[r]
(1)Y BAN NHÂN DÂN Ủ
THÀNH PH HÀ N IỐ Ộ
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ Đ c l p T do H nh phúc ộ ậ ự ạ
S : ố 12/2020/QĐUBND Hà N i, ngày ộ 12 tháng 6 năm 2020
QUY T Đ NHẾ Ị
BAN HÀNH QUY CH TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI NẾ Ế Ậ Ử Ả Ả Ệ T GI A CÁC C QUAN, T CH C THU C THÀNH PH HÀ N IỬ Ữ Ơ Ổ Ứ Ộ Ố Ộ
Y BAN NHÂN DÂN THÀNH PH HÀ N I
Ủ Ố Ộ
Căn c Lu t T ch c chứ ậ ổ ứ ính quy n đ a phề ị ương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Căn c Lu t Giao d ch đi n t ngày 29 tháng 11 năm 2005;ứ ậ ị ệ ử
Căn c Lu t Công ngh thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;ứ ậ ệ Căn c Lu t ứ ậ L u ư tr ngày 11 tháng 11 năm 2011;ữ
Căn c Ngh đ nh s 64/2007/NĐCP ngày 10 tháng 4 năm 2007 c a Chính ph v ng d ng ứ ị ị ố ủ ủ ề ứ ụ công ngh thông tin trong ho t đ ng c a c quan Nhà nệ ạ ộ ủ ơ ước;
Căn c Ngh đ nh s 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 c a Chính ph quy đ nh chứ ị ị ố ủ ủ ị i ti tế thi hành m t s đi u c a Lu t L u tr ;ộ ố ề ủ ậ ư ữ
Căn c Ngh đ nh s 130/2018/NĐCP ngày 27 tháng 9 năm 2018 c a Chính ph quy đ nh chi ti tứ ị ị ố ủ ủ ị ế thi hành Lu t Giao d ch đi n t v ch ký s và d ch v ch ký s ;ậ ị ệ ề ữ ố ị ụ ữ ố
Căn c Ngh đ nh s 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng 3 năm 2020 c a Chính ph v cơng tác văn ứ ị ị ố ủ ủ ề th ;ư
Căn c Quy t đ nh s 28/2018/QĐTTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 c a Th tứ ế ị ố ủ ủ ướng Chính ph v ủ ề vi c g i, nh n văn b n đi n t gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà nệ ử ậ ả ệ ữ ơ ệ ố ước;
Căn c Thông t s ứ ư ố10/2016/TTBTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 c a B Thông tin và Truy n ủ ộ ề thông ban hành “Quy chuẩn k thu t qu c gia v c u trúc mã đ nh danh và các đ nh d ng d ỹ ậ ố ề ấ ị ị ạ ữ li u gệ ói tin ph c v k t n i các H th ng qu n lý văn b n và đi u hành”;ụ ụ ế ố ệ ố ả ả ề
Căn c Thông t s 41/2017/TTBTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 c a B Thông tin và Truy n ứ ư ố ủ ộ ề thông quy đ nh s d ng ch ký s cho văn b n trong c quan nhà nị ử ụ ữ ố ả ơ ước;
Theo đ ngh c a Giám đ c S N i v t i T trình s ề ị ủ ố ở ộ ụ ờ ố1438/TTrSNV ngày 29 tháng 5 năm 2020 v vi c ban hành Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n t gi a các c ề ệ ế ế ậ ử ả ả ệ ữ ơ quan, t ch c thu c thành ph Hà N iổ ứ ộ ố ộ.
(2)Đi u 1.ề Ban hành kèm theo Quy t đ nh này Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn ế ị ế ế ậ ả
b n đi n t gi a các c quan, t ch c thu c thành ph Hà N i.ả ệ ữ ổ ứ ộ ố ộ
Đi u 2.ề Quy t đ nh này có hi u l c thi hành k t ngày ký và thay th Quy t đ nh s ế ị ệ ự ể ế ế ị ố
57/2013/QĐUBND ngày 17 tháng 12 năm 2013 c a y ban nhân dân thành ph Hà N i v vi c ủ Ủ ố ộ ề ệ
ban hành Quy đ nh trao đ i, l u tr , x lý văn b n đi n t trong ho t đ ng c a các c quan nhà ị ổ ữ ả ệ ộ ủ
nước thu c thành ph Hà N i.ộ ố ộ
Đi u 3.ề Chánh Văn phòng HĐND Thành ph ; Chánh Văn phòng y ban nhân dân Thành ph ; ố Ủ ố
Giám đ c S N i v ; Th trố ộ ụ ủ ưởng các S , ban, ngành thu c UBND Thành ph ; Ch t ch UBND ở ộ ố ủ ị
các qu n, huy n, th xã; Ch t ch UBND các xã, phậ ệ ị ủ ị ường, th tr n và các c quan, t ch c, cá ị ấ ổ ứ
nhân có liên quan ch u trách nhi m thi hành Quy t đ nh này./.ị ệ ế ị
N i nh n:ơ ậ
Nh Điư ều 3; B N iộ ộ v ;ụ
C c ki m tra văn b n QPPL, B T pháp;ụ ể ả ộ Thường tr c Thành y;ự ủ
Thường tr c HĐND TP;ự Ch t ch UBND Thủ ị ành ph ;ố Các Phó Ch t ch UBND Thành ph ;ủ ị ố C ng giao ti p đi n t Hà N i;ổ ế ệ ộ Trung tâm Tin h cọ , Công báo Thành ph ;ố L u: VT, QLCTTĐTư
TM. Y BAN NHÂN DÂNỦ CH T CHỦ Ị
Nguy n Đ c Chungễ ứ
QUY CHẾ
TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI N T GI A CÁC CẾ Ậ Ử Ả Ả Ệ Ử Ữ Ơ QUAN, T CH C THU C THÀNH PH HÀ N IỔ Ứ Ộ Ố Ộ
(Ban hành kèm theo Quy t đ nh s ế ị ố12/2020/QĐUBND ngày 12 tháng 6 năm 2020 c a y banủ Ủ nhân dân thành ph Hà N i)ố ộ
Chương I
QUY Đ NH CHUNGỊ Đi u 1. Ph m vi đi u ch nhề ạ ề ỉ
1. Quy ch này quy đ nh v vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n t gi a cácế ị ề ệ ế ậ ả ả ệ ữ c quan, t ch c thu c thành ph Hà N i.ơ ổ ứ ộ ố ộ
2. Quy ch này không áp d ng đế ụ ối v i vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n ớ ệ ế ậ ả ả n ệ
t có n i dung thu c bí m t nhà nử ộ ộ ậ ước theo quy đ nh c a pháp lu t.ị ủ ậ
Đi u 2. Đ i tề ố ượng áp d ngụ
1. Quy ch này áp d ng đ i v i c quan, t ch c nhà nế ụ ố ổ ứ ước và doanh nghi p nhà nệ ước thu c ộ
(3)2. T ch c chính tr , t ch c chính tr xã h i, t ch c xã h i, t ch c xã h i ngh nghi p và ổ ứ ị ổ ứ ị ộ ổ ứ ộ ổ ứ ộ ề ệ
các c quan, t ch c không thu c kho n 1 Đi u này căn c quy đ nh c a Quy ch này và các quyơ ổ ứ ộ ả ề ứ ị ủ ế đ nh c a pháp lu t có liên quan đ áp d ng cho phù h p.ị ủ ậ ể ụ ợ
Đi u 3. Gi i thích t ngề ả ừ ữ
Trong Quy ch này, các t ng dế ữ ưới đây được hi u nh sau:ể
1. “Bên g i” là c quan, t ch c phát hành văn b n đi n t ổ ứ ả ệ
2. “Bên nh n” là c quan, t ch c ti p nh n văn b n đi n t ậ ổ ứ ế ậ ả ệ
3. “Văn b n” là thông tin thành văn đả ược truy n đ t b ng ngôn ng ho c ký hi u, hề ằ ữ ặ ệ ình thành trong ho t đ ng c a các c quan, t ch c và đạ ộ ủ ổ ứ ược trình bày đúng th th c, k thu t theo quy ể ứ ỹ ậ
