to chuc su kien p1 7434

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ NGHỆ II KHOA CÔNG NGHỆ MAY VÀ THỜI TRANG GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG NGHỀ (Ban hành theo định số /2018/QĐ-TCĐKNII ngày tháng trưởng Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II) TpHCM, tháng 03 năm 2018 năm 2018 Hiệu Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đich khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm Mã tài liệu:……… LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức kiện môn học bắt buộc thuộc môn học đào tạo nghề chương trình khung trình độ Cao đẳng nghề “Dịch vụ nhà hàng“ Môn học nhằm trang bị cho người học kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng người học Môn học cần tổ chức giảng dạy trước môn học nghiệp vụ nhà hàng Tp Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Người biên soạn ThS Ngô Thị Hồng MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG Chương 1: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN I.Khái quát hoạt động tổ chức kiện 1.Lịch sử đời 2.Khái niệm Tổ chức kiện 3.Phân loại 4.Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện 5.Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện 6.Quy trình tổ chức kiện 12 Chương 2: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN 14 I.Thu thập thông tin 14 1.1 Khái niệm thông tin 14 1.2 Vai trò thông tin 14 1.3 Nguồn thu tin 14 1.4 Xử lý tin 14 II.Hình thành chủ đề 15 2.1 Chủ đề kiện gì? 15 2.2 Hình thành chủ đề cho kiện 15 2.3 Các ý tưởng cho kiện 16 III.Xây dựng chương trình 17 3.1 Khái niệm 17 3.2 Vai trò 17 3.3 Các xây dựng chương trình 17 3.4 Nội dung 17 IV.Tiếp xúc – đàm phán 20 4.1 Nghệ thuật mở đầu câu chuyện 22 4.2 Nghệ thuật dẫn dắt 24 4.3 Nghệ thuật Kết thúc 26 V Ký kết hợp đồng 26 5.1 Khái niệm 26 5.2 Nội dung hợp đồng (Tham khảo phần phụ lục) 26 Chương 3: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN 27 I Chuẩn bị tài 27 1.1 Dự toán ngân sách tổ chức kiện gì? 27 1.2 Các yêu cầu nhà tổ chức kiện nhà đầu tư kiện lập dự toán ngân sách 27 1.3 Các nhóm chi phí tổ chức kiện 28 1.4 Các hình thức lập dự tốn ngân sách tổ chức kiện 34 II Chuẩn bị sở vật chất 37 2.1 Địa điểm 37 2.2 Trang thiết bị 41 III Chuẩn bị nhân 44 3.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động 44 3.2 Các chức danh tổ chức kiện 48 Chương 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN 53 I TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN .53 1.1 Đón tiếp khách 53 1.2 Khai mạc kiện 54 II ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN .54 2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 54 2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời 55 III PHỤC VỤ CÁC DỊCH VỤ 55 3.1 Dịch vụ vận chuyển 55 3.2 Dịch vụ ăn uống 58 3.3 Dịch vụ lưu trú 60 3.4 Các dịch vụ khác 61 IV Đảm bảo an toàn - an ninh 62 Chương 5: CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN 65 5.1.Chuẩn bị phương tiện đưa tiễn khách 65 5.2.Chuẩn bị lễ bế mạc 65 5.3.Tiễn khách 66 5.4.Thu dọn hội trường 67 5.5.Rút kinh nghiệm 67 5.6 Thanh toán kiện 68 5.7 Phối hợp giải công việc lại sau kiện 68 PHỤ LỤC: CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 69 Phụ lục Mẫu hợp đồng dịch vụ nhà đầu tư nhà tổ chức kiện 69 Phụ lục Mẫu hợp đồng nhà tổ chức kiện nhà cung ứng dịch vụ 74 Phụ lục Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ song ngữ 78 Phụ lục mẫu lý hợp đồng (mẫu 1) 81 Phụ lục Mẫu biên nghiệm thu lý hợp đồng 83 Phụ lục Biên xác nhận phát sinh 85 Phụ lục Hợp đồng nhà cung cấp 87 Phụ lục Thông báo thực khuyến mại 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã môn học: MH24 Vị trí, ý nghĩa, vai trị mơ đun/mơn học: - Tổ chức kiện môn học bắt buộc thuộc mơn học đào tạo nghề chương trình khung trình độ Cao đẳng nghề “Dịch vụ nhà hàng“ Môn học nhằm trang bị cho người học kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng người học Môn học cần tổ chức giảng dạy trước môn học nghiệp vụ nhà hàng - Tổ chức kiện môn học lý thuyết, đánh giá kết kiểm tra hết môn Mục tiêu mô đun/môn học: Môn học nhằm trang bị kiến thức Tổ chức kiện trình kinh doanh, phục vụ khách du lịch, như: - Khái quát công tác tổ chức kiện - Công tác tổ chức giai đoạn xúc tiến kiện - Công tác tổ chức giai đoạn chuẩn bị kiện - Công tác tổ chức giai đoạn tiến hành kiện - Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc kiện Nội dung môn học: Mã Tên bài/chương mục Loại Địa điểm dạy …… Chương 1: Khái quát Lý Lớp hoạt động tổ chức thuyết học Thời lượng Tổng Lý Thực Kiểm số thuyết hành tra 7 7 15 14 kiện Chương 2: Các hoạt Lý Lớp động giai thuyết học đoạn xúc tiến kiện Chương 03: Các Lý hoạt động giai thuyết Lớp học đoạn chuẩn bị kiện Chương 04: Các Lý hoạt động giai thuyết Lớp 8 45 42 học đoạn diễn kiện Chương 05: Công Lý Lớp tác tổ chức giai đoạn thuyết học kết thúc kiện Tổng cộng YÊU CẦU VỀ ĐÁNH GIÁ HOÀN THÀNH MƠ ĐUN/MƠN HỌC - Kiểm tra định kì: kiểm tra viết, thời gian từ 30 đến 45 phút - Kiểm tra kết thúc mơn học (hình thức kiểm tra: viết; thời gian 60 phút) - Thang điểm 10 Chương 1: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: Nhằm trang bị cho người học số kiến thức khái niệm, mục đích, yêu cầu phân loại hoạt động tổ chức kiện, ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện, nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện quy trình tổ chức kiện Nội dung: I Khái quát hoạt động tổ chức kiện Lịch sử đời Thế giới Năm 1807 Thomas Teffer Son người kết hợp chữ Public Relations (PR) Cha đẻ ngành PR Edward L.Bernays LvyLee Dựa theo tiến trình phát triển PR từ manh nha chia thành 05 giai đoạn bản: - Từ 1600 – 1799: giai đoạn manh nha Mỹ: kỷ nguyên kênh truyền thông kỷ thuật PR: tuyên truyền, tạp chí… - 1800 – 1899: giai đoạn truyền thông tảng, báo chí truyền thơng phát triển mạnh - 1900 – 1939: giai đoạn phản ứng, hồi đáp, báo chí gắn liền với chiến tranh TG I - 1940 – 1979: giai đoạn lập kế hoạch, đề phòng  giai đoạn trưởng thành PR - 1980 – nay: giai đoạn chun nghiệp hố  kỷ ngun PR tồn cầu Việt Nam Ngành PR nghề mẻ Việt Nam năm gần đây, tổ chức kiện (PR) phát triển với tốc độ nhanh chóng nhu cầu quảng bá thương hiệu sản phẩm doanh nghiệp Nhu cầu tổ chức kiện khác như: hội nghị khách hàng, mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng cho thấy vai trò quan trọng nghề tổ chức kiện tổ chức, doanh nghiệp Khái niệm Tổ chức kiện: 2.1 Sự kiện gì? Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội: kiện tượng, cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất Ví dụ: nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm người ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam, người ta thường quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” cịn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) xem kiện Ví dụ kiện như: hội nghị nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu tồn quốc… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang - Trong đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngồi kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, cịn bao hàm hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… - Với cách hiểu trích dẫn nói trên, “sự kiện” chủ yếu hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm… Ngay số cơng ty có dịch vụ tổ chức kiện Việt Nam, phần giới thiệu sản phẩm “tổ chức kiện” tập trung nội dung mà quan tâm đề cập đến lĩnh vực xã hội đời sống thường ngày khác Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” tiếp cận số lĩnh vực, phạm vi định Với phát triển nghề “tổ chức kiện” tiếp cận theo ba hướng không đủ Theo Nguyễn Vũ Hà, cách tiếp cận “sự kiện” lĩnh vực cần vào đặc trưng mô tả nghề, hoạt động nghề tổ chức kiện thừa nhận mang tính phổ biến giới Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa nghĩa “tổ chức kiện” tương ứng với event management tiếng Anh Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện văn hoá, xã hội + Sporting events: Sự kiện lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm… Như vậy, khái quát khái niệm kiện (trong lĩnh vực tổ chức kiện) sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang - Khơng gian phịng tổ chức kiện: Đó nơi tổ chức kiện khơng gian giới hạn khác nhau, phòng chuyên dụng hội nghị, hội thảo; nhà hát; viện bảo tàng, khu hội chợ, triển lãm, gian hàng, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa, lớp học… + Ưu điểm: * Có khn khổ rõ ràng, có biến động lớn kế hoạch công tác triển khai kiện * Lợi dụng sở vật chất kỹ thuật sẵn có dịch vụ mà sở cung ứng khơng gian cung cấp cho ban tổ chức kiện (ví dụ như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, nhân viên phục vụ…) * Đảm bảo vấn đề an ninh, an tồn, vệ sinh so với khơng gian ngồi trời + Nhược điểm: * Bị bó hẹp quy mơ định, tính tốn số khách mời nhà tổ chức kiện cần phải vào địa điểm ngược lại (nếu chốt danh sách khách mời) nhà tổ chức kiện phải tìm địa điểm phù hợp * Dễ lặp lại, dễ rơi vào khuôn mẫu cách trí, tổ chức - Khơng gian hỗn hợp: Đó kiện diễn vừa ngồi trời, vừa nhà Ví dụ: Ngày hội Trung thu 2008 tổ chức Bảo tàng dân tộc học, hoạt động vừa diễn bên khu nhà bảo tàng, vừa diễn khuôn viên bảo tàng Không gian hỗn hợp thường kết hợp ưu điểm hai loại nói Tuy nhiên việc lựa chọn không gian hỗn hợp tương đối khó khăn (ít có sở thỏa mãn được, đặc biệt thành phố lớn) Tuy nhiên kiện có quy mơ lớn, có nhiều nội dung loại địa điểm lựa chọn phổ biến 2.1.3 Căn vào sở vật chất kỹ thuật vốn có địa điểm tổ chức kiện Theo tiêu chí chia thành: - Địa điểm tổ chức kiện chuyên nghiệp: nơi xây dựng với mục đích kinh doanh dịch vụ có dịch vụ tổ chức kiện như: khách sạn, nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị, hội thảo… Đối với địa điểm thường có sở vật chất kỹ thuật trang thiết bị tương đối đồng bộ, có nhiều dịch vụ cung ứng, hỗ trợ cho nhà tổ chức kiện Đa số địa điểm tổ chức kiện chun nghiệp có phịng tổ chức kiện chuyên dụng - Địa điểm tổ chức kiện bị động: nơi xây dựng không nhằm mục đích tổ chức kiện lựa chọn để tổ chức kiện đó, như: sân vận động, vườn cây, quảng trường, đường phố, bãi đất rộng, khuôn viên trường học, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng… Đối với địa điểm nhà tổ chức kiện cần phải chuẩn bị nhiều yếu tố như: nguồn điện, khu vực vệ sinh, vấn đề an ninh, an toàn, lối lại… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 38 2.1.4 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện Bao gồm: - Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp - Khu vực để xe khách mời - Các lối lại: Lối chính, lối cho khách VIP, lối đến dịch vụ bổ trợ - Khu vực kỹ thuật - Khu vực triển khai kiện: Ví dụ hội nghị hội thảo bục diễn thuyết, sân khấu, trình chiếu - Khu vực cung cấp dịch vụ khác: Như khu vực ăn uống coffee break, khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí… - Lối hiểm khu vực giải tình khẩn cấp 2.1.5 Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Khi định thông điệp cho kiện đó, cần xác định địa điểm tốt để tổ chức kiện nhằm truyền đạt thơng điệp đến quảng đại cơng chúng Khi chọn địa điểm ưng ý, xem xét vấn đề sau: - Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề kiện (Một hội thảo khoa học chẳng hạn cần phải tổ chức địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng; triển lãm nghề thủ cơng lại không nên tổ chức trung tâm hội nghị…) - Địa điểm cần phải phù hợp với quy mơ kiện (Ví dụ cần trả lời câu hỏi như: địa điểm chứa tối đa người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính hay khơng? Khơng nên q chật, ko q dư thừa khoảng khơng…) - Có vị trị thích hợp (lưu ý vấn đề khoảng cách, đường giao thơng, điểm đỗ xe…) - Có mỹ thuật cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực (ví dụ vùng có khơng khí nhiễm, tiếng ồn lớn khơng phù hợp với đa số loại hình kiện) - Có lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ khán giả, thiết bị, diễn viên, khách VIP, nhân viên người khuyết tật… phù hợp - Đảm bảo yêu cầu dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh dịch vụ khác - Lưu ý vấn đề nguồn điện, nước Hệ thống thơng gió, điều hòa nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy - Những dịch vụ hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức kiện - Các yêu cầu thơng tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, chí chi tiết nhỏ wifi, giắc cắm nguồn cho máy tính…) Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 39 - Khu vực giải tình khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an tồn cho khách VIP), lối hiểm… - Cuối vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay khơng? Một số kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Việt Nam - …bên cạnh việc (như chẳng hạn- tác giả), tơi thấy có điều mà nhà tổ chức cần xem xét đặt nặng tham gia khảo sát địa điểm Đó vấn đề nhỏ nhặt vệ sinh, toilette, giữ xe, đổ rác, thu gom rác đâu, nào, Có số event tơi thấy khơng thành cơng bỏ qua yếu tố - Về khơng gian: tuỳ chương trình mà tính khơng gian cho phù hợp, khơng gian cho 200 người ngồi hội nghị kiểu lớp học khác với không gian ăn tiệc, khác xa không gian cho tiệc có khiêu vũ Sau trừ khoảng trống set up sân khấu, bàn ghế, bạn chia khơng gian trung bình số mét vng/người tiện tính tốn - Thời gian người tham dự địa điểm có phù hợp với kiện khơng Có trường hợp tổ chức activation trường đại học mà không xem xét thời gian sinh viên giai đoạn ôn thi nên nghỉ nhà nên dẫn đến phá sản chương trình khách tham dự - Chú ý cấu trúc không gian để set up âm ánh sáng cho phù hợp, nhờ supplier âm hay chuyên gia âm tư vấn, tránh việc âm bị vang hay công suất chiếu không đủ - Deal với người quản lý địa điểm: Khi mở máy lạnh, dọn tiệc, tính tiền làm sao, đem rượu đồ ăn bên ngồi vào có tính thêm tiền phục vụ không, thủ tục check in check out cho hàng hoá đem vào đem khơng rõ ràng từ đầu sau bạn "ơm show" đó… (Theo www.f-event.com.vn) 2.1.6 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện Chuẩn bị tổ chức kiện thường tiến hành theo bước sau: - Mô tả yêu cầu địa điểm tổ chức kiện: Công việc tiến hành dựa ngân sách dự toán, chủ đề, chương trình kế hoạch tổ chức kiện - Lập danh sách nhà cung ứng địa điểm tổ chức kiện Đối với doanh nghiệp tổ chức kiện chuyên nghiệp cần có danh sách nhà cung ứng địa điểm tổ chức kiện từ trước, với kiện diễn cần bổ sung thêm vào danh sách có trước Trong danh sách này, ngồi thơng tin nhà cung ứng (tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ…) cần có thơng tin địa điểm như: đồ địa điểm; mô tả địa điểm; ảnh băng video quay địa điểm Một cách phổ biến sử dụng cơng cụ tìm kiếm web, nhiên cách thức có ưu điểm hạn chế định - Liên hệ với nhà cung ứng địa điểm tiến hành đàm phán yếu tố có liên quan Sau có danh sách rút gọn nhà cung ứng địa điểm tổ chức kiện cần trực tiếp liên hệ với nhà cung ứng địa điểm Các nội dung cần tiến hành đàm phán như: Làm rõ yêu cầu, thơng tin có liên quan đến địa điểm Cần phải ý đến tất thông tin, kể thơng tin nhỏ Nên có danh sách kiểm tra (check list) thơng tin Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 40 tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức kiện Song song với việc tìm hiểu, khảo sát địa điểm cần ý đến thông tin khác bổ sung tổ chức kiện (như liệu sửa chữa khơng gian, tận dụng lối đi…), ngồi cần tiến hành xem xét giá cả, dịch vụ hỗ trợ nhà cung ứng địa điểm tổ chức kiện - Lựa chọn địa điểm hợp lý (trong trường hợp có nhiều địa điểm thích hợp) tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với nhà cung ứng địa điểm tổ chức kiện 2.1.7 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện thường có bước bản: - Lập kế hoạch tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị địa điểm (nếu cần thiết) - Chuẩn bị khu vực kiện: sân khấu/ khu vực trình diễn; phịng họp chính; khu vực diễn nội dung kiện - Chuẩn bị khu vực bổ trợ - Kiểm tra hoàn tất công tác chuẩn bị địa điểm 2.2 Trang thiết bị Ví dụ 01: Danh sách kiểm tra vật dụng cho kiện DANH SÁCH KIỂM TRA CÁC VẬT DỤNG CHO SỰ KIỆN Dùng checklist để đảm bảo bạn dự trù cho tất vật dụng cần thiết event.Bạn thêm, bớt tuỳ nhu cầu vật dụng SẢN XUẤT, THU THẬP HOẶC IN ẤN CÁC VẬT DỤNG SAU VÀ ƯỚC LƯỢNG SỐ LƯỢNG CẦN THIẾT CHO MỖI THỨ: VẬT DỤNG DÙNG CHO VIỆC HỌC HÀNH NGHIÊN CỨU: BẢNG GIÁ TÀI LIỆU HỌC TẬP TÀI LIỆU CHO BUỔI HỌC SAU BẢNG ĐĂNG KÝ THAM GIA VÀO TỔ CHỨC CỦA BẠN: GIẢ DỤ BẠN MUỐN GIỮ LIÊN LẠC VỚI NGƯỜI THAM GIA VỀ SAU NÀY (BẰNG NEWSLETTER HAY EMAIL THONG BÁO) THÌ HÃY IN MỘT ÍT CARD HAY GIẤY ĐIỀN THONG TIN ĐỂ GIỮ LẠI THONG TIN LIÊN LẠC CỦA HỌ BẢNG ĐĂNG KÝ THAM GIA THÊM MỘT BUỔI NỮA HOÁ ĐƠN, BIÊN NHẬN VIỆC BÁN SÁCH, TÀI LIỆU BROCHURE, FLYERS GIỚI THIỆU VÊ TỔ CHỨC GIẤY CHỨNG NHẬN ĐÃ THAM GIA KHOÁ HỌC PHIẾU ORDER ĐỒ ĂN THỨC UỐNG BẢNG TÊN CỦA BAN TỔ CHỨC VÀ CÓ THỂ CHUẨN BỊ THÊM CÁC THỨ SAU: TRANG BỊ LẠI NĂNG LƯỢNG (TRÀ,CÀ PHÊ,LY, ĐỒ NẤU NƯỚC, KHĂN GIẤY V VV.) VIẾT BI BANNER CHÀO MỪNG BẢNG CHỈ DẪN BẢNG GHI THÔNG TIN LIÊN HỆ BẢNG PHÂN BIỆT KHU VỰC ĐĂNG KÝ,CHƯA ĐĂNG KÝ THÙNG QUYÊN GÓP HOA TƯƠI CHO BÀN, SÂN KHẤU NHỮNG VẬT DỤNG CHO DIỄN GIẢ -KHĂN LAU, BẢNG LẬT TÀI LIỆU, VIẾT LÔNG, NƯỚC… DANH SÁCH NGƯỜI THAM DỰ CẬP NHẬT NHẤT BÀN ĐĂNG KÝ, BÀN THÔNG TIN,BÀN ĐỂ TÀI LIỆU Với bảng tổng hợp công tác chuẩn bị với tiến độ thực cho giai đoạn chuẩn bị kiện, người quản lý điều hành kiện (event manager) dễ dàng kiểm sốt nội dung công việc giai đoạn quan trọng Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 41 Ví dụ 02: Danh sách trang thiết bị - dụng cụ cho loại hình tiệc Loại hình tiệc: Tên Khách Hàng: Ngày giờ: Địa Chỉ: Địa điểm: Điện Thoại: Khách/ số bàn: Email: STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 10 11 12 Tên dụng cụ Đơn vị Đồ sành sứ - thủy tinh Dĩa 25cm Cái Cái Dĩa 20cm Cái Dĩa 16cm Cái Chén chấm 7cm Cái Hủ tăm Cái Hi ball Cái Red / white wine glass Cái Rock glass 30cl Bộ Đũa muỗng + gác đũa muỗng Cái Chén súp 10cm Cái Chén cơm 11cm Cái Tách café Cái Dĩa lót tách Cái Bình đựng nước Cái Dĩa vng /chữ nhật/trịn lớn Cái Gạt tàn Cái Water goblet Cái Soup cup Đồ dùng kim loại Cái Muỗng súp Cái Tea spoon Cái Bục kê Bộ Dao muỗng nĩa Dao muỗng nĩa tráng miệng / salad Vá súp lớn Muỗng phục vụ lớn Kim gút( kết rèm) Dao bơ Kẹp gắp thức ăn Xơ đá Chân để xơ đá Giáo trình Tổ chức kiện Đồ Vải Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Bộ Cái Cái Hộp Cái Cái Cái Cái Trang 42 Số lượng Ghi Cái Cái Cái Cái Cái Bộ Cuộn Cái Cái Khăn trải bàn tròn Ø150cm Khăn trải bàn 180cm x220cm Khăn ăn 50cm x 50cm Khăn lau 40cm x 60cm Rèm bàn may sẵn Áo ghế + nơ Vải phi bóng màu Khăn phủ bàn trịn Áo ghi lê Đồ Gổ 8 Cái Bàn tròn Ø 150cm Cái Bàn IBM 45cm x 180cm Cái Ban Oblong 76cm x 120/180cm Cái Bàn Cocktail Ø 90cm x 120cm Cái Bàn bán nguyệt Cái Bàn Chữ C Cái Bàn vuông 100cm x 100cm Cái Ghế banquet Các vật dụng khác Cái Khay tròn Cái Khay chữ nhật Cái Khui bia Cái Khui rượu Cái Chân để khay Bộ Mặt kính xoay + vịng xoay Cái Xe đẩy Cái Thùng đá Người lập phiếu Trưởng phận Ẩm Thực ………………… …………………… III Chuẩn bị nhân Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 43 Nhân lực cho dịch vụ tổ chức kiện đa dạng ngành nghề ban tổ chức kiện cịn có nhà quản lý phận, nhân viên tổ chức kiện, nhân viên từ nhà cung ứng dịch vụ… Việc chuẩn bị nhân lực kiện cần tiến hành theo bước bản: - Xác định mơ hình tổ chức lao động - Lập kế hoạch nhân lực cho kiện - Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (như bố trí, tuyển dụng, ký kết hợp đồng…) - Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân cơng cơng việc, hướng dẫn thực theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập…) - Kiểm tra hoàn tất cơng tác chuẩn bị 3.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động Trong trình lập kế hoạch triển khai tổ chức kiện, sơ đồ cấu tổ chức (organisational structure) ban tổ chức kiện ảnh hưởng lớn đến công việc nói Việc xác định sơ đồ cấu tổ chức rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho nhà tổ chức kiện Cùng với mơ hình cấu tổ chức lao động có chức danh tương ứng công việc Từ khác biệt quy mơ, loại hình kiện, sơ đồ cấu tổ chức công tác tổ chức kiện khác nhau, số sơ đồ cấu tổ chức mang tính phổ biến cần xem xét 3.1.1 Mơ hình tổ chức lao động đơn giản Mơ hình đơn giản (simple structure) mơ hình mà người đứng đầu nhà quản lý kiện, trực tiếp đạo nhân viên nghiệp vụ tổ chức kiện (xem sơ đồ sau) Sơ đồ 01 Mơ hình tổ chức lao động đơn giản Nhà quản lý kiện (Event manager) An Bình Cường Dũng Ngọc Đây mơ hình tổ chức phổ biến tổ chức kiện nhỏ, linh hoạt, dễ thay đổi thích ứng với hoàn cảnh thay đổi, trách nhiệm thường phân định rõ ràng - người quản lý trách nhiệm cho tất hoạt động liên quan đến kiện Tính linh hoạt cấu trúc chỗ nhân viên kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực, công việc khác Mặt khác nhà quản lý kiện trực tiếp đạo nhân viên nên việc trao đổi thông nhân viên nhà quản lý thường nhanh chóng, xác Tuy nhiên, ngồi số ưu điểm nói mơ hình có hạn chế định như: Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 44 - Do nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực khác nhau, nên tính chun mơn hóa cơng việc bị hạn chế, mặt khác để có nhân viên đủ khả tham gia thực nhiều công việc, nhiều lĩnh vực điều không đơn giản - Thứ hai, mơ hình khơng phù hợp với kiện có quy mơ tương đối lớn, khối lượng cơng việc nhiều - Thứ ba, đòi hỏi người quản lý kiện phải có hiểu biết rộng (và tương đối sâu) tất lĩnh vực tổ chức kiện Mặt khác người quản lý kiện có hạn chế chun mơn phong cách lãnh đạo rủi ro cho thất bại cơng tác tổ chức lớn tất định tập trung người 3.1.2 Mơ hình tổ chức lao động theo chức Mơ hình tổ chức lao động theo chức (Functional structures- xem sơ đồ sau) đứng đầu nhà quản lý kiện tổng thể (General manager), trực tiếp đạo cán quản lý cấp (theo chức năng) như: Quản lý thương mại (Commercial manager), Quản lý truyền thơng hành (Media administration manager), Quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration manager), Quản lý bán hàng kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director) - Cán Quản lý thương mại phụ trách nhân viên: quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); quan hệ giấy phép (Licensing coodinator) - Cán Quản lý dịch vụ kiện phụ trách nhân viên: Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với nhà cung ứng (Tournament coodinator) - Cán quản lý bán hàng kiện phụ trách nhân viên bán hàng (Corporate sales executive) - Đạo diễn nội dung chương trình phụ trách nhân viên: quan hệ công chúng (Publicity manager); phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); phụ trách mảng chức khác (Function coordinator) Mơ hình tổ chức lao động theo chức khuyến khích phát triển chun mơn đội ngũ lao động, tránh chồng chéo trách nhiệm cơng việc Mơ hình nói (tham khảo từ cấu tổ chức lao động tổ chức giải quần vợt Úc mở rộng) ví dụ tham khảo, bổ sung thêm nội dung theo chức cho mơ hình Hạn chế mơ hình này, thiếu hiểu biết nhiệm vụ phận chức tập chung đảm bảo lợi ích phận xung đột với phận chức khác Trong doanh nghiệp tổ chức kiện lớn vận dụng mơ hình thường tiến hành việc luân chuyển đội ngũ nhân viên qua khu vực chức khác nhằm tăng hiểu biết cho nhân viên, tăng gắn kết phối hợp cơng việc Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 45 Sơ đồ 02: Mơ hình tổ chức lao động theo chức Nhà quản lý kiện (General manager) Quản lý thương mại Quản lý truyền thơng hành Quản lý dịch vụ kiện quan hệ giấy phép phụ trách địa điểm Quản lý quan hệ công chúng Quản lý bán hàng kiện trợ lý nội dung kiện Lễ tân quan hệ với tài trợ Đạo diễn nội dung chương trình phụ trách nhà cung ứng Nv tổ chức trình diễn Phụ trách bán hàng Nv tổ chức trình diễn Phụ trách bán hàng Phụ trách marketing kinh doanh du lịch Phụ trách lính vực chức khác nhân viên marketing Nv 3.1.3 Mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận Mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận (Program-based matrix strucctures) mơ hình tổ chức lao động hỗn hợp, có kết hợp phận chức để tiến hành tổ chức hoạt động theo nội dung công việc Dưới ví dụ mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận Sơ đồ 03: Ví dụ mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận Nhà quản lý kiện Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 46 Các hệ thống hỗ trợ Khu vực đón tiếp Các địa điểm Khu vực Khu vực vui hội thảo chơi giải trí Khu vực ăn uống … Hệ thống an ninh Hệ thống vận chuyển Hệ thống thơng tin liên lạc 3.1.4 Mơ hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Mơ hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng (Multi-organisational or network structures) mơ hình áp dụng kiện có số lượng nhân viên tham gia khơng lớn (ít 20 người), nội dung cơng việc lại tương đối nhiều Mơ hình gần giống mơ hình đơn giản có nhiều cấp Thực tế mơ hình này, mảng cơng việc giao cho người phụ trách cịn việc tiến hành ký kết với nhà cung ứng Ví dụ: sau ký kết với cơng ty đảm bảo an ninh, nhân viên phụ trách an ninh có trách nhiệm giám sát phối hợp với lãnh đạo nhóm nhân viên Sơ đồ 04: Mơ hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Nhà quản lý kiện (Event manager) Phụ trách địa điểm (Venue management) Phụ trách nhà cung ứng dịch vụ (Catering company) Phụ trách tài (Accounting consunltant) Phụ trách Marketing (Marketing consutancy) … Nhà cung cấp dịch vụ trung gian Nhà cung ứng Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên Mơ hình có ưu điểm tiết kiệm nguồn nhân lực nhà tổ chức kiện, khơng cần trì đội ngũ nhân viên thường xuyên lớn mà cần hợp tác mang tính vụ với nhà cung ứng Một ưu điểm khác tận dụng tính chuyên nghiệp nhà cung ứng dịch vụ sở hợp đồng chi tiết cung ứng dịch vụ Ngoài ngân sách tổ chức kiện dự toán xác (trên sở hợp đồng ký kết với nhà cung ứng trung gian) Một số hạn chế mơ hình chất lượng dịch vụ phụ thuộc lớn nhà cung ứng dịch vụ trung gian Ngoài nhân viên phụ trách Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 47 mảng thiếu hiểu biết định lĩnh vực mà phụ trách, thiếu kinh nghiệm việc kiểm sốt, phối hợp làm ảnh hưởng đến chất lượng nói chung chương trình 3.2 Các chức danh tổ chức kiện Như trình bày, tùy theo quy mơ loại hình kiện mơ hình tổ chức lao động kiện có nhiều chức danh khác Khái qt cơng việc chia thành nhóm chức danh sau: - Nhà quản lý kiện - Các cán quản lý trung gian - Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện - Nhân viên cung ứng dịch vụ tổ chức kiện Dưới đây, xem xét cách chi tiết chức danh nói 3.2.1 Nhà quản trị kiện Nhà quản lý kiện (General manager/ Event manager): người quản lý cao nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức kiện, (và nhà đầu tư kiện kiện cụ thể) có trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm sốt hoạt động q trình tổ chức kiện Nhà quản lý kiện thường người thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện Trong đa số trường hợp nhà quản trị kiện trưởng ban tổ chức kiện Tuy nhiên Việt Nam, số trường hợp nhà đầu tư kiện định trưởng ban tổ chức kiện với tư cách người giám sát chung, mang tính danh nghĩa triển khai kiện Trong trường hợp cơng việc tổ chức kiện thuộc trách nhiệm nhà quản trị kiện Sau ký kết hợp đồng với nhà đầu tư kiện, doanh nghiệp tổ chức kiện cần giao nhiệm vụ tiến hành kiện cho nhà quản lý kiện thích hợp Mặc dù tư vấn, hỗ trợ từ doanh nghiệp tổ chức kiện, việc giao nhiệm vụ cho nhà quản lý cụ thể việc làm cần thiết để tiến hành thành công công việc tổ chức kiện Nhà quản lý kiện người trực tiếp chịu trách nhiệm tham gia lập kế hoạch, điều hành, giám sát hoạt động quy trình tổ chức kiện nhằm đạt mục tiêu mà chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện đặt Nhà quản lý kiện đại diện cho doanh nghiệp tổ chức kiện thực mục tiêu kiện, họ khơng có lên kế hoạch thực mà tham gia xây dựng ý tưởng, chương trình, tổ chức truyền thơng, quan hệ với đối tác… Họ phải có hiểu biết nghiệp vụ việc xây dựng chương trình, thiết kế sản xuất, âm ánh sáng, viết kịch bản, hậu cần, lên chi phí, thương thảo dĩ nhiên quan hệ khách hàng nữa, nói chung phải hiểu biết nhiều phương diện Nhà quản lý kiện phải tham dự vào tất bước quy trình tổ chức kiện như: giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với chủ đầu tư kiện; lập kế hoạch tổ chức kiện; lựa chọn địa điểm; chuẩn bị tổ chức kiện; lập dự Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 48 toán ngân sách ban đầu; với khách hàng, thăm dò địa điểm, làm rõ brief khách hàng, dự trù ngân sách ban đầu, tính tốn dịng lợi nhuận, giấy tờ, lịch trình, tổng quan thiết kế địa điểm, lắp đặt kỹ thuật Với trách nhiệm địi hỏi nhà quản lý kiện phải có nhiều tố chất yêu cầu cần thiết 3.2.2 Các cán quản lý trung gian Các cán quản lý trung gian cán phụ trách mảng công việc/ chức năng/ khâu/ phận trình tổ chức kiện, họ chịu lãnh đạo Nhà quản lý kiện Ví dụ: Cán lập kế hoạch tổ chức kiện (Event planer); Cán quản lý thương mại (Commercial manager), cán quản lý truyền thông hành (Media administration manager), cán quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration manager), cán quản lý bán hàng kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director)… Các cán quản lý trung gian đa số người thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện, nhiên họ người doanh nghiệp tổ chức kiện thuê tham gia làm việc theo kiểu vụ cho kiện Trong thực tế cán quản lý trung gian gọi chung nhà quản lý kiện hay event manager; để tiện nghiên cứu tài liệu gọi người lãnh đạo cao kiện nhà quản lý kiện nhà quản lý cấp gọi cán quản lý trung gian 3.2.3 Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện, người trực tiếp tham gia thực quản lý nội dung cơng việc q trình tổ chức kiện chịu lãnh đạo cán quản lý trung gian tương ứng, thuộc nhóm tùy theo loại hình quy mơ kiện có nhiều chức danh khác Ví dụ với kiện lớn (Giải quần vợt Úc mở rộng) có thuộc nhóm có chức danh như: nhân viên quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); nhân viên quan hệ giấy phép (Licensing coodinator); Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với nhà cung ứng (Tournament coodinator); nhân viên bán hàng (Corporate sales executive); nhân viên quan hệ công chúng (Publicity manager); nhân viên phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); nhân viên phụ trách mảng chức khác (Function coordinator)… Tương tự cán quản lý trung gian, nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện người thuộc biên chế doanh nghiệp doanh nghiệp tổ chức kiện thuê tham gia làm việc theo tính chất vụ 3.2.4 Nhân viên cung ứng dịch vụ tổ chức kiện Nhân viên cung ứng dịch vụ tổ chức kiện người tham gia vào việc cung ứng dịch vụ có kiện dịch vụ kỹ thuật, an Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 49 ninh, trình diễn, ăn uống… đa số nhân viên nhóm đến từ nhà cung ứng trung gian dịch vụ tổ chức kiện (tuy nhiên thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện công việc thường xun, ví dụ: dẫn chương trình, thiết kế, trang trí…) Các chức danh thuộc nhóm đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác như: - Các công việc liên quan đến trang trí, trình diễn: Người dẫn chương trình (MC); nhân viên PG; nhân viên thiết kế, nhân viên trang trí; nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng; diễn viên… - Các công việc liên quan đến công tác tiếp tân: nhân viên bảo vệ, an ninh; nhân viên lễ tân; nhân viên hướng dẫn… - Các công việc liên quan đến dịch vụ lưu trú, ăn uống, tham quan vui chơi giải trí: chức danh dịch vụ cụ thể (ví dụ dịch vụ lưu trú nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ buồng…) Tham khảo: Các nhóm nhân phận Tiệc: Thơng thường có nhóm:  Nhóm bán hàng (Selling staff)  Nhóm thực (Executing staff)  Nhóm dịch vụ bên ngồi (Outside contractors)  Nhóm hỗ trợ (Supporting staff) Vai trò trách nhiệm phận: NHÓM BÁN HÀNG (SELLING STAFF ) a Giám đốc tiệc (Catering Manager/Banquet Sale Director)  Báo cáo cho giám đốc ẩm thực  Giám sát việc bán hàng  Kiểm soát, dự báo doanh thu  Cùng bếp trưởng soạn thực đơn  Lập kế hoạch quảng cáo  Đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động b Nhân Viên nhận Tiệc (Banquet Sales)  Báo cáo cho Giám đốc tiệc (Catering Director/Banquet Sale Director)  Nghiêm túc chấp hành sách hành chánh thơng tin (Đơn giá, Hình thức đặt cọc, Dài x rộng sảnh tiệc….)  Luôn hỗ trợ khách hàng suốt thời gian diễn tiệc  Kỹ bán hành, giao tiếp tốt, kiến thức chun mơn cao  Khả dự đốn tình hình cạnh tranh  Quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp c Thư Ký Tiệc (Banquet Office Staff)  Thực cơng việc hành chính, văn thư văn phịng  Giao tiếp tốt qua điện thoại Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 50  Trí nhớ tốt khả tổ chức cơng việc NHĨM THỰC HIỆN (EXECUTING STAFF ) a Quản lí tiệc (Banquet Manager) + Trách nhiệm:  Thiết kế sơ đồ tiệc  Lập bảng phân công nhân  Giám sát việc: chuẩn bị phục vụ - Cung cấp thông tin đầy đủ cho nhân viên - Giao quyền cho nhân viên - Biết khả nhân viên  hỗ trợ nhân viên - Giao thời hạn hồn tất - Theo dõi cơng việc nhân viên  Kiểm tra dụng cụ, thiết bị trước tiệc  Kiểm tra thực đơn, trình tự phục vụ  Đảm bảo an tồn, vệ sinh + Phẩm chất:  Có kỹ điều hành tốt  Có thể chất tốt để làm việc nhiều  Ngoại hình dễ nhìn, lịch, thân thiện, bình tĩnh trước áp lực b Tổ trưởng tiệc (Banquet Captain) + Trách nhiệm:  Phụ trách tiệc nhỏ khu vực tiệc lớn  Kiểm tra số khách bếp ăn bếp trưởng  Giám sát, nhắc nhở nhân viên  Đáp ứng nhu cầu đặc biệt khách + Phẩm chất:  Có khả giám sát hướng dẫn phục vụ tốt  Có thể chất tốt ,làm việc nhiều  Ngoại hình dễ nhìn, lịch c Nhân Viên Phục Vụ Tiệc (Banquet Waiter)  Sắp xếp phòng họp, tiệc theo sơ đồ  Phục vụ ăn uống theo thực đơn  Thu dọn sau tiệc d Bếp Trưởng Tiệc (Banquet Chef)  Báo cáo Bếp trưởng  Trách nhiệm thức ăn  Sức khỏe tốt, kỹ nấu bếp giỏi  Có tính sáng tạo  Kỹ quản lí, tổ chức tốt Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 51 e Nv Bếp Nóng /Nguội (Banquet Cook/Pantry Worker)  Chuẩn bị thức ăn  Khéo tay trang trí, tỉa củ  Sức khỏe tốt, chịu áp lực cao  Sẵn sàng làm việc nhiều  Kỹ làm việc nhóm g Nv Vệ Sinh (Banquet Steward)  Vệ sinh, bảo quản dụng cụ, trang thiết bị, sở vật chất NHĨM DỊCH VỤ BÊN NGỒI (OUTSIDE CONTRACTORS)  Chuyên gia chụp ảnh  Công ty cho thuê thiết bị nghe nhìn  Chun viên trang trí hoa  Ban nhạc  Nhóm nhạc, ca sỹ, nhóm múa, nhóm hài – danh hài  Đội ngũ nhân viên khánh tiết (nhóm múa)  Nhân viên bảo vệ  … NHÓM HỖ TRỢ (SUPPORTING STAFF) Nhân viên kỹ thuật điện, mộc; nhân viên thu ngân; nhân viên vệ sinh; nhân viên bếp; nhân viên trang trí Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 52 ... cho hình ảnh kiện xấu nhiều Chỉ kiện kết thúc, người tổ chức kiện thở phào nhẹ nhõm (Theo www.tochucsukienvip.com ) Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn... phí tính lượng (1000 VN Đ) (1000 VN Đ) Ăn tối ngày Su? ??t Đồ uống chai Ăn sáng ngày su? ??t Tiệc coffee tiệc Giải lao break hội thảo Ăn trưa ngày su? ??t … Tổng cộng Các bảng dự tốn chi phí cho hạng mục... hiệu, sản phẩm (Brand and product launches) + Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers Conferences, Conventions) + Các loại hội nghị thường niên: tổng kết kỳ, đại hội