Trộn ô thành 9 Split Cell: Tách ô thành nhiều ô 10 Align Top: Đa văn lên đầu ô

11 Center Vertically: Đa văn vào ô (theo chiều ngang)

12 Align Bottom: Đa văn xuống dới ô

13 Disteribute Rows Evenly: Chỉnh khoảng cách dòng cho nhau 14 Disteribute Colums Evenly: Chỉnh khoảng cách cột cho nhau 15 Table AutoFormat: Định dạng bảng theo dng cú sn

16 Change Text Direction: Định hớng văn ô 17 Sort Ascending: Sắp xếp tăng dần

18 Sort Descending: Sắp xếp giảm dần 19 Auto Sum:

Tình tổng Các khác

Ngoài công cụ thờng dùng soạn thảo trên, Word 97 có số khác nh: Auto Text, Picture, Control Toolbox,

Foms, Database, Khi cần đến ta việc gọi mn hỡnh

b Cách hiển thị giấu công cụ:

- Chn View/Toolbar -> danh sách công cụ đợc đa ra, nếu cơng cụ đợc hiển thị có dấu bên trái dịng tơng ứng

- Để đánh dấu hiển thị hay không hiển thị nào, kích chuột vào vng bên cạnh tên công cụ (tơng ứng với mở/tắt công cụ đó) 3.4 Thớc đo

Để kiểm tra kích thớc “trang viết” cách tơng đối, Word sử dụng hai thớc đo: thớc đo ngang thớc đo dọc Có thể hiển thị chúng cách tuỳ chọn Thớc ngang đợc hiển thị tuỳ chọn chế độ hiển thị , cịn hiển thị thớc dọc chế độ View/Page Layout (Bố trí trang)

Để hiển thị thớc ngang, kích chuột mục chọn View -> Ruler (Th-ớc) Còn thớc đợc hiển thị lại kích chuột vào View -> Ruler thớc khơng đợc hiển thị

Ngồi số đo, thớc cịn có trỏ dùng để định dạng (căn lề) on bn

3.5 Thanh trạng thái

ë díi cïng cđa cưa sỉ lµ trạng thái Những thông tin xuất trạng thái tuỳ thuộc vào công việc thực

4 Di chuyển văn chế độ hiển thị văn bản

4.1 Di chuyÓn trá soạn thảo (dấu nhắc)

Con tr son tho (ụi cịn gọi dấu nhắc, nhấp nháy liên tục) hình nơi xuất kí tự đợc gõ vào Khi gõ liên tục kí tự vào văn bản, dấu nhắc di chuyển từ trái sang phải từ xuống dới cho nhìn thấy đợc dấu nhắc mn hỡnh

Các cách di chuyển trỏ soạn th¶o:

- Dùng chuột: trỏ chuột có dạng ta di chuột để đa trỏ tới vị trí cần thiết kích chuột

- Sử dụng phím mũi tên bàn phím: nhấn phím  hay phím  để dấu nhắc di chuyển sang trái hay sang phải kí tự Nhấn phím  hay phím  để đa dấu nhắc lên hay xuống dới dịng

- Di chun nhanh b»ng bµn phím kết hợp với mũi tên: Để dịch chuyển trỏ soạn thảo Nhấn phím Sang trái hay phải từ

Tới đầu hàng hay cuối hàng Tới đầu đoạn văn có chứa trỏ Tới đầu đoạn văn tiếp theo

Ti u on trc ú

Giở trang hình (lên, xuống) Tới đầu hay cuối văn bản

V v trớ va son thảo trớc đó

CTRL +  hay CTRL +  HOME hay END

CTRL + CTRL +

CTRL + hai lÇn

PAGE UP hay PAGE DOWN CTRL + HOME hay CTRL + END

SHIFT + F5

Ngồi ra, hình cho thấy đợc số dòng định văn Để di chuyển trỏ soạn thảo cách nhanh chóng tới vị trí cha nhìn thấy

Sè trang Sè mơc Vị trí trỏ soạn thảo: Dòng, Cột

trên hình, sử dụng dọc, ngang để thấy vị trí cần thiết nháy chuột

4.2 Các chế độ hiển thị văn hình

Có thể hiển thị văn hình nhiều chế độ Muốn chuyển chế độ hiển thị, mở bảng chọn View (Xem) nháy chuột dòng lệnh t-ơng ứng, cụ thể:

Norman (Chuẩn): hiển thị văn dới dạng đơn giản hoá Đây cách hiển thị thích hợp cho nhiều mục đích, cho viêc nhập văn từ bàn phímvà định dạng văn nh di chuyển phần văn phạm vi Tuy nhiên, chế độ này, bạn làm việc đợc với đối tợng đồ hoạ, bảng biểu, chia cột văn bản,

Page Layout (Bố trí trang): dùng để xem kiểu dáng bố trí văn tồn trang Trong chế độ này, bạn quan sát thấy vị trí đối tợng văn tơng tự lúc in Chế độ tiện lợi cho việc soạn thảo đối tợng đồ hoạ, bảng biểu, tiêu đề đầu, cuối trang, điều chỉnh lề, chia cột văn

Outline (Phác thảo): chế độ hiển thị chủ yếu dùng để xem cấu trúc văn Có thể dùng chế độ để phác thảo cấu trúc văn bản, sau soạn thảo chi tiết đề mục Trong chế độ này, bạn làm việc đợc với đối tợng đồ hoạ, bảng biểu, chia cột văn bản,

Trong chế độ hiển thị phóng to hay thu nhỏ chi tiết hình Tại góc phải cơng cụ chuẩn có hộp để chọn tỉ lệ phóng to hay thu nhỏ hình soạn thảo

5 So¹n thảo văn tiếng Việt

5.1 Chơng trình cài dÊu tiÕng ViƯt

Hiện có nhiều chơng trình cài dấu tiếng Việt, có phơng chữ chơng trình cài dấu phần mềm ABC, VietKey, đợc dùng phổ biến

Khi chạy chơng trình ABC, VietKey thờng xuất góc trái hình biểu tợng ABC là: VietKey là:

ở ta đề cập tới cách gõ văn tiếng Việt chơng trình ABC 5.2 Phơng chữ ting Vit

Các phông tiếng Anh với tiếp đầu ngữ Vn: ví dụ: VnTime, VnArial, Mỗi loại phông chữ có hai bảng phông, chứa chữ thờng có dấu một chứa chữ hoa có dấu Ví dụ: VnTime VnTimeH.

5.3 Cách gõ tiếng Việt có dÊu

a Chän cµi dÊu tiÕng ViƯt vµ chän phông chữ, cỡ chữ

- gừ ting Vit cần kích chuột vào nút có hình “tia chớp” hình “tia chớp” rõ chế độ gõ tiếng Anh, hình “tia chớp” bị “ mờ” chế độ gõ tiếng Việt

- Phông chữ tiếng Việt chọn cha? Hãy chọn cơng cụ Formating để có:

b C¸ch gâ tiÕng Việt

Bảng bỏ dấu tiếng Việt:

Để gõ chữ ấn phím Để gõ dấu ấn phímn

Â Ô Ê Ơ Ư Ă Đ AA OO EE OW W [UW] AW DD Huyền Sắc Nặng Hỏi Ng· f s j r x

Có thể gõ tiếng Việt phơng thức gõ phím kiểu Telex, bỏ dấu sau gõ xong từ đó, ví dụ: Coongj -> Cộng, hoaf -> hồ

5.4 C¸c bíc soan thảo văn bản

(Nu dài soạn đợc dịng lại ghi lần để đề phịng máy có cố đỡ công soạn lại từ đầu)

Bớc 2: Kiểm tra lỗi tả định dạng kiểu chữ, lề, đoạn văn Bớc 3: Chỉnh lí tồn văn bản, đảm bảo tính thẩm mỹ, đặc trng ca bn

Bớc 4: Lu văn lần cuối in văn

6 Soạn thảo văn chỉnh sửa

6.1 Đa nội dung văn vào từ bàn phím

* Trờn mn hình soạn thảo Word xuất trỏ soạn thảo (là dấu gạch dọc), trỏ soạn thảo đứng đâu, nhắc ta kí tự gõ vào vị trí

* Khi soạn thảo ta dùng phím sau để sửa lỗi thay đổi chế độ soạn thảo (chèn hay thay thế), ngắt cơng việc thực hiện:

- C¸c phÝm xoá kí tự:

+Delete: Xoá vị trí trỏ

+Backspace: Xoá kí tự bên trái trỏ

- Phím thay đổi chế độ Chèn – Thay thế: Insert

Với chế độ chèn kí tự, kí tự sau dấu chèn đợc dịch chuyển bên phải kí tự đợc gõ vào, cịn chế độ thay thế, kí tự gõ vào thay kí tự đứng sau

- Phím ngắt công việc thực hiện: ESC 6.2 Một số thao tác biên tập văn bản

a Chọn văn bản

Chn bn hay hỡnh ảnh nhằm định phạm vi văn đợc xử lí (gọi bơi đen hay đánh dấu)

- Chọn khối văn liên tục:

+ Bằng bàn phím: đặt trỏ soạn thảo nơi bắt đầu khối, ấn giữ phím

Shift đồng thời dùng phím mũi tên đa tr son tho n v trớ cui khi

văn b¶n, nhÊc tay

Ngồi ra, để chọn nhanh khối văn đặc biệt, ta thực thao tác sau để chọn:

+ Một từ: kích đúp chuột lên từ đó.

+ Một câu: ấn giữ CTRL kích chuột chữ câu. + Một dòng: kích chuột bên lề trái dòng.

+ Mt on bn: kớch đúp chuột bên lề trái đoạn văn bản. + Một khối theo chiều đứng: ấn giữ Alt kích rê

chuột theo chiều đứng

b Di chuyển, chép, xoá khối văn bản Di chuyển:

Dïng menu Dïng chuét

- Chọn khối văn đồ hoạ cần di chuyển

-KÝch chuét vµo Edit ->Cut

-Đa trỏ soạn thảo tới vị trÝ míi -KÝch cht vµo Edit ->Paste

- Chọn khối văn đồ hoạ - Đặt trỏ chuột vào phần văn chọn, kích rê chuột đến vị trí mới, thả tay

Sao chÐp khối văn bản:

Dùng menu Dùng chuột

-Chn khối vb đồ hoạ cần chép

-Edit/Copy

-Đa trỏ st tới vị trí -Edit/Paste

- Chọn khối vb đồ hoạ - Đặt trỏ chuột vào phần vb chọn, ấn giữ CTRL đồng thời kích rê chuột đến vị trí mới, th tay

Xoá khối văn bản:

Dùng menu Dïng chuét

-Chọn khối vb đồ hoạ cần xoá -Edit/Cut

* Chú ý: việc di chuyển, copy văn bản, đồ hoạ thực từ cửa sổ soạn thảo sang cửa sổ soạn thảo khác từ phần mềm ứng dụng sang phần mềm ứng dụng khác

Ví dụ: copy đồ hoạ vẽ cửa sổ Paint sang Word , từ Word sang Excel

c Khôi phục sai sót vừa thực hiện

Sau thực thao tác đó, xố (có thể vơ tình), ta khơi phục lại trang thái trớc cách sử dụng hai nút lệnh UNDO (khôi phục trạng thái liền trớc trạng thái thời) REDO ( khôi phục lại trạng thái liền sau trạng thái thời) công cụ chuẩn

d Dïng Spike

Để gom liệu từ nhiều nơi nhập lại thành nội dung thống ta dùng Spike Spike công cụ cho phép ta cắt phần văn riêng lẻ từ hay nhiều tài liệu xếp chúng nh khối thống nơi tài liệu Thao tỏc nh sau:

Chọn phần văn b¶n

 Gõ CTRL + F3 (văn đợc đa vào Spike)  Đa trỏ soạn thảo đến nơi cần chèn văn  Gõ đồng thời CTRL + SHIFT + F3

Qu¶n lÝ tƯp tin: Ghi văn vào tệp gọi văn từ tƯp

7.1 Lu cÊt mét tµi liƯu

a Lu cất lần đầu với tên cũ

Chọn File -> Save (hoặc kích chuột vào nút công cụ hay ấn đồng thời CTRL +S) -> Nếu văn cha đợc đặt tên máy yêu cầu ta gõ tên tệp, xong kích chuột vào nút Save (hoặc OK)

b Lu cất với tên khác

Chọn File -> Save As -> Máy yêu cầu ta gõ tên tệp vào, xong kích chuột vào nút Save (hoặcOK)

7.2 Më tµi liƯu

a Mở tài liệu có đĩa

Chọn File -> Open (hoặc kích chuột vào nút công cụ hay ấn đồng thời CTRL +O) -> Màn hình đa hộp thoại để ta gõ tên tệp cần mở (hoặc tìm chọn danh sách tệp có đĩa), chọn tên tệp

-> KÝch chuét vµo nót Open b Më tµi liƯu míi

Chọn File ->New -> OK (hoặc kích chuột vào nút công cụ hay ấn CTRL + N) -> Màn hình cho ta văn trống với tên ngầm định Document i (i số nguyên cụ thể, tuỳ theo ta mở cửa s lm vic th my)

7.3 Đóng tài liệu (cửa sổ soạn thảo)

Chọn File -> Close kích chuột vào nút góc phải cửa sổ II Định dạng văn bản

- Định dạng văn nhằm mục đích:

+ Trình bày văn rõ ràng, đẹp, quán, mạch lạc gây ấn tợng + Giúp ngời đọc nhanh chóng nắm đợc nội dung chủ yếu văn + Để ngời đọc dễ nhớ phần đợc nhấn mạnh

 Trong Word ta dùng nhóm lệnh FORMAT để định dạng, tức thay

đổi phông chữ, cỡ chữ (In thờng, in hoa, to, nhỏ ), kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân ) cách bố trí đoạn văn trang (căn lề, lùi vào đầu dòng, )

 Lệnh định dạng đợc chia thành loại: Định dạng kí tự; Định dạng đoạn;

Định dạng trang (Định dạng trang trình bày phần thiết kế trang in)

1 Định dạng kÝ tù

Định dạng kí tự đợc áp dụng cho kí tự, dãy kí tự tồn tài liệu Bao gồm:

1.1 Sử dụng công cụ Các thao tác:

 Chọn khối văn cần định dạng

 Chọn thông số thay đổi công cụ: +Thay đổi phông chữ: chọn nút +Thay đổi cỡ chữ: chọn nút

+Thay đổi kiểu chữ: chọn nút (Bold :đậm, Italic: nghiêng, Underline: gạch chân)

1.2 Sư dơng menu lƯnh C¸c thao t¸c:

Chọn khối văn

Chọn Format -> Font -> xt hiƯn hép tho¹i Font  Chọn thông số hộp:

+ Font: Phông chữ + Font style: KiĨu ch÷ +Size: Cì ch÷

+ Underline: Các kiểu gạch chân

+ Effects: Chọn kiểu khác

- Strikethrough: gạch ngang chữ - Hidden: giÊu vb

- Superscript: chØ sè - Small caps: kiểu chữ hoa nhỏ

- Subscript: chØ sè díi - All caps: Ch÷ hoa to

 Nếu kích vào nút Chacracter Spacing để co giãn khoảng cách kí tự:

ở đó:

Hộp Để thiết đặt Ví dụ

- None: không gạch; - Single: gạch đơn

- Double: gạch đờng đôi

Scale 150%: Phãng to hay thu nhá theo

chiÒu ngang TODAY OFFICE

Spacing Condensed 2pt: co khoảng cách kí tự

Normal: Bình thờng

Expanded 2pt: giÃn khoảng cách pt

TODAY OFFICE TODAY OFFICE T O D AY O F F I C E

Position Raised 3pt: N©ng cao 3pt

Lowered 3pt: Hạ thấp 3pt TODAY OFFICETODAY OFFICE * Kích vào nút Animation để tạo hiệu ứng hoạt hình văn bn.

Các bớc tạo hiệu ứng:

Đánh dấu văn cần tạo hiệu ứng

Kích chuột vào nút Animation từ hộp thoại Font

Chän hiƯu øng thĨ hép Animation vµ chän OK

L u ý : Nếu cần tắt hiệu ứng hÃy thực nh chọn hiêu ứng None.

1.3 Viết số dới

Để viết số dới, cã c¸ch:

- Định dạng số: Để định dạng phần văn lấy làm số (dùng hiệu ứng Effects trên), ta làm nh sau:

+ Đánh dấu số

+ Chn Format->Font -> đánh dấu vào ô Superscrip (chỉ số trên) vào ô Subscrip (chỉ số dới).

- Chuyển chế độ gõ số:

+ ấn đồng thời SHIFT + CTRL + =: Để bắt đầu kết thúc gõ số

+ ấn đồng thời CTRL + = : Để bắt đầu kết thúc gõ số dới.

L

u ý : ấn đồng thời SHIFT + CTRL + = nghĩa ấn giữ phím SHIFT CTRL gõ phím dấu = ; ấn đồng thời CTRL + = nghĩa ấn giữ phím CTRL gừ du =

2 Định dạng đoạn văn bản

Định dạng đoạn văn (paragraph) bao gồm: - Đặt khoảng cách dòng, đoạn văn - Tạo dáng vẻ cho đầu đoạn văn

- Canh thẳng hàng lề trái, phải văn 2.1 Đoạn văn (paragraph) gì?

Mi ln gõ Enter paragraph đợc tạo thành, hay nói cách khác các paragraph đợc ngăn cách dấu Enter.

2.2 Dùng công cụ: Các thao tác:

Đánh dấu đoạn văn

Kích vào nút công cụ, ta làm công việc sau: + Căn lề

+ Đặt lệch so với lề trái khoảng cách

2.3 Dùng menu

Đánh dấu đoạn văn

Chọn menu Format ->Pargraph -> Xt hiƯn hép tho¹i Paragraph  Kích vào nút Indenst Spacing chọn hộp:

 Alignment: để lề (gồm: Left, Center, Right, Justified)  Indentation - để lùi lề trái, phải đoạn văn vào đoạn  Spacing - đặt khoảng cách đoạn văn:

+ Before: đến đoạn văn trớc + After: đến đoạn văn sau

 Special - chọn dáng vẻ dòng đoạn văn, đó: + None: bình thng

+ First line: lùi dòng thứ nhẩt vào kho¶ng (cơ thĨ chän By) + Hanging: giữ nguyên dòng thứ lùi tất dòng lại 1 khoảng (cụ thể chọn By)

 Line spacing - đặt khoảng cách dòng đoạn văn: + Single: kkoảng cách dòng đơn

+ Double: khoảng cách dịng gấp đơi + 1,5 line: khoảng cách dòng gấp rỡi

+ Exactly: đặt khoảng cách xác, đuợc chọn At

3 Kẻ đờng biên, tạo mầu cho khối văn bản

Các thao tác:

Đánh dấu khối văn b¶n

 Chän Format -> Border and Shading -> Xt hiƯn hép tho¹i Border and Shading

* Nếu kích nút Border chọn mẫu đờng viền sau: + Setting: kiểu viền + Style: kiểu đờng viền + Color: màu đờng +Width: độ rộng đờng viền

* Kích nút Shading để tơ màu

Trong hộp thoại lựa chọn nh sau: - Chän mÇu nỊn hép Fill

- Chọn kiểu có đờng chấm (nhiều hay ít) hộp Style - Chọn màu cho chấm hộp Color

4 Tạo chữ lớn đầu đoạn

Các thao tác:

Đánh dấu chữ lớn đầu đoạn

Chọn Format -> Drop Cap -> Xt hiƯn hép tho¹i:

Trong nu chn:

+ None: Không tạo chữ lớn đầu đoạn + Droppe : Chữ to thả xuống

+ In Margin: Chữ to lề

 Sau ta chọn Font chữ hộp Font số hàng chữ đầu thả xuống hoặc khoảng cách tới lề đoạn văn Lines to Drop.

 Cuối chọn OK

5 Tạo danh sách khoản mục dạng kí hiệu số thứ tự

5.1 Dùng công cụ Các thao tác:

Đánh dấu dòng cần đa vào danh sách khoản mục

Kích chuột vào hai nút: công cụ 5.2 Dùng menu

Các thao tác:

Đánh dấu dòng cần đa vào danh sách khoản mục

Kích chuột vào nút tuỳ chọn sau:

+ Kớch nỳt Bulleted (dấu) muốn đặt dấu đặc biệt trớc khoản mục

+ Kích nút Numbered muốn đánh số thứ tự trớc khoản mục + Nút Customize để thay đổi kiểu tuỳ chọn cho khoản mục  Kích vào OK để kết thúc.

6 Chia cột cho đoạn văn

Trong son có nhu cầu cần chia cột (nh cột báo) cho khối văn đó, ta soạn thảo bình thờng, soạn xong thực thao tỏc sau:

Đánh dấu khối văn cÇn chia cét

 Chän menu Format -> KÝch chuột vào Colums -> xuất hộp thoại

 Kích chuột vào OK để kết thúc.

Nếu không muốn để máy tự động đặt độ rộng cột, khoảng cách cột, thì trớc kết thúc thực thao tác sau:

+ Gõ độ rộng cột văn vào Width + Gõ khoảng cách hai cột vào Spacing

+ Muốn có đờng kẻ hai cột văn kích vào Line Between L

u ý : để hình chế độ Page Layout chia cột đợc. III Sử dụng số công cụ soạn thảo đặc biệt

1 Soạn thảo kí tự đặc biệt

- Để trỏ soạn thảo nơi cần chèn kí tự đặc biệt

- Chän Insert -> Symbol -> xuÊt hiÖn hép thoại sau ->Chọn lấy chữ

Symbol hộp Font

- Chọn kí tự đặc biệt cần lấy -> Kích chuột vào nút Insert -> Close (hay ấn Enter lần)

2 VÏ h×nh

Thanh công cụ đồ hoạ (Drawing) giúp ta tạo hình theo ý muốn, từ hình hình học đến hình trang trí Chúng ta có thể:

- Tô màu, tạo đờng biên trang trí khác cho hình vẽ, quay hình, Với cơng cụ vẽ hình (các chức nờu phn trờn):

2.1 Tạo xoá hình a Tạo hình

- Kích chuột trái vào hình mẫu công cụ

- t trỏ chuột nơi bắt đầu bấm giữ chuột trái đồng thời di chuột (kích rê chuột) đợc hình cần thiết nhả

b Xoá hình

Đánh dấu hình, ấn phím Delete (hoặc kích chuột vào thanh công cụ)

2.2 Chọn chép hình vẽ a Chọn (đánh dấu)

- Để chọn hình: Kích chuột vào đờng biên hình vẽ

- Để chọn đồng thời nhiều hình: ấn giữ phím Shift đồng thời kích chuột vào đờng biên hình (hoặc kích vào nút cơng cụ vẽ hình -> kích rê chuột để tạo hình chữ nhật bao quanh hình cần đánh dấu)

Sau đánh dấu nhiều hình muốn gộp hình vào nhóm (để sau bỏ đánh dấu hình, muốn đánh dấu lại cần kích vào hình nhóm), kích chuột vào nút Draw -> Group Muốn bỏ việc gộp nhóm, hình bị đánh dấu, kích chuột vào nút Draw ->

Ungroup.

b Bá chän

KÝch chuét hình c Sao chép, di chuyển hình vẽ

Để di chuyển chép hình vẽ ta thực giống nh di chuyển chép khối văn bản, ngồi ta dùng chuột để thực hin nhanh hn, cỏc bc nh sau:

Đánh dÊu h×nh vÏ

 Nếu di chuyển: đặt trỏ chuột lên hình, kích rê chuột đến vị trí mới; nếu chép: đặt trỏ chuột lên hình, ấn giữ CTRL đồng thời kích rê chuột đến vị trí

2.3 Thay đổi đờng biên, màu cho hình vẽ

Sau vẽ hình, ta thay đổi kiểu đờng biên màu đờng, màu cho hình vẽ, thao tác nh sau:

Đánh dấu hình vẽ

Kớch chut vào nút để thay đổi màu đờng; Kích chuột vào nút để thay đổi màu -> máy đa hộp màu để ta chọn:

2.4 Thay đổi kích thớc hình vẽ - Đánh dấu hình

- Di trỏ chuột vào “nút đen” điều khiển hình, trỏ chuột biến thành mũi tên chiều () -> kích rê chuột đến có đợc hình vẽ vừa ý

kh«ng màu

một số màu

Các kiểu pha trộn màu khác

Vớ d: V lỏ c Việt Nam; sau copy thành cờ

Ta lần lợt làm thao tác sau:

- Kích chuột vào hình chữ nhật công cụ vẽ hình, vẽ khung hình chữ nhật

KÝch chuét vµo Auto Shapes -> Start and Banners -> chọn hình cánh

V cánh khung hìnhchữ nhật  Tơ màu nn hỡnh ch nht

Tô màu cho vàng

3 Chèn hình ảnh

Trong bn, ti liu ca ta muốn có hình ảnh để minh hoạ, ta tốn công ngồi vẽ, cần vào th viện ảnh “nhặt” chèn vào vị trí ta định đặt nó, sau ta phóng to, thu nhỏ cắt bớt phần ảnh cụ thể nh sau:

3.1 ChÌn ¶nh

Ta chèn vào văn ảnh lấy từ tệp ảnh có th viện ảnh Windows (các ảnh thờng lớn) từ cửa sổ Symbol (các ảnh nhỏ, kí t) Cỏc thao tỏc:

Đặt trỏ soạn thảo nơi cần chèn ảnh Chọn c¸c c¸ch sau:

C¸ch Chän Insert -> Picture -> Clip art -> chän nhãm ¶nh -> kÝch chuét vào ảnh cụ thể danh sách -> Kích vào Ok.

(Hc chän Insert ->Object -> Microsoft Clip Galery -> Kích chuột vào kiểu ảnh cụ thể danh sách ->kích vào Ok)

Cách Chọn Insert ->Symbol -> chän Winding hép Font -> Chän ảnh kí tự ô -> Kích vào nút Insert/ Close (hoặc ấn Enter lần)

3.2 Thay đổi kích thớc ảnh

Tuỳ theo cách lấy ảnh mà ta có cách thay đổi kích thớc ảnh tơng ứng nh sau:

Cách Đánh dấu ảnh -> Di trỏ chuột vào “nút đen” điều khiển hình xung quanh ảnh, trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều () -> kích rê chuột đến có đợc hình nh va ý

Cách Đánh dấu ảnh -> chọn kích cỡ ảnh nút Size thanh c«ng cơ, lÊy kÝch cì võa ý

4 Tạo Textbox (khung văn bản)

cỏc hỡnh nh, văn đợc ghép nối vào vị trí thích hợp văn hay hình ảnh khác, ta đa văn hay hình ảnh vào khung hình chữ nhật (Frame)

C¸c thao t¸c:

 Kích rê chuột (lúc trỏ chuột dấu +) để đợc hình chữ nhật

 Kích chuột vào hình chữ nhật (để trỏ soạn thảo nằm Textbox) -> gõ văn (hoặc đặt hình ảnh) vào vị trí trỏ soạn thảo

5 Tạo công thức toán học

Giả sử ta phải tạo công thức sau: x =

a ba+b

a2 b2

a+b

Ta lần lợt làm thao tác sau:

Đặt trỏ soạn thảo nơi cần tạo công thức

Chän Insert -> Object -> Microsoft Equation 2.0 (hc 1.0, 3.0, ) -> Xt hiƯn c«ng míi:

 Lần lợt chọn kiểu cơng thức, kí hiệu công cụ phù hợp với công thức ta định son

Soạn xong, kích chuột công thøc

(L u ý: vào Object, bỏ dấu  ô Float Over Text để công thức nằm ở vị trí trỏ soạn thảo ta t ban u)

6 Tạo chữ nghệ thuật (WordArt)

WordArt công cụ giúp ta bổ sung số hiệu ứng để trình bày văn gây ấn tợng, ví dụ cần bổ sung dịng chữ sau vào tít văn bản:

Để trỏ nơi cần tạo

Chọn Insert -> Picture ->Word Art (hoặc kích vào công cụ) -> Xuất hộp thoại gồm kiểu dáng cho dòng chữ:

Chn kiểu dáng hộp trên, sau xuất hộp thoi sau:

Gõ văn vào thay dòng ch÷ Your Text Here -> chän Font, cì, kiĨu ch÷ -> KÝch chuét vµo OK

Chú ý Sau thực xong thao tác , xuất công cụ để ta sửa chữa, định dạng lại kiểu thể nó:

Trong đó:

1 Insert WordArt Chèn văn khác 2 Edit Text Soạn lại văn

4 Format Word Art Định dạng văn

5 Word Art Shape Tạo kiểu dáng cho dòng chữ 6 Free Rotate: Xoay dòng chữ

7 Word Art Same Letter Heights: Co gi·n chiỊu cao ch÷

8 Word Art Vertical Text: Trải dòng chữ theo chiều dọc ngang 9 Word Art Alignment: Căn lề dòng chữ khung

10 Word Art Character Spacing: Co giÃn khoảng cách kí tự IV Tạo bảng làm việc với b¶ng

Word cịn cho phép bố trí thông tin dới dạng bảng, tức ta xếp chúng dới dạng hàng cột Giao hàng cột gọi Ta đa văn (kí tự, số), hình vẽ vào ô Việc soạn thảo nh định dạng nội dung ô đợc thực giống nh mt trang bỡnh thng

1 Tạo bảng mới

Có thể tạo bảng theo cách sau:

a Tạo nhanh cách sử dụng công cụ Các thao tác:

Đặt trỏ soạn thảo nơi bắt đầu tạo bảng

Kớch chut vào nút chèn bảng công cụ -> Kích rê chuột xuống dới sang phải để chọn số dòng số cột

b Tạo bảng với độ rộng cột cho trớc Các thao tác:

 Đặt trỏ soạn thảo nơi bắt đầu tạo bảng

Chọn menu Table -> Kích chuột vào Insert Table -> Xt hiƯn hép tho¹i Insert Table.

- Number of rows  KÝch chuột vào OK c Tạo bảng tự do

Ta tạo bảng tự nh dùng bút kẻ giấy, cách:

Kích chuột vào nút công cụ (hoặc vào menu Table, -> kÝch vµo )

 Dùng chuột vẽ bảng nh sau: Vẽ đờng khung -> Vẽ đờng kẻ ngang phân chia hàng -> vẽ đờng kẻ dọc phân chia cột

 KÕt thóc viƯc vÏ b»ng cách kích chuột lại nút

2 Địa ô, di chuyển trỏ soạn thảo nhập liệu vào ô

2.1 Địa ô

Trong bảng cột, hàng gọi tên theo qui định sau: - Tên cột: từ trái sang phải theo thứ tự: A, B, C,

- Tên dòng: từ xuống dới theo thứ tự: 1,2,3,

Do đó, giao cột với hàng có tên (địa chỉ) là: ghép tên cột tên dịng

VÝ dơ: A1, A3,

2.2 Di chuyển trỏ soạn thảo

Mun di chuyển trỏ soạn thảo ô bảng, dùng : - Dùng chuột: kích chuột vào ô cần đặt trỏ soạn thảo.

- Dùng phím mũi tên: để di chuyển lên, xuống, sang trái, sang phải. - Dùng phím Tab: để đa trỏ sang

2.3 NhËp d÷ liệu vào ô

A B C D E

A1 D1

A3

C4

A5 B5 C5 D5

Khi nhập liệu vào ô, thực nh sau: Để trỏ soạn thảo vào ô cần nhËp

 Gõ liệu vào, đến đờng biên phải ơ, trỏ tự động xuống dịng để ta viết tiếp Khi nới độ rộng ô, liệu dòng dới tự động lên dòng trờn

3 Các thao tác với bảng

3.1 Khối ô - Chọn (đánh dấu) khối ô

* Khối ô: Là tập hợp ô liền kề tạo thành “hình chữ nhật” Khối ơ đợc xác định cuối “hình chữ nhật”.

(Lu ý: “hình chữ nhật” có số dịng Ví dụ khối ô từ A1 đến C2 gồm ô: A1,B1,C1,A2,B2,C2 , a ch ụ vit l A1:C2)

* Đánh dÊu khèi «:

Có thể dùng cách sau để đánh dấu khối ô:

- Dùng chuột: Đặt trỏ chuột đầu khối, kích rê chuột đến cuối khối. - Dùng bàn phím: Đặt trỏ soạn thảo đầu khối, ấn giữ phím Shift đồng thời dùng phím mũi tên đa trỏ soan thảo đến ô cuối khối

* Đánh dấu khối ô đặc biệt:

- cột: Di chuột đờng biên cột, trỏ chuột biến thành mũi tên đậm  trỏ xuống cột kích chuột (hoặc để trỏ soạn thảo vào ô trong cột -> vào menu Table -> kích chuột vào Selec Colum).

- hàng: Di chuột lề bên trái dòng, trỏ chuột biến thành mũi tên vào hàng kích chuột (hoặc để trỏ soạn thảo vào ô hàng -> vào menu Table -> kích chuột vào Selec Row).

- Cả bảng: để trỏ soạn thảo vào ô bảng -> vào menu Table -> kích chuột vào Selec table.

A1 B1 C1

3.2 Sửa chữa, định dạng liệu ô

Các thao tác sửa chữa, định dạng liệu giống nh ngồi bảng Để định dạng nhiều ô ta làm nh sau:

 Đánh dấu nhiều ô cần định dạng

 Thay đổi Font, cỡ, kiểu chữ dùng nút dùng nút công cụ Formating để canh thẳng trái, giữa, phải hai bên

 Dùng nút công cụ Table and Borders để canh trên, dới hay

 Dïng nót trªn công cụ Table and Borders (hoặc vào menu

Format -> vào Text Direction) để xoay hớng văn ô.

3.3 Thay đổi độ rộng cột

Di trỏ chuột đờng biên phải cột, trỏ chuột biến thành mũi tên chiều () -> kích rê chuột sang phải trái

3.4 Sửa chữa cấu trúc bảng a Chèn thêm hàng cột

Các thao tác:

Đánh dấu hàng (hoặc cột) cần chèn

Chọn menu Table -> kích chuột vào Insert Row (hoặc Colum) L

u ý : + Thêm vào sau hàng cuối: đặt trỏ soạn thảo vào ô cuối cùng của bảng, ấn phím Tab

+ Thêm vào sau cột cuối: đặt trỏ soạn thảo vào lề bên phải bảng -> chọn menu Table -> kích chuột vào Selec Colum -> chọn tiếp menu

Table -> kÝch chuột vào Insert Colum.

b Xoá hàng (cột) Các thao t¸c:

 Chän menu Table -> kích chuột vào Delete Row (hoặc Colum) c Trộn (hợp nhất) ô thành ô

Các thao tác:

Đánh dấu ô cần trộn

 Chän menu Table -> kÝch chuét vµo Merge Cells d Tách ô thành nhiều ô

Các thao tác:

Đánh dấu ô cần t¸ch

 Chọn menu Table -> kích chuột vào Split Cells  Xuất hộp thọai để đa vào

số cột, số hàng cần chia

Kớch chuột vào Ok để kết thúc

Có thể dùng cơng cụ sau để tách cột, dịng: Tách cột , dịng

Trén cét, dßng

e Tách bảng thành bảng Các thao t¸c:

 Đặt trỏ soạn thảo vào dịng cần tách kể từ  Chọn menu Table -> kích chuột vào Split Table

Khi muốn làm đờng nét quan trọng bảng ta tạo đờng biên, đờng lới hay màu cho khối ô, hay cho bảng

4.1 Tạo đờng biên cho khối ô bảng Các thao tác:

 Đánh dấu khối ô cần tạo đờng biên

 Chän menu Format -> kÝch chuột vào Border And Shading

Trong hộp thoại Border And Shading kÝch cht vµo nót Border

 Chọn nút phần Setting để tạo kiểu đờng biên: - None: không tạo đờng biên

- Box: tạo đờng biên xung quanh khối ô

- All: tạo đờng biên cho tất ô với kiểu đờng chọn Width - Grid: tạo đờng viền cho tất khối ô, riêng đờng viền xung quanh chọn Width

(Ngoµi cã thĨ chän kiĨu viỊn tõng phÝa ë hép Preview)

 Chọn kiểu đờng, màu sắc độ rộng đờng Style, Color,

Width

 Kích chuột vào OK để kết thúc.

C¸c thao tác:

Đánh dấu khối ô cần tạo mµu nỊn

 Chän menu Format -> KÝch cht vào Border And Shading -> hộp thoại sau xuất hiện:

 Trong hép tho¹i Border And Shading, kÝch chän nót Shading  Chän mµu nỊn Fill

 Chän tØ lƯ trén mµu mơc Patterns (mÉu): Chän Style (kiĨu pha cã c¸c nèt chÊm) -> Chän Color (màu nốt chấm).

Kớch chut vào OK để kết thúc.

5 Thực tính tốn đơn giản bảng

Word cịn cho phép thực số tính tốn đơn giản bảng nh tính tổng theo cột hay hàng Tính tốn bảng thực phép tính với nội dung số có Các phép tính tốn đợc thực với có nội dung số, cịn với có nội dung khơng phải số đợc gán giá trị số

5.1 Thực hiên tính toán bảng

 Để trỏ soạn thảo ô để kết

 Chän menu Table -> chän Formula -> Hép tho¹i sau hiƯn ra:

 ViÕt biĨu thøc tÝnh vµo hép Formula, sau dÊu =  KÝch cht vµo OK.

5.2 BiĨu thøc tÝnh to¸n

- BiĨu thøc tÝnh: gåm c¸c ô chứa số, số, hàm tính toán, các phép tính, dấu ( )

Vớ dụ: =(A2+B2+C2)/3 để tính trung bình cộng A2, B2, C2 = SUM(A2,B2,C2) để tính tổng A2, B2, C2

- Các hàm tính tốn: Word cung cấp sẵn số hàm tính tốn thơng dụng, hàm có cú pháp định, ta chỉo đề cập tới hai hàm đơn giản SUM (tính tổng) AVERAGE (tính trung bình) Cú pháp hai công thức này:

= SUM(diachi_1,diachi_2, diachi_n): TÝnh tỉng n «

= AVERAGE(diachi_1,diachi_2, diachi_n):TÝnh trung bình n ô

Trong ú diachi_1, diachi_2, diachi_n địa ô Cách viết địa cần tính cơng thức tóm tắt bảng sau:

Mơ tả Cách cho a ch Vớ d

Các ô rời liền Các ô tạo thành hình chữ nhật

Lit kê địa

Viết địa góc trái góc phải dới cách dấu :

Các ô đứng trên, cột Các ô hàng, bên trái Các ô hàng, bên phải

Sư dơng tõ kho¸ ABOVE Sư dơng tõ kho¸ LEFT Sư dơng tõ kho¸ RIGHT

=Sum(ABOVE) =Sum(LEFT) =Sum(RIGHT) L

u ý : Không thể gõ trực tiếp cơng thức tính vào để kết tính tốn mà phải chọn lệnh Formula Table nh Lúc Word cho phép chèn cơng thức tính vào vị trí trỏ soạn thảo.

6 Sắp xếp liệu bảng

Trong bảng biểu, ngồi tính tốn đơn giản ta cịn xếp dòng liệu bảng theo thứ tự tăng dần hay giảm dần số liệu cột cách sử dụng cơng cụ menu

6.1 Sư dơng nót lƯnh vµ công cụ Table and Border

sp xếp, ta đặt trỏ soạn thảo ô cột cần xếp tăng (hay giảm) và:

- Kích chuột vào nút để xếp tăng dần - Kích chuột vào nút để xếp giảm dần L

u ý

- Dịng bảng đợc giữ ngun Word xem dịng tiêu đề khơng phải dịng liệu để xếp.

- Các cột có nội dung văn đợc xếp tăng dần nghĩa theo vần a, b, c giảm dần ngợc lại; xếp theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Anh.

6.2 Sử dụng thực đơn Table

Sử dụng thực đơn ta xếp dòng bảng theo thứ tự số liệu đến cột theo bớc sau:

Để trỏ soạn thảo ô bÊt kú b¶ng

+ Đánh dấu No Header row (nếu khơng có dịng tiêu đề) Header

row (nếu có dịng tiêu đề)

+ Chọn tên cột lấy làm khoá xếp thứ Sort By chiều xếp t-ơng ứng

+ Chọn tên cột lấy làm khoá xếp thứ 2, Then By chiều sắp xếp tơng ứng

Kích chuột vào OK. L

u ý: chọn Ascending xếp tăng dần; Descending giảm dần

IV Thiết kÕ trang in

Sau mở tệp văn bản, máy đặt tham số tối u cho trang in với khổ giấy thông dụng (A4) Mặc dù vậy, thay đổi đặc trng lúc để phù hợp với yêu cầu tài liệu cần in Có thể tham số đặc trng cho trang in đợc thiết đặt lần cho trang tệp văn bản, thiết đặt riêng cho trang Các thiết đặt là:

- Định dạng trang in: gồm chọn khổ giấy, hớng giấy in, lề trên, dới, phải, trái trang; độ cao đầu trang, chân trang

- Đặt tiêu đề đầu, cuối trang : phần văn xuất trang ở chế độ Page Layout đầu trang cuối trang đợc hiển thị dới dạng mờ.

- Đánh số trang: với tài liệu (có số trang từ trở lên) cần đánh số trang để tiện theo dõi Số trang nằm phần đầu trang cuối trang, tuỳ theo ta muốn đặt đâu

Sau thiết đặt (hoặc kiểm tra thiết đặt) phù hợp, ta bắt đầu lệnh cho mỏy in

1 Định dạng trang in

định dạng trang in, kích chọn menu File -> chọn Page Setup -> xuất hộp thoại Page Setup ta kích chuột vào nút tơng ứng để đặt khổ giấy, lề trang in,

1.1 Khỉ giÊy vµ híng giÊy in

KÝch cht vào nút Paper Size -> Xuất hộp thoại:

Chän cì giÊy hép Paper Size (cì Letter, A4, 210 x 297 mm ), chän híng giÊy in hép Orientation (Portrait: in däc giÊy, Landscape: in ngang giấy)

1.2 Điều chỉnh lề, đầu trang chân trang

Trong đó:

- Cho số đo vào hộp Top (lề trên), Bottom (lề díi), Left (lỊ tr¸i),

Right (lề phải) để định lề tơng ứng.

- Cho số đo vào hộp Header (đầu trang), Footer (chân trang) để định độ cao tơng ứng đầu trang chân trang

- Đánh dấu Mirror margins để đặt lề đối xứng (lề trái lề phải của trang chẵn tơng ứng lề phải lề trái trang lẻ)

2 Chèn số trang, đầu trang, chân trang

2.1 ChÌn sè trang

- KÝch chän menu Insert -> chän Page Number -> hép tho¹i Page

- Trong hộp thoại hÃy chọn:

+ Postion: để đánh số hay dới trang

+ Alignment: để đánh số bên trái, phải hay trang

+ Show number on first page: có đánh số trang hay khơng? + Kích vào nút Format: để chọn kiểu đánh số

2.2 Đặt tiêu đề đầu, cuối soạn thảo: a Đặt tiêu đề, soạn thảo

- Kích chọn menu View -> Header and Footer -> Văn mờ đi, hình đa khung dới trang -> đa trỏ soạn thảo vào khung để soạn thảo văn vào khung đó, ví dụ:

- Soạn xong lại kích chuột vào menu View -> Header and Footer -> Phần đầu trang cuối trang mờ đi, văn rõ lên để trở hình soạn thảo trang văn Word

b Sửa chữa, xoá bỏ tiêu đề đầu, cuối

- Kích chọn menu View -> chọn Header and Footer -> Màn hình lại đa khung nh -> Có thể đa trỏ soạn thảo vào sửa chữa văn xố bỏ tiêu đề đầu, cuối (xoá văn đi)

- Sửa xố xong lại kích chọn nh để soạn thảo trang văn Word

3 Ng¾t trang (căn chỉnh liệu trang)

Khi soạn thảo văn ngời ta thờng tránh trang in cã nh÷ng khiÕm khuyÕt sau:

- Dòng “cụt”: Dòng đầu đoạn văn đứng cuối trang, phần còn lại trang

- Các tiêu đề đứng cuối trang mà khơng có nội dung kèm

- B¶ng biĨu bị chia hai trang khác nhau, hình ảnh bị che mÊt mét nưa ci

Nói chung Word tự động ngắt trang tốt, đáp ứng đợc yêu cầu Nhng số trờng hợp ta phải sử dụng tới chế ngắt trang tuỳ chọn lệnh Break (ngắt), với thao tác sau:

Đặt trỏ soạn thảo vị trí dòng cần ngắt trang, chọn menu Insert -> Kích chuột vào Break -> Xt hiƯn hép tho¹i:

 Kích chọn nút Page Break - > Kích chuột vào nút OK để đồng ý. Chú ý Dấu ngắt trang không đợc tự động xố đi, muốn xố phải hiển thị văn chế độ Normal Khi dấu ngắt trang đờng vạch chấm ngang suốt văn dịng có dịng chữ “Page Break” Muốn xố, đa con trỏ soạn thảo vào đờng vạch ngang đó, ấn phím Delete.

4 ThiÕt lËp th«ng sè cho máy in in văn bản

đợc cài đặt máy tính kết nối với máy in Lúc ta thao tác nh sau để thiết lập thông số cho máy in in văn bản:

 Kích chọn menu File - > Kích chuột vào Print - > Xuất hộp thoại Print để ta cho tuỳ chọn:

 KÝch chọn hộp Name lấy tên máy in phù hợp.

 Trong Page range (miền trang): chọn All để in toàn tài liệu, chọn

Current page để in trang trỏ soan thảo đứng, chọn Pages số thứ tự trang muốn in, ví dụ muốn in trang 1, 4, 6

đến 10 gõ: 1, 4, 6-10; cịn muốn in từ đầu đến trang 10 gõ: 1-10

Muốn chọn số cần in cho trang, kÝch chuét vµo hép Number of

Copies vµ cho số cần in cho trang.

Trong hộp Print, ba lựa chọn xuất hiện: All Pages in Range (in toàn trang miền đợc chọn), Odd pages (in trang lẻ) và

 Sau cho tuỳ chọn, kích OK để in theo lựa chọn, hay

Cancel để trở lại văn mà không in.

V Làm việc với nhiều tệp liệu

Thông thờng ta làm việc với tài liệu ( cửa sổ văn đợc ghi vào tệp) Trong nhiều trờng hợp, khả làm việc nhiều tài liệu lúc có ích: bạn tham khảo, copy, di chuyển, văn bản, hình ảnh từ tài liệu sang tài liệu khác hay trộn tài liệu để đợc tài liệu theo yêu cầu Word cho phép bạn làm việc nhiều tài liệu lúc, tuỳ thuộc khả nhớ máy tính ca bn

1 Mở thêm tài liệu mới

Ta mở thêm tài liệu tiếp tục làm việc tài liệu ®ang cã C¸c bíc nh sau:

 Chän File / New -> xt hiƯn hép tho¹i :

 Kích vào OK -> cửa sổ tài liệu cịn trống đợc mở phía ngồi Tài liệu đợc gán tên l Document1, Document2,

Nhập văn vµo tµi liƯu míi, råi ghi vµo tƯp

2 Mở thêm tài liệu có đĩa

 Chän File /Open -> xt hiƯn hép tho¹i:

 Chän tªn tƯp cưa sỉ Open ë trªn / Kích vào nút Open

3 Hiển thị cửa sổ tài liệu số tài liệu mở

- Bật cửa sổ mở làm việc: Mỗi tài liệu mở nằm cửa sổ, cửa sổ đợc xếp chồng lên nhau, cửa sổ mở sau nằm ta làm việc với Muốn bật cửa sổ mở trớc đó làm việc ta làm nh sau: Kích vào menu Window -> kích chọn tên cửa sổ muốn làm việc

- HiĨn thÞ nhiỊu cưa sỉ cïng lóc: KÝch chän menu Window -> chọn

Arange All Mỗi tài liệu mở mét cưa sỉ riªng vïng

4 Di chuyển, chép văn tài liệu

Các bớc:

Đa tài liệu có văn gốc vào làm việc, chọn phần văn cần chép, di chuyển

Chọn Edit / Copy ( hc Cut)

 Đa tài liệu cần chép di chuyển đến (tài liệu đích) vào làm việc, đặt trỏ soạn thảo nơi cần chép di chuyển đến

 Chän lệnh Edit / Paste

VI Trộn văn bản

Với Word tạo dạng văn gửi (th từ, thơng báo, ) sau điền tự động vào danh sách nơi nhận in Gm hai bc sau:

- Chuẩn bị văn trộn: tài liệu liệu trộn - Thực trộn

1 Chuẩn bị tài liệu trén

- Tµi liƯu chÝnh: lµ bøc th hay thông báo, mà ta cần gửi đi

Trong tài liệu trình bày, tu sửa văn đồ họa mà bạn muốn có cho hồn chỉnh, đẹp Những vị trí cần chèn liệu (họ tên, địa cụ thể) để trống

Sọan xong ghi vào tệp với tên cụ thể (giả sö TLCHINH)

- Dữ liệu trộn: bảng danh sách (các nơi cần gửi đến, gồm nhiều thông tin: họ tên, địa chỉ, )

Cã thể tạo liệu trộn cách:

Cỏch 1: Tạo danh sách dới dạng bảng biểu gồm: + dòng tiêu đề cột (tên trờng để trộn)

+ Mỗi dịng sau thơng tin nơi cần gửi đến (1 ghi) Soạn xong ghi vào tệp với tên cụ thể (giả s DLTRON)

Cách 2: Tạo tệp dạng sở liệu, thao tác sau:

KÝch chän menu Tools / Mail Merge -> hép tho¹i Mail Merge xt hiƯn  Trong mơc Data Source kÝch chän Get Data / Creat Data Source

- Trong hép File name in header row hiển thị danh sách tên trờng, ta có thể xóa bỏ tên trờng cách: chọn tên trêng, kÝch vµo nót Remove Field Name

- Gõ tên trờng muốn tạo vào Field Name, kích chọn nút Add Field Name (tên trờng đến 40 kí tự, tên cần bắt đầu chữ khơng có kí tự trống)

- Có thể thay đổi thứ tự tên trờng: chọn tên trờng hộp File name in header row sau kích mũi tên lên hay xuống  nằm bên phải

Khi khai báo xong tên trờng, kích OK -> xt hiƯn hép tho¹i Save Data

Source cho phép bạn cất giữ tệp sở liệu, hÃy đa vào tên tệp liệu (giả

s DLTRON) hộp File Name, kích OK Máy đa hộp thoại mới, hãy chọn Edit Data Source để đa liệu vào tệp theo khuôn dạng định sẵn, sau ghi kích vào Add Source để soạn tiếp ghi khác, kết thúc kích OK.

2 Thùc hiƯn trén tµi liƯu 2.1 Trong Office 97

Các bớc:

Mở tệp tài liệu

 Chän Tools / Main Merge -> xuÊt hiÖn hép tho¹i:

 Chän ë (Main document)

KÝch chän: Create / Form letters / Active Window

 Chän ë (Data Source)

Kích chọn: Get Data / Open Data Source / chọn đờng dẫn đến tên tệp

-> Xt hiƯn c«ng míi:

 Chän l¹i menu Tools / Main Marge - > xuất lại hộp thoại -> chọn

ë (Merge the data With the document):

KÝch chän: Merge -> xt hiƯn hép tho¹i:

+ Chọn tiếp Merge -> đợc tài liệu trộn gồm n trang (ứng với n ghi danh sách)

+ Mn ghi tµi liƯu nµy vào tệp hÃy chọn File / Save / gõ tên tệp / Save 2.2 Trộn văn OFFICE XP, 2000,

- Më c«ng Mail Merge (View/Toolbar/Mail Merge) -> Xt hiƯn:

Bíc 1: Më TLCHINH/ Chän 1/chän Letters hc Normal Word Document Bíc 2: Chän / T×m tƯp DTTRON

Bíc 3: Chän / chèn trờng vào vị trí tơng ứng Bíc 4: Chän 19 / Chän nót All/ OK

1-Main Document

Setup 19- Merge to New Document

2- Open

Data Source 6- Insert Merge Fields + Để trỏ vị trí cần chèn trờng

+ KÝch vµo Insert Merge Field / chän trêng cÇn chÌn

L

u ý : - Muốn chọn Font, kiểu, cỡ chữ cho trờng cần chèn: Sau chèn

tr-ờng vào vị trí xong, muốn vị trí có kiểu chữ khác đánh dấu khối liệu vị trí chọn kiểu, font chữ, (tên trờng cần chèn mang kiểu chữ đó)

- Muèn nhiỊu b¶n ghi cïng trang

* Trong Office XP:

+Thực chèn tất trờng vào vị trí cụ thể + Copy ghi vào phía dới (cho đủ trang)

+ Đặt trỏ dới ghi->Vµo Insert Word Field->chän Next Record

+ Thực trộn (19) (Nếu trang in ghi danh sách bị ghi mà MOD 3=1, DS liệu trộn để trống ghi mà MOD 3=1)

* Trong Office 97:

+ Sau më TLCHINH ->Chän Tools/Mail Merge-> Trong hép tho¹i míi hiƯn ra: Chän ë (Main document) KÝch chän:Create / Catalog / Active Window

+ C¸c bíc sau thùc hiƯn nh cị

VII Lµm mơc lơc

Bớc 1: Trang để trống để chứa mục lục Bớc 2: Tạo Style cho đề mục, ví dụ: I Mục I, II, ->style Heading

1 Môc 1,2, -> Style Heading a Môc a, b, -> Style Heading

Bớc 3: - Để trỏ soạn thảo trang đầu tiên, vị trí cần đặt mục lục - Chọn Insert/ Insert and Table -> đa hộp thoại

bµi tËp thùc hµnh

Bµi 1:

a Vµo Windows, vào WORD

b Chọn phông chữ tiếng Việt (VnTime) c Soạn vào đoạn văn sau:

Hệ soạn thảo văn chơng trình ứng dụng nhằm biến máy tính thành một công cụ tạo, xử lý, lu giữ in văn bản.

Một hệ soạn thảo văn thông dụng Microsoft Word Soạn thảo văn trình lặp Quá trình bắt đầu việc khởi động Word, nhập nội dung văn vào máy tính từ bàn phím, định dạng, lu giữ văn bản trên đĩa cứng máy (hay đĩa mềm) dới dạng tệp tin kết thúc phiên lm vic vi Word.

d Ghi văn vào tệp với tên ngời soạn

e M tệp vừa ghi Trình bày lại văn theo yêu cầu sau: - Căn lề văn

- In đậm chữ văn ; in đậm nghiêng chữ Word; in đậm, nghiêng gạch chân chữ soạn thảo.

- Ghi lại tệp

Bài 2.

Soạn thảo đoạn văn sau:

Phơng trình bậc hai a x2 + bx + c =0, nÕu biÖt sè =b2 - 4*a*c >0 có nghiệm phân

biệt là:

x1 = − b+√Δ

2∗ a x2 =

− b −√Δ

2∗ a

Bài Soạn trình bày đơn theo mẫu sau:

Bộ Giáo dục & Đào tạo Cộng hoà xà hội chủ nghĩa Việt Nam Trờng ĐHSP Hà Nội Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Đơn xin häc

KÝnh gưi: Khoa C«ng nghƯ th«ng tin - Trờng ĐHSP Hà Nội

Tên là: Sinh ngày:

Là sinh viên lớp Khoa

Tôi xin đăng kí học môn Tin học ứng dụng gồm hai phần:

Microsoft Word Microsoft Excel

Tụi xin chấp hành nghiêm chỉnh nội quy Bộ môn đề

Hà Nội, ngày tháng năm 2003

Bµi

a) Vẽ lu đồ thuật tốn sau:

Begin BiÕn=BiĨu_thøc_1

BiÕn BiĨu_thøc_2

LÖnh

BiÕn=BiÕn+1 END

b) Soạn thảo đoạn văn sau:

Cho biu thức: √a+√x+√a−√x ≤ 2 (1) Điều kiện để (1) có nghĩa là:

¿

x ≥ 0 a+√x ≥ 0 a −√x ≥ 0

{ {

c) Soạn thảo công thức sau:

A = √(a

e+ a e)

2 +(b

e+ b e)

2

=2√a2+b2

e2 =2

c e

B =

¿

ax+by +ac=0 bx −ay =0

⇔

¿x=−a

c=− a e y =−ab

c ⇔ M (− a

e;−

ab

c )

¿{

¿

Bài Tạo khung (BOX TEXT) để chèn tranh văn theo mẫu sau:

Bµi

a.LËp danh s¸ch nh sau:

Danh sách lơng cán

Công ty Saprodex

Stt Họ tên Lơng Phụ cấp Tổng lơng

1 Lê Thị Lan 450 45.50

2 Hồ Thanh Bình 650 65.50

3 Hoàng Tùng 700 70.00

4 Nguyễn Thị Lê 560 56.50

b) Tính tổng lơng cho cán công thøc

c) Sắp xếp danh sách cán theo tổng lơng từ cao đến thấp

Bµi 7.

a) LËp danh s¸ch nh sau:

Danh s¸ch ho¸ chÊt nhËp kho

Danh mơc ho¸ chÊt NhËp NhËp

Stt Công thức Tên gọi đợt 1 đợt 2 Tổng cộng

1 CO2 C¸cbonic 20 50

2 H2SO4 Axit Sunfuric 40 10

3 C5H5 Benzen 60 30

4 Na2CO3 Cacbonat Canxi 70 80

Tỉng céng:

b) Tính tổng cộng nhập đợt hố chất cơng thức vào cột cuối c) Tính tổng cộng nhập đợt 1, nhập đợt cơng thức, tơng ứng vào dịng cuối d) Sắp xếp cột tổng cộng đợt theo chiều tăng dn

Bài Tạo cột văn theo mẫu sau: H

ệ soạn thảo văn chơng trình ứng dụng nhằm biến máy tính thành công cụ tạo, xử lý, lu giữ in văn

Một hệ soạn thảo văn thông dụng Microsoft Word Soạn thảo văn

trỡnh lặp Quá trình bắt đầu việc khởi động Word, nhập nội dung văn vào máy tính từ bàn phím, định dạng, lu giữ văn đĩa cứng máy (hay đĩa mềm) dới dạng tệp tin kết thúc phiên làm việc với Word

Bài Tạo chữ nghệ thuật: