Đang tải... (xem toàn văn)
Quy trình kiểm soát của quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ th[r]
(1)Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt
BÀI QUY TRÌNH, CƠNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SỐT
Hướng dẫn học
Để học tốt này,sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:
Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn
Đọc tài liệu:
1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông
3 Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học ki tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội
4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill Higher Education
5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice Hall Australia
6 COSO (1992), Internal Control Report www.coso.org
8 www.internalcontrolsdesign.co.uk
Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email
Tham khảo thông tin từ trang Web môn học
Nội dung
Bài học phần Kiểm soát nghiên cứu quy trình hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp, thơng qua việc xem xét quy trình để đưa cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xảy ra, đạt mục tiêu doanh nghiệp
Mục tiêu
Mô tả quy trình kiểm sốt Xác định số cơng cụ kiểm sốt
(2)Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt
Tình dẫn nhập
Giả sử bạn tiến hành kiểm tra phận sản xuất doanh nghiệp, bạn thấy suất phận sản xuất khơng đạt tiêu chuẩn Bạn cần tìm nguyên nhân sai lệch mức suất mong muốn mức suất
1. Hãy nêu vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn tìm ngun nhân sai lệch không?
(3)Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt
3.1 Quy trình kiểm sốt
3.1.1 Khái niệm
Quy trình kiểm sốt quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, cố gắng cách có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác địnhvà đo lường mức độ sai lệch thực việc điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách có hiệu việc thực mục tiêu Qua định nghĩa trên, thấy quy trình kiểm sốt gồm gồm giai đoạn sau:
Sơ đồ 3.1 Quy trình kiểm sốt
3.1.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát
Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn mốc mà từ người ta đo lường thành đạt Tiêu chuẩn kiểm soát tạo “mốc” cần thiết để đánh giá xem cơng việc đã/sẽ diễn có cịn giới hạn cho phép hay không Trong hoạt động tổ chức có nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác do: đặc thù doanh nghiệp, đa dạng hàng hóa dịch vụ Do vậy, để hoạt động kiểm soát đạt hiệu tốt tiêu chuẩn kiểm sốt đề cần phải hợp lý có khả thực thực tế Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn vượt khả thực sau phải điều chỉnh hạ thấp bớt tiêu chuẩn điều nên tránh từ đầu Nếu biết cách xác định tiêu chuẩn cách thích hợp, đồng thời nắm vững chức năng, nhiệm vụ phịng/ban nhân viên doanh nghiệp lúc hoạt động kiểm sốt trở nên tương đối dễ dàng đạt hiệu cao
Xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp đánh giá
Đo lường kết cách đối chiếu kết với tiêu chuẩn xác lập
Sự thực hoạt động có phù hợp với tiêu chuẩn không?
Không cần điều chỉnh
Tiến hành điều chỉnh
(4)Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm soát Các dạng tiêu chuẩn kiểm sốt
Tiêu chuẩn định tính tiêu chuẩn không biểu dạng số đo vật lý giá trị như: lòng trung thành nhân viên, tính kỷ luật cơng việc…
Tiêu chuẩn định lượng tiêu đo lường đơn vị cụ thể như: thị phần, doanh thu bán hàng, giá bán sản phẩm
Dựa vào mục tiêu doanh nghiệp Đây tiêu chuẩn kiểm tra tốt thước đo thành công kế hoạch; đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao phịng/ban, cá nhân Do đó, mục tiêu cần cố gắng thể dạng định lượng, tiêu cụ thể
Các tiêu chuẩn thực chương trình: Đây sở để đánh giá việc thực chương trình mục tiêu chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu
Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ
Các định mức kinh tế - kỹ thuật trình sản xuất phân phối sản phẩm
Các tiêu chuẩn vốn: Đây tiêu đo lường thực vốn đầu tư doanh nghiệp khoản thu hồi vốn đầu tư, tỷ lệ khoản nợ có với tài sản có…
Các tiêu chuẩn thu nhập: Như khoản thu nhập km xe khách chở khách, số tiền thu hàng bán được…
3.1.3 Đo lường đánh giá việc thực
Nếu tiêu chuẩn vạch cách thích hợp có phương pháp nhằm xác định cách xác chức năng, nhiệm vụ phòng/ban nhân viên doanh nghiệp nhà quản trị đánh giá thành thực tế nhân viên quyền họ Tuy nhiên, việc đánh giá khơng phải thực Có nhiều hoạt động khó đưa tiêu chuẩn xác có nhiều hoạt động khó đo lường Ví dụ, người ta đo lường số sản phẩm phân xưởng sản xuất cách tương đối dễ dàng, ngược lại khó để kiểm tra cơng việc Phịng chăm sóc khách hàng doanh nghiệp Gặp trường hợp này, nhà quản trị thường dùng tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ khách hàng doanh nghiệp, hay uy tín doanh nghiệp xã hội
Đo lường việc thực hiện
Việc đo lường kết thực kế hoạch thực tế cần phải đảm bảo yêu cầu sau:
Phải dựa vào tiêu chuẩn đặt để đánh giá kết hoạt động phòng/ban nhân viên doanh nghiệp
(5)Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi
cho cá nhân, phận Thông qua kiểm tra, quản trị viên cấp cao đánh giá lực cấp quản trị viên cấp Đồng thời, cấp quản trị viên cấp qua đo lường khẳng định vị trí mình, nhận thức thiếu sót, hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời
Việc đo lường xác kết thực tế mang lại lợi ích lớn:
Dự báo sai sót xảy đồng thời có biện pháp để can thiệp kịp thời Ngoài ra, việc đo lường nhiều phải thực đầu vào hoạt động, kết giai đoạn hoạt động, dấu hiệu thay đổi ảnh hưởng đến kết hoạt động nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời
Rút kết luận đắn hoạt động đồng thời cải tiến công tác quản trị
Do người tiến hành giám sát, đo lường thực với người đánh giá định điều chỉnh khác nên cần phải xây dựng mối quan hệ phù hợp họ
Đánh giá việc thực hiện hoạt động
Đánh giá xem xét phù hợp kết đo lường so với tiêu chuẩn Nếu trình hoạt động phận doanh nghiệp thực phù hợp với tiêu chuẩn xác lập, kết luận việc diễn theo kế hoạch không cần điều chỉnh Ngược lại, kết thực khơng phù hợp với tiêu chuẩn cần điều chỉnh Khi đó, người ta tiến hành phân tích nguyên nhân sai lệch hậu hoạt động doanh nghiệp để tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay khơng cần phải điều chỉnh để đạt hiệu Nếu tiêu chuẩn vạch cách thích hợp phương tiện đo lường có khả xác định cách xác kết hoạt động việc đánh giá thực thực tế tương lai công việc tương đối dễ dàng Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn xác khó đo lường, dự báo thực
3.1.4 Điều chỉnh sai lệch
Điều chỉnh tác động bổ sung trình quản trị để khắc phục sai lệch việc thực hoạt động thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đề nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động Thông qua việc đo lường đánh giá kết bước trên, xác định cần phải áp dụng biện pháp gì, đâu, làm để đảm bảo cho việc thực hoạt động ngày đem lại kết cao Việc điều chỉnh sai lệch thực tế tiến hành theo hướng:
Điều chỉnh kế hoạch;
Thay đổi mục tiêu;
Hoàn thiện lại cấu tổ chức;
(6)Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm sốt
3.2 Cơng cụ kiểm sốt
3.2.1 Khái niệm
Công cụ phương tiện cần thiết người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hồn thành cơng việc làm cho sống tốt Như thế, để thực cơng việc người phải chế tạo sử dụng công cụ cần thiết Để hoàn thành nhiệm vụ quản trị, người cần sử dụng nhiều công cụ khác
nhau; đó, để thực hoạt động kiểm sốt với hiệu cao, nhà quản trị cần biết sử dụng cơng cụ kiểm sốt thích hợp
Cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào đối tượng tính chất hoạt động kiểm sốt Thơng thường người ta sử dụng cơng cụ định tính cơng cụ định lượng phục vụ cho hoạt động kiểm sốt
Cơng cụ định tính thường sử dụng thực kiểm soát chiến lược; kiểm soát ngắn hạn với nội dung cụ thể, người ta nghĩ tới cơng cụ định lượng Lĩnh vực tính tốn có ý nghĩa đặc biệt với tư cách cơng cụ kiểm soát Lĩnh vực đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin để điều khiển ngắn hạn Các công cụ kiểm sốt chuyển hố từ lĩnh vực tính tốn hệ thống số liệu, giá tính tốn ngân sách Các liệu kiểm sốt hình thành với tư cách cơng cụ phối hợp, với tư cách công cụ trợ giúp định trợ giúp thông tin Trong quan hệ với kiểm soát chiến lược dài hạn, phương pháp dự báo tương lai nhấn mạnh Các cơng cụ phục vụ mục tiêu phối hợp, trợ giúp định trợ giúp thông tin thời kì chiến lược
Sự phát triển cơng nghệ thơng tin có ý nghĩa lớn tham gia cơng cụ kiểm sốt Điều cho phép mở rộng khả nghiên cứu hơn, trình chế biến liệu tự động giúp giảm thiểu thời gian chi phí cần thiết Hướng vào việc đơn giản hoá khái quát hoá phương pháp định hướng cho phép ứng dụng tiến kĩ thuật công nghệ thông tin vào thực tế
Có thể thấy, cơng cụ kiểm sốt doanh nghiệp nhằm:
Thực phối hợp hoạt động phận, cá nhân
Trợ giúp việc định quản trị
3.2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn công cụ kiểm sốt
3.2.2.1 Mục đích kiểm sốt
Tổ chức hoạt động kiểm soát doanh nghiệp với mục đích khác nhau:
(7)Bài 3: Quy trình, cơng cụ tiêu chuẩn kiểm soát
Kiểm soát hoạt động kinh doanh máy quản trị doanh nghiệp có mục đích đảm bảo cho doanh nghiệp hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích mong muốn Nhằm vào mục đích kiểm sốt phải sử dụng cơng cụ thích hợp trình bày nội dung có liên quan
3.2.2.2 Đối tượng kiểm soát
Đối tượng kiểm soát đối tượng bên doanh nghiệp cần giám sát Đối tượng kiểm sốt tài sản, hoạt động, thơng tin… bên doanh nghiệp Hoạt động kiểm sốt đạt mục tiêu đặt tiến hành phù hợp với đối tượng kiểm soát Sự phù hợp phải thể việc xác định nội dung, tiêu chuẩn phương pháp đánh giá sở đòi hỏi đối tượng đánh giá Các doanh nghiệp có quy mơ khác nhau, hoạt động lĩnh vực khác nhau, chịu ảnh hưởng yếu tố môi trường kinh doanh khác Một doanh nghiệp có quy mơ lớn, bao gồm nhiều phận khác nhau, chịu ảnh hưởng lớn nhiều yếu tố thuộc môi trường kinh doanh nước nước phải thực việc kiểm soát phức tạp nhiều so với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ hơn, hoạt động kinh doanh chủ yếu phạm vi thị trường hẹp
Nếu đối tượng kiểm sốt chiến lược phải sở phán đốn mơi trường kinh doanh bao gồm mơi trường bên ngồi mơi trường bên (xu phát triển, thời cơ, đe doạ, thuận lợi khó khăn) để sốt xét lại mục tiêu kinh doanh; sở mà hình thành mục tiêu chiến lược, phương án chiến lược lựa chọn phương án chiến lược tối ưu Trong giai đoạn này, đối tượng kiểm soát môi trường kinh
doanh (môi trường bên bên ngồi doanh nghiệp) với nhân tố có giá trị định hướng vận động khoảng thời gian dài, mục tiêu chiến lược thích ứng với nhân tố thường mục tiêu dài hạn Thích ứng với đối tượng kiểm sốt mang đặc tính phải sử dụng hình thức kiểm sốt chiến lược Kiểm soát chiến lược nhằm đánh giá xem liệu mục tiêu giải pháp chiến lược có đảm bảo tính đắn hay khơng? Khi chiến lược kinh doanh xây dựng khoảng thời gian dài dựa sở dự đốn mơi trường đầy biến động (đặc biệt với mơi trường bên ngồi) nhiều trường hợp biến động môi trường nằm ngồi dự đốn nên phải kiểm sốt để có điều chỉnh cần thiết, làm cho chiến lược thích ứng với mơi trường kinh doanh
Nếu đối tượng kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát kế hoạch triển khai chiến lược kinh doanh hình thành sách, giải pháp tổ chức thực chiến lược xác định Lúc này, kiểm soát phải sâu vào hoạt động tác nghiệp cụ thể