Mục đích của luận văn nhằm đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong những năm gần đây, qua đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong thời gian tới.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / …/… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC Chuyên ngành: Quản lý cơng Mã số: 34 04 03 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2020 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Lan Anh Phản biện 1: PGS TS Nguyễn Văn Hậu Học viện Hành Quốc gia Phản biện 2: TS Nguyễn Bùi Nam Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp D, Nhà A - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sỹ, Học viện Hành Quốc gia, số : 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội Thời gian: vào hồi: 09 00 ngày 16 tháng 09 năm 2020 Có thể tìm luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Website Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm qua, công tác lưu trữ quốc gia giới Việt Nam tiến bước dài Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với sách Đảng nhà nước, ngày hoàn thiện, phù hợp với tiến trình phát triển đất nước hội nhập sâu, rộng vào nghiệp lưu trữ quốc tế Trong bối cảnh cải cách hành (CCHC) nhà nước mạnh mẽ, xây dựng phủ điện tử, hệ thống quan quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia bước kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày mở rộng Thực nhiệm vụ đại hóa hành chính, xu hướng quản lý công mới, công khai minh bạch trách nhiệm giải trình cao, mà vai trò tài liệu lưu trữ đề cao hoạt động quan nhà nước (CQNN) Cùng với đó, để xây dựng phủ điện tử, kinh tế số, cách thức tạo lập, quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức địi hỏi phải phù hợp, thích ứng, đại đồng thời bảo đảm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) bảo vệ, xây dựng, phát triển đất nước Theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 Bộ trưởng Bộ Tài (BTC) ban hành kế hoạch phát triển hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN) giai đoạn 2017-2020, đề mục tiêu tổng quát “Xây dựng KBNN đại, hoạt động an toàn, hiệu phát triển ổn định vững sở cải cách thể chế sách gắn liền với đại hóa phát triển nguồn nhân lực; tăng cường cải cách thủ tục hành gắn với đại hóa hệ thống cơng nghệ thơng tin Đến năm 2020, hoạt động KBNN thực tảng cơng nghệ thơng tin đại hình thành kho bạc điện tử; đồng thời, nghiên cứu, hoàn thiện quy định pháp lý có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chủ yếu KBNN” Từ mục tiêu tổng quát thấy đại hóa cơng tác lưu trữ tiền đề đảm bảo cho công tác lưu trữ hoạt động có chất lượng hiệu quả, giảm thiểu thủ tục hành khơng cần thiết; qua góp phần xây dựng hệ thống KBNN nói chung, quan KBNN nói riêng đại, hoạt động an tồn, hiệu phát triển ổn định vững hướng tới hình thành kho bạc điện tử Xuất phát từ cần thiết phải đại hóa cơng tác lưu trữ từ thực tiễn kinh nghiệm làm việc quan KBNN, “Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ quan Kho bạc Nhà nước” tác giả lựa chọn làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành quản lý công Tác giả mong muốn thông qua đề tài đóng góp giá trị nghiên cứu thực tiễn thực trạng đại hóa công tác lưu trữ quan KBNN hệ thống KBNN Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Ở Việt Nam, năm gần đây, việc tìm kiếm giải pháp đại hóa cơng tác lưu trữ CQNN thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học, nhà quản lý nghiên cứu sinh, học viên cao học Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN Việt Nam Tác giả đề tài kế thừa kết cơng trình tác giả trước, sâu phân tích đánh giá thực trạng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN, từ đề xuất phương hướng, giải pháp đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN đạt hiệu thiết thực hơn, phục vụ chiến lược phát triển hệ thống KBNN thời gian tới Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu luận văn - Mục đích: Đánh giá thực trạng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN năm gần đây, qua đề xuất giải pháp nhằm tăng cường đại hóa công tác lưu trữ quan KBNN thời gian tới - Nhiệm vụ: Để thực mục đích nghiên cứu, luận văn phải tiến hành nhiệm vụ cụ thể: + Tổng hợp sở lý luận cơng tác lưu trữ, đại hóa cơng tác lưu trữ + Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức KBNN + Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 + Đánh giá kết đạt được, mặt hạn chế công tác lưu trữ quan KBNN, nguyên nhân kết đạt mặt hạn chế + Đề xuất giải pháp nhằm tăng cường đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN thời gian tới Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Công tác lưu trữ quan KBNN - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Cơ quan KBNN + Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến năm 2019 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn - Phương pháp luận: Việc nghiên cứu dựa phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử chủ nghĩa Mác-Lênin; sở quan điểm, chủ trương đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước công tác lưu trữ, nhiệm vụ đại hóa hành nhà nước nói chung, đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng - Phương pháp nghiên cứu: Các phương pháp nghiên cứu cụ thể sử dụng luận văn là: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp phân tích, tổng kết thực tiễn; Phương pháp thống kê-so sánh số phương pháp nghiên cứu khoa học khác Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Về mặt lý luận: Luận văn góp phần khẳng định cần thiết ý nghĩa việc đại hóa cơng tác lưu trữ lĩnh vực kho bạc nói chung quan KBNN nói riêng - Về mặt thực tế: Kết nghiên cứu luận văn sở cho việc đưa giải pháp tăng cường đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN, nâng cao vai trò nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ hoạt động quản lý điều hành quan KBNN Đồng thời, giải pháp tăng cường việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN tiếp tục nghiên cứu để áp dụng thực tế cho quan, tổ chức khác Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận pháp lý đại hóa cơng tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 Chương 3: Giải pháp tăng cường đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng quan, tổ chức, cá nhân 1.1.2 Vị trí, vai trị, nhiệm vụ cơng tác lưu trữ 1.1.2.1 Vị trí - Cơng tác lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy nhà nước - Công tác lưu trữ khâu quan trọng q trình xử lý thơng tin, nội dung quan trọng hoạt động cơng tác văn phịng có liên hệ mật thiết với cơng tác văn thư 1.1.2.2 Vai trò - Thứ nhất, tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Thứ hai, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Thứ ba, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, nâng cao trình độ QLNN - Thứ tư, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng hoạt động hiệu quả, đẩy nhanh tiến trình đại hóa hoạt động hành nhà nước thực cơng CCHC - Thứ năm, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại, hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân - Thứ sáu, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật thơng tin liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia 1.1.2.3 Nhiệm vụ - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ - Bảo quản an toàn tài liệu - Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ 1.1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 1.1.3.1 Tính chất khoa học 1.1.3.2 Tính chất mật 1.1.3.3 Tính chất xã hội 1.1.3.4 Tính chất pháp chế 1.1.4 Nội dung công tác lưu trữ 1.1.4.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 1.1.4.2 Ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác lưu trữ 1.1.4.3 Thực nghiệp vụ lưu trữ 1.2 Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ 1.2.1 Khái niệm đại hóa, đại hóa cơng tác lưu trữ 1.2.1.1 Hiện đại hóa Hiện đại hóa q trình ứng dụng trang bị thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đại vào trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ quản lý kinh tế xã hội 1.2.1.2 Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ việc áp dụng thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến, sử dụng phương tiện kỹ thuật đại công tác lưu trữ nhằm mục đích đưa cơng tác lưu trữ phát triển phù hợp với xu hướng thời đại 1.2.2 Nội dung đại hóa cơng tác lưu trữ 1.2.2.1 Xây dựng, hồn thiện chế, sách pháp luật đại hóa cơng tác lưu trữ 1.2.2.2 Xây dựng, hoàn chỉnh tiêu chuẩn, định mức kinh tế-kỹ thuật tất khâu nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 1.2.2.3 Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ 1.2.2.4 Nâng cao chất lượng người làm công tác lưu trữ 1.2.2.5 Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ 1.2.2.6 Phương tiện, sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ đảm bảo yêu cầu đại hóa 1.2.2.7 Nghiên cứu khoa học phục vụ việc đại hóa cơng tác lưu trữ 1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến đại hóa cơng tác lưu trữ 1.2.3.1 Yếu tố nhận thức, quan tâm người đứng đầu quan, tổ chức công tác lưu trữ 1.2.3.2 Yếu tố trình độ, cố gắng cán làm công tác lưu trữ 1.2.3.3 Yếu tố ứng dụng CNTT, trang thiết bị khoa học kỹ thuật Tiểu kết chương Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng quan, tổ chức, cá nhân Xuất phát từ u cầu đại hóa hành nhà nước việc đại hố cơng tác lưu trữ trở thành tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lý có chất lượng, giảm thiểu thủ tục hành khơng cần thiết Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ phương pháp làm đổi công tác lưu trữ, giúp cho công tác lưu trữ quan, tổ chức làm tốt chức đảm bảo thông tin văn phục vụ có hiệu cơng tác quản lý, điều hành lãnh đạo đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức an tồn, thơng suốt hiệu Vì tất lí đó, đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN hoạt động cấp thiết, có tính thực tiễn cao, đặc biệt giai đoạn nay, KBNN đẩy nhanh tiến độ hoàn thành mục tiêu chiến lược để xây dựng kho bạc điện tử vào năm 2020 giai đoạn phát triển năm Để nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN cần nắm rõ sở lý luận pháp lý trình bày Chương Đồng thời, sở để đề xuất giải pháp nhằm thực có hiệu việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 10 Chương THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2019 2.1 Khái quát quan Kho bạc Nhà nước 2.1.1 Vị trí chức quan KBNN Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg ngày 08/7/2015 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức KBNN trực thuộc BTC; theo đó: KBNN quan trực thuộc BTC, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng BTC QLNN quỹ NSNN, quỹ tài nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thực việc huy động vốn cho NSNN cho đầu tư phát triển thơng qua hình thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định pháp luật 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn quan KBNN - Dự thảo văn quy phạm pháp luật văn khác thuộc lĩnh vực quản lý KBNN trình Bộ trưởng BTC xem xét, phê duyệt để BTC trình cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; tổ chức thực văn quy phạm pháp luật văn khác lĩnh vực quản lý KBNN - Thực quản lý quỹ NSNN, quỹ tài nhà nước giao theo quy định pháp luật (quản lý, kiểm soát khoản thu, chi NSNN; quản lý nguồn vốn khác; quản lý quỹ ngoại tệ tập trung, quỹ tài nhà nước; quản lý khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, chấp; quản lý tài sản quốc gia quý quản lý tiền, tài sản, loại chứng có giá giao quản lý) - Tổ chức thực kế toán NSNN, quỹ tài sản Nhà nước, khoản viện trợ, vay nợ, trả nợ Chính phủ quyền địa phương (tổ chức hạch tốn kế tốn, báo cáo tình hình thực thu, chi NSNN; tổng hợp, lập toán NSNN) 11 - Tổ chức thực tổng kế toán nhà nước (tiếp nhận thơng tin báo cáo tài chính; tổng hợp thơng tin tài nhà nước; lập báo cáo tài nhà nước) - Tổ chức quản lý, điều hành ngân quỹ nhà nước (mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi; thực nghiệp vụ thu, chi, toán KBNN; xây dựng phát triển hệ thống công cụ, nghiệp vụ quản lý đại) - Tổ chức huy động vốn cho NSNN đầu tư phát triển thông qua việc phát hành trái phiếu Chính phủ - Tổ chức quản trị vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách kho bạc - Thanh tra chuyên ngành, kiểm tra, kiểm toán nội bộ, giải khiếu nại, tố cáo; thực phòng, chống tham nhũng thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định pháp luật - Hiện đại hóa hoạt động KBNN (xây dựng chế, sách quy trình nghiệp vụ phù hợp, ứng dụng CNTT, kỹ thuật tiên tiến, đại hóa sở vật chất hệ thống KBNN) - Thực công tác nội ngành thuộc lĩnh vực tổ chức máy, biên chế, tiền lương, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức; hợp tác quốc tế; CCHC; quản lý kinh phí NSNN cấp tài sản giao theo pháp luật 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quan KBNN 2.2 Thực trạng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 2.2.