ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
HUỲNH THANH XUÂN
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THÀNH VIÊN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆNCHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN
MÃ SỐ : 60.32.20
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS TSKH BÙI LOAN THÙY
Trang 2Lời cảm ơn
Tôi xin chân thành cảm ơn:
- PGS TSKH Bùi Loan Thùy đã hướng dẫn tận tình, truyền đạt các kiến thức, kinh nghiệm q báu giúp tơi thực hiện và hồn thành luận văn
- Các Thầy, Cô giáo Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh cùng toàn thể các Thầy, Cô giáo đã nhiệt tình giảng dạy, giúp đỡ tơi hồn thành luận văn
- Phịng Đào tạo Sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Tp HCM
- Các bạn đồng nghiệp Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP.HCM, Trường Đại học Kinh tế - Tài chính Tp HCM đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi có cơ hội tốt nhất để hoàn thành luận văn
- Ban Giám đốc các Thư viện thành viên trong hệ thống ĐHQG HCM, các bạn đồng nghiệp tại các Thư viện đã cung cấp các thông tin, số liệu, chia sẻ kinh nghiệm giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn
TP.HCM, ngày 10 tháng 12 năm 2009 Tác giả
Trang 3Lời cam đoan
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa công bố ở công trình nào khác
Trang 4BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STTChữ viết tắtGiải nghĩa
1 CSDL Cơ sở dữ liệu
2 TNĐT Tài nguyên điện tử
3 TLĐT Tài liệu điện tử
4 KHTN Khoa học tự nhiên
5 NHDL Ngân hàng dữ liệu
6 ATTT An tồn thơng tin
7 CNTT Công nghệ thông tin
8 TTTT-TVĐHKHXH & NV Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn
9 TVTT Thư viện Trung Tâm
10 TV ĐHBK Thư viện Đại học Bách khoa
11 TVĐH Thư viện đại học
12 ĐHQG -TP.HCM Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
13 N1 Nhóm 1
14 N2 Nhóm 2
15 SL Số lượng
16 GPO Government Printing Office
17 HTTP Hypertext Transfer Protocol
18 FTP File Transfer Protocol
Trang 5MỤC LỤC
Phần mở đầu 1
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC 8
1.1 Các khái niệm về nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện 8
1.1.1 Định nghĩa 8
1.1.2 Đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử 9
1.1.3 Các sản phẩm điện tử trong thư viện 13
1.1.4 Các dịch vụ thông tin điện tử 18
1.2 Xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử và vấn đề bản quyền 19
1.2.1 Xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử 19
1.2.2 Vấn đề bản quyền trong khai thác nguồn tài nguyên điện tử 22
1.3 Công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học 25
1.3.1 Xây dựng và phát triển kho dữ liệu điện tử trong thư viện đại học 27
1.3.2 Các tiêu chí đánh giá nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học 35
1.3.3 Các nguyên tắc quản lý nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học 41
1.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác nguồn tài nguyên điện tử của thư viện đại học 47
1.3.5 Nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học 56
1.3.6 Tầm quan trọng của công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học 58
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THÀNH VIÊN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 60
2.1 Xu hướng hiện đại hóa hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh 60
2.1.1 Nguồn tài nguyên thông tin 62
2.1.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 63
2.1.3 Nhân lực phục vụ cho thư viện hiện đại 64
Trang 62.2 Thực trạng công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện
thành viên Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh 66
2.2.1 Công tác tổ chức, quản lý CSDL thư mục 66
2.2.2 Công tác tổ chức, quản lý CSDL tồn văn 75
2.2.3 Cơng tác tổ chức, quản lý các bộ sưu tập số 85
2.2.4 Công tác tổ chức, quản lý các CSDL online và offline từ các nguồn mua 88
2.2.5 Công tác tổ chức, quản lý tài liệu đa phương tiện 97
2.3 Thực trạng khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia Tp HCM 100
2.3.1 Nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử 100
2.3.2 Thực trạng khai thác CSDL thư mục 106
2.3.3 Thực trạng khai thác CSDL toàn văn 112
2.4 Nhận xét, đánh giá công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia Tp HCM 117
2.4.1 Nhận xét của người sử dụng về công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử 117
2.4.2 Đánh giá công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện được khảo sát 123
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THUỘC ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM 130
3.1 Định hướng phát triển hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp HCM 130
3.2 Các giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn TNĐT trong hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp HCM 133
3.2.1 Bảo đảm sự tập trung và thống nhất trong công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện trong Đại học Quốc gia Tp.HCM 133
3.2.2 Hoàn thiện phần mềm sử dụng cho công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử .137
Trang 73.2.4 Nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên điện tử kết hợp với phát triển các dịch vụ
cung cấp thông tin điện tử 139
3.2.5 Cải tiến vấn đề sao lưu dữ liệu, bảo mật và an tồn thơng tin số 141
3.2.6 Nâng cao chất lượng nhân lực làm công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử 144
KẾT LUẬN 146
TÀI LIỆU THAM KHẢO 148
PHỤ LỤC … 153
Phụ lục 1: Các loại văn bản pháp qui 154
Phụ lục 2 : Phiếu khảo sát các thư viện 157
Phụ lục 3 : Bảng tổng hợp số liệu khảo sát các thư viện 161
Phụ lục 4 : Phiếu điều tra nhu cầu tin của người sử dụng 168
Phụ lục 5 : Bảng tổng hợp phiếu khảo sát người sử dụng 171
Phụ lục 6 : Qui định sử dụng tài liệu điện tử của các thư viện 177
Phụ lục 7 : Danh mục các sản phẩm điện tử 184
Phụ lục 8 : Qui trình số hóa và qui trình phục vụ tài liệu điện tử toàn văn của thư viện 190
Trang 8Phần mở đầu
1 Tính cấp thiết của đề tài
Chúng ta đã bước vào thế kỷ XXI – kỷ nguyên của thông tin, của thời đại điện tử Thông tin điện tử đang là một lực lượng thúc đẩy mạnh mẽ nền kinh tế toàn cầu, điều cốt lõi của nó chính là mạng Internet Một trong những mục tiêu của các trung tâm thông tin – thư viện là cung cấp thông tin điện tử và các dịch vụ điện tử thông qua mạng Internet Internet làm cho hoạt động thư viện năng động hơn, đồng thời thiết lập các mối quan hệ toàn cầu mà ở đó cán bộ thư viện có thể giao lưu, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người sử dụng
Thư viện đang trong thời kì gần như phụ thuộc vào hệ thống dữ liệu số, và sự phụ thuộc này dường như ngày càng sâu sắc hơn trong những năm vừa qua, khi xuất hiện các dịch vụ giao dịch trực tuyến và khả năng truy cập trực tiếp vào các nguồn dữ liệu số Người sử dụng có thể so sánh dịch vụ thư viện mà họ được cung cấp với các dịch vụ thông dụng hiện thời như các trang tìm kiếm Google hay Amazon.com, và họ mong muốn rằng, thư viện cũng cung cấp những dịch vụ có mức độ tương tự như thế, với tính năng đơn giản, khả năng tìm kiếm vượt trội và tiện ích cho người sử dụng
Trang 9Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn tài nguyên điện tử, thư viện các trường đại học thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh đã tích cực hiện đại hóa qua việc triển khai hàng loạt các dự án với vốn đầu tư từ nhiều nguồn khác nhau Nội dung của nhiều dự án nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện, đưa thông tin đến giảng viên, sinh viên một cách nhanh chóng, chính xác với chi phí hợp lý Tuy nhiên, việc tổ chức, quản lý nhằm khai thác có hiệu quả nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia TP HCM chưa thật sự được các thư viện chú trọng, quan tâm đúng mức Nhìn chung, vẫn còn dừng ở bước đầu, hiệu quả mang lại chưa tương xứng với chi phí và công sức do các thư viện bỏ ra để đầu tư xây dựng nguồn TNĐT
Việc nghiên cứu, phân tích hiện trạng tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của một số thư viện các trường thành viên Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh để tìm ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này có ý nghĩa thiết
thực trong hoạt động thông tin thư viện đại học hiện nay Đây là lý do tôi chọn đề tài “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh” cho luận văn thạc sỹ chuyên ngành thông tin thư viện
của mình
2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cho đến nay đã có các luận văn nghiên cứu về vấn đề liên quan đến nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện như sau :
- Luận văn thạc sĩ năm 1995 của tác giả Phạm Thị Yên với đề tài “ Xây dựng hệ thống quản trị thông tin luận văn, luận án khoa học của Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh” Luận văn phân tích nhu cầu thông tin của những nhóm người dùng tin khác
nhau xung quanh việc khai thác nguồn tài liệu là các luận văn, luận án Luận văn trình bày các đặc tính và giá trị thông tin của loại hình tài liệu là luận văn, luận án khoa học, nêu lên được nguyên tắc để xây dựng một hệ thống quản trị thông tin tự động hóa các luận văn, luận án khoa học của trường Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Nhìn chung, nội dung luận văn chỉ dừng lại ở bước nghiên cứu hệ quản trị thông tin dạng thư mục và thiết lập cơ sở dữ liệu tóm tắt các luận văn, luận án dựa trên phần mềm CDS/ISIS
Trang 10xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện Quân đội và một số giải pháp hoàn thiện việc xây dựng, khai thác thông tin điện tử Luận văn đã làm sáng tỏ ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của thư viện Quân đội, đưa ra được những giải pháp thiết thực cho công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin điện
tử tại Thư viện Quân đội
- Luận văn “Xây dựng vốn tài nguyên điện tử tại một số thư viện trường đại học trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” của thạc sỹ Dương Thúy Hương Luận văn chú trọng nghiên cứu thực trạng xây dựng vốn tài nguyên điện tử dưới dạng cơ sở dữ liệu toàn văn đối với tài liệu như luận văn, luận án, giáo trình, báo cáo khoa học, những loại tài liệu chỉ có ở các trường đại học, các viện hay trung tâm nghiên cứu, đồng thời được khai thác và sử dụng thơng qua mạng tồn cầu Internet Luận văn chủ yếu đưa ra các giải pháp về phát triển vốn tài liệu điện tử, chưa đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng sử dụng nguồn tài nguyên điện tử cho các thư viện
Nhìn chung, các tác giả đi sâu nghiên cứu vốn tài nguyên điện tử, chính sách phát triển vốn tài nguyên điện tử của các thư viện, cơ quan thông tin Các tác giả đã khảo sát và đưa ra số liệu cụ thể về hiện trạng nguồn tài nguyên điện tử của từng thư viện mà mình nghiên cứu, từ đó đưa ra các giải pháp và hướng phát triển nâng cao chất lượng nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện Tuy nhiên các giải pháp đưa ra chỉ phù hợp với thư viện được nghiên cứu, chưa mang tính chiến lược về nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn tài nguyên điện tử nói chung cho hệ thống các thư viện trong nước
- Một số bài nghiên cứu đăng trên tạp chí Thông tin và Tư liệu như: “Lựa chọn và tổ chức các tài nguyên điện tử” của tác giả Kirill Fesenko Trong bài báo, tác giả nêu lên các tiêu chuẩn lựa chọn nguồn tài nguyên điện tử, vạch chiến lược xây dựng các kho tư liệu, bảo quản kho, thay thế xuất bản in bằng xuất bản điện tử
Trang 11- Bài báo “Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin” của tác giả Nguyễn Viết Nghĩa Tác giả nêu lên tầm quan trọng của chính sách phát triển nguồn tin trong việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống các kho tài liệu của các thư viện và cơ quan thông tin
Nhìn chung, đó là những bài viết đề cập đến nguồn tài nguyên điện tử liên quan đến chính sách bổ sung, chính sách phát triển, chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử của một số thư viện, một số vấn đề về tổ chức và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các cơ quan thông tin thư viện Các tác giả chưa đi sâu nghiên cứu về vấn đề tổ chức, quản lý và khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện nói chung và thư viện đại học nói riêng
Ngoài việc kế thừa một số kết quả nghiên cứu về thư viện điện tử, tài nguyên điện tử, luận văn đặc biệt chú trọng nghiên cứu việc tổ chức, quản lý và khai thác thông tin, hiệu quả khai thác thông tin từ các nguồn tài nguyên điện tử, từ đó đưa ra những biện pháp hiệu quả nhất trong việc tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện
thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
3 Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý và hiệu quả khai thác sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Trên cơ sở này đưa ra các giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên
điện tử tại các thư viện
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xác định đặc điểm, vị trí, tầm quan trọng của nguồn tài nguyên điện tử trong công tác xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên thông tin, các tiêu chí đánh giá, xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học
- Điều tra nhu cầu khai thác sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của giảng viên, học
viên cao học và sinh viên tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
- Khảo sát thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện
tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
Trang 12- Đề xuất một số giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài
nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
5 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
- Phạm vi nghiên cứu :
Nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, cách thức tổ chức, quản lý và khai thác tại các thư viện:
Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia Tp HCM
Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Tp HCM
Thư viện Đại học Khoa học tự nhiên Tp HCM Thư viện Đại học Bách khoa Tp HCM
6 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp điều tra: Dùng bảng hỏi để thu thập thông tin về nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của người sử dụng, lấy ý kiến, nhận xét đánh giá của các nhóm người sử dụng về mức độ đáp ứng, sự thuận tiện khi sử dụng nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh Thực hiện phương pháp này nhằm thu được đầy đủ thông tin của số đông ý kiến người sử dụng nguồn TNĐT tại 4 thư viện được khảo sát, phản ánh chính xác về hiệu quả khai thác nguồn TNĐT
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích các số liệu thu được từ các phiếu khảo sát thư viện, phiếu điều tra người sử dụng, tổng hợp các số liệu để so sánh đánh giá và thấy được thực trạng công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử, ưu nhược điểm của công tác này
Trang 13- Phương pháp nghiên cứu tài liệu thư viện: Thực hiện phương pháp này nhằm thu thập các số liệu liên quan tới hiện trạng nguồn tài nguyên điện tử của thư viện, các quy trình tạo lập nguồn tài nguyên điện tử, mức độ sử dụng tài liệu điện tử của người dùng tin
là sinh viên, học viên cao học, cán bộ, giảng viên
7 Hướng tiếp cận tư liệu
- Tài liệu chỉ đạo của Đảng và nhà nước về hoạt động thư viện thông tin, về chính sách phát triển và sử dụng nguồn tài nguyên điện tử
- Tài liệu nội bộ của các thư viện gồm: Báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động, chính sách phát triển thư viện, chính sách xây dựng nguồn thông tin điện tử tại các thư viện, các dự án phát triển thư viện,…
- Tài liệu chuyên ngành thư viện thông tin, tài liệu liên quan đến nguồn tài nguyên điện tử cũng như các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ khai thác nguồn tài nguyên điện tử như giáo trình, sách tham khảo, các bài báo tạp chí, nguồn tin trên mạng…
8 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa khoa học:
Luận văn góp phần vào việc khẳng định vị trí, vai trò, ý nghĩa của nguồn tài nguyên điện tử trong hoạt động thư viện đại học, góp phần làm sáng tỏ lý luận về tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện
- Ý nghĩa thực tiễn:
+ Luận văn cung cấp những thông tin tổng quan về thực trạng tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên thuộc Đại học Quốc gia Tp HCM
+ Đề xuất các giải pháp cải tiến hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM
+ Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh đạo trường, thư viện trong việc quản lý các hoạt động thư viện, hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử ; làm tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành Thư viện -Thông tin trong quá trình học tập
Trang 149 Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được chia thành 3 chương :
Chương 1 Cơ sở lý luận và thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý, khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại thư viện đại học
Trình bày cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện đại học Đưa ra các khái niệm tài nguyên điện tử, tài liệu điện tử ; Xu hướng phát triển của nguồn tài nguyên điện tử ; Vấn đề bản quyền trong công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử ; Tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý nguồn tài nguyên điện tử tại thư viện các trường đại học
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
Mô tả thực trạng công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại bốn thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh Trình bày kết quả khảo sát thực tiễn công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử và nhận xét, đánh giá về công tác này tại các thư viện được khảo sát
Chương 3 Giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
Trang 15CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC
1.1 Các khái niệm về nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện 1.1.1 Định nghĩa
Nguồn tài nguyên điện tử (TNĐT) là một cụm từ bao quát thể hiện các tài liệu điện tử Tài nguyên điện tử được lưu trữ, bảo quản và đưa ra khai thác sử dụng trong các thư viện điện tử
Cho đến nay, có hai quan niệm về nguồn tài nguyên điện tử (electronic information resource)
Quan niệm thứ nhất cho rằng tài nguyên điện tử hay nguồn tin số hóa (digital information resource) được dùng để chỉ cùng một sự vật là các tài liệu dưới dạng điện tử Chúng đồng nhất về mặt ngữ nghĩa, bởi vì suy cho cùng nguyên lý làm việc của máy tính điện tử số là dựa trên sự số hóa tín hiệu, chuyển các tín hiệu tương tự về dạng 1, 0 tương ứng với các trạng thái đóng, mở của mạch tín hiệu Việc “số hóa" tín hiệu cũng được hiểu là "điện tử hóa" tín hiệu Nhiều chuyên gia cho rằng "Nguồn tài nguyên điện tử" chỉ bao gồm các loại tài liệu như sách, báo, tạp chí, các trang web, các cơ sở dữ liệu được bao gói hay được lưu giữ trên các vật mang tin mà người ta chỉ có thể tiếp cận tới chúng thông qua các phương tiện điện tử như máy tính Theo nghĩa này, "Nguồn tài nguyên điện tử" sẽ không bao gồm các phần mềm máy tính như hệ điều hành, phần mềm tiện ích, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình máy tính chuyên dụng hay các dạng thông tin đặc biệt như phim ảnh, âm nhạc đã được số hóa
Quan niệm thứ hai cho rằng nguồn tài nguyên điện tử bao gồm các tài liệu như sách điện tử, tạp chí điện tử, báo điện tử, cơ sở dữ liệu và các phần mềm, các chương trình chạy trên máy tính, các file multimedia, các trang web, tức là tất cả những cái gì có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử.1
Khái niệm tài liệu điện tử (Electronic Document)
Tài liệu điện tử (TLĐT) được định nghĩa bởi nhiều từ điển khác nhau, ví dụ:
1
Trang 16- A Document that has been scanned, or was originally created on a computer Document become more useful when stored electronically because they can be widely distributed instantly and allow searching2 HTML and PDF are well known electronic document formation – (Tài liệu điện tử là một tài liệu được quét vào hoặc được tạo bởi một máy tính Tài liệu trở nên hữu dụng hơn khi được lưu trữ bằng điện tử bởi vì chúng có thể được tìm kiếm và sử dụng một cách rộng rãi Dạng thức thông dụng của tài liệu điện tử là HTML và PDF)
- Electronic document means any computer data that are intended to be used in their computerized form, without being printed (although printing is usually possible)3 - Tài liệu điện tử chỉ bất cứ dữ liệu máy tính nào (chương trình hoặc hệ thống tập tin) có khuynh hướng sử dụng bằng máy tính mà không cần in ấn (cho dù có thể in ấn)
- Any information that is stored in an electronic format (eg, a computer file, videotape)4– Bất cứ thông tin nào được lưu trữ dưới dạng điện tử, chẳng hạn như tập tin máy tính, băng video)
Qua các định nghĩa trên, chúng ta có thể nhận định nguồn tài nguyên điện tử là tất cả các loại tài liệu được số hóa, được quét bằng các thiết bị kỹ thuật số hoặc được tạo bởi một thiết bị máy tính, tài liệu sẽ được lưu trữ bằng điện tử và được tìm kiếm, khai thác sử dụng một cách dễ dàng dưới các dạng thức thông dụng như PDF, HTML hoặc TEXT
Nguồn tài nguyên điện tử được nghiên cứu trong đề tài là: Cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu toàn văn (Sách, luận văn, luận án, CSDL online, CSDL offline), các bộ sưu tập số, tài liệu đa phương tiện (CD - ROM, băng cassette, băng video, Microfilm, Microfiche.)
1.1.2 Đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử
Nguồn tài nguyên điện tử có những đặc điểm nổi bật sau:
- Mật độ thông tin trong các tài nguyên điện tử rất cao Với công nghệ nén và lưu trữ dữ liệu trên các vật mang tin từ tính, quang học, mật độ ghi thông tin ngày càng cao, dung lượng thông tin lưu trữ trên các vật mang tin này cũng rất lớn
Trang 17
- Có khả năng đa truy cập, tức là khả năng cho phép người dùng có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau như tìm theo các yếu tố mô tả thư mục thơng thường với các tốn tử tìm được xây dựng theo đại số BOOL, các toán tử tìm thu gọn, tìm theo các liên kết tới các nguồn tham khảo, trích dẫn Điều này cho phép người dùng tin có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian tra tìm
- Tài nguyên điện tử tạo cho người đọc khả năng liên hệ, tiếp cận với các tác giả, tạo ra một kênh phản hồi thông tin giữa người dùng tin và người sáng tạo ra thông tin Bằng việc tạo ra các kết nối tới địa chỉ của tác giả, tới các bài viết của cùng tác giả, tới các bài viết về cùng vấn đề của các tác giả khác ngay trong tài liệu, hay cho phép liên kết tới các nguồn thông tin khác ngoài văn bản hiện thời như liên kết tới các nguồn tham khảo, liên kết tới các tác giả đã trích dẫn công trình Tài nguyên điện tử có thể giúp người đọc dễ dàng theo dõi được quá trình phát triển của vấn đề và dễ dàng liên hệ với các tác giả qua thư điện tử, hay tham gia vào các diễn đàn trao đổi thông tin với những người đọc khác
- Tài nguyên điện tử cho phép lưu trữ thông tin dưới mọi dạng khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, thông tin tĩnh và động trong cùng một tài liệu Đây là điều không thể có trong các dạng nguồn tin truyền thống và nó làm cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, dễ hiểu hơn, dễ truyền đạt hơn
- Tài nguyên điện tử cho khả năng truy cập từ xa trong mọi điều kiện không gian, thời gian Trong môi trường truyền thông tin điện tử, về nguyên tắc, người dùng tin có thể tiếp cận tới nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi trên thế giới thông qua mạng máy tính Người dùng tin có thể ngồi tại nhà, tại phòng làm việc thay vì phải đến thư viện vẫn có thể đọc được các cuốn sách, tạp chí hay truy nhập vào các CSDL của các thư viện, các cơ quan thông tin lớn trên khắp thế giới
- Tài nguyên điện tử cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm Khả năng tạo cho các cơ quan thông tin - thư viện có thể tổ chức phục vụ một số lượng người dùng tin nhiều hơn so với trong trường hợp phục vụ bằng nguồn tin truyền thống
Trang 18Các đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử có ảnh hưởng tới chiến lược và các phương pháp tổ chức, quản lý và bảo quản lâu dài tài nguyên điện tử Những đặc điểm đó đòi hỏi phải áp dụng những phương pháp mới, hữu hiệu trong việc thực thi một số chức năng quản lý và lưu trữ cơ bản nhất Vì vậy, trong công tác xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên thông tin của thư viện cần phải hiểu rõ các đặc điểm của tài nguyên điện tử để tổ chức, quản lý chúng theo đúng những nguyên tắc lưu trữ tài liệu chuẩn mực
Tài liệu điện tử là một tài liệu thích hợp cho việc chỉnh sửa, truyền tải hay xử lý bằng một máy tính kỹ thuật số Có thể dựa vào những đặc điểm dưới đây để phân biệt tài liệu điện tử với tài liệu dạng truyền thống:
- Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu:
Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy ) và bằng cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v ) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được
Nội dung của một tài liệu điện tử, được ghi theo cách thức và trên một phương tiện vật lý (với mật độ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà con người không thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được và được biểu diễn bởi các ký hiệu (ký tự nhị phân) bắt buộc phải được giải mã
Nói chung, khi một tài liệu điện tử được làm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một dạng thức (format) người đọc sang đọc bằng máy Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài liệu
- Để tra cứu sử dụng tài liệu điện tử, việc chuyển giao và chuyển đổi sẽ đi theo chiều ngược lại Do con người không thể đọc được nguồn tài nguyên điện tử như nó vốn có nên điều quyết định là sự chuyển đổi trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng các chỉ tiêu kỹ thuật như đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu Để đạt được điều đó đòi hỏi người ta không chỉ phải bảo quản an toàn tài liệu mà còn phải có các phương tiện cần thiết (phần cứng và phần mềm) để đọc tài liệu và thực hiện việc chuyển đổi một cách chính xác cùng với những hoạt động kiểm soát nhằm bảo đảm rằng cái mà ta nhìn thấy chính là cái đã được ghi lại
Trang 19Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi lại trên một vật mang tin (phương tiện lưu trữ như giấy chẳng hạn) và không thể tách rời được khỏi phương tiện đó Nội dung của một tài liệu điện tử cũng được ghi lại trên một phương tiện mang tin, nhưng đôi khi nội dung đó buộc phải tách biệt khỏi phương tiện ban đầu (nguyên gốc) và chuyển sang các phương tiện lưu trữ khác (và thường là ở dạng khác) khi được tiếp cận tra cứu hoặc do sự lạc hậu về công nghệ buộc người ta phải làm như vậy Không như các tài liệu truyền thống, một tài liệu điện tử không hề gắn kết vĩnh viễn với một phương tiện hay thiết bị lưu trữ nào và do đó, khả năng xảy ra hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể Điều đó đã đặt ra những vấn đề bổ sung trong việc bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu
- Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý):
Cấu trúc của một tài liệu truyền thống hiển diện rõ ràng trước mắt người sử dụng Cấu trúc là một bộ phận không thể tách rời của một văn bản bất kỳ trên nền giấy và là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá tính xác thực của tài liệu Cấu trúc thực thể (vật lý) của một tài liệu điện tử không hề hiện diện và thường là rất xa lạ đối với người sử dụng thông thường Cái mà người làm ra tài liệu tạo lập trên màn hình của mình là một kết quả của cấu trúc nhưng nó còn phụ thuộc vào hệ thống máy tính (phần cứng và phần mềm) và vào các chỗ trống còn lại trong thiết bị lưu trữ (chẳng hạn như đĩa cứng, đĩa mềm) Mỗi lần tài liệu được chuyển sang một thiết bị khác thì cấu trúc vật lý có thể thay đổi Người sử dụng sẽ luôn phải cần đến một hệ thống máy tính có đủ khả năng truy nhập, tra tìm tài liệu và do vậy, phải có đủ khả năng để “đọc” cấu trúc vật lý Nhưng ngoại trừ điều đó thì cấu trúc vật lý sẽ không có ý nghĩa và không đáng quan tâm đối với người sử dụng Nói tóm lại, tài liệu không hề phụ thuộc vào bất kỳ sự ghi tin vật lý cụ thể nào
Trang 20một tài liệu điện tử được biểu diễn và được lưu lại dưới dạng các ký hiệu hay dữ liệu (ký tự thập phân) Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hóa đó phải luôn sẵn sàng cho bất kỳ lần truy nhập tài liệu nào
- Xác định, nhận diện tài liệu :
Một tài liệu điện tử không thể nhận diện được bằng cách xem nó như là một thực thể vật lý mà thay vào đó nó tạo nên một thực thể lôgic, vừa là kết quả, vừa là bằng chứng về một hoạt động hay tác nghiệp công việc Trong nhiều trường hợp, tài liệu điện tử có một bản song song trên tài liệu giấy tương ứng như thư tín, hợp đồng, biên bản ghi nhớ, bản đăng ký v.v Trong những trường hợp khác, các bản song song với tài liệu truyền thống tương ứng không hiện diện một cách rõ ràng hay có thể nói là không có (như trong trường hợp của một số loại cơ sở dữ liệu, hypertext, bảng tính điện tử, các hệ thống đa phương tiện) Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu (và đôi khi còn cả nguồn gốc xuất xứ của chúng) sẽ còn gặp những khó khăn, thách thức lớn hơn
