y ếu l à qua vi ệc nghi ên c ứu, người đọc có thể hiểu r õ các nhà qu ản trị thành đạt các mục ti êu c ủa họ như thế n ào, và có th ể tự m ình phát tri ển các năng lực quản trị cần thiết[r]
(1)CHƯƠNG I:
QUẢN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ
Sau nghiên cứu chương này, người đọc có thể:
- Nhận thức rõ khái niệm quản trị nhà quản trị
- Giải thích công việc nhà quản trị tổ chức
- Nắm vững kiến thức lực sử dụng công việc nhà quản trị qua
việc nghiên cứu thực hành chúng
- Mô tả thách thức quản trị môi trường động
***************
Những nhà quản trị hiệu cần thiết thành công tất tổ chức,
bất kể tổ chức kinh doanh có quy mơ lớn, hoạt động phạm vi tồn cầuhay
là doanh nghiệp nhỏ, … Nhưng điều làm nên nhà quản trị thành cơng? Khơng có mẫu thức chung nhà quản trị thành công Ngày nhà quản trị có
thể 18 tuổi 80 tuổi, họ nữ nam, họ quản lý công ty lớn
vừa, tổ chức phủ, bệnh viện, viện bảo tàng, trường học , số người nắm giữ
những chức vụ cấp cao tổ chức, số khác quản trị viên cấp trung quản
trị viên tác nghiệp
I. ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ
1 Khái niệm tổ chức
Nhà quản trị làm việc tổ chức Vì trước xác định nhà quản trị họ làm gì, cần làm sáng tỏ nội dung chínhcủa thuật ngữtổ chức.
Một tổ chứclà mộtsự xếp có hệ thống người nhóm lại với để đạt được mục tiêu cụ thể Một đơn vị kinh doanh tổ chức Các bệnh viện, trường
học, bảo tàng, câu lạc thể thao, cửa hiệu, cơng viên giải trí ngồi trời, nhà hàng, ban nhạc,
câu lạc hay nhóm cộng đồng, quan công quyền tổ chức
Các đặc điểm chung tổ chức:Mọi tổ chức có nhữngmục tiêu nhất định chúng hình thành từnhữngconngười nhóm gộp lại với theo cách thức đó,
mỗi nhóm có cấu trúc nỗ lực để đạt mục tiêu mà cá nhân riêng lẻ hoạt động đơn độc khơng thể đạt được(xem hình I-1).Đặc điểm thứ hai là, khơng có mục
tiêu đạt khơng cócon người quyết định để thiết lập mục tiêu thực loạt hành động để thực hố mục tiêu Đặc điểm thứ ba tất
các tổ chức xây dựng cấu trúc hệ thống để sở mà xác định giới hạn
hành vi thành viên
Hình I-1: Các đặc điểm chung tổ chức1
Stephen P.Robbins and David A.Decenzo, “ Fundamentals of management, essential concepts and applications”-4th ed, Pearson Prentice Hall, 2004, p
Mục tiêu Cấu trúc
A
•B
(2)2. Định nghĩa quản trị
Có rấtnhiều định nghĩa quản trị, sách này, thuật ngữ quản trị xem tiến trình hồn thành cơng việc cách có hiệu hữu hiệu, thông qua với người khác Chúng ta nghiên cứu tiến trình, hiệu hữu hiệu
Thuật ngữ tiến trình định nghĩa quản trị biểu thị hoạt động mà nhà quản trị thực hiện, hoạt động là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra. Hữu
hiệu (kết quả) hiệu đề cập đến việc làm thực chúng
nào Hiệu nghĩa thực công việc cách đắn liên quan đến mối quan hệ
giữa đầu vào đầu Khi nhà quản trị đương đầu với nguồn lực đầu vào khan
(tiền bạc, người thiết bị) họ cần phải quan tâm đến việc sử dụng hiệu nguồn lực
Vì quản trị liên quan đến việc tối thiểu hố chi phí nguồn lực
Mặc dầu việc tối thiểu hố chi phí nguồn lực quan trọng thực không dễ dàng để đạt kết (hữu hiệu) Do đó, quản trị liên quan đến việc hoàn thành hoạt động