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 2.2.1.1 Về tổ chức máy làm công tác lưu trữ Tại quan KBNN, việc quản lý công tác văn thư công tác lưu trữ tổ chức thành phòng riêng biệt, độc lập với phòng khác chịu lãnh đạo, đạo Lãnh đạo Văn phòng 2.2.1.2 Về bố trí nhân làm cơng tác lưu trữ 12 Phịng Hành chính-Lưu trữ có 04 biên chế, bao gồm 01 Trưởng phòng phụ trách chung, 01 người phụ trách công tác văn thư, 02 người phụ trách công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ Trong 01 người trình độ thạc sĩ chun ngành Tài chính-Ngân hàng, 02 người có trình độ đại học chun ngành Lưu trữ-Quản trị văn phịng 01 người trình độ đại học chuyên ngành Văn thư 2.2.2 Việc ban hành văn quản lý công tác lưu trữ Trên sở quy định hành Nhà nước BTC công tác lưu trữ, KBNN kịp thời ban hành đầy đủ văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ cho toàn hệ thống KBNN cho quan KBNN, tạo sở pháp lý để bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý Tuy nhiên, có số văn hướng dẫn chỉnh lý, tiêu hủy hết giá trị, kinh phí chỉnh lý ban hành lâu, có điểm chưa cập nhập, bổ sung, thay gây lúng túng cho công chức lưu trữ trực tiếp thực nghiệp vụ lưu trữ 2.2.3 Việc thực nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 2.2.3.1 Hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Lưu trữ quan KBNN tiến hành 04 đợt thu thập hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ hình thành từ năm 1990 đến năm 2015 với số lượng 2.138 mét hồ sơ, tài liệu - Từ năm 2016 đến nay, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu không tiến hành thường xuyên Ngoài Lưu trữ quan KBNN chưa tiến hành thu thập tài liệu điện tử số loại hình tài liệu vật mang tin khác băng ghi âm, ghi hình, tài liệu ghi âm… kho lưu trữ quan chưa có hệ thống sở liệu hạ tầng CNTT trang thiết bị kỹ thuật thiết yếu để đáp ứng yêu cầu bảo quản khối hồ sơ, tài liệu theo quy định pháp luật 2.2.3.2 Chỉnh lý tài liệu Toàn hồ sơ tài liệu quan KBNN chỉnh lý để phục vụ tra cứu, khai thác Tuy nhiên, việc thực nghiệp vụ chỉnh lý số hạn chế chưa 13 có kế hoạch chỉnh lý, chưa ứng dụng sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu máy tính; cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu mục lục hồ sơ in thành quyển, nên tìm kiếm, tra cứu tài liệu lưu trữ thường nhiều thời gian 2.2.3.3 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu quan KBNN đạt yêu cầu là: xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn tính số lượng năm; xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Tài liệu bảo quản có thời hạn KBNN chủ yếu tài liệu có thời hạn bảo quản từ 70 năm trở xuống, chiếm tỉ lệ khoảng 80% số hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan KBNN Tỉ lệ 20% lại hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn Về công tác xác định giá trị để giao nộp tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử quan KBNN chưa tiến hành, phần nguyên nhân khối hồ sơ, tài liệu phải giữ lại Lưu trữ quan để thuận lợi cho việc phục vụ số liệu cho cơng tác tra, kiểm tốn nhu cầu khai thác cán bộ, công chức quan 2.2.3.4 Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ quan KBNN bố trí đủ thiết bị để bảo quan an tồn khối hồ sơ, tài liệu lưu trữ kho Tuy nhiên, kho lưu trữ đặt tầng trụ sở quan, dễ xảy tình trạng ngập úng mùa mưa bão, ẩm thấp mùa đông, gây an toàn cho tài liệu lưu trữ Một số biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu chống nấm mốc, chống côn trùng, khử trùng, khử axit chưa áp dụng, phần ảnh hưởng tới tình trạng vật lý tuổi thọ tài liệu lưu trữ 2.2.3.5 Hoạt động thống kê Cơ quan KBNN thực nghiêm túc, đầy đủ, kịp thời chế độ thống kê công tác lưu trữ theo quy định Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ Tuy nhiên, việc thống kê lưu trữ quan KBNN tiến hành theo phương thức thủ công, chưa triển khai 14 phần mềm thống kê công tác lưu trữ trực tuyến số đơn vị quan hành nhà nước khác 2.2.3.6 Hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ Nhìn chung hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan KBNN diễn liên tục, thường xuyên có chiều hướng tăng giảm năm phục vụ đợt tra, kiểm toán nhu cầu khai thác, nghiên cứu khoa học công chức, viên chức quan KBNN Tuy nhiên, Lưu trữ quan chưa áp dụng CNTT công tác lưu trữ nên việc quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tiến hành tồn tồn theo phương thức thủ cơng, sổ sách tài liệu giấy, nên phục vụ khai thác nhiều đối tượng lúc nhiều thời gian công sức công chức làm công tác lưu trữ 2.2.4 Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ Kho lưu trữ quan KBNN bố trí tầng hầm trụ sở quan; kho xây dựng theo tiêu chuẩn kho lưu trữ chuyên dùng theo quy định Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Kho lưu trữ quan KBNN có diện tích 528 m2; phịng đọc khu vực chỉnh lý 210 m2; phòng bảo quản tài liệu 318 m2 Kho lưu trữ quan trang bị đầy đủ thiết bị bảo vệ, thiết bị bảo quản tài liệu theo quy định; đảm bảo chế độ độ ẩm, ánh sáng kho; giá di động, giá cố định; hệ thống phịng cháy chữa cháy tự động khí CO2; hệ thống điều hịa khơng khí 2.2.5 Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ Hiện tại, việc ứng dụng CNTT công tác lưu trữ quan KBNN nhiều hạn chế, cụ thể: Lưu trữ quan chưa triển khai Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, nên chưa thể chuyển giao văn điện tử giai đoạn văn thư vào lưu trữ để đảm bảo giá trị lưu trữ văn bản, tài liệu Cơ quan KBNN chưa tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ giấy, đặc biệt tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, dẫn đến quan KBNN khơng có nguồn sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử phục vụ cho hoạt động khai thác thông tin điện tử cá nhân, đơn vị quan 15 2.2.6 Nghiên cứu khoa học công tác lưu trữ Tại quan KBNN chưa có cơng trình nghiên cứu khoa học công tác lưu trữ, quan tâm Lãnh đạo KBNN, để chuẩn bị cho nhiệm vụ trọng tâm nhằm cụ thể hóa chương trình hành động hình thành KBNN điện tử, KBNN tổ chức khóa học “Đào tạo phương pháp lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử cho KBNN” từ ngày 29/11 đến 10/12/2017 cho 15 công chức, viên chức KBNN Liên bang Nga Sau khóa học, cơng chức, viên chức KBNN trang bị kiến thức đại công tác văn thư, lưu trữ điện tử lực lượng nịng cốt góp phần triển khai, thực hiệu việc đại hóa cơng tác lưu trữ, công tác bảo quản hồ sơ điện tử hệ thống KBNN 2.3 Đánh giá việc đại hóa công tác lưu trữ quan KBNN 2.3.1 Những kết đạt - Toàn tài liệu kho lưu trữ bảo quản tổ chức chỉnh lý khoa học, lập công cụ tra cứu xây dựng nội quy sử dụng tài liệu, tất tài liệu đưa phục vụ khai thác theo dõi, quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn thuận lợi - Về biên chế công tác lưu trữ bố trí chuyên ngành văn thư, lưu trữ, biên chế trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ-Quản trị văn phòng - Về xếp tổ chức, kho tàng: Cơ quan KBNN bố trí đủ diện tích phịng làm việc trang thiết bị phục vụ cho công việc công chức phịng Hành chínhLưu trữ Trong kho lưu trữ trang bị đầy đủ hệ thống giá, kệ, hộp, bìa hồ sơ tất xếp cách chuyên nghiệp, khoa học, đảm bảo nguyên tắc khai thác tài liệu lưu trữ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy - KBNN ban hành đầy đủ hệ thống văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ 2.3.2 Hạn chế - Biên chế làm công tác lưu trữ cịn mỏng, lại kiêm nhiệm cơng tác văn thư nên khơng có thời gian để nghiên cứu khoa học, tìm tịi, áp dụng kịp thời tiến khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ 16 - Việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN dừng lại việc trang bị trang thiết bị bảo quản tài liệu giá, kệ, hệ thống báo cháy, chữa cháy mà chưa quan tâm tới việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ - Một số lượng lớn hồ sơ, tài liệu tồn đọng Vụ, Cục nghiệp vụ chưa thể thu thập vào kho lưu trữ Công tác tiêu hủy hồ sơ chưa diễn thường xuyên Hồ sơ, tài liệu bảo quản kho chưa số hóa, chưa giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử - Hầu hết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ quan KBNN thực theo phương thức thủ công, truyền thống, nhiều thời gian, công sức công chức làm lưu trữ, ảnh hưởng đến chất lượng chung công tác lưu trữ - Công chức lưu trữ chưa nắm rõ nội dung đại hóa cơng tác lưu trữ nên chưa thể đề xuất với Lãnh đạo KBNN, Lãnh đạo Văn phòng giải pháp trọng tâm tăng cường đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 2.3.3 Nguyên nhân 2.3.3.1 Nguyên nhân kết đạt - Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ nhận quan tâm, đạo sát Lãnh đạo KBNN Lãnh đạo Văn phịng nhằm đưa cơng tác lưu trữ đạt hiệu quả, chất lượng tốt - KBNN bước đẩy mạnh đại hóa hoạt động quản lý Đây bước cụ thể hóa chủ trương ứng dụng CNTT hoạt động quản lý quan hành nhà nước, đồng thời góp phần tạo thay đổi công tác lưu trữ quan KBNN theo hướng khoa học, đại 2.3.3.2 Nguyên nhân hạn chế - Chưa tạo đồng bộ, gắn kết đại hóa cơng tác lưu trữ với đại hóa hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác KBNN 17 - Chưa có lộ trình đại hóa cơng tác lưu trữ Chiến lược phát triển tổng thể KBNN giai đoạn 2016-2020 giải pháp triển khai cụ thể - Năng lực, trình độ phận cơng chức KBNN cịn hạn chế kiến thức, tư lề lối làm việc cũ; chưa theo kịp với yêu cầu đổi quản lý, đại hóa hoạt động KBNN nói chung, cơng tác lưu trữ nói riêng - Nguồn lực kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ quan tâm nhìn chung cịn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu theo hướng chuyên nghiệp, đại - Chưa có chế tài cụ thể xử lý hành vi vi phạm quy định hoạt động lưu trữ, chưa có chế độ đãi ngộ khen thưởng phù hợp cơng chức có sáng kiến ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ - Thiếu văn quy định cụ thể quan QLNN đại hóa cơng tác lưu trữ khái niệm đại hóa, mục đích, nội dung phương pháp đại hóa cơng tác lưu trữ dẫn đến nhiều cách hiểu không thống nhất, gây khó khăn cho hoạt động quản lý 18 Tiểu kết chương Trong năm qua, Lãnh đạo KBNN quan tâm sát đến công tác lưu trữ quan, trọng đến việc ban hành văn đạo, quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; bố trí nhân làm lưu trữ, bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ…Nhìn chung, cơng tác lưu trữ quan KBNN vào nề nếp, tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác, sử dụng quan Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ chủ yếu tiến hành theo phương pháp thủ công, chưa đáp ứng yêu cầu công đại hố đất nước nói chung lĩnh vực kho bạc nói riêng Thực tiễn cơng tác lưu trữ KBNN bộc lộ số nhược điểm: biên chế mỏng, việc ứng dụng CNTT công tác lưu trữ hạn chế, cụ thể quan KBNN chưa có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ; chưa tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ; chưa chiết xuất liệu từ Chương trình quản lý văn điều hành ngành Tài (eDocTC) thành sở liệu hồ sơ lưu trữ điện tử… Từ thực trạng địi hỏi cơng tác lưu trữ quan KBNN phải đổi theo hướng đại hơn, áp dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật công nghệ để đưa công tác lưu trữ lên vị trí mới, đồng thời phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hoạt động quan KBNN, phục vụ đắc lực cho mặt trận cung cấp thông tin chiến lược hình thành kho bạc điện tử thời gian tới KBNN Nắm rõ thực trạng công tác lưu trữ để qua tác giả có nhìn cụ thể mặt đạt mặt hạn chế công tác lưu trữ quan KBNN, để qua có giải pháp thích hợp, phù hợp với thực tiễn hoạt động quan KBNN, nhằm giúp việc thực hiện đại hóa công tác lưu trữ đạt hiệu tốt 19 Chương GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC 3.1 Định hướng đại hóa cơng tác lưu trữ quan Kho bạc Nhà nước 3.1.1 Định hướng Nhà nước đại hóa cơng tác lưu trữ 3.1.2 Định hướng đại hóa cơng tác lưu trữ BTC KBNN 3.1.2.1 Định hướng BTC 3.1.2.2 Định hướng KBNN 3.2 Giải pháp tăng cường đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 3.2.1 Tăng cường nâng cao nhận thức cán bộ, công chức - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền phổ biến văn Đảng, Nhà nước quy định công tác lưu trữ, phổ biến chuyên đề văn đề cập tới vai trị, mục tiêu, tiến trình đại hóa cơng tác lưu trữ nước, ngành nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước - Tổ chức lớp đào tào bồi dưỡng công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức toàn quan - Tổ chức khảo sát mơ hình đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN, qua tận dụng ý kiến, sáng kiến cán bộ, công chức toàn quan việc xây dựng kế hoạch, lộ trình đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn đại hóa cơng tác lưu trữ Đây coi giải pháp mang tính sở tiền đề cho việc thực giải pháp khác Việc hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn đại hóa cơng tác lưu trữ tập trung văn sau: - Ban hành quy chế ứng dụng CNTT công tác lưu trữ quan KBNN 20 - Dựa theo quy định quan QLNN lưu trữ, sửa đổi, ban hành công văn hướng dẫn nội dung, tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế - Báo cáo, đề xuất với BTC kiến nghị Bộ Nội vụ ban hành văn sửa đổi, bổ sung, thay văn hướng dẫn cơng tác lưu trữ có nhiều bất cấp, hạn chế để thực thống nước Tạo điều kiện thuận lợi cho quan, tổ chức áp dụng thực tiễn hoạt động 3.2.3 Kiện toàn tổ chức máy kết hợp với đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ cho đội ngũ làm công tác lưu trữ - Thực sách điều động, ln chuyển cơng chức văn thư, lưu trữ hệ thống KBNN - Tăng cường cử công chức làm công tác lưu trữ quan tham gia khóa học đào tạo bồi dưỡng cơng tác văn thư, lưu trữ bảo vệ bí mật nhà nước KBNN, BTC Bộ Nội vụ tổ chức - Cử công chức lưu trữ tham gia khóa tập huấn khả ứng dụng phương tiện kỹ thuật vào cơng tác Tiếp tục cử cơng chức lưu trữ tham gia khóa học đào tạo lưu trữ nước có ngành lưu trữ phát triển đại, để công chức lưu trữ trải nghiệm tiện ích, thành việc đại hóa cơng tác lưu trữ mang lại, qua có động lực để tâm thực đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 3.2.4 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị cho cơng tác lưu trữ - Cần có có phương án chống ngập nước cho toàn kho lưu trữ, đảm bảo kho lưu trữ có khả chống ngập, úng nước mùa mưa bão, đồng thời có hệ thống hút ẩm tốt mùa đơng thời tiết gió mùa, mưa ẩm để bảo tăng cường tuổi thọ bảo vệ tình trạng vật lý tài liệu - Các biện pháp đầu tư, mua sắm trang thiết bị phục vụ cơng tác đại hóa lưu trữ cần tính tới là: Bổ sung trang thiết bị, kỹ thuật dùng cho kho lưu trữ 21 quan; Rà soát thay thế, sữa chữa trang thiết bị cũ, hỏng hóc; Lên kế hoạch, dự trù kinh phí mua sắm trang thiết bị, kỹ thuật cho việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu năm tiếp theo; Bố trí lại phịng làm việc công chức làm lưu trữ công chức làm văn thư 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác lưu trữ - Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ quan KBNN theo tác giả cần trọng hai nội dung là: áp dụng phần mềm lưu trữ ngành Tài chính; hai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ - Để việc ứng dụng CNTT vào cơng tác lưu trữ thành cơng Lãnh đạo KBNN, Lãnh đạo Văn phòng cần ý tới biện pháp sau: Quan tâm tới công chức làm công tác lưu trữ, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT; Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức hình thành thói quen tác nghiệp môi trường mạng cho cán làm công tác lưu trữ; Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá lực ứng dụng CNTT công chức làm công tác lưu trữ; Thường xuyên nâng cấp, cập nhập phần mềm diệt vi rút để bảo vệ liệu lưu trữ điện tử 3.2.6 Tổ chức thực hoạt động quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ theo hướng đại hoá Đây giải pháp trọng tâm mà Lãnh đạo KBNN cần phải quan tâm, đạo liệt để công tác lưu trữ quan KBNN ngày vào nề nếp, quy định pháp luật lưu trữ 3.2.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ quan KBNN cần thực số biện pháp sau: Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể việc áp dụng ISO 9001:2015 công tác lưu trữ; Đào tạo nguồn nhân lực để chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015; Bố trí kinh phí cho tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh 22 giá, cấp chứng cho mua sắm máy móc trang thiết bị cần thiết cho áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 3.2.8 Bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện đại hóa cơng tác lưu trữ Đây coi giải pháp quan trọng mang tính bước ngoặc muốn cơng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN thành cơng Trong cơng tác lưu trữ có nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực như: mua sắm trang bị trang thiết bị kỹ thuật cần thiết phục vụ cho đại hóa cơng tác lưu trữ; tổ chức hội nghị văn thư, lưu trữ bảo vệ bí mật nhà nước quan, hệ thống KBNN; tổ chức đoàn khảo sát học tập nước cho đoàn học tập văn thư, lưu trữ quan hệ thống KBNN để học tập kinh nghiệm cơng tác đại hóa cơng tác lưu trữ; Kinh phí tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ… Với khối lượng cơng việc lớn vậy, địi hỏi phải có quan tâm Lãnh đạo KBNN, Lãnh đạo Văn phòng, đặc biệt việc tạo nguồn kinh phí để trì hoạt động, tiến tới đầu tư đại hóa cơng tác lưu trữ, nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng nói riêng quan KBNN nói chung 3.3 Một số kiến nghị 23 Tiểu kết chương Công tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức nói chung quan KBNN nói riêng Cơng tác lưu trữ quan KBNN gắn liền với hoạt động nghiệp vụ KBNN phục vụ trực tiếp cho công tác đạo, điều hành quan KBNN toàn hệ thống KBNN Để nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động công tác lưu trữ giai đoạn đòi hỏi quan KBNN phải đẩy mạnh đại hóa cơng tác lưu trữ, có cơng tác lưu trữ khơng bị thụt lùi, lạc hậu so với phần hoạt động nghiệp vụ cịn lại KBNN Vì vậy, để tận dụng hết giá trị để nâng cao hiệu việc đại hóa cơng tác lưu trữ, Lãnh đạo KBNN cần phải kết hợp nhiều giải pháp khác như: ban hành văn pháp lý phù hợp, nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức, mua sắm đầy đủ trang thiết bị, ứng dụng CNTT tiên tiến, bố trí kinh phí thường xuyên cho mặt hoạt động công tác lưu trữ , có việc đại hóa công tác lưu trữ quan KBNN khả thi đạt thành công 24 KẾT LUẬN Vai trị cơng tác lưu trữ cung cấp thơng tin nhằm phục vụ đắc lực cho việc đạo, điều hành, xử lý công việc hoạch định công việc tương lai Đối với hoạt động quan KBNN, vai trị cơng tác lưu trữ lại có ý nghĩa quan hơn, hồ sơ, tài liệu KBNN liên quan đến công tác quản lý sử dụng tiền bạc, tài sản Nhà nước Thực mục tiêu chung chương trình tổng thể CCHC nhà nước ta hướng tới xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, đại hoá, hoạt động có hiệu lực, hiệu để phục vụ người dân, doanh nghiệp xã hội Từ mục tiêu chung đó, thực việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN nhiệm vụ đắn, cần thiết phù hợp với xu chung định hướng phát triển ngành lưu trữ nói riêng đất nước ta nói chung Qua nghiên cứu thực tế, tác giả nhận thấy công tác lưu trữ quan KBNN nhiều hạn chế, bất cập, ảnh hướng tới việc định hướng đổi tổng thể hoạt động quan KBNN Chính từ hạn chế, tồn đó, tác giả đề giải pháp có tính ứng dụng cao nhằm tăng cường việc đại hóa công tác lưu trữ quan KBNN, đưa công tác lưu trữ theo quỹ đạo phát triển chung KBNN, phục vụ cho chiến lược hình thành kho bạc điện tử Tác giả mong muốn giải pháp đề cập đây, không áp dụng thành cơng quan KBNN mà cịn áp dụng chung cho CQNN khác việc thực mục tiêu đại hóa cơng tác lưu trữ quan, tổ chức, để công tác lưu trữ góp phần cơng sức cơng đại hóa hành nước ta giai đoạn nay./ 25 ... CƯỜNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC 3.1 Định hướng đại hóa cơng tác lưu trữ quan Kho bạc Nhà nước 3.1.1 Định hướng Nhà nước đại hóa cơng tác lưu trữ 3.1.2 Định hướng đại. .. văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác lưu trữ 1.1.4.3 Thực nghiệp vụ lưu trữ 1.2 Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ 1.2.1 Khái niệm đại hóa, đại hóa cơng tác lưu trữ 1.2.1.1 Hiện đại hóa Hiện. .. việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 10 Chương THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2019 2.1 Khái quát quan Kho bạc Nhà nước