Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận 12, thành phố hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ăn HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học HƯỚNG DẪN NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP ĐỊNH HƯỚNG NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP Hà Nội, năm 2021 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số : 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS CHU THỊ HẬU Hà Nội, năm 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn cơng trình nghiên cứu cá nhân tơi Các kết trình bày Luận văn tơi tự tìm hiểu, phân tích trung thực chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu khoa học Nội dung Luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo trích dẫn nguồn đầy đủ, xác Tác giả Trịnh Thị Tịnh LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài Luận văn này, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc Ban Giám hiệu, phòng, khoa Trường Đại học Nội vụ Hà nội đặc biệt khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Quản lý đào tạo sau đại học, thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Các thầy cô thỉnh giảng … tận tình giảng dạy, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình học tập, nghiên cứu hồn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ Đặc biệt, tơi xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến TS.Chu Thị Hậu dành nhiều thời gian bảo, hướng dẫn cho thực Luận văn Xin trân thành cảm ơn Ban Giám đốc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh; Các anh chị em đồng nghiệp tạo điều kiện giúp đỡ suốt thời gian thực đề tài luận văn Xin trân thành cảm ơn lãnh đạo UBND Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh; Lãnh đạo phịng anh, chị thuộc phịng chun mơn Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh tận tình giúp đỡ để tơi hồn thành đề tài luận văn Mặc dù thân nổ lực, cố gắng trình nghiên cứu thực Luận văn, song thời gian, trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót định Tơi kính mong nhận thông cảm, dẫn, giúp đỡ đóng góp ý kiến q thầy, giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp, bạn bè để Luận văn hồn thiện Tơi xin trân trọng cảm ơn! Ngày tháng năm 2021 Tác giả Trịnh Thị Tịnh DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 CT Chủ tịch 02 Đoàn TN Đoàn Thanh niên 03 HĐND Hội đồng nhân dân 04 HS Hồ sơ 05 NXB Nhà Xuất 06 PCT Phó Chủ tịch 07 P.GD-ĐT Phòng Giáo dục – Đào tạo 08 P Kinh tế Phòng Kinh tế 09 P LĐTB XH Phòng Lao động thương binh Xã hội 10 P Nội vụ Phòng Nội vụ 11 P.QLĐT Phòng Quản lý thị 12 P TC-KH Phịng Tài – Kế hoạch 13 P.TNMT Phịng Tài ngun mơi trường 14 P Tư pháp Phịng Tư pháp 15 P.VHTT Phịng Văn hóa thơng tin 16 P Y Tế Phịng Y tế 17 TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh 18 THBQ Thời hạn bảo quản 19 TW Trung ương 20 UBND Ủy ban nhân dân 21 VP Văn phòng 22 VT Văn thư MỤC LỤC Trang LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 01 CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ 08 1.1 Cơ sở lý luận 08 1.1.1 Một số khái niệm 08 1.1.1.1 Hồ sơ 08 1.1.1.2 Lập hồ sơ 08 1.1.1.3 Các loại hồ sơ 09 1.1.1.4 Lưu trữ quan 09 1.1.1.5 Nộp lưu hồ sơ 10 1.1.2 Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ 10 1.1.2.1 Yêu cầu lập hồ sơ 10 1.1.2.2 Phương pháp lập hồ sơ 12 1.1.3 Yêu cầu, quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 14 1.1.3.1 Yêu cầu 14 1.1.3.2 Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 15 1.1.4 Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 16 1.1.5 Chất lượng tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 16 1.1.5.1 Khái niệm 16 1.1.5.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng 17 1.2 Cơ sở pháp lý 19 1.2.1 Văn quản lý, đạo quan quản lý nhà nước Trung ương 19 1.2.2 Văn quản lý, đạo UBND Thành phố UBND Quận 20 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ TẠIỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 22 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND quận 12 22 2.1.1 Vị trí, chức 22 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 22 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 23 2.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động quản lý UBND Quận 12 24 2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND Quận 12 25 2.3.1 Tổ chức công tác lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 25 2.3.1.1 Nhận thức lãnh đạo, cán công chức công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 25 2.3.1.2 Ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 26 2.3.1.3 Tổ chức triển khai, quán triệt văn quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan 27 2.3.1.4 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 28 2.3.1.5 Công tác tổ chức, bố trí cơng chức làm cơng tác Văn thư- Lưu trữ 29 2.3.1.6 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 30 2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ 31 2.3.2.1 Xây dựng danh mục hồ sơ 31 2.3.2.2 Lập hồ sơ 32 2.3.2.3 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 39 2.4 Nhận xét, đánh giá 42 2.4.1 Ưu điểm 42 2.4.2 Hạn chế 43 2.4.3 Nguyên nhân 45 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ UBND QUẬN 12 48 3.1 Nhóm giải pháp hoạt động quản lý 48 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, công chức công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 48 3.1.2 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 50 3.1.3 Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 51 3.1.4 Tăng cƣờng kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ 51 3.1.5 Bổ sung, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho phận làm công tác Văn thư Lưu trữ 52 3.1.6 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 54 3.1.7 Chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quận 54 3.2 Nhóm giải pháp hoạt động nghiệp vụ 54 3.2.1 Xây dựng Danh mục hồ sơ 55 3.2.2 Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 57 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lập hồ sơ thực nhiệm vụ việc làm bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức, điều quy định nhiều văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền Cách nửa kỷ, Hội đồng Chính phủ (nay Chính phủ) Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 để ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ cơng tác lưu trữ, điều 21 ghi: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ cán bộ, nhân viên làm cơng tác chun mơn khác đơi có làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ phải lập hồ sơ việc làm” Cho đến nay, nhiều văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền tiếp tục nhắc lại nhấn mạnh điều Điều Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan…” Ủy ban nhân dân (UBND) Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) quan quản lý hành Nhà nước cấp huyện, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân (HĐND) Quận 12 UBND TP HCM lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa xã hội địa bàn Quận 12 Để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền trách nhiệm mình, hàng năm UBND Quận 12 hình thành nhiều văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị Do công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND Quận 12 nhiệm vụ quan trọng hoạt động đơn vị nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Trong năm gần công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 thực Ở phịng chun mơn thuộc UNND Quận 12 bước đầu lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tiến hành Tuy nhiên, nhiều đơn vị chưa nhận thức đúng, đầy đủ vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, trang 50 Công tác đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ chưa thực thường xun; tình trạng khơng lập hồ sơ, tài liệu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan cịn phổ biến có lập hồ sơ chưa quy trình, phương pháp; Chất lượng hồ sơ, tài liệu lập chưa cao, chưa phát huy hết giá trị tài liệu hoạt động quản lý, điều hành đơn vị Phần lớn hồ sơ, tài liệu đơn vị cán bộ, công chức chuyên môn quản lý dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cịn tích đống, phân tán, chưa thu thập đầy đủ nộp lưu theo quy định, gây tốn ngân sách nhà nước việc chỉnh lý Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 chưa đầy đủ: Đơn vị chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Danh mục hồ sơ hàng năm; chưa có văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan… Xuất phát từ lý trên, định chọn đề tài: "Nâng cao chất lượng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh" làm đề tài nghiên cứu Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Vấn đề lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan đề cập nhiều giáo trình, sách chuyên khảo; luận văn thạc sỹ; viết tạp chí, cụ thể: Về giáo trình, sách chuyên khảo điển hình là: Lý luận phương pháp công tác văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn) - PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011; Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) – PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016 Một số luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp sinh viên học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ví dụ như: - Đề tài: “Phương pháp lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ biện pháp đạo hướng dẫn” - Luận văn thạc sĩ Vũ Văn Quỳnh năm 2012 Đề tài viết phương pháp lập hồ sơ hành biện pháp đạo hướng dẫn Văn phòng Chính phủ chủ yếu nêu số thực trạng; nhận xét, đánh giá ưu điểm mặt hạn chế lập hồ sơ hành Văn phịng Chính phủ 28 22-VHTT 23-VHTT 24-VHTT 25-VHTT Công tác kiểm tra, xử lý Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành liên Vĩnh viễn ngành: hồ sơ xử lý vi phạm hành Hồ sơ quản lý cổ động trị 20 năm quảng cáo Hồ sơ xử lý vi phạm hành doanh nghiệp, hộ kinh doanh lĩnh 20 năm vực có điều kiện dễ phát sinh tệ nạn xã hội Hồ sơ thực công tác tiêu hủy tang Vĩnh viễn vật 26-VHTT 01-YT 02-YT 03-YT 04-YT 05-YT 06-YT 07-YT 08-YT 09-YT 10-YT P VHTT P VHTT P VHTT P VHTT P VHTT XIII Y TẾ Văn thành phố, quận quản lý, đạo trực tiếp hoạt động y tế địa bàn quận Hồ sơ xây dựng văn đạo, hướng dẫn cơng tác y tế địa bàn quận Chương trình, kế hoạch, báo cáo hoạt động ngành y tế quận hàng năm Chương trình, Đề án quy hoạch xây dựng phát triển ngành y tế địa bàn quận Các báo cáo chuyên đề y tế địa bàn quận (cơng tác khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng chống dịch bệnh, quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm, tuyên truyền ) Hồ sơ chương trình, dự án ngành y tế quận Tập báo cáo tình hình hoạt động Bệnh viện quận Tập báo cáo kết hoạt động Y tế dự phòng Trung tâm Y tế dự phòng quận Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên để công tác y tế quận Vĩnh viễn P.Y tế Vĩnh viễn P.Y tế Vĩnh viễn P.Y tế Vĩnh viễn P.Y tế Vĩnh viễn P.Y tế 20 năm P.Y tế Vĩnh viễn P.Y tế Vĩnh viễn P.Y tế Vĩnh viễn P.Y tế P.Y tế XIV LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Tổng hợp Văn thành phố, quận quản 01lý, đạo trực tiếp công tác lao P LĐTB Vĩnh viễn LĐTBXH động, thương binh xã hội địa XH bàn quận Hồ sơ xây dựng văn đạo, hướng Vĩnh viễn P LĐTB 02- HS dự kiến phát sinh HS dự kiến phát sinh 29 LĐTBXH dẫn công tác lao động, thương binh xã hội địa bàn quận Chương trình, kế hoạch, báo cáo công 03tác lao động, thương binh xã hội LĐTBXH quận hàng năm Các báo cáo chuyên đề công tác lao 04động, thương binh xã hội địa LĐTBXH bàn quận Báo cáo hoạt động Trung tâm 05dạy nghề dịch vụ việc làm, Trung LĐTBXH tâm bảo trợ lao động, thương binh xã hội UBND quận quản lý Số liệu thống kê, điều tra 06ngành lao động, thương binh xã hội LĐTBXH quận Hồ sơ chương trình, dự án 07ngành lao động, thương binh xã hội LĐTBXH quận Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị 08chuyên đề công tác lao động, thương LĐTBXH binh xã hội quận 09LĐTBXH Việc làm, lao động; tiền lƣơng, tiền công 10Hồ sơ đăng ký sử dụng lao động, thang LĐTBXH lương bảng lương, nội quy lao động Hồ sơ công tác kiểm tra việc thực 11hiện pháp luật lao động, bảo hộ lao LĐTBXH động doanh nghiệp 12Hồ sơ hòa giải tranh chấp lao động LĐTBXH 13LĐTBXH Chính sách có cơng Hồ sơ giải chế độ liên 14quan người có cơng với cách LĐTBXH mạng Hồ sơ thực Quyết định số 1522/2013/QĐ- TTg Thủ tướng Chính LĐTBXH phủ hỗ trợ người có cơng với cách mạng nhà 16Hồ sơ đề nghị tặng, truy tặng danh hiệu LĐTBXH “Bà Mẹ Việt Nam anh hung” 17LĐTBXH Bảo trợ xã hội XH Vĩnh viễn P LĐTB XH Vĩnh viễn P LĐTB XH Vĩnh viễn P LĐTB XH Vĩnh viễn P LĐTB XH 20 năm P LĐTB XH Vĩnh viễn P LĐTB XH P LĐTB XH 10 năm P LĐTB XH 20 năm P LĐTB XH 10 năm P LĐTB XH P LĐTB XH Vĩnh viễn P LĐTB XH Vĩnh viễn P LĐTB XH HS dự kiến phát sinh HS dự kiến phát sinh Vĩnh viễn P LĐTB XH HS dự kiến phát sinh 30 Hồ sơ giải chế độ đối tượng bảo trợ xã hội P LĐTB XH Hồ sơ quản lý sở bảo trợ xã P LĐTB Vĩnh viễn hội ngồi cơng lập địa bàn quận XH P LĐTB XH Giảm hộ nghèo – Tăng hộ 21Hồ sơ tiêu chí nâng chuẩn hộ nghèo, P LĐTB 20 năm LĐTBXH hộ cận nghèo giai đoạn XH 22Hồ sơ công tác quản lý quỹ xóa đói P LĐTB Vĩnh viễn LĐTBXH giảm nghèo XH Hồ sơ quản lý hộ nghèo, hộ cận 23P LĐTB nghèo; Hồ sơ xét vay vốn hộ 20 năm LĐTBXH nghèo XH 18LĐTBXH 19LĐTBXH 20LĐTBXH Vĩnh viễn 24LĐTBXH Phòng, chống tệ nạn xã hội Hồ sơ đưa người nghiện vào sở cai 25nghiện bắt buộc theo định 10 năm LĐTBXH Tòa án 26Hồ sơ người sống lang thang, xin ăn năm LĐTBXH khơng có nơi cư trú định Hồ sơ xử lý vi phạm hành 27Đội kiểm tra liên ngành Văn hóa - Xã 20 năm LĐTBXH hội Quận 12 28LĐTBXH Bình đẳng giới – trẻ em 29Hồ sơ hoạt động chăm sóc, bảo 20 năm LĐTBXH vệ trẻ em 30Hồ sơ hoạt động cơng tác bình đẳng 20 năm LĐTBXH giới tiến phụ nữ quận 31LĐTBXH XV TÀI LIỆU CỦA TỔ CHỨC ĐÁNG, ĐOÀN THỂ TRONG CƠ QUAN UBND QUẬN Đảng ủy quan quyền Quận 12 Hồ sơ đạo triển khai thực văn 01-ĐU tổ chức Đảng cấp triển Vĩnh viễn khai cơng tác Đảng Chương trình, kế hoạch cơng tác hàng năm Đảng quan quyền 02-ĐU Vĩnh viễn Quận 12 tổ chức Đảng trực thuộc P LĐTB XH HS dự kiến phát sinh HS dự kiến phát sinh P LĐTB XH P LĐTB XH P LĐTB XH P LĐTB XH HS dự kiến phát sinh P LĐTB XH P LĐTB XH P LĐTB XH HS dự kiến phát sinh Đảng ủy Đảng ủy 31 03-ĐU 04-ĐU 05-ĐU 06-ĐU 07-ĐU 08-ĐU Tài liệu công tác tổ chức nhân Đảng ủy Đảng quan Vĩnh viễn quyền Quận 12 tổ chức, sở Đảng trực thuộc Danh sách Đảng viên Đảng quan quyền Quận 12 tổ Vĩnh viễn chức trực thuộc qua thời kỳ Sổ ghi biên họp thường kỳ đột xuất Đảng quan Vĩnh viễn quyền Quận 12 tổ chức Đảng trực thuộc Hồ sơ Đảng viên Đảng quan quyền Quận 12 tổ chức 70 năm sở Đảng trực thuộc Hồ sơ phê chuẩn việc kết nạp, phục hồi đảng, kỷ luật đảng viên Đảng 70 năm quan UBND quận tổ chức Đảng trực thuộc Hồ sơ, tài liệu xét tặng Huy hiệu Đảng cho Đảng viên Đảng 70 năm quan quyền Quận 12 tổ chức sở Đảng trực thuộc 02-CĐ 03-CĐ 04-CĐ 05-CĐ 06-CĐ Đảng ủy Đảng ủy Đảng ủy Đảng ủy Đảng ủy Đảng ủy 09-ĐU 01-CĐ Đảng ủy Cơng đồn sở quan UBND quận Văn đạo Cơng đồn sở quan UBND quận tổ chức Cơng đồn phận cơng tác cơng đồn Chương trình, kế hoạch cơng tác Cơng đồn đồn sở quan UBND quận hàng năm Báo cáo tổng kết công tác triển khai thực thị, Nghị quyết, vận động lớn kỷ niệm trọng đại Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam Hồ sơ đại hội Cơng đồn sở quan UBND quận tổ chức Cơng đồn phận Tài liệu công tác tổ chức nhân Cơng đồn sở quan UBND tổ chức Cơng đồn sở Sổ ghi biên họp thường kỳ đột xuất Cơng đồn sở quan UBND quận Cơng đồn phận Vĩnh viễn Cơng đồn Vĩnh viễn Cơng đồn Vĩnh viễn Cơng đồn Vĩnh viễn Cơng đồn 70 năm Cơng đồn Vĩnh viễn Cơng đồn HS dự kiến phát sinh 32 07-CĐ Danh sách đồn viên Cơng đồn sở quan UBND quận tổ chức Công đồn phận 70 năm Cơng đồn 08-CĐ 01-ĐTN 02-ĐTN 03-ĐTN 04-ĐTN 05-ĐTN 06-ĐTN 07-ĐTN 08-ĐTN 09-ĐTN Cơng đồn Đoàn Thanh niên quan UBND Quận 12 Văn đạo, hướng dẫn cơng tác Đồn Thanh niên quan UBND quận Chương trình, kế hoạch cơng tác Đoàn Thanh niên quan UBND quận hàng năm Báo cáo triển khai thực thị, Nghị vận động lớn kỷ niệm trọng đại Đoàn Thanh niên tổ chức Hồ sơ Đại hội Đoàn Thanh niên Hồ sơ, tài liệu cơng tác tổ chức nhân Đồn Thanh niên Sổ ghi biên họp thường kỳ đột xuất Đoàn Thanh niên Danh sách thành viên Đoàn Thanh niên Tài liệu tuyên truyền, vận động Đoàn Thanh niên nhân kiện trọng đại đất nước, địa phương Vĩnh viễn Đoàn TN Vĩnh viễn Đoàn TN Vĩnh viễn Đoàn TN Vĩnh viễn Đoàn TN 70 năm Đoàn TN Vĩnh viễn Đoàn TN 70 năm Đoàn TN 10 năm Đoàn TN Đoàn TN HS dự kiến phát sinh HS dự kiến phát sinh Bản Danh mục hồ sơ có 375 hồ sơ (có 08 hồ sơ có 02 thời hạn bảo quản vĩnh viễn có thời hạn), bao gồm: - 231 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn - 96 hồ sơ bảo quản có thời hạn - 56 hồ sơ dự kiến phát sinh./ 33 Phụ lục số: 04 Bảng tổng hợp Phiếu khảo sát công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ Số bảng hỏi Tỷ lệ Câu Nội dung khảo sát phát thu % Quan điểm anh/chị tầm quan trọng việc lập hồ sơ g nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan? - Rất quan trọng 78 71 - Quan trọng 32 29 - Bình thường 0 - Không quan trọng 0 Theo anh/chị trách nhiệm lập nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ quan thuộc quan? - Cán chuyên môn 56 51 - Lưu trữ quan 50 45 - Văn thư quan 37 34 Cơ quan anh/chị ban hành văn quy định, hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan? - Quy chế công tác Văn thư lưu trữ; 64 58 - Danh mục hồ sơ năm; 51 46 - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; 29 26 - Hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ giao 28 nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 25 - Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 26 quan; 24 Cơ quan anh/chị tổ chức triển khai, quán triệt văn quy định, hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hình thức nào? - Thông qua buổi sinh hoạt chuyên môn 42 38 - Tổ chức Hội nghị triển khai chuyên đề 20 18 - Tổ chức lớp tập huấn 63 57 Hình thức khác: ………………… 6.4 Theo anh/chị sở vật chất, trang thiết bị quan đáp ứng đƣợc yêu cầu công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ chƣa? - Đã đáp ứng đủ yêu cầu 73 66 - Chưa đáp ứng đủ yêu cầu 37 34 Hàng năm quan anh/ chị có ban hành lại Danh mục hồ sơ nộp lƣu khơng? - Có 94 85 - Khơng 16 15 34 Căn lập Danh mục hồ sơ quan anh/chị là: 10 11 12 13 14 15 - Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức - Quy chế làm việc quan - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ - Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan - Danh mục hồ sơ năm trước Anh/chị có lập hồ sơ giải cơng việc khơng? - Có - Khơng Anh/chị lập hồ sơ vào thời điểm nào? - Khi công việc bắt đầu - Khi giải xong công việc - Khác: …………………… Anh/chị có lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ giải công việc không? - Có - Khơng Theo anh/chị quy trình lập hồ sơ theo quy định hành gồm bƣớc công việc nào? - bước: Thu thập văn vào hồ sơ; Hoàn thiện hồ sơ - bước: Mở hồ sơ; Thu thập văn vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ Anh/chị có hồn thiện hồ sơ (viết bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc) kết thúc hồ sơ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên khơng? A Có B Khơng Anh/chị có viết mục lục văn hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn khơng? - Có - Khơng Anh (chị) đánh giá chất lƣợng hồ sơ đƣợc lập đơn vị anh (chị) nhƣ nào? - Tốt - Chưa tốt - Chưa thực việc lập hồ sơ Hàng năm quan anh/chị có tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan khơng? - Có 47 31 45 24 20 43 28 41 22 18 73 37 0 86 12 66 34 76 34 69 31 95 13 106 3.6 96 75 35 68 32 73 37 66 34 57 48 52 44 4.5 97 88 35 16 17 18 - Không Anh/chị giao nộp loại hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ? Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ công việc Hồ sơ công việc chưa giải xong Tài liệu tham khảo, biểu mẫu chưa sử dụng, tài liệu rời lẻ … Anh/chị có thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu đơn vị giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ không - Có - Khơng Anh/chị có hồn thiện Biên giao - nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ? - Có - Khơng Ghi chú: Tổng số bảng hỏi phát thu 110 phiếu 13 12 22 76 20 69 3.6 8.2 88 22 80 20 97 12 88 11 36 Phụ lục số: 05 Một số hình ảnh khảo sát chất lƣợng lập hồ hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh I Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu phịng chun mơn Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu phịng Quản lý thị (Tác giả tự chụp ngày 13/6/2020 kho lưu trữ phòng Quản lý thị, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu phịng Tài – Kế hoạch (Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 kho lưu trữ phịng Tài – Kế hoạch, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) 37 Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu phịng Tài – Kế hoạch (Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 kho lưu trữ phòng Tài – Kế hoạch, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu phòng Thanh tra (Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 kho lưu trữ phịng Thanh Tra, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) 38 Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu phòng Nội vụ (Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 kho lưu trữ phòng Nội vụ, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu phịng Nội vụ (Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 kho lưu trữ phòng Nội vụ, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) 39 Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu phòng Nội vụ (Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 kho lưu trữ phòng Nội vụ, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) II Hồ sơ, tài liệu hủy phịng chun mơn Hồ sơ trùng thừa, chờ hủy phịng Quản lý thị (Tác giả tự chụp ngày 13/06/2020 kho lưu trữ phòng Quản lý đo thị, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) 40 Hồ sơ trùng thừa, chờ hủy Phịng Tài – Kế hoạch (Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 kho lưu trữ phịng Kế hoạch – Tài chính, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) Hồ sơ trùng thừa, chờ hủy Phòng Nội vụ (Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 kho lưu trữ phòng Nội vụ, Quận 12, TP Hồ Chí Minh) 41 III Hồ sơ sau, tài liệu sau chỉnh lý phòng chuyên môn Hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý phòng Giáo dục Đào tạo (Ảnh chụp kho lưu trữ phòng Giáo dục Đào tạo, Quận 12, TP Hồ Chí Minh cán chỉnh lý cung cấp ngày 18/08/2020) 42 Hồ sơ sau chỉnh lý phòng Tƣ pháp (Ảnh chụp kho lưu trữ phòng Tư pháp, Quận 12, TP Hồ Chí Minh cán chỉnh lý cung cấp ngày 18/08/2020) ... tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan… Xuất phát từ lý trên, định chọn đề tài: "Nâng cao chất lượng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí. .. tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan UBND Quận 12 Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành. .. trung vào số khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, loại hồ sơ, nộp lưu hồ sơ; Mục đích, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; Tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập hồ sơ nộp lưu