Quản trị tinh gọn tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ CẤN ĐÌNH LUẬN QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Hà Nội, 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ CẤN ĐÌNH LUẬN QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh Mã số: 60 34 01 02 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN ĐĂNG MINH Hà Nội, 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Quản trị tinh gọn Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” kết nghiên cứu riêng tôi, chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu người khác Việc sử dụng kết nghiên cứu trích dẫn tài liệu cá nhân, tổ chức khác đảm bảo theo quy định Những nội dung tham khảo, trích dẫn sách báo, tài liệu, thông tin đăng tải tạp chí, tác phẩm trang web theo danh mục tài liệu tham khảo luận văn Tác giả luận văn CẤN ĐÌNH LUẬN LỜI CẢM ƠN Lời đâu tiên, xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô giáo Viện Quản trị Kinh doanh, trường Đại học Kinh tế_ Đại học quốc gia Hà Nội cung cấp, truyền đạt kiến thức hữu ích, mang tính thực tiễn cao suốt q trình học tập Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Nguyễn Đăng Minh dành nhiều tâm huyết, thời gian hướng dẫn hỗ trợ suốt q trình hồn thành luận văn tốt nghiệp Đồng thời, xin chân thành cảm ơn anh, chị em đồng nghiệp lãnh đạo phòng Quản trị y tế,Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ cung cấp thông tin tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành luận văn Tơi nỗ lực hoàn thiện luận văn tất cố gắng nhiệt huyết Song, nghiên cứu khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong nhận góp ý quý báu thầy bạn để tơi hồn thiện luận văn cách tốt MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC HÌNH VẼ iv DANH MỤC BẢNG BIỂU ii MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN 1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1.2 Cơ sở lý luận quản trị tinh gọn 11 1.2.1 Khái niệm 11 1.2.2 Mục tiêu việc áp dụng quản trị tinh gọn 16 1.2.3 Một số phương pháp áp dụng quản trị tinh gọn 18 1.2.4 Nội dung hoạt động quản trị tinh gọn 25 1.3 Lợi ích việc áp dụng quản trị tinh gọn vào hoạt động kinh doanh…………………………………………………………… ………34 1.3.1 Mối liên hệ tư quản trị tinh gọn hiệu kinh doanh 34 1.3.2 Lợi ích đạt doanh nghiệp, tổ chức áp dụng quản trị tinh gọn 35 CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 37 2.1 Phương pháp nghiên cứu 37 2.2 Phương pháp lập bảng khảo sát 38 CHƢƠNG : THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VIỆC ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 42 3.1 Giới thiệu phòng Quản trị y tế Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ …………… 42 3.1.1 Tổng quan phòng Quản trị y tế_Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 42 3.1.2 Hiệu hoạt động quản lý kỹ thuật phòng Quản trị - Y tế từ 2016 đến 2018 46 3.2 Thực trạng việc áp dụng công cụ quản trị tinh gọn hoạt động quản lý kỹ thuật tịa nhà phân tích kết điều tra 47 3.2.1 Hoạt động 5S 47 3.2.2 Hoạt động Kaizen 54 3.2.3.Hoạt động quản lý trực quan 60 3.2.4 Đánh giá hoạt động quản trị tinh gọn phòng Quản trị - y tế_Văn phòng Bộ KHCN 64 3.3 Những nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu việc áp dụng quản trị tinh gọn vào hoạt động kinh doanh phòng Quản trị - y tế_Văn phòng Bộ KHCN 66 3.3.1 Nhân viên chưa nhận biết lợi ích QTTG với thân 69 3.3.2 Thiếu chương trình đào tạo QTTG cho nhân viên 70 3.3.3 Phương pháp đào tạo QTTG chưa phù hợp 70 3.3.4 Đơn vị chưa xây dựng quy trình thực cơng việc chi tiết 71 3.3.5.Đơn vị chưa xây dựng tiêu chí đánh giá cơng việc 71 3.3.6 Lãnh đạo đánh giá khơng cao vai trị nhân viên 72 3.3.7 Thiếu hỗ trợ chuyên gia 72 3.3.8 Chưa có cam kết lâu dài từ ban lãnh đạo việc áp dụng QTTG 73 3.3.9 Đơn vị chưa có ưu tiên cho QTTG chiến lược hành động 73 CHƢƠNG 4: ĐỀ XUẤT MƠ HÌNH VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHÒNG VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 75 4.1 Đề xuất mơ hình áp dụng quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản trị kỹ thuật tòa nhà Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ….………… 75 4.1.1 Mục tiêu phấn đấu đơn vị đến năm 2022 75 4.1.2 Đề xuất mơ hình 75 4.2 Đề xuất số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản trị trụ sở phòng Quản trị - y tế_Văn phòng BKHCN 78 4.2.1 Đơn vị cần hoạch định chiến lược dài hạn cho việc áp dụng QTTG 78 4.2.2 Cần có cam kết lâu dài từ ban lãnh đạo việc áp dụng QTTG 79 4.2.3 Mời chuyên gia hỗ trợ: 80 4.2.4 Tạo điều kiện thúc đẩy tham gia người lao động: 80 4.2.5 Hoạt động đào tạo cần trọng: 82 4.2.6 Chính sách khuyến khích, khen thưởng: 85 KẾT LUẬN 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nguyên nghĩa BHYT Bảo hiểm y tế BKHCN Bộ Khoa học Công nghệ CBCNV Cán bộ, công nhân viên CNTT Công nghệ thông tin DN Doanh nghiệp DNVVN Doanh nghiệp vừa nhỏ ERP Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) HĐQT Hội đồng quản trị JIT Đúng lúc (Just In Time) 10 KHCN Khoa học Công nghệ 11 MRP Hoạch định vật tư doanh nghiệp (Material Requirement Planning) 12 QM Quản lý chất lượng (Quality Management) 13 QLTQ Quản lý trực quan 14 QTTG Quản trị tinh gọn 15 QTYT Quản trị y tế 16 VPB Văn phòng Bộ 17 VSM Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping) 18 SXTG Sản xuất tinh gọn TPM Duy trì suất tổng thể (Total Productive Maintenance) TPS Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System) TQM Quản lý chất lượng tổng thể (Total Quality Management) 19 20 21 i DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Bảng Nội Dung Trang Bảng 2.1 Nội dụng khảo sát phương pháp 5S 39 Bảng 2.2 Nội dung khảo sát phương pháp Kaizen 40 Bảng 2.3 Nội dung khảo sát Hoạt động quản lý trực quan 41 Bảng 3.1 Bảng 3.2 Bảng 3.3 Bảng 3.4 Bảng 3.5 Bảng 3.6 10 Bảng 3.7 11 Bảng 3.8 12 Bảng 3.9 13 Bảng 3.10 14 Bảng 3.11 15 Bảng 3.12 Thống kê số liệu tiền điện sử dụng năm liên tiếp Thống kê số liệu tiền nước sử dụng năm liên tiếp Nội dụng khảo sát phương pháp 5S Bảng tổng hợp kết khảo sát hoạt động "S1 - Sàng lọc" Bảng tổng hợp kết khảo sát hoạt động "S2 - Sắp xếp" Bảng tổng hợp kết khảo sát hoạt động "S3 - Sạch sẽ" Bảng tổng hợp kết khảo sát hoạt động "S4 - Săn sóc" Bảng tổng hợp kết khảo sát hoạt động " S5 - Sẵn sàng" Tổng hợp kết khảo sát yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động 5S Nội dụng khảo sát phương pháp Kaizen Tổng hợp kết khảo sát hoạt động Kaizen đơn vị Tổng hợp kết khảo sát yếu tố ii 46 46 50 50 51 51 52 52 53 57 57 59 STT Bảng Nội Dung Trang ảnh hưởng đến hiệu việc cải tiến 16 Bảng 3.13 17 Bảng 3.14 Nhóm đánh giá kết hoạt động quản lý trực quan Tổng hợp kết khảo sát hoạt động quản lý trực quan 61 62 Tổng hợp kết khảo sát yếu tố ảnh hưởng 18 Bảng 3.15 đến hiệu hoạt động quản lý trực quan đơn vị iii 63 CHƢƠNG 4: ĐỀ XUẤT MƠ HÌNH VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHÒNG VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Chương sâu phân tích vấn đề: thực trạng áp dụng QTTG đơn vị; tổng hợp phân tích kết khảo sát Từ đó, đưa vấn đề mà Văn phịng Bộ KHCN gặp phải áp dụng phương pháp QTTG Trong chương này, kết hợp với thông tin thực tế thu thập sau q trình nghiên cứu phân tích trả lời cho câu hỏi: “Mặc dù đưa QTTG vào áp dụng Văn phòng Bộ KHCN từ sớm, hiệu áp dụng lại chưa cao?” Trên sở nguyên nhân phân tích chương 3, tác giả nghiên cứu xin đưa đề xuất mơ hình giải pháp áp dụng QTTG cho phòng quản trị y tế, Văn phịng Bộ KHCN 4.1 Đề xuất mơ hình áp dụng quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản trị kỹ thuật tòa nhà Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 4.1.1 Mục tiêu phấn đấu đơn vị đến năm 2022 Đơn vị đặt mục tiêu chiến lược đến năm 2022 hoàn thiện đầy đủ tiêu chuẩn quy trình hoạt động quản trị sở vật chất, trang thiết bị cho quan Bộ Thời gian đáp ứng yêu cầu công việc đảm bảo mức thấp Để đạt mục tiêu đòi hỏi phòng Quản trị - y tế phải có thay đổi, đề tài nhằm mục đích đề xuất giải pháp hồn thiện áp dụng quản trị tinh gọn để đơn vị xem xét áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác đạt mục tiêu đề thời gian tới 4.1.2 Đề xuất mơ hình Để việc áp dụng hoạt động QTTG Văn phịng Bộ Khoa học 75 Cơng nghệ đạt hiệu cao, người nghiên cứu xin đề xuất quy trình triển khai QTTG cho khoa học hiệu Qua thực trạng áp dụng QTTG Văn phòng Bộ KHCN, tham khảo ý kiến chuyên gia QTTG người nghiên cứu kết hợp với đặc trưng quan nhằm lựa chọn mô hình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn phù hợp Đó là: “Mơ hình triển khai áp dụng QTTG cho doanh nghiệp vừa nhỏ” TS Nguyễn Đăng Minh cộng để đưa vào áp dụng Văn phịng Bộ KHCN Hình 4.1: Mơ hình quản trị tổng quát theo tƣ quản trị tinh gọn doanh nghiệp Việt Nam (Nguồn: Quản trị tinh gọn Việt Nam, đường tới thành công, Nguyễn Đăng Minh, 2015) * Quá trình triển khai QTTG vào tổ chức thông qua giai đoạn: + Giai đoạn 1: Xây dựng quy trình thực tiêu chí kiểm tra đánh giá cho hoạt động 5S, Kaizen, Quản lý trực quan: Từ mơ hình thấy, việc xây dựng quy trình thực hoạt động QTTG (cụ thể hoạt động 5S, Kaizen, Quản lý trực quan) cần 76 kết hợp song song với việc xây dựng tiêu chí đánh giá kiểm tra chất lượng thực hoạt động trên.Việc xây dựng quy trình thực hiện, tiêu chí kiểm tra từ giai đoạn giúp cho hoạt động QTTG triển khai dễ dàng, đồng quán từ bước + Giai đoạn 2: Thực thí điểm áp dụng QTTG phận nhỏ: Mục đích giai đoạn đánh giá mức độ phù hợp quy trình tiêu chí kiểm tra thực tiễn tổ chức thông qua việc đánh giá hiệu thực tế mà hoạt động QTTG mang lại cho phận thử nghiệm Kết thúc giai đoạn hai có hai trường hợp xảy ra: •Việc triển khai áp dụng QTTG cho phịng quản trị y tế theo quy trình tiêu chí kiểm tra thử nghiệm đạt hiệu cao Điều chứng tỏ quy trình tiêu chí kiểm tra hồn tồn phù hợp với tình hình thực tế đơn vị Q trình triển khai áp dụng cho tồn Văn phòng Bộ chuyển sang gia đoạn • Việc triển khai áp dụng QTTG cho phòng quản trị y tế theo quy trình tiêu chí kiểm tra phận thử nghiệm đạt hiệu thấp Điều chứng tỏ quy trình, tiêu chí đánh giá kiểm tra không phù hợp với đặc thù hoạt động đơn vị Khi đó, quy trình triển khai áp dụng QTTG lại quay trở giai đoạn thêm vào phải cải tiến lại quy trình tiêu trí kiểm tra dựa học kinh nghiệp thu trình áp dụng thử nghiệm Sau tái áp dụng thử phịng quản trị y tế Chu trình kết thúc giai đoạn đạt hiệu cao Và chuyển tiếp sang gian đoạn + Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng QTTG toàn quan, tổ chức Tại giai đoạn này, toàn Văn phòng Bộ áp dụng QTTG cách đồng đồng theo quy trình thực tiêu chí kiểm tra Trong phần này, người nghiên cứu trình bày quy trình đề xuất triển khai áp dụng QTTG theo ba giai đoạn chính, giúp giải vấn đề mà 77 phòng Quản trị - y tế_Văn phòng Bộ KHCN gặp phải trình áp dụng QTTG.Tuy nhiên, để việc áp dụng QTTG thành cơng có nhiều yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quy trình triển khai áp dụng Trong có yếu tố lớn là: tham gia người lao động, cam kết lãnh đạo, sách khuyến khích, hoạt động đào tạo,… đơn vị cần tiến hành giải đồng tất giải pháp, thực triển khai QTTG theo quy trình phù hợp nhằm đạt hiệu tối đa hoạt động QTTG 4.2 Đề xuất số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản trị trụ sở phòng Quản trị - y tế_Văn phịng BKHCN Từ kết phân tích thực trạng nguyên nhân trên, vào mục tiêu phát triển quan, nghiên cứu có số đề xuất giải pháp để phòng Quản trị - y tế áp dụng QTTG hiệu Ở phần nội dung tiến hành trả lời câu hỏi: “Làm để áp dụng quản trị tinh gọn có hiệu tốt phịng Quản trị - y tế?”.Trả lời cho câu hỏi này, số giải pháp đề xuất với đơn vị có hướng áp dụng thành cơng cơng cụ QTTG hoạt động quản trị tòa nhà trụ sở quan 4.2.1 Đơn vị cần hoạch định chiến lược dài hạn cho việc áp dụng QTTG Đơn vị cần có định đầu tư dài hạn, đầu tư cho thiết bị kỹ thuật quan trọng để áp dụng phương pháp QTTG vào hoạt động cần phải phát triển đồng nhiều yếu tố: cơng cụ, máy móc thiết bị, quản lý…quan trọng phòng Quản trị - y tế cần cấu lại nguồn ngân sách để chủ động cho hoạt động QTTG Bên cạnh đó, Văn phịng Bộ nên đưa QTTG vào phương châm, chiến lược dài hạn hoạt động đơn vị phải xây dựng mục tiêu kế hoạch Do vậy, QTTG cần phải đưa vào chiến lược hoạt động thực cách đồng tồn diện 78 4.2.2 Cần có cam kết lâu dài từ ban lãnh đạo việc áp dụng QTTG Lãnh đạo người trực tiếp dẫn dắt, xác định mục tiêu phấn đấu đơn vị, tổ chức Do đó, người lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến q trình áp dụng QTTG Văn phịng Bộ Bởi vậy, lãnh đạo Văn phòng Bộ phòng quản trị y tế cần người đầu việc thực QTTG hiểu thấu ý nghĩa phương pháp Cùng với đó, lãnh đạo cần có cam kết tin tưởng vào chiến lược áp dụng QTTG Phải luôn đánh giá cao vai trò người lao động, tạo điều kiện hỗ trợ người lao động nhiều khía cạnh Từ tạo tinh thần đồng thuận cao giúp thúc đẩy q trình áp dụng QTTG Văn phịng Bộ hiệu Lãnh đạo Văn phòng nên nghiên cứu sách đào tạo, bồi dưỡng chế khen thưởng thỏa đáng để có kích thích nhiệt tình tham gia người lao động : • Về sách đào tạo: Lãnh đạo người định lựa chọn nội dung chương trình đào tạo, phương pháp đào tạo ưu tiên công việc QTTG Và với chiến lược khác đơn vị Bởi vậy, người lãnh đạo cần phải có lĩnh, định hướng, tầm nhìn dài hạn có niềm tin vào lợi ích, ý nghĩa QTTG Từ đó, xây dựng kế hoạch đào tạo lâu dài, phù hợp với thực tiễn phòng quản trị y tế cam kết đảm bảo trì liên tục • Về chế khuyến khích, động viên khen thưởng: Tập thể lãnh đạo người định đến hình thức khen thưởng cho người lao động theo nội quy quan quy định nhà nước Do sách khen thưởng kịp thời đáng cho người lao động phải đảm bảo công bằng, hợp lý Ngoài ra, lãnh đạo nên suy nghĩ vận dụng chế khen thưởng sử dụng nguồn quỹ khác để kích thích tính tự giác tham gia vào trình áp dụng QTTG đơn vị 79 Qua việc tiến khảo sát vài doanh nghiệp, tổ chức vững mạnh phát triển, người nghiên cứu nhận thấy lãnh đạo tổ chức xếp thời gian trực tiếp giám sát hoạt động động QTTG phịng/bộ phận, chí lãnh đạo tham gia thực 5S người lao động khác Ở giai đoạn tiến hành triển khai QTTG, vai trò người lãnh đạo lại quan trọng 4.2.3 Mời chuyên gia hỗ trợ Tại Việt Nam chưa nhiều chuyên gia hiểu biết có kinh nghiệm QTTG Từ thực tiễn Văn phòng Bộ KHCN nêu phần trên, có giúp đỡ chuyên gia có kinh nghiệm hướng dẫn tư vấn, hoạt động QTTG đơn vị đạt hiệu cao Từ sớm hình thành mơ hình hoạt động trơn tru đáp ứng tốt yêu cầu quản lý hành Để thực QTTG, Văn phòng Bộ cần hợp tác phối hợp với trung tâm nghiên cứu trường đại học lớn như: Trường Đại học Kinh tế, ĐH Quốc Gia Hà Nội, Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Bách khoa Hà Nội,…., nơi tập trung hầu hết nhà nghiên cứu hàng đầu lĩnh vực áp dụng QTTG Những chuyên gia giỏi kiến thức chun mơn am hiểu thực tiễn tình hình kinh tế, văn hóa doanh nghiệp, tổ chức tâm lý người lao động Và thế, để áp dụng hiệu hoạt động QTTG vào hoạt động quản trị Văn phịng Bộ KHCN cần có hỗ trợ chuyên gia 4.2.4 Tạo điều kiện thúc đẩy tham gia người lao động Người lao động người trực tiếp tham gia vào trình sản xuất vận hành nên người hiểu rõ khó khăn phát sinh quy trình cơng việc Do đó, cần tham gia hưởng ứng tích cực người lao động để triển khai thành cơng hoạt động QTTG Để khuyến khích tham gia người lao động, cấu tổ chức điều hành 80 hoạt động QTTG cần thiết lập theo hướng cấu tổ chức “mềm” (organic model) “Cơ cấu tổ chức “ mềm” có đặc tính mềm dẻo, linh hoạt khả thích ứng cao, dựa nhóm liên chức năng, trao đổi thơng tin mạnh mẽ, nhân viên tham gia vào việc định, đồng thời giảm tính tập trung hóa tổ chức” ( Robbins & Judge, 2007) Văn phòng Bộ KHCN nên đưa tiêu chí cụ thể để tuyển chọn cá nhân phù hợp tham gia vào máy điều hành hoạt động QTTG Ngoài việc giỏi kỹ thuật hiểu cách thức triển khai QTTG, người lựa chọn cịn phải có tinh thần nhiệt tình, trách nhiệm cơng việc Cùng với đó, cá nhân tham gia máy điều hành hoạt động QTTG phải có tầm ảnh hưởng tới người cịn lại tổ chức Ngồi ra, để phân cơng cơng việc máy tổ chức rõ ràng cần đưa mô tả công việc rõ ràng; thể vai trò, trách nhiệm cá nhận Việc giúp hạn chế thói quen “đổ lỗi” nhiều người thực công việc Và cuối cùng, cần phải có quy định thưởng phạt rõ ràng để người lao động thấy công Và từ đó, họ hiểu để thực tốt quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm lợi ích thân việc áp dụng QTTG Người nghiên cứu xin đề xuất cấu trúc tổ chức QTTG Văn phòng Bộ KHCN theo hình thức từ lên Mơ hình có cấu trúc nhằm hạn chế tính độc đốn lãnh đạo, độ ì thiếu chủ động người lao động hoạt động QTTG Trong mô hình này, người lao động người thực cơng việc chính, lãnh đạo đóng vai trị hỗ trợ, thúc đẩy, giám sát thực hiện, thay đưa đạo đơn mà không đưa dẫn cho nhân viên hồn thành cơng việc 81 Hình 4.2: Đề xuất mơ hình cấu nhân triển khai 5S Văn phòng BKHCN Nguồn: Tác giả tự tổng hợp đề xuất Ngoài cấu tổ chức linh hoạt, mềm dẻo, sách khuyến khích khen thưởng chương trình đào tạo tập trung nâng cao thấu hiểu lợi ích cho người lao động góp phần thúc đẩy tham gia tích cực người lao động vào trình triển khai áp dụng QTTG 4.2.5 Hoạt động đào tạo cần trọng Đào tạo nhân tố quan trọng tạo nên thành công QTTG Chương trình đào tạo tốt giúp định hướng cho người nhân viên làm từ đầu Vì vậy, Văn phòng Bộ KHCN nên tiến hành đào tạo cho đội ngũ nhân viên trước trình triển khai áp dụng QTTG Mục đích tạo thích 82 ứng cho người lao động giai đoạn đầu tránh bị hụt hẫng chuyển đổi trạng thái hoạt động + Đào tạo cho người lao động nhận thức QTTG: Mục đích việc thực đào tạo nhận thức QTTG cho người lao động Văn phòng Bộ giúp họ thấu hiểu cần thiết tư quản trị lợi ích việc áp dụng QTTG; giúp người lao động nâng cao tinh thần tự giác, tự nguyện, trách nhiệm tính chủ động áp dụng QTTG Để làm tốt việc này, hoạt động đào tạo nên tập trung vào thấu hiểu lợi ích người lao động là: “áp dụng QTTG có ích cho thân” Từ đó, người lao động có ý thức thực công việc tốt nâng cao lực thân Văn phòng Bộ cần thực số hoạt động để thúc đẩy việc đào tạo nhận thức cho người lao động: • Tun truyền lợi ích 5S, Kaizen, QLTQ tới người lao động cách đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội đơn vị như: tổ chức họp để giới thiệu lắng nghe khó khăn cơng việc để áp dụng 5S, Kaizen, QLTQ; trực quan hóa hiệu, slogan thúc đẩy tinh thần người lao động nhằm tháo gỡ khó khăn mà người lao động gặp phải • Xây dựng kế hoạch, lộ trình đào tạo cụ thể liên tục trì thúc đẩy động lực người lao động • Tạo điều kiện cho người lao động có hội phát huy lực thân Một số cách thức để tạo mục tiêu chung giảm thiểu mâu thuẫn lãnh đạo người lao động như: Nêu gương cho cá nhân có lực làm việc hiệu quả; Tin tưởng, trao quyền cho nhân viên hỗ trợ nhiệt tình cấp trên; Khuyến khích hình thức khác tuyên dương họp, xếp quỹ khen thưởng có hình thức tặng q cho nhân viên có thành tích tốt + Đào tạo kiến thức QTTG: 83 Mục tiêu việc đào tạo kiến thức giúp người lao động hiểu cách thức triển khai áp dụng thực tế QTTG Văn phòng Bộ Kiến thức nên bám sát thực tiễn nên tập trung vào công cụ đơn giản dễ triển khai áp dụng mang đến lợi ích trực tiếp cho người lao động Văn phòng Bộ KHCN nên lựa chọn số hình thức đào tạo kiến thức QTTG sau : • Kết hợp đào tạo chỗ (On-the-job-trainning) với đào tạo nơi làm việc (Off-the-job-trainning) để tăng tính thực tiễn cho hoạt động đào tạo Những chuyên viên, người lao động có thâm niên hướng dẫn trực tiếp giúp nhân viên nhanh chóng thích ứng với thay đổi mơi trường làm việc Trên sở đó, quy trình triển khai áp dụng thúc đẩy thực nhanh chóng • Áp dụng mơ hình đào tạo TOT_“Train of trainers” (Khóa bồi dưỡng nghiệp vụ cho người thực cơng tác đào tạo) Mơ hình cung cấp cho người làm công tác đào tạo kiến thức bản, kỹ kinh nghiệm thực tiễn để truyền đạt lại cho nhân viên khác Văn phịng Bộ • Đào tạo QTTG theo phân chia cấp độ: Lãnh đạo cấp Văn phòng Bộ, lãnh đạo phòng quản trị y tế, chuyên viên, nhân viên (hay kỹ thuật viên) biết rõ vai trò việc triển khai áp dụng QTTG Từ mơ hình này, lãnh đạo quan nhân viên có chun mơn vững mang kiến thức đào tạo lại cho người khác đơn vị Ngồi việc tập trung vào nâng cao thấu hiểu lợi ích người lao động nhấn mạnh vào đào tạo chỗ, đào tạo nhân làm công tác đào tạo, đào tạo theo cấp độ khác (từ lãnh đạo cấp cao, cấp phịng, chun viên, nhân viên hợp đồng…) đào tạo làm cho thành viên tổ chức nắm rõ vai trị mơi trường QTTG Do tâm lý ngại thay đổi người lao động Việt Nam, để đào tạo phát huy tối đa hiệu Văn phòng Bộ KHCN cần thường xuyên trì thực hoạt động 84 đào tạo cho chuyên viên đào tạo nhắc lại cho toàn nhân viên để ghi nhớ kiến thức quản trị tinh gọn phát huy lực 4.2.6 Chính sách khuyến khích, khen thưởng Chính sách khuyến khích động viên, khen thưởng coi sợi dây liên kết người lãnh đạo, tổ chức với người nhân viên Lãnh đạo thể cho người nhân viên thấy tâm cam kết với việc áp dụng QTTG sách khen thưởng Người lao động có niềm tin thực tốt chủ trương lãnh đạo Để phát huy hiệu tối đa sách khen thưởng, động viên người lao động, người lãnh đạo cần khen thưởng kịp thời, thường xuyên người có nhiều sáng kiến Đồng thời, đề cao tính tự chủ người lao động có sáng kiến tốt nới rộng quyền hạn cho họ việc thực thi ý tưởng Trong thực tế, có nhiều cơng việc cần phải tốn nhiều thời gian để hoàn thành thấy kết Nếu lãnh đạo chờ đợi đến công việc hoàn thành đưa biện pháp khen thưởng chậm chễ; dễ gây tâm lý chán nản cho người lao động Thay vào đó, lãnh đạo có động thái ghi nhận kịp thời đóng góp người lao động (có thể biểu dương họp, lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm, thưởng tiền quỹ đóng góp người lao động…), việc có ý nghĩa động viên kịp thời, cổ vũ tinh thần người lao động Điều thấy rõ nét qua sách khen thưởng cho ý tưởng đề xuất Kaizen Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 85 KẾT LUẬN Bài nghiên cứu hệ thống hóa tương đối đầy đủ lý thuyết quản trị tinh gọn Chương đưa phương pháp nghiên cứu Ở chương 3, người nghiên cứu giới thiệu sơ lược quan cơng tác, thực trạng tình hình áp dụng QTTG quan cơng tác Phân tích kết điều tra khảo sát, người nghiên cứu đúc rút nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động QTTG chưa hiệu Văn phòng Bộ Khoa học Cơng nghệ Sử dụng phương pháp phân tích nhân whys vấn số chuyên gia, người nghiên cứu xây dựng sơ đồ gồm lớp phân tích nguyên nhân lý giải QTTG chưa áp dụng hiệu đơn vị Trong đó, ngun nhân nằm lớp cuối bao gồm nguyên nhân đến từ phía bên bên ngồi đơn vị Dựa nguyên nhân cốt lõi đó, chương 4, người nghiên cứu đề xuất số giải pháp giải nguyên nhân nêu, trả lời câu hỏi nghiên cứu “Làm để áp dụng quản trị tinh gọn có hiệu tốt Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ?” Về phía Văn phịng Bộ, lãnh đạo tồn thể nhân viên cần phải nhận thức rõ ràng QTTG lợi ích mang lại Để áp dụng thành công công cụ QTTG, trước tiên đơn vị cần thiết kế chiến lược dài hạn dự trù tốt nguồn lực Đồng thời, lãnh đạo cần có quan tâm, trọng vào cơng tác kiểm tra, giám sát để thói quen “tinh gọn” vào nề nếp, tạo tiền đề cho việc triển khai công cụ khác QTTG Qua việc lựa chọn nghiên cứu cụ thể đơn vị quan nhà nước, người nghiên cứu phân tích số nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu áp dụng QTTG vào hoạt động quản trị sở vật chất, trang thiết bị đơn vị, đồng thời mạnh dạn đề xuất số giải pháp khắc 86 phục Bên cạnh kết đạt được, thời gian thực nghiên cứu có hạn nên nghiên cứu không tránh khỏi số hạn chế như: mẫu khảo sát đơn vị hạn chế, phân tích chủ yếu mang tính định tính Với kết đạt nghiên cứu này, người nghiên cứu hy vọng đóng góp phần nhỏ vào việc hình thành sở lý luận cho nghiên cứu 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tham khảo Tiếng Việt Lê Hữu Cương, 2016 Xây dựng hệ thống sản xuất tinh gọn công ty GEOTECH VIỆT NAM Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế Đại học Quốc Gia Hà Nội Mekong Capital, 2004 Giới thiệu Lean manufacturing cho doanh nghiệp Việt Nam Hà Nội: Nhà Xuất Lao động - Xã Hội Đỗ Tiến Long, 2010 Triết lý Kaizen lãnh đạo doanh nghiệp Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Kinh tế Kinh doanh, số 26, Tr 262-270 Jeffrey K.Liker, 2006 The Toyota way- Phương thức Toyota Hà Nội: Nhà Xuất Lao động - Xã Hội Nguyễn Đăng Minh, 2013.Áp dụng 5S doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam, Thực trạng - Khuyến nghị Tạp chí khoa học kinh tế kinh doanh, số 29(1), Tr 24-25 Nguyễn Đăng Minh, 2013 Định hướng áp dụng quản trị tinh gọn doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam Tạp chí khoa học kinh tế kinh doanh, tập 30(1), Tr 67-68 Nguyễn Đăng Minh, 2015 Quảntrị tinh gọn Việt Nam, Đường tới thành công, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Tr 17-19-217-269 Nguyễn Thị Đức Nguyên Bùi Nguyên Hùng, 2010 Áp dụng lean manufacturing Việt Nam thông qua số tình Tạp chí Phát triển & Hội nhập, Số 8, tr 41- 48 Nguyễn Hồng Sơn Nguyễn Đăng Minh, 2014 Quản trị tinh gọn DNVVN Việt Nam, Thực trạng giải pháp Hà Nội: NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Tr 17-19-224-225 88 Tài liệu tham khảo nƣớc 10.Phan Chi Anh, Yoshiki Matsui, 2010 Contribution of quality management and just-in-time production practices to manufacturing performance International Journal of Productivity and Quality Management, Vol 6, No 1/2010 11.Hiroshi Katayana, David Bennett, 1996 Lean production in a changing competitive world: a Japanese perspective Internatinonal journal of Operations & Production Management 16(2), pp8-23 12.Michael A Lewis, 2000 Lean production and sustainable competitive advantage, International Joutnal of Operations & Production Management 20(8), pp 959-978 13.Nguyen, DM, 2009 Manufacturing Line Designs Designs in Automobile Industrial Plants Line Udpsizing with Capacity with Capacity and Cost Analysis Journal ò Janpan Society for information and Management 14.Mike Rother and John Shook, foreword by jim Womack and Dan jones, 1999 Value stream mapping to create and eliminate muda (pdf) The Lean Enterprsie Intitude, có sẵn www.lean.org 15.Ohno T, 1988 the Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production, Productiviy Press, Portland 89 ... THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VIỆC ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 42 3.1 Giới thiệu phòng Quản trị y tế Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ ……………... dụng Quản trị tinh gọn Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Chƣơng 4: Đề xuất giải pháp mô hình áp dụng quản trị tinh gọn Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ... MƠ HÌNH VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHÒNG VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 75 4.1 Đề xuất mơ hình áp dụng quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản trị kỹ