Giảng viên giao cho lớp trong 2 ngày phải hoàn thành một bài tiểu luận khoảng 40 trang về đề tài Phân tích hoạt động kinh doanh của một ngành dịch vụ bất kỳ tại Việt Nam (có thể làm t[r]
(1)BÀI 1: KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG CƠ BẢN CHO HOẠT ĐỘNG NHÓM
Mục tiêu
Nội dung
Tại phải làm việc theo nhóm;
Kỹ làm việc theo nhóm;
Kiến thức nhóm;
Kỹ cá nhân tảng để làm việc theo nhóm;
Kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác
Sau học này, học viên phải thực yêu cầu sau:
Giải thích lý phải làm việc theo nhóm mơi trường doanh nghiệp môi trường học tập;
Hiểu vận dụng mơ hình xây dựng kỹ làm việc nhóm vào việc phát triển kỹ làm việc nhóm;
Hiểu kiến thức nhóm khái niệm, q trình phát triển nhóm;
Hiểu vai trò kỹ cá nhân tảng cấu thành nên kỹ làm việc nhóm Vận dụng mức kỹ vào cơng việc nhóm;
(2)TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống: Tầm quan trọng kỹ làm việc nhóm Nokia (trả lời hãng Nokia cho ứng viên tham dự vấn vào Nokia) Wal-Mart
Mô hình quản trị Nokia khơng gắn vào phân cấp theo phịng ban Thay vào đó, chúng tơi coi trọng kỹ làm việc nhóm, tơn trọng cá nhân, tốc độ linh hoạt định Đây nhân tố có ảnh hưởng đến phát triển công ty”
(phần giới thiệu Nokia trang chủ công ty http://www.nokia.com/about-nokia/company/faq)
Sức mạnh đặc biệt tập đoàn bán lẻ lớn giới Wal-Mart
Khi hỏi "Điều thúc đẩy người bình thường làm điều phi thường ởđây?” Sam Walton - nhà sáng lập Wal-Mart trả lời “Tôi tin tưởng rằng, làm việc hiệu theo nhómđã giúp người bình thường làm lên thành công lớn lao Wal-Mart Khi tập thể làm việc mạnh thành mang lại cịn lớn tất mà thành viên mơước”
Khi Wal-Mart phát triển với hàng chục nghìn chi nhánh giới môi trường sống thay đổi ngày nhanh, tư tưởng Sam Walton trở lên quan trọng Nhân viên phối hợp nhóm tốt bao nhiêu, chất lượng dịch vụ cho khách tăng nhiêu Để mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng cho thân, tin vào tảng vững văn hóa cơng ty Chính điều làm tự hào thành viên gia đình Wal-Mart
(Từ trang chủ tập đồn bán lẻ Wal-Mart http://walmartstores.com/AboutUs/292.aspx)
Câu hỏi
1. Tại công ty hàng đầu giới Wal-Mart hay Nokia lại yêu cầu nhân viên việc làm việc theo nhóm?
(3)1.1. Tại lại phải làm việc nhóm
Trong tình dẫn nhập, bạn thấy số công ty hàng đầu giới coi trọng tinh thần làm việc nhóm Đó khơng nét văn hóa đặc trưng Nokia hay Wal-Mart Hầu hết công ty danh sách 500 cơng ty lớn tồn cầu (Fortune Magazine, Fortune 500) đánh giá kỹ làm việc nhóm phẩm chất quan trọng nhân viên Tại lại vậy?
Ngày nay, phát triển vũ bão khoa học kỹ thuật kéo theo cạnh tranh ngày mạnh mẽ tổ chức kinh tế toàn cầu Hồn thiện sản phẩm tối ưu hóa chất lượng dịch vụ cần thiết hết Những cơng việc địi hỏi nhiều người tham gia Một kỹ sưđơn lẻ Nokia tạo thiết kế điện thoại thông minh (smart phone) hồn chỉnh thiếu góp sức nhiều đồng nghiệp khác việc tạo dáng, lập trình, kiểm thử, … Một nhân viên phục vụ đơn lẻ Wal-Mart cung cấp dịch vụ chở hàng tận nhà cho khách hàng khơng có hỗ trợ từ nhiều nhân viên phận bán hàng, phận kho phận vận chuyển Đơn giản người giỏi số lĩnh vực giỏi lĩnh vực Làm việc theo nhóm tập trung khả người, giúp họ bổ sung khiếm khuyết cho để hồn thành cơng việc tốt Trong xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, tổ chức doanh nghiệp Việt Nam trọng đến kỹ tinh thần làm việc nhóm nhân viên Khi đánh giá mục tiêu phát triển lực nhân viên năm 2009, Ngân hàng Thương mại cổ phẩn Việt Nam ACB xác định tinh thần làm việc nhóm năm tiêu chuẩn cần thiết tổ chức
A. MỤC TIÊU VỀ HOÀN THIỆN CÔNG VIỆC B. MỤC TIÊU VỀ NĂNG LỰC
Đánh giá kết
thực Điểm thưởng
Mục tiêu
Tiêu chuẩn yêu cầu (A/B/C/D/E)
Tỷ
trọng Kết
6 tháng
Kết quả
năm
Điểm Điểm thưởng Năng lực chuyên ngành A 20% A B 0.8 Chuẩn mực công việc
và chất lượng B 20% B B 0.6
3 Phục vụ khách hàng B 20% B A 10
4 Sáng kiến/ chủđộng A 20% A A 10
5 Tinh thần làm việc nhóm B 20% B B 0.8
100% 4.2
Hình 1: Trích bảng đánh giá mục tiêu phát triển lực nhân viên Ngân hàng Thương mại Cổ phần Việt Nam ACB năm 2009
(4)Tinh thần làm việc nhóm chiếm tỷ trọng 20% lực làm việc xếp ngang với vai trò lực chuyên ngành, khả phục vụ khách hàng, khả sáng tạo đưa sáng kiến Điều chứng tỏ tinh thần làm việc nhóm có tầm quan trọng ngang với yêu cầu khác Vậy áp dụng mơ hình làm việc theo nhóm, doanh nghiệp tổ chức có lợi ích gì?
Lợi ích làm việc nhóm mơi trường doanh nghiệp
Với việc phát triển nhóm làm việc, trước hết doanh nghiệp giải vấn đề phức tạp chuyên môn công việc cụ thể Bên cạnh mơ hình nhóm giúp doanh nghiệp:
Thực tốt mục tiêu lớn điều kiện cụ thể; Thực dự án lớn cần nhiều người tham gia;
Thực quy trình làm việc, kết nối liên phịng ban, liên cơng ty, giảm thiểu thủ tục, vướng mắc phối hợp phận;
Tạo chủ động cho nhân viên, cấp tin tưởng trao quyền cho nhóm làm việc;
Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết thành viên, xây dựng văn hóa cơng sở văn hóa doanh nghiệp
Nhóm hay Phịng ban
Ban giám đốc Cơng ty bánh kẹo Hương Hịa đặt mục tiêu tối ưu hóa quy trình phân phối sản phẩm tới đại lý Mục đích giảm chi phí vận hành mà không ảnh hưởng đến chất lượng cung cấp hàng hóa Thời gian cho cơng việc tháng, chi phí mong muốn cắt giảm 10%
Để thực cơng việc này, ngồi anh Phương – trưởng phịng kinh doanh người có nhiều kinh nghiệm mảng phân phối, dự kiến cần đến cơng sức kinh nghiệm nhân viên phịng phát triển đại lý, phịng kế tốn, phận vận chuyển, phận quản lý kho
Nếu bạn giám đốc cơng ty Hương Hịa, bạn tổ chức công việc nào? Hãy nêu rõ lý bạn trường hợp bạn có ý tưởng thành lập nhóm hay phịng ban
Lợi ích làm việc nhóm mơi trường học tập
Bạn hiểu cần thiết nhóm mơi trường doanh nghiệp Vậy cịn mơi trường học tập Những lợi ích mà nhóm học tập mang lại là: Giảm áp lực học mình: Thành viên nhóm
sẽ có cảm giác thoải mái, khơng bị căng thẳng lúc làm việc Sự hỗ trợ, hợp tác người nhóm giúp họ trở nên tự tin việc học họ sẽđạt hiệu cao hơn; Hiệu học tập tốt hơn: Các thành viên
nhóm chia sẻ phương pháp học tập cho
(5) Phát triển kỹ năng: Tạo môi trường tốt để người học phát triển kỹ kỹ giao tiếp, kỹ quản lý cá nhân, khả chịu trách nhiệm, kỹ chia sẻ thơng tin Đó kỹ có ích cho công việc cho phát triển nghiệp sau này;
Xây dựng quan hệ tốt với nhiều thành viên cộng đồng học viên Nên làm việc hay theo nhóm?
Giảng viên giao cho lớp ngày phải hoàn thành tiểu luận khoảng 40 trang đề tài Phân tích hoạt động kinh doanh ngành dịch vụ Việt Nam (có thể làm theo nhóm tùy theo lựa chọn sinh viên) Để làm tiểu luận này, kiến thức tài chính, sinh viên phải có khả phân tích số, kỹ tin học Excel…
Lan định tự hoàn thành tập nghĩ làm người khác “vướng chân” thêm chất lượng làm nhóm khơng thể đảm bảo Kết quả, khối lượng cơng việc phải làm q nhiều, Lan khơng kịp hồn thành tiểu luận hạn chất lượng không tốt
Trong đó, Hà lại chọn cách làm theo nhóm Hà bạn khác lập thành nhóm làm tiểu luận Hà đứng phân công công việc cho người Vì thế, nhóm Hà khơng hoàn thành tập kịp thời gian mà chất lượng đánh giá tốt
1.2. Kỹ làm việc nhóm
Những lý giải mục 1.1 lợi ích làm việc nhóm Điều cho thấy trang bị tốt kỹ làm việc nhóm, bạn hịa nhập nhanh vào mơi trường doanh nghiệp hay môi trường học tập Bạn nhân viên xếp hạng cao kỳđánh giá áp dụng tốt kỹ Vậy kỹ làm việc nhóm cá nhân gì?
Kỹ làm việc nhóm cá nhân kết hợp tập hợp kỹ phẩm chất giúp cá nhân làm việc hiệu mơi trường nhóm Kỹ cho phép phát huy tốt lực phẩm chất thân để đem lại ảnh hưởng tích cực đến hoạt động nhóm
Kỹ làm việc nhóm hình thành trên:
(6) Mức độ cao kỹ phối hợp với thành viên khác nhóm; Ở mức cao kỹ để tham gia hiệu hoạt động mang tính tập
thể nhóm
Hình 2: Mơ hình phát triển kỹ làm việc nhóm
Để làm việc nhóm hiệu quả, bên cạnh thái độ kỹ làm việc thân, bạn phải hiểu kiến thức nhóm Khi có kiến thức bạn sẽ:
Có tiếng nói chung với thành viên khác để trao đổi xây dựng nhóm, hồn thành cơng việc nhóm
Ví dụ nhóm trưởng nói mục tiêu nhóm, tất thành viên hiểu nói điều gì, có tầm quan trọng đến đâu
Biết tập trung vào công việc mang lại hiệu cao giai đoạn phát triển nhóm Lý giải vấn đề, kiện làm việc
nhóm, từđó đưa cách giải phù hợp
Kiến thức nhóm kiến thức gì? Tại kiến thức lại quan trọng vậy? Trong phần trình bày với bạn kiến thức nhóm
1.3. Kiến thức nhóm
1.3.1. Khái niệm nhóm
Bạn thấy việc thành lập nhóm làm việc doanh nghiệp cần thiết Vậy nhóm gì? Có nhiều cách diễn đạt khác khái niệm nhóm Sau số khái niệm nhiều nhà quản lý chia sẻ:
(7) Từ khía cạnh cá nhân tham gia vào nhóm: Nhóm tập hợp cá nhân chia sẻ trách nhiệm hồn thành cơng việc (Christopher Avery, 2001)
Tóm lại, Nhóm tập hợp người hợp tác với cách có tổ chức để đạt mục tiêu cụ thể lĩnh vực hoạt động xác định
Bên cạnh nhóm nhân viên tổ chức hoạt động mục đích, nhóm cịn bao gồm trường hợp thành viên gia đình nỗ lực tạo sống hạnh phúc hơn, nhóm bao gồm hàng nghìn học viên trường đại học phấn đấu để có thành tích tốt
Giới hạn phạm vi hướng dẫn:
Để tập trung vào mục tiêu phát triển kỹ cá nhân học viên, phạm vi giáo trình chỉđề cập tới hoạt động nhóm vừa nhỏ, có số lượng thành viên 30 người Mơi trường hoạt động nhóm giới hạn môi trường doanh nghiệp sởđào tạo
1.3.2. Đặc trưng nhóm làm việc
Có nhiều cách để mơ tả nhóm làm việc, phương pháp hiệu sử dụng chữ P đặc trưng:
5 chữ “P” cho nhóm hoạt động hiệu
