Tổ chức công tác lễ tân tại văn phòng bộ xây dựng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Nguyễn Thị Thảo TỔ CHỨC CƠNG TÁC LỄ TÂN TẠI VĂN PHỊNG BỘ XÂY DỰNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội - 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Nguyễn Thị Thảo TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI VĂN PHỊNG BỘ XÂY DỰNG Chun ngành: Quản trị Văn phịng Mã số: 8340406 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Vũ Thị Phụng XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với đề tài ―Tổ chức công tác lễ tân Văn phịng Bộ Xây dựng‖ cơng trình nghiên cứu cá nhân tơi Trong luận văn tơi có tham khảo, tổng hợp kết nhiều cơng trình nghiên cứu khác có thích theo quy định Luận văn đƣợc thực dƣới hƣớng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng Các số liệu, thông tin đƣợc trình bày luận văn hồn tồn trung thực Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm trƣớc Hội đồng Khoa học nhà trƣờng nội dung nghiên cứu đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2020 Học viên Nguyễn Thị Thảo i LỜI CẢM ƠN Để hồn thành luận văn, tơi bày tỏ lòng biết ơn Ban giám hiệu, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, thầy giáo, cô giáo tham gia quản lý, giảng dạy giúp đỡ suốt q trình học tập, nghiên cứu Tơi xin bày tỏ biết ơn đặc biệt đến PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn, giúp đỡ kiến thức, tài liệu phƣơng pháp để tơi hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn: - Lãnh đạo, chuyên viên Bộ Xây dựng, Văn phòng Bộ Xây dựng, phòng, ban, phận thuộc Văn phòng Bộ Xây dựng, vụ, cục, đơn vị trụ sở quan Bộ Xây dựng giúp tơi thu thập tài liệu, hồn thiện phiếu điều tra, khảo sát để góp phần đƣa kết đề tài nghiên cứu - Gia đình, bạn bè, đồng nghiệp động viên, cổ vũ, khích lệ giúp đỡ tơi suốt thời gian thực luận văn Do thời gian hạn chế bị ảnh hƣởng thời gian cách ly dịch Covid-19, đồng thời có hạn chế mặt chuyên môn nên luận văn tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đƣợc ý kiến dẫn, góp ý từ thầy, giáo bạn đồng nghiệp để luận văn đƣợc hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Học viên Nguyễn Thị Thảo ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH ẢNH .6 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 11 Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 11 Phƣơng pháp nghiên cứu 12 Nguồn tài liệu tham khảo 13 Đóng góp Luận văn 13 Kết cấu Luận văn 13 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 15 1.1 Một số vấn đề lý luận lễ tân tổ chức công tác lễ tân 15 1.1.1 Khái niệm lễ tân tổ chức công tác lễ tân 15 1.1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác lễ tân 18 1.1.3 Các biện pháp tổ chức công tác lễ tân 18 1.1.4 Vai trò, ý nghĩa công tác lễ tân quan nhà nước 23 1.2 Những quy định pháp luật hành công tác lễ tân quan nhà nƣớc 24 1.2.1 Khái quát văn pháp luật công tác lễ tân 24 1.2.2 Một số quy định hành công tác lễ tân nhà nước 25 Tiểu kết chương 34 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI VĂN PHÒNG BỘ XÂY DỰNG 35 2.1 Giới thiệu Bộ Xây dựng Văn phòng Bộ Xây dựng 35 2.1.1 Lịch sử hình thành 35 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Xây dựng 37 2.1.3 Tổ chức máy Văn phòng Bộ Xây dựng 38 2.2 Kết khảo sát thực trạng tổ chức cơng tác lễ tân Văn phịng Bộ Xây dựng 39 2.2.1 Tổ chức, phân công nhiệm vụ cho phận quản lý công tác lễ tân 39 2.2.2 Bố trí phân cơng cán bộ, nhân viên làm công tác lễ tân 41 2.2.3 Phổ biến ban hành văn quy định công tác lễ tân 44 2.2.4 Kiểm tra, đánh giá xử lý vi phạm công tác lễ tân 47 2.3 Kết khảo sát thực trạng việc thực công tác lễ tân Văn phòng Bộ Xây dựng 48 2.3.1 Nhận thức công tác lễ tân 49 2.3.2 Kết khảo sát việc tạo dựng hình ảnh quan 51 2.3.3 Kết khảo sát, đánh giá nghi thức lễ tân đón tiếp khách 57 2.3.4 Kết khảo sát, đánh giá nghi thức lễ tân hội họp 62 2.3.5 Kết đánh giá nghi thức lễ tân nội 65 2.4 Nhận xét, đánh giá tổ chức công tác lễ tân Văn phòng Bộ Xây dựng 68 Tiểu kết chương 70 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CƠNG TÁC LỄ TÂN TẠI VĂN PHỊNG BỘ XÂY DỰNG 71 3.1 Giải pháp tổ chức công tác lễ tân 71 3.1.1 Nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng cơng tác lễ tân 71 3.1.2 Hoàn thiện vấn đề tổ chức nhân thực công tác lễ tân 72 3.1.3 Xây dựng hoàn thiện văn quy định công tác lễ tân 74 3.1.4 Tăng cường tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ tổng kết, đánh giá 75 3.2 Các giải pháp chuyên môn nâng cao nghiệp vụ công tác lễ tân 76 3.2.1 Bố trí khu vực lễ tân 76 3.2.2 Tạo dựng cảnh quan 77 3.2.3 Xây dựng thực quy trình đón tiếp khách 78 3.2.4 Xây dựng số quy định quản lý phục vụ phòng họp 78 3.2.5 Bổ sung số quy định nghi thức lễ tân tổ chức kiện, hội nghị lớn 80 3.2.6 Bổ sung, hoàn thiện nghi thức lễ tân nội 84 Tiểu kết chương 88 KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC 93 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Tổng hợp số quy định hành công tác lễ tân nhà nƣớc 25 Bảng 2.1 Phân công nhiệm vụ phận lễ tân 42 Bảng 2.1 Kết khảo sát việc kiểm tra, đánh giá xử lý vi phạm công tác lễ tân Văn phòng Bộ Xây dựng 47 Bảng 2.2 Kết khảo sát đánh giá vị trí trụ sở, quy mơ, cảnh quan, cách bố trí nơi làm việc 52 Bảng 2.3 Kết khảo sát đánh giá cách bố trí khu vực (khu làm việc, phòng họp, nhà để xe v.v ) khuôn viên trụ sở Bộ Xây dựng 53 Bảng 2.4 Kết khảo sát đánh giá hình ảnh quan Bộ (về lơ-gơ, biểu tƣợng, hiệu) 55 Bảng 2.5 Kết khảo sát đánh giá hệ thống xanh quan Bộ Xây dựng 56 Bảng 2.6 Kết khảo sát đánh giá sơ đồ phòng làm việc 58 Bảng 2.7 Kết khảo sát đánh giá nghi thức đón tiếp khách 59 Bảng 2.8 Kết khảo sát nhận xét ban đầu tác phong, thái độ nhân viên lễ tân 59 Bảng 2.9 Kết khảo sát thái độ cán công chức, viên chức 59 Bảng 2.10 Kết khảo sát đánh giá phân bổ phòng họp, hội trƣờng 62 Bảng 2.11 Kết khảo sát nhận xét cách trang trí bên hội trƣờng lớn phòng họp nhỏ 62 Bảng 2.12 Kết khảo sát nhận xét hệ thống bàn, ghế, diện tích, ánh sáng bên Hội trƣờng lớn phòng họp nhỏ 63 Bảng 2.13 Kết khảo sát đánh giá nghi thức hội họp 63 Bảng 2.14 Kết khảo sát đánh giá nghi thức tổ chức kiện 66 Bảng 2.15 Kết khảo sát đánh giá nghi thức chào cờ, trao khen, giấy khen, khen thƣởng 66 Bảng 2.16 Kết khảo sát cần thiết phải quy định Nghi thức lễ tân nội quan 66 Bảng 2.17 Kết khảo sát cần thiết phải quy định hƣớng dẫn thực phong cách giao tiếp, ứng xử cán bộ, nhân viên 67 Bảng 3.1 Các giải pháp tạo dựng cảnh quan 77 Bảng 3.2 Quy trình đón tiếp khách 78 Bảng 3.3 Quy trình tổ chức kiện, hội nghị Lãnh đạo Bộ chủ trì 81 Bảng 3.4 Một số quy định giao tiếp, ứng xử cán làm việc quan 85 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Trụ sở Bộ Xây dựng 52 Hình 2.2 Lơ-gơ Bộ Xây dựng 54 Hình 2.3 Lơ-gơ Bộ Xây dựng dự kiến thay lô-gô cũ 55 Hình 2.4 Hệ thống xanh quan Bộ Xây dựng 57 Hình 2.5 Bảng dẫn/sơ đồ phòng làm việc 58 Hình 2.6 Phịng họp quan Bộ Xây dựng 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO Võ Tuấn Anh (2000), “Lễ tân ngoại giao thực hành”, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội Bộ Xây dựng (2014), ―Sổ tay Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008”, Hà Nội Bộ Xây dựng (2017), ―Quyết định số 989/QĐ-BXD ngày 25/9/2017 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ”, Hà Nội Bộ Xây dựng (2017), “Quyết định số 1313/QĐ-BXD ngày 28/12/2017 phê duyệt mô tả công việc khung lực vị trí việc làm Văn phòng Bộ”, Hà Nội Bộ Xây dựng (2018), “60 năm ngành xây dựng Việt Nam”, Kỷ yếu Hội nghị 60 năm ngành xây dựng Việt Nam, Hà Nội Bộ Xây dựng (2019), “Quyết định số 632/QĐ-BXD ngày 11/7/2019 Kế hoạch tổ chức thực Phong trào thi đua “Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ngành xây dựng thi đua thực văn hóa cơng sở” giai đoạn 2019 – 2025”, Hà Nội Hồ Ngọc Cẩn (2003), ―Cẩm nang tổ chức hành văn phịng‖, Nhà xuất Tài chính, Hà Nội Chính phủ (2017), ―Nghị định số 81/2017/NĐ-CP ngày 17/7/2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Xây dựng”, Hà Nội Đào Xuân Chúc (2017), ―Chức công nghệ Quản trị văn phòng (Tập giảng cao học ngành Quản trị văn phòng)”, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 10 Phạm Thu Cúc (2002), “Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân”, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội 90 11 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phƣơng Hiền (2012); ―Giáo trình Quản trị văn phịng‖, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội 12 Học viện Hành Quốc gia (2008), ―Giáo trình Thư ký lãnh đạo quan, tổ chức‖, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 13 Nghiêm Kỳ Hồng (2014); “Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng Lưu trữ học”, Nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh 14 Phan Thanh Lâm, Nguyễn Thị Hồ Bình (2000), “Giao tiếp lễ tân văn phòng”, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội 15 Vƣơng Hoàng Oanh (2019), ―Khảo sát, đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức cơng tác lễ tân văn phịng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trƣờng Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 16 Vũ Thị Phụng (2015), ―Một số quy định giao tiếp ứng xử cán công chức thực thi cơng vụ‖, Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc, số 12 17 Vũ Thị Phụng (2019), Tập giảng ―Lễ tân văn phòng”, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 18 Vũ Thị Phụng (2019), Tập giảng cao học mơn Tổ chức khoa học hoạt động hành Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 19 Lƣu Kiếm Thanh (chủ biên), Bùi Xuân Dự Lê Đình Chúc (2009), “Hành văn phịng quan nhà nước”, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 20 Vƣơng Thị Kim Thanh (2009), “Quản trị hành văn phịng”, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội 91 21 Trần Thị Thanh Thủy (2007), ―Một số ý kiến nhằm góp phần cải thiện hiệu giao tiếp cơng vụ‖, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc, số 10 22 Văn phòng Bộ Xây dựng (2008), “Quyết định số 89/QĐ-VP ngày 09/9/2008 việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Bộ Xây dựng”, Hà Nội 92 PHỤ LỤC Phiếu khảo sát công tác lễ tân quan Bộ Xây dựng (Dành cho cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ Xây dựng) Phiếu khảo sát công tác lễ tân quan Bộ Xây dựng (Dành cho khách tới làm việc quan Bộ Xây dựng) 93 ... nâng cao hiệu tổ chức cơng tác lễ tân Văn phịng Bộ Xây dựng Trên sở thực trạng công tác lễ tân Văn phòng Bộ Xây dựng, từ đánh giá, nhận xét tổ chức công tác lễ tân Văn phịng Bộ Xây dựng chƣơng... tân Văn phòng Bộ Xây dựng thực quan Bộ Xây dựng Chƣơng 34 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI VĂN PHÒNG BỘ XÂY DỰNG 2.1 Giới thiệu Bộ Xây dựng Văn phòng Bộ Xây dựng 2.1.1... hiệu tổ chức công tác lễ tân Văn phòng Bộ Xây dựng 14 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 1.1 Một số vấn đề lý luận lễ tân tổ chức công tác lễ tân1