Trong thuật ngữ quản trị, gọi điều hữu hiệu (kết quả) Hữu hiệu nghĩa thực
hiện công việc.Mặc dầu hiệu hữu hiệu hai thuật ngữ khác nhau, chúng lại có
liên quan với nhau, dễ dàng có hữu hiệu bỏ qua hiệu quả.Kết
luận chung là: Quản trị giỏi đề cập đến việc đạt mục tiêu (hữu hiệu) thực công
việc với hiệu cao
3. Các lực quản trị
Bất kể tổ chức có mục tiêu cụ thể khác nào, công việc
nhà quản trị giúp cho tổ chức thành đạt mục tiêu Và hầu hếtcác nhà quản trị thành
công phát triển năng lực cho phép họ thực hiệu công việc quản trị
các cấp khác tổ chức Năng lực xem tổng hòa kiến thức, kỹ năng, hành vi thái độ góp phần tạo nên tính hiệu cơng việc người
Năng lực quản trị tập hợp kiếnthức, kỹ năng, hành vi thái độ mà quản trị
viên cần có để tạo hiệu hoạt động quản trị khác loại tổ chức
khác Trong phạm vi sách này, tập trung đề cập đến
lực quản trị.Một cách cụ thể hơn, mục đích sách làm rõ hỗ trợ người phát
triển sáu lực quản trị yếu: Truyền thông,
Hoạch định điều hành, Làm việc nhóm,
Hành động chiến lược, Nhận thức toàn cầu, Tự quản trị
Biểu I.1 khía cạnh quan trọng lực quản trị yếu
Trong thực hành, việc nhận thức lực bắt đầu kết thúc đâu khó khăn, nhà quản trị dựa vào loại lực thời điểm, việc
ra nét khác biệt chúng có giá trị xác định mô tả mà Mục đích
yếu qua việc nghiên cứu, người đọc hiểu rõ nhà quản trị thành đạt mục tiêu họ nào, tự phát triển lực quản trị cần thiết để gia tăng
hiệu công việc Hầu hết lực hữu ích cho dù
(3)Biểu I-1: Sáu lực quản trị then chốt1 Năng lực truyền thơng (communication competency)
• Truyền thơng khơng thức(Informal communication) • Truyền thơng thức (Formal communication) • Thương lượng (Negotiation)
Năng lực hoạch định điều hành (Planning and Administration Competency)
• Thu thập, phân tích thơng tin, giải vấn đề (Information gathering, analysis,
and problem solving)
• Hoạch định tổ chức thực dự án (Planning and organizing projects)
• Quản lý thời gian (Time management)
• Lập ngân sách quản trị tài (Budgeting and financial management)
Năng lực làm việc nhóm (Teamwork Competency)
• Thiết kế nhóm (Designing teams)
• Tạo mơi trường mang tính hỗ trợ (Creating a supportive environment) • Quản trị động nhóm (Managing team dynamics)
Năng lực hành động chiến lược (Strategic Action Competency)
• Hiểu rõ ngành hoạt động (Understanding the industry)
• Hiểu biết tổ chức (Understanding the organization)
• Thực hành động chiến lược (Taking strategic actions)
Năng lực nhận thức tồn cầu (Global Awareness Competency)
• Có kiến thức hiểu biết văn hóa (Cultural knowledge and understanding)
• Nhạy cảm khả hịa nhập văn hóa(Cultural openness and sensitivity)
Năng lực tự quản lý (Self-Management Competency)
• Cư xử trung thực đạo đức (Integrity andethical conduct)
• Có cá tính nghị lực (Personal drive and resilience)
• Cân u cầu cơng việc sống (Balancing work and life
demands)
• Khả tự nhận thức phát triển (Self-awareness and development)
II. NHÀ QUẢN TRỊ 1. Định nghĩa nhà quản trị
Quản trị viên tên gọi chung để người hồn thành mục tiêu thơng qua người khác.Quản trị viên thực việc lập kế hoạch, tổ chức,lãnh đạo kiểm tra việc
phân bổ nguồn lực người, vật lực, tài thơng tin để đạt mục tiêu
tổ chức Chức danh quản trị viên khác tùy thuộc vào phạm vi trách nhiệm, lĩnh
vực phụ trách tính chun mơn hóa, họ tổng giám đốc điều hành, chủ tịch, trưởng
phòng, quản trị sản phẩm, quản đốc phân xưởng, giám sát viên 2 Các chức quản trị
Ở mô tả loại quản trị viên khác có ý tưởng ban đầu cơng việc họ Nhưng thực chừng chưa thể cách đầy đủ
(4)xét cách hệ thống mà nhà quản trị phải thực hiện- chức mà họ
thực công việc cụ thể chức
a Các nguồn lực sử dụng nhà quản trị
Nhà quản trị cần sử dụng nguồn lực định để thành đạt mục tiêu Các nguồn lực mà nhà quản trị sử dụng phân thành bốn loại: người, tài chính,
cơ sở vật chất thông tin Nguồn lực người
Nguồn lực người bao gồm người cần thiết để hồn thành cơng việc Mục tiêu nhà quản trị tác động thơng qua conngười để hồn thành cơng việc
Hình I-2: Tiến trình quản trị1 Nguồn lực tài chính
Nguồn lực tài bao gồm số tiền mà nhà quản trịvà tổ chức sử dụng để đạt
mục tiêu tổ chức
Nguồn lựcvật chất
Nguồn lực vật chất tài sản hữu hình cơng ty bất động sản, bao gồm
nguyên vật liệu, văn phòng, nhà máy sản xuất, thiết bị văn phịng, phương tiện vận chuyển
và cơng nghệ
Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin dữliệu mà nhà quản trị tổ chức sử dụng để hồn thành cơng việc
b Các chức quản trị
Vào năm 1916, tác phẩm "Quản trị công nghiệp quản trị tổng quát", nhà tưbản
công nghiệp người Pháp Henry Fayol cho tất nhà quản trị thực năm hoạt động quản trị xem “tiến trình quản trị”, lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, điều khiển kiểm tra Vào thập niên 1950, hai giáo sư trường ULCA Harold
Koontz Cyril O'Donnell đề nghị tiến trình bao gồm chức hoạch định, tổ chức, định biên, lãnhđạo kiểm soát làm sở cho sách nói quản trị kỷ Các nhà lý luận thực hành quản trị tiếp tục nghiên cứu, phát triển thống bốn chức quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnhđạo kiểm tra (xem cụ thể hình sau I-3)
1
Rick W.Griffin, Management, 4thed, Copyright ©1993 by Houghton Mifflin Co.,p.6
Nhà quản trị
Mục tiêu Nguồn nhân lực
Nguồn lực tài chính Nguồn lực vật chất Nguồn thông tin
Hoạch định
Tổ chức
Lãnh đạo
Kiểm tra
(5)Hình I-3: Các chức quản trị1 Hoạch định (Planning).
Một cách tổng quát,hoạch địnhbao gồm việc xác định mục tiêu tổ chức phác thảo cách thức để đạt chúng Các nhà quản trịtiến hành việc hoạch địnhvì ba lý do: (1) thiết lập định hướng tổng quát cho tương lai tổ chức, chẳng hạn gia tăng lợi
nhuận, mở rộng thị trường hay gia tăng trách nhiệm xã hội; (2) xác định cam kết
nguồn lực tổ chức để hoàn thành mục tiêu; (3) định công việc cần thực để đạt mục tiêu
Tổ chức (Organizing).
Sau phác thảo xong kế hoạch, nhà quản trị cần phải làm cho ý tưởng tương đối vắn tắt trở thành thành thực tế Hiểu biết tổ chức yêu cầu vô thiết
yếu để thực thi điều đó.Tổ chứclà tiến trình thiết lập cấu trúc mối quan hệ
giúp cho người thực kế hoạch đềra thỏa mãn mục tiêu tổ
chức Thực hiệu chức tổ chức giúp nhà quản trị phối hợp tốt nguồn
lực tổ chức Sự thành công tổ chức phụ thuộc phần lớn vào khả sử dụng
nguồn lực cách có kết hiệuquả
Lãnhđạo (Leading).
Sau hoàn thành việc lập kế hoạch, thiết kế cấu tổ chức, xếp đội ngũ nhân
viên, nhà quản trị cần thực chức lãnhđạo tổ chức Lãnhđạobao gồm
các hoạt động nhằm thúc đẩy người thực công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu tổ chức Chức lãnh đạo thực sau chức
hoạch định tổ chức hồn tất; cịn yếu tố then chốt chức Kiểm tra (Controlling).
1
Stephen P.Robbins and David A.Decenzo, “ Fundamentals of management, essential concepts and applications”-4th ed., Pearson Prentice Hall, 2004, p
(6)ngoài sản xuất, cơng ty chuyển nhà cung cấp cần thiết để sử dụng nhà cung cấp
thích hợp theo nhu cầu khách hàng Quyết định điều th ngồi vàđiều tự làm số định quan trọng mà nhà quản trị phải thực ngày
Hình I-4: Sự phát triển cấu tổ chức1
Khi tổ chức giảm quy mơ th ngồi nhiệm vụ, chúng trở nên linh hoạt tinh giản Hình I-4 minh hoạ việc thay đổi kích cỡ hình dạng tổ chức Khơng giống mơ hìnhđồ sộ khứ, công ty nhỏ không giống pháo đài trự trị giống nhiều với điểm nút mạng lưới mối quan hệ phức tạp
Cách này, gọi là hình thức mạng tổ chức, bao gồm việc thiết lập liên kết chiến lược
trong số nhiều thực thể
Các hình thức mạng tổ chức phổ biến ngành công nghệ cao, nơi mà
chúng cho phép cơng ty có uy tín xử lý phát minh nhà khoa học trường đại học vàở tổ chức nhỏ, động
Để đạt lợi cạnh tranhcác tổ chức phải thiết lập quản lý liên minh chiến lược với công ty khác Trong mộtliên minh chiến lược, hai nhiều
các công ty đồng ý hợp tác liên doanh với kỳ vọng mang lại lợi ích cho hai
2 Lực lượng lao động thay đổi (A Changing Workforce)
Cùng lúc với thay đổi quy mơ mơ hình tổ chức, kết cấu lao động thay đổi
một cách nhanh chóng Một thay đổi quan trọng phân bố độ tuổi lao động Tỷ lệ
lớn lực lượng lao động Mỹ xuất phát từ bùng nổ dân số (baby-boom) (77 triệu người sinh từ năm 1946 đến 1964), số sinh viên tốt nghiệp gia
nhập thị trường lao động Giữa năm 2000 đến 2025, số người độ tuổi 35 đến 47 giảm
2% khiở độ tuổi từ 60 đến 64 tăng 3% Ví dụ cuối thập niên 1970, khoảng triệu người
gia nhập vào nhóm 18-24 tuổi năm Nhưng đến năm 2000, có triệu cơng nhân vào độ tuổi này, số tiếp tục co lại Ngụ ý nguời ta mong đợi cơng việc
thực nhân viên Đối với tổ chức để tồn tại, nhân viên phải có hiệu suất cao
Một thay đổi quan trọng khác tính đa dạng lực lượng lao động gia tăng.Sự đa dạng lực lượng lao động liên quan đến hoà hợp nhân viên từ tảng khác lục lượng lao động Ví dụ ngày nhiều phụ nữ làm việc kết khuynh hướng cân giới lực lượng lao động thay thống trị nam giới
Tổ chức đa văn hoá với đa dạng văn hoá lực luợng lao động cam kết
trong việc tận dụng nguồn nhân lực đặt vấn đề thách thức cho nhà quản trị Họ cần
làm quen với cách tiếp cận tiên phong việc quản trị nguồn nhân lực với đa dạng
nền tảng văn hoá học vấn Ví dụ nhóm làm việc động mà thành viên
1
(7)trong nhóm mà giá trị văn hố đề cao tính tập thể- tìm thấy châu Á- hiệu
nhiều nhóm mà thành viên tiếp nhận văn hố đề cao tính cá nhân- chủ yếu Đức
và Mỹ Các cáchquản trị khác cần phải tối đa hoá hiệuquả nhóm Sự đa dạng lực lượng lao động gia tăng, với khác biệt quan điểm bị bỏ qua
trong khứ (bao gồm tín ngưỡng tơn giáo cách sống) đặc điểm đại diện cho
thách thức hội tổ chức nhà quản trị 3 Sự thay đổi công nghệ (Changing Technology)
Ở Mỹ, 15 triệu người làm việc lĩnh vực công nghệ cao, phát triển, sản xuất
và phân phối sản phẩm điện tử liên quan đến thơng tin Những cơng nhân trí
thức (Knowledge workers) những người có trìnhđộ giáo dục làm việc với thông
tin chuyên biệt.Họ đóng góp 33% tổng sản phẩm quốc nội Mỹ suốt thập niên 1990 Sự thay đổi nhanh chóng cơng nghệ chuyển đổi cơng việc
Công nghệ thay đổi tất công việc ngành Hiển nhiên hàng trăm
nghìn người làm việc thường xuyên bán thời gian nhà, liên lạc với văn phịng thơng qua phương tiện máy tính, mođem máy fax Thậm chí hàng triệu người làm việc
nhà thay đến văn phịng Nhà quản trị chịu trách nhiệm giám sát công việc thực
hiện nhân viên gặp
4 Tồn cầu hóa (Globalization)
Trong suốt 50 năm qua, tiến công nghệ vận tải truyền thơng khuyến khích phát triển thương mại quốc tế Và kết nhiều hãng mà trước
chuyên phục vụ nội địa mở rộng thành toàn cầu Bước tiếntriển đơn
giản xuất hàng hố sang hai thị trường nước ngồi Bước sản xuất
những sản phẩm nàyở nước ngồi hiệu việc vận chuyển sản phẩm xa hàng nghìn dặm đến thị trường Việc thành lập công ty kinh doanh gần với thị trường nước
ngồi giúp đỡ cơng ty hiểu nhiều khách hàng
V. TẠI SAO PHẢI NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ ?
Lý để nghiên cứu quản trị tất mong lợi từ việc cải thiện
cách thức quản trị tổ chức Tại sao? Bởi tương tác với chúng hàng ngày Bạn
có bị thất vọng phải chờ đợi Sở giao thơng cơng chánh vịng hai để tái
cấp lái xe? Bạn có ngạc nhiên không công ty lớn thịnh vượng phát đạt đột
nhiên bị phá sản?Bạn có tức giận khơng bạn gọi điện cho phịng vé hãng hàng không ba lần thông báo ba mức giá khác cho chuyến đi? Có nhiều ví dụ để minh họa cho việc quản trị tồi.Những cơng ty quản trị tồi thường nhìn nhận từ
việc mấtkhách hàng sụt giảm doanh thu Và ngày công ty quản trị tồi khơng có hội tồn
Lý thứ hai để nghiên cứu quản trị bạn tốt nghiệp đại học bắt đầu
nghề nghiệp, bạn nhà quản trị bị quản trị Đối với ailên kế hoạch, dự định
làm nghề nghiệp quản trị, việc thấu hiểu tiến trình quản trị hình thành nên tảng để họ xây
dựng lực quản trị hiển nhiên, không người nghiên cứu quản trị lập kế hoạch nghề nghiệp quản trị Khoá học quản trị yêu cầu cho
cấp mong muốn, điều khơng có nghĩa không cần nghiên cứu quản trị Giả sử
rằng bạn làm việc để kiếm sống bạn làm việc cho tổ chức, bạn nhà quản trị
hoặc làm việc cho nhà quản trị Bạn có hành vi mong đợi, hiểu cách cư xử người lãnh đạo vận hành nội tổ chức cách nghiên cứu quản trị Tóm
lại, cần nhớ bạn không cần phải nhà quản trị để có kiến thức bổ ích từ