Bài giảng tin học văn phòng - excel

Title Bar Menu Bar Standard Formatting. Status bar Drawing[r]

Chương

Microsoft EXCEL

Microsoft Excel phần mềm Microsoft Office hãng Microsoft, Excel thực công cụ hữu ích để quản lý liệu khơng q lớn tính tốn, đánh giá hàng ngày nhiều lĩnh vực khác Excel có đặc tính ứng dụng tiêu biểu sau:

Thực nhiều phép tính từđơn giản đến phức tạp

Tổ chức lưu trữ thông tin dạng bảng bảng lương, bảng kết toán, bảng toán, bảng thống kê, bảng dự tốn,

Khi có thay đổi liệu, bảng tính tựđộng tính tốn lại theo số liệu Thao tác bảng tính tạo báo cáo tổng hợp phân tích có kèm theo biểu đồ, hình vẽ minh họa,

5.1 Các thao tác 1. Khởi động, thoát khỏi Excel

Khởi động Excel:

Dùng lệnh Start | Programs | Microsoft Excel

Ngồi cách khởi động trên, ta cịn khởi động Ms Excel theo cách sau:

Click biểu tượng Excel hình Click biểu tượng Excel Start Menu

Thoát khỏi Excel: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước thoát, không Ms Excel hỏi:

- Chọn Yes muốn ghi - Chọn No không muốn ghi - Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh

thoát Các cách thốt :

Click nút Close góc phải hình

Dùng lệnh File | Exit

2. Màn hình Excel

Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa tên mục lệnh Excel, mục Menu Bar ứng với Menu Popup (thực đơn dọc) Thao tác để mở Menu Popup click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện của tên mục

Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa biểu tượng, nút điều khiển thực chức thông dụng ghi nội dung tập tin vào đĩa, mở tập tin Formatting (thanh định dạng): chứa biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc định dạng liệu bảng tính loại font chữ, cỡ font, canh lề

Title Bar Menu Bar Standard Formatting

Status bar Drawing

Formula

Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin Tên tập tin tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn XLS Tên tập tin Workbook Book# (# là số thứ tự tương ứng với lần mở tập tin) Các thành phần Workbook là: - ĐƯỜNG VIỀN NGANG (Column Border): ghi ký hiệu cột từ trái sang

phải theo chữ A, B, C, ,Y, Z, AA, AB, , IV Cột (Column) tập hợp ô theo chiều dọc Độ rộng ký tự (có thể thay đổi trị số từ đến 255) Có tổng cộng 256 cột

- ĐƯỜNG VIỀN DỌC (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ xuống Dòng (Row) tập hợp ô theo chiều ngang Chiều cao 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số từ đến 409) Có tổng cộng 65536 dịng

- Ơ (Cell): giao dịng với cột Địa ô xác định cột trước dịng sau, ví dụ: B6 địa nằm cột B, dịng thứ Ơ hành (Select cell) có khung viền quanh

- VÙNG BẢNG TÍNH : bao gồm nhiều đứng liền nhau, tên vùng xác định tên góc bên trái tên góc phải vùng, phân cách tên hai dấu hai chấm (:) Ví dụ: vùng B2:D6

- BẢNG TÍNH (Sheet): bảng gồm có 256 cột 65536 dịng Tên bảng tính Sheet# (# số thứ tự) Một tập tin Excel thơng thường có bảng tính Ta quy định số Sheet tập tin Workbook lệnh Tools | Options, chọn lớp General:

Chọn số lượng sheet mục Sheets in new workbook (có thể lên đến 255)

Trong lớp General ta chọn phơng chữ cỡ chữ ngầm định cho Sheet

- Status Bar: dòng chứa chếđộ làm việc hành hay ý nghĩa lệnh hành bảng tính tình trạng hành hệ thống NumLock, Capslock,

Các chếđộ làm việc thông thường gồm:

Ready: sẵn sàng nhập liệu Enter : đang nhập liệu

Point : đang ghi chép công thức tham chiếu đến địa

Edit : đang điều chỉnh liệu hay công thức ô hành Chọn chế độ cách di chuyển đến muốn điều chỉnh gõ phím F2

- Trong cửa sổ Open, chọn ổ đĩa thư mục chứa tập tin muốn mở khung Look in

- Click chọn tập tin Excel click nút Open

c Lưu tập tin vào đĩa:

Click biểu tượng Standard dùng lệnh File | Save

- Nếu lưu lần đầu Excel mở hộp thoại Save As (Theo mặc định tên Book1.xls Book2.xls ), lần đầu Excel tựđộng lưu mà khơng thơng báo

Bài thực hành

Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau lưu vào đĩa với tên BAI7.XLS :

A B C D E F G

1 CỬA HÀNG THỰC PHẨM ABC 2 Tháng 02/01

3 Ngày tổng kết :

4 Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Tên hàng Đơn giá

5 Gạo 120 Gạo 4000

6 Gạo 50 Nếp 6500

7 Nếp 30 Cafe 6000

8 Gạo 500 Đậu xanh 11000

9 Nếp 100 Đường 6500

10 Cafe 500 Sữa 7000

11 Gạo 400

12 Cafe 1000

13 Nếp 70

14 Đường 600

15 Sữa 100

16 Đậu xanh 40

17

18 TỔNG TRUNG BÌNH MAX MIN SỐ LẦN

Gạo Nếp Cafe Đậu xanh Đường Sữa

Các yêu cầu :

1) Trong bảng A4:D16

Nhập liệu cho cột A,B

Cột C xác định cách dùng hàm VLOOKUP dị tìm bảng đơn giá (F4:G10)

Bài thực hành

Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau lưu vào đĩa với tên BAI8.XLS:

A B C D E F G

1 Cửa hàng XYZ 2

3 Mã VT Tên Vật tư Ngày nhập PT Số

lượng

Đơn giá Thành tiền 4 SOBT Sơn bạch tuyết 01/01/01 N 50 800

5 X300 Ximen 300 04/01/01 N 100 4500

6 TU50 Thép U50 08/01/01 X 120 8000

7 SOAL Sơn Alkyde 24/01/01 N 100 1000

8 T15 Thép phi 15 05/05/01 N 200 10000

9 TU50 Thép U50 12/05/01 X 50 8000

10 X400 Ximen 400 16/05/01 X 120 5000

11 X300 Ximen 300 20/05/01 N 200 4500

12 X400 Ximen 400 25/07/01 X 100 5000

Tổng cộng : Các yêu cầu :

1) Nhập liệu cho cột: A, B, C, D, E, F

2) Xác định số liệu cột thành tiền tính tổng cột số lượng cột thành tiền biết:

Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

Định dạng số cột thành tiền có dấu phẩy phân cách hàng ngàn, triệu có chữ số phần thập phân

3) Tính tổng số tiền nhập lọai vật tư có chữ đầu bên trái cột Mã VT giống (theo dạng bảng bên dưới), biết vật tư nhập có phương thức (cột D): PT=N

Mã VT PT Tổng

S* N ?

X* N ?

T* N ?