Giáo trình Microsoft Access 2010: Phần 1 - Trường Đại Học Quốc Tế Hồng Bàng

Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table Design, xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các [r]

Nguyễn Trần Phương

MICROSOFT ACCESS - GIÁO TRÌNH NĂM 2012

Giáo trình Access 2010 có cập nhật phiên 2013

Giáo trình Access

Chương

TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2010

1.1 Giới thiệu:

Microsoft Access thành phần Microsoft Office hãng Microsoft MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện thao tác ñơn giản, trực quan việc xây dựng quản trị sở liệu xây dựng ứng dụng sở liệu

Access hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao ñặc biệt dễ sử dụng giao diện giống phần mềm khác MS Office MS Word, MS Excel

Access cịn cung cấp hệ thống cơng cụ phát triển mạnh ñi kèm (Development Tools) giúp nhà phát triển phần mềm đơn giản việc xây dựng trọn gói dự án phần mềm quản lý qui mô vừa nhỏ

MS Access 2010 cung cấp hệ thống cơng cụ mạnh, giúp người dùng nhanh chóng dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thơng qua query, form, report kết hợp với số lệnh Visual Basic Trong Microsoft Access 2010, bạn xây dựng sở liệu web ñưa chúng lên SharePoint site Người duyệt SharePoint sử dụng ứng dụng sở liệu bạn trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác định xem Nhiều cải tiến hỗ trợ khả ñưa liệu lên web, cung cấp lợi ích việc xây dựng sở liệu máy ñơn truyền thống

Giáo trình Access

Và điểm Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất lệnh áp dụng cho toàn sở liệu, thu gọn sửa chữa, lệnh từ menu File

Các lệnh ñược bố trí tab phía bên trái hình, tab chứa nhóm lệnh có liên quan liên kết Ví dụ, bạn nhấn New, bạn thấy tập hợp nút cho phép bạn tạo sở liệu từ ñầu, cách chọn từ thư viện sở liệu mẫu thiết kế chuyên nghiệp

1.2 Khởi ñộng Access 2010:

ðể khởi động MS Access ta dùng cách sau:

 Cách 1: Start (All)

Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2010

 Cách 2: Double click

vào shortcut Ms Access desktop, xuất

cửa sổ khởi động Access hình

1.3 Các thành phần cửa sổ khởi ñộng: 1.3.1 Thanh Quick Access:

Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái tiêu ñề, mặc định Quick Access gồm nút cơng cụ Save, Undo, …

Giáo trình Access

Commands click phải Quick

Access chọn

Customize Quick Access Toolbar ðể thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh khung choose commands from,

click nút Addclick OK

1.3.2 Vùng làm việc:

Khi khởi ñộng Access, cửa sổ khởi ñộng, mặc ñịnh tab File lệnh New tab File ñược chọn, cửa sổ ñược chia thành khung:

− Khung bên trái gồm lệnh tab File

− Khung giữa: chứa loại tập tin sở liệu mà bạn tạo

− Khung bên phải: ñể nhập tên chọn vị trí lưu tập tin tạo thực thi lệnh tạo sơ liệu

1.3.3 Thanh Ribbon:

Bên tiêu ñề, Access 2010 hiển thị nút lệnh dài gọi Ribbon, Ribbon chiếm nhiều khơng gian hình, ta thu nhỏ kích thước Ribbon cách click nút Minimize The Ribbon

Giáo trình Access

trên nhãn tab dùng phím tắt Nhấn phím Alt F10 để hiển thị tên phím tắt tab

Hầu hết tab Ribbon chia thành nhóm khác nhau, nhóm hiển thị tiêu đề bên nhóm Một số nhóm Ribbon có hiển thị nút , click nút xuất cửa sổ cho phép thiết lập thuộc tính nhóm tương ứng

1.3.4 Cửa sổ Properties

Cửa sổ Properties giúp bạn hiệu chỉnh thuộc tính đối tượng, tùy theo ñối tượng ñang ñược chọn mà cửa sổ thuộc tính chứa thuộc tính tương ứng ñối tượng ñó

ðể mở cửa sổ Properties, bạn chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design nhấn tổ hợp phím Atl +Enter Cửa sổ Properties chia thành năm nhóm

 Format: Gồm thuộc tính

định dạng đối tượng

 Data: Gồm thuộc tính truy suất liệu ñối tượng

 Event: Gồm kiện (event) đối tượng

 Other: Gồm thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu,

toolbars,…

Giáo trình Access

1.3.5 Thanh Navigation Pane

Navigation Pane khung chứa nội dung sở liệu Từ khung Navigation Pane, bạn mở Table, Query, Form, Report, Macro, module sở liệu cách double click vào tên ñối tượng Bằng cách click phải vào tên đối tượng Navigation Pane, bạn thực thao tác với ñối tượng như: ñổi tên, chép, xoá, import, export ñối tượng…

Nhấn phím F11 click vào mũi tên kép góc bên phải khung Navigation Pane để hiển thị ẩn khung Navigation Pane

1.4 Cách tạo tập tin sở liệu: 1.4.1 Tạo sở liệu rỗng:

 Tại cửa sổ khởi ñộng, click nút Blank Database

 File name: nhập tên tập tin sở liệu, Access 2010, tập tin sở liệu ñược lưu với tên có phần mở rộng accdb

 Nếu khơng định đường dẫn mặc ñịnh tập tin tạo ñược lưu thư mục Document, ngược lại, click nút Brows ñể ñịnh vị trí lưu tập tin Click nút

Giáo trình Access

1.4.2 Tạo sở liệu theo mẫu (Template)

 Tại cửa sổ khởi ñộng

 Chọn Sample Templatechọn mẫu sở liệu có sẵn  Trong khung File name, nhập tên tập tin sở liệu click

nút Browse ñể ñịnh vị trí lưu tập tin, Click nút create để tạo sở liệu

1.5 Quản lý sở liệu

Sau tạo sở liệu, mở sở liệu Tab File hiển thị lệnh quản lý tập tin sở liệu

1.5.1 Recent:

Mục Recent hiển thị danh sách tập tin sở liệu ñược mở gần Số tập tin hiển thị danh sách mặc định 9, thay ñổi cách:

 Tại cửa sổ làm việc Access, chọn tab File

 Chọn Options Client Settings

 Trong mục Display, thay ñổi giá trị thuộc tính “Show This Number Of Recent Documents”

 Click OK

1.5.2 Mở sở liệu:

Giáo trình Access  Cách 1:

 Tại cửa sổ khởi ñộng, tab FileOpen…

 Chọn tập tin sở liệu cần mởOpen

 Cách 2:

 Double click vào tên tập tin cần mở

1.5.3 Thốt khỏi access:

Có thể khỏi Access cách:

 Chọn menu File Exit

 Nhấn tổ hợp phím Alt + F4;

 Hoặc sử dụng nút Close cửa sổ Access ñang mở

1.5.4 Thu gọn chỉnh sửa sở liệu (Compact & Repair Database)

Khi tạo thêm ñối tượng sở liệu dung lượng tập tin sở liệu tăng lên, xóa đối tượng vùng nhớ rỗng, khơng sử dụng ñược

Chức Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần nhớ bị rỗng, làm cho tập tin sở liệu gọn lại

Cách thực hiện:

 Mở sở liệu cần thu gọn chỉnh sửa

Giáo trình Access

1.5.5 Tạo password

 Mở sở liệu chế ñộ Exclusive cách: FileOpen Open Exclusive

 Chọn tab FileChọn lệnh InfoClick nút set Database Password

 Nhập Password lần  OK

1.5.6 Gở bỏ password

 Mở sở liệu chế ñộ Exclusive: FileOpenOpen Exclusive

 Trong tab File, chọn lệnh InfoClick nút UnSet Database Password

1.6 Các ñối tượng sở liệu Access

Cơ sở liệu tập hợp số liệu liên quan ñến mục đích quản lý, khai thác liệu ñó, CSDL Access sở liệu quan hệ gổm thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules

1.6.1 Bảng (Tables):

Giáo trình Access

tạo trước Bên bảng, liệu ñược lưu thành nhiều cột nhiều dòng

1.6.2 Truy vấn (Queries):

Query cơng cụ để người sử dụng truy vấn thông tin thực thao tác liệu Người sử dụng sử dụng ngơn ngữ SQL cơng cụ QBE để thao tác liệu

1.6.3 Biểu mẫu (Forms):

Form cơng cụ để thiết kế giao diện cho chương trình, dùng ñể cập nhật xem liệu Biểu mẫu giúp thân thiện hóa q trình nhập, thêm, sửa, xóa hiển thị liệu

1.6.4 Báo cáo (Reports):

Report công cụ giúp người dùng tạo kết xuất liệu từ bảng, sau ñịnh dạng xếp theo khuôn dạng cho trước in hình máy in

1.6.5 Tập lệnh (Macros):

Macro tập hợp lệnh nhằm thực loạt thao tác ñược qui ñịnh trước Tập lệnh Access xem cơng cụ lập trình đơn giản đáp ứng tình cụ thể

1.6.6 Bộ mã lệnh (Modules):

Là công cụ lập trình mơi trường Access mà ngơn ngữ tảng ngơn ngữ Visual Basic for Application ðây dạng tự động hóa chun sâu tập lệnh, giúp tạo hàm người dùng tự ñịnh nghĩa Bộ mã lệnh thường dành cho lập trình viên chuyên nghiệp

Giáo trình Access

1.7 Thao tác với đối tượng sở liệu:

ðể làm việc ñối tượng, ta chọn ñối tượng Access object, thành viên ñối tượng xuất bên tên ñối tượng

1.7.1 Tạo ñối tượng:  Click tab Create Ribbon

 Trong nhóm cơng cụ đối tượng, chọn cách tạo tương ứng

1.7.2 Thiết kế lại ñối tượng:  Nếu ñối tượng ñang ñóng:

 Click phải ñối tượng cần thiết kế lại

 Chọn Design view

 Nếu ñối tượng ñang mở:

 Click nút Design View

1.7.3 Xem nội dung trình bày đối tượng:  Nếu ñối tượng ñang mở chế ñộ Design View

 Click nút View

 Nếu đối tượng đóng:

 Click phải tên ñối tượng cần xem

 Chọn Open

1.7.4 Xóa đối tượng

 Click phải chuột đối tượng cần xóa,

 Chọn mục delete Menu Popup

 Hoặc chọn nhấn phím Delete Hoặc nút cơng cụ

1.7.5 ðổi tên ñối tượng

 Click phải chuột ñối tượng, chọn rename,

 Hoặc nhấn F2

Giáo trình Access

1.7.6 Sao chép ñối tượng

 Click phải chuột lên thành viên cần chép

 Chọn mục copy ñể chép ñối tượng vào Clipboard

 Click nút Paste Menu ñể chép vào cửa sổ database

 Nhập tên cho ñối tượng chép

 ðối với kiểu đối tượng Table, ta lựa chọn kiểu chép

 Structure only: Sao chép cấu trúc

 Structure and data: Sao chép cấu trúc liệu

 Append Data to Exiting Table: Thêm liệu vào bảng ñang tồn

1.7.7 Chép liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export)

Có thể xuất liệu sang sở liệu Access khác, Excel,Word, Pdf …

Cách thực hiện:

 Chọn ñối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác

 Chọn tab External Data

 Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…

 Click nút Browse… định vị trí xuất liệu

Giáo trình Access

1.7.8 Chép liệu từ ứng dụng khác vào sở liệu Access hành (Import)

Có thể chép liệu từ ứng dụng khác Excel, ODBC Database, XML file, Access, …vào sở liệu hành

Cách thực hiện:

Chọn tab External Data

 Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép liệu

 Lần lượt làm theo bước hướng dẫn Access

a Chép liệu từ Excel vào Access

 Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab External Data, click nút Excel nhóm lệnh Import & Link

 Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel)Open

 OK, sau thực theo bước hướng dẫn Access

 Chọn sheet chứa liệu cần chép, Next

 Chọn dịng làm tiêu đề cho bảng, Next

 Chỉ định thuộc tính cho field Next

Giáo trình Access

▪ Let Access add primary key: Access tự tạo khóa ▪ Chose my own primary key: Bạn định khóa ▪ No primary key: Khơng tạo khóa

 Nhập tên cho bảng Finish

 Access hiển thị thơng báo cho biết hồn tất q trình import file Excel thành bảng Access

b Chép liệu từ sở liệu Access khác vào sở dữ liệu hành

 Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab External Data, click nút Access nhóm lệnh Import & Link

 Chọn tập tin Access chứa liệu cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Access) Open

 Chọn tùy chọn “Import

table, query, form,

report, macro and

modules into the

current database” để

chỉ định vị trí lưu trữ liệu sở liệu hànhOK

Giáo trình Access

object, chọn đối tượng cần chép Có thể chọn nhiều đồng thời đối tượng chọn tất cách click nút Select AllOK

1.7.9 Chức Link

Chức Link Acces để trì mối liên kết với liệu nguồn Nếu liệu nguồn thay đổi liệu bảng liên kết thay ñổi theo ngược lại

Cách thực tương tự chức Import, cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy chọn “Link to data

source by creating a link table”Chọn bảng muốn linkOK

1.8 Chọn giao diện người dùng Access 2010

Các phiên trước ñây Access cung cấp loại giao diện người dùng cửa sổ chồng lên Bắt đầu với Access 2007, Access 2010, bạn có lựa chọn việc sử dụng giao diện truyền thống loại giao diện có dạng tab

1.8.1 Tabbed Documents

Giáo trình Access

1.8.2 Overlapping Windows

Overlapping Windows có lợi Do ña dạng việc thiết lập thuộc tính BorderStyle khả loại bỏ nút Min, Max, Close

Với giao diện Overlapping Windows, bạn dễ dàng buộc người dùng tương tác với form thời ñiểm

1.8.3 Chuyển từ giao diện Tabbed Documents sang Overlapping Windows

ðối với Access 2007 Access 2010 khởi ñộng mặc ñịnh giao diện Tabbed Documents ñể chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực sau:

 Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab Filechọn lệnh Options

 Trong cửa sổ Access options, chọn Current Database

 Trong mục

Document Window Options

 Chọn Overlapping WindowsOK

Giáo trình Access

Chương

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Xây dựng sở liệu cơng việc quan trọng tồn qui trình phát triển ứng dụng Access Một sở liệu ñược thiết kế xây dựng tốt thuận lợi trình phát triển ứng dụng

2.1 Khái niệm sở liệu Access

Một sở liệu Access bao gồm tập hợp bảng liệu có quan hệ chặt chẽ, phù hợp ñể phục vụ lưu trữ liệu cho ứng dụng quản lý

Ví dụ:

Một sở liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp bảng liệu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA ñược kết nối cách phù hợp phục vụ việc lưu trữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên Cấu trúc sở liệu quản lý sinh viên Access mơ tả sau:

2.2 Bảng liệu (Table) 2.2.1 Khái niệm:

Bảng (Table): Là thành phần sở liệu MS Access ðây ñối tượng quan trọng nhất, dùng ñể lưu trữ liệu, bảng lưu trữ thơng tin đối tượng quản lý Một bảng gồm có nhiều cột (field) nhiều hàng (record)

Giáo trình Access

Re

cor

d

Ví dụ:

Bảng SINHVIEN, lưu trữ thơng tin đối tượng sinh viên, gồm field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP

Các field biểu diễn thông tin sinh viên

Dòng (Record): Là thể liệu field bảng Trong bảng có khơng có record có nhiều records Trong bảng liệu record khơng trùng lắp

2.2.2 Khóa (Primary key)

Khóa bảng nhiều field kết hợp mà theo Access xác định record bảng Dữ liệu field khóa khơng ñược trùng không rỗng Thông thường, bảng nên có khóa để tạo quan hệ bảng sở liệu ñể MS Access tự ñộng kiểm tra ràng buộc liệu người dùng nhập liệu

Ví dụ: bảng sinh viên Mã sinh viên xác ñịnh sinh viên

Khóa

Giáo trình Access

Khi nhập liệu, Access tự ñộng kiểm tra khóa khơng cho phép trùng lắp, khơng rỗng

2.2.3 Khóa ngoại (Foreign key)

Khóa ngoại field hay nhóm field record bảng, trỏ đến khóa record khác bảng khác Thông thường, khóa ngoại bảng trỏ đến khóa bảng khác

Dữ liệu field khóa ngoại phải tồn field khóa mà trỏ tới Khóa ngoại dùng để tạo quan hệ bảng sở liệu

Ví dụ:

Khóa ngoại Khóa

2.3 Cách tạo bảng

2.3.1 Tạo bảng chức Table Design:

Bước 1: Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon, click tab Create, nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table Design, xuất cửa sổ thiết kế bảng gồm thành phần:

− Field Name: ñịnh nghĩa fields bảng

− Data Type: chọn kiểu liệu ñể lưu trữ liệu field

tương ứng

− Description: dùng ñể thích ý nghĩa field

− Field Properties: thiết lập thuộc tính Field, gồm có

hai nhóm: