Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào các mũi tên của thanh cuộn dọc Vertical scroll bar hoặc thanh cuộn ngang Horizontal scroll bar để cuộn tới miền [r]
(1)trung t©m tin häc ph¹m chinh Chuyên: Đào tạo – Lắp đặt - Sửa chữa máy vi tính §/c: minh quang – vò th – th¸i b×nh §T: 036617487, D§: 0904615245, 0363617487 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MÔN TIN HỌC CƠ SỞ PHẦN BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL th¸i b×nh th¸ng - 2005 Lop8.net (2) Bài Làm quen với Excel I Mục tiêu .3 II Tổng quan Excel Bài Nhập liệu và định dạng bảng tính 15 I Mục tiêu .15 II Nhập liệu vào bảng tính 15 III Các thao tác với hàng, cột, ô bảng tính 24 IV Định dạng cho liệu 33 V Sao chép và di chuyển liệu 40 Bài Công thức và tính toán 49 I Mục tiêu .49 II Sử dụng công thức Excel 49 Bài Dùng hàm công thức .60 I Mục đích 60 II Khái niệm hàm Excel .60 III Nhóm hàm số 60 IV Nhóm hàm thống kê .62 V Nhóm hàm đổi kiểu 65 VI Nhóm hàm ký tự 66 VII Nhóm hàm điều kiện 69 VIII Nhóm hàm ngày tháng 70 IX Nhóm hàm logic 71 X XI Nhóm hàm tìm kiếm 73 Cách sử dụng hộp Function 74 Bài Định dạng trang và in ấn 77 I Mục đích 77 II Định dạng trang và in ấn 77 Ôn tập 82 Câu hỏi và bài tập 87 Lop8.net (3) Bài Làm quen với Excel I Mục tiêu Giới thiệu Excel Đặc điểm Excel Khởi động và thoát khỏi Excel Màn hình làm việc Giới thiệu bảng tính Excel Di chuyển bảng tính Làm việc với tệp II Tổng quan Excel II.1 Giới thiệu Excel Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft Cũng các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều ô tạo các dòng và cột, việc nhập liệu và lập công thức tính toán Excel có điểm tương tự, nhiên Excel có nhiều tính ưu việt và có giao diện thân thiện với người dùng Hiện có nhiều phiên Excel Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel 2000 Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, bạn chưa sử dụng các phiên trước Excel thì việc học chương trình này không có gì trở ngại Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh họa, sau đó khởi động Excel vừa học vừa thực tập II.2 Đặc điểm Excel 2000 Excel 2000 là phần Office 2000 Microsoft chạy trên môi trường từ Windows95 trở lên, đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 cách định dạng và trang trí Khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý số điểm sau: Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 có thể thực Excel 2000 Các tập tin tạo Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 tương thích Excel 2000, các tập tin tạo Excel 2000 không tương thích với các phiên trước Tuy nhiên cần Excel 2000 có thể ghi tập tin dạng tương thích với các phiên trước Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x Lop8.net (4) Bộ Office 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (xử lý bảng tính), Access 2000 (quản trị sở liệu), PowerPoint 2000 (thuyết trình) và Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web) II.3 Khởi động và thoát khỏi Excel II.3.1 Khởi động Excel Để làm việc với Excel, hãy thực sau: Start\Programs\Microsoft Excel (xem hình) Cũng có thể khởi động Excel cách click vào biểu tượng (shortcut) Microsoft Excel trên màn hình Windows, hay click vào biểu tượng trên Office Bar II.3.2 Thoát khỏi Excel Cũng các chương trình ứng dụng khác, trước thoát cần phải lưu lại liệu, sau đó thoát cách sau: C1: Chọn File\Exit C2: Click nút góc trên phải tiêu đề C3: Double click biểu tượng phía trên trái tiêu đề C4: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 C5: Click biểu tượng Close phía trên trái tiêu đề đó xuất trình đơn Chọn C6: Right click biểu tượng trình đơn Chọn Close trên Taskbar, đó xuất Trong trường hợp chưa lưu lại thay đổi trên bảng tính vào đĩa, xuất thông báo sau: Lop8.net (5) Kích nút Yes muốn lưu lại thay đổi vào đĩa, không muốn, hãy kích nút No, chọn Cancel để quay trở lại làm tiếp II.4 Màn hình làm việc Excel II.4.1 Màn hình Excel Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau: - Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tệp Tên ngầm định Excel đặt là Book1, Book2… - Thanh thực đơn (Menu bar): chứa lệnh Excel Đây là nơi cho phép thực lệnh Excel Thực đơn chính Excel bao gồm File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help Cách sử dụng thực đơn và các lệnh trên thực đơn giới thiệu các phần sau - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực nhanh các thao tác như: mở file (New), gọi file cũ (Open), ghi file vào đĩa (Save)… - Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): chứa các nút giúp định dạng nhanh liệu như: chọn font cho liệu size)… (Font), chọn cỡ font cho liệu (Font - Hộp địa ô (Name box): cho biết địa ô thời - Thanh nhập liệu (Formula bar): chứa liệu công thức ô thời bảng tính - Bảng tính (Wooksheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu Excel Lop8.net (6) - Danh sách các Sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính file thời Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3… Các tên này có thể đổi (xem phần sau) - Thanh trạng thái (Status bar): các thông báo trạng thái làm việc thời bảng tính II.4.2 Định dạng màn hình Excel Màn hình chuẩn Excel có các thành phần đã trình bày Tuy nhiên, có thể làm ẩn các công cụ không cần thiết, cho hiển thị thêm các công cụ khác cách click mở trình đơn View và chọn: Formula bar: Thanh công thức Status bar: Thanh trạng thái Toolbar: Thanh công cụ Có nhiều công cụ như: - Standard: Chuẩn - Formatting: Định dạng - Drawing: Vẽ - Picture: Hiệu chỉnh hình -… (Click vào tên công cụ để chọn huỷ bỏ) Có thể di chuyển vị trí hiển thị các công cụ cách click & drag khoảng trống tiêu đề chúng để đưa đến vị trí khác trên màn hình II.5 Giới thiệu bảng tính Excel II.5.1 Wookbook Mỗi Wookbook tương ứng với file lưu trên đĩa bao gồm các Wooksheet (bảng tính), các biểu đồ (Chart)… Trong Wookbook có thể có tối đa 255 sheet Các phiên cũ từ Excel 95 trở trước, máy thường mở ngầm định 16 sheet Từ Excel 97, máy mở ngầm định sheet Trong Excel cho phép thay đổi số sheet ngầm định này cách sử dụng thực đơn Tools\Option Trong hộp Sheet in new Wookbook tab General gõ số sheet ngầm định muốn mở file Dữ liệu trên các bảng tính khác có thể liên hệ với trên bảng tính Lop8.net (7) II.5.2 Wooksheet Một tệp tin Excel (Book) có nhiều bảng tính (Wooksheet), trên bảng tính bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao cột và hàng gọi là ô (cell) - Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng bảng tính (các phiên trước nó có 16384 hàng) Tiêu đề hàng (row heading) nằm đầu hàng và đánh số từ đến 65536 - Các cột (columns): bảng tính Excel có 256 cột Tiêu đề cột đánh số theo A, B, C, …, IU, IV - Các ô (cell): Mỗi ô có địa riêng Địa này xác định tên cột và tên hàng tạo ô đó (tên cột luôn đứng trước tên hàng) Ví dụ: A1 - ô giao cột A và hàng 1, E200 - ô giao cột E và hàng 200 Địa ô thời lên ô Cell Reference - Vùng ô (range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền (hình chữ nhật chứa từ ô trở lên), địa vùng xác định địa ô bên trái và ô góc phải vùng Địa vùng ký hiệu theo quy tắc: địa hai ô đối diện cách dấu hai chấm (:) Ví dụ B4:D7 là địa vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7 II.6 Cách di chuyển trỏ bảng tính Khi làm việc với bảng tính, cần chú ý tới vị trí trỏ ô bảng tính Lop8.net (8) Khi cần nhập, sửa, xoá liệu gõ công thức ô nào, cần chuyển trỏ ghi tới ô đó II.6.1 Di chuyển trỏ ô chuột Kích chuột ô muốn chọn Trong trường hợp ô cần chọn không xuất trên màn hình, kích chuột vào các mũi tên cuộn dọc (Vertical scroll bar) cuộn ngang (Horizontal scroll bar) để cuộn tới miền bảng tính cần thiết và kích vào ô chọn II.6.2 Di chuyển trỏ ô bàn phím Phím Công dụng , Shift + Tab Để chuyển trỏ qua trái ô , Tab Để chuyển trỏ qua phải ô Để chuyển trỏ lên trên ô Để chuyển trỏ xuống ô Ctrl +, Để chuyển trỏ ô đến bên trái bên phải vùng liệu Ctrl +, Để chuyển trỏ ô đến đỉnh đáy vùng liệu (tức vùng trên bảng tính có chứa liệu) PgUp Để chuyển trỏ ô lên màn hình PgDn Để chuyển trỏ ô xuống màn hình Home Để chuyển trỏ tới ô bên trái hàng Ctrl + Home Để chuyển trỏ tới góc trên bên trái bảng tính Ctrl + End Để chuyển trỏ tới góc bên trái bảng tính Lop8.net (9) End + , End + End + , End + Có tác dụng sau: ô thời là ô trống, di chuyển đến ô trống theo hướng mũi tên Nếu ô thời chứa nội dung, di chuyển theo hướng mũi tên đến ô có chứa nội dung End + Enter Chuyển trỏ ô tới cột cuối cùng hàng II.6.3 Dùng hộp thoại Goto Nhấn phím F5 kích thực đơn Edit và kích tiếp lệnh Goto, xuất hộp thoại Gõ địa hộp muốn chuyển tới hộp Reference, ví dụ I45 Muốn chuyển tới ô trên bảng tính cụ thể nào đó, gõ tên bảng tính, dấu chấm than và địa ô Ví dụ Sheet2!H50 Click OK Ghi chú: Có thể chuyển nhanh tới ô cần chọn cách gõ địa ô cần chuyển tới hộp Name Box và ấn Enter II.7 Các thao tác với file liệu II.7.1 Ghi file thời vào đĩa Sau nhập liệu vào máy, liệu lưu trữ nhớ máy tính Nếu thoát khỏi Excel, liệu đó mất, đó cần phải lưu trữ các liệu đó vào đĩa để sau đó sử dụng tiếp Các bước thực hiện: Mở thực đơn File, kích chuột vào lệnh Save (kích chuột vào nút Save Toolbar) trên Stadard Nếu đây là lần đầu tiên lưu file vào đĩa, Excel xuất hộp hội thoại Save As (xem hình) Lop8.net (10) Trong hộp Save in kích chuột vào nút Combo, xuất cấu trúc Folder (thư mục), kích đúp chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục lưu trữ file Ví dụ: Nếu muốn lưu trữ file thư mục Bangtinh thuộc ổ C, hãy kích chuột vào nút Combo, chọn tên ổ đĩa C và kích đúp tiếp vào tên thư mục Bangtinh (xem hình) Kích chuột vào File name, xoá chữ Book1, gõ tên file mới, ví dụ, BD10A Tên file môi trường Windows 9x cho phép tối đa 255 ký tự, môi trường DOS và Windows 3.1, tên file phép tối đa ký tự Nhấn phím Enter kích nút Save Excel tự động gán phần mở rộng xls vào tên file Do đó, tên file đầy đủ lúc này là BD10A.xls Tên file vừa đặt xuất trên tiêu đề bảng tính Ghi chú: Trong trường hợp tên file vừa gõ trùng với tên file có sẵn chính thư mục vừa chọn, xuất thông báo tương tự sau: Máy thông báo đã tồn file BD10A.xls thư mục Bangtinh ổ đĩa C, bạn có muốn thay file cũ hay không? Nếu kích nút Yes máy xóa file cũ và ghi nội dung file vào đĩa với tên cũ Nếu chọn No thì file cũ giữ nguyên và nội dung file không ghi vào đĩa Lop8.net (11) Khi ghi file từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save ghi liệu bổ sung thay đổi file đó vào đĩa mà không xuất hộp hội thoại II.7.2 Ghi file thời vào đĩa với tên khác Có thể chép file thời trên máy tính thành file khác với nội dung cách sau: Mở thực đơn File và chọn lệnh Save As Xuất hộp hội thoại hình 3.1 Nếu chép thành file thư mục cũ thì việc xóa tên file cũ hộp File name và gõ tên Nếu muốn giữ nguyên tên file cũ tới ổ đĩa thư mục khác thì việc chọn lại ổ đĩa thư mục hộp Save in Nếu muốn đổi tên file và nơi lưu trữ file thì phải làm hai việc trên Nhấn Enter kích nút Save Sau bước thứ 3, Excel ghi nội dung thời trên máy tính vào đĩa vào file với tên file khác với tên file cũ đặt vị trí khác Muốn lưu tập tin dạng phiên khác Excel, mở khung Save as type để chọn Có thể click nút Tools\General Options (mở hộp thoại Save Option) để có thêm lựa chọn khác Always create backup: Luôn lưu lại tệp tin cũ sửa đổi Read-only recommended: Thuộc tính xem Password to open: Mật mở tệp Password to modify: Mật mở để sửa II.7.3 Gọi file có sẵn từ đĩa màn hình Khi muốn gọi file đã lưu trữ từ đĩa màn hình để làm việc tiếp, hãy thực các bước sau: Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc kích nút Open hộp hội thoại Open trên Standard Toolbar) Xuất Trong hộp Look in, chọn ổ đĩa và thư mục lưu trữ file cần mở Kích đúp vào tên file cần mở, kích chọn tên file cần mở và kích nút Open Ví dụ: Các bước mở file BD10A.xls tiến hành hình sau: Lop8.net (12) Ghi chú: Một cách ngầm định, Excel lưu trữ file mở gần cuối thực đơn file Do đó, để mở file đó việc kích vào thực đơn File và kích vào tên file cần mở Trong Windows 9x, có thể mở file sử dụng thường xuyên cách kích vào nút Start, trỏ tiếp vào Documents và kích vào tên file cần mở Tại thời điểm có thể mở nhiều file Excel Có thể xem danh sách các file mở thực đơn Window Khi cần kích hoạt file nào, hãy kích vào