SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ THỬ NGHIỆM LÂM SÀNG VẮC XIN – SINH PHẨM Y TẾ

BỘ Y TẾ CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ THỬ NGHIỆM LÂM SÀNG VẮC XIN – SINH PHẨM Y TẾ Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 31/12/2014 Họ tên Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Hoàng Hoa Sơn Nguyễn Ngơ Quang Nguyễn Cơng Khẩn Trưởng phịng Phó Cục trưởng Cục trưởng Chữ ký Chức vụ CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Đánh giá Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Trang 12 Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành Bổ sung mũi tên thể 02 31/12/201 nội ngày đạo trực tiếp Phó 28/11/2014 Cục trưởng phụ trách Phòng TNLS CHƯƠNG 1: MỤC LỤC Nội dung Trang CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 Chương Mục lục Chương Chính sách chất lượng Chương Giới thiệu sổ tay chất lượng Chương Cơ cấu tổ chức quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế 4.1 Sơ đồ tổ chức 4.2 Cục Khoa học công nghệ Đào tạo 4.3 Ban Đánh giá vấn đề đạo đức nghiên cứu y sinh học Bộ Y tế 15 4.4 Phát triển nguồn nhân lực 15 Quá trình quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế 18 5.1 Sơ đồ quy trình 18 5.2 Qui định đăng ký 19 5.3 Nộp đơn đề nghị đăng ký 19 5.4 Xem xét nguồn lực 19 5.5 Nguyên tắc hoạt động thẩm định 19 5.6 Thực quy trình 20 5.7 Đánh giá thực tế 20 5.8 Yêu cầu xem xét khiếu nại 20 5.9 Thực quy trình nhanh 20 Đảm bảo chất lượng quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế 22 6.1 Quy định chung 22 6.2 Hệ thống quản lý 22 Chương Chương CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 6.3 Kiểm sốt tài liệu 22 6.4 Sự khơng phù hợp hành động khắc phục 22 6.5 Hành động phòng ngừa 23 6.6 Đánh giá nội 23 6.7 Xem xét Lãnh đạo 23 6.8 Phàn nàn 23 6.9 Cải tiến liên tục 23 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 CHƯƠNG 2: CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG VỀ QUẢN LÝ NGHIÊN CỨU THỬ NGHIỆM LÂM SÀNG VẮC XIN VÀ SINH PHẨM Y TẾ Cục Khoa học công nghệ Đào tạo cam kết thực sách: Góp phần nâng cao lực Quản lý Nhà nước công việc quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế, tạo tin cậy nhân dân vào công tác quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế; phấn đấu cho mục tiêu "chuẩn mực quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế" Xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoà hợp quốc tế Coi trọng phát triển nguồn nhân lực, tạo điều kiện hội cho việc đào tạo, nâng cao trình độ, học hỏi kinh nghiệm phục vụ cho công việc quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế Tơn trọng, bình đẳng với tổ chức, cá nhân Khơng có điều kiện áp lực dẫn đến phân biệt đối xử tổ chức, cá nhân dù nhà tài trợ, tổ chức nhận thử, tổ chức hỗ trợ nghiên cứu, hội đồng đạo đức nghiên cứu y sinh học, nghiên cứu viên, giám sát viên, thành viên hội đồng đạo đức thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế Thực phương châm hành động khách quan - trung thực - đắn - kịp thời CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU SỔ TAY CHẤT LƯỢNG 3.1 Mục đích sổ tay chất lượng (STCL) công bố sách mục tiêu chất lượng Cục Khoa học công nghệ Đào tạo công tác quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế Việt Nam nhằm thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn ISO quy định pháp quy có liên quan 3.2 Cấu trúc STCL STCL gồm chương là: Mục lục; Chính sách chất lượng; Giới thiệu STCL; Cơ cấu tổ chức; Quá trình đăng ký; Đảm bảo chất lượng 3.3 Phê duyệt: STCL Cục trưởng Cục Khoa học công nghệ Đào tạo phê duyệt 3.4 Cơ sở Pháp lý sổ tay chất lượng: - Thông tư số 03/2012/TT-BYT Bộ Y tế ngày 02/02/2012 Hướng dẫn thử thuốc lâm sàng - Quyết định số 4059/QĐ-BYT ngày 22/10/2012 Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Khoa học công nghệ Đào tạo thuộc Bộ Y tế 3.5 Tính pháp lý phạm vi hiệu lực STCL STCL có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ký ban hành STCL ban hành, quản lý áp dụng Cục Khoa học công nghệ Đào tạo hoạt động liên quan đến quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 CHƯƠNG : CƠ CẤU TỔ CHỨC VỀ QUẢN LÝ NGHIÊN CỨU THỬ NGHIỆM LÂM SÀNG VẮC XIN - SPYT Mục tiêu: - Đảm bảo tương tác chặt chẽ với chức khác toàn hệ thống NRA vắc xin – SPYT Bộ Y tế Giới thiệu sơ đồ tổ chức liên quan đến NRA - Đảm bảo chất lượng công tác quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế - Đảm bảo việc truy tìm sai sót, tồn tại, bất cập để khắc phục trình quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 4.1 Sơ đồ tổ chức 4.1.1 Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý vắc xin, sinh phẩm y tế Việt Nam: Bộ trưởng Bộ Y tế Ban đạo triển khai NRA Thứ trưởng Bộ Y tế Văn phòng NRA Cục KH-CN-ĐT Quản lý thử nghiệm LS Cục QLD Cấp SĐK Cục YTDP Theo dõi phản ứng sau TC Thanh tra GPs Viện KĐVX-SPYT Tiếp cận Phòng TN Xuất xưởng lô Quản lý nhà nước vắc xin – SPYT CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 4.1.2 Sơ đồ trình quản lý, mối liên hệ chức NRA vắc xin – SPYT Việt Nam: GCP Nghiên cứu tiền LS Thử LS (Gđ 1, 2, 3) CTD SOP SOP Chuẩn bị HS ĐK lưu hành Nộp HS đăng ký Thẩm định HS SOP Cấp SĐK SOP Xuất xưởng lô SOP Lưu hành vắc xin Theo dõi hậu mại Đơn vị ĐK Cục KH-ĐT Quản lý Thử LS Cục QLD Cấp phép – Thanh tra VKĐ VX-SP Cục YTDP Phịng TN- Xuất xưởng lơ Theo dõi PU TC Ban Đạo đức NC Chuyên gia thẩm định HĐ tư vấn cấp SĐK HĐ đánh giá nguyên nhân CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 4.1.3 Sơ đồ tổ chức: liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng BỘ Y TẾ CỤC KHCN&ĐT BAN ĐGĐĐ NCYSH CHUYÊN GIA THẨM ĐỊNH PHÒNG TNLS CÁC CHUYÊN VIÊN ĐƯỢC PHÂN CÔNG PHÁP CHẾ NC TIỀN LÂM SÀNG NC LÂM SÀNG 4.2 Cục Khoa học công nghệ Đào tạo 4.2.1 Trách nhiệm pháp lý Cục Khoa học công nghệ Đào tạo đơn vị thuộc Bộ Y tế quy định chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số 4059/QĐ-BYT ngày 22/10/2012 Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Khoa học công nghệ Đào tạo thuộc Bộ Y tế Cục Khoa học công nghệ Đào tạo phân định rõ trách nhiệm quyền hạn phận, cá nhân việc điều hành, quản l ý liên quan đến quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế Việt Nam Quá trình giám sát chặt chẽ, thủ tục kịp thời phát hiện, khắc phục điều không phù hợp, đảm bảo trì kiểm sốt hệ thống quản lý; 10 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 b) Nội dung thẩm định: Các phần nghiên cứu tiền lâm sàng hồ sơ thông tin sản phẩm c) Căn tài liệu tham khảo: - Dược điển Việt Nam; Dược điển nước - Các Nguyên tắc thực hành tốt sản xuất thuốc; Thực hành tốt Phịng thí nghiệm - Các hướng dẫn Việt Nam quốc tế liên quan 4.2.5.2.3 Thẩm định hồ sơ nghiên cứu lâm sàng giai đoạn trước a) Mục đích: đảm bảo thuốc thử nghiệm đạt yêu cầu an toàn hiệu nghiên cứu lâm sàng; b) Nội dung thẩm định: Các phần nghiên cứu lâm sàng hồ sơ thông tin sản phẩm c) Các tài liệu tham khảo: - Thông tư số 03/2010/TT-BYT thử thuốc lâm sàng; - Hướng dẫn thực hành tốt thử thuốc lâm sàng; - Các tài liệu liên quan khác 4.3 Ban Đánh giá vấn đề đạo đức nghiên cứu y sinh học Bộ Y tế Ban Đánh giá vấn đề đạo đức nghiên cứu y sinh học Bộ Y tế thành lập theo Quyết định số 1915/QĐ-BYT ngày 02/06/23014 Bộ trưởng Bộ Y tế Ban Đánh giá vấn đề đạo đức nghiên cứu y sinh học Bộ Y tế bao gồm 34 thành viên 11 thư ký tiểu ban vắc xin có thành viên Ban Đánh giá vấn đề đạo đức nghiên cứu y sinh học Bộ Y tế có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng Bộ Y tế khía cạnh khoa học đạo đức nghiên cứu y sinh học 4.4 Phát triển nguồn nhân lực: 4.4.1 Nguồn nhân lực: 4.4.1.1 Nhân lực cán Cục Khoa học công nghệ Đào tạo liên quan đến quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế Cục Khoa học công nghệ Đào tạo phải trì đội ngũ nhân viên đủ lực, đào tạo, có kinh nghiệm chun mơn, nghiệp vụ thích hợp để thực cơng việc giao Mỗi cán phải đào tạo theo hướng chuyên nghiệp Cán tham gia vào hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm 16 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế phải thoả mãn yêu cầu tuyển dụng, đào tạo theo dõi theo thủ tục Cục tuyển chọn nhân viên Cục Khoa học công nghệ Đào tạo đánh giá nguồn nhân lực bao gồm đội ngũ chuyên gia thẩm định để đủ đáp ứng cho hoạt động định kỳ qua đánh giá nội họp xem xét lãnh đạo Mỗi cán Cục Khoa học công nghệ Đào tạo tham gia vào hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế có phân công nhiệm vụ cụ thể nghĩa vụ, trách nhiệm quyền hạn Cán chuyên gia thẩm định thực công tác quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế phải thoả mãn yêu cầu lực, trình độ kinh nghiệm quản lý chuyên môn Cán tham gia vào hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế phải k ý cam kết bảo mật theo quy định đánh giá xung đột lợi ích 4.4.1.2 Nhân lực tham gia q trình thẩm định Chun gia thẩm định phải có chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp cho lĩnh vực phân công thẩm định Chuyên gia thẩm định phải đào tạo kỹ thẩm định hồ sơ đăng ký, có kiến thức phương pháp thẩm định Chuyên gia thẩm định phải nắm chuẩn mực quy định thẩm định phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp thích hợp đánh giá xung đột lợi ích 4.4.2 Đào tạo nhân lực Phịng Quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng có trách nhiệm tham mưu Lãnh đạo Cục lập kế hoạch đào tạo cán thực công tác quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế, chuyên gia thẩm định với chương trình cụ thể hàng năm tổ chức thực kế hoạch, chương trình Cục trưởng phê duyệt Nội dung hình thức đào tạo bao gồm (nhưng khơng giới hạn): - Đào tạo nhằm trì nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, kỹ thẩm định, khả ngoại ngữ phục vụ cho công tác, phục vụ nhu cầu tuyển chọn tiếp nhận nhân viên - Hình thức đào tạo bao gồm đào tạo nội bộ, đào tạo bên Tuỳ theo chuyên đề đào tạo có thời gian phù hợp với đối tượng phải có chương trình cụ thể, rõ ràng Hàng năm việc xây dựng kế hoạch đánh giá việc thực kế hoạch đào tạo xem xét đợt xem xét lãnh đạo 17 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 Kế hoạch đào tạo lập theo biểu mẫu quy trình lựa chọn, sử dụng, đánh giá đào tạo chuyên gia 4.4.3 Theo dõi – đánh giá nguồn nhân lực Cục Khoa học công nghệ Đào tạo định kỳ tiến hành đánh giá toàn nhân lực tham gia vào hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế để đảm bảo hiệu thoả đáng q trình thẩm định, đánh giá (thơng thường năm/lần chuyên gia thẩm định, đánh giá), Cục Khoa học công nghệ Đào tạo xem xét hoạt động lực cán xác định nhu cầu đào tạo, cải tiến thích hợp, thay chun gia thẩm định khơng đảm bảo yêu cầu Mỗi lần đào tạo, phải có phiếu theo dõi đào tạo để lưu hồ sơ theo biểu mẫu quy trình lựa chọn, sử dụng, đánh giá đào tạo chuyên gia 4.4.4 Hồ sơ nhân lực Mỗi cán tham gia thẩm định có hồ sơ thể trình độ, q trình cơng tác trình đào tạo, kinh nghiệm lực hồ sơ thường xuyên cán cập nhật Cục Khoa học công nghệ Đào tạo lập hồ sơ toàn chuyên gia thẩm định chuyên gia kỹ thuật với đầy đủ nội dung theo biểu mẫu chung Cục cập nhật thông tin thường xuyên 18 Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 CỤC KHOA HỌC CƠNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO CHƯƠNG 5: Q TRÌNH QUẢN LÝ NGHIÊN CỨU THỬ NGHIỆM LÂM SÀNG VẮC XIN VÀ SINH PHẨM Y TẾ 5.1 -Sơ đồ tổng quát đăng ký thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế Đăng ký TNLS Sponsor: nộp đơn ASTT: kiểm tra, thẩm định Kết thúc NC Sponsor + PI (phân tích, viết báo cáo) Nghiệm thu CS PI: nộp hồ sơ IRB: thẩm định Xây dựng đề cương NC Sponsor + PI Thẩm định CS PI: nộp hồ sơ IRB: thẩm định Triển khai NC PI: triển khai Sponsor/CRO: giám sát, kiểm tra IRB: kiểm tra IEC: kiểm tra ASTT: kiểm tra, tra Hoàn thiện sau nghiệm thu CS PI: hoàn thiện TCNT: kiểm tra Nghiệm thu cấp Bộ TCNT: nộp hồ sơ ASTT: kiểm tra IEC: thẩm định Hoàn thiện sau thẩm định CS PI: hoàn thiện TCNT: kiểm tra Phê duyệt đề cương TCNT: nộp hồ sơ ASTT: kiểm tra, trình LĐB LĐB: phê duyệt QĐ Hoàn thiện sau NT cấp Bộ PI: thẩm định IEC: kiểm tra Thẩm định cấp Bộ TCNT: nộp hồ sơ ASTT: kiểm tra IEC: thẩm định Hoàn thiện sau thẩm định Bộ PI: hoàn thiện IEC: kiểm tra Chứng nhận kết NC TCNT: nộp hồ sơ ASTT: chứng nhận 19 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 5.2 Các quy định đăng ký thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế Cục Khoa học công nghệ Đào tạo công khai quy định thông tin liên quan đến quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế cho cá nhân, tổ chức liên quan biết thực (trên Web sites): - Văn Quy phạm pháp luật; - Thông tin kết thẩm định tình trạng hồ sơ; - Các yêu cầu hồ sơ; - Quyền lợi, trách nhiệm tổ chức, cá nhân có thuốc thử, tổ chức nhận thử thuốc, nghiên cứu viên chính, tổ chức hỗ trợ nghiên cứu thông tin nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế phê duyệt đề cương nghiên cứu; - Thông tin khiếu nại xem xét lại; - Thông tin tổ chức có liên quan 5.3 Nộp đơn đăng ký thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế Đơn vị đăng ký nộp hồ sơ đăng ký thử nghiệm lâm sàng vắc xin – sinh phẩm y tế theo quy định Văn phòng Cục 5.4 Xem xét hồ sơ Cục Khoa học cơng nghệ Đào tạo có trách nhiệm đảm bảo nguồn lực cho hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế theo tiêu chí sách, lực thực hiện, sẵn có chuyên gia đánh giá, đảm bảo kịp thời thời gian đánh giá 5.5 Nguyên tắc hoạt động thẩm định, xét duyệt 5.5.1 Tính cơng Cục Khoa học cơng nghệ Đào tạo đảm bảo tính cơng thơng qua việc áp dụng cấu tổ chức thích hợp để đảm bảo hội cho tham gia có hiệu lực bên liên quan Tồn sách thủ tục trình quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế xây dựng đảm bảo khơng có phân biệt đối xử Tất nhân tham gia vào hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế không chịu áp lực tài áp lực khác ảnh hưởng đến tính cơng bằng, đảm bảo khơng có xung đột lợi ích 20 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 Cục Khoa học công nghệ Đào tạo đảm bảo định quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế đưa người có thẩm quyền, có lực thích hợp Cục Khoa học cơng nghệ Đào tạo đảm bảo hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế khơng gây ảnh hưởng tới tính bảo mật, tính khách quan tính cơng việc thẩm định Cục Khoa học công nghệ Đào tạo thường xuyên báo cáo nêu rõ phân tích mối quan hệ với tổ chức có liên quan để xác định khả xảy xung đột quyền lợi Khi xung đột nhận biết Cục Khoa học công nghệ Đào tạo phải thực hành động khắc phục thích hợp 5.5.2 Tính bảo mật Tồn tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế phải thực việc bảo mật theo quy định pháp luật 5.6 Thực quy trình thẩm định Thực theo quy trình chung thẩm định thử nghiệm lâm sàng thuốc 5.7 Các yêu cầu xem xét lại khiếu nại Bất kỳ yêu cầu xem xét lại đơn vị liên quan đến kết luận trình thẩm định, xét duyệt định Cục Khoa học công nghệ Đào tạo phải giải Khi có vấn đề cần xem xét lại, đơn vị có cơng văn đề nghị Cục Khoa học công nghệ Đào tạo xem xét lại Khi có yêu cầu xem xét lại tổ chức, cá nhân, Cục trưởng Cục Khoa học công nghệ Đào tạo đề nghị cá nhân, tổ chức liên quan tiến hành việc xem xét yêu cầu đơn vị Cán phân công xem xét giải khiếu nại phải đảm bảo có lực độc lập với chủ thể yêu cầu xem xét lại Việc xem xét lại phải đưa kết luận định tính hiệu lực, phải thơng báo cho bên có liên quan định cuối liên quan đến vấn đề yêu cầu xem xét lại Hồ sơ yêu cầu xem xét lại, định cuối cùng, kiểm tra (nếu có) lưu giữ Cục Khoa học cơng nghệ Đào tạo Sai sót rà soát theo biểu mẫu 01 kèm theo Sổ tay Thời gian xem xét: vòng 20 ngày làm việc Nếu lâu phải nêu rõ lý 5.8- Thực quy trình thẩm định nhanh 21 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 5.8.1- Tiêu chí - Vắc xin, sinh phẩm y tế cần thiết dùng đại dịch - Các vắc xin, sinh phẩm y tế có nhu cầu sử dụng khẩn cấp 5.8.2- Thực quy trình Thực theo nguyên tắc sau: - Nội dung hồ sơ: Chuẩn bị theo quy định hành Tuy nhiên để rút ngắn thời gian đăng ký chấp nhận tối thiểu sau: + Các đề mục hồ sơ phải đủ quy định Nội dung phần có nội dung bản, quan trọng chưa hoàn toàn đầy đủ + Trong thời gian thẩm định hồ sơ, nhà tài trợ bổ sung hồ sơ đầy đủ mà không đợi thông báo kết thẩm định + Cuối nhà tài trợ phải bổ sung đầy đủ hồ sơ theo qui định - Thẩm định hồ sơ: + Thời gian thẩm định: ưu tiên thẩm định, đợi đến thứ tự thẩm định Thời gian thẩm định nhanh + Thẩm định nội dung tài liệu nhà tài trợ nộp ban đầu nộp bổ sung tiếp, bổ sung hồn chỉnh - Thơng báo kết thẩm định: Khi nhóm thẩm định xong, khơng thiết phải thẩm định xong tất nhóm Hình thức thơng báo họp trực tiếp văn thông báo cuối phải văn - Hồ sơ thẩm định xong trình Lãnh đạo Bộ xem xét theo quy định 22 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 CHƯƠNG : ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG TRONG QUẢN LÝ NGHIÊN CỨU THỬ NGHIỆM LÂM SÀNG VẮC XIN VÀ SINH PHẨM Y TẾ 6.1 Quy định chung Cục Khoa học công nghệ Đào tạo trì áp dụng hệ thống quản l ý cải tiến liên tục hiệu lực hệ thống phù hợp tiêu chuẩn ISO hoà hợp quốc tế Cục Khoa học công nghệ Đào tạo ban hành áp dụng tài liệu hệ thống quản lý văn bao gồm: sổ tay chất lượng, thủ tục, quy định, hướng dẫn phù hợp yêu cầu ISO 6.2 Hệ thống quản lý Hệ thống quản lý Cục Khoa học cơng nghệ Đào tạo hồn toàn tuân thủ tiêu chuẩn ISO quy định có liên quan khác Chính sách chất lượng mục tiêu chung Lãnh đạo Cục Khoa học công nghệ Đào tạo công bố sổ tay chất lượng Mục tiêu chất lượng hàng năm đề xuất họp Lãnh đạo Cục Hệ thống quản lý Cục Khoa học công nghệ Đào tạo lập thành văn bản, phổ biến đảm bảo việc áp dụng cá nhân có liên quan đến quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế Hệ thống tài liệu Cục Khoa học công nghệ Đào tạo gồm: Sổ tay chất lượng, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu, hồ sơ báo cáo liên quan đến quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế Ngoài Cục Khoa học cơng nghệ Đào tạo cịn lưu giữ áp dụng tài liệu khác bao gồm: - Tiêu chuẩn ISO quản lý hành chính; - Các văn pháp quy kỹ thuật Nhà nước liên quan đến hoạt động quản lý thuốc, vắc xin – sinh phẩm y tế; - Các tài liệu tham khảo hoà hợp quy chế khu vực Cục Khoa học công nghệ Đào tạo đảm bảo hoạt động hệ thống quản l ý cải tiến thông qua hoạt động như: họp định kỳ, đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo, hành động khắc phục, phòng ngừa, tiếp nhận giải khiếu nại … 6.3 Kiểm soát tài liệu Cục Khoa học cơng nghệ Đào tạo thực kiểm sốt tất tài liệu nội bên liên quan đến hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế Thủ tục đảm bảo tài liệu soát xét, cập 23 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 nhật, phê duyệt trước ban hành, tài liệu phổ biến kịp thời, đối tượng yêu cầu liên quan kiểm soát tài liệu theo quy định ISO 6.4 Sự không phù hợp hành động khắc phục Cục Khoa học công nghệ Đào tạo thực việc giám sát, phát điểm không phù hợp, thực hành động khắc phục đảm bảo: Các hành động thích hợp để loại bỏ nguyên nhân gây không phù hợp nhằm ngăn ngừa tái diễn 6.5 Hành động phịng ngừa Cục Khoa học cơng nghệ Đào tạo thực biện pháp phòng ngừa sau: - Phát điểm không phù hợp tiềm ẩn nguyên nhân gây chúng - Đưa biện pháp phòng ngừa cần thiết - Lập hồ sơ kết hành động thực hiện; - Xem xét kết hành động phòng ngừa thực 6.6 Đánh giá nội Đánh giá nội thực định kỳ năm/ lần, nội dung đánh giá bao gồm toàn yếu tố hệ thống quản l ý để đảm bảo hệ thống quản lý trì cải tiến Chuyên gia đánh giá nội người có trình độ am hiểu công nhận, đánh giá yêu cầu ISO khách quan với hoạt động đánh giá Biện pháp khắc phục (nếu có điểm khơng phù hợp) phải thực kịp thời thông qua đánh giá nội bộ, qua cải tiến 6.7 Xem xét lãnh đạo Xem xét lãnh đạo thực định kỳ năm/ lần, đầu vào xem xét lãnh đạo bao gồm hoạt động thời biện pháp cải tiến liên quan đến quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế Đầu xem xét lãnh đạo phải bao gồm: cải tiến hệ thống quản l ý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế Cục Khoa học công nghệ Đào tạo, xác định nhu cầu nguồn lực xác định lại sách mục tiêu chất lượng 6.8 Ý kiến phản hồi Cục Khoa học công nghệ Đào tạo thực tiếp nhận giải ý kiến phản hồi đảm bảo ý kiến liên quan hoạt động quản lý nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế Cục Khoa học công nghệ Đào tạo 24 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 thông báo tới cá nhân, tổ chức liên quan để xử l ý trước xử lý cách phù hợp, kịp thời 6.9 Cải tiến liên tục Cục Khoa học công nghệ Đào tạo Bộ Y tế thường xuyên nâng cao hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, kết đánh giá, phân tích liệu, hành động khắc phục phòng ngừa kết họp xem xét lãnh đạo 25 CỤC KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ ĐÀO TẠO Mã hiệu: STCL.TNLS.VXSP SỔ TAY CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TNLS VẮC XIN Lần ban hành: 02 - SINH PHẨM Y TẾ Ngày ban hành: 31/12/2014 PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN THẨM ĐỊNH HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THỬ NGHIỆM LÂM SÀNG VẮC XIN – SINH PHẨM Y TẾ 1- MỤC ĐÍCH Hồ sơ đăng ký thử nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế phải thẩm định trước trình Lãnh đạo Bộ Y tế phê duyệt đề cương nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng Việt Nam Hướng dẫn bao gồm quy trình cụ thể nhằm đảm bảo hồ sơ xem xét cách khoa học, trung thực, khách quan 2- CÁC NHÓM CHUYÊN GIA THẨM ĐỊNH Theo Quyết định Cục trưởng Cục Khoa học công nghệ Đào tạo Bao gồm chuyên gia thẩm định gồm lĩnh vực: - Chuyên gia hồ sơ hành chính, pháp lý - Chuyên gia hồ sơ nghiên cứu tiền lâm sàng - Chuyên gia hồ sơ nghiên cứu lâm sàng Trưởng nhóm chuyên gia Cục Khoa học công nghệ Đào tạo định 3- THẨM ĐỊNH CỦA CHUYÊN GIA B1- Xác định phần hồ sơ thẩm định Chuyên gia thuộc lĩnh vực thẩm định xác định hồ sơ đăng ký phần tài liệu thuộc nhóm thẩm định B2- Thẩm định hồ sơ: Lần đầu thẩm định bổ sung - Căn để thẩm định: Các quy chế, quy định liên quan đến thử nghiệm lâm sàng vắc xin; Tài liệu hướng dẫn thử nghiệm lâm sàng vắc xin; Các dược điển; Các hướng dẫn, tài liệu chuyên môn WHO; Các tài liệu chuyên môn Y – dược – sinh học; Trình độ, kinh nghiệm chuyên gia - Tính đầy đủ hồ sơ: Kiểm tra xác định đầy đủ hồ sơ thuộc lĩnh vực thẩm định theo quy định thử nghiệm lâm sàng vắc xin hành Xác định trạng thái phần hồ sơ: có khơng - Tính xác hồ sơ: Các vấn đề nêu hồ sơ phải có chứng rõ ràng; Hồ sơ phải đảm bảo xác, khoa học, trung thực, khách quan - Tính áp dụng vào thực tế: Các phần hồ sơ phải áp dụng vào thực tế quản lý chuyên môn, kỹ thuật sử dụng - Thống ý kiến thẩm định: thành viên nhóm thảo luận ý kiến nhận xét thành viên Trưởng nhóm kết luận - Ghi ý kiến vào biên thẩm định sau thảo luận nhóm 26 4- YÊU CẦU CỤ THỂ THẨM ĐỊNH HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THỬ NGHIỆM LÂM SÀNG VẮC XIN – SINH PHẨM Y TẾ 4.1 PHẦN HỒ SƠ VỀ HÀNH CHÍNH, PHÁP CHẾ: Cần thẩm định vấn đề chủ yếu sau: Đề mục Yêu cầu Hướng dẫn thêm 4.2 PHẦN HỒ SƠ VỀ NGHIÊN CỨU TIỀN LÂM SÀNG cần xem xét nội dung chủ yếu sau: Đề mục Yêu cầu 3.1- Mục lục phần hồ sơ an tồn 3.2- Tóm tắt tiền lâm sàng - Giới thiệu - Viết tóm tắt dược lý - Bảng tóm tắt dược lý - Viết tóm tắt dược động học (nếu có) - Bảng tóm tắt dược động học (nếu có) - Viết tóm tắt độc tính - Bảng tóm tắt độc tính 3.3- Các báo cáo nghiên cứu 3.3.1- Dược lý 3.3.1.1- Nghiên cứu dược lực học (Kháng nguyên vắc xin) 3.3.1.2- Dược lực học tá dược (adjuvant) – Hướng dẫn thêm 3.3.2- Dược động học 3.3.3- Độc tính 3.3.3.1- Độc tính chung 3.3.3.2- Độc tính đặc biệt 3.3.3.3- Độc tính chất sử dụng công thức (các tá dược mới, chất ổn định, chất độn) 3.3.4- Những xem xét đặc biệt có 3.3.2.1- Các nghiên cứu dược động học (trong trường hợp tá dược mới, đường dùng mới) - Thiết kế nghiên cứu chứng minh mẫu động vật - Lồi động vật sử dụng, tuổi, kích cỡ nhóm - Liều, đường dùng kiểm sốt nhóm - Các thơng số theo dõi - Tính dung nạp chỗ - Những nghiên cứu miễn dịch đặc biệt - Những nghiên cứu độc tính dân số đặc biệt - Những nghiên cứu độc tính gen gây ung thư 3.3.4.1- Đối với vắc xin pha loãng, đánh giá khả “rơi ra” (chất tiết) vi sinh vật 3.3.4.2- Độc tính chất sử dụng công thức (tá dược mới, chất ổn định mới, chất độn mới), đường dùng khác vắc xin kết hợp – cung cấp nhứng nghiên cứu độc tính thích hợp 4.3 PHẦN HỒ SƠ VỀ NGHIÊN CỨU LÂM SÀNG Cần xem xét nội dung chủ yếu sau: Đề mục 4.1- Mục lục phần hồ sơ lâm sàng Yêu cầu Hướng dẫn thêm 4.2- Tổng quan nghiên cứu lâm sàng 4.3- Tóm tắt lâm sàng 4.3- Các báo cáo nghiên cứu 4.3.1- Nghiên cứu giai đoạn I 4.3.2- Nghiên cứu giai đoạn II 4.3.3- Nghiên cứu giai đoạn III 4.3.4- Những xem xét đặc biệt 4.3.5- Các tá dược 4.3.6- Nghiên cứu giai đoạn IV / kế hoạch cảnh giác dược (nếu có) 4.3.7- Những nghiên cứu khơng giảm hiệu vắc xin kết hợp, vắc xin sản xuất nhà sản xuất 4.3.8- Những nghiên cứu sử dụng đồng thời với vắc xin khác - Giới thiệu - Mục lục - Tổng quan kháng nguyên - Tổng quan hiệu - Tổng quan an toàn - Kết luận cân lợi ích – rủi ro - Thư mục tham khảo - Giới thiệu - Mục lục - Tóm tắt nghiên cứu lâm sàng kháng nguyên - Tóm tắt nghiên cứu lâm sàng hiệu - Tóm tắt nghiên cứu lâm sàng an toàn - Thư mục tham khảo BIỂU MẪU 1: KẾ HOẠCH RÀ SỐT QUY TRÌNH ĐỂ TÌM RA CÁC SAI SĨT Các hoạt động rà sốt liên quan đến Đạt theo Khơng đạt qui trình quản lý nghiên cứu thử quy định theo qui định nghiệm lâm sàng vắc xin sinh phẩm y tế 1- Hoạt động 1: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký: - Rà soát bước theo theo Quy trình xem xét đề nghị xây dựng hồ sơ nghiên cứu TNLS (QT.TNLS.05) 2- Hoạt động 2: Thẩm định hồ sơ đăng ký TNLS vắc xin – sinh phẩm y tế: Rà soát theo nội dung thẩm định sau Quy trình thẩm định hồ sơ pháp lý thử nghiệm lâm sàng: Thẩm định phần hồ sơ Hành chính, pháp lý; Thơng tin sản phẩm; Hồ sơ nghiên cứu tiền lâm sàng; Hồ sơ nghiên cứu lâm sàng (QT.TNLS.06) 3- Hoạt động 3: Xử lý hồ sơ sau thẩm định, chuẩn bị ban hành Quyết định phê duyệt đề cương nghiên cứu TNLS: - Rà sốt bước theo Quy trình trình ký Lãnh đạo Bộ ký định phê duyệt đề cương nghiên cứu TNL (QT.TNLS.07) 4- Hoạt động 4: Xử lý hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận nghiệm thu nghiên cứu TNLS: - Rà sốt bước theo Quy trình cấp giấy chứng nhận nghiệm thu nghiên cứu TNLS (QT.TNLS.08) Hành động khắc phục Ghi