Kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn thanh sơn

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM DƯƠNG THỊ PHÚC KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THANH SƠN Ngành: Ke toán định hướng ứng dụ ng Mã số: 8340301 Người hướng dẫn khoahọc : PGS.TS Bùi Bằng Đồn NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn luận văn tơi thực hiện, tất sở lý thuyết, số liệu luận văn trích dẫn nguồn đầy đủ, quy định Những số liệu, liệu phân tích luận văn liệu lấy từ báo cáo Cơng ty TNHH Thanh Sơn Q trình xử lý, phân tích liệu ghi lại kết nghiên cứu luận văn tơi thực khơng chép từ cơng trình nghiên cứu khoa học khác Hà Nội ngày tháng Tác giả luận văn Dương Thị Phúc i năm 2019 LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập, nghiên cứu giảng dạy tận tình Q thầy Học viện Nơng nghiệp Việt Nam, xin gửi lời cảm ơn chân thành đền Thầy, Cô giáo giảng dạy suốt thời gian học tập Đặc biệt xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến thầy giáo Bùi Bằng Đoàn, người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ suốt thời gian thực luận văn Cảm ơn Ban giám đốc Công ty TNHH Thanh Sơn, Phịng ban Cơng ty hỗ trợ tơi nhiều q trình thực khảo sát điều tra thu thập số liệu Cảm ơn anh chị em học viên lớp Cao học CH26 Thái Bình ủng hộ, động viên, chia sẻ giúp đỡ tơi suốt q trình học tập thực luận văn Tôi xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội ngày tháng Tác giả luận văn Dương Thị Phúc ii năm 2019 MỤC LỤC Lời cam đoan i Lời cảm ơn ii Mục lục iii Danh mục sơ đồ, bảng v Trích yếu luận văn vi Thesis abstract viii Phần Mở đầu 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phần Cơ sở lý luận thực tiễn 2.1 Cơ sở lý luận kiểm soát nội toán doanh nghiệp 2.1.1 Một số vấn đề hệ thống kiểm soát nội 2.1.2 Kiểm soát nội toán doanh nghiệp 17 2.1.3 Yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội toán doanh nghiệp 26 2.2 Cơ sở thực tiễn 30 2.2.1 Kinh nghiệm kiểm soát nội toán số doanh nghiệp Việt Nam 30 2.2.2 Bài học kinh nghiệm cho công ty TNHH Thanh Sơn 34 Phần Đặc điểm địa bàn phương pháp nghiên cứu 35 3.1 Giới thiệu công ty tnhh sơn 35 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 35 3.1.2 Đặc điểm tổ chức máy quản lý Công ty 36 3.1.3 Kết hoạt động kinh doanh Công ty 37 3.2 Phương pháp nghiên cứu 40 iii 3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 40 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu Error! Bookmark not defined 3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu Error! Bookmark not defined Phần Kết nghiên cứu thảo luận 43 4.1 Thực trạng quan hệ tốn cơng ty 43 4.1.1 Đặc điểm quan hệ tốn Cơng ty 43 4.2 Thực trạng kiểm soát nội tốn cơng ty sơn 53 4.2.1 Các quy định Công ty liên quan đến hoạt động toán 53 4.2.2 Thực trạng rủi ro tốn Cơng ty 69 4.2.3 Nhân tố ảnh hưởng đến kiểm sốt nội tốn Cơng ty 79 4.3 Giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội tốn cơng ty 86 4.3.1 Định hướng phát triển Công ty 86 4.3.2 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội tốn Cơng ty 87 Phần Kết luận kiến nghị 93 5.1 Kết luận 93 5.2 Kiến nghị 94 Danh mục tài liệu tham khảo 96 Phụ lục 97 iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG Sơ đồ 4.1 Khái quát chu trình mua hàng, tồn trữ trả tiền công ty 56 Bảng 4.1 Ý kiến nhà cung cấp công tác đối chiếu công nợ Công ty TNHH Thanh Sơn 58 Bảng 4.2 Bảng chế độ phụ cấp cho người lao động 60 Bảng 4.3 Quy trình chấm cơng Công ty TNHH Thanh Sơn 61 Bảng 4.4 Mẫu bảng chấm công Công ty TNHH Thanh Sơn 62 Bảng 4.5 Bảng quy trình tính lương Cơng ty TNHH Thanh Sơn 63 Bảng 4.6 Quy trình điều chỉnh lương Công ty TNHH Thanh Sơn 63 Bảng 4.7 Ý kiến người lao động quy trình tính lương Cơng ty TNHH Thanh Sơn 64 Bảng 4.8 Ý kiến nhân viên cơng tác tốn với nhà nước Cơng ty TNHH Thanh Sơn 68 Bảng 4.9 Bảng bước quy trình theo dõi cơng nợ vật tư 72 Bảng 4.10 Rủi ro có xảy quy trình tốn lương Công ty TNHH Thanh Sơn 75 Bảng 4.11 Bảng bước quy trình tốn lương 76 Bảng 4.12 Bảng bước quy trình theo dõi tốn với nhà nước 78 v TRÍCH YẾU LUẬN VĂN Tên tác giả: Dương Thị Phúc Tên luận văn: Kiểm soát nội tốn Cơng ty TNHH Thanh Sơn Ngành: Kế toán định hướng ứng dụng Mã số: 8340301 Tên sở đào tạo: Học viện Nông nghiệp Việt Nam Mục đích nghiên cứu - Góp phần hệ thống sở lý luận thực tiễn toán hoạt động kiểm soát nội toán doanh nghiệp; - Nghiên cứu đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội toán Công ty TNHH Thanh Sơn; - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu lực hoạt động kiểm soát nội toán doanh nghiệp thời gian tới Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập xử lý số liệu gồm: thu thập thông tin thứ cấp, thu thập thông tin sơ cấp, phương pháp xử lý thông tin Phương pháp phân tích gồm phương pháp thống kê mơ tả, phương pháp so sánh Kết kết luận Thứ nhất, luận văn hệ thống vấn đề lý luận hệ thống KSNB, đặc biệt nhấn mạnh vai trị hệ thống cơng cụ quản lý doanh nghiệp Thứ hai, qua nghiên cứu thực trạng KSNB: Công ty ban hành số quy định liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí lao động quy định tiền lương, tiền thưởng… phần hạn chế sai phạm q trình tuyển dụng, bố trí cơng việc giải chế độ tiền lương cho người lao động Những kết giúp Cơng ty có đội ngũ lao động đáp ứng yêu cầu cơng việc khuyến khích người lao động đóng góp tích cực hoạt động Cơng ty Tuy nhiên, số quy định, sách cịn thiếu đồng bộ, chưa có chế phối hợp tốt nên xảy số sai phạm công tác nhân tiền lương Công ty thời gian qua Đánh giá cách đầy đủ, công tác mua hàng - toán hệ thống KSNB “hiện hữu” “hiệu lực” cịn có số hạn chế Thứ ba, để khắc phục hạn chế, tồn trên, Luận văn đề số giải pháp hồn thiện KSNB tốn Cơng ty TNHH Thanh Sơn cho thời gian vi tới, bao gồm: hoàn thiện quy trình, thủ tục mua hàng tốn với người bán, hồn thiện quy trình quản lý khoản nợ phải trả, hoàn thiện khoản chi tốn tiền mặt, hồn thiện quy trình tốn lương, hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn phần mềm kế tốn, tăng cường cơng tác truyền thông vii THESIS ABSTRACT Master candidate: Duong Thi Phuc Thesis title: Internal control in payment at Thanh Son Co., Ltd Major: Accounting (POHE) Code: 8340301 Education organization: Vietnam National University of Agriculture (VNUA) Research objectives - To contribute to the theoretical and practical basis for payment and internal control activities in payment; - To study and assess the status of internal control activities in payment at Thanh Son Co., Ltd ; - To propose solutions to complete and improve the effectiveness of internal control activities in corporate payment in the future Materials and Methods Data collection and data processing methods: Collecting secondary data, collecting primary data, information processing methods Analytical methods: descriptive statistical methods and comparative methods Main Findings and Conclusions Firstly, the thesis has included basic theoretical issues about internal control systems, especially emphasizing the role of this system in the management tools of the Company Secondly, by studying in the current situation of internal control, the Company has issued a number of regulations related to recruitment, labor arrangement and regulations on wages, bonuses That limited the violations in the process of recruitment, job placement and salary regime for laborers These above results have helped the Company have a basic workforce to meet the work requirements and encourage employees to actively contribute to the Company's activities However, some regulations and policies were still inadequate, there was no a good coordination mechanism, so there were mistakes in human resources and wages in recent time In purchase activities, the payment of internal control system is “existing” but in terms of “validity”, there were some limitations Fully assessing, in the purchase - payment of internal control system is "existing" but in terms of "validity", there are some limitations viii Thirdly, in order to overcome these limitations and shortcomings, there were solutions to improve internal control in payment at Thanh Son Co., Ltd In the future, including: completing the purchase procedures and payments to the seller, completing the management process of liabilities, completing cash payments, completing the process of salary payment, completing the accounting information system by accounting software, strengthening communication ix Việc thông báo cho thủ kho điện thoại có thay đổi phiếu yêu cầu mua hàng tiềm ẩn nhiều rủi ro thủ kho quên ghi nhận lại ghi nhận bị sai Điều gây rắc rối khơng đáng có nhận hàng  Chấp nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả Thứ nhất, việc đối chiếu công nợ chưa thực đầy đủ - Các khoản nợ phải trả chưa có đủ biên đối chiếu cơng nợ thời điểm cuối năm theo quy định - Gửi thư xác nhận tỷ lệ phản hồi thấp nên việc đối chiếu nợ có chênh lệch , số khoản cơng nợ khơng có đối tượng rõ ràng Thứ hai, Công tác theo dõi công nợ chi tiết hạn chế : Việc mở số kế toán chi tiết chưa đảm bảo cầu chế độ kế toán.Một số khoản nợ phải trả khác cửa đối tượng kế toán khác theo dõi chung mà chi tiết công nợ hay số đối tượng công nợ mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi (kể trường hợp loại giao dịch kinh tế)thể nhiều taig khoản nên bù trừ nhiều cơng nợ Thứ ba, hạch tốn chưa quy định :Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền dịch vụ cung cấp kế tốn đơn vị khơng rõ thu nội dung nên thể khản người mua trả tiền trước , thực chất khoản doanh thu  Thanh tốn Đối với khoản khuyến tính cho hóa đơn tháng hình thức mua hàng trả sau, việc kế toán tiền chi đơn ghi nhớ mà khơng có hình thức ghi chép lại ngày cụ thể việc kế tốn tiền qn hạn nộp tiền Tuy nhiệm vụ kế tốn tiền theo dõi ghi chép nghiệp vụ thu chi tiền khối lượng công việc lớn việc bỏ sót điều xảy Việc liên phiếu chi thủ quỹ tạm thời lưu trữ để lập bảng tổng hợp phiếu chi thực hàng tháng, sau kế tốn tiền người đối chiếu thơng tin, giá trị tính liên tục phiếu chi với bảng tổng hợp khơng phù hợp Vì hai người quản lý tiền mặt Công ty Nếu kiểm tra đối chi u, thấy phát phiếu chi phiếu chi đánh số thứ tự liên tục hai người giấu diếm việc Vì khơng tìm lại họ phải chịu trách nhiệm trả lại giá trị phiếu chi ghi nhận trước sổ quỹ iền mặt Điều nghiêm trọng theo nguyên tắc ghi nhận kế tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ làm chứng 84 Ngoài ra, phiếu chi lập liên cuối tháng kế toán tiền lưu trữ liên Nếu phiếu chi lập làm nhiều liên mà không để phục vụ cho công tác đối chiếu lưu trữ cá nhân, phận khác Cơng ty khơng cần thiết Điều tăng thêm phần chi phí cho việc in phiếu chi Chỉ có nhân viên kế tốn phụ trách việc thu chi Công ty, khối lượng làm việc số chứng từ phải quản lý nhân viên lớn Vì vậy, mà q trình làm việc xảy sai sót, bỏ lỡ nghiệp vụ chi tiền hạn v v * Trong tốn tiền lương Cơng ty trọng đến công tác tiền lương công tác điều chỉnh lương hàng năm để kích thích tinh thần người lao động phù hợp với mức lương thị trường chưa có sách nhằm tác động đến tinh thần người lao động (chế độ cho ngày sinh nhật CNV, chế độ thăm hỏi CNV ốm đau, chế độ hiếu hỷ, ) Cơng ty có quy định có tính nội cho khâu công tác tiền lương công nhân viên không nắm bắt được, công tác phổ biến nội quy, quy định tới công nhân viên chưa trọng dẫn tới tồn số sai phạm khâu cụ thể sau: Trong cơng tác chấm cơng tính lương cịn số hạn chế nhầm lẫn cơng, nhầm lẫn thời gian làm thêm người lao động, tình trạng ký xác nhận cơng hộ cịn xảy thường xun Trong cơng tác tốn lương xảy vài trường hợp nhầm lẫn tiền lương người lao động * Trong toán với nhà nước Công ty kê khai thuê giá trị gia tăng tháng không nộp tờ kê khai thuế cho quan thuế 10 ngày đầu cuả tháng theo quy định mà thường nộp có phát sinh thuế GTGT Cơng ty khơng có kế tốn thuế riêng khơng thẻ cập nhập kịp thời thay đổi việc kê khai , nộp thuế ví dụ việc chuyển đổi nộp thuế không dùng tiền mặt Hiện công ty vấn trì hình thức nộp thuế tiền mặt làm tăng chi phí giao dịch chi phí tuân thủ thuế Việc sử dụng tiền mặt để toán cho hàng hóa, dịch vụ khiến cho quản lý nhiều thời gian khâu kiểm tra đối chiếu chứng từ 85 4.2.4.3 Nguyên nhân hạn chế Hiện cơng tác dự tốn Cơng ty cịn hạn chế, cơng ty lập bảng kế hoạch tiêu thụ hàng năm Còn lại, chu trình khác khơng có lập dự tốn Có thể nhận thấy, Cơng ty chưa thực quan tâm mức đến cơng tác nghiên cứu tình hình hoạt động cơng ty Chỉ có cố xảy Cơng ty tiến hành tìm ngun nhân mà khơng có chuẩn bị từ trước để hạn chế thiệt hại Điều làm cho Công ty dễ bị tổn thại trước diễn biến khó lường thị trường Nguyên nhân xảy sai phạm q trình tốn nhà cung cấp công ty chưa thiết lập văn tiêu chuẩn, qui trình tốn dẫn đến tình trạng nợ đọng tốn Nguyên nhân kế toán kho kế tốn cơng nợ theo dõi khơng đồng quán việc kiểm soát chứng từ kho chứng từ công nợ Nguyên nhân xảy sai phạm q trình tốn lương nhân viên kế tốn làm lương in nhầm thơng tin thẻ lương, in sai thơng tin phong bì lương, đổi tiền giả, tiền góc cẩu thả việc tính lương lẫn phong bì lương nhân viên nghỉ vào vào túi lương tổ khác Nguyên nhân người đếm lương cẩu thả không phát thiếu tiền lương, thiếu phong bì lương, cơng nhân tư lợi cá nhân kêu thiếu tiền lương phong bì ,hoặc tổ trưởng đổi bảng tốn lương khác kế tốn lương khơng kịp cập nhật, thủ quỹ người giữ két làm mát trình cất tiền lương vào két Nguyên nhân xảy sai phạm q trình tốn với nhà nước công ty chưa thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho toán với nhà nước, kế toán thuế khoản phải nộp chưa sát xao việc quản lý công nợ khoản thuế, dẫn đến tình trạng nộp thừa, nộp thiếu, kế tốn thuế không kịp thời theo dõi báo cáo với kế toán trưởng cấp liên quan đến số tiền toán thuế thời hạn toán 4.3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG THANH TỐN TẠI CƠNG TY 4.3.1 Định hướng phát triển Cơng ty Bộ máy kế tốn Cơng ty TNHH Thanh Sơn tổ chức tốt, phân công phân nhiệm rõ ràng cho nhân viên theo trình độ, lực, khơng 86 có chồng chéo cơng việc nhân viên, nhân viên phải chịu trách nhiệm rõ ràng công việc phần hành mà phụ trách Điều n ày đảm bảo việc hạch tốn diễn xác, kịp thời, giảm khả xảy sai sót, gian lận Các chế độ kế tốn ln cập nhật, tạo điều kiện cơng tác hạch tốn cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty đối tượng bên ngồi Cơng ty, tránh sai phạm khơng đáng có ảnh hưởng đến uy tín hoạt động ổn định Công ty Hiện tại, Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn máy Misa, điều giúp cho kế toán xử lý nghiệp vụ xác, giảm bớt khối lượng đơn giản hóa cơng việc Và nhân viên phịng kế tốn có tài khoản mật riêng để truy cập Điều giúp cán quản lý biết lịch sử hoạt động người có nhu cầu kiểm tra Việc tổ chức chứng từ, sổ sách kế tốn Cơng ty cải tiến phù hợp với quy định pháp luật Đồng thời có giảm thiểu chứng từ khơng cần thiết phiếu nhận hàng hóa hay biên bàn giao hàng hóa Vì theo u cầu phía Cơng ty nhà cung cấp giao trực tiếp hàng kho thủ kho người có trách nhiệm ký vào phiếu giao hàng nhà cung cấp để xác nhận nhận hàng Một liên phiếu giao hàng sau gửi kho Phịng Kinh doanh Chính mà việc khơng lập phiếu nhận hàng phù hợp với điều kiện kinh doanh nhu cầu quản lý Công ty mà không vi ph ạm quy định Bộ Tài Chứng từ sử dụng chu trình toán tập hợp theo nội dung, cá nhân phụ trách phần chịu trách nhiệm quản lý chứng từ phần Các chứng từ đóng thành lưu trữ, bảo quản cẩn thận khơng để lẫn với chu trình khác Bên cạnh đó, cuối tháng sổ kế tốn quan trọng in đóng thành Điều giúp cho không phận bên mà cá nhân tổ chức bên ngồi Cơng ty kiểm tra theo dõi thuận tiên có nhu cầu 4.3.2 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội tốn Cơng ty 4.3.2.1.Hồn thiện KSNB toán với nhà cung cấp - Căn giải pháp Qua phát thủ tục kiểm sốt mà Cơng ty TNHH Thanh Sơn sử dụng tốn, thấy thủ tục cần thiết chu 87 trình thực Tuy nhiên chu trình tồn điểm yếu nguyên nhân chủ yếu thủ tục thiết lập chưa thực hiệu hồn thiện Chính mà xin đưa vài giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục sau - Nội dung giải pháp Hoạt động đặt hàng Trong khâu đặt hàng điều quan trọng phải đưa cách thức cụ thể để thủ kho Phòng Kinh doanh tìm số lượng hàng cần đặt mua Cụ thể, phải quy định định mức hàng tồn kho mặt hàng chủ lực cơng thức tính gần Định mức thay đổi theo quy mơ tình hình kinh doanh Cơng ty thời kì khác Việc thay đổi định mức phải phê duyệt Phó Giám đốc Kinh doanh Tổng Giám đốc Bên cạnh đó, q trình xác định số lượng Phòng Kinh doanh cần dự báo nhu cầu tiêu thụ nhóm hàng nói chung mặt hàng cụ thể nói riêng từ nguồn tin đáng tin cậy có Cơng tác địi hỏi người thực phải có mối quan hệ rộng ngành kinh nghiệm làm việc Về đơn đặt hàng, Phòng Kinh doanh lập liên gửi fax qua cho nhà cung cấp tương tự việc lập liên điều kiện nhà cung cấp thường xa Nhưng thông thường đơn đặt hàng phải lập liên đảm bảo mục tiêu kiểm sốt Chính mà, Phịng Kinh doanh nên lập liên fax đơn đặt hàng qua cho nhà Khi nhà cung cấp chấp nhận bán hàng, khơng có thay đổi gọi điện thoại để thơng báo Với trường hợp này, Phịng nên đánh dấu lên đơn đặt hàng để tránh nhầm lẫn với đơn đặt hàng chưa xác nhận Còn trường hợp có thay đổi phía Công ty nên yêu cầu nhà cung cấp fax lại đơn đặt hàng xét duyệt đồng thời sử dụng thêm điện thoại để trao đổi cụ thể Cơng ty nên u cầu phía nhà cung cấp bảng báo giá mặt hàng có thay đổi Điều giúp cho Cơng ty không khỏi bất ngờ chủ động công tác lựa chọn nhà cung cấp Ngoài ra, muốn hoạt động mua hàng Công ty trở nên hiệu Cơng ty nên xây dựng quy trình chọn lựa người bán đặt hàng phù hợp, xây dựng quy trình xét duyệt đặt hàng, xây dựng cập nhật thường 88 xuyên danh sách người bán chấp thuận ưu tiên chọn người bán danh sách Và đặc biệt, cần lập báo cáo người bán gồm thơng in có tính chất tài số tiền phải trả người bán, thơng tin khơng có tính chất tài số lần doanh nghiệp giao dịch với người bán, đánh gíá mức độ tin cậy ổn định bán hàng người bán v v Báo cáo cần cho mục đích tìm kiếm lựa chọn người bán phù hợp cho đặt hàng Hoạt động nhận, bảo quản hàng hóa chấp nhận hóa đơn Khi hàng kho, nhân viên Phòng Kinh doanh đem theo liên đơn đặt hàng để đối chiếu với thông tin giao hàng nhà cung cấp Sau nhận hàng xong, đem liên Phòng Kinh doanh tiến hành đối chiếu với hóa đơn giá trị gia tăng, thủ tục lúc đối chiếu trì trước Khi việc đối chiếu hồn thành, liên đơn đặt hàng hóa đơn chuyển sang cho kế tốn cơng nợ, liên cịn lại đơn đặt hàng đóng dấu kiểm tra lưu lại Phòng Kinh doanh để lập bảng tổng hợp phân tích đơn đặt hàng mua kì theo nhà cung cấp theo mặt hàng chủ lực Và tiến hành lưu trữ nhằm mục đính lập bảng tổng hợp đơn đặt hàng nên đánh số thứ tự để tránh thất lạc Đối với chi phí bốc xếp, vận chuyển th ngồi khơng có hóa đơn đầu vào ghi nhận, có quy định Cơng ty đơn giá theo mặt hàng để đảm bảo tiền Công ty không bị thất Phó Giám đốc kinh doanh nên ủy quyền cho Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra đột xuất, tham dị ý kiến nhân cơng bốc xếp, vận chuyển khoản tiền mà họ nhận sau chuyến vận chuyển, bốc xếp hàng hóa cho Cơng ty Hoạt động tốn Để khơng bỏ lỡ khoản chiết khấu tháng, kế tốn tiền viết ghi nhớ ngày phải tốn hóa đơn tiền hàng tháng sổ tay cá nhân cho nhà cung cấp Khi thủ quỹ tạm lữu trữ hai liên phiếu chi sau ghi nhận vào sổ quỹ thủ quỹ nên tách riêng hai liên phiếu chi để lưu trữ giảm thiểu phiếu chi bị thất lạc khâu Việc kiểm đối chiếu thông tin bảng kê phiếu chi thực kì thủ quỹ lập với phiếu chi nên để cá nhân độc lập phịng kế tốn thực hiệu tránh rủi ro đề cập phần Sau kiểm tra đối 89 chiếu xong, nhân viên kế toán độc lâp ký xác nhận thực Và tốt liên phiếu chi với chứng từ liên quan kế toán ti ền giữ, liên thủ quỹ giữ tránh tình trạng liên bị thất l ạc người lưu trữ Như việc lập phiếu chi thành liên có ý nghĩa Ngồi ra, Phịng Kế toán nên đề xuất với Ban quản trị, Tổng Giám đốc tuyển dụng thêm nhân viên kế toán để chia sẻ cơng việc kế tốn tiền Điều giảm bớt gánh nặng cho kế toán tiền nâng cao suất, tránh xảy sai sót nhầm lẫn lúc làm Vì có thêm người làm kế tốn tiền nên Kế tốn trưởng phải phân cơng cơng việc rõ ràng cho người Có thể người làm thu chi tiền mặt, người chuyên làm tiền gửi người phụ trách theo dõi nhà cung cấp, khách hàng khác Các thủ tục kiểm sốt Cơng ty cịn chưa chặt chẽ dẫn đến tình trạng lách luật nhân viên cấp có cơng nhân làm muộn có quen biết với quản lý tính cơng cho lao động đó; móc nối khâu tuyển dụng để tuyển dụng người quen vào làm việc Công ty, việc đối chiếu hồ sơ tuyển dụng thường thực không dẫn đến số rủi ro, không tuyển dụng nhân viên tốt cho Công ty - Điều kiện thực giải pháp Công ty cần thiết lập thực quy chế kiểm soát, kiểm tra chéo hệ thống phòng ban, quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ phòng ban, cá nhân khâu để tránh phận đùn đẩy trách nhiệm cho xảy sai phạm Có quy định xử phạt thích hợp cơng nhân viên vi phạm từ cảnh cáo tới buộc việc, đồng thời có sách động viên như: chế độ cho ngày sinh nhật, chế độ thăm hỏi ốm đau, chế độ hiếu hỷ công nhân viên để động viên tinh thần người, khuyến khích người làm việc liêm chính, hiệu - Dự kiến kết thực giải pháp Thực Công ty ngǎn ngừa đến mức thấp rủi ro tiềm ẩn, gian lận xảy ra, ngăn chặn ý nghĩ móc nối tư lợi cá nhân, tạo mơi trường làm việc minh bạch, có đạo đức nghề nghiệp Đảm bảo nội quy, quy chế Công ty ln tn thủ 90 4.3.2.2 Hồn thiện KSNB toán nội (thanh toán lương) - Căn giải pháp Tiền lương CBCNV công ty chưa kiểm soát cách chặt chẽ - Nội dung giải pháp Với cách tính lương Cơng ty, mạnh dạn đề xuất số ý kiến sau: Q trình nhập cơng, nhân viên LĐTL lấy từ mềm bảng chấm công II Nhân viên chấm công II làm nhập cơng chưa đủ xác, nhân viên LĐTL cần lấy cứng bảng chấm cơng II ( bảng chấm cơng II có chữ ký tổ trưởng công nhân) Trước lấy số liệu từ mềm, cần phải kiểm tra số liệu cứng mềm xem có không, nhập vào máy Cần kiểm tra cơng thức thiết lập chưa? Có thiết lập đồng với tất tổ tất công nhân viên hay không Để tránh rủi ro khơng đáng có sơ suất hay cẩu thả, nhân viên LĐTL cần có sổ tay ghi lại điều cần làm cho cơng việc tính lương Kiểm tra lại cơng thức tính, Kiểm tra đối chiếu cơng nhân viên nghỉ tháng, Kiểm tra công mềm chấm công II cứng, Danh sách thay đổi bậc tay nghề, đề xuất điều chuyển lao động, Sau tính lương xong, tốn lương cần kiểm tra phê duyệt kế toán trưởng PGĐ trước tiến hành đếm lương - Điều kiện thực giải pháp Các phòng ban cập nhật bảng chấm cơng xác kịp thời, phận kế tốn lương kiểm sốt chặt cách tính nhập số liệu vào phần mềm - Dự kiến kết thực giải pháp Kiểm soát rủi ro tốn lương 4.3.2.3 Hồn thiện KSNB toán với quan nhà nước - Căn giải pháp Chức kiểm tra chức chấp nhận toán (do kế toán trưởng kế toán ngân hàng xem xét) tách biệt so với chức xét duyệt số tiền để toán thuế (do kế toán thuế thực hiện) 91 - Nội dung giải pháp Hồn thiện kiểm sốt việc chi tốn với nhà nước Kế toán trưởng kế toán ngân hàng cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu chứng từ kế toán thuế cung cấp gồm số tiền thuế phải nộp chi tiết theo loại, Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (bản sao), Phiếu nhập kho (liên 2), Đơn đặt hàng,… với chứng từ gốc có khớp với khơng trước tiến hành duyệt chi Vì chứng từ tốn nên ngồi dấu “sao y chính” cần yêu cầu ký duyệt ban giám đốc công ty để tránh trường hợp dấu bị làm giả Công ty nên yêu cầu kế toán thuế kế toán ngân hàng trước làm toán với nhà nước ( thuế) qua ngân hàng cần đối chiếu lại mã chương , mã ngành xem có với khoản thuế cần phải nộp số tiền cần phải nộp trước tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi xác Trên Bảng đề nghị tốn gửi cho giám đốc nên có xác nhận kế tốn trưởng để đảm bảo khơng có trường hợp nhân viên thuế hay ngân hàng xảy sai sót việc thực tốn Cơng ty nên hạn chế tốn qua hình thức tiền mặt theo hình thức cơng ty phải mang tiền mặt tới kho bạc quan thuế nộp dễ xảy sai sót mát, việc thực chi không nên dễ gặp rủi ro - Điều kiện thực giải pháp Kế toán thuế kế toán tiền gửi cần phải đối chiếu số tiền giấy báo Nợ số tiền cần toán giấy đề nghị tốn với nhà nước có khớp không - Dự kiến kết thực giải pháp Kiểm soát khoản chi toán với nhà nước chặt chẽ 92 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội vững mạnh cần thiết tất doanh nghiệp Nó giống chế giám sát, quản lý để giúp doanh nghiệp giảm bớt rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh, bảo vệ nguồn tài sản công ty, đem lại hiệu việc sử dụng tối đa nguồn lực, hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu để đạt mục tiêu đặt Đổi nâng cao hiệu hoạt động, khơng ngừng hồn thiện Hệ thống KSNB nhiệm vụ trọng tâm doanh nghiệp Hệ thống KSNB Công ty TNHH Thanh Sơn bộc lộ nhiều hạn chế đặc biệt trong tốn Vì vậy, hồn thiện việc KSNB toán yêu cầu cấp thiết Cơng ty giai đoạn Qua q trình nghiên cứu hoàn thành luận văn đề tài “Kiểm sốt nội tốn Cơng ty TNHH Thanh Sơn”, kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Công ty TNHH Thanh Sơn từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB nhằm đưa hoạt động hệ thống có hiệu lực hiệu q trình quản lý, luận văn thực nội dung chủ yếu sau: Thứ nhất, luận văn hệ thống vấn đề lý luận hệ thống KSNB, đặc biệt nhấn mạnh vai trò hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp Luận văn đưa số đặc điểm cơng tác mua hàng - tốn mối quan hệ hai nội dung doanh nghiệp Khẳng định chu trình mua hàng - tốn bao gồm nhiều khâu vừa liên quan đến lợi ích doanh nghiệp lợi ích người lao động, vừa phụ thuộc vào quy định doanh nghiệp sách Nhà nước nên dễ xảy sai phạm, rủi ro thực công tác doanh nghiệp Đây vấn đề đưa đến cần thiết phải thiết lập thường xuyên hoàn thiện hệ thống KSNB doanh nghiệp nói chung, khâu mua hàng - tốn nói riêng Hệ thống KSNB hệ thống hoạt động, sách thủ tục nhằm bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực nội quy, quy chế bảo đảm hiệu hoạt động Thứ hai, qua nghiên cứu thực trạng KSNB - Công ty ban hành số quy định liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí lao động quy định tiền lương, tiền thưởng… phần hạn chế 93 sai phạm trình tuyển dụng, bố trí cơng việc giải chế độ tiền lương cho người lao động Những kết giúp Cơng ty có đội ngũ lao động đáp ứng u cầu cơng việc khuyến khích người lao động đóng góp tích cực hoạt động Công ty Tuy nhiên, số quy định, sách cịn thiếu đồng bộ, chưa có chế phối hợp tốt nên xảy số sai phạm công tác nhân tiền lương Công ty thời gian qua Đánh giá cách đầy đủ, cơng tác mua hàng - tốn hệ thống KSNB “hiện hữu” “hiệu lực” có số hạn chế - Việc phân cơng chức Phòng ban chồng chéo, số nội dung quy định chưa rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn phịng ban, cá nhân Nói khác đi, cơng tác tổ chức cịn có mặt hạn chế; chế hay thủ tục kiểm soát chưa rõ ràng, cụ thể dẫn đến chưa có phối hợp chặt chẽ phận nên số sai phạm liên quan đến nhân tiền lương cịn xảy Qua điều tra có tới 87.2% người hỏi cho họ vi phạm quy định Công ty không nắm quy định cách rõ ràng đồng nghĩa với việc công tác truyền thông không tốt - Công ty trang bị công cụ đại phục vụ cho việc chấm cơng tính lương cịn trường hợp nhầm lẫn cơng (51.6% người hỏi q trình điều tra) dẫn tới việc tính sai lương bất cẩn nhân viên chấm cơng Trong q trình toán lương tồn việc toán nhầm lẫn lương cho người lao động (qua điều tra có 39.5% người lao động bị nhầm lẫn tiền lương) nguyên nhân bất cẩn nhân viên tiền lương, hình thức toán tiền mặt bao gồm nhiều khâu đồng nghĩa với việc chứa đựng nhiều rủi ro Thứ ba, để khắc phục hạn chế, tồn trên, Luận văn đề số giải pháp hoàn thiện KSNB tốn Cơng ty TNHH Thanh Sơn cho thời gian tới, bao gồm: hoàn thiện quy trình, thủ tục mua hàng tốn với người bán, hồn thiện quy trình quản lý khoản nợ phải trả, hoàn thiện khoản chi tốn tiền mặt, hồn thiện quy trình tốn lương, hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn phần mềm kế tốn, tăng cường cơng tác truyền thơng Hồn thiện cấu tổ chức máy kế toán 5.2 KIẾN NGHỊ Đối với quyền địa phương: Các Sở ban ngành địa phương cần phân chia cụ thể nhiệm vụ quan, tạo điều kiện kinh doanh minh bạch, 94 thuận lợi, khuyến khích doanh nghiệp đầu tư phát triển Đồng thời, cần tiến hành thủ tục nhanh gọn, rà soát kiểm tra quy định hành vấn đề đất đai, thuế, tra kiểm tra phối hợp lồng ghép tránh chồng chéo để hỗ trợ doanh nghiệp Tạo điều kiện hỗ trợ doanh nghiệp thực tốt quy định pháp luật Đối với quan quản lý: Cơ quan BHXH: Cần có phối hợp chặt chẽ quan BHXH doanh nghiệp theo hướng cải cách thủ tục hành theo hướng hồ sơ, biểu mẫu, trình tự đơn giản, gọn nhẹ, xác, quy định; quan BHXH thông tin, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng… Cơ quan BHXH tiếp tục gộp đơn giản hóa thủ tục để tạo thuận lợi cho người lao động doanh nghiệp Thực giải đáp, tháo gỡ kịp thời vướng mắc, tạo điều kiện tốt cho người lao động doanh nghiệp Cơ quan Thuế: Cải cách thủ tục hành hồn thiện theo hướng ngày minh bạch, cụ thể hơn, giúp người nộp thuế thực sách thuế đầy đủ, nhanh chóng, thuận tiện, góp phần khuyến khích đầu tư Đối với cơng ty TNHH Thanh Sơn: Công ty cần thường xuyên cập nhật kiến thức KSNB thông qua phương tiện thông tin đại chúng thông qua đào tạo, thông qua buổi tham quan, khảo sát thực tế để áp dụng vào cho Cơng ty Cơng ty cần có đạo sâu rộng việc triển khai kiến thức KSNB tới phận, nhân viên để toàn thể nhân viên doanh nghiệp tham gia vào việc thiết kế vận hành hệ thống KSNB có hiệu Hệ thống KSNB hoạt động hiệu giúp Công ty đảm bảo hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đề ra, ngăn chặn gian lận, sai sót xảy ra, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính xác số liệu kế tốn Các nhà quản lý Công ty cần xác định phải xây dựng nhân tố hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù ngành nghề Cơng ty, có khả áp dụng vào thực tế cao có hiệu 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài (2001) Chuẩn mực kiểm toán 400 Rủi ro kiểm toán hệ thống kiểm sốt nội Hà Văn Hội (2006) Giáo trình Quản trị nhân lực Học viện Cơng nghệ Bưu Chính Viễn thông, Lưu hành nội Phạm Kim Loan (2013) Hồn thiện việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội đánh giá rủi ro kiểm soát kiểm tốn báo cáo tài cơng ty kiểm toán vừa nhỏ Việt Nam Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế TP HCM Trần Thị Thanh Tâm (2011) Hệ thống kiểm soát nội chu trình nhân tiền lương cơng ty TNHH Poongshin Vina Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội Business Edge (2007) Hoạch định kiểm sốt cơng việc Nhà xuất Trẻ, Hà Nội Lại Thị Thu Thủy (2012) Xây dựng hệ thống kiểm soát nội hướng đến quản lý rủi ro doanh nghiệp Truy cập ngày 07/08/2018 tại: https://www.sav.gov.vn/Pages/chi-tiet-tin.aspx?ItemID=1624&l=Nghiencuutraodoi Nguyễn Phong (2018) Khái niệm tuyển dụng vai trò tuyển dụng nhân doanh nghiệp Truy cập ngày 21/07.2018 https://luanvan1080.com/khainiem-tuyen-dung-la-gi.html Lê Quân (2010) Bài giảng đánh giá thành tích Đại học Thương Mại Nguyễn Hải Quang (2014) Bài giảng Quản trị rủi ro Truy cập ngày 14/08/2018 http://timtailieu.vn/tai-lieu/bai-giang-quan-tri-rui-ro-nguyen-hai-quang-50856/ 10 Đặng Như Lợi (2014) Quan điểm, nhận thức tiền lương sách tiền lương Truy cập ngày 17/08/2018 http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu-trao-doi/quandiem-nhan-thuc-ve-tien-luong-va-chinh-sach-tien-luong-48843.html 96 PHỤ LỤC Phụ lục: Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá hệ thống KSNB tốn tiền lương Cơng ty TNHH Thanh Sơn Xin chào anh (chị), Tôi là: Dương Phúc, thực đề tài "Kiểm sốt nội nội tốn Cơng ty TNHH Thanh Sơn" Xin anh (chị) vui lòng đánh dấu "X" vào ô tương ứng với mức độ đồng ý phát biểu đánh giá mức độ đồng ý Anh/Chị nhận định việc tốn Cơng ty STT Câu hỏi Có Anh/chị có thấy bảng chấm cơng thường xun bảng tin khơng? Anh/chị có nhờ ký hộ bảng chấm cơng khơng? Anh/chị có để hôm sau ký xác nhận chấm công ngày hơm trước khơng? Anh/chị có bị nhầm lẫn cơng khơng? Anh/chị có biết danh sách người điều chỉnh lương khơng? Anh/chị có thấy hài lịng với mức điều chỉnh lương hàng năm không? Phong bì lương anh/chị có bị nhầm số tiền khơng? Tổ trưởng có chứng kiến anh/chị đếm lương phong bì khơng? Cơng ty có tốn lương thời hạn vào ngày 15 hàng tháng 100% không? 97 Thường xuyên Thỉnh Chưa bao thoảng Công ty người thay cho nhân 10 viên tiền lương trường hợp nhân viên tiền lương nghỉ việc hay nghỉ phép đột xuất không? Thắc mắc lương anh/chị có 11 phận tiền lương giải đáp nhanh chóng kịp thời khơng? 12 13 Anh/chị có bị nhầm lương không? Công nợ công ty anh/chị bị nhầm lẫn số tiền không? Công ty anh/ chị nhận lại 14 biên đối chiếu công nợ chậm trễ khơng? Thời gian tốn cơng nợ cho 15 cơng ty anh/chị Công ty chậm trễ khơng? 16 Khoản thuế Cơng ty có diễn tình trạng chậm nộp khơng? Số tiền thuế cơng ty nộp có xảy 17 tình trạng bị sai so với số tiền thuế công ty kê khai tờ khai nộp thuế vào ngân sách nhà nước khơng? Khi diễn tình trạng chậm nộp, 18 cơng ty có nhanh chóng nộp phạt khoản chậm nộp khơng Tôi xin chân thành cảm ơn! 98 ... sở lý luận kiểm soát nội toán doanh nghiệp 2.1.1 Một số vấn đề hệ thống kiểm soát nội 2.1.2 Kiểm soát nội toán doanh nghiệp 17 2.1.3 Yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội toán doanh... quan hệ tốn cơng ty 43 4.1.1 Đặc điểm quan hệ toán Công ty 43 4.2 Thực trạng kiểm soát nội toán công ty sơn 53 4.2.1 Các quy định Công ty liên quan đến hoạt động toán 53 4.2.2... VÀ THỰC TIỄN 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 2.1.1 Một số vấn đề hệ thống kiểm soát nội 2.1.1.1 Khái niệm Kiểm soát nội Theo Business Edge (2007): “Để