(Luận văn thạc sĩ) nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại sở khoa học và công nghệ thành phố hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC MÃ SỐ: 8320303 Người thực hiện: Trương Thanh Lộc Lớp thạc sĩ khóa: niên khóa: 2018-2020 Người hướng dẫn: CVCC TS Phan Đình Nham Hà Nội, Tháng 12/2020 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận 5.2 Phương pháp phân tích, tổng hợp 5.3 Phương pháp so sánh 5.4 Phương pháp khảo sát 5.5 Phương pháp đánh giá 5.6 Phương pháp hệ thống 6 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bố cục luận văn PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Cơ sở lý luận hoạt động lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Hoạt động lưu trữ 1.1.1.2 Nâng cao 1.1.1.3 Hiệu 1.1.1.4 Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 1.1.2 Nội dung, vai trò hoạt động lưu trữ 1.1.2.1 Nội dung hoạt động lưu trữ 1.1.2.2 Vai trò hoạt động lưu trữ hoạt động Sở 10 1.1.3 Ý nghĩa, tác dụng hoạt động lưu trữ đời sống xã hội 10 1.1.4 Tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ 12 1.2 Cơ sở pháp lý hoạt động lưu trữ 16 Tiểu kết Chương 18 Chương KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Khái quát Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 19 2.1.1 Lịch sử hình thành 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 21 2.2 Tổng quan thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 24 2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ 24 2.2.1.1 Thành phần tài liệu lưu trữ 24 2.2.1.2 Nội dung tài liệu lưu trữ 26 2.2.2 Ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ 27 2.3 Thực trạng hoạt động lưu trữ Sở 29 2.3.1 Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ 29 2.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 32 2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 33 2.3.4 Công tác thống kê tài liệu 35 2.3.5 Công tác bảo quản tài liệu 35 2.3.6 Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 37 2.4 Đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Sở 39 2.4.1 Ưu điểm 39 2.4.2 Hạn chế 39 2.4.3 Nguyên nhân 41 Tiểu kết Chương 41 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1 Nhóm giải pháp nghiệp vụ 42 3.1.1 Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 42 3.1.2 Nâng cao hiệu chỉnh lý tài liệu 43 3.1.3 Nâng cao hiệu tính xác việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Sở 44 3.1.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ biện pháp 46 3.1.5 Đa dạng hóa cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 46 3.1.6 Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 47 3.2 Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí 47 3.3 Nhóm giải pháp chung 48 3.3.1 Nâng cao nhận thức hoạt động lưu trữ 48 3.3.2 Tăng cường kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước giao nộp vào Lưu trữ quan 49 3.3.3 Rà soát, sửa đổi ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động lưu trữ Sở 49 3.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ 49 Tiểu kết Chương 50 PHẦN KẾT LUẬN 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh” nghiên cứu tơi tìm hiểu hồn thành Những thông tin nội dung đề tài dựa nghiên cứu thực tế hoàn toàn với nguồn trích dẫn Nếu sai tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm Tác giả luận văn Trương Thanh Lộc LỜI CÁM ƠN Để hồn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng viên tận tình giảng dạy, trang bị cho kiến thức vô quý báu suốt thời gian học tập Trường Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ lãnh đạo Văn phịng Sở đồng chí, đồng nghiệp quan tạo điều kiện cho hồn thành luận văn Đặc biệt, tơi xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn tận tình CVCC TS Phan Đình Nham giúp tơi hồn thành luận văn Trong q trình thực đề tài, ngồi nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thân, cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước; nhiên, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy (cơ) bạn để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cám ơn./ Hà Nội, ngày tháng Tác giả Trương Thanh Lộc năm PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao, ngày tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng công cụ thiếu việc xây dựng, triển khai sách quản lý, nghiên cứu hay đời sống cá nhân Trong kỷ XXI, tài liệu lưu trữ khẳng định vai trị, vị trí để góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng quốc gia tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc Cũng lí mà ngày Đảng, Nhà nước quan chun mơn có liên quan ngày có quan tâm, đạo, hướng dẫn quản lý nhà nước việc thực hoạt động lưu trữ nhằm mục đích phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích Nhà nước xã hội Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Trong năm qua, công tác lưu trữ quốc gia giới nói chung Việt Nam nói riêng tiến bước dài Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với sách Đảng Nhà nước, ngày hoàn thiện, phù hợp với tiến trình phát triển đất nước hội nhập sâu, rộng vào nghiệp lưu trữ quốc tế Trong bối cảnh cải cách hành nhà nước mạnh mẽ, xây dựng phủ điện tử, hệ thống quan quản lý lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia bước kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày mở rộng, khối lượng tài liệu lưu trữ ngày lớn công tác lưu trữ ngày phức tạp Trong năm gần đây, hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt Sở) có nhiều tiến Ban lãnh đạo Sở dành quan tâm Tuy nhiên tồn tại, hạn chế vấn đề như: hồ sơ, tài liệu lưu trữ phân tán phòng chun mơn; tình trạng giao nộp tài liệu vào lưu trữ chưa quy định Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu nhiều vấn đề bất cập chưa pháp luật quy định làm để vừa phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mà bảo đảm nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước bí mật đời tư bối cảnh an ninh giới nước ngày phức tạp, danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ; việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qua mạng; việc mang tài liệu lưu trữ nước ngồi… Cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sở chủ yếu hình thức phục vụ độc giả chỗ chưa đáp ứng u cầu xã hội thơng tin Ngồi ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, hình thức sử dụng chủ yếu tra cứu sổ sách gây nhiều thời gian cho công chức lưu trữ việc tìm kiếm Xuất phát từ vấn đề nên tác giả chọn đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn Thơng qua luận văn này, tác giả hy vọng giúp cho hoạt động lưu trữ Sở nâng cao qua phát huy tối đa hiệu hoạt động Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đáp ứng yêu cầu cải cách hành Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lưu trữ đặc biệt hoạt động lưu trữ vấn đề khơng có nhiều viết, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu đề cập đến khía cạnh vấn đề khác nhau, quan cụ thể khác mức độ khác hồn tồn nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng đề tài Các cơng trình nghiên cứu vào nghiên cứu vấn đề khía cạnh định quan định, có tác dụng lớn cho việc vận dụng hoạt động quan Dưới số công trình nghiên cứu đề cập tới vấn đề hoạt động lưu trữ như: + Trong giáo trình chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm thể khâu nhiệm vụ sau: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tổ chức cơng cụ tra cứu + Giáo trình “Lưu trữ học Đại cương” hai tác giả Phan Đình Nham - Bùi Loan Thùy biên soạn, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015 + “Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức kho lưu trữ Việt Nam” tác 10 giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu + Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ bản” tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006 + “Vấn đề thu thập tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh” Đào Xuân Chúc Tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam số 1/2002 – tr 12-15 + “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thời kỳ đổi đất nước” tác giả Phan Đình Nham Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1993 + Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ” tác giả Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội” tác giả Phạm Thị Diệu Linh, năm 2009 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp” tác giả Hoàng Hải Yến, năm 2014 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Nghiên cứu số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng”, tác giả Nguyễn Thị Thanh Linh, năm 2013 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan Bộ (qua thực tế số Bộ)”, tác giả Nguyễn Thị Lan, năm 2019 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Nội vụ - Đại học Quốc gia Hà Nội + Luận văn “Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo”, tác giả Phạm Thị Chung, năm 2009 Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội Các cơng trình, đề tài, viết nêu chủ yếu tập trung nghiên cứu nguyên tắc, sở phương pháp thực số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ quan cụ thể STT 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu hóa tổ chức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu công bố đủ lực thực hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chuyên gia đánh giá chứng nhận sản phẩm tổ chức đánh giá phù hợp Hồ sơ, tài liệu đăng ký sản phẩm có khả gây an tồn thuộc trách nhiệm quản lý Bộ Khoa học Công nghệ Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện thực hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước cho chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá thực hoạt động tư vấn, đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy xác nhận cấp thẻ chuyên gia tư vấn đủ điều kiện tư vấn, đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện thực hoạt động đào tạo tư vấn, đánh giá HTQLCL theo TCVN ISO 9001 quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự sản phẩm, hàng hóa xuất thuộc trách nhiệm quản lý Bộ Khoa học Công nghệ (cấp mới, cấp lại, thu hồi); Yêu cầu Giấy chứng nhận lưu hành tự sản phẩm, hàng hóa nhập Hồ sơ, tài liệu thực hợp đồng tư vấn suất chất lượng doanh nghiệp Hồ sơ, tài liệu kiểm tra nhà nước Hồ sơ, tài liệu kiểm tra nhà nước đo lường, chất lượng sản phẩm hàng hóa VII Hồ sơ, tài liệu an toàn xạ, hạt nhân lượng nguyên tử Hồ sơ, tài liệu cấp Chứng hành nghề hoạt động dịch vụ hỗ trợ ứng dụng lượng nguyên tử trừ hoạt động đào tạo an toàn xạ (cấp mới, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu thẩm định Báo cáo đánh giá an toàn hoạt động thăm dị, khai thác quặng phóng xạ Thời hạn bảo quản 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 10 năm 07 năm 10 năm 05 năm 10 năm 30 năm Vĩnh viễn STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 98 Hồ sơ, tài liệu khai báo chất phóng xạ, chất thải phóng xạ Hồ sơ, tài liệu khai báo thiết bị xạ (trừ thiết bị Xquang chuẩn đoán y tế) Hồ sơ, tài liệu khai báo vật liệu hạt nhân, thiết bị hạt nhân Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy phép tiến hành công việc xạ (cấp mới, cấp sửa đổi, bổ sung, gia hạn, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy đăng ký hoạt động dịch vụ đào tạo an toàn xạ (cấp mới, sửa đổi, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu cấp Chứng nhân viên xạ, Chứng hành nghề dịch vụ đào tạo an toàn xạ (cấp mới, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, giám sát hoạt động đào tạo an toàn xạ đơn vị thực dịch vụ đào tạo an toàn xạ Hồ sơ, tài liệu phê duyệt kế hoạch ứng phó cố xạ hạt nhân - Cấp quốc gia - Cấp tỉnh - Cấp sở Hồ sơ, tài liệu kiểm định thiết bị xạ hiệu chuẩn thiết bị ghi đo xạ Hồ sơ, tài liệu quan trắc, cảnh báo phóng xạ, đánh giá tác động môi trường Hồ sơ, tài liệu chuẩn đo lường xạ, kiểm chuẩn thiết bị xạ thiết bị đo lường xạ Hồ sơ, tài liệu tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật thực dịch vụ hỗ trợ ứng dụng lượng nguyên tử Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy đăng ký hoạt động dịch vụ hỗ trợ ứng dụng lượng nguyên tử (cấp mới, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, cấp lại, thu hồi) Hồ sơ, tài liệu phê duyệt dự án đầu tư xây dựng lò phản ứng hạt nhân Hồ sơ, tài liệu phê duyệt địa điểm lò phản ứng hạt nhân Hồ sơ, tài liệu cấp phép lò phản ứng hạt nhân - Được cấp phép - Không cấp phép Hồ sơ, tài liệu thu gom ứng phó cố nguồn 05 năm 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 05 năm 05 năm 15 năm 30 năm 30 năm 10 năm 30 năm 30 năm 15 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 15 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm STT 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản phóng xạ qua sử dụng vật liệu hạt nhân nằm kiểm sốt Hồ sơ, tài liệu ứng phó cố xạ hạt nhân cấp quốc gia VIII Tài liệu tổng hợp HS văn gửi chung đến quan: - Chủ trương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) - Gửi để biết Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác - Tổng kết năm - Sơ kết Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm: - Của quan cấp - Của quan đơn vị trực thuộc Kế hoạch, báo cáo công tác quý, tháng, tháng - Của quan cấp - Của quan đơn vị trực thuộc Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần - Của quan cấp - Của quan đơn vị trực thuộc Báo cáo công tác đột xuất Thông báo ý kiến, kết luận họp Hồ sơ tổ chức thực chủ trương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước Hồ sơ tổ chức thực chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề chung ngành, quan Hồ sơ ứng dụng ISO ngành, quan Tài liệu công tác thông tin, tuyên truyền quan - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Sổ ghi biên họp giao ban, sổ tay công tác lãnh đạo quan Tài liệu hoạt động Lãnh đạo Sở (báo cáo, thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, phát biểu kiện lớn…) Tập công văn trao đổi vấn đề chung IX Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Tập văn quy hoạch, kế hoạch, thống kê lĩnh vực Vĩnh viễn Vĩnh viễn Đến văn hết hiệu lực thi hành 05 năm Vĩnh viễn 05 năm 10 năm Vĩnh viễn 05 năm 20 năm 05 năm 10 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Đến văn hết STT 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản khoa học công nghệ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Kế hoạch, báo cáo thực công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Công văn trao đổi công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê, điều tra Tài liệu quy hoạch Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, quan; Hồ sơ quản lý, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình mục tiêu ngành, quan Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu đối tượng thuộc phạm vi quản lý ngành, quan Báo cáo đánh giá thực đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước: - Tổng kết - Sơ kết Hồ sơ thành lập, giải thể, sáp nhập đơn vị Tài liệu kế hoạch Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm - Cơ quan ban hành - Cơ quan thực - Cơ quan để biết Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch ngành, quan: - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch Tài liệu thống kê Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, tháng, tháng Hồ sơ xây dựng, ban hành văn chế độ/quy định, hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 05 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn STT 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu hướng dẫn thống kê ngành Báo cáo phân tích dự báo Báo cáo điều tra - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo sở, phiếu điều tra X Tài liệu tổ chức, cán Tập văn công tác tổ chức, cán gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn tổ chức, cán Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức quan đơn vị trực thuộc Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đơn vị trực thuộc Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể quan đơn vị trực thuộc Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán Hồ sơ quy hoạch cán Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi Hồ sơ kỷ luật cán Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bảo hiểm xã hội …) Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 70 năm 20 năm 05 năm 70 năm 70 năm Vĩnh viễn 70 năm Vĩnh viễn STT 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu ngành, quan Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán quan Hồ sơ cơng tác bảo vệ trị nội quan Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ Hồ sơ công tác bảo hiểm xã hội quan Công văn trao đổi công tác tổ chức, cán XI Tài liệu lao động, tiền lương Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Tập văn lao động, tiền lương gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Công văn trao đổi công tác lao động, tiền lương Tài liệu lao động Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động ngành báo cáo thực Hợp đồng lao động vụ việc Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm ngành, quan Tài liệu tiền lương Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương ngành báo cáo thực Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp ngành báo cáo thực Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức XII Tài liệu tài chính, kế tốn Tập văn tài chính, kế tốn gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định tài chính, kế tốn Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm quan đơn vị trực thuộc Kế hoạch, báo cáo tài tốn quan Thời hạn bảo quản 10 năm 20 năm 10 năm 70 năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành 10 năm Vĩnh viễn 05 năm sau chấm dứt hợp đồng Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn STT 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản - Hàng năm - Tháng, quý, tháng, tháng Kế hoạch, báo cáo tài tốn đơn vị trực thuộc - Hàng năm - Quý Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ kiểm toán quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài Cơng văn trao đổi cơng tác tài chính, kế tốn XIII Tài liệu xây dựng Tập văn xây dựng gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng ban hành chế độ/quy định, hướng dẫn xây dựng ngành, quan Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Q, tháng Hồ sơ Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn Vĩnh viễn 20 năm Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình Vĩnh viễn 10 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm 05 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Theo tuổi thọ cơng trình 15 năm STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 194 10 năm 197 Công văn trao đổi xây dựng XIV Tài liệu lựa chọn nhà thầu Hồ sơ đấu thầu: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, báo cáo đánh giá, thẩm định phê duyệt kết đấu thầu (Trừ trường hợp hủy thầu) Bản gốc Hồ sơ dự thầu (HSDT) đơn vị trúng thầu xây lắp Bản gốc Hồ sơ dự thầu đơn vị trúng thầu mua sắm hàng hóa 198 Bản HSDT đơn vị trúng thầu, gốc HSDT đơn vị không trúng thầu 195 196 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 Hồ sơ lựa chọn nhà thầu trường hợp Hủy thầu Hồ sơ đề xuất tài nhà thầu khơng vượt qua bước đánh giá kỷ thuật theo phương thức đấu thầu túi hồ sơ XV Tài liệu hợp tác quốc tế Tập văn hợp tác quốc tế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, … Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, … Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế quan chủ trì Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế ngành, quan Hồ sơ việc thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nước Hồ sơ gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, 20 năm Theo tuổi thọ cơng trình 10 năm kể từ ngày toán duyệt 05 năm kể từ ngày toán duyệt 01 năm kể từ có định hủy thầu Cùng thời gian hoàn trả đảm bảo dự thầu Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn STT 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu thống kê…) Công văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế XVI Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Tập văn tra giải khiếu nại, tố cáo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác Công văn trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo XVII Tài liệu thi đua, khen thưởng Tập văn thi đua, khen thưởng gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn thi đua, khen thưởng Hồ sơ hội nghị thu đua quan chủ trì tổ chức Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm Thời hạn bảo quản 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 20 năm 05 năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn 05 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 10 năm STT 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Chủ tịch UBND Thành phố - Các hình thức khen thưởng người đứng đầu quan Công văn trao đổi công tác thi đua, khen thưởng XVIII Tài liệu pháp chế Tập văn công tác pháp chế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế quan chủ trì Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, tháng Hồ sơ việc góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật quan khác chủ trì Hồ sơ hội nghị cơng tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật Hồ sơ việc rà soát văn quy phạm pháp luật Hồ sơ thẩm định văn quy phạm pháp luật Hồ sơ việc góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật quan khác chủ trì Cơng văn trao đổi cơng tác pháp chế XIX Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ Tập văn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng Hồ sơ hội nghị cơng tác văn phịng, văn thư, lưu trữ quan tổ chức Hồ sơ thực cải cách hành Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Hồ sơ lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn 05 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm 20 năm 20 năm Vĩnh viễn STT 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 Tên nhóm hồ sơ, tài liệu ngành, quan Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai tác sử dụng…) Hồ sơ quản lý sử dụng dấu Tập lưu, sổ đăng ký văn quan - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác Sổ đăng ký văn đến Công văn trao đổi công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Tài liệu quản trị công sở Tập văn công tác quản trị công sở gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế công tác quản trị công sở Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hố cơng sở Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân quân tự vệ quan Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai … quan Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở quan Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị quan Cơng văn trao đổi công tác quản trị công sở XX Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan Tài liệu tổ chức Đảng Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ương cấp ủy Đảng Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát Thời hạn bảo quản 20 năm 20 năm 20 năm Vĩnh viễn 50 năm 20 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 10 năm 10 năm 10 năm 05 năm Theo tuổi thọ thiết bị 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản 264 265 266 267 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên Hồ sơ đảng viên Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) Cơng văn trao đổi công tác Đảng Tài liệu tổ chức Công đoàn Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội tổ chức cơng đồn quan Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị tổ chức Cơng đồn Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức cơng đồn Sổ sách Cơng văn trao đổi cơng tác Cơng đồn Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đoàn Thanh niên Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đồn Thanh niên quan Sổ sách Cơng văn trao đổi cơng tác Cơng đồn 70 năm 70 năm 20 năm 10 năm 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 10 năm SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2003 -2007 Phương án phân loại cho sở lựa chọn phân loại phông lưu trữ cấu tổ chức - thời gian Vận dụng phương án trước hết ta lấy tài liệu phông phân loại cấu tổ chức; sau phân chia thành năm; phân loại theo lĩnh vực hoạt động Bước 1: Căn vào cấu Sở Khoa học Công nghệ giai đoạn 20032007, tài liệu phân chia thành nhóm sau: Văn phịng Phịng Kế hoạch – Tài Phòng Thanh tra Phòng Quản lý Khoa học Phịng Quản lý Cơng nghệ Thị trường Cơng nghệ Phịng Quản lý Sở hữu trí tuệ Phịng Quản lý Khoa học Cơng nghệ sở Bước 2: Tài liệu nhóm phân tiếp dựa vào đặc trưng thời gian (năm hoạt động) Văn phịng Phịng Kế hoạch – Tài 1.1 Năm 2003 2.1 Năm 2003 1.2 Năm 2004 2.2 Năm 2004 1.3 Năm 2005 2.3 Năm 2005 1.4 Năm 2006 2.4 Năm 2006 1.5 Năm 2007 2.5 Năm 2007 Phòng Thanh tra Phòng Quản lý Khoa học 3.1 Năm 2003 4.1 Năm 2003 3.2 Năm 2004 4.2 Năm 2004 3.3 Năm 2005 4.3 Năm 2005 3.4 Năm 2006 4.4 Năm 2006 3.5 Năm 2007 4.5 Năm 2007 Phịng Quản lý Cơng nghệ Thị trường Cơng nghệ 5.1 Năm 2003 5.2 Năm 2004 5.3 Năm 2005 5.4 Năm 2006 5.5 Năm 2007 Phòng Quản lý Sở hữu trí tuệ 6.1 Năm 2003 6.2 Năm 2004 6.3 Năm 2005 6.4 Năm 2006 6.5 Năm 2007 Phịng Quản lý Khoa học Cơng nghệ sở 7.1 Năm 2003 7.2 Năm 2004 7.3 Năm 2005 7.4 Năm 2006 7.5 Năm 2007 Bước 3: Tài liệu nhóm phân chia theo cấp độ dựa vào đặc trưng tên loại tài liệu Văn phòng 1.1 Năm 2003 1.1.1 Tài liệu tổ chức, cán 1.1.2 Tài liệu hành chính, quản trị công sở … Bước 4: Tài liệu nhóm nhỏ lại tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ dựa vào đặc trưng nhóm tài liệu cụ thể Văn phịng 1.1 Năm 2003 1.1.1 Tài liệu tổ chức, cán - Tài liệu đạo, hướng dẫn chung công tác tổ chức, cán - Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn tổ chức, cán - Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế 1.1.2 Tài liệu hành chính, quản trị công sở - Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Hồ sơ thực cải cách hành - Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ … Phịng Kế hoạch – Tài 2.1 Năm 2003 2.1.1 Tài liệu tài kế tốn - Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định tài chính, kế tốn - Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Kế hoạch, báo cáo tài tốn quan 2.1.2 Tài liệu kế hoạch - Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch ngành, quan - Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch … Cứ tài liệu phân chia đến cấp độ nhỏ hồ sơ, đơn vị bảo quản tùy thuộc vào đặc trưng số lượng tài liệu phông nhóm tài liệu ... nghiên cứu - Thực trạng hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 12 - Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 4.2 Phạm vi nghiên... HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Khái quát Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh 2.1.1 Lịch sử hình thành Ngày 05 tháng năm 1976, quan quản... cứu phạm vi hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh từ năm 2003