phat trien ky nang ca nhan

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Bài KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM I MỤC TIÊU: Sau học xong này, sinh viên cần hiểu biết vấn đề sau: Hiểu biết kiến thức khái niệm nhóm, quy luật phát - triển nhóm II - Biết cách giải mâu thuẫn nhóm - Hiểu trách nhiệm cá nhân làm việc nhóm NỘI DUNG: - Khái niệm nhóm - Lợi ích làm việc theo nhóm - Các yếu tố cần thiết để nhóm làm việc hiệu - Các giai đoạn phát triển nhóm - Trách nhiệm cá nhân cơng việc nhóm - Vấn đề giao tiếp thành viên nhóm Tình dẫn nhập Nhân vật Hùng tình gặp phải nhiều khó khăn làm việc nhóm Theo nhận xét bạn nhóm học tập với Hùng anh nói, rụt rè, đưa ý kiến Hùng khơng thích chia sẻ ý tưởng tham gia hoạt động nhóm Kể hoạt động online offline, thấy Hùng xuất Lâu dần, cách vô thức, nhiều thành viên nhóm quên có mặt anh Ở công ty vậy, ấn tượng người Hùng mờ nhạt Hùng lầm lũi làm việc theo phân công người Trưởng phịng, hịa đồng với người phịng Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Theo bạn, với tính cách Hùng thành cơng thăng tiến nghiệp hay không? Hùng cần phải thay đổi nào? Như đề cập 1, cá nhân sống tách rời khỏi tập thể, xã hội Mối quan hệ cá nhân – tập thể; cá nhân – xã hội mối quan hệ tương hỗ lẫn Để thành công sống, Hùng cần phải nhận thức kiến thức kỹ làm việc nhóm, từ Hùng cần thay đổi hành vi thân Khái niệm nhóm: - Nhóm tập hợp người hợp tác với cách có tổ chức để đạt mục tiêu cụ thể lĩnh vực hoạt động xác định - Nhóm hình thức tổ chức áp dụng ngày nhiều môi trường làm việc môi trường học tập Khi hợp tác làm việc theo nhóm, người làm nhiều việc hiệu người làm việc riêng rẽ - Việc hiểu rõ lý thuyết phát triển nhóm giúp bạn có khả nhận biết đặc điểm giai đoạn phát triển nhóm, dấu hiệu cảnh báo rắc rối mà nhóm gặp phải để chủ động khắc phục mâu thuẫn nhóm - Cần hiểu kỹ làm việc nhóm kỹ quan trọng mà cá nhân cần phải trang bị để đạt thành cơng Khi làm việc nhóm, bạn phải thể tinh thần trách nhiệm, khả giao tiếp tốt tinh thần hợp tác cao Lợi ích làm việc nhóm 2.1 Trong mơi trường học tập  Giảm áp lực học mình: Thành viên nhóm có cảm giác thoải mái, khơng bị căng thẳng lúc làm việc Sự hỗ trợ, hợp tác Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người người nhóm giúp họ trở nên tự tin việc học họ đạt hiệu cao hơn;  Hiệu học tập tốt hơn: Các thành viên nhóm chia sẻ phương pháp học tập cho để đạt kết tốt nhất, giúp đỡ tiến Sự phối hợp nhiều người giúp thực công việc lớn chất lượng cao Đưa nhiều giải pháp trình thực hiện;  Phát triển kỹ năng: Tạo mơi trường tốt để người học phát triển kỹ kỹ giao tiếp, kỹ quản lý cá nhân, khả chịu trách nhiệm, kỹ chia sẻ thơng tin Đó kỹ có ích cho công việc cho phát triển nghiệp sau này;  Xây dựng quan hệ tốt với nhiều thành viên cộng đồng học viên 2.2 Trong mơi trường doanh nghiệp Với việc phát triển nhóm làm việc, trước hết doanh nghiệp giải vấn đề phức tạp chuyên môn cơng việc cụ thể Bên cạnh mơ hình nhóm giúp doanh nghiệp:  Thực tốt mục tiêu lớn điều kiện cụ thể;  Thực dự án lớn cần nhiều người tham gia;  Thực quy trình làm việc, kết nối liên phịng ban, liên cơng ty, giảm thiểu thủ tục, vướng mắc phối hợp phận;  Tạo chủ động cho nhân viên, cấp tin tưởng trao quyền cho nhóm làm việc;  Củng cố tinh thần hợp tác, đồn kết thành viên, xây dựng văn hóa cơng sở văn hóa doanh nghiệp 2.3 Các yếu tố cần thiết để nhóm làm việc hiệu Có nhiều cách để mơ tả nhóm làm việc, phương pháp hiệu sử dụng chữ P đặc trưng: Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Purpose – Mục đích, Position – Vị trí, Power – Quyền hạn, Plan – Kế hoạch, People – Con người Việc xác định 5P giúp tập hợp thành viên để tạo nhóm hoạt động hiệu Ngược lại, bỏ qua đơn tập hợp số người có cơng việc liên quan đến hợp tác với cách có tổ chức hiệu 2.3.1 Mục đích (Purpose) Như biết, việc làm cần có mục đích mục tiêu cụ thể Khi nhóm làm việc với mà khơng đề mục đích chung để người hướng tới người làm kiểu, từ kết cơng việc khơng mong muốn Vì vậy, tất thành viên nhóm phải hiểu mục tiêu chung mà tập thể họ phải đạt đến gì? Khi thống điều cần thực hiện, thành viên nhóm giao cơng việc để thực theo kế hoạch thống cách cụ thể, rõ ràng Với mục đích, nhóm đề cách thức thực khác cho phù hợp, nhằm đạt kết tốt Khi xác định mục đích, cần trả lời vấn đề:  Tại lại sử dụng nhóm?  Cơng việc bạn có cần thiết phải sử dụng nhóm khơng? Sử dụng nhóm để làm gì? Chúng ta mong đợi từ khả hợp tác nhóm? Thế mạnh nhóm gì?  Mục đích nhóm hình thành nhằm thực dự án hay thực nhiệm vụ định?  Nhóm trì lâu dài hay tồn tạm thời…? Mục đích chung nhóm đưa người có khả thích hợp vào để họ hợp tác cơng việc nhằm đạt mục tiêu cá nhân, phận tổ chức Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Ví dụ: Mục đích nhóm nghiên cứu thị trường: Xác định thị phần cho sản phẩm mới; tìm kiếm thị trường mới… Mục đích nhóm phát triển sản phẩm: Cải thiện chất lượng sản phẩm tăng tính sử dụng sản phẩm, cải thiện mẫu mã sản phẩm… Mục đích nhóm học tập: Giúp đỡ tiến bộ, chia sẻ kinh nghiệm, làm tập lớn… 2.3.2 Vị trí (Position) Khi xác định phải sử dụng nhóm, vấn đề đặt xác định vị trí (Position) Khi nhóm thành lập, nhóm có vị trí cấu tổ chức, liệu nhóm có phù hợp với tồn phận khác tổ chức không? Việc thành lập nhóm với hợp tác thành viên có ảnh hưởng đến khả vận hành phận khác tổ chức không? Câu hỏi quan trọng, vì, xác định xác vị trí nhóm, mối quan hệ làm việc, hợp tác nhóm, cơng việc sau thuận lợi, không bị cản trở Ngược lại, việc hình thành phận "khơng rõ vị trí" tổ chức dễ mang lại "nghi kỵ" cá nhân, phận tổ chức Khi xác định vị trí, cần trả lời vấn đề:  Ai chọn người tham gia vào nhóm? Những đối tượng tham gia nhóm? Ai người đứng tập hợp nhóm?  Các nhóm báo cáo cho ai? Kết làm việc yêu cầu phát sinh báo cáo nào? Cách thức báo cáo xử lý kết quả?  Mối quan hệ thành viên nào? Sự liên kết, ràng buộc hay không ràng buộc nhóm nào? Ai chịu trách nhiệm liên Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người kết? Và đặc biệt, chi phí vận vận hành nhóm phát sinh để phục vụ hoạt động nhóm chịu trách nhiệm? 2.3.3 Quyền hạn (Power) Khi trả lời câu hỏi mục đích vị trí nhóm, vấn đề nhóm làm gì, khơng làm trách nhiệm tới đâu vấn đề phải cân nhắc kĩ Quyền hạn (Power) câu hỏi thứ ba mà phải trả lời thành lập nhóm làm việc Xác định quyền hạn cho nhóm vấn đề khó, phụ thuộc vào đặc điểm quy mô, cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ hoạt động … tổ chức Khi xác định quyền hạn, cần trả lời vấn đề:  Phạm vi cơng việc nhóm gì? Nhóm phụ trách công việc nào? Trách nhiệm đến đâu? Cần phân chia rõ giới hạn công việc hợp tác  Nhóm làm việc vấn đề có ảnh hưởng đến phận, phịng ban khác tổ chức?  Nhóm tập trung vào lĩnh vực giới hạn định? Các lĩnh vực liên quan chịu ảnh hưởng nhóm hoạt động  Nhóm có quyền tự định tới đâu? Nhóm giải vấn đề gì? Vấn đề cần có ý kiến ai… 2.3.4 Kế hoạch (Plan) Việc xác định trước dự kiến hoạt động theo trình tự, thứ tự cơng việc, đảm bảo phối hợp chặt chẽ thành viên nhóm gọi kế hoạch hoạt động nhóm Kế hoạch thể cấu trúc công việc với hợp tác thành viên, cụ thể (Who), làm việc (What), đâu (Where), vào thời điểm (When), (Why) phải làm việc Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người (How)? Cấu trúc "5W + H" giúp bạn thiết lập kế hoạch hoạt động nhóm Dựa vào đó, bạn dự kiến người nguồn lực để thực có hiệu mục tiêu Việc xây dựng kế hoạch nhóm giúp cho q trình điều hành hoạt động đạt hiệu tốt Khi lập kế hoạch, cần trả lời vấn đề  Nhóm đảm nhiệm trách nhiệm giao thực quyền hạn nào?  Ai nhóm làm làm nào?  Bao  Vị nhiêu thành viên nhóm phù hợp? trí lãnh đạo nhóm cố định hay luân phiên thành viên?  Người  Lịch lãnh đạo có trách nhiệm quyền hạn gì? họp nhóm nào? Trong họp nhóm, khối lượng công việc làm bao nhiêu?  Những  Bạn thành viên nhóm làm buổi họp? mong muốn thành viên hoạt động với nhóm bao lâu? 2.3.5 Con người (People) Đối với hoạt động gì, vấn đề người ln vấn đề quan trọng Chính người tạo nhóm, vận hành nhóm tất nhiên họ người định hiệu hoạt động nhóm Chính vậy, việc xác định mục đích, vị trí, quyền hạn kế hoạch việc tạo điều kiện để người hợp tác làm việc nhóm thành cơng Câu hỏi đặt khơng phải: "Ai người xuất sắc nhất", mà là: "Chúng ta tạo kết hợp nguồn lực tốt đạt kết tốt nào?" Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Trong nhóm, vấn đề người ln vấn đề phức tạp, có thành viên xuất sắc, thành viên "ít xuất sắc hơn" Khi hợp tác với môi trường làm việc nhóm, bạn nhớ rằng: "Khơng có thành viên kém, có trưởng nhóm tồi", "Một tập thể người giỏi, có khả hợp tác tốt mạnh tập thể nhiều người giỏi mà khơng có hợp tác" Do đó, việc khuyến khích, động viên thành viên tăng cường hợp tác, giúp đỡ làm việc có ý nghĩa quan trọng nhằm khai thác lực người nhóm để làm việc cách hiệu Khi trả lời câu hỏi người, cần trả lời vấn đề:  Các  Ai thành viên nhóm tập hợp từ đâu? người có khả tạo đồng thuận, hợp tác nhóm?  Các thành viên nhóm có kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm khả gì?  Làm để tăng cường hợp tác thành viên nhóm?  Đánh giá khả hiệu làm việc thành viên phương pháp để cơng nhận cách tốt lực họ? 2.4 Các giai đoạn phát triển nhóm Hình 3: Các giai đoạn phát triển nhóm Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Trong chu kỳ làm việc, nhóm thưởng trải 04 giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Chuẩn hóa Phát triển Tùy mục tiêu tính chất hoạt động nhóm mà nhóm giải tán (kết thúc) nhóm sau chu kỳ làm việc tiếp tục trải qua giai đoạn chu kỳ (Bruce W Tuckman (1965) Ví dụ: Đối với doanh nghiệp: Để thực dự án, ban lãnh đạo giao nhiệm vụ cho nhóm Khi dự án hoàn thành, cá nhân nhóm hợp tác ăn ý tiếp tục phối hợp với dự án ngược lại Tương tự nhóm học tập: Sau thành viên nhóm phối hợp với nhau, thấy hợp lại tiếp tục kết hợp thành nhóm mơn học tập lớn ngược lại 2.4.1 Giai đoạn hình thành Mơ tả: Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Đây giai đoạn người phấn chấn háo hức tham gia nhóm Các thành viên bắt đầu làm quen trước làm việc quan trọng nhóm Cảm giác phấn chấn qua mau, nhóm gặp phải vấn đề không rõ mục tiêu, không tin tưởng nhau, chất lượng trao đổi thông tin Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này: - Khi vào việc, người im lặng trao đổi Đặc biệt thành viên quan trọng lo âu; - Nhóm không thống ý kiến vấn đề khơng nói trực tiếp; - Đặt câu hỏi mục đích nhóm; - Lịng tin tận tâm thấp; - Không tập trung suy nghĩ họp; Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Thành viên thắc mắc q nhiều; - Khơng dự tính vấn đề khó khăn; - Xung đột chủ yếu mang tính chất cá nhân theo cách tiêu cực Hành động người lãnh đạo Một số gợi ý việc người lãnh đạo nên làm có vấn đề xảy là: - Giải thích mục tiêu chung nhóm; - Mơ tả vấn đề nhóm giải cách rõ ràng; - Xác lập mục tiêu, thời gian biểu.Ví dụ đưa kế hoạch hoạt động giai đoạn đầu; - Chọn thành viên vào công việc cụ thể Lập bảng phân công nghiệp vụ; - Duy trì trạng thái khẩn trương Ví dụ lịch họp giai đoạn đầu dày hơn; - Tổ chức bàn bạc dạng bàn trịn để tạo khơng khí dân chủ; - Hướng dẫn cho thành viên gặp rắc rối bên họp, tách rời vấn đề cá nhân khỏi công việc chung Đồng thời, lãnh đạo nên khuyến khích cá nhân cịn rụt rè nói rõ quan điểm; - Bám sát nhiệm vụ để đôn đốc, giúp đỡ 2.4.2 Giai đoạn xung đột Mô tả: Giai đoạn xung đột (hay biến động) giai đoạn phát triển nhóm Khi chuẩn mực cơng việc chưa hình thành, cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích bắt đầu nảy sinh mâu thuẫn với Trong giai đoạn có nhiều ý kiến theo chiều hướng khác đưa Mâu thuẫn nảy sinh chí dẫn tới xung đột đe dọa đổ vỡ nhóm Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này: - Bắt đầu hình thành phe phái; - Nảy sinh kỳ vọng không thực tế; - Các thành viên phát triển mức độ khác nhau; Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 10 Trung tâm Đào tạo E-learning - Nhận thấy vấn đề khó khăn; - Muốn đẩy vấn đề cho cấp trên; - Không sẵn sàng đương đầu với thử thách Cơ hội học tập cho người Hành động người lãnh đạo Một số gợi ý việc người lãnh đạo nên làm có vấn đề xảy giai đoạn là: - Khuyến khích thành viên đưa quan điểm khác nhau; - Tập trung vào thời gian mục tiêu chung để tạo thỏa hiệp; - Chia nhỏ vấn đề lớn; - Tìm kiếm thành cơng nhỏ để tạo hưng phấn cho nhóm; - Hướng dẫn thành viên; - Cho phép có xung đột 2.4.3 Giai đoạn chuẩn hóa Mơ tả: Trong giai đoạn chuẩn mực hình thành nhờ có trải nghiệm chung từ thực tế Nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Các thành viên bắt đầu cảm thấy thoải mái việc bày tỏ quan điểm Những vấn đề nhóm thảo luận cởi mở Ở giai đoạn này, người bắt đầu lắng nghe Các phương pháp làm việc hình thành tồn nhóm nhận biết điều Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này: - Các tranh luận diễn khơng có lý do; - Những người lãnh đạo quản lý nhóm thường bị trút giận xảy mâu thuẫn; - Các hội đàm trao đổi thay cho hành động, nhóm tranh luận chuẩn mực đưa ra; Các nhóm nhỏ theo hướng riêng mình; - Những vấn đề khơng lường trước phá vỡ động lực phát triển nhóm Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 11 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Hành động người lãnh đạo Một số gợi ý việc người lãnh đạo nên làm có vấn đề xảy giai đoạn là: - Thử thách nhóm để tiến hành phân tích giải nhằm tìm bất đồng; - Chuyển từ lãnh đạo huy sang lãnh đạo khuyến khích, ủng hộ; - Chia sẻ nhiệm vụ lãnh đạo với thành viên khác; - Kêu gọi thành viên chia sẻ trách nhiệm; - Bám sát mục tiêu thời gian biểu đề 2.4.4 Giai đoạn phát triển Mô tả: Giai đoạn phát triển giai đoạn “hiệp lực” Nhóm phát triển lớn mạnh Các mối quan hệ nhóm rõ ràng Sự đồng thuận thành viên thiết lập theo phương hướng chung nhóm Các mục tiêu định hướng dựa nhiệm vụ mối quan hệ Khi đó, nhóm đạt kết cao cơng việc Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này: - Nhóm đảm nhận nhiều việc; - Các thành viên không tuân theo lãnh đạo; - Các thành viên hoạt động tự do; - Giao tiếp thành viên nhóm khơng nhiều; - Các thành viên phản đối công việc nhàm chán; - Nhóm khơng cịn động lực thúc đẩy Hành động người lãnh đạo Một số gợi ý việc người lãnh đạo nên làm có vấn đề xảy là: - Tăng cường họp đặn; - Tham gia dự án lớn hơn; - Tìm kiếm thêm động lực cho nhóm Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 12 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Trách nhiệm cá nhân cơng việc nhóm (Personal Responsibility) Có thể hiểu, trách nhiệm cá nhân cơng việc nhóm tập hợp ứng xử thể mong muốn tích cực tham gia vào cơng việc nhóm thành viên Tại lại cần thể trách nhiệm cá nhân: - Mặc dù thành viên nhóm phải chịu trách nhiệm chung công việc giao Tuy nhiên việc khuyến khích thành viên thể trách nhiệm cá nhân điều cần thiết Điều giúp thành viên tập trung vào phần công việc giao, không đổ lỗi cho tập thể hay thành viên khác - Trách nhiệm cá nhân giúp thành viên chủ động cách ứng xử với kiện tích cực tiêu cực q trình làm việc Qua góp phần thúc đẩy hiệu làm việc nhóm - Cần phải thay đổi quan niệm cũ cho công việc mang tính tổ chức nhóm nhóm trưởng thực thành lập nhóm trách nhiệm nhóm trưởng Từng thành viên nhận thức rõ tham gia cơng việc nhóm trách nhiệm Một số cách thể trách nhiệm cá nhân: - Thể trách nhiệm với rõ ràng thông tin, mục tiêu, phân công công việc, - Thể khả ứng phó: Bạn cần có khả chủ động ứng phó với kiện nhóm làm việc Khi bạn thấy hợp tác công việc thiếu hiệu thay bực tức, từ chối cơng việc, đánh giá thấp người khác bạn cần tự hỏi “Ngun nhân việc gì? Tơi phải làm để làm tốt hơn” Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 13 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Thể quyền thành viên mình: Nếu khơng đồng ý với hướng định nhóm, thành viên cần phải có kiến Nếu thành viên khơng quan tâm đến việc nhóm khơng thể đạt kết mà thành viên mong đợi - Thể có lĩnh: Nếu thành viên khác khơng giữ cam kết, bạn cần phải nói rõ điều ảnh hưởng đến kết Hãy nhắc lại với họ: Bạn muốn hợp tác phải trước đưa cam kết - Kết thúc cơng việc giao hạn Nếu có vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ cần phải cho nhóm biết sớm - Mang lại “món quà” bất ngờ cho nhóm: Nếu bạn có khả giúp nhóm thông tin, quan hệ cá nhân chia sẻ với nhóm Vấn đề giao tiếp thành viên nhóm - Vấn đề giao tiếp thành viên nhóm cần trọng để xây dựng tình đồn kết nhóm Các thành viên nhóm cần biết trao đổi thông tin với cách rõ ràng xác, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, xây dựng lòng tin, hợp tác chia sẻ thành viên Tại cần phải giao tiếp tốt với thành viên nhóm? - Lắng nghe tốt giúp cá nhân bạn nắm rõ mục tiêu, kế hoạch cơng việc, nguồn lực sử dụng, biết rõ tiêu chí đánh giá cơng việc bạn Những điều thiếu để bạn làm việc hiệu môi trường làm việc - Giúp cung cấp thơng tin rõ ràng cho nhóm Họ biết xác ý tưởng tích cực bạn: Bạn muốn gì, khơng mong muốn gì, gặp khó khăn đâu Qua đó, họ thực việc bạn mong muốn, giúp đỡ việc bạn gặp khó khăn đánh giá công việc bạn Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 14 Trung tâm Đào tạo E-learning - Cơ hội học tập cho người Trao đổi thông tin tốt tạo môi trường an tồn thoải mái nhóm Sẽ khơng có người hiểu nhầm bạn bị bạn hiểu nhầm Lời khun Trong nhóm thơng thường có 02 loại thành viên Những người “kéo”, người có khả sáng tạo, tìm mới, thúc đẩy việc phối hợp thành viên khác Những người “đẩy” người có khả làm việc chăm mẫn cán mục tiêu chung Bạn nên tự đánh giá thuộc loại “kéo” hay “đẩy” Mạnh dạn kiến nghị để phân công nhiệm vụ phù hợp Bạn dễ dàng thể trách nhiệm Cần làm để giao tiếp tốt nhóm? Lắng nghe góp ý với nhóm - Chủ động lắng nghe: ý đến lời nói người trình bày, đừng vội suy nghĩ nội dung phát biểu bạn - Nếu bạn khơng rõ cịn băn khoăn ý kiến vừa trình bày mạnh dạn đặt câu hỏi Để việc giao tiếp, trao đổi nhóm thuận lợi việc truyền đạt nắm bắt thơng tin xác thành viên quan trọng - Phát biểu có tính xây dựng  Khi phát biểu, bạn đừng khẳng định riêng ý kiến Nên nhớ ý kiến riêng bạn Hãy để thành viên nhóm cơng nhận ý kiến bạn thực mang lại hiệu cho nhóm;  Hãy giải thích rõ ràng ngun nhân bạn nhận xét vấn đề, người hay việc; Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 15 Trung tâm Đào tạo E-learning  Cơ hội học tập cho người Nếu có thể, nhắc lại ý kiến người nói để chắn bạn hiểu họ trước nhận xét phát biểu;  Cần trân trọng ý tưởng người khác, bạn bạn cho ý tưởng khó thực Vì phần ý tưởng có giá trị mang lại kết tốt;  Trước chất vấn có thiện chí, bạn nên bình tĩnh để trả lời khơng nên phản ứng nóng nảy;  Đừng ngắt lời người khác trình bày;  Nên giữ thái độ khách quan để đánh giá việc, ý tưởng không đánh giá người nói Trình bày ý tưởng - Cần xác định tâm cân cảm xúc trước trình bày ý tưởng, thư giãn hít thở sâu trước trình bày Nếu bạn trình bày ý tưởng với tâm trạng buồn rầu, mệt mỏi cho dù thơng tin mà bạn đưa tích cực người nghe có cảm giác tiêu cực - Khi trình bày nên dùng ngơn ngữ giản dị, dễ hiểu, khơng dùng tiếng lóng - Chú ý đến ngôn ngữ thể giao tiếp phi ngơn từ - Hài hước có chừng mực: Hài hước chút làm cho khơng khí nhóm thoải mái hơn, người tiếp cận ý kiến bạn tích cực Tuy nhiên, khơng nên lạm dụng, cần tránh chủ đề làm người khác khó chịu - Cần kiên nhẫn: Có thể thành viên nhóm khơng thể hiểu ý tưởng tốt bạn Họ hỏi nhiều, chí lặp lại câu hỏi Một số người khơng đồng tình với tiểu tiết Vì kiên nhẫn để ý tưởng bạn hiểu rõ Trao đổi thông tin hiệu qua mạng: Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 16 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Hãy học cách sử dụng thành thạo thư điện tử (E-mail), diễn đàn, số dịch vụ lưu trữ chia sẻ liệu (ví dụ: Google docs hay Mediafire) - Đừng viết gửi thư bạn bực bội với Hãy cho thời gian để bình tĩnh lại - Đọc lại thư viết diễn đàn trước bạn gửi nội dung Ngơn ngữ viết khơng cẩn thận dễ gây hiểu nhầm Hãy cố gắng viết thật rõ ràng - Nên trả lời nhận thư (thông thường đừng để 48 trả lời thư) - Hãy chia sẻ lịch tuần kế hoạch công việc bạn với thành viên khác nhóm Bằng cách thành viên biết thời điểm tốt để trao đổi công việc - Khi chia sẻ liệu văn (file) cần làm theo quy ước đặt tên chung Thể hợp tác cơng việc nhóm Hợp tác tương tác tích cực cá nhân với thành viên khác nhóm Sự tương tác ln chi phối, ràng buộc mục tiêu chung, tuân theo kế hoạch, quy định chung nhóm thơng qua Tại thành viên phải hợp tác tốt với nhóm? - Hợp tác sở để nhóm thực cơng việc lớn Qua đó, bạn đạt mục tiêu cá nhân - Hợp tác cho phép bạn nhận hỗ trợ từ thành viên khác bạn giúp đỡ thành viên khác - Hợp tác tốt giúp công việc bạn đánh giá xác, giúp bạn có thêm động lực làm việc Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 17 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Hiểu rõ mục tiêu chung giúp bạn nhóm có nguồn động viên tích cực q trình làm việc giúp nâng cao tinh thần bạn làm việc nhóm - Trong nhóm có ý kiến khác nhau, phải có tinh thần hợp tác bạn biết cách thỏa hiệp để đạt mục tiêu chung Một số lời khuyên tinh thần hợp tác: - Có hành động thể tinh thần hợp tác bạn rõ ràng Trước hết là:  Có mặt họp  Giao sản phẩm nhận làm hạn  Chuẩn bị đầy đủ thông tin, sản phẩm đến họp  Trả lời Email dạng thông điệp khác hạn mà nhóm thơng qua  Khơng dùng ngơn ngữ phê phán, cơng kích thiếu tơn trọng cá nhân khác - Nếu cịn điều chưa rõ ràng mục tiêu, quyền hạn, phân công công việc bình tĩnh chia sẻ làm rõ Trong làm việc nhóm, việc xảy chồng chéo, mâu thuẫn điều khó tránh khỏi, lúc quyền hạn trách nhiệm rõ ràng giúp bên hợp tác hiệu - Tôn trọng ý kiến thành viên khác, đặc biệt nên đánh giá khách quan ý kiến họ Đánh giá ý tưởng không đánh giá với cá nhân đưa ý tưởng - Trong đánh giá cơng việc ý tưởng người khác nên trao đổi điểm bạn thấy điểm mạnh điểm yếu Tuyệt đối tránh ý kiến cho toàn ý tưởng khơng phù hợp với nhóm Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 18 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Hiểu để hợp tác cần có thỏa hiệp Ý tưởng bạn thay đổi đơi chút giữ mục tiêu điểm - Hành động phát ngôn hướng tới mục đích chung nhóm Trình tự giải vấn đề theo nhóm 4.1 Xác định vấn đề Trước bạn tìm hướng giải vấn đề, bạn nên xem xét kỹ thật vấn đề nghĩa hay khơng, cách tự hỏi: “Chuyện xảy ?” “Giả sử việc khơng thực ?” Bạn khơng nên lãng phí thời gian sức lực vấn đề khơng quan trọng Tất vấn đề có ảnh hưởng đến bạn khơng phải lúc phải bạn giải Nếu bạn khơng có quyền hạn hay lực để giải nó, cách tốt chuyển vấn đề sang cho người giải 4.2 Hiểu vấn đề Nếu bạn chưa hiểu rõ nguồn gốc vấn đề dẫn đến cách giải sai lệch vấn đề lặp lặp lại Bạn nên dành thời gian để lấy thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: - Mô tả ngắn gọn vấn đề; - Nó gây ảnh hưởng gì?; - Vấn đề xảy đâu?; - Lần phát nào?; - Có đặc biệt hay khác biệt vấn đề không? Nếu bạn dành thời gian để suy nghĩ trả gợi ý chắn bạn dễ dàng nhận hiểu rõ vấn đề Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 19 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người 4.3 Xây dựng giải pháp Sau tìm hiểu gốc rễ vấn đề, nhà quản lý đưa nhiều giải pháp để lựa chọn Để đảm bảo giải pháp thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định kết mong muốn đem lại gì, người có liên quan, người chịu trách nhiệm việc thực thi giải pháp, thời gian để thực bao lâu, nguồn lực sẵn có khác đặc biệt khó khăn gặp phải 4.4 Chọn giải pháp Đôi khi, yếu tố sáng tạo giúp nhà quản lý tìm giải pháp mong đợi Cần lưu ý giải pháp tối ưu phải đáp ứng ba yếu tố: - Có tác dụng khắc phục giải vấn đề dài lâu; - Có tính khả thi; - Có tính hiệu Bạn tham khảo phương pháp phân tích SWOT để lựa chọn giải pháp giải cho vấn đề cách tối ưu nhất: Yếu tố Giải pháp Giải pháp Giải pháp Điểm mạnh (Strengths) Điểm yếu (Weaknesses) Cơ hội (Opportunities) Thách thức (Threaths) Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 20 Trung tâm Đào tạo E-learning 4.5 Cơ hội học tập cho người Thực thi giải pháp, báo cáo đánh giá giải pháp Khi bạn tin hiểu vấn đề biết cách giải nó, bạn bắt tay vào hành động Kết mong muốn từ việc thực thi giải pháp là: - Cơng việc hồn thành tiến độ - Đúng hiệu - Rút kinh nghiệm Sau thực thi giải pháp, bạn cần kiểm tra đánh giá cách giải có tốt khơng có xảy ảnh hưởng không mong đợi không Những học rút khâu đánh giá giúp bạn có thêm kinh nghiệm giảm nguồn lực vấn đề sau Có thể bạn cảm thấy rườm rà làm theo bước Tuy nhiên, lần áp dụng kỹ đòi hỏi kiên nhẫn tâm bạn Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, kỹ giải vấn đề trở thành phản xạ vô điều kiện Và đừng quên hướng dẫn cho nhân viên bạn kỹ này, họ cánh tay phải giải vấn đề bạn vắng mặt! 4.6 Vấn đề đánh giá hiệu làm việc nhóm 4.6.1 Mục đích việc đánh giá nhóm: - Để nhóm phát triển, việc đánh giá hiệu làm việc nhóm thành viên phần công việc thiếu Mục đích việc đánh giá: Đối với thành viên: - Để thành viên thấy ưu điểm, nhược điểm thân; từ phát huy (hoặc cải thiện) ưu nhược điểm đó; - Những thành viên có thành tích tốt ghi nhận khen thưởng kịp thời; Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 21 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người - Tạo hội để thành viên bày tỏ quan điểm, suy nghĩ đề xuất cá nhân; - Tạo hội để thành viên hiểu biết Đối với trưởng nhóm: - Thấy kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc viên thành viên để điều chỉnh công việc cho phù hợp; - Thấy kết làm việc thành viên đóng góp vào mục tiêu chiến lược tổ chức, từ có chế độ ưu đãi phù hợp; - Tìm kiếm góp ý đóng góp thành viên nhằm phát triển nhóm - Khi đánh giá mức độ thực nhóm, nên yêu cầu thành viên cho ý kiến tiêu đặt xử lý Nếu phương pháp làm việc cải tiến, kết có thực tế hay khơng 4.6.2 Đánh giá kết làm việc nhóm Việc đánh giá kết có định trực tiếp tới quyền lợi thành viên nhóm Vì thế, việc đánh giá cần phải xác thiết thực Cần đề tiêu chuẩn rõ ràng, vào mô tả công việc đầu mục công việc phân công cho thành viên để đánh giá Ví dụ: - Tài chính: Chi phí thực tế; lỗ, lãi so với dự kiến - Thời gian: Tiến độ thực so với kế hoạch đề - Chất lượng: Tính hiệu cơng việc, (độ xác, độ bền sản phẩm, uy tín dịch vụ…) - Sự tiến triển: Khả phát triển Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 22 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người Việc đánh giá kết làm việc nhóm tiến hành theo cách cấp đánh giá cấp dưới, nhóm trưởng đánh giá thành viên thành viên đánh giá lẫn Phải quán triệt tinh thần xây dựng đánh giá kết làm việc nhóm Việc đánh giá nhằm mục đích thúc đẩy nhóm làm việc hiệu hơn, tạo động lực để nhóm làm việc tốt Nếu việc đánh giá nhóm khơng dựa theo tiêu chuẩn khách quan, xác, cơng bằng, trung thực nhóm có nguy phải đối mặt với hàng loạt mâu thuẫn Giải tình Khi phân tích tình nhân vật Hùng, nhận thấy nguyên nhân mà Hùng bị người lãng quên nhóm học tập phịng làm việc Hùng chưa nhận thức lợi ích thực việc học tập làm việc theo nhóm Thêm nữa, tính tự ti khả giao tiếp rào cản cho hoạt động Hùng Để khắc phục tình trạng này, Hùng cần ý thức rõ trách nhiệm cá nhân làm việc nhóm, tích cực chủ động hoạt động học tập làm việc Những kiến thức giai đoạn phát triển nhóm cần Hùng nắm vững để hiểu diễn biến hoạt động nhóm tâm lý thành viên qua giai đoạn để có ứng xử phù hợp Trong làm việc nhóm cần có yếu tố quan trọng (5 chữ P: Purpose - mục đích; Plan - kế hoạch; People - người; Power - quyền hạn; Position - vị trí) Hùng cần hiểu rõ vấn đề để làm việc hiệu Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 23 Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho người CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ ÔN TẬP Khái niệm, đặc trưng nhóm Các giai đoạn phát triển nhóm Cách thức xử trí mâu thuẫn nhóm? Một nhóm muốn hoạt động hiệu phải ý đến điều gì? Khi nên thành lập nhóm? Để thành lập nhóm làm việc cần phải tiến hành nào? Nêu trình tự bước giải vấn đề theo nhóm Phân tích vai trị trưởng nhóm thành viên việc lựa chọn giải pháp giải vấn đề theo nhóm Cho ví dụ minh hoạ HẾT Bài 4: Kỹ làm việc nhóm Trang 24 ... đạt hiệu cao hơn;  Hiệu học tập tốt hơn: Các thành viên nhóm chia sẻ phương pháp học tập cho để đạt kết tốt nhất, giúp đỡ tiến Sự phối hợp nhiều người giúp thực công việc lớn chất lượng cao Đưa... Thể có lĩnh: Nếu thành viên khác khơng giữ cam kết, bạn cần phải nói rõ điều ảnh hưởng đến kết Hãy nhắc lại với họ: Bạn muốn hợp tác phải trước đưa cam kết - Kết thúc cơng việc giao hạn Nếu có... theo phương hướng chung nhóm Các mục tiêu định hướng dựa nhiệm vụ mối quan hệ Khi đó, nhóm đạt kết cao cơng việc Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này: - Nhóm đảm nhận nhiều việc; - Các thành