Chúng ta hiểu nhóm làm việc, để mơ tả cụ thể ta sử dụng chữ "P": Purpose – Mục đích, Position – Vị trí, Power – Quyền hạn, Plan – Kế hoạch, People – Con người Việc xác định 5P giúp tập hợp thành viên để tạo nhóm hoạt động hiệu Ngược lại, bỏ qua đơn tập hợp số người có cơng việc liên quan đến khơng phải hợp tác với cách có tổ chức hiệu
Mục đích (Purpose)
Như biết, việc làm cần có mục đích mục tiêu cụ thể Khi nhóm làm việc với mà khơng đề mục đích chung để người hướng tới người làm kiểu, từđó kết cơng việc khơng mong muốn Vì vậy, tất thành viên nhóm phải hiểu mục tiêu
chung mà tập thể họ phải đạt đến gì? Khi thống điều cần thực hiện, thành viên nhóm giao cơng việc để thực theo kế hoạch thống cách cụ thể, rõ ràng Với mục đích, nhóm sẽđề cách thức thực khác cho phù hợp, nhằm đạt kết tốt
Khi xác định mục đích, cần trả lời vấn đề:
Tại lại sử dụng nhóm?
Cơng việc bạn có cần thiết phải sử dụng nhóm khơng? Sử dụng nhóm để làm gì? Chúng ta mong đợi từ khả hợp tác nhóm? Thế mạnh nhóm gì?
Mục đích nhóm hình thành nhằm thực dự án hay thực nhiệm vụ định?
(8)Mục đích chung nhóm đưa người có khả thích hợp vào để họ hợp tác công việc nhằm đạt mục tiêu cá nhân, phận
và tổ chức.
Ví dụ: Mục đích nhóm nghiên cứu thị trường: Xác định thị phần cho sản phẩm mới; tìm kiếm thị trường mới…
Mục đích nhóm phát triển sản phẩm: Cải thiện chất lượng sản phẩm tăng tính sử dụng sản phẩm, cải thiện mẫu mã sản phẩm…
Mục đích nhóm học tập: Giúp đỡ tiến bộ, chia sẻ kinh nghiệm, làm tập lớn…
Vị trí (Position)
Khi xác định phải sử dụng nhóm, vấn đề đặt Vị trí (POSITION) Khi nhóm thành lập, nhóm có vị trí cấu tổ chức, liệu nhóm có phù hợp với tồn phận khác tổ chức không? Việc thành lập nhóm với hợp tác thành viên có ảnh hưởng đến khả vận hành phận khác tổ chức không?
Câu hỏi quan trọng, vì, xác định xác vị trí nhóm, mối quan hệ làm việc, hợp tác nhóm, cơng việc sau thuận lợi, không bị cản trở Ngược lại, việc hình thành phận "khơng rõ vị trí" tổ chức dễ mang lại "nghi kỵ" cá nhân, phận tổ chức
Khi xác định vị trí, cần trả lời vấn đề:
Ai chọn người tham gia vào nhóm? Những đối tượng tham gia nhóm? Ai người đứng tập hợp nhóm?
Các nhóm báo cáo cho ai? Kết làm việc yêu cầu phát sinh báo cáo nào? Cách thức báo cáo xử lý kết quả?
Mối quan hệ thành viên nào? Sự liên kết, ràng buộc hay khơng ràng buộc nhóm nào? Ai chịu trách nhiệm liên kết? Và đặc biệt, chi phí vận vận hành nhóm phát sinh để phục vụ hoạt động nhóm chịu trách nhiệm?
Quyền hạn (Power)
Khi trả lời câu hỏi mục đích vị trí nhóm, vấn đề nhóm làm gì, khơng làm trách nhiệm tới đâu vấn đề phải cân nhắc kĩ Quyền hạn (Power) câu hỏi thứ ba mà phải trả lời thành lập nhóm làm việc Xác định quyền hạn cho nhóm vấn đề khó, phụ thuộc vào đặc điểm quy mô, cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ hoạt động … tổ chức
Khi xác định quyền hạn, cần trả lời vấn đề:
Phạm vi cơng việc nhóm gì? Nhóm phụ trách công việc nào? Trách nhiệm đến đâu? Cần phân chia rõ giới hạn công việc hợp tác
Nhóm làm việc vấn đề có ảnh hưởng đến phận, phịng ban khác tổ chức?
Nhóm tập trung vào lĩnh vực giới hạn định? Các lĩnh vực liên quan chịu ảnh hưởng nhóm hoạt động
(9) Kế hoạch (Plan)
Việc xác định trước dự kiến hoạt động theo trình tự, thứ tự công việc, đảm bảo phối hợp chặt chẽ thành viên nhóm gọi kế hoạch hoạt động nhóm Kế hoạch thể cấu trúc công việc với hợp tác thành viên, cụ thể (Who), làm việc (What), ởđâu (Where), vào thời điểm (When), (Why)
và phải làm việc (How)? Cấu trúc "5W + H" giúp bạn thiết lập kế hoạch hoạt động nhóm Dựa vào đó, bạn dự kiến người nguồn lực để thực có hiệu mục tiêu
Việc xây dựng kế hoạch nhóm giúp cho trình điều hành hoạt động đạt hiệu tốt
Khi lập kế hoạch, cần trả lời vấn đề
Nhóm đảm nhiệm trách nhiệm giao thực quyền hạn nào?
Ai nhóm làm làm nào?
Bao nhiêu thành viên nhóm phù hợp?
Vị trí lãnh đạo nhóm cố định hay luân phiên thành viên?
Người lãnh đạo có trách nhiệm quyền hạn gì?
Lịch họp nhóm nào? Trong họp nhóm, khối lượng cơng việc làm bao nhiêu?
Những thành viên nhóm làm ngồi buổi họp?
Bạn mong muốn thành viên hoạt động với nhóm bao lâu?
Con người (People)
Đối với hoạt động gì, vấn đề người ln vấn đề quan trọng Chính người tạo nhóm, vận hành nhóm tất nhiên họ người định hiệu hoạt động nhóm Chính vậy, việc xác định mục đích, vị trí, quyền hạn kế hoạch việc tạo điều kiện để người hợp tác làm việc nhóm thành công Câu hỏi đặt không phải: "Ai người xuất sắc nhất",
mà là: "Chúng ta tạo kết hợp nguồn lực tốt đạt kết tốt nào?"
(10)Khi trả lời câu hỏi người, cần trả lời vấn đề:
Các thành viên nhóm tập hợp từ đâu?
Ai người có khả tạo đồng thuận, hợp tác nhóm?
Các thành viên nhóm có kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm khả gì?
Làm để tăng cường hợp tác thành viên nhóm?
Đánh giá khả hiệu làm việc thành viên phương pháp để công nhận cách tốt lực họ?
Câu hỏi
Mơ tả nhóm làm việc bạn đặc trưng
1.3.3. Phân loại nhóm làm việc
1.3.3.1. Phân loại theo cấu tổ chức
Các nhóm thức
Các nhóm thức nhóm hình thành nhu cầu tổ chức với mục tiêu phù hợp với mục tiêu tổ chức Các nhóm thường trì ổn định để thực cơng việc thức tổ chức với phân công rõ ràng
Các nhóm thức cấp độ thường tổ chức theo chức lĩnh vực chuyên
môn, mang tính chất lâu dài để thực nhiệm vụ chuyên biệt tổ chức
Nhóm khơng thức
Nhóm khơng thức hình thành nhu cầu tự nhiên, nhu cầu xã hội cá nhân Các nhóm tập hợp để làm việc theo vụ việc nhằm giải nhu cầu định Thơng thường có ràng buộc với tổ chức thống Mục tiêu nhóm đa dạng khơng thiết phải liên quan đến mục tiêu tổ chức
Cả hai loại nhóm có mức độ quan trọng định tồn phát triển tổ chức
1.3.3.2. Phân loại theo hình thức làm việc
Nhóm chức
Gồm cá nhân làm việc để thực cơng việc có tính chất tương đồng tương hỗ Nhóm thường tồn nội phòng ban chức phòng Marketing, nhân sự, tài chính… Trong phận sản xuất hình thành nhiều nhóm chức khác