đ nh.ị
4. “Văn b n hành chính” là văn b n hình thành trong q trình ch đ o, đi u hành, gi i quy t ả ả ỉ ề ả ế
công vi c c a các c quan, t ch c.ệ ủ ổ ứ
5. “Văn b n chuyên ngành” là văn b n hình thành trong quá trình th c hi n ho t đ ng chuyên ả ả ự ệ ộ
môn, nghi p v c a m t ngành, lĩnh v c do ngệ ụ ủ ộ ự ườ ứi đ ng đ u c quan qu n lý ngành, lĩnh v c ầ ả ự
quy đ nh.ị
6. “Văn b n đi n t ” là văn b n dả ệ ả ướ ại d ng thông đi p d li u đệ ữ ệ ượ ậc t o l p ho c đặ ược số hóa t văn b n gi y và trình bày đúng th th c, k thu t, đ nh d ng theo quy đ nh.ừ ả ấ ể ứ ỹ ậ ị ị
7. “G i, nh n văn b n đi n t ” là vi c c quan trong h th ng hành chính nhà nử ậ ả ệ ệ ệ ố ước g i, nh n ử ậ
văn b n đi n t qua các H thả ệ ệ ống qu n lý văn b n và đi u hành đả ả ề ược k t n i, liên thông v i ế ố
nhau b ng các gi i pháp k thu t, công ngh ằ ả ỹ ậ ệ
8. “H s đi n t ” là t p h p các tài li u đi n t có liên quan v i nhau v m t v n đ , m t s ồ ệ ậ ợ ệ ệ ề ộ ấ ề ộ ự
vi c, m t đ i tệ ộ ố ượng c th ho c có đ c đi m chung, hình thành trong q trình theo dõi, gi i ụ ể ặ ặ ể ả
quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a c quan, t ch c, cá nhân.ế ệ ộ ứ ệ ụ ủ ổ ứ
9. “L p h s đi n t ” là vi c áp d ng công ngh thông tin nh m liên k t các tài li u đi n t ậ ệ ệ ụ ệ ằ ế ệ ệ
hình thành trong q trình theo dõi, gi i quy t cơng vi c c a c quan, t ch c, cá nhân thành h ả ế ệ ủ ổ ứ
s đi n t ệ
10. “B n g c văn b n” là b n hoàn ch nh v n i dung, th th c văn b n, đả ố ả ả ỉ ề ộ ể ứ ả ược người có th m ẩ
quy n tr c ti p ký trên văn b n gề ự ế ả i y ho c ký s trên văn b n đi n t ấ ặ ố ả ệ
11. “Ch ký s c a c quan, t ch c” là ch ký s đữ ố ủ ổ ứ ữ ố ượ ậc t o l p b i khóa bí m t tở ậ ương ng v i ứ
ch ng th s c p cho c quan, t ch c theo quy đ nh c a pháp lu t v giao d ch đi n t ứ ố ấ ổ ứ ị ủ ậ ề ị ệ
12. “Ch ký s c a ngữ ố ủ ười có th m quy n” là ch ký s đẩ ề ữ ố ượ ậc t o l p b i khóa bí m t tở ậ ương ng v i ch ng th s c p cho ng i có th m quy n theo quy đ nh c a pháp lu t v giao d ch
ứ ứ ố ấ ườ ẩ ề ị ủ ậ ề ị
đi n t ệ
(4)văn b n và đi u hành c a các c quan, t ch c thu c Thành ph và k t n i Tr c liên thông văn ả ề ủ ổ ứ ộ ố ế ố ụ
b n qu c gia đ g i, nh n văn b n đi n t v i các b , ngành, đ a phả ố ể ậ ả ệ ộ ị ương
14. “H th ng qu n lý văn b n và đi u hành” là h th ng thông tin đệ ố ả ả ề ệ ố ược xây d ng v i ch c ự ứ
năng chính là h tr vi c tin h c hóa cơng tác qu n lý, x lý văn b n và h s công vi c c a các ỗ ợ ệ ọ ả ả ệ ủ
c quan, t ch c và theo dõi tình hình x lý cơng vi c trong c quan trên mơi trơ ổ ứ ệ ường m ng (sau ạ
đây g i chung là H th ng).ọ ệ ố
Đi u 4. Giá tr pháp lý c a văn b n đi n tề ị ủ ả ệ ử
1. Văn b n đi n t đả ệ ược ký s b i ngố ười có th m quy n và ký s c a c quan, t ch c theo quyẩ ề ố ủ ổ ứ đ nh c a pháp lu t có giá tr pháp lý nh b n g c văn b n gi y.ị ủ ậ ị ả ố ả ấ
2. Ch ký s trên văn b n đi n t ph i đáp ng đ y đ các quy đ nh c a pháp lu t.ữ ố ả ệ ả ứ ầ ủ ị ủ ậ
3. Văn b n đi n t không thu c kho n 1 Đi u này đả ệ ộ ả ề ược g i, nh n qua H th ng qu n lý văn ử ậ ệ ố ả
b n và đi u hành có giá tr đ bi t, tham kh o, không thay th cho vi c g i, nh n văn b n gi y.ả ề ị ể ế ả ế ệ ậ ả ấ
Đi u 5. Nguyên t c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n tề ắ ế ậ ử ả ả ệ ử
1. Vi c ti p nh n, phát hành văn b n đi n t ph i th c hi n theo nguyên t c quy đ nh t i Đi u 5ệ ế ậ ả ệ ả ự ệ ắ ị ề c a Lu t Giao d ch đi n t và tuân theo các quy đ nh khác c a pháp lu t v b o v bí m t nhà ủ ậ ị ệ ị ủ ậ ề ả ệ ậ
nước, an ninh, an tồn thơng tin và văn th , l u tr ư ữ
2. T t c văn b n đi n t thu c th m quy n ban hành và gi i quy t c a các c quan, t ch c ấ ả ả ệ ộ ẩ ề ả ế ủ ổ ứ
thu c Thành ph độ ố ược phát hành, ti p nh n, x lý trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành, ế ậ ệ ố ả ả ề
tr các trừ ường h p Bên g i và Bên nh n ch a đáp ng các yêu c u v h t ng k thu t, công ợ ậ ứ ầ ề ầ ỹ ậ
ngh , an tồn thơng tin, gi i pháp k t n i, liên thơng đ nh n, g i văn b n đi n t ,ệ ả ế ố ể ậ ả ệ
3. Bên nh n có quy n t ch i nh n văn b n đi n t , n u văn b n đi n t đó khơng đ m b o ậ ề ố ậ ả ệ ế ả ệ ả ả
nguyên t c, yêu c u v phát hành, ti p nh n và ph i ch u trách nhi m v vi c t ch i đó, đ ng ắ ầ ề ế ậ ả ị ệ ề ệ ố
th i Bên nh n ph n h i cho Bên g i đờ ậ ả ược bi t thông qua H th ng qu n lý văn b n và đi u ế ệ ố ả ả ề
hành ho c H th ng g i, nh n văn b n đi n t Thành ph ặ ệ ố ậ ả ệ ố
Đi u 6. Yêu c u ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n tề ầ ế ậ ử ả ả ệ ử
1. Văn b n đi n t ph i đả ệ ả ược đ m b o tính xác th c v ngu n g c, s tồn v n, an tồn thơng ả ả ự ề ố ự ẹ
tin, d li u trong quá trình phát hành, ti p nh n, x lý và l u tr ữ ệ ế ậ ữ
2. Văn b n đi n t ph i đả ệ ả ược phát hành ngay trong ngày văn b n đó đả ược ký ban hành, ch m ậ
nh t là trong bu i sáng c a ngày làm vi c ti p theo. Văn b n đi n t đ n sau khi đấ ổ ủ ệ ế ả ệ ế ược ti p ế
nh n, n u b o đ m giá tr pháp lý ph i đậ ế ả ả ị ả ược x lý k p th i, không ph i ch văn b n gi y (n u ử ị ả ả ấ ế
có)
Văn b n đi n t đ n có các m c đ kh n: “H a t c”, “Thả ệ ế ứ ộ ẩ ỏ ố ượng kh n” và “Kh n” ph i đẩ ẩ ả ược đ tặ ch đ u tiên, ghi rõ m c đ kh n, g i ngay sau khi đã ký s và ph i đế ộ ứ ộ ẩ ố ả ược trình, chuy n giao ể
x lý ngay sau khi ti p nh n.ử ế ậ
3. Văn b n đi n t ph i đả ệ ả ược theo dõi, c p nh t t đ ng tr ng thái g i, nh n, x lý trên H ậ ậ ự ộ ậ ệ
(5)4. Th th c và k thu t trình bày văn b n đi n t th c hi n theo quy đ nh t i Ngh đ nh s ể ứ ỹ ậ ả ệ ự ệ ị ị ị ố
34/2016/NĐCP ngày 14 tháng 5 năm 2016 c a Chính ph Quy đ nh chi ti t m t s đi u và bi n ủ ủ ị ế ộ ố ề ệ
pháp thi hành Lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu t và Ngh đ nh s 30/2020/NĐCP ngày ậ ả ậ ị ị ố
05 tháng 3 năm 2020 c a Chính ph vủ ủ ề cơng tác văn th ; hình th c d u, ch ký s c a ngư ứ ấ ữ ố ủ ười có th m quy n và ch ký s c a c quan, t ch c quy đ nh t i Đi u 18 Quy ch này; v đ nh d ng ẩ ề ữ ố ủ ổ ứ ị ề ế ề ị
theo quy đ nh t i Thông t s 39/2017/TTBTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 c a B Thông tin ị ố ủ ộ
và Truyền thông v ềvi c ban hành Danh m c tiêu chu n k thu t v ng d ng công ngh thông ệ ụ ẩ ỹ ậ ề ứ ụ ệ
tin trong c quan nhà nơ ước
5. H thệ ống ph i đáp ng các quy đ nh t i ph l c VI Ngh đ nh 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng 3ả ứ ị ụ ụ ị ị năm 2020 c a Chính ph v cơng tác văn th và các quy đ nh c a pháp lu t có liên quan.ủ ủ ề ị ủ ậ
Đi u 7. Th i đi m g i, nh n văn b n đi n tề ờ ể ử ậ ả ệ ử
1. Th i đi m g i m t văn b n đi n t t i Bên nh n là th i đi m văn b n đi n t đó đờ ể ộ ả ệ ậ ể ả ệ ược văn th bên g i phát hành trên phư ần m m qu n lý văn b n và có hề ả ả ồi báo văn b n g i thành cơng,ả
2. Th i đi m nh n m t văn b n đi n t là th i đi m văn b n đi n t đờ ể ậ ộ ả ệ ể ả ệ ược nh p vào H th ng ậ ệ ố
qu n lý văn b n và đi u hành mà Bên nh n có th truy c p và s d ng văn b n đi n t t th i ả ả ề ậ ể ậ ụ ả ệ
đi m đó ho c để ặ ược Bên nh n xác nh n.ậ ậ
Đi u 8. Ki m tra, b o đ m và duy trì tính tồn v n c a văn b n đi n tề ể ả ả ẹ ủ ả ệ ử
1. Tính tồn v n c a văn b n đi n t là khi n i dung c a văn b n đi n t ch a b thay đ i.ẹ ủ ả ệ ộ ủ ả ệ ị ổ
2. Văn b n đi n t đả ệ ược ki m tra tính tồn v n d a trên các thơng tin c b n sau đây:ể ẹ ự ả
a) Th th c văn b n bao g m: Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n; s , ký hi u, ngày ể ứ ả ế ộ ủ ả ố ệ
tháng ban hành văn b n;ả
b) Thông tin Bên g i và Bên nh n văn b n đi n t ;ử ậ ả ệ
c) Th i gian văn b n đi n t đờ ả ệ ược chính th c phát hành, ho c th i gian g i, nh n văn b n đi n ứ ặ ậ ả ệ
t ;ử
d) C u trúc t p d li u ch a văn b n đi n t ;ấ ệ ữ ệ ứ ả ệ
đ) Ch ký s c a Bên g i trong trữ ố ủ ường h p có s d ng ch ký s ợ ụ ữ ố
Đi u 9. Các lo i văn b n đi n t và đ u m i phát hành, ti p nh n văn b n đi n tề ạ ả ệ ử ầ ố ế ậ ả ệ ử 1. Danh m c văn b n đi n t không g i kèm b n gi yụ ả ệ ử ả ấ
a) Văn b n quy ph m pháp lu t: Ngh quy t c a HĐND Thành ph , c p huy n, c p xã; Quy t ả ậ ị ế ủ ố ấ ệ ấ ế
đ nh c a UBND Thành ph , c p huy n, c p xã;ị ủ ố ấ ệ ấ
b) Văn b n hành chính: Ngh quy t (cá bi t), Quy t đ nh (cá bi t), Ch th , Quy ch , Quy đ nh, ả ị ế ệ ế ị ệ ỉ ị ế ị
Thơng báo, Hướng d n, Chẫ ương trình, K ho ch, Phế ương án, Đề án, D án, Báo cáo, T trình, ự
(6)2. Đ u m i c a c quan, t ch c phát hành, ti p nh n văn b n đi n tầ ố ủ ổ ứ ế ậ ả ệ
a) Văn phòng HĐND Thành ph ti p nh n, phát hành văn b n đi n t thu c ph m vi, th m ố ế ậ ả ệ ộ ẩ
quy n qu n lý c a HĐND Thành ph ;ề ả ủ ố
b) Văn phòng UBND Thành ph ti p nh n, phát hành văn b n đi n t thu c ph m vi, th m ố ế ậ ả ệ ộ ẩ
quy n qu n lý c a UBND Thành ph ;ề ả ủ ố
c) Văn phịng ho c Phịng Hành chính các c quan, t ch c ti p nh n, phát hành văn b n đi n t ặ ổ ứ ế ậ ả ệ
thu c ph m vi, th m quy n qu n lý c a Th trộ ẩ ề ả ủ ủ ưởng các c quan đó;ơ
d) Văn phòng HĐND và UBND c p huy n ti p nh n, phát hành văn b n đi n t thu c ph m vi, ấ ệ ế ậ ả ệ ộ
th m quy n qu n lý c a UBND c p huy n;ẩ ề ả ủ ấ ệ
đ) Cơng ch c Văn phịng Th ng kê UBND c p xã ti p nh n, phát hành văn b n đi n t thu c ứ ố ấ ế ậ ả ệ ộ
ph m vi, th m quy n qu n lý c a UBND c p xã.ạ ẩ ề ả ủ ấ
Chương II
QU N LÝ VĂN B N Đ NẢ Ả Ế Đi u 10. Ti p nh n văn b n đi n t đ nề ế ậ ả ệ ế
1. Khi ti p nh n văn b n đi n t , Bên nh n ph i ki m tra tính xác th c và tồn v n c a văn b n ế ậ ả ệ ậ ả ể ự ẹ ủ ả
đi n t và th c hi n ti p nh n trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ệ ự ệ ế ậ ệ ố ả ả ề
2. Trường h p văn b n đi n t không đáp ng các quy đ nh t i kho n 1 Đi u này ho c g i sai ợ ả ệ ứ ị ả ề ặ
n i nh n thì c quan, t ch c nh n văn b n ph i tr l i cho c quan, t ch c g i văn b n trên ơ ậ ổ ứ ậ ả ả ả ổ ứ ả
H th ng qu n lý văn b n và đi u hành. Trệ ố ả ả ề ường h p phát hi n có sai sót ho c d u hi u b t ợ ệ ặ ấ ệ ấ
thường thì Văn th c quan báo ngay ngư ười có trách nhi m gi i quy t và thông báo cho n i g i ệ ả ế
văn b n.ả
3. Sau khi ti p nh n văn b n đi n t , Bên nh n g i ph n h i tr ng thái ti p nh n x lý văn b n ế ậ ả ệ ậ ả ế ậ ả
đi n t cho Bên g i ngay trong ngày qua H th ng qu n lý văn b n và đi u hành cho Bên g i vệ ử ệ ố ả ả ề ề vi c đã nh n văn b n.ệ ậ ả
4. Đ i v i văn b n đi n t có thơng báo thu hố ả ệ ồi: Khi nh n đậ ược thơng báo thu h i văn b n đi n ồ ả ệ
t , Bên nh n có trách nhi m h y b văn b n đi n t đử ậ ệ ủ ỏ ả ệ ược thu h i đó trên H th ng qu n lý văn ồ ệ ố ả
b n và đi u hành, đ ng th i thông báo vi c đã x lý văn b n đi n t đả ề ệ ả ệ ược thu h i thông qua H ồ ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành đ Bên g i bi t.ố ả ả ề ể ế
Đi u 11. Đăng ký, s hóa văn b n đ nề ố ả ế 1. Đăng ký văn b n đi n t đ nả ệ ế
Sau khi ti p nh n và ki m tra văn b n đ n Văn th c quan đăng ký vào H th ng qu n lý văn ế ậ ể ả ế ệ ố ả
b n và điả ều hành. Trường h p c n thi t, Văn th c quan th c hi n s hóa văn b n đ n theo ợ ầ ế ự ệ ố ả ế
(7)b n đ n đả ế ược đăng ký vào H th ng qu n lý văn b n và đi u hành. Hàng tháng ph i đệ ố ả ả ề ả ược in ra gi y đ y đ các trấ ầ ủ ường thông tin theo m u Sẫ ổ đăng ký văn b n đ n, ký nh n và đóng s đả ế ậ ổ ể qu n lý.ả
2. Tiêu chu n c a văn b n s hóaẩ ủ ả ố
a) Đ nh d ng Portable Document Format (.pdf), phiên b n 1ị ả 4 tr lên;ở
b) nh màu;Ả
c) Đ phân gi i t i thi u: 200 dpi;ộ ả ố ể
d) T l s hóa: 100%.ỷ ệ ố
Đi u 12. Trình, chuy n giao văn b n đi n t trên H th ng qu n l văn b n và đi u hànhề ể ả ệ ử ệ ố ả ỷ ả ề 1. Văn th c quan trình văn b n đi n t đ n ngư ả ệ ế ười có th m quy n ch đ o gi i quy t trên H ẩ ề ỉ ả ế ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành. Ngố ả ả ề ười có th m quy n cho ý ki n ch đ o gi i quy t văn ẩ ề ế ỉ ả ế
b n đ n trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành và c p nh t vào H th ng qu n lý văn b nả ế ệ ố ả ả ề ậ ậ ệ ố ả ả và đi u hành các thông tin: Đ n v ho c ngề ị ặ ười nh n; ý ki n ch đ o, tr ng thái x lý văn b n; ậ ế ỉ ạ ả
th i h n gi i quy t; chuy n văn b n cho đ n v ho c cá nhân đờ ả ế ể ả ị ặ ược giao gi i quy t.ả ế
2. Trường h p văn b n đi n t g i kèm văn b n gi y thì Văn th c quan th c hi n trình văn ợ ả ệ ử ả ấ ự ệ
b n đi n t trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành và chuy n văn b n gi y đ n đ n v ả ệ ệ ố ả ả ề ể ả ấ ế ị
ho c cá nhân đặ ược người có th m quy n giao ch trì gi i quy t.ẩ ề ủ ả ế
Đi u 13. Gi i quy t văn b n đi n t đ n trong H th ng qu n lý văn b n và đi u hànhề ả ế ả ệ ế ệ ố ả ả ề 1. Ngườ ứi đ ng đ u c quan, t ch c có trách nhi m ch đ o gi i quy t k p th i văn b n đ n và ầ ổ ứ ệ ỉ ả ế ị ả ế
giao người có trách nhi m theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n trên H th ng qu n lý ệ ố ệ ả ế ả ế ệ ố ả
văn b n và đi u hành. Đ i vả ề ố ới văn b n liên quan đ n nhi u đ n v ho c cá nhân thì xác đ nh rõ ả ế ề ị ặ ị
đ n v ho c cá nhân ch trì, ph i h p và th i h n gi i quy t.ơ ị ặ ủ ố ợ ả ế
2. Khi nh n đậ ược văn b n đ n trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành, đ n v ho c cá nhânả ế ệ ố ả ả ề ị ặ có trách nhi m nghiên c u, gi i quy t văn b n đ n theo th i h n quy đ nh. Đ i v i văn b n liên ệ ứ ả ế ả ế ị ố ả
quan đ n nhi u đ n v ho c cá nhân thì xác đ nh rõ đ n v ho c cá nhân ch trì, ph i h p gi i ế ề ị ặ ị ị ặ ủ ố ợ ả
quy t. Nh ng văn b n đ n có d u ch các m c đ kh n ph i đế ữ ả ế ấ ỉ ứ ộ ẩ ả ược gi i quy t ngay.ả ế
Chương III
SO N TH O, BAN HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐIẠ Ả Ả Ả Đi u 14. So n th o, ki m tra n i dung, th th c, k thu t trình bày văn b nề ạ ả ể ộ ể ứ ỹ ậ ả
1. Căn c ch c năng, nhi m v , quy n h n và m c đích, n i dung c a văn b n c n so n th o, ứ ứ ệ ụ ề ụ ộ ủ ả ầ ả
ngườ ứi đ ng đ u c quan, t ch c ho c ngầ ổ ứ ặ ười có th m quy n giao cho đ n v ho c cá nhân ch ẩ ề ị ặ ủ
trì so n th o văn b n.ạ ả ả
2. Đ n v ho c cá nhân đơ ị ặ ược giao ch trì so n th o văn b n th c hi n các công vi c: Xác đ nh ủ ả ả ự ệ ệ ị