S¾p xÕp d÷ liÖu cña b¶ng víi khãa lµ c¸c trêngcã thÓ tæng hîp theo nhãm b2.3. Vµo menu Data / Subtotal -> xuÊt hiÖn hép tho¹i.[r]
(1)Chơng V
Bảng tính excel I Đại cơng bảng tính
1.Khái niệm bảng tính
a.Ví dụ: Lập danh sách điểm thi học kỳ lớp gồm cột: Họ, tên, Ngày sinh, M1, M2, M3, Tổng điểm, Xếp Loại
õy danh sách đợc lập dới dạng bảng đó:
+Mỗi dịng ( trừ dịng đầu lấy làm tiêu đề cột ) thông tin học sinh; Mỗi cột thông tin học sinh
+ Dữ liệu độc lập (bắt buộc đa vào ) gồm: Họ, Tên, Ngày sinh,M1, M2, M3 +Dữ liệu phụ thuộc (sẽ tính tốn nhờ liệu độc lập): Tổng điểm, xếp loại
b.Kh¸i niƯm bảng tính
- Dùng quản lý liệu dới dạng bảng
- Bng tớnh l bng hỡnh chữ nhật đợc chia thành ô lới đờng song song vớicạnh bảng hình chữ nhật
- Các theo vệt ngang dịng, dịng đợc đánh số: 1,2,3 65536 - Các ô theo vệt dọc cột, cột đợc đánh số: A, B, IV (256 ct)
- Ô: Giao dòng với cột ô, tên ô :ghép tên cột, dòng; ví dô: A1, F10,
2 Khởi động EXCEL
Trong WIN95, 98, 2000 cã dïng mét cách sau:
Cách 1: Kích chuột lần lợt vào Start/Program/Microsoft excel
Cách 2: Kích chuột vào chữ X biểu tợng nằm góc phải bên h×nh
Cách 3: Kích đúp chuột vào biểu tợng hình
3 CÊu tróc b¶ng tÝnh excel
- Mỗi sổ tay (WorkBook) gồm đến 256 sheet (ngầm định sheet) ,
- Mỗi bảng tính (sheet) trang bảng tính nh trên, gồm 254 cột, 65536 dòng, 16 triệu «
(2)- Cột (columns) có độ rộng ngầm định kí tự (có thể thay đổi từ - 255 kí tự) - Dịng (Rows) có độ cao ngầm định 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi từ - 409) - Ô (Cell) giao cột dòng; đợc xác định địa ghép tên cột, tên dịng Có loại địa ô:
+ Địa tơng đối: A1 + Địa tuyệt đối: $A$1 + Địa hỗn hợp: $A1, A$1
4 Di chun trá vµ nhËp d÷ liƯu
- Con trỏ ơ: trỏ làm việc, có màu sẫm hơn, tồn trỏ làm việc - Con trỏ soạn thảo: vach | nhấp nháy ô làm việc, dùng để nhập liệu
- Di chun trá «:
+Dùng phím mũi tên: di chuyển đến ô gần + Dùng Page UP, Page Down: chuyển trang hình + Dùng CTRL+Home: Về A1
+ Dùng chuột: kích chuột vào ô trở thành ô làm việc
5 Khối ô (vùng - Range) , chọn khối ô, viết địa ch ụ
- Khối ô: tập hợp ô liền kề tạo thành hình chữ nhật, khối ô ô, cột, dòng, nhóm ô toàn bảng tính
- Địa khối ô đợc xác định toạ độ đầu hcn( góc bên trái) toạ độ cuối hcn ( góc dới bên phải) ; Cách viết A1:B10
- Chän khèi « :
+Chọn khối ô: Đặt chuột ô đầu khối, kích rê đến cuối khối
+Chọn nhiều khối ô đồng thời: Chọn khối ô thứ 1, ấn giữ CTRL đồng thời kích rê chuột để chọn khối thứ 2, ( thờng dùng vẽ đồ thị)
6 Thay đổi độ rộng cột, độ cao dòng
Di trỏ chuột đờng biên bên phải tên cột, phía dới tên dịng, chuột thành kích rê
7 Ra khái b¶ng tÝnh
KÝch cht vµo menu File/exit
II Lập bảng tính cất bảng tính vào đĩa 1 Các kiểu liệu cách nhập
VÝ dơ: B¶ng tÝnh gåm cột Họ, Tên, Ngày sinh, M1, M2, M3, Tổng, Xếp loại,
ở ví dụ liệu cột Họ, Tên kiểu văn bản, Ngày sinh kiểu Ngày tháng, M1, M2, M3 kiểu số, Tổng, Xếp loại kiểu công thức.
a Kiểu văn ( Text)
- Đợc gõ kí tự có bàn phím
- Ti a c 255 kí tự, ngầm định thấy kí tự, bên cạnh khơng có liệu kí tự “tràn” sang nhìn thấy
- Dữ liệu sau nhập vào ô sát trái (ngầm định)
b D÷ liƯu sè (Number )
- ChØ gâ c¸c sè tõ - , +, -,
- Dữ liệu sau nhập vào ô sát phải
c Dữ liệu kiểu ngày ( date )
- Gõ ngày tháng hợp lệ, theo qui định: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy - Dữ liệu sau nhập vào sát phải
d D÷ liƯu c«ng thøc (Formula)
- Bắt đầu dấu =, sau đến biểu thức tính tốn viết theo qui định excel
- Dữ liệu nhập vào ô sát phải kết tính số, sát trái kết văn - Nội dung cơng thức chứa biểu thức tính tốn mà ta gõ vào, nhng hình thức kết tính tốn biểu thức
- Khi ô liệu công thức thay đổi, giá trị tính tốn cơng thức thay đổi theo
2 HiƯu chØnh d÷ liƯu
(3)- Nếu liệu dài: để trỏ vào ô ấn F2 nhìn sửa liệu cơng thức, xong ấn Enter
3 C¸c phÐp toán cách viết biểu thức EXCEL
- C¸c phÐp tÝnh sè häc: +, -, *, / - Các phép so sánh: =,>,>=,<,<=, <> - Các hàm tính to¸n (sÏ xÐt thĨ sau) VÝ dơ: SUM(C2,D2), AVERAGE(C2,D2)
- Biểu thức: Là kết hợp hằng, địa ơ, hàm với phép tốn dấu (, )
Cã lo¹i biĨu thøc: Biểu thức tính toán biểu thức logic (điều kiện) VÝ dơ: =(C2+D2)/2
=D2>9
4 Ghi bảng tính vào tệp, đọc bảng tính từ tệp ra
- Ghi vào: File/Save ( đuôi ngầm định tệp XLS) - Đọc ra: File/Open
III Mét sè thao tác bảng tính
trờn ta ó xột khái niệm khối ô, cách chọn( đánh dấu) khối ô, viết địa khối ô, ta thực thao tác với khối
1 Các thao tác chép, di chuyển, xoá liệu khối ô
a Xoá liệu khối ô
- Đánh dấu khối ô - ấn phím Delete
b Di chuyển liệu khối ô
- Đánh dấu khối ô - Kích Edit/Cut
- Đặt trỏ ô nơi cần chuyển đến - Kích vào Edit/Paste
c Sao chÐp d÷ liƯu khèi ô
- Đánh dấu khối ô - Kích Edit/Copy
- Đặt trỏ ô nơi cần chép đến - Kích vào Edit/Paste
2 Sao chép ô công thức với địa tơng đối, tuyệt đối
a VÝ dô
VÝ dô 1:
A B C D E F
1 Hä Tªn Ngày sinh Lơng PC Tổng
2 Lê Hà 1/2/67 390 120 510
3 Đỗ Tú 2/3/56 425 220 645
4 NguyÔn An 3/4/78 520 320 840
Ô F2 viết công thức tính Tổng: =D2 + E2
Sau ta copy F2 cho ô F3, F4, >Công thức ô Ví dụ 2:
A B C D E F
1 HÖ sè 1.40
2 Họ Tên Ngày sinh Lơng PC Tổng
3 Lê Hà 1/2/67 390 120 510
4 Đỗ Tú 2/3/56 425 220 645
5 NguyÔn An 3/4/78 520 320 840
Ô F3 viết công thức tính Tổng: =D3*$E$1 + E3
Sau ta copy F3 cho ô F4, F5, >Công thức ô ta tuyệt đối ô $E$1
(4)Khi chép ô công thức: địa tơng đối công thức biến đổi để phù hợp với vị trí tơng đối đợc chép đến, cịn địa tuyệt đối giữ ngun
c C¸ch chÐp:
Cách 1: Copy bình thờng nh cách
Cách 2: (do thờng chép ô tới ô liền kề) + Đặt trỏ ô vào « c«ng thøc
+ Di chuét ë gãc ph¶i dới ô công thức, chuột thành + thì kích rê ô liền kề
3 Sao chộp đặc biệt (sao chép giá trị khối liệu l cụng thc)
Ví dụ: bảng liệu cần chép sang bảng gồm cột Họ, Tên, Tổng Cách làm:
+Sao chộp ct Họ, Tên sang bảng mới: chép bình thờng +Sao chép cột Tổng đặt bên cạnh, cách:
- Đánh dấu cột Tổng
- Chọn Edit/Copy
- Đặt trỏ ô nơi cần đến (bên canh cột Tên) - Chọn Edit/Paste Special/Values
4 §iỊn dÃy số có quy luật
- Gõ giá trị đầu vào ô thứ - Gõ giá trị thứ vào ô thứ - Đánh dấu ô
- Di cht ë gãc ph¶i díi cđa khèi ô, chuột thành + kích rê « tiÕp theo
IV Mét sè hµm th«ng dơng tính toán 1 Dạng tổng quát hàm c¸ch dïng
+ Dạng tổng quát: Tên hàm (đối số)
Đối số là: số, địa ô, khối ô, biểu thức, tên hàm khác Ví dụ: Sum(A2,B2)
+ Cách dùng: hàm thờng đợc dùng biểu thức tính tốn Hàm đợc chèn vào vị trí biểu thức cách:
Cách 1: Tại vị trí trỏ biểu thức gõ trực tiếp hàm cần nhập vào Cách 2: Tại vị trí trỏ biểu thức cần nhập hàm, hÃy vào lần lợt: Insert/ Function/ Chọn tên hàm cần nhập
2 Các nhóm hàm thông dụng
a Nhóm hàm số học thống kê
- Max(n1, n2, ni): Cho giá trị lớn c¸c ni
ở ni là: số, địa ơ, khối có chứa số - Min(n1, n2, ni): Cho giá trị nhỏ ni
- SUM(n1, n2, ni): Cho tæng c¸c ni
- AVERAGE(n1, n2, ni): Cho trung bình cộng ni - PRODUCT(n1, n2, ni): Cho tích ni
- COUNT(n1, n2, ni): Đếm liệu số danh sách
- COUNTA(n1, n2, ni): Đếm liệu số lẫn kÝ tù danh s¸ch VÝ dơ: COUNT(1,ha,4) cho kÕt qu¶
COUNTA(1,ha,4) cho kÕt qu¶ - ABS(x) =|x|
- INT(x) = phần nguyên x - MOD(x,y)= sè d cña x/y - SQRT(x) = bậc hai x - EXP(x) = ex
b Nhãm hµm thêi gian
- TODAY() cho ngày tháng hệ thống - YEAR(dl kiểu ngày) cho năm (4 số) - MONTH(dl kiểu ngày) cho tháng - DAY(dl kiểu ngày) cho ngày
- DATE(yyyy,mm,dd): cho giá trị kiểu ngày
- WEEKDAY(dl kiểu ngày,kiểu) cho thø tuÇn;
(5)kiểu = tuần tính thứ Hai:0, thứ Bảy:5, chủ nhật:6 Ví dụ: Xem từ ngày sinh đến ngày
= TODAY()-DATE(1984,02,25)
c.Nhóm hàm văn bản
- UPPER(x): i xõu kí tự X thành chữ in hoa
- LEFT(X,m): Đa xâu từ xâu X gồm m kí tự kể từ bên trái - RIGHT(X,n): Đa xâu từ xâu X gồm n kí tự kể từ bên phải - LEN(X): cho độ dài xâu kí tự X
d Nhãm hµm Logic
a b ab a b
0 0
0 1
1 0
1 1
- AND(®k1,®k2, ): cho giao đk
Ví dụ: + đtb>9 Đt>8 xếp Giỏi: AND(đtb>9,Đt>8) + Đa ngời sinh nhật vao hôm nay:
AND(day(Today()=Day(d2),Month(today()=Month(d2)) - OR(đk1,đk2, ): cho hợp đk
Vớ dụ: Đa ngời có ĐT ĐL>=9: OR(ĐT>=9,ĐL>=9) Giá trị BTĐK - IF(BTĐK,giá trị 1, giỏ tr 2) =
Giá trị BTĐK sai
Ví dụ: 1 Xếp loại học sinh lên lớp, lại dựa vào ĐTB = IF(ĐTB>=5,lên lớp, lại )
2. Xếp loại học sinh vào loại: Yếu, TB, Khá, Giỏi dựa vào ĐTB =IF(ĐTB<5,Yếu,IF(ĐTB<7,TB,IF(ĐTB<9,Khá,Giỏi))) Qua ví dụ trên, nhận xét: số hàm IF lồng trờng hợp
3 XL lên lớp: ĐTB>=5 ĐTB>=4 ĐT>7; lại lại
=IF(OR(DTB>=5,AND(DTB>=4,DT>7)),lên lớp, lại) V Định dạng liệu (trình bày) bảng tính
1 Thay đổi cấu trúc bảng
a ChÌn thªm ô, cột, dòng
- Đánh dấu ô (cột, dòng) phía dới bên phải vị trí cần chÌn
- Chän Insert/Cell, xt hiƯn hép tho¹i:
Nếu chọn: +Shift cell Right: đẩy khối ô đánh dấu sang phải chèn
+ Shift cell Down: đẩy khối ô đánh dấu xuống dới chèn +
Entire Row: chèn dịng trống phía khối ô đánh dấu
+ Entire Colum: chèn cột trống phía bên trái khối đánh dấu b Xoỏ ụ, ct, dũng
- Đánh dấu ô (cột, dòng) cần xoá
- Chọn Edit/Delete, xuất hép tho¹i:
Nếu chọn: +Shift cell Left: xố dồn sang trái + Shift cell Up: Xoá ô dồn lên + Entire Row: Xoá dịng đánh dấu + Entire Colum: Xố cột đánh du
2 Định dạng liệu kiểu số, ngày
(6)- Chän Format/Cell, xt hiƯn b¶ng:
- Trong bảng chọn nút Number
+ Trong Category: Chọn Number nếu định dạng số Chọn Date định dang ngày
Gi¶ sư chän Date, ta cã hép tho¹i:
+ Chän kiểu đa cho kiểu ngày tháng bảng bên phải, chọn
Custom t nh ngha kiu a +Chn OK
3 Định dạng liệu kí tự
- Đánh dấu vùng d÷ liƯu
(7)
+ Chọn phông, kiểu, cỡ chữ, (giống Word) + Kết thúc kích OK
4 Điều chỉnh liệu ô
- Đánh dấu vùng liệu
- Chọn Format/Cell, xuất bảng nh trên,
- Trong bảng chọn nút Alignment, có hộp thoại tiếp:
đó, chọn:
+Horizontal: §Ĩ liệu ngang ô nh sau:
General: giữ nguyên liệu nh đa vào
Left: Căn thẳng mép trái
Center: Căn vào
Right: Căn thẳng mép phải
Justify: Cn u bờn
Fill: Làm đầy kí tự có
Center acrosse Selection: Đa vào khối ô + Vertical: Để liệu dọc ô
Top: Sát
trên; Bottom: Sát dới
Center: Vo gia Justify: dới + Orientation: Chọn hình thức trải liệu
+ Wrap Text: Cuốn liệu xuống dòng đến lề bên phải ô
5 Tạo đờng k cho ụ
- Đánh dấu khối ô
(8)
+ Chọn đờng viền xung quang ô mục Preset
+ Chọn đờng viền phía mục Border
+ Chọn kiểu đờng viền mục Line - Style
+ Chän OK
* Có thể dùng công cụ để tạo đờng viền nhanh
VI Vẽ biểu đồ 1 Các bớc vẽ biểu đồ
Bớc 1: Chọn liệu để vẽ v chn kiu biu
- Đánh dấu vïng d÷ liƯu cho trơc OX, OY
- Kích nút lệnh công cụ chọn Insert/chart -> bảng - Chọn kiểu biểu đồ bảng 1(Step 1)
- Chän Next > b¶ng (Step 2)
Bớc 2: Xác định lại miền liệu để vẽ biểu đồ bảng 2(Step 2)
- Chän Next -> b¶ng (Step 3)
(9)
- Điền tên đồ thị ụ Chart title
- Điền tên trục OX ô Category (X) Axis
- Điền tên trục OY ë « Value (Y) Axis
- Chän Next -> b¶ng 4(Step 4)
Bớc 4: Xác định vị trí đặt biểu đồ bảng 4(Step 4)
- Nếu kích chuột vào As new sheet : Đặt biểu đồ trang tính mới, có tên Chart n ( n số)
- Nếu kích chuột vào As object in : Đặt biểu đồ trang tính, trang tính đợc xác định Sheet n
(10)2 Hiệu chỉnh biểu đồ
a Di chuyển, thay đổi kích cỡ biểu đồ
- Đánh dấu biểu đồ
- Kích rê chuột biểu đồ để thay đổi vị trí
- Kích rê chuột nút đen bao quanh biểu đồ để thay đổi kích cỡ
b Thay đổi Font chữ, kiểu, cỡ chữ, màu chữ biểu đồ
- Đánh dấu biểu đồ
- Chọn Font, kiểu, cỡ chữ, màu chữ công cụ menu
c Thay i kiểu, vùng liệu, tiêu đề, biểu đồ
Đánh dấu Biểu đồ/Kích vào Chart/ sau chọn: - Chart type : Thay đổi kiểu biểu đồ - Source data: Thay đổi vùng liệu để vẽ
- Chart Option: Thay đổi tiêu đề cho biểu đồ trục
- Location: Thay đổi nơi đặt biểu đồ
Chú ý: Khi lu bảng tính vào tệp đồng thời lu ln biểu .
VII Cơ sở liệu bảng tính 1 Khái niệm sở liệu bảng tính
Ví dụ:
stt Họ tên 15phút tiết TBKT học kỳ TB
mônkì1
1 Tạ Quang Cêng 9 9.0 9.0
2 NguyÔn Anh Dòng 7 7.0 7.3
3 Chu Th D¬ng 6.7 7.1
4 Ngun Hïng Dịng 10 10 10.0 10 10.0
5 Ngun Hữu Đại 10 10 10.0 9.3
Mt bng liệu trang tính đợc tổ chức thành hàng cột
Theo tht ng÷ cđa CSDL hàng (trừ hàng đầu) ghi, cột tr -ờng
Hng u ghi tiêu đề cột tên trng
2 Sắp xếp liệu
(11)- Chọn Data/Sort
Trong hộp thoại chọn: +KÝch vµo Header Row
+ Chọn khố SX thứ hộp SORT BY (là tiêu đề cột cần sx), chiều SX (A : tăng, D: giảm)
+ NÕu cã kho¸ SX thø 2, chọn tơng tự hộp THEN BY
+ Kết thúc kích vào OK
3 Tìm kiếm liÖu (läc)
a B»ng Autofilter
Bớc 1: Đánh dấu vùng liệu (gồm dòng tiêu đề cột dịng liệu)
Bíc 2: Vµo DATA/FILTER/AUTO FILTER
Bảng tính xuất mũi tên cạnh tiêu đề cột:
Bíc 3: Läc tõng ®iỊu kiƯn:
Kích chuột vào ô mũi tên bên cạnh tên cột dùng làm điều kiện lọc, đa bảng chọn:
+ Nếu chọn CUSTOM, đa bảng tiếp:
+ Chän møc so s¸nh ë Show rows where:
Equals = is less than or equal to <=
(12)Gõ (với số) chọn (với chữ) giá trị so sánh ô bên cạnh Ví dụ: - Đa ngời có TBKT>=9
- Đa ngời TBKH>=8, tiết>9
- Đa ngời có TBKT từ đến (dùng AND )
b B»ng Advanced Filter Bíc 1: Tạo vùng điều kiện nh sau:
- Dũng 1: chứa tên tiêu đề cột giống vùng liệu (nên copy sang)
- Dòng (hoặc dòng sau dùng để ghi điều kiện theo yêu cầu): Nhập điều kiện phía dới tên tiêu đề cột vùng điều kiện
Bíc 2: Đặt trỏ ô vào vùng liệu chọn lênh: Data/filter/Advantced Filter -> Xuất hộp thoại:
Bớc 3: Lựa chọn yêu cầu thực hiƯn trªn khung Action:
- Filter the List, in place: Để hiển thị kết lọc vùng liệu khai thác
- Copy to another location: Để chép kết lọc vào vùng đợc bảng tính Copy to
Bớc 4: Khai báo phạm vi vùng hộp tho¹i:
- List range: nhập địa (hay kích rê phạm vi) vùng liệu khai thác - Criteria range: Nhập địa (hoặc kích rê) vùng điều kiện
- Copy to: Nhập địa (hoặc kích rê) vùng chứa kết
Bíc 5: Chän OK hộp thoại Ví dụ
Ghi chú: Cách viết ®iỊu kiƯn vïng ®iỊu kiƯn:
Gi¶ sư cã bảng liệu:
stt Họ tên 15phút tiÕt TBKT
1 T¹ Quang Cêng 9 9.0
2 Ngun Anh Dịng 7 7.0
3 Chu Thuú D¬ng 6.7
(13)Vùng điều kiện:
stt Họ tên 15phút tiÕt TBKT
NguyÔn
>=9
Vïng kÕt quả:
stt Họ tên 15phút tiết TBKT
1 T¹ Quang Cêng 9 9.0
2 Ngun Anh Dịng 7 7.0
4 Ngun Hïng Dịng 10 10 10.0
4 Mét sè hµm dïng víi CSDL
Qui íc: VDL: Vïng d÷ liƯu cÇn xÐt
C: Cét cÇn xÐt
VDK: Vïng điều kiện
- DSUM(VDL,C,VDK): Tính tổng ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện
- DAVERAGE(VDL,C,VDK): Tính trung bình cộng ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện
- DCOUNT(VDL,C,VDK): Đếm ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện (Nếu cột cần xét số )
- DCOUNTA(VDL,C,VDK): Đếm ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện (Nếu cột cần xét văn )
- DMAX(VDL,C,VDK): Đa số lớn ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện - DMIN(VDL,C,VDK): Đa số nhỏ ô cột cần xét thoả mÃn điều kiện
Ví dụ:
* Lu ý tạo vùng điều kiện
- Nu iu kiện số tiêu đề điều kiện trùng với tiêu đề cột liệu làm điều kiện ( nên copy tên cột lấy làm điều kiện xuống).
- Nếu điều kiện biểu thức (hàm, ) tiêu đề điều kiện phải khác với tiêu đề cột liệu lấy làm điều kiện (không nên copy tên cột lấy làm điều kiện xuống).
(14)=Left(B2,1)=”N”
5 T×m kiÕm b»ng VLOOKUP, HLOOKUP
a Hµm VLOOKUP
VLOOKUP(Giá trị tìm, Vùng cần tìm,Cột cần lấy): Thực việc tìm kiếm giá trị cột vùng cần tìm cho kết tơng ứng cột cần lấy (cột định)
b Hµm HLOOKUP
HLOOKUP(Giá trị tìm, Vùng cần tìm, Dịng cần lấy): Thực việc tìm kiếm giá trị dịng vùng cần tìm cho kết tơng ứng dịng cần lấy (dịng định)
* Chó ý dïng hµm Vlookup, Hlookup:
ở hàm Vlookup: Vùng cần tìm có cột thứ đợc xếp tăng dần (từ xuống dới)
ở hàm Hlookup: Vùng cần tìm có dịng thứ đợc xếp tăng dần (từ trái sang phải) Ví dụ:
6 Tổng hợp liệu theo nhóm
Vớ d: Danh sách SV gồm trờng: Họ tên, Ngày sinh, Lớp, Khối, Điểm TB, Học bổng ->Tính tiền học bổng cho khối, lớp đặt dới lớp, khối
a Các bớc thực
b1 Sắp xếp liệu bảng với khóa trờngcó thể tổng hợp theo nhóm b2 Đặt trỏ vào vùng CSDL
Đây vùng liệu
Vùng cần tìm
Cột thứ
đây vùng liệu
Vùng cần lấy
(15)b3 Vµo menu Data / Subtotal -> xt hiƯn hép thoại
- Chọn cột tạo nhóm At each change in - Chän hµm tÝnh tãan mơc Use Function
- Chän c¸c cét thêm Subtotal vào Add Subtotal to b4 Kích OK
b VÝ dơ
c Chó ý
(16)- Nhấn nút :để thu nhỏ nhóm, dịng tổng hợp nhóm - Nhấn nút mở rộng để xem dòng chi tit nhúm
Trong hộp thoại Subtotal, nót chän cã ý nghÜa:
Replace current subtotal: bật / tắt việc thay liệu thao tác Subtotal cho liệu Subtotal cũ
Page break between groups: bật / tắt việc tự động chèn ngắt trang vào nhóm
Summary below data: bật / tắt việc tạo dòng tổng hợp đặt dới nhóm liệu
VIII In bảng tính
Ta thờng gặp hai trờng hợp:
- Phân trang tự động (nếu trang tính danh sách) - Phân trang tay (nếu trang tính gồm nhiều danh sách)
1 Đặt trang in t ng
- Đánh dấu toàn danh sách - Vµo File/Page setup
+ KÝch chän nót Page: §Ĩ chän kÝch cì, híng trang in - Portrait: in däc - Landscape: in ngang
- Paper size: chän cì giÊy
+ Kích chọn nút Margin: để đặt lề trang in
(17)+ Kích chọn nút Sheet: để tạo cột/dịng đầu cho trang in:
- Trong Print area: gõ địa tuyệt đối bảng liệu, Ví dụ: $A$1:$E$10
-Trong Rows To repeat at top: gõ dòng mà ta muốn in trang in theo qui cách: $tên dòng:$tên dòng
Vớ dụ: $1:$2 Nghĩa trang in in dòng 1, đầu bảng
- Trong Colums To repeat at left: gõ cột mà ta muốn in trang in theo qui cách: $ tên cột:$tên cột, Ví dụ: $A:$A Nghĩa trang in in cột A cột đầu (It dùng số cột không nhiều khổ giấy)
2 §Ỉt trang in b»ng tay
a §Ỉt trang
(18)b Hu t trang
- Đặt trỏ ô góc phải dới trang - Vµo Insert/ Remove Page Break 3 In trang tÝnh
Sau đặt trang in (tự động tay) tạo tiêu đề, đánh số trang (nếu cần) xong ta bật máy in, lắp giấy thực việc in, cách chọn menu: File / Print -> xuất hộp thoại:
Trong hộp thoại ta chọn:
+ All: in tất trang
+ Pages: để in trang cụ thể, cách gõ số trang vào From (in từ trang), vào
To (đến trang)
+ Cuèi cïng kÝch vµo OK.
BÀI TẬP EXCEL
Bµi 1.
Để quản lý điểm lớp, học sinh có yếu tố sau: họ tên, ngày sinh, điểm mơn nh Tốn, Lý, Hoá, Sinh, Văn, Sử, Địa, Điểm mơn đợc tính với hệ số Từng học kỳ thầy giáo phải tính điểm trung bình cho học sinh (giả sử với số môn) nh sau:
Danh sách điểm môn lớp 12A
Stt Họ tên NS Toán Lý Hoá Văn Tb
1 Lê Văn An 20/3/84 8 9 8.5
1 Xác định kiểu liệu cột, thông tin độc lập thông tin phụ thuộc
2 Lập biểu bảng gồm cột, trình bày nh vào liệu (vào liệu độc lập) cho 10 học sinh Ghi vào tệp
3 TÝnh ®iĨm TB cho học sinh Ghi lại Bài
Hàng tháng, học kỳ thày giáo cần thống kê số lợng tỉ lệ phần trăm học sinh lớp thuộc loại dới trung bình (DTB), trung bình (TB), (KH) giỏi (G) Trớc hết thày giáo phải kẻ bảng nh hình sau đếm số lợng (SL) loại để ghi vào:
Häc kú I
DTB TB KH G
Th¸ng TS SL TL SL TL SL TL SL TL
09 50 15 20 11
10 50 16 17 14
11 50 12 18 15
12 50 10 19 15
(19)2 TÝnh tØ lÖ (TL) loại tháng (TL = SL/TS) Ghi lại tệp Bài 3.
Mt k toỏn phi tớnh lơng cho cán bộ, họ lập bảng gồm cột: Stt, Họ tên, Ngày công (NC), Lơng (LC) tính theo đơn vị ngàn đồng, Tiền thởng (TT), trợ cấp (TC), Tổng số (TS) Theo mẫu sau:
Stt Họ tên NC LC TT TC TS
1 Trần An Bình 24 450
2
1 Lập bảng nh vào liệu cho khoảng ngời Ghi vào tệp Tính tiền thởng theo số ngày cơng: TT=NC*5 (5 ngàn đồng)
3 Tính trợ cấp theo mức phần trăm lơng đợc hởng, giả sử 30% lơng Tính tổng số tiền đợc lĩnh ngời Ghi lại tệp
Bµi 4.
Một HTX giao ruộng cho xã viên canh tác Họ lập bảng để nắm tình hình thu thuế Bảng có cột sau: Số thứ tự, Họ tên chủ hộ, diện tích đất hạng 1, diện tích đất hạng 2, diện tích đất hạng 3, mức thuế hàng năm cho hạng đất Tổng cộng thuế phải đóng hàng năm hộ HTX hạng đất toàn (Mức thu thuế tính đơn vị diện tích phụ thuộc vào hạng đất)
1 Lập bảng tính để tính thuế cho xã viên, ghi vào tệp Tính tổng cộng thuế phải đóng xã viên
3 Tính tổng thuế hạng đất toàn (để hàng cuối)
(Lu ý:Mức thuế hạng đất để ô cố định, tính thuế hạng đất dùng địa ch tuyt i)
Bài 5.
Một danh sách lớp gồm cột: Họ tên, ngày sinh, điểmToán, điểm Văn, điểm Ngoại ngữ, điểm TB (ĐTB), xếp loại, ghi
1 Lập bảng vào liệu cho khoảng học sinh (các cột liệu phụ thuộc: ĐTB, xếp loại, ghi tính toán điền câu hỏi sau)
2 Tính điểm trung bình cho học sinh
3 Xp loi cho học sinh dựa vào điểm trung bình : Nếu ĐTB<5 xếp loại Không đạt; Nếu ĐTB>=5 xếp loại Đạt
4 Hãy lập cơng thức tính để cột Ghi đợc tự động ghi dấu * học sinh có ĐTB cao (có thể có nhiều học sinh có ĐTB cao nhất), cịn học sinh khác ghi dấu - (Gợi ý: tạo ô phụ ghi ĐTB cao để so sánh)
*5 Thêm cột Sinh chủ nhật để ghi ngời sinh vào Chủ nhật Biết ngày 31/12/1996 ngày thứ Ba Sử dụng hàm thích hợp để tự động viết vào cột chữ CN ng ời sinh vào chủ nhật (Gợi ý: Do ngày 31/12/1996 ngày thứ ba nên ngày 5/1/1997 Chủ nhật, tất ngày chênh với ngày 5/1/1997 số ngày chia hết cho Chủ nhật (dùng hàm ABS, hàm MOD hàm IF để viết công thức cần thiết)
Bài 6.
Lập bảng tính gồm thông tin sau: Họ, Tên, Ngày sinh, số con, Lơng chÝnh, phơ cÊp, Thu nhËp, Ghi chó
Vào liệu cho ngời
Tính thu nhập cho cán (Thu nhập = Lơng chÝnh + phơ cÊp) Ghi chó sÏ ghi víi ®iỊu kiƯn nh sau:
- Nh÷ng ngêi sinh tõ 1936 trë vỊ tríc th× ghi VỊ Hu - Những ngời sinh sau 1936 ghi Làm ViÖc
4 Vẽ đồ thị thể tơng quan mức thu nhập cán Sắp xếp bảng tính cho cột Thu nhập theo chiều giảm dần Đếm số ngời có số từ trở xuống, kết để ô A10
7 Chỉ mức thu nhập cao quan , kết để B10 Sau đếm tổng số ngời có mức thu nhập cao nhất, kết để B12
8 Tính tổng lơng ngời Về hu để ô C14; tổng lơng ngời Làm việc để ô D14 Lọc đa danh sách gồm ngời có lơng >=425 số <=2
10 Lọc đa danh sách gồm ngời Về hu, danh sách gồm ngời Làm việc Bài 7.
1 Lập bảng theo mẫu sau:
Danh sách khách hàng vay tiền tiết kiệm
Ngày trả: 12/6/97
% lÃi hạn/ngày: 0.0002
Tên khách Đối
t-ng Ngyvay n hạnNgày Tiền vay Tiền lãi quá hạnTiền lãi Tổng cộng
(20)Hµ An 15/3/95 20/6/96 3000000 Anh TuÊn 30/6/95 10/4/96 2500000 Xu©n Thao 12/6/96 12/6/97 1000000
2 TÝnh cét tiÒn l·i nh sau:
- Nếu đối tợng tiền lãi = Tiền vay *(Ngày đến hạn - ngày vay) * 0.001 - Các đối tợng khác tiền lãi = Tiền vay *(Ngày đến hạn - ngày vay) * 0.002 Tính tiền lãi hạn nh sau:
Tiền lãi hạn=Tiền vay*(Ngày trả-Ngày đến hạn) * % Lãi hạn Tính tiền tổng cộng = Tiền vay + tiền lãi + tiền lãi hạn
5 Sắp xếp tiền vay theo chiều giảm dần
6 Đếm số ngời thuộc đối tợng 1, kết để A14
7 Tính tổng tiền vay đối tợng loại loại 1, kết để B15
8 Tính tổng tiền Tổng cộng ngời có ngày vay vào năm 1995, kết để ô C15 Vẽ đồ thị so sánh tiền Tổng cộng Tiền lãi khách hàng
9 §a sè tiỊn vay cao nhất, khách hàng
10 Lọc danh sách gồm đối tợng loại có ngày vay sau 1/1/1996 Bài 10.
1 Lập bảng tính trình bày nh mẫu sau:
2) Xác định điểm u tiên cho ngời nh sau: XLHTập Điểm
UT
A
B 0.5
C
3) TÝnh §iĨm TB nh sau: Điểm TB=(Toán*2+Văn*2+Lý+Sinh+Ngoại Ngữ+ĐiểmUT)/7 4) Kết xếp nh sau:
Nếu ĐiểmTB<5 xếp loại Yếu; 5<=ĐiểmTB<6.5 xếp loại TB; 6.5<=Điểm TB<8 xếp loại Khá; ĐiểmTB>=8 xếp lo¹i Giái
5) Sắp xếp danh sách cho Điểm TB theo chiều giảm dần 6) Điền số thứ tự tự động vào mục STT
7) Đếm số ngời lớp 12A2, kết để ô B12
8) Đa dánh sách gồm ngời xếp loại học tập A có Điểm TB>=7 9) Vẽ biểu đồ so sánh điểm TB học sinh
Bµi 11
Danh sách SV đợc cấp học bổng năm học 200 –200 Ngày tại: (cho ngày cụ thể hôm nay)
Stt Họ tên Ngày
sinh MÃUT Môn Môn ĐiểmTB Tiền HB Ghi
Nguyễn Lâm A1
Lª Tó Nam A2
Đoàn ThuThuỷ B2
Lâm Tú Trinh B1
Phạm Thị Hoa C2
(21)L· BÝch Ngäc C1 8
Hoàng Tiến A2
Lê Thị Lan B1
1 Nhập liệu theo bảng (tự cho ngày tháng năm sinh cho phù hợp độ tuổi học Đại học)
2 §iỊn sè thø tù cho cét STT
3 Tính điểm TB nh sau: Điểm TB= (Môn + Môn )+Điểm UT Điểm UT cho ngời c tớnh nh sau:
Nếu MÃ UT=A Điểm UT 1; MÃ UT = B Điểm UT=0.5; MÃ UT=C Điểm UT=0
4 Tiền HB (tiền häc bỉng) tÝnh nh sau:
NÕu §iĨm TB >=9 tuổi <=20 học bổng 500000 Nếu 9>Điểm TB>=8 22>=tuổi >20 học bổng 300000 Còn lại không cấp học bổng
Lu ý: Tuổi = Năm Năm sinh
5 Tớnh tng học bổng học sinh có Mã UT với chữ đầu ”A”; ”B”;”C” để kết vào ơ: A12, B12, C12
6 §Õm xem có học sinh có điểm TB từ trở lên có môn 1>=8
7 Trích vùng khác bảng tính: Những học sinh có tiền học bổng =500000 môn 1>=9
8 in vào cột Ghi chú: Những sinh nhật vào ngày hơm ghi “SN”, khơng ghi “-“ (Sau thử vài ngời danh sách có sinh nht vo hụm nay)
9 Sắp xếp danh sách cho cột Tiền HB giảm dần Tiền HB trùng xếp Điểm TB tăng dần