Hành chính quản trị

NghiÖp vô hµnh chÝnh NghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng v¨n phßng 1. Hµnh chÝnh vµ nghiÖp vô hµnh chÝnh 1. Hµnh chÝnh vµ nghiÖp vô hµnh chÝnh 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña v¨n phßng c¸c c v¨n phßng c¸c c ơ quan, tổ chức, doanh ơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. nghiệp. 3. NghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng. 3. NghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng. Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi Hành chính là gì ? Hành chính là gì ? Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc Phòng Hành chính ? Phòng Hành chính ? Vai trò và vị trí của bộ phận Văn phòng Vai trò và vị trí của bộ phận Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) trong các cơ (hoặc Phòng Hành chính) trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ? quan, tổ chức, doanh nghiệp ? Để Bộ phận VP/ hoặc Phòng HC hoạt động Để Bộ phận VP/ hoặc Phòng HC hoạt động có hiệu quả cao, những người phụ trách và có hiệu quả cao, những người phụ trách và các nhân viên cần phải làm gì ? các nhân viên cần phải làm gì ? Phần một Phần một Hành chính và nghiệp vụ hành Hành chính và nghiệp vụ hành chính chính Có nhiều cách định nghĩa về hành chính. Có nhiều cách định nghĩa về hành chính. Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Tổ chức Tổ chức , , Quản lý Quản lý và và Điều hành Điều hành hoạt động của : hoạt động của : > Một quốc gia, một nhà nước ( HC Quốc gia) > Một quốc gia, một nhà nước ( HC Quốc gia) > Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan). > Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan). > Một đơn vị , một tập thể người lao động > Một đơn vị , một tập thể người lao động ở ở bất cứ đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến bất cứ đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến Hành chính Hành chính . HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt . HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt động của một tập thể và từng cá nhân. động của một tập thể và từng cá nhân. HC hướng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu HC hướng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu chung, thống nhất và nhằm đạt được những hiệu quả cao cho chung, thống nhất và nhằm đạt được những hiệu quả cao cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của hoạt động hành chính hoạt động hành chính Định ra nguyên tắc ( kỷ cương) để tạo sự thống nhất Định ra nguyên tắc ( kỷ cương) để tạo sự thống nhất trong nhận thức và hành động của những người lao động. trong nhận thức và hành động của những người lao động. Hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch Hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận. hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận. Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm vụ, Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc) hướng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc) Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, kế hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử kế hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt ). phạt ). Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình, Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện(cải tiến) biện pháp tổ chức thực hiện(cải tiến) Hành chính văn phòng Hành chính văn phòng (quản trị văn phòng) (quản trị văn phòng) Quản trị : cũng có nghĩa tương tự như hành chính, Quản trị : cũng có nghĩa tương tự như hành chính, nhưng thường dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận nhưng thường dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng. trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng. Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận Văn phòng hoặc bộ phận hành chính Văn phòng hoặc bộ phận hành chính HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật. nghệ thuật. Phần thứ hai Phần thứ hai Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của của Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN Chức năng Chức năng Nhiệm vụ Nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Nguyên tắc hoạt động Nguyên tắc hoạt động Chức năng của văn phòng các Chức năng của văn phòng các cơ quan, tổ chức cơ quan, tổ chức CN CN Tham mưu tổng hợp : Tham mưu tổng hợp : Tổng hợp, xử lý và cung cấp Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. lý. CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý) CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý) - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan. - Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm - Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan ( việc cho cơ quan ( CN Hậu cần CN Hậu cần ) ) CN Đại diện CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ Nhiệm vụ của văn phòng Nhiệm vụ của văn phòng (1) (1) Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo: cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo: > > Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn thư - Lư Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn thư - Lư u trữ (nguồn thông tin văn bản) u trữ (nguồn thông tin văn bản) > Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, > Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời) tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời) > Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ; > Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ; ứ ứ ng dụng ng dụng công nghệ thông tin( thông tin đại chúng) công nghệ thông tin( thông tin đại chúng) > Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin > Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin (theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động). (theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động). Nhiệm vụ của văn phòng Nhiệm vụ của văn phòng (1) (1) Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý: Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý: > > Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị và toàn cơ quan ( giao ban) và toàn cơ quan ( giao ban) > Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các > Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề > Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê > Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành. chuẩn, ban hành. > Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và > Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng. xét thi đua, khen thưởng. Nhiệm vụ của văn phòng (2) Nhiệm vụ của văn phòng (2) Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị : của cơ quan và các đơn vị : > Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần, > Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần, quý, tháng, năm) quý, tháng, năm) > Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH > Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH > Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, > Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội và các hoạt động giao lưu. lễ hội và các hoạt động giao lưu. > Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo > Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan. và cán bộ của cơ quan. [...]... chức, doanh nghiệp 1 Lãnh đạo văn phòng (Phòng HC) : Chánh văn phòng ( Trưởng phòng hành chính) Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Phòng HC) 2 Các bộ phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận văn thư ( có thể thuộc phòng hành chính ) - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận lưu trữ-tư liệu - Bộ phận quản lý cơ sở vật chất ( Quản trị ) - Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ Nguyên... cơ quan, tổ chức 1 2 3 Hoạt động theo nguyên tắc hành chính ( thủ trưởng lãnh đạo ) Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của công tác văn phòng đối với văn phòng cơ quan cấp dưới Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo quy định của cơ quan Phần thứ ba Nghiệp vụ hành chính Văn Phòng Xây dựng quy chế, quy định về hoạt... xây dựng, tu sửa, nâng cấp cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng làm việc) > Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan > Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ > Quản lý thu - chi tài chính cho hoạt động VP Nhiệm vụ của văn phòng(4) Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp: Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường... bị các điều kiện cần thiết : > Giải quyết các thủ tục hành chính > Chuẩn bị phương tiện đi lại > Liên hệ với nơi đến > Chuẩn bị tài liệu chuyên môn > Chuẩn bị kinh phí và các trang bị khác Lập kh cho các chuyến công tác Xác định mục đích của chuyến đi Thời gian bắt đầu và kết thúc (có dự phòng) Lịch trình làm việc hoặc hoạt động của đoàn Thành phần tham dự (Số lượng, nhiệm vụ, Trưởng đoàn)... theo mục đích sử dụng của người dùng tin Phân tích thông tin: - Tách các TT (vấn đề) lớn thành các TT (vấn đề) cụ thể, chi tiết và ngược lại - Nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi tách, hợp thông tin - Khi lý giải, cần nhìn nhận, đánh giá các thông tin từ nhiều chiều, nhiều góc độ Kiểm tra độ tin cậy (chính xác) của thông tin Lựa chọn thông tin Cung cấp thông tin 1 Xác định nội dung và loại... quát) toàn bộ các công việc cần phải tiến hành để thực hiện một nhiệm vụ Nắm vững trình tự và mối quan hệ giữa các công việc Có khả năng lựa chọn và phân công công việc cho từng bộ phận hoặc cá nhân một cách hợp lý Có khả năng theo dõi, kiểm tra và kịp thời điều chỉnh công việc của các bộ phận, cá nhân Có khả năng tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi hoàn thành công việc Xây dựng, sắp xếp kế hoạch,... thiết) Tuân thủ các nguyên tắc cơ bản: > Không trùng lặp > ưu tiên > Dự phòng > Điều chỉnh Phương pháp tiến hành Tổ chức các hoạt động hội họp, đàm phán (1) Giai đoạn chuẩn bị : > Tìm hiểu mục đích, tính chất của cuộc họp > Xây dựng kế hoạch tổ chức và chuẩn bị các vấn đề cần thiết : * Xác định thành phần tham dự * Lập chương trình nghị sự * Chuẩn bị địa điểm và trang thiết bị * Chuẩn bị các văn bản,... điều hành cuộc họp ( Dẫn chương trình ) > Ghi biên bản cuộc họp Tổ chức hội họp, đàm phán (3) Công việc của cán bộ văn phòng sau khi cuộc họp kết thúc : > Thu thập các tài liệu có liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ > Kiểm tra và bàn giao các trang thiết bị > Thu thập các hoá đơn, chứng từ về chi phí để thanh toán > Biên tập hoặc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Thảo luận, thực hành. .. HC- VP 1 Tổ chức thu thập, xử lý thông tin và tham mưu cho LĐ 2 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo quốc tế 3 Tổ chức soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ 4 Tổ chức các hoạt động lễ tân, giao tiếp hành chính 1 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của cơ quan và lãnh đạo Xác định nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin Xử lý thông tin Cung... chuyến công tác Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (CV đã / chưa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của LĐ Đề nghị Tr đoàn CT chuyển các tài liệu hình thành trong chuyến CT để lập Hồ sơ Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn) 3 Nghiệp . tiến) Hành chính văn phòng Hành chính văn phòng (quản trị văn phòng) (quản trị văn phòng) Quản trị : cũng có nghĩa tương tự như hành chính, Quản trị :. một Hành chính và nghiệp vụ hành Hành chính và nghiệp vụ hành chính chính Có nhiều cách định nghĩa về hành chính. Có nhiều cách định nghĩa về hành chính.