Ngoài những đặc điểm mang tính tích cực nêu trên, nguồn tài nguyên điện tử cũng có những đặc điểm hạn chế như sau:
- Tính an tồn thơng tin dễ bị vi phạm do việc sao chép thông tin từ các tài liệu điện tử rất dễ dàng, nhanh chóng
- Thông tin trên mạng dễ bị làm sai lệch thậm chí bị hủy hoại do những vi phạm vô tình hay cố ý của người sử dụng
- Tính ổn định của thông tin trong nguồn tài nguyên điện tử thường không đồng nhất, có tài liệu thì rất ổn định, tồn tại lâu dài như các tài liệu ghi trên CD - ROM, DVD-ROM nhưng lại có những tài liệu có tuổi thọ rất ngắn như một số bài báo xuất bản trên mạng Internet
Các đặc điểm nêu trên của nguồn tài nguyên điện tử có liên quan rất lớn đến việc tổ chức, quản lý và khai thác chúng trong các thư viện
1.1.3 Các sản phẩm điện tử trong thư viện
Trang 21Xuất bản điện tử sử dụng các công nghệ mới cho phép các nhà xuất bản chuyển giao nội dung đến độc giả nhanh chóng và tiện lợi Xuất bản điện tử thay đổi cách thức đọc sách, nhận tin tức, làm việc và nghe nhạc Xuất bản điện tử cho phép người dùng ngay lập tức truy cập đến thông tin từ bất cứ nơi đâu, vào bất kỳ lúc nào Xuất bản điện tử bao hàm rất nhiều phương thức phát hành, bao gồm thư điện tử, in ấn theo yêu cầu, xuất bản web, … Phần cứng và phần mềm mới liên tục được phát triển và giới thiệu, cung cấp nhiều hơn nữa các cách thức phân phối và nhận nội dung Đối với báo chí, hình thức điện tử cắt giảm các chi phí sản xuất và phát hành, hiện đang chiếm tới 75% chi phí của một tờ báo
a) Tạp chí điện tử (electronic-journal)
Tạp chí điện tử đơn giản chỉ là sự trình bày lại của tạp chí in trên giấy Trong hầu hết các trường hợp đây là một bản sao của các tạp chí in một cách chính xác, đôi khi cũng có thêm một số thông tin khác như các biểu đồ tương tác hoặc các mối liên kết bên ngồi, khơng chỉ gói gọn trong nội dung tạp chí Tạp chí thường được phát hành bởi các nhà xuất bản, một số khác được xuất bản bởi các cơ quan hay cá nhân Tạp chí điện tử mang nhiều lợi ích cho người sử dụng :
- Truy cập thông tin mới nhất, đặc biệt thích hợp trong lĩnh vực khoa học và kinh doanh; - Thực hiện các yếu tố đa truyền thông; - Tìm kiếm nhanh chóng; - Kết nối từ một nguồn đến các nguồn khác; - An tồn; - Khơng giới hạn phạm vi sử dụng; - Tải các bài báo xuống máy tính cá nhân để đọc hoặc in ra rất dễ dàng b) Sách điện tử (ebook)
Sách điện tử hiện nay đã trở thành một hình thức xuất bản sách khá phổ biến Các thiết bị hỗ trợ cá nhân, công nghệ kỹ thuật số (personal digital assistan - PDA) ngày càng thông dụng đã tạo nên một tiền đề vững chắc, cho phép người dùng các thiết bị này có thể dễ dàng tải về từ Internet cả cuốn sách hay những chương nhất định trong một quyển sách và đọc chúng ngay trong thiết bị PDA của mình ở bất cứ nơi nào
Trang 22ngày 24/04/2004 với giá 375 USD, có kích thước 12,6 cm x 19 cm x 1,3 cm, tương đương một cuốn sách bìa mềm nên rất dễ cầm trên tay hoặc bỏ gọn trong túi Sách được thiết kế một bộ nhớ bên trong 10 MB và một khe cắm thẻ nhớ Memory Stick hỗ trợ loại card có dung lượng tối đa 512 MB, đủ sức chứa khoảng 500 cuốn sách LIBRIé được nối với máy vi tính bằng cổng USB 2.0 để cập nhật thêm sách muốn đọc, độ phân giải 600 x 800, 170 dpi cho phép xem được cả những loại truyện tranh đen trắng
c) Cơ sở dữ liệu (Database)
“CSDL là một tập hợp các biểu ghi hoặc các tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính”5
CSDL được xây dựng nhằm phục vụ cho việc thu thập, lưu trữ, khai thác, sử dụng, trao đổi, phổ biến thông tin CSDL được quản lý bởi một hệ quản trị CSDL, đó là phần mềm bao gồm các chương trình giúp cho việc quản lý và khai thác CSDL Xây dựng CSDL là một khâu kỹ thuật nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình tin học hóa thư viện
Ưu thế nổi bật của cơ sở dữ liệu là chỉ cần xử lý thông tin một lần nhưng có thể sử dụng nhiều lần với nhiều mục đích khác nhau Các cơ sở dữ liệu hiện có tại các thư viện bao gồm : CSDL tra cứu (CSDL thư mục, CSDL chỉ dẫn) ; CSDL gốc (CSDL số, CSDL tồn văn)
CSDL thư mục là cơng cụ lưu giữ, phản ánh nguồn lực thông tin có trong thư viện CSDL toàn văn phản ánh toàn bộ nội dung của tài liệu qua việc xem toàn văn và tra cứu vào toàn văn của tài liệu
CSDL là cơ sở đảm bảo năng lực tổ chức và hỗ trợ cho việc thực hiện các sản phẩm, dịch vụ: tổ chức bộ máy tra cứu tin, các dịch vụ cung cấp thông tin Chất lượng CSDL sẽ quyết định chất lượng của các sản phẩm phái sinh: danh mục, thư mục, mục lục điện tử… và các dịch vụ: tra cứu tin, hỏi – đáp, cung cấp thông tin theo chuyên đề, cung cấp thông tin theo yêu cầu…
Cơ sở dữ liệu có thể được lưu trữ trên những thiết bị quang học hoặc từ tính như đĩa máy tính, và được truy cập từ xa hoặc nội bộ Hình thức truy cập cơ sở dữ liệu có thể bao gồm hình thức truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của một thư viện hoặc là hình thức truy
5
Trang 23cập từ xa vào những cơ sở dữ liệu của các thư viện khác như cơ sở dữ liệu trực tuyến OPAC Một vài cơ sở dữ liệu trong số các cơ sở dữ liệu kể trên sẽ chứa đựng các thông tin mà người khác có thể truy cập trên quy mô công cộng (như những cơ sở dữ liệu chỉ mục, các bản báo cáo toàn văn, các bộ từ điển bách khoa toàn thư, và những thư mục), trong khi những cơ sở dữ liệu khác sẽ thuộc vào loại những cơ sở dữ liệu chỉ có thể được truy cập bởi nội bộ của một thư viện hay của một hệ thống thư viện
Các CSDL chính là các kho thông tin đã được tin học hóa Muốn khai thác và sử dụng chúng thì phải đưa chúng vào các NHDL Các kho thông tin này thường phải rất phong phú mới phục vụ được các loại khách hàng với nhiều yêu cầu đa dạng khác nhau Thông tin ở đây trở thành hàng hóa và được khai thác trực tiếp, không cần phải trở lại các tài liệu cấp một và nguồn thông tin khác
d) Ngân hàng dữ liệu - NHDL (Database Bank):
Ngân hàng dữ liệu, còn gọi là ngân hàng thông tin, là một hệ thống thông tin tự động hóa, khai thác trực tiếp, được cấu trúc thành CSDL bao quát một lĩnh vực nào đó của tri thức
Ngân hàng dữ liệu có các thành phần sau:
* Một CSDL hoặc một tập hợp các CSDL khác nhau, trong đó có thể gồm các CSDL tự xây dựng lấy hoặc bổ sung từ bên ngoài
* Tổ hợp các phương tiện xây dựng, bảo trì và khai thác CSDL, bao gồm: máy tính điện tử và các thiết bị ngoại vi; các thiết bị truyền và nhận dữ liệu từ xa; các thiết bị sao chụp; các phần mềm quản trị các CSDL; các ngôn ngữ giao tiếp giữa người và máy, các thủ tục và phương pháp; các nhân viên quản trị, vận hành và khai thác CSDL
Trong NHDL, các CSDL vừa là bộ phận cấu thành, vừa là sản phẩm của NHDL Với tư cách là một sản phẩm của NHDL, các CSDL được đưa vào các mạng lưới thông tin để sử dụng chung theo chế độ cung cấp thông tin trực tuyến hoặc trao đổi giữa các cơ quan thông tin với nhau
e) Website
Trang 24* Chức năng của website :
- Thông tin về cơ cấu tổ chức của đối tượng được phản ánh
- Giới thiệu và truy cập được các nguồn thông tin trên các CSDL được chứa đựng trên website
- Phương tiện thông tin quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ của bộ máy lãnh đạo, bộ máy hành chính của cơ quan, đặc biệt là các cơ quan được phân rải trên các vùng địa lý khác nhau
* Nguyên lý tổ chức và xây dựng website :
- Trang chủ bao gồm một số file đồ họa và các file chứa các tham chiếu trong ngôn ngữ HTML Ngôn ngữ HTML hướng người dùng tin truy cập tới các vùng thông tin cần thiết
- Nội dung thông tin trên website tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức tiến hành biên soạn cho phù hợp Với mục đích nhằm giới thiệu cho khách hàng những tiềm lực và tiềm năng chủ yếu của cơ quan, đơn vị làm chủ website
* Các loại hình cơ quan, đơn vị tương ứng với thông tin lựa chọn đưa vào website : - Cơ quan thông tin, thư viện : Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, bộ máy quản lý, các chuyên gia và đội ngũ chuyên viên, các sản phẩm và dịch vụ thông tin, nguồn lực thông tin, liên kết website
- Các viện nghiên cứu, trường đại học : Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, sự phân bố trên các khu vực địa lý, bộ máy quản lý và các đội ngũ chuyên gia, chuyên viên, các lĩnh vực nghiên cứu, đào tạo (mức/cấp đào tạo), hình thức đào tạo, các kết quả nghiên cứu, đào tạo, các kết quả đã được áp dụng vào thực tiễn, quan hệ hợp tác trong và ngoài nước
f) Sản phẩm đa phương tiện:
Sản phẩm đa phương tiện là sự tương tác của nhiều phương tiện truyền thông khác nhau như : văn bản, video, âm thanh, bản đồ và hình ảnh động Các sản phẩm này được sử dụng dưới sự hỗ trợ của các thiết bị điện tử như máy tính đa phương tiện, đầu đọc CD, DVD,… và các thiết bị hỗ trợ âm thanh hình ảnh
Trang 25CD - ROM (compact disc read-only memory) là một công cụ lưu trữ dữ liệu tiện lợi với những ưu điểm như dung lượng lớn, dễ dàng tra cứu và truyền tải thông tin CD - ROM cũng dễ dàng vận chuyển Tuy nhiên CD - ROM cũng có nhược điểm là khi hình thức vật lý của CD - ROM bị hư hỏng thì các dữ liệu trong CD - ROM sẽ bị mất Việc định dạng thông tin trên CD - ROM bị giới hạn bởi công nghệ sản xuất ra CD - ROM tại thời điểm nó được sản xuất Do vậy CD - ROM rất dễ bị lạc hậu và không được sử dụng khi công nghệ và môi trường điện tử thay đổi
CD - ROMS là loại đĩa CD chứa dữ liệu chỉ đọc CD - ROM được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1983 bởi hai hãng Sony và Philips Chúng không giống như các đĩa CD-DA phát triển trong thời gian đầu (chỉ chứa nội dung về âm thanh) mà mở rộng chứa các loại dữ liệu khác của máy tính
Loại đĩa này thường được ghi dữ liệu bằng các thiết bị ghi đĩa chuyên dụng (có thể sản xuất nhiều đĩa trong một thời gian ngắn) Người sử dụng không thể ghi thêm dữ liệu vào các loại đĩa này
Cơ sở dữ liệu (CSDL) trên CD - ROM thường là các CSDL thư tịch, CSDL danh mục sách, CSDL nguồn có thể truy hồi trên Internet, CSDL mua bán sách, CSDL tham khảo, CSDL đa phương tiện có thể tương tác với máy tính
1.1.4 Các dịch vụ thông tin điện tử
Dịch vụ thông tin điện tử là dịch vụ mà ở đó việc sử dụng, truy cập các thông tin được lưu trữ bằng điện tử ở mức độ cao nhất
Dịch vụ thông tin điện tử xuất hiện khi thành quả của công nghệ thông tin và viễn thông được ứng dụng vào các hoạt động của thư viện, cơ quan thông tin, cách thức thực hiện dịch vụ thường được sự hỗ trợ đắc lực của các phương tiện kỹ thuật hiện đại
Hiện nay dịch vụ thông tin điện tử được chia thành các nhóm sau:
- Nhóm thứ nhất là những dịch vụ thông tin – thư viện mới về nội dung và hình thức, được các thư viện đại học thực hiện và cung cấp cho người sử dụng như: dịch vụ bao gói cơ sở dữ liệu theo yêu cầu, dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện,…
Trang 26thông qua các dịch vụ thông tin - thư viện trên mạng (web-based services) đã được nhiều thư viện đại học lớn trên thế giới triển khai như :
- Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc : Cung cấp cho NDT những thông tin cập nhật theo một chủ đề nhất định
- Dịch vụ tra cứu mục lục trực tuyến : Với một máy tính được kết nối internet, người sử dụng có thể tra cứu mục lục trực tuyến của thư viện, trung tâm thông tin
- Dịch vụ tra cứu CSDL toàn văn : Cho phép truy cập toàn văn bao gồm các CSDL trực tuyến mua từ các nhà cung cấp, hoặc các CSDL do thư viện tự tạo lập
- Dịch vụ tra cứu CSDL của các thư việc khác : Tra cứu tài liệu tại các thư viện trong và ngồi nước thơng qua cổng Z39.50
- Dịch vụ tra cứu đa phương tiện : Truy cập và xem các tài liệu đa phương tiện của các thư viện, trung tâm thông tin
- Dịch vụ mượn liên thư viện : Chia sẻ tài nguyên giữa các thư viện [60]
- Dịch vụ tra cứu số (Digital reference, Online Real- Time Reference, Internet Information Services) : là dịch vụ hỏi đáp qua Internet, liên kết người dùng tin với các chuyên gia hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau Dịch vụ tra cứu số sử dụng người trung gian để trả lời câu hỏi hoặc cung cấp thông tin cho người dùng qua Internet 6
1.2 Xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử và vấn đề bản quyền 1.2.1 Xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử
a/ Sách, tạp chí điện tử phát triển với tốc độ nhanh chóng
Hiện nay, trên thế giới hầu như các nhà xuất bản lâu đời và danh tiếng đều phát triển xuất bản tài liệu điện tử
Hai nhà xuất bản hàng đầu phải kể đến là Elsevier và Springer
- Elsevier (www Elsevier.com) ra đời năm 1644, đã xuất bản khoảng 1.800 tạp chí thuộc
26 lĩnh vực khoa học, hàng ngàn nhan đề sách và tài liệu tham khảo ở hai hình thức in và
trực tuyến Elsevier được xem là nhà xuất bản đứng đầu thế giới trong dịch vụ cung cấp tài
nguyên điện tử Gần 7.000 trường đại học trên khắp thế giới mua CSDL của Elsevier để phục vụ hơn 11 triệu sinh viên, giảng viên, nhà nghiên cứu, chuyên gia …Đội ngũ biên tập
6
Trang 27viên của nhà xuất bản này gần 44.000 người Sản phẩm chính là cơ sở dữ liệu Science Direct (www.sciencedirect.com), cơ sở dữ liệu Scopus (www.scopus.com)
- Springer một trong những nhà xuất bản lớn nhất trong lĩnh vực khoa học, công nghệ và y
học, sở hữu 70 nhà xuất bản khác Hàng năm Springer xuất bản tổng cộng khoảng 1.200
tạp chí thuộc 11 lĩnh vực khoa học và hơn 4.000 sách mới Springer hoạt động ở 18 quốc
gia từ châu Âu, châu Mỹ đến châu Á với 5.000 nhân viên Tính đến năm 2006 khách hàng của nhà xuất bản này khoảng 300 tổ hợp (Consosium) với 4.000 thư viện trên thế giới, 6.700 viện nghiên cứu Trong thời gian gần đây, văn phòng của Springer ở Malaysia được thiết lập để mở rộng thị trường tại các nước Đông Nam Á (Brunei, Indonesia, Malaysia, Philippines, Singapore, Thailand, Vietnam) Đặc biệt, nhà xuất bản Springer đã xuất bản cơ sở dữ liệu tạp chí tiếng Trung Quốc (Chinene Library Science) và tạp chí Nga bằng tiếng Anh (Russian Library of Science) – http://www.springeronline.com
Ngoài ra, còn có các tập đoàn xuất bản ấn phẩm điện tử lớn khác như:
- Blackwell - đưa hơn 200 tạp chí khoa học với nội dung toàn văn (Fulltext) lên Internet - John & Sons - với hơn 300 tạp chí khoa học
- Academic Press - đã đưa toàn bộ tất cả các bài của tất cả các tạp chí khoa học do tập đồn này kiểm sốt lên mạng Internet
Các công ty nổi tiếng như: Thomson Gale, Wilson, EBSCO, MacGrawhill, Macmillan,… là các nhà cung cấp nắm giữ và chuyên cung cấp tài liệu in, tạp chí điện tử, sách điện tử, và các cơ sở dữ liệu có giá trị khoa học cao đủ các lĩnh vực khoa học khác nhau
Cho đến nay hàng loạt ebook reader được ra đời từ các hãng sản xuất công nghệ nổi tiếng như: Sony, HP, Mobibocket,…
Ở Việt Nam : Trong năm 2007 được sự hỗ trợ của Đại sứ quán Đan Mạch (Danida), Viện Quản lý Kinh tế Trung ương (CIEM) đã thực hiện dự án xuất bản điện tử
Trang 28CIEM và NIAS (Viện nghiên cứu Châu Á các nước Bắc Âu) đã phối hợp cùng nhau đưa ra một chiến lược xuất bản điện tử nhằm giúp cho các kết quả và kinh nghiệm nghiên cứu kinh tế có thể đến được rộng rãi các độc giả ở ngoài Việt Nam Điều này đặc biệt đem lại lợi ích cho các nước đang phát triển khác, nơi các thành quả nghiên cứu của Việt Nam có thể sẽ rất hữu ích
Dự án sách giáo khoa điện tử : Bộ SGK điện tử do Nhà xuất bản Giáo dục và Công
ty Tân từ điển sản xuất chính thức tung ra thị trường vào tháng 9/2008 Dự án này được triển khai trong 3 năm (2006-2008) với sự hỗ trợ về công nghệ của nhà máy sản xuất công cụ điện tử tin học nổi tiếng Besta
Nội dung của SGK điện tử phản ánh 100% nội dung và tranh trong SGK Với loại sách này, người học với người dạy được tiếp cận với các thành tựu mới trong công nghệ điện tử và tin học qua một công cụ tương tác giữa người sử dụng và máy trong việc học tập theo phương pháp nghe nhìn Dự án này trước mắt thực hiện cho môn tiếng Anh dành cho học sinh Trung học cơ sở, sau đó sẽ tiến hành thực hiện cho các môn học khác
b/Xuất hiện báo giấy điện tử
Báo điện tử là một ý tưởng đã xuất hiện từ cách đây vài năm Năm 2006, một tờ báo về tài chính của Bỉ có tên De Tijd đã phát hành một số phiên bản báo giấy điện tử Đó là một thiết bị có màn hình cảm ứng, tiêu thụ điện năng thấp, sử dụng mực điện tử, có thể hiển thị hình ảnh đen trắng tùy thuộc vào dòng điện Loại báo điện tử này có khả năng kết nối không dây cho phép người dùng cập nhật thông tin bất kỳ lúc nào
“Trong lĩnh vực báo điện tử dựa trên loại giấy điện tử, quá trình thử nghiệm kiểm tra sẽ được khởi động vào cuối năm nay Theo đó, một ngành kinh doanh thực sự sẽ ra đời vào nửa cuối năm 2009″ - tương lai sẽ có thêm một loại hình báo chí mới, đó là báo điện tử được sử dụng trên các loại giấy điện tử 7
- Báo điện tử vô tuyến: là thiết bị đọc báo điện tử mới được ra đời ở Anh, gọn nhẹ dễ mang, nội dung liên tục được thay đổi, hiển thị qua màn hình
Công ty Plastic Logic dự kiến sẽ đưa thiết bị này ra thị trường tiêu thụ trong năm 2009 Công ty E Ink cho rằng hình thức lý tưởng nhất của báo điện tử vô tuyến này là có
7
Trang 29tính đàn hồi, có thể cuộn hoặc gấp lại được như báo giấy truyền thống Nhưng có lẽ phải chờ thêm nhiều năm nữa mới có được Tuy nhiên, loại màn hình siêu mỏng, hiển thị nhiều màu thì chỉ vài năm nữa là sẽ xuất hiện.8
Tại Việt Nam: Hầu hết các báo ngày nay đều đã xuất bản dưới dạng điện tử trên
web và có thể truy cập miễn phí hoặc miễn phí đối với các thành viên
c/ Hàng loạt cổng thông tin điện tử tích hợp ra đời
- Cổng thông tin công cộng (Public portals): ví dụ như Yahoo, loại cổng thông tin
này thường được sử dụng để ghép nối các thông tin lại với nhau từ nhiều nguồn, nhiều ứng dụng và từ nhiều người, cho phép cá nhân hóa (personalization) các Website theo tùy từng đối tượng sử dụng
- Cổng thông tin doanh nghiệp (“Enterprise portals” hoặc “Corporate desktops” :
được xây dựng để cho phép các thành viên của doanh nghiệp sử dụng và tương tác trên các thông tin và ứng dụng nghiệp vụ tác nghiệp của doanh nghiệp
- Cổng giao dịch điện tử (Marketplace portals): ví dụ như eBay và ChemWeb, cổng
thông tin này là nơi liên kết giữa người bán và người mua
- Cổng thông tin ứng dụng chuyên biệt (Specialized portals): ví dụ như SAP portal,
cổng thông tin loại này cung cấp các ứng dụng chuyên biệt khác nhau
1.2.2 Vấn đề bản quyền trong khai thác nguồn tài nguyên điện tử
Vấn đề bản quyền trong thế giới số là một thách thức đối với thư viện điện tử và nguồn tài nguyên điện tử Làm thế nào để giải quyết được mâu thuẫn giữa một bên là bảo vệ quyền sở hữu thông tin và bên kia là quyền được truy cập thông tin, được cung cấp thông tin miễn phí và không có giới hạn của người sử dụng Người giữ bản quyền thường ít khi cấp giấy phép số hóa tài liệu vẫn đang còn trong thời hạn bản quyền, nhưng việc số hóa tài liệu quý hiếm trong các thư viện vẫn phải tiến hành do nhu cầu của người sử dụng và vì mục đích bảo quản tài liệu
* Luật sửa đổi bổ sung một số điều của luật sở hữu trí tuệ do quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 5 số 36/2009/QH12, thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2009 qui định :
8
Trang 30“Điều 25” Các trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao :
1 Các trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao bao gồm:
a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy của cá nhân;
d) Trích dẫn tác phẩm để giảng dạy trong nhà trường mà không làm sai ý tác giả, không nhằm mục đích thương mại;
đ) Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu; i) Chuyển tác phẩm sang chữ nổi hoặc ngôn ngữ khác cho người khiếm thị; k) Nhập khẩu bản sao tác phẩm của người khác để sử dụng riêng
2 Tổ chức, cá nhân sử dụng tác phẩm quy định tại khoản 1 Điều này không được làm ảnh hưởng đến việc khai thác bình thường tác phẩm, không gây phương hại đến các quyền của tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả; phải thông tin về tên tác giả và nguồn gốc, xuất xứ của tác phẩm
3 Các quy định tại điểm a và điểm đ khoản 1 Điều này không áp dụng đối với tác phẩm kiến trúc, tác phẩm tạo hình, chương trình máy tính.”
* Trong điều 9 Công ước Berne về bảo hộ các tác phẩm văn học và nghệ thuật, sửa đổi ngày 28 tháng 09 năm 1979 qui định như sau :
Quyền sao chép: 1 Qui định chung; 2 Các ngoại lệ có thể có; 3 Ghi âm và ghi
hình
1 Tác giả có các tác phẩm văn học nghệ thuật được Công ước này bảo hộ, được toàn quyền cho phép sao in các tác phẩm đó dưới bất kỳ phương thức, hình thức nào
2 Luật pháp quốc gia thành viên Liên hiệp, trong một vài trường hợp đặc biệt, có quyền cho phép sao in những tác phẩm nói trên, miễn là sự sao in đó không phương hại đến việc khai thác bình thường tác phẩm hoặc không gây ảnh hưởng bất hợp lý đến những quyền lợi hợp pháp của tác giả
3 Ghi âm hay ghi hình đều được xem là sao in theo định nghĩa của Công ước này
Một số sử dụng tự do tác phẩm: 1 Trích dẫn; 2 Minh họa phục vụ giảng dạy; 3
Trang 311 Được coi là hợp pháp những trích dẫn rút từ một tác phẩm đã được phổ cập tới công chúng một cách hợp pháp, miễn là sự trích dẫn đó phù hợp với những thông lệ đúng đắn và không vượt quá mục đích trích dẫn, kể cả những trích dẫn các bài báo và tập san định kỳ dưới hình thức điểm báo
2 Luật pháp quốc gia thành viên Liên hiệp và những hiệp định đặc biệt đã có sẵn hoặc sẽ ký kết giữa các quốc gia này có thẩm quyền cho phép sử dụng có mục đích, những tác phẩm văn học hay nghệ thuật bằng cách minh họa các xuất bản phẩm, phát sóng, ghi âm hoặc ghi hình để giảng dạy, miễn sao việc làm đó phù hợp với thông lệ đúng đắn
3 Khi sử dụng tác phẩm như đã nói ở các khoản trong Điều trên đây phải ghi rõ nguồn gốc tác phẩm và tên tác giả (nếu có)
* Nghị định số 97/2008/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ internet và thông tin điện tử trên internet qui định :
+ Thông tin điện tử trên Internet là thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập,
xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua mạng lưới thiết bị Internet
+ Dịch vụ mạng xã hội trực tuyến là dịch vụ cung cấp cho cộng đồng rộng rãi người sử dụng khả năng tương tác, chia sẻ, lưu trữ và trao đổi thông tin với nhau trên môi trường Internet, bao gồm dịch vụ tạo blog, diễn đàn (forum), trò chuyện trực tuyến (chat) và các hình thức tương tự khác
Tại chương 4 về quản lý, cung cấp và sử dụng thông tin điện tử trên Internet, điều 19 qui định nguyên tắc quản lý, cung cấp và sử dụng thông tin điện tử như sau :
1 Việc thiết lập trang thông tin điện tử, việc cung cấp, truyền đưa, lưu trữ, sử dụng thông tin điện tử trên Internet phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, pháp luật về sở hữu trí tuệ, pháp luật về báo chí, pháp luật về xuất bản, pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật về bản quyền, pháp luật về quảng cáo và các quy định quản lý thông tin điện tử trên Internet
Trang 323 Các tổ chức, doanh nghiệp thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp phải có giấy phép do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp
4 Các doanh nghiệp thiết lập trang thông tin điện tử để cung cấp dịch vụ mạng xã hội trực tuyến phải đăng ký với Bộ Thông tin và Truyền thông
5 Các tổ chức, doanh nghiệp thiết lập trang thông tin điện tử và sử dụng Internet để cung cấp dịch vụ ứng dụng chuyên ngành trên Internet thực hiện theo các quy định của pháp luật chuyên ngành và các quy định liên quan tại Nghị định này
6 Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thiết lập các trang thông tin điện tử không thuộc các đối tượng quy định tại các khoản 2, 3, 4, 5 Điều này thì không cần giấy phép và không cần đăng ký, nhưng phải tuân theo các quy định tại Nghị định này và các quy định về quản lý thông tin điện tử trên Internet