tên file đó II.7.4 Tạo file Để tạo file hãy làm sau: Mở thực đơn File, chọn lệnh New, xuất hộp hội thoại: Chọn Wookbook và kích OK Ghi chú: Có thể dùng nút New trên Standard Toolbar II.7.5 Đóng file thời Mở thực đơn File Kích chọn lệnh Close Lop8.net (13) Nếu nội dung file có thay đổi, xuất thông báo có muốn lưu lại thay đổi hay không Chú ý lựa chọn cách trả lời thích hợp (Yes - muốn lưu thay đổi, No - không muốn lưu lại thay đổi) Câu hỏi và bài tập Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử bảng tính Excel Phân biệt khác Wookbook và Wooksheet Số hàng và số cột các phiên bn khác Excel (Excel 5.0, Excel 7.0, Excel 97) có giống hay không Các địa vùng A1:C4, C7:C12, B6:E6 ô nào bảng tính? Nêu chức các lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trên thực đơn File Nêu giống và khác hai lệnh Save và Save As Lop8.net (14) Bài Nhập liệu và định dạng bảng tính I Mục tiêu Các kiểu liệu Excel Cách nhập chữ tiếng Việt Nhập và chỉnh sửa liệu Các phương tiện sửa và xóa Các thao tác với hàng, cột, ô bảng tính Các thao tác với các bảng tính Wookbook Nhập công thức vào bảng tính Dùng hàm công thức Sử dụng các hàm Sao chép và di chuyển liệu II Nhập liệu vào bảng tính II.1 Các kiểu liệu Excel Trước nhập liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu số khái niệm kiểu liệu bảng tính để tránh sai sót và nhầm lẫn quá trình tính toán và xử lý liệu sau này Trong ô có thể chứa kiểu liệu, kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên Excel phân biệt các loại liệu sau: - Hằng (constant value) - Công thức (formula value) - Các kiểu lỗi và các giá trị logic II.1.1 Kiểu a) Text Nếu trên dòng nhập liệu có chứa chữ thì Excel hiểu đó là kiểu ký tự, chế độ mặc định hiển thị phía bên trái ô Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh … Nếu trên dòng nhập liệu có chứa ít chữ ký tự dạng *, !, &, #, ? dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu liệu nhập vào có kiểu ký tự (text) Ví dụ: 123?, #80989, 209 54 … Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là ký tự thì phải gõ bắt đầu dấu nháy trên ( ‘ ) Ví dụ: muốn gõ xâu ký tự là các chữ số 12345 thì phải gõ ‘12345 b) Number Lop8.net (15) Ký tự nhập vào là số, chế độ mặc định liệu dạng số hiển thị phía bên phải ô Nếu số âm có thể nhập dấu “-” phía trước để dấu ngoặc đơn Number bao gồm: Các số thông thường, ví dụ 135, 43.59 … Kiểu ngày tháng: nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang ( - ) hay gạch đứng ( / ) Phần tháng, Excel có thể hiển thị số chữ tiếng Anh, quy định cách hiển thị hộp thoại Format cell Một cách ngầm định, Excel lưu trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/9999 Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ đến 0.99999999 0:00:00 (12:00:00 AM) đến 23:59:59 (11:59:59 PM) II.1.2 Kiểu công thức Công thức là biểu thức chứa các hằng, các địa ô, các hàm và các toán tử Công thức phải bắt đầu dấu ( = ), dấu cộng ( + ), dấu @ Dạng tổng quát công thức: = <biểu thức> Giá trị ô chứa công thức là kết công thức đó Ví dụ: kích chuột vào ô B2 và gõ =10+20+30, sau đó nhấn phím Enter Khi đó kết ô B2 là 60 II.1.3 Kiểu logic và các lỗi Ví dụ, các giá trị logic TRUE, FALSE các lỗi #VALUE! … không tự gõ vào bảng mà xuất trả lại giá trị hàm biểu thức logic xuất lỗi II.2 Cách nhập chữ tiếng Việt Có nhiều cách gõ tiếng Việt, phổ biến là kiểu gõ VNI và TELEX II.2.1 Kiểu gõ VNI Kiểu gõ này dùng các phím số (hàng phím số bên trên các chữ cái) để bỏ dấu Các phím quy định sau: Sắc (1), Huyền (2), Hỏi (3), Ngã (4), Nặng (5), dấu mũ â, ê (6), dấu móc ư, (7), dấu ă (8), dấu ngang đ (9) Cách gõ: gõ phím dấu sau các nguyên âm (O, Y, E, I, U, A) * Khi bỏ dấu sai phải xóa nguyên âm và gõ lại II.2.2 Kiểu gõ TELEX Kiểu gõ này dùng chữ cái không theo nguyên tắc chữ tiếng Việt để thể dấu Dấu thể theo quy định sau: Lop8.net (16) â (aa), ă (aw), ê (ee), (uw), ô (oo), (ow), đ (dd), sắc (s), huyền (f), hỏi (r), ngã (x), nặng (j), xoá dấu (z) Gõ chữ cái trước và có thể bỏ dấu sau gõ xong chữ đó, bỏ dấu sau gõ nguyên âm Nếu bỏ dấu cho chữ hoa phải nhấn thêm phím Shift II.3 Nhập và chỉnh sửa liệu II.3.1 Quy tắc chung Việc nhập liệu vào bảng tính thực theo các bước sau: Kích hoạt ô cần nhập liệu và nhập bình thường click công thức để nhập liệu cho ô chọn Khi bắt đầu gõ bất ký ký tự nào từ bàn phím, ký tự đó thể trên dòng nhập liệu (formula bar) và trỏ text (có dạng | ) nhấp nháy ô thời Nếu gõ nhầm, hãy nhấn phím Back Space để xóa lỗi đó và tiếp tục gõ liệu vào Trong gõ liệu có thể dùng các phím sau: End: Để chuyển nhanh trỏ text tới cuối phần liệu trên dòng nhập liệu Home: Để chuyển nhanh trỏ text tới phần đầu liệu Back space: Để xóa ký tự bên trái trỏ Text Delete: Để xóa ký tự bên phải trỏ Text Nhấn phím Enter để chuyển sang ô Chú ý: Để thay việc ấn Enter có thể dùng các phím hướng (Left Arrow), (Right Arrow), (Up Arrow), (Down Arrow) Nếu thay đổi ý định nhập liệu trước ấn Enter, hãy nhấn phím Esc kích vào hộp X trên dòng nhập liệu Khi đó liệu vừa gõ không nhập vào ô thời II.3.2 Một số thủ thuật nhập liệu nhanh Excel cho phép nhập liệu nhanh sau: Nếu liệu cần nhập là dãy số chữ tuân theo quy luật nào đó, ví dụ các dãy: 1, 2, 3, 4, … 2, 4, 6, 8, … Jan, Feb, Mar, … Mon, Tue, Wed, … Lop8.net (17) Ta có thể nhập nhanh sau: Gõ liệu vào ô đầu dãy (hoặc cần gõ vào ô đầu dãy trường hợp cần nhập dãy tháng và ngày tuần) Chọn hai (hoặc một) ô đầu Đặt trỏ chuột Fillhandle cho biến thành dấu + Sau đó rê chuột sang phải xuống để tăng dãy số Nếu cần nhập liệu giống hệt vài vùng, hãy làm sau: Chọn vùng định vào liệu (liền cách nhau) Gõ liệu vào ô thời Giữ Ctrl và nhấn Enter Ví dụ: các ô H1, H3, H4, H6 có liệu là kg Để nhập nhanh liệu vào các ô này cần thực sau: Chọn các ô H1, H3, H4, H6 (giữ phím Ctrl cần chọn các ô không nằm cạnh nhau) Gõ chữ “kg” vào ô H6, tiếp tục giữ Ctrl và nhấn phím Enter Kết ô H1, H3, H4, H6 có cùng chữ “kg” Xem hướng dẫn hình sau: Lop8.net (18) Nếu định gõ liệu vào vùng xác định, hãy làm sau: Chọn sẵn vùng cần vào liệu Gõ liệu vào ô đầu, sau đó nhấn Tab để chuyển trỏ sang phải, sau đó xuống (xem chiều mũi tên) Nhấn Shift + Tab để chuyển trỏ theo chiều ngược lại Nhấn phím Enter để chuyển trỏ xuống dưới, sau đó sang phải II.3.3 Gõ liệu kiểu text Để gõ text vào ô, gõ text cần nhập và nhấn Enter Excel tự động dóng hàng text phía bên trái ô (xem hình) Lop8.net (19) Chú ý: Khi text dài độ rộng ô, Excel cho phép kéo dài ký tự sang các ô lân cận bên phải chúng rỗng (xem ô A1 trên hình trên) Trong trường hợp các ô bên phải đã chứa liệu thì ta không nhìn thấy phần text vừa gõ vào (xem liệu các ô B5, B6 - liệu gõ vào là “Trần Thanh Bình” và “Hoàng Tuấn Hùng”) Đừng lo lắng điều đó, text ta đã gõ vào còn nguyên vẹn ô thời, bị giấu phần thôi Chúng ta học cách điều chỉnh độ rộng ô định dạng text bài sau II.3.4 Gõ liệu kiểu số Gõ số thông thường: Để gõ số thông thường vào bảng tính, hãy làm sau: Chọn ô muốn gõ số Gõ số cần nhập Nhấn Enter Số nhập vào dồn sang bên phải ô Ví dụ: muốn gõ số 6642 vào ô C8, hãy kích ô C8, gõ 6642 nhấn Enter Chú ý: Một cách ngầm định, Excel, phần thập phân ngăn cách với phần nguyên dấu chấm (.) Do đó, chúng ta phải gõ số 345.6 không gõ 345,6 Nếu gõ 345,6 Excel hiểu đó là liệu kiểu text Khi gõ số âm, hãy gõ dấu (-), sau đó gõ tiếp các số Ví dụ: -234, -54368, 43.94 … Khi số gõ vào dài độ rộng ô, Excel thể số đó dạng 3E+04 (dạng khoa học, nghĩa là nhân với 104) ###### Để xem toàn số, hãy nới rộng độ rộng cột (xem phần sau) II.3.5 Gõ liệu kiểu ngày tháng Khi gõ liệu kiểu ngày tháng và bảng tính, ta việc gõ chúng theo mẫu mà Excel có thể tự động nhận biết Bảng sau đây liệt kê các khuôn dạng ngày tháng (Date) và thời gian (Time) Excel Gõ Kiểu Ghi chú 4-Apr d-mmm Ngày, tháng 9/23/89 m/d/yy Tháng, ngày, năm 23-Sep-89 d-mmm-yy Ngày, tháng, năm Sep-89 mmm-yy Tháng, năm 12:01AM h:mm AM/PM Giờ, phút sáng chiều 12:01:00AM h:mm:ss AM/PM Giờ, phút, giây sáng chiều Lop8.net (20) 12:01 h:mm Giờ, phút 12:01:00 h:mm:ss Giờ, phút, giây 9/23/89 12:00 m/d/yy h:mm Tháng, ngày, năm, giờ, phút Chú ý: Có thể gõ dấu “/” dấu “-” để ngăn cách các ký tự ngày tháng Ví dụ: 1/23/94 23-Jan-94 Có thể gõ ngày và cùng ô bắt buộc ngày và phải phân cách dấu trống Ví dụ: 1/23/94 1:00AM II.4 Các phương tiện sửa và xóa II.4.1 Sửa liệu Sau gõ liệu, đôi ta cần sửa lại liệu cho chính xác Có thể sửa liệu các trường hợp sau II.4.2 Thay toàn liệu cũ liệu hoàn toàn Chọn ô liệu muốn thay Gõ liệu Nhấn phím Enter Ví dụ: muốn thay số “543” ô B8 số “2000”, hãy kích chuột vào ô B8, gõ 2000 và nhấn Enter II.4.3 Sửa phần nội dung ô Chọn ô cần sửa nội dung Gõ phím F2 kích chuột vào dòng nhập liệu cho xuất trỏ text cuối phần liệu ô thời dòng nhập liệu Nếu cần thiết, dùng các phím mũi tên để chuyển đến vị trí cần sửa Xóa phần liệu các phím Delete Back space gõ thêm phần liệu cần bổ sung Nhấn phím Enter sau sửa xong liệu Ví dụ: Nếu muốn sửa “Phạm T Hải” thành “Phạm Thanh Hải” ô C5, hãy kích chuột vào ô C5 Sau nhấn phím F2, trỏ text xuất cuối phần liệu, dùng phím Left Arrow để chuyển trỏ text tới sau chữ T, gõ thêm “hanh” và ấn phím Enter II.4.3 Xóa liệu Chọn ô liệu cần xóa Nhấn phím Delete Lop8.net (21)