Giao tiếp trong kinh doanh - KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH

Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI  BÀI TIỂU LUẬN MÔN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN LỚP SINH VIÊN THỰC HIỆN : ThS PHẠM THỊ TRÂM ANH : 11DKQ2 : NGUYỄN DUNG MẪN NGỌC NGUYỄN THỊ HỒNG ĐÀO TRẦN THỊ NGỌC DUYÊN LƯU HẢI KIM QUYÊN NGUYỄN TRỌNG NGHĨA HÀ MINH TRUNG NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH I Giai đoạn chuẩn bị Nội dung: 1.1 Xác định mục đích, tìm hiểu người nghe, chọn chủ đề đánh giá thân 1.1.1 Mục đích buổi thuyết trình 1.1.2 Tìm hiểu người nghe 1.1.3 Chủ đề buổi thuyết trình 1.1.4 Đánh giá thân 1.2 Phân tích nội dung, thu thập thơng tin 1.2.1 Phân tích nội dung 1.2.2 Thu thập thông tin 1.3 Lập đề cương, xây dựng thuyết trình 1.3.1 Lập đề cương 1.3.2 Xây dựng thuyết trình 1.4 Lập kịch lựa chọn phương pháp thuyết trình 1.5 Hồn thiện nội dung thuyết trình Về hình thức 2.1Khơng gian 2.2 Thời gian 2.3 Thiết bị dụng cụ hỗ trợ 2.4 Ngoại hình Thuyết trình thử 3.1 Chuẩn bị mặt ngôn ngữ 3.2 Yếu tô khác 3.3 Lập kế hoạch chương trình luyện tập diễn tập II Giai đoạn thuyết trình Mở 1.1 Mục tiêu cần đạt 1.2 Kỹ cần thiết cho mở đầu ấn tượng Thân 2.1 Mục tiêu cần đạt 2.2 Kỹ cần thiết 2.2.1 Kỹ nói 2.2.2 Thêm chất hài hước 2.2.3 Ngôn ngữ thê 2.3 Các nguyên tắc cần tuân theo a Giới hạn điểm b KISS Kết I GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ Về nội dung 1.1 Xác định mục đích, tìm hiểu người nghe, chọn chủ đề đánh giá thân 1.1.1 Mục đích buổi thuyết trình: Là sở để đề mục tiêu Mục tiêu cần phải cụ thể để đánh giá mức độ thành cơng thuyết trình Xác định mục đích có ý nghĩa định hướng với nội dung thuyết trình + Cung cấp thơng tin cho người nghe + Thuyết phục người nghe + Hay góp vui − Mục đích thuyết trình đưa thơng tin, địi hỏi người nói có lối diễn đạt trình bày cách rõ ràng, xác Cấu trúc thuyết trình phải logic, quán Vấn đề nêu kèm theo lập luận, số liệu đáng tin cậy có sức thuyết phục, đặc biệt phải khơi dậy tò mò, tư sáng tạo người nghe − Mục đích thuyết trình thuyết phục, địi hỏi cần có nhiều thơng tin, số liệu tin cậy khả nói, lập luận logic 1.1.2 Tìm hiểu người nghe: Người nghe trung tâm hướng đến buổi thuyết trình Vì thế, thu thập đánh giá thông tin người nghe việc làm thiếu Khi thuyết trình, nên tìm hiểu : − Khán thính giả buổi thuyết trình gồm ai?Tuổi tác, trình độ văn hóa, chun mơn nghiệp vụ, địa vị xã hội…của họ sao? − Mục đích họ đến nghe thuyết trình? − Họ đến với buổi thuyết trình tự nguyện hay bị ép buộc? − Tình trạng tâm lí họ đến nghe thuyết trình? − Họ có lợi ích nghe bạn nói? − Bạn muốn nói với họ? − Mức độ hiểu biết khán thính giả chủ đề bạn thuyết trình? Mức độ quan tâm họ vấn đề này? − Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả thu nhận lượng thông tin bao nhiêu? − Bạn muốn họ nhớ thuyết trình bạn?  Trong kinh doanh: − Đối với bên tổ chức, đối tượng nghe là: • Cấp • Cấp • Đồng nghiệp − Đối với bên tổ chức, đối tượng nghe đa số là: • Khách hàng • Đối tác kinh doanh 1.1.3 Chủ đề buổi thuyết trình: → Cần dựa mục đích thơng qua tìm hiểu người nghe để lựa chọn chủ đề phù hợp 1.1.4 Đánh giá thân: Trước nhận lời thuyết trình vấn đề đó, bạn cân nhắc vấn đề sau: − Bạn có am hiểu vấn đề, có đủ thơng tin để trình bày hay khơng? Vốn kiến thức lí luận tiễn có liên quan đến vấn đề dự kiến trình bày bạn sao? − Bạn có ưu đặc biệt gì? − Uy tín bạn khán nào? − Con người, cương vị bạn có người nghe chấp nhận hay khơng?  Lưu ý: • Khơng nên nhận lời thuyết trình chủ đề mà bạn khơng nắm vững • vấn đề mà tầm quan trọng khơng ngang tầm với thân Nên chọn chủ đề phù hợp với mạnh, kiến thức kinh nghiệm thân 1.2 Phân tích nội dung, thu thập thông tin: 1.2.1 − − − − Phân tích nội dung: Phân tích so sánh đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình Lựa chọn đề tài phù hợp Xác định thật rõ mục đích thuyết trình Cần tập trung vào khía cạnh để thuyết trình đạt hiệu cao Nếu đề tài rộng cần xác định rõ phạm vi nghiên cứu mặt khơng gian lẫn thời gian => nội dung thuyết trình tập trung hơn, sâu hiệu 1.2.2 Thu thập thơng tin: − Tìm kiếm: • • Xem lại nghiên cứu, ấn phẩm, kinh nghiệm kiến thức bạn; Phỏng vấn trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ chuyên gia am tường lĩnh vực • • • bạn trình bày; Nghiên cứu ấn phẩm xuất lưu trữ thư viện; Tìm hiểu thơng tin từ cơng ty tư vấn, cơng ty nghiên cứu thị trường; Tìm kiếm mạng thơng tin có liên quan đến chủ đề bạn trình bày, cần cẩn trọng mạng có nhiều thơng tin khơng xác − Chọn lọc: • Dựa số liệu, tài liệu có • Lựa chọn thơng tin tốt nhất, thích hợp cho thuyết trình • Chọn thơng tin đáp ứng nhu cầu thơng tin đối tượng, mang tính thời sự, cấp thiết, phản ánh vấn đề sống 1.3 Lập đề cương, xây dựng thuyết trình 1.3.1 Lập đề cương: − Đề cương phải thể mục đích thuyết trình − Khái qt cách logic cụ thể hóa phần, mục, luận điểm, luận cứ,… − Để có thuyết trình hiệu quả, chọn cách kết hợp với trình bày sau đây: • Chữ • Theo thứ tự tăng hay giảm dần • So sánh đối chiếu • Theo trình tự thời gian • Nguyên nhân kết • Từ tổng quát đến cụ thể • Vấn đề, lựa chọn đề nghị • Vấn đề giải pháp • Sắp xếp theo không gian 1.3.2 Xây dựng thuyết trình: Gồm phần: phần giới thiệu (mở đầu), phần nội dung phần kết luận − Phần mở đầu: • Phần ngắn quan trọng • Cần ngắn gọn, độc đáo tạo hấp dẫn người nghe • Để phần mở đầu hay cần ý điều sau:  Gây ấn tượng  Hoan nghênh khán thính giả giới thiệu đơi nét thân nhóm thuyết trình  Giới thiệu đề tài  Giới thiệu dàn ý thuyết trình  Thỏa thuận chế trình bày  Chuyển ý − Phần nội dung chính: • Là phần dài nhất, quan trọng nhất, quy định chất lượng thuyết trình, phần • bao hàm, phát triển nội dung phát biểu cách toàn diện, sâu sắc Chức năng: lơi ý nghĩ, kích thích tư người nghe việc trình bày • • • cách logic Cần có bố cục chặt chẽ, trình bày lập luận theo quy tắc, phương pháp định Nội dung cần tính xác thực, quán, ý yếu tố tâm lý nội dung Một thuyết trình tốt cần 3-5 vấn đề Quá vấn đề thuyết trình sơ sài, thiếu • sức hấp dẫn Q nhiều vấn đề, khán giả khó theo dõi Mỗi vấn đề nên giới thiệu theo trình tự sau: Nêu vấn đề -> Trình bày nội dung -> nhấn mạnh trọng tâm -> nhận xét, kết luận -> chuyển ý • Giữa phần cần có cách chuyển ý khác giúp thuyết trình thêm phần • sinh động, hấp dẫn Trong phần nội dung cần đưa ý chính, phân tích làm rõ vấn đề Cần lưu ý số vấn đề sau đây:  Các ý phải xếp theo trình tự hợp lý, logic  Khơng nên nói chung chung mà phải đưa ví dụ (vd điển hình), số liệu cụ thể minh họa  Có thể chuẩn bị thêm câu chuyện vui, khôi hài để làm không khí đỡ căng thẳng − Phần kết: • Là phần cấu trúc khơng thể thiếu • Làm cho bố cục trở nên cân đối, logic, có tác dụng khái quát nhấn mạnh • • điều nói Đặc trưng: tổng kết, củng cố, làm tăng trọng lượng nội dung thuyết trình Cần ngắn gọn, giàu cảm xúc tự nhiên Cần ý yếu tố sau:  Cơ chế chuyển sang phần kết  Tóm tắt nội dung chủ yếu thuyết trình Câu kết Chốt lại vấn đề cốt lõi thuyết trình tùy theo tính chất, mục đích mà • đưa lời kêu gọi nhiệm vụ tương lai Đừng qn cảm ơn khán thính giả ý lắng nghe • • •  Lưu ý: Một thuyết trình hợp lý: phần mở (10%), phần nội dung (85%), phần kết (5%) 1.4 Lập kịch lựa chọn phương pháp thuyết trình: − Đánh giá cụ thể cá nhân phân cơng thuyết trình phù hợp với mạnh cá nhân − Xây dựng diễn tiến để thuyết trình sn sẻ, thu hút hấp dẫn người nghe Nhờ đó, tránh lủng củng, không liền mạch giúp cho việc phân bổ thời gian thuyết trình hợp lý − Phương pháp thuyết trình: • Trần thuật: Thời gian trình bày ngắn ,nội dung truyền đạt so với diễn giảng Chủ yếu dùng để giới thiệu tiểu sử nhà bác học ,lịch sử phát minh định luật hay bảng hệ thống tuần hồn • Diễn giảng giảng giải : Được sử dụng nhiều học hoá học trường THPT Diễn giảng mang tính chất thuyết trình nhiều cịn giảng giải • mang tính chất gải thích chứng minh nhiều Thuyết trình Orictic: Phải có tốn nhận thức, tn thủ nguyên tắc dạy học nêu vấn đề có điều q trình thực lời nói giáo viên 1.5 Hồn thiện nội dung thuyết trình: Sau hồn tất việc phác thảo nội dung, dù công phu, cẩn thận, bạn không chủ quan, tự mãn dừng lại, mà phải tiếp tục hồn chỉnh Để hồn chỉnh thuyết trình bạn tự trả lời câu hỏi sau: − Liệu người nghe có hiểu từ ngữ (đặc biệt từ chuyên môn) mà bạn sử dụng thuyết trình khơng? − Dùng từ để giúp người nghe dễ dàng hiểu được? − Các số liệu minh họa cho thuyết trình trình bày cách sinh động chưa? Chỗ nên dùng bảng, chỗ nên dùng biểu đồ, đồ thị? − Những vấn đề cần đưa lên Power Point? Dùng phương tiện hay hình ảnh minh họa thích hợp nhất? Dự đốn điểm người nghe có thẻ phản ứng cách giải đáp bạn? − Chỗ nên hài hước, pha trò chút để người nghe bớt căng thẳng theo dõi thuyết trình cách hiệu hơn? − Chỗ cần nhấn mạnh, nói sâu thêm? Về hình thức: 2.1 Khơng gian: Tùy vào tính chất nơi diễn hội nghị mà có cách xếp bàn ghế theo phong cách không gian khác nhau: − Kiểu nhà hát: Chỗ ngồi đối diện với sân khấu, bàn hội nghị hay diễn giả khơng có bàn • • Sử dụng:  Phù hợp cho kiện mà người tham dự khán giả  Hình thức khơng khuyến cáo cho kiện ăn uống có ghi chép Gợi ý:  Các hàng ghế xếp theo hình trịn, bán nguyệt, thẳng hay xếp phía tiêu điểm  Có thể xếp so le hàng ghế để người sau khơng bị vướng tầm nhìn đầu người ngồi trước  Nếu phịng có khơng gian, chừa lối khoảng 1m khu vực xếp ghế để người tham dự di chuyển trường hợp cần thiết Khoảng • • - lối lý tưởng Ưu điểm:  Tốt cho kiện đông người mà không cần ghi chép (như hội thảo giới thiệu sản phẩm)  Linh hoạt cho phòng họp Nhược điểm:  Cần phải có thay đổi độ cao để phía sau nhìn thấy sân khấu mà khơng bị chắn tầm nhìn số lượng người động  Khơng có mặt để ghi chép  Tính tương tác − Kiểu chữ U: Một loạt bàn hội nghị xếp theo hình chữ U với ghế xung quanh bên ngồi • Sử dụng: thường sử dụng cho họp: Hội đồng quản trị, họp ủy ban, nhóm thảo luận, nơi có người nói, âm thanh, hình ảnh trình • bày tiêu điểm khác Gợi ý:  Khoảng cách tối thiểu 5cm bàn người tham dự  Chừa khoảng trống bên chữ U người tham dự ngồi bên  Tránh xếp kiểu chữ U cho hội nghị lớn 25 người, phần chữ U trở nên dài thúc đẩy tham gia người • • tham dự Ưu điểm:  Không gian làm việc tốt  Tương tác tốt người tham gia  Lý thưởng nghe – nhìn thuyết trình Nhược điểm: không phù hợp với hội nghị lớn 25 người − Kiểu lớp học: Dãy bàn hội nghị thường hướng lên sân khấu, có khơng gian cho người ghi chép • Sự dụng: Kiểu xếp lý tưởng cho kiện có ghi chép có phát tài liệu để người tham dự tham khảo dùng máy tính xách tay Đây giải pháp xếp giúp thoải mái cho họp dài có khơng gian cho khách mời để • vật dụng gác tay Gợi ý:  Các bàn đặt phía sân khấu mở rộng dần phía cuối khán phịng hướng tầm nhìn phía người nói  Khoảng trống bàn khoảng 50 -60 cm cho người bàn, tùy thuộc vào không gian vật dụng hay tài liệu cần sử dụng hội nghị  Không gian tối thiểu bàn 0,9 - 1m bàn để lấy lối đi, số • • lớn diện tích cho phép Ưu điểm:  Người trình bày nhìn thấy tất người tham gia  Sức chứa lớn khơng gian Nhược điểm:  Tương tác  Nếu xếp, người tham gia nhìn thấy lưng Trên chì số cách bố trí khơng gian tiêu biểu cho buổi thuyết trình kinh doanh Ngồi cách thức cịn nhiều kiểu bố trí cho khơng gian thuyết trình Tùy theo mục đích, địc điểm, chi phí mà người doanh nhân lựa chon cách bố trí phù hợp Bàn chữ U Kiểu nhóm Kiều bàn trịn 2.2 Thời gian: Lên kế hoạch, chuẩn bị luyện tập trước cho thuyết trình chiếm 75% lượng thời gian ước lượng Nếu bạn kết thúc sớm khơng kết thúc muộn tệ Nếu bạn muốn người lắng nghe thuyết trình, nên dành 50% để trình bày dành 25% cịn lại để người nghe tham gia 2.3 Thiết bị dụng cụ hỗ trợ: − Cần thiết phải tỉm hiểu cách sử dụng, kiểm tra kĩ lưỡng thiết bị, dụng cụ hỗ trợ thuyết trình − Các thiết bị phải tương thích, ăn khớp với − Các thiết bị phải tương thích với khơng gian thời gian buổi thuyết trình 2.4 Ngoại hình: − Tóc: cần cắt tỉa gọn gàng, tránh tình trạng “đầu bù tóc rối” − Trang phục: Hãy suy nghĩ xác định xem: Bạn muốn vẻ bề ngồi nói lên điều thân xem liệu bạn ăn mặc hợp với đặc điểm phong cách cơng ty hay chưa Nếu cơng ty bạn: • Thân thiện dễ tiếp cận: Không nên mặc trang phục q trịnh trọng • Sáng tạo: Trang phục có cá tính • Năng động, mẻ: Nên mặc đồ thơng dụng, hợp mốt Nghiêm túc lịch sự, để ý • • tới tiểu tiết trang phục Hiệu quả: Đơn giản, lịch Hãy chọn trang phục mà bạn cảm thấy thoải mái hoàn toàn tự tin mặc, • tránh trang phục chật, khó cử động Khơng nên ăn mặc cầu kì, diêm dúa Các trang phục đơn giản không bật lựa chọn hợp lý Một lựa chọn kinh điển không lỗi • mốt suit tối màu Không nên mặc màu rực rỡ da cam, đỏ rực hay hồng tươi, nên chọn màu dịu mắt xanh dương, ghi xám hay đen Nếu có thể, sử dụng • tơng màu đơn sắc Đừng lôi vườn hoa họa tiết lên bục thuyết trình Hãy chọn họa tiết nhỏ nhắn, hài hịa hay họa tiết in chìm Bạn nên chọn họa tiết kẻ sọc để ý hướng khn mặt bạn − Kính: Nếu bạn đeo kính, bảo đảm khơng phải mắt kính phản quang, để bạn tiếp xúc với khán giả ánh mắt Thuyết trình thử: 3.1 Chuẩn bị mặt ngôn ngữ: − Hãy đọc to, truyền cảm thuyết trình chuẩn bị thuyết trình trước công chúng − Sử dụng thêm từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho thêm sinh động, thể logic chặt chẽ có sức thuyết phục cao − Ghi lại điểm cần nhấn mạnh thuyết trình vào tờ giấy nhỏ − Thuyết trình thử kết hợp slide chuẩn bị sẵn 3.2 Yếu tố khác: − Nét mặt tươi tắn, ánh mắt ấm áp − Người đứng thẳng, phần hướng phía khán giả, thể tự tin, nhiệt tình − Cử động tay cách chủ động để lôi khán giả ý lắng nghe − Luôn kiểm soát cử động thể  Chuẩn bị thật kỹ cho thuyết trình có hình thức bề ngồi đẹp: • Một phong thái tự tin, đĩnh đạc, giọng nói rõ ràng, mạch lạc, truyền cảm • Trang phục chỉnh tề, lịch sự, phù hợp • Đầu tóc gọn gàng, phụ nữ nên trang điểm nhẹ • Nên quan sát hội trường, thử âm thanh, ánh sáng, cơng cụ hỗ trợ nghe nhìn để • chọn chỗ đứng đứng gây ấn tượng trước khán giả đến Sau giới thiệu, tiến đến vị trí chọn trước để thuyết trình, cách tự nhiên, người thẳng, đầu ngẩng cao, miệng mỉm cười, giao tiếp mắt với khán giả bắt đầu nói cách tự tin 3.3 Lập kế hoạch chương trình luyện tập diễn tập: − Thực hành cá nhân: chọn địa điểm riêng tư để tập nói, dùng từ nối khác cảm thấy hài lòng Khi thuyết trình thử nên đứng lên, di chuyển thuyết trình thật, khơng nên thụ động ngồi chỗ − Ghi âm nghe lại − Tổ chức buổi thuyết trình thử − Diễn tập thật II GIAI ĐOẠN THUYẾT TRÌNH Mở Bài 1.1 Mục tiêu cần đạt: − THU HÚT SỰ CHÚ Ý thính giả − Giới thiệu khái quát mục tiêu : nhằm giúp cho người nghe hình dung sơ lược đề tài bạn đề cập − Giới thiệu lịch trình làm việc − Chỉ lợi ích thuyết trình 1.2 Kỹ cần thiết cho mở đầu ấn tượng: Bạn có 30 đến 90 giây đầu để thu hút thính giả, để họ định có nên ngồi lại nghe bạn nói hay khơng Vì đửng đánh giây phút quý báu  Mở tình gây sốc Mở tình gây sốc cách thức có thử ứng dụng nói, thuyết trình Những tình khiến khách hàng bất ngờ bị thu hút vào nói bạn Tuy nhiên nên ý khơng gây tình sốc phàn cảm cho người nghe  Những số thống kê "Trăm nghe không mắt thấy", " Nói có sách, mách có chứng" câu ngạn ngữ đc ông cha ta đúc kết ngàn đời nay, để thuyết phục người nghe không cách người nói phải đưa nhựng số cụ để chứng minh  Một câu chuyện hay tình hài hước Để thu hút người nghe, nhiều người thuyết trình chun nghiệp cịn sử dụng biện pháp diễn hài, kể câu chuyện cười chí lấy làm tình hài hước Một lời khun cho bạn, bạn khơng có khiếu gây cười cho người khác tránh xa cách thức  Tạo ấn tượng qua giọng nói tác phong chuyên nghiệp  Chiếm lấy trái tim người nghe Những cảm xúc chân thành bạn, tâm bạn kiện đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng Nhưng bạn nhớ, cảm xúc thật, đừng giả hay đóng kịch để đánh lừa người nghe, phản tác dụng  Những câu hỏi bất ngờ Những câu hỏi bạn đưa không thiết phải câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe Ví dụ câu hỏi đơn giản: Hôm quý vị cảm thấy thời tiết nào?, Trên thị trường có sản phẩm tích hợp tính 1, q vị có biết khơng ạ?  KẾT LUẬN: Thông thường bắt đầu vào buổi thuyết trình dù đơn giản hay trang trọng, khách hàng chưa thực chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho nói bạn Một mở đầu thuyết trình ấn tượng bạn giúp khách hàng gạt bỏ yếu tố gây nhiễu bên ngồi vào nói người thuyết trình Một khởi đầu thành cơng bạn chiến thắng nửa thuyết trình kinh doanh Thân Bài Là phần dài nhất, quan trọng nhất, quy định chất lượng thuyết trình, phần bao hàm, phát triển nội dung phát biểu cách toàn diện, sâu sắc 2.1 Mục tiêu cần đạt được: − Truyền tải nội dung thuyết trình − Lơi ý nghĩ, kích thích tư người nghe việc trình bày cách logic 2.2 Các kỹ cần thiết: 2.2.1.Kỹ nói: Khán giả ln muốn nghe giọng nói thân thiện tự tin Qua đó, ta thấy yếu tố tạo nên chất lượng lời nói Về ngữ điệu, phải diễn tả tâm trạng, tình cảm mà ta muốn hướng đến khán giả Về trọng âm, cần nhấn mạnh từ âm tiết thong điệp ta muốn gửi Ngoài ra, cần ý đến cao độ giọng nói, mức độ cao sâu âm thanh, ý đến nhịp độ vấn đề ta trao đổi số từ nói phút ý điều chỉnh âm lượng giọng nói  Chất lượng giọng nói ảnh hưởng lớn đến thành cơng buổi thuyết trình Chất lượng giọng nói phụ thuộc vào yếu tố sau: • Tốc độ: Nói chậm nhanh làm khan giả khơng hài lịng Nói q chậm, làm cho thuyết trình q buồn tẻ, khơng thu hút người nghe Ngược lại, nói nhanh, ta dễ mắc phải nhiều lỗi phát âm làm cho người nghe mệt óc, căng thẳng dẫn đến khơng muốn nghe Tốc độ nói trung bình 100 – 120 từ/phút, khả nghe lại cao gấp lần Nghĩa ta nói với tốc độ trung bình, khán giả cịn thời gian để suy nghĩ lập luận phản biện Bởi nên nói vừa phải, từ 120 đến 150 từ phút, rõ ràng, lưu loát, truyền cảm dễ tạo thành sức hút mạnh mẽ người nghe • Mức độ sơi nổi: Nếu nói sơi nổi, truyền cảm ln quan tâm đến nói người nghe ý lắng nghe hưởng ứng Muốn cho thuyết trình trở nên sơi nổi, ta cần linh hoạt giọng nói: lúc cao, lúc trầm, có điểm nhấn, có lúc nhanh, lúc chậm, lúc sơi nổi, lúc mượt mà • Nhấn giọng Cùng câu nói nhấn giọng vị trí khác nhau, bạn tạo nhiều sắc thái ý nghĩa khác Khán giả không nhận đâu vấn đề quan trọng thuyết trình bạn khơng nhấn giọng Nghiên cứu cho thấy, từ ngữ nhấn mạnh, ý khán giả tăng lên gấp lần so với từ ngữ bình thường • Âm vực Âm vực độ cao, thấp giọng nói Để thuyết trình hiệu quả, âm vực thấp, tức giọng trầm tốt Giọng trầm cho biểu thị cho sức mạnh thể chân thành, đáng tin cậy Rất nhiều diễn giả khổ luyện để có làm trầm giọng Một số chí cịn uống trà nóng trước thuyết trình để tạo chất giọng vang trầm ấm • Âm lượng Rõ ràng bạn chẳng thể thuyết phục họ khơng nghe thấy bạn nói Nhưng khơng có nghĩa ta nên nói to, làm người thuyết trình vừa mệt mà người nghe cảm thấy nặng nề, khó chịu, Có yếu tố ảnh hưởng đến âm lượng giọng nói bạn Khách quan thiết bị khuyếch đại âm thuyết trình Hãy kiểm tra thật kỹ để đảm bảo chúng hoạt động tốt vị trí khán phịng nghe tiếng nói bạn Chủ quan kỹ thuật lấy Để giọng nói có âm lượng cao dài, ta cần rèn luyện cách hít thở sâu bụng Các diễn giả tiếng ca sĩ bậc thầy cách lấy ém bụng • Ngắt giọng Ngắt giọng thủ thuật thường xuyên sử dụng để thu hút ý tối đa khán giả Khoảng thời gian ngắt giọng giúp khán giả chuẩn bị chăm lắng nghe điều bạn nói Cịn bạn tận dụng để lấy lại phong thái đĩnh đạc, tự tin Thủ thuật đặc biệt hiệu bạn tạo cao trào thuyết trình Ngược lại, tuyệt đối khơng sử dụng ngắt giọng khơng khí khán phịng lắng xuống Khi đó, ngắt giọng bị hiểu nhầm kết thúc thuyết trình  Một số thói quen, lỗi phổ biến khiến người nghe giảm thu hút, tập trung vào chủ đề mà trao đổi: • • • Những âm làm cho thấy người nói lung túng: bớt từ, nói lắp, chép miệng,… Nói từ khơng phù hợp với ngữ cảnh Sử dụng hai lần đại từ, phủ định phủ định Thêm chất hài hước Nên them hài hước vào thời điểm phù hợp, cách có chừng mực để giữ quan tâm khán giả suốt thuyết trình Hãy nhớ rằng, cho dù thực khoảng thời gian, diễn văn thú vị làm thời gian trơi vùn vụt, tẻ nhạt cực hình người nghe 2.2.2 Ngôn ngữ thể:  Giao tiếp mắt (eye contact): phải trì giao tiếp mắt với khán giả để tăng tin cậy, tăng thích thú, tập trung nơi khán giả, bạn nhận phản hồi ngầm từ khán giả thuyết trình Sử dụng phương pháp giây, ví dụ: Nếu có nhìn thẳng vào mắt vị thính giả vịng giây cịn bạn khơng thấy thoải mái nhìn thẳng vào mắt thính giả nhìn vào vị trí khác khn mặt, mũi Nếu số lượng khán giả đông, nhìn lướt lượt, Cách nhìn tốt với khán giả đơng hội trường lớn nhìn theo hình chữ W M Trao đổi mắt trực tiếp với số người đám đơng thình thoảng liếc qua tồn khán giả nói Việc nhìn vào khiến họ cảm thấy họ thực tham gia vào vấn đề  Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở Kể bạn căng thẳng, nhờ nụ cười mà khán giả đánh giá cao thái độ tích cực bạn, bạn cảm thấy thư giãn Đừng để nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối  Điệu bộ: giữ điệu bạn cách tự nhiên, tránh cử lặp lại Dùng cử bạn: tay để nhấn mạnh điểm thu hút ý nơi khán giả  Cách đứng: dáng điệu di chuyển tốt truyền tải tự tin, chuyên nghiệp, đáng tin cậy bạn Khơng nên di chuyển q nhanh q chậm gây phản cảm cho người nghe Cần ý lên bậc thuyết trình khơng có làm cho tin cậy thính giả bạn giảm việc vấp té đường bước lên trước người nghe 2.3 Các nguyên tắc cần tuân theo: 2.3.1.Giới hạn điểm chính: Sau q trình tìm kiếm tổng hợp thơng tin, muốn truyền tải hết lượng thông tin đến người nghe Nhưng buổi thuyết trình, điều hồn tồn khơng tốt Thứ nhất, thời gian thuyết trình có hạn Thứ hai, việc truyền tải thơng tin khơng có chọn lọc vơ tình đưa người nghe vào trạng thái “đa thư loạn tâm”, nghĩa q tải thơng tin Khi đó, khơng khơng nắm bắt gì, người nghe cịn giảm hứng thú với vấn đề nói Vậy nên, đừng nói lan man làm thính giả khơng hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến Bạn tập trung vào nội tác Cũng khơng nên níu kéo người để “cho phép bổ sung ”, sau buổi thuyết trình kết thúc 2.3.2.KISS (Keep It Short and Simple): Đơi bạn có phút cho phần thuyết trình, bạn tự tin truyền đạt thông tin cần thiết, khơng nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn khơng có nhiều thời gian Hãy vào đề trình bày cách đọng, ngắn gọn Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng cách diễn đạt đơn giản: dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, xác để người nghe dễ dàng nắm bắt nội dung thông tin Những từ ngữ lạ, chuyên biệt lối nói khách sáo làm tăng thêm khoảng cách bạn người đối thoại khó đạt hiệu thuyết trình Kết bài: Bạn nên báo hiệu kết thúc nói nào? Nói “Tóm lại ” hay nói “Cuối cùng…” Bằng cách đó, cho người biết chắn bạn kết thúc, bạn nói lời kết Tơi nghe vị hiệu trưởng đạI học nói, ơng ta đưa mọI ngườI lên cao trào, hạ xuống, rồI lạI lên, lên nữa, lạI lên Điều thường diễn trước bữa trưa lấn vào ăn Bạn tưởng tượng thính giả hứng thú lắng nghe  Các cách kết thúc buổi thuyết trình  Thách thức hay kêu gọi Cách kết thúc có tác dụng thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe Dưới bước trình Thuyết phục “Cha mẹ dành dụm tiền để bạn có học vấn Cịn bạn người kiểm sốt số tiền cách hiệu Nếu bạn muốn có chỗ đỗ xe tốt trường đại học, bạn phải lên tiếng Các bạn phải cho ban điều hành biết họ khơng làm cho bãi đỗ xe bạn làm Đó quyền lợi tất cảc bạn Vì vậy, trước rời khỏi đây, kí vào đơn thỉnh cầu.”  Tóm tắt ý Một tóm tắt đặc biệt thích hợp cho nói dài, chia làm luận điểm cụ thể “Tóm lại, nhớ có năm cách để cải thiện điểm số bạn Đầu tiên, đến lớp Thứ nhì, ghi chép có hiệu Thứ ba, xem lại ngày Thứ tư, lên kế hoạch cho thời gian cuả bạn Và cuốI cùng, ngủ thật đầy đủ trước kì thi.” Cũng phần mở đầu, kết luận trích dẫn giúp ngườI tiếp thu nhanh  Sử dụng minh hoạ tiêu biểu Hãy tham khảo phần nói minh hoạ Phần minh hoạ kết thúc phải tổng qt có tính kết thúc Bạn đưa vào câu chuyện tiếu lâm  Bổ sung thuyết phục Hãy đưa thêm vài lí để mọI ngườI chấp nhận thực điều bạn đề nghị Đưa ý định chủ kiến thân Trong nói thuyết phục mọI ngườI sử dụng vaccine ngừa viêm gan Bạn đưa đề nghị vớI thính giả bạn đến trạm y tế học đường sau buổI học, mờI mọI ngườI đến Cách chưa hiệu quả, bạn chưa thật đưa ý định, hi sinh,v.v  KẾT LUẬN: − Kết thúc thuyết trình cho thật hiệu việc dễ làm Kết thúc khơng đơn giản tóm tắt lại thuyết trình bạn nói lời cảm ơn Đừng quên đặt câu hỏi cho người nghe cảm nhận họ dành thời gian để họ đặt câu hỏi vấn đề họ chưa hiểu muốn tìm hiểu sâu − Ngồi ra, kết thúc buổi thuyết trình khơng đồng nghĩa với kết thúc việc Nói khía cạnh bắt đầu Đặc biệt buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm vấn đề hậu thuyết trình đóng vai trị quan trọng việc tìm kiếm giữ chân khách hàng Vì điều cần thiết sau buổi thuyết trình là: • Thống kê đánh giá người tham gia • Cung cấp tài liệu hay qua tặng • Giữ liên lạc với người tham gia Nhóm trưởng: Nguyễn Dung Mẫn Ngọc SĐT: 01665377239 Nhóm phó: Nguyễn Thị Hồng Đào SĐT: 01267718775 - HẾT- ... dựng thuyết trình 1.4 Lập kịch lựa chọn phương pháp thuyết trình 1.5 Hồn thiện nội dung thuyết trình Về hình thức 2.1Khơng gian 2.2 Thời gian 2.3 Thiết bị dụng cụ hỗ trợ 2.4 Ngoại hình Thuyết trình. .. bạn thuyết trình? Mức độ quan tâm họ vấn đề này? − Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả thu nhận lượng thông tin bao nhiêu? − Bạn muốn họ nhớ thuyết trình bạn?  Trong kinh doanh: ... dung Một thuyết trình tốt cần 3-5 vấn đề Q vấn đề thuyết trình sơ sài, thiếu • sức hấp dẫn Quá nhiều vấn đề, khán giả khó theo dõi Mỗi vấn đề nên giới thiệu theo trình tự sau: Nêu vấn đề -> Trình