Hiện tại các thư viện thực hiện việc số hóa nguồn tin nội sinh tạo ra các CSDL toàn văn, xây dựng nguồn tài nguyên của mình Mục tiêu của việc số hóa tài liệu tại các thư viện hiện nay là tiền đề của việc xây dựng thư viện số, phục vụ cho công tác nghiên cứu, đào tạo, không nhằm mục đích kinh doanh, không vi phạm bản quyền, công ước Bern Kết quả đạt được nhằm tạo ra nguồn thông tin số từ vốn tư liệu quý hiếm cần bảo quản lâu dài của thư viện, xây dựng nguồn lực thông tin điện tử Công tác này đòi hỏi cán bộ thư viện phải đạt trình độ chuyên môn cao, có kỹ năng về tin học và hệ thống, biết chọn lọc, tổ chức nguồn tin, lý giải thông tin, phân bổ thông tin, phân phối thông tin, biết cách bảo đảm tính tồn vẹn, chính xác của thơng tin, biết cách tập hợp, tổ chức các tài liệu số hóa sẵn sàng phục vụ hiệu quả cho người sử dụng [32]
1.3 Công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học
Trang 33Trong quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 04/05/2007 phê duyệt quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch) có nêu “Ứng dụng khoa học công nghệ cao nhằm tự động hóa, hiện đại hóa trong các khâu hoạt động của thư viện Phát triển thư viện điện tử và thư viện kỹ thuật số”… “Khai thác triệt để và có hiệu quả nguồn lực thông tin trong và ngoài nước” Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện nói chung và trong quản lý nguồn tài nguyên điện tử nói riêng tại các thư viện hiện đang được các cấp quản lý ở trung ương và địa phương quan tâm Nhờ vậy các thư viện sẽ đạt kết quả tiến tới khai thác triệt để và có hiệu quả các nguồn TNTT có tại thư viện và các nguồn TNTT bên ngoài
Thư viện điện tử được hiểu như là tổ hợp các nguồn lực điện tử được hệ thống hóa, được tổ chức, quản lý và sắp xếp sao cho khoa học để người sử dụng có thể truy cập và khai thác một cách triệt để, có hiệu quả nguồn tài nguyên điện tử này
Nếu như vốn tài liệu trong thư viện truyền thống là các bộ sưu tập về tài liệu in ấn thì đối với thư viện điện tử, vốn tài liệu chính là các bộ sưu tập tài nguyên điện tử, đó cũng là cốt lõi, là phần nội dung chính cho một thư viện điện tử hoạt động Ngay bản thân định
nghĩa của thư viện điện tử cũng đã nói lên điều đó: “Thư viện điện tử (Electronic Library) là một loại hình phục vụ thông tin điện tử được đọc với sự hỗ trợ của máy tính Thông tin điện tử có thể được chứa đựng trong những tài nguyên điện tử nằm trong hoặc ngoài thư viện”
Sự thành công và hiệu quả của một thư viện hiện đại phụ thuộc vào khả năng cung cấp thông tin của thư viện, các nguồn thông tin phải phù hợp, chính xác đáp ứng những nhu cầu thông tin của người sử dụng Để khai thác được các nguồn thông tin điện tử, các thư viện phải thu thập, bổ sung, tạo lập từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó lưu trữ, sắp xếp và quản lý có khoa học tạo nền tảng thuận lợi cho hoạt động cung cấp thông tin của các thư viện hiện đại
Trang 34qua công tác quản lý vật lý nguồn thông tin và các hoạt động tìm kiếm Nói chung cán bộ thư viện phải biết cách tạo điều kiện để người sử dụng truy cập được thông tin
Hệ thống quản lý thư viện điện tử được hình thành nhằm mục đích quản lý các nguồn tư liệu điện tử tổng hợp trong một cơ cấu thư viện Nó có thể giữ chức năng lưu trữ nguồn dữ liệu dưới dạng tư liệu điện tử, và cung cấp một cơ cấu truy xuất hợp lý, đáng tin cậy những nguồn tư liệu riêng lẻ hay một loạt các tư liệu về những chủ đề chuyên biệt cho người sử dụng, với đảm bảo rằng họ có thể truy xuất chúng bất kì lúc nào họ muốn
1.3.1 Xây dựng và phát triển kho dữ liệu điện tử trong thư viện đại học
Trong qui hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 đã đặt mục tiêu xây dựng thành công thư viện điện tử ở tất cả các hệ thống thư viện cả nước Trong đó, phấn đấu đến năm 2010 có 50% thư viện trường đại học và cao đẳng tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội trở thành thư viện điện tử, xuất bản giáo trình điện tử để phục vụ khai thác trên mạng
Trong “Qui chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/03/2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” chương 1, điều 3, khoản C, qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của thư viện Đại học “Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật” [phụ lục 1]
1.3.1.1 Chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin
Có rất nhiều thuật ngữ khác nhau để chỉ khái niệm chính sách phát triển vốn tài liệu trong thư viện như chính sách lựa chọn tài liệu (selection policy), phát triển bộ sưu tập (collection development), Chính sách bổ sung (acquisition policy),…
Gần đây, do sự phát triển đa dạng của các nguồn tin và các kênh thông tin nên chính sách phát triển vốn tài liệu nói chung được sử dụng bằng thuật ngữ chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin
Trang 35Chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động của thư viện :
- Thư viện xác định được các nhu cầu trước mắt và lâu dài của người sử dụng, để từ đó đưa ra những phương án, điều chỉnh phù hợp góp phần vào việc nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện
- Xây dựng và thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn cũng như thanh lọc tài liệu
- Là cơ sở để các cơ quan quản lý cấp trên có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện, dễ dàng phân bổ kinh phí và ngân sách phù hợp
- Chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin sẽ giúp các cơ quan thông tin thư viện quản lý nguồn ngân sách có hiệu quả
Mỗi một cơ quan thông tin thư viện tùy vào điều kiện hoàn cảnh cụ thể sẽ xây dựng cho mình một chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin riêng, tuy nhiên chính sách cần phải đảm bảo bao quát được các vấn đề như :
- Khái quát về chức năng nhiệm vụ, định hướng phát triển của thư viện, nêu lên phạm vi bao quát của nguồn tài liệu do thư viện đó xây dựng
- Đưa ra những tiêu chí bổ sung và thanh lọc cho từng loại hình tài liệu cụ thể phù hợp với đặc điểm tình hình, chức năng, nhiệm vụ của thư viện
- Chính sách phải đảm bảo được tính liên tục nhất quán trong các quy định phát triển nguồn tài nguyên thông tin
- Đảm bảo sự cân đối hài hòa các loại tài liệu truyền thống và hiện đại
Nguồn tài nguyên điện tử là một bộ phận cấu thành trong nguồn tài nguyên thông tin của thư viện Chính vì vậy, việc bổ sung nguồn tài nguyên điện tử ngoài việc tuân thủ các quy định về chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin nói chung cần phải xác định rõ :
- Khái niệm nguồn tài nguyên điện tử và các dạng thức của chúng bao gồm các nguồn tin trên Internet, các xuất bản phẩm định kỳ và sách dưới dạng điện tử
Trang 36- Các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu điện tử và các yêu cầu đối với sản phẩm thông tin điện tử về dung lượng, độ bao quát nguồn tin, độ tin cậy của các thông tin được cung cấp
- Ngân sách bổ sung tài nguyên điện tử của thư viện
Tài liệu điện tử không thể tồn tại độc lập mà muốn sử dụng nó phải có thiết bị hỗ trợ, thiết bị đi kèm Vì vậy khi bổ sung tài liệu điện tử cần phải chú ý đến các yêu cầu về trang thiết bị đi kèm, các phần mềm sẵn có trong thư viện, sự tương thích với các phần mềm và thiết bị hỗ trợ với các tài liệu được bổ sung
1.3.1.2 Phương thức tạo lập nguồn tài nguyên điện tử
Nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện và cơ quan thông tin nói chung và thư viện đại học nói riêng được hình thành từ các phương thức như:
- Số hóa
- Mua nguồn tin từ các nhà xuất bản, nhà cung cấp
- Tham gia vào Consortium (liên kết bổ sung, chia sẻ các nguồn TNĐT) - Nguồn thông tin miễn phí trên mạng
Phương thức số hóa
Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi các dạng tài liệu in trên giấy sang dạng điện tử bằng phương pháp như Scan, nhận dạng… sau đó chuyển lên mạng cục bộ bằng một thiết bị hỗ trợ Phần mềm thường sử dụng để đọc tài liệu số hóa là phần mềm Adobe Acrobat, Foxit Reader Phương thức số hóa tài liệu được coi là phương thức cơ bản đối với tài liệu sẵn có trong thư viện để đảm bảo cho việc phát triển nguồn tài nguyên điện tử
Khi số hóa tài liệu các thư viện phải giải quyết các vấn đề sau:
- Hệ thống máy tính và mạng máy tính để lưu trữ khai thác, phổ biến và chia sẻ nguồn lực thông tin
- Các thiết bị phụ trợ như máy quét, máy in, đầu đọc, máy in đĩa… - Phần mềm quản trị tư liệu để biên mục, lưu trữ tài liệu được số hóa - Phần mềm số hóa tài liệu
- Vấn đề bản quyền của tác giả, của nhà xuất bản
Trang 37Nguồn tin nội sinh của trường đại học được tạo nên từ các loại hoạt động đào tạo, nghiên cứu Nguồn tin này phản ánh đầy đủ, hệ thống về các thành tựu cũng như tiềm lực, định hướng phát triển của trường đại học Xét về tính chất quá trình tạo ra nguồn tin nội sinh, có thể phân loại nguồn tin nội sinh như sau:
- Nguồn tin phản ánh kết quả hoạt động học tập, đào tạo như: luận văn, luận án, các tư liệu điền dã, các tư liệu điều tra, hồ sơ thí nghiệm, hệ thống chương trình, giáo trình, đề cương bài giảng,…
- Nguồn tin phản ánh kết quả hoạt động nghiên cứu bao gồm các báo cáo kết quả nghiên cứu, các tư liệu trung gian được tạo nên từ việc triển khai các chương trình, đề tài nghiên cứu, các chương trình điều tra cơ bản, điền dã, các đề án, dự án sản xuất thử, thử nghiệm, các báo cáo, tham luận khoa học, kỷ yếu các hội nghị, hội thảo và các loại hình sinh hoạt học thuật khác,…
- Nguồn tin phản ánh tiềm lực về đào tạo và nghiên cứu khoa học, trong đó đặc biệt là cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu, các thông tin phản ánh định hướng phát triển nói chung, quy mô về hợp tác trong các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu
Mục tiêu của việc số hóa nguồn tin nội sinh trong các thư viện để nhằm giải quyết vấn đề bảo quản tài liệu gốc, đảm bảo sự truy cập tối đa của bạn đọc – người dùng tin và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, thông qua việc phản ánh những tài liệu này trong mạng nội bộ và trên internet, tạo điều kiện cho việc tìm toàn văn tài liệu Tùy theo đặc điểm thực tế của từng thư viện mà có thể tiến hành số hóa toàn bộ hoặc một phần tài liệu của thư viện
Phương thức mua từ các nhà xuất bản, các nhà cung cấp
- Nguồn tin trên CD - ROM
Trang 38Các nguồn tin trên CD - ROM có ưu điểm tồn tại lâu dài và ổn định hơn so với các nguồn tin trên Internet Tuy nhiên nguồn tin trên CD - ROM cũng có những hạn chế như sau:
+ Việc tra cứu tài liệu trên CD - ROM có nhiều bất tiện Không thể liên kết các cơ sở dữ liệu với nhau mà phải sử dụng trên từng đĩa CD - ROM
+ Đối với việc bổ sung tài liệu CD - ROM của một số nhà cung cấp nước ngoài, khi ngừng mua CD - ROM thì quyền truy cập đối với các cơ sở dữ liệu cũ không còn nữa, điều này sẽ gây ra những khó khăn đối với cơ quan thông tin thư viện
+ Việc xử lý và bảo quản đĩa CD - ROM phải tuân theo một quy định thống nhất mới đem lại hiệu quả cao
- Nguồn tin online của các nhà xuất bản, phát hành
Thực chất của việc mua nguồn tin online là việc thuê mua các nguồn tin điện tử trực tuyến, theo các hợp đồng thuê mua (License Agrement) và tính giá cả theo số địa chỉ IP và người sử dụng đồng thời (Curent users)
Người cho thuê có thể là tác giả, nhà xuất bản, cơ quan phát hành, nhà cung cấp được ủy quyền Người thuê là đại diện của các cơ quan thông tin thư viện
Nội dung của các hợp đồng thuê mua gồm những thông tin sau :
Người cho thuê sẽ thông báo cho người thuê biết cách sử dụng tài liệu được thuê Người thuê có trách nhiệm trả phí thuê mua và quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của người thuê mua như có quyền truy cập tới, trích dẫn hoặc sử dụng những thông tin có trong tài liệu đó ở một mức độ nhất định, tùy thuộc vào quy định của người cho thuê
Người thuê không được phép sửa đổi tài liệu được thuê mà không có sự cho phép
của người cho thuê [42]
Ưu điểm: Những nguồn tin điện tử thuê mua hầu hết đều có giá trị thông tin cao,
của các nhà xuất bản danh tiếng và uy tín ; Thông tin được cung cấp một cách đều đặn, kịp thời ; Người sử dụng có thể dễ dàng chuyển thông tin phản hồi tới nhà cung cấp
Trang 39tài liệu in khác Chính vì vậy nên trong thực tế khi mua những nguồn tin này, các cơ quan thông tin thư viện phải lệ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp, bị ràng buộc rất nhiều về vấn đề bản quyền
Phương thức Consortium (Liên kết bổ sung, chia sẻ các nguồn TNĐT)
Việc ứng dụng mạnh mẽ các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong hoạt động của ngành thông tin tư liệu, đã và đang tác động mạnh mẽ đến thị trường tài liệu điện tử Thị trường tài liệu điện tử ngày càng có sự gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng Song song với sự phát triển đó là nhu cầu về tài liệu điện tử của người sử dụng ngày càng cao
Tài liệu ngày càng tăng lên theo cấp số nhân trong khi nguồn kinh phí bổ sung cho tài liệu điện tử thì có hạn Một thư viện không thể nào bổ sung một cách đầy đủ toàn diện tất cả các loại hình tài liệu, tất cả các lĩnh vực Chính vì vậy cần phải có sự phối hợp, liên kết giữa các cơ quan thông tin thư viện nhằm mục đích hợp tác chia sẻ bổ sung sử dụng nguồn tài nguyên điện tử để giảm chi phí cho việc bổ sung tài liệu điện tử
Consortium thực chất là một phương thức liên kết, liên hiệp giữa các cơ quan thông tin thư viện có cùng hướng bổ sung, diện bổ sung tài liệu Các Consortium này thường mua những nguồn tin phổ biến, dễ cài đặt
Consortium có quan hệ chặt chẽ với các nhà xuất bản, phát hành và đàm phán với các nhà xuất bản, các nhà cung cấp để hình thành các hợp đồng thuê mua Các cơ quan thông tin thư viện là thành viên của Consortium cùng có quyền sử dụng các cơ sở dữ liệu đã thuê mua Trong Consortium, các thành viên phải tuân thủ những quy định về quyền lợi và trách nhiệm nhất định về nguồn tài liệu đã thuê mua ; Phải tuân thủ các điều kiện ràng buộc về trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên Để là thành viên của Consortium, các đơn vị thành viên phải thường xuyên nâng cao trình độ cán bộ, đổi mới công nghệ cho phù hợp với nhu cầu trao đổi các nguồn tài nguyên điện tử
Consortium có ưu điểm lớn sau : nhờ có sự liên kết để cùng phối hợp, chia sẻ nguồn
Trang 40dụng; Consortium còn góp phần làm tăng sức mua và tăng nguồn lực thông tin của các đơn vị thành viên 9
Hiện nay ở nước ta đã xuất hiện Consortium bổ sung nguồn tài nguyên điện tử Theo chương trình Peri (Chương trình Peri - Chương trình tăng cường thông tin cho nghiên cứu khoa học do INASP Mạng lưới quốc tế các ấn phẩm khoa học) hỗ trợ cho phép các quốc gia truy cập miễn phí hoặc truy cập với giá rẻ tới các nguồn thông tin trực tuyến có trong mạng lưới của INASP Chương trình Peri Việt Nam có 52 10 cơ quan thông tin thư viện tham gia, trong đó có nhiều thư viện đại học Các thư viện và cơ quan thông tin đang phối hợp với nhau về việc bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin bằng cách cho quyền truy cập vào CSDL hoặc thực hiện các hợp đồng mua bán CSDL trên CD - ROM lâu dài
Nguồn thông tin miễn phí trên mạng
Phương thức tạo lập nguồn tin điện tử được nhiều thư viện quan tâm là tận dụng những nguồn thông tin miễn phí trên mạng internet Thư viện sẽ tiến hành lựa chọn, tìm kiếm những bài viết, những bản tin có giá trị từ các nguồn tin miễn phí ở trên mạng, sau đó biên mục lại, xây dựng giao diện và đưa lên Server (máy chủ) của thư viện, tạo các đường liên kết tới các tài liệu đó phục vụ bạn đọc có nhu cầu
Ưu điểm : Phương thức này khai thác được các nguồn thông tin miễn phí trên mạng,
tiết kiệm kinh phí bổ sung tài liệu điện tử ; Không bị ràng buộc bởi các yếu tố bản quyền khi phổ biến những tài liệu này tới đông đảo người sử dụng
Nhược điểm : Bất cứ ai cũng có thể cập nhật, chỉnh sửa nội dung theo ý muốn của