Quản lý dự án đầu tư tại học viện công nghệ bưu chính viễn thông (tt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO - TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG - TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG NGÀNH : QUẢN TRỊ KINH DOANH MÃ SỐ : 60.34.05 HỌC VIÊN: DOÃN THỊ HẢI ANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TS.NGƯT BÙI XUÂN PHONG HÀ NỘI – 2010 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thơng đơn vị thành viên Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam có chức đào tạo nghiên cứu khoa học cơng nghệ lĩnh vực bưu chính, viễn thông, điện tử, tin học phục vụ phát triển ngành Bưu - Viễn thơng Việt Nam xã hội Trong năm qua, Học viện đạt nhiều thành tựu lớn, đóng góp cho phát triển Ngành BCVT Việt Nam nói riêng nước nói chung.Tuy nhiên, với mơi trường hội nhập cạnh tranh nay, để giữ vững truyền thống phát triển yếu tố cần quan tâm Học viện việc mở rộng tăng cường tiềm lực sở vật chất công cụ phục vụ cho nghiên cứu đào tạo Vì vậy,việc quản lý triển khai hiệu dự án đầu tư Học viện vấn đề cần phải quan tâm Với mong muốn đóng góp phần cơng sức, kiến thức hiểu biết nhằm góp phần tăng cường cơng tác quản lý dự án Học viện, tác giả chọn đề tài “Quản lý dự án đầu tư Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng” Mục đích nghiên cứu - Về mặt lý luận: Nghiên cứu, hệ thống góp phần hồn thiện số vấn đề dự án đầu tư quản lý dự án đầu tư; đặc biệt quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư - Về mặt thực tiễn: Đánh giá thực trạng công tác quản lý tiến độ thời gian, nghiên cứu đề xuất số giải pháp mang tính hệ thống khả thi nhằm tăng cường công tác quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư Học viện Công nghệ BCVT Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu công tác quy trình quản lý dự án đầu tư triển khai Học viện Công nghệ BCVT, tập trung chủ yếu vào dự án đầu tư thực giai đoạn 2007-2010 - Phạm vi nghiên cứu: phạm vi luận văn này, tác giả giới hạn tập trung nội dung quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư Học viện Công nghệ BCVT Phương pháp nghiên cứu Thông qua việc khảo sát thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư XDCB thực thời gian qua, sở lý thuyết học nghiên cứu trình đào tạo Học viện, tham khảo giáo trình dùng cho đào tạo chuyên ngành quản trị kinh doanh, quản lý dự án đầu tư, tài liệu liên quan nước phân tích, đánh giá cơng tác quản lý dự án đầu tư thực tế để làm sở đề xuất số biện pháp tăng cường công tác quản lý dự án đầu tư Học viện Những kết đạt luận văn - Tổng kết hệ thống hoá vấn đề lý luận quản lý dự án, quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư - Đánh giá thực trạng quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư Học viện Công nghệ BCVT, nêu tồn phân tích nguyên nhân - Nghiên cứu, đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư Học viện Công nghệ BCVT Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài chia làm ba chương lớn: Chương 1:Cơ sở lý luận dự án đầu tư quản lý dự án đầu tư Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thông Chương 3: Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư Học viện Công nghệ Bưu Viễn thơng Chương - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.1 DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.1.1 Khái niệm dự án đầu tư - Về hình thức dự án đầu tư tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày cách chi tiết có hệ thống hoạt động chi phí theo kế hoạch để đạt kết thực mục tiêu định tương lai - Trên góc độ quản lý, dự án đầu tư công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo kết tài chính, kinh tế - xã hội thời gian dài - Trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tư công cụ thể kế hoạch chi tiết công đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển KTXH, làm tiền đề cho cho định đầu tư tài trợ - Về mặt nội dung, dự án đầu tư tập hợp hoạt động có liên quan với kế hoạch hoá nhằm đạt mục tiêu định việc tạo kết cụ thể thời gian định, thông qua việc sử dụng nguồn lực xác định 1.1.2 Đặc trưng dự án đầu tư - Có mục đích, kết xác định - Có chu kì phát triển riêng có thời gian tồn hữu hạn - Sản phẩm dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) - Liên quan đến nhiều bên có tương tác phức tạp phận quản lý chức quản lý dự án - Môi trường hoạt động va chạm - Tính bất định độ rủi ro cao 1.1.3 Phân loại dự án đầu tư 1.1.3.1 Theo thẩm quyền định cấp giấy phép đầu tư: Phân theo nhóm A, B, C theo thứ tự giảm dần mức độ quan trọng 1.1.3Theo trình tự lập trình duyệt dự án: Dự án tiền khả thi dự án khả thi 1.1.3.3 Theo nguồn vốn: Dự án đầu tư nguồn vốn nước Dự án đầu tư nguồn vốn nước 1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.2.1 Khái niệm quản lý dự án đầu tư Quản lý dự án đầu tư trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án đầu tư hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định mặt kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép 1.2.2 Tác dụng quản lý dự án đầu tư - Giúp liên kết tất hoạt động, công việc dự án - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó nhóm quản lý dự án với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án - Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án - Tạo điều kiện phát sớm khó khăn vướng mắc nảy sinh điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện không dự đoán - Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao 1.2.3 Mục tiêu quản lý dự án đầu tư Mục tiêu quản lý dự án đầu tư nói chung hồn thành công việc dự án theo yêu cầu kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép 1.2.4 Nội dung quản lý dự án đầu tư 1.2.4.1 Quản lý vĩ mô vi mô dự án Quản lý vĩ mô dự án: Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước dự án bao gồm tổng thể biện pháp vĩ mô tác động đến yếu tố trình hình thành, thực kết thúc dự án Quản lý vi mô hoạt động dự án: Quản lý dự án tầm vi mô quản lý hoạt động cụ thể dự án Nó bao gồm nhiều khâu lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát…các hoạt động dự án 1.2.4.2 Lĩnh vực quản lý dự án: - Quản lý phạm vi - Quản lý tiến độ thời gian - Quản lý chi phí - Quản lý chất lượng - Quản lý nhân lực - Quản lý thông tin - Quản lý rủi ro - Quản lý hợp đồng hoạt động mua bán 1.2.5 Mơ hình quản lý dự án đầu tư 1.2.5.1 Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực dự án: hình thức quản lý dự án không cán chuyên trách quản lý dự án thuê trực tiếp tham gia điều hành dự án 1.2.5.2 Mơ hình chủ nhiệm điều hành dự án đầu tư: Chủ đầu tư không đủ điều kiện trực tiếp quản lý thực dự án phải th tổ chức chun mơn có đăng ký tư vấn đầu tư xây dựng giao cho ban quản lý chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành dự án 1.2.5.3 Mơ hình chìa khố trao tay: Mơ hình hình thức tổ chức nhà quản lý khơng đại diện tồn quyền chủ đầu tư - chủ dự án mà cịn "chủ" dự án 1.2.5.4 Mơ hình tự thực dự án: Chủ đầu tư có đủ khả hoạt động sản xuất xây dựng phù hợp với yêu cầu dự án áp dụng hình thức tự thực dự án Chương - THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỜI GIAN DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG 2.1.1 Giới thiệu chung Học viện: Tên đơn vị : Học viện Công nghệ Bưu Viễn thơng (PIT) Tên tiếng : Posts & Telecommunications Institute of Anh Technology Địa trụ sở: 122 Đường Hồng Quốc Việt – Cầu giấy Hà Nội Điện thoại : (04) 37.562.186 Fax: (04) 37.562.036 Website: : http://ptit.edu.vn 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển Học viện Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Thủ tướng Quyết định thành lập ngày 11/7/1997, đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, trụ sở Hà Nội sở TP Hồ Chí Minh Sau 13 năm hoạt động, Học viện đạt số kết ban đầu như: Về Giáo dục Đại học: Học viện trở thành trường Đại học có uy tín hệ thống trường cơng lập nay, quy mô đào tạo tăng nhanh Về nghiên cứu khoa học: Học viện đơn vị nghiên cứu đầu nước tổ chức nghiên cứu theo nhu cầu doanh nghiệp áp dụng kết nghiên cứu vào thực tiễn Về hoạt động đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn: Học viện tái đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho hàng chục nghìn cán Tập đồn cho xã hội công nghệ kinh tế quản lý 2.1.3 Chức nhiệm vụ Học viện: Học viện thực hai chức đào tạo nghiên cứu khoa học cơng nghệ chủ yếu lĩnh vực Bưu chính, viễn thông, điện tử, tin học phục vụ phát triển Ngành Bưu - Viễn thơng xã hội 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy Học viện Học viện tổ chức đào tạo, nghiên cứu Nhà nước đặt trực thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam, vậy, tổ chức Học viện chi phối quy định Nhà nước tổ chức đào tạo công lập tổ chức đơn vị nghiệp có thu doanh nghiệp Nhà nước 2.2 DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG 2.2.1 Cơ chế đầu tư thực Học viện 2.2.1.1 Phân loại dự án đầu tư Học viện Phân loại dự án theo quy mơ: chủ yếu nhóm B nhóm C Bảng 2.1 : Tổng hợp tổng mức đầu tư dự án Học viện triển khai giai đoạn 2007-2010 theo tiêu chí quy mơ Tổng mức đầu tư (Tỷ Loại dự Số lượng đồng) án Nhóm B 447,949 Nhóm C 41 77,983 (Nguồn : Ban quản lý dự án) Phân loại dự án theo tiêu chí thẩm quyền định dự án đầu tư - Dự án Bộ Thông tin truyền thông định đầu tư - Dự án Tập đoàn BCVT Việt nam định đầu tư (Gọi dự án đầu tư tập trung) - Dự án Học viện định đầu tư (Gọi dự án đầu tư phân cấp) Bảng 2.2 : Tổng hợp tổng mức đầu tư dự án Học viện giai đoạn 2007-2010 theo tiêu chí thẩm quyền định đầu tư Số Tổng mức đầu Loại dự án Tỷ lệ lượng tư Dự án đầu tư tập 15 503,632 tỷ 95,58% trung Dự án đầu tư phân cấp đồng 30 22,3 tỷ đồng 4.42% (Nguồn: Ban quản lý dự án) Phân loại dự án theo tiêu chí nguồn vốn đầu tư - Dự án đầu tư từ nguồn vốn ngân sách Nhà nước - Dự án đầu tư từ nguồn vốn đầu tư tập trung Tập đoàn BCVT - Dự án đầu tư từ nguồn quỹ Đầu tư phát triển Học viện Phân loại dự án theo tiêu tính chất kỹ thuật : Dự án đầu tư xây dựng (dự án kiến trúc) Dự án đầu tư thiết bị 2.2.1.2 Tổ chức thực dự án đầu tư Học viện a Về phân cấp, uỷ quyền việc thực dự án - Đối với dự án phân cấp, dự án sử dụng quỹ ĐTPT Học viện: Học viện định đầu tư dự án với tổng mức đầu tư tỷ đồng dự án khơng có xây dựng tỷ đồng dự án đầu tư xây dựng - Đối với dự án tập trung : Học viện ủy quyền phê duyệt số bước trình triển khai dự án b Các phận tham gia vào trình thực dự án đầu tư: Ban quản lý dự án, Phòng Kinh tế - Tài chính;Các đơn vị thành viên trực thuộc Học viện;các tổ Giám đốc Học viện thành lập 2.2.2 Tình hình thực dự án đầu tư Học viện 2007-2010 2.2.2.1 Quy trình thực dự án đầu tư Học viện Đối với dự án phân cấp: Xác định nhu cầu, nội dung đầu tư Lập dự án,trình phê duyệt dự án Giám đốc Học viện phê duyệt dự án Lập HSMT,trình phê duyệt HSMT Giám đốc HV phê duyệt HSMT Tổ chức đấu thầu, trình phê duyệt KQXT Giám đốc HV phê duyệt KQXT Ký HĐ với nhà thầu trúng thầu Thực hợp đồng Nghiệm thu, bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng Thanh toán hợp đồng, dự án Đối với dự án tập trung a.Giai đoạn chuẩn bị đầu tư Tập đoàn QĐ giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư dự án Học viện ký hợp đồng với công ty tư vấn để khảo sát trạng, nội dung lập dự án Xin thỏa thuận với quyền địa phương địa điểm đầu tư Văn cam kết quyền địa phương mặt Xin thỏa thuận với quan chức điện nước Lập quy hoạch chi tiết xin thỏa thuận quy hoạch Lập dự án đầu tư xây dựng Xin trình duyệt thiết kế sở dự án đầu tư lên tập đoàn Tập đoàn phê duyệt thiết kế sở dự án đầu tư xây dựng Cắm mốc giới tạm thời b Giai đoạn thực đầu tư Chọn Tư vấn lập TKKTTC-TDT, Tư vấn thẩm tra Quyết định giao đất Lập TKKTTC-TDT, thẩm tra dự tốn, trình xin phê duyệt lên tập đồn Cắm mốc giới thức Tập đồn thẩm định, phê duyệt TAKKTTC-TDT GPMB Lập ban GPMB GPMB Lập HSMT, trình tập đoàn phê duyệt Tập đoàn thẩm định, phê duyệt HSMT Tổ chức đấu thầu, trình xin phê duyệt KQXT lên Tập đoàn Tập đoàn thẩm định, phê duyệt KQXT Bàn giao mặt cho đơn vị thi công Ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu Thi công xây dựng lắp đặt thiết bị Nghiệm thu giai đoạn thi công c.Giai đoạn kết thúc đầu tư: Nghiệm thu, bàn giao cơng trình Lập Hồ sơ tốn cơng trình, trình phê duyệt tốn Phê duyệt tốn dự án Bảo hành, bảo trì bảo hiểm cơng trình 2.2.2.2 Tình hình thực dự án đầu tư Học viện 2007 đến Bảng 2.3 Tỷ lệ hấp thụ vốn dự án tập trung Học viện năm 2007-2010 KH vốn bố Thực tế Nă % hồn TT trí thực (tỷ thực m thành đồng) (tỷ đồng) 200 105,3 63,433 60,24% 200 120,25 31,214 26% 200 111,38 17,425 15,64% 201 88,457 42,177 47,68% (Nguồn : Báo cáo giá trị dự án thực Ban quản lý dự án) 2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỜI GIAN DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG 2.3.1 Đối với dự án phân cấp : * Lập kế hoạch tiến độ thực dự án: Ban quản lý dự án thực hiện, hoàn toàn dựa yếu tố kinh nghiệm tham khảo thông tin từ dự án tương tự khác thực hiện, mang tính thủ cơng, chưa áp dụng công cụ khoa học Việc biểu diễn tiến độ dự án sử dụng theo phương pháp Biểu đồ Grantt, phù hợp với khối lượng cơng việc dự án phân cấp * Quản lý tiến độ thực hiện: Trong trình thực dự án, ngồi Ban quản lý dự án, cịn có tham gia đơn vị khác Học viện nhà thầu - Đối với bước công việc Ban quản lý dự án thực hiện: Ban quản lý dự án lên kế hoạch thực chi tiết với bước công việc giai đoạn này, hàng tuần chuyên viên phụ trách có trách nhiệm báo cáo tiến độ thực với lãnh đạo Ban Đối với trường hợp chậm tiến độ, lãnh đạo Ban yêu cầu chuyên viên phụ trách khẩn trương đẩy nhanh tiến độ thực hiện, đồng thời bên cạnh đó, Ban áp dụng chế độ thưởng phạt nội bộ, xử lý nghiêm với trường hợp chậm tiến độ lỗi chủ quan chuyên viên quản lý dự án Với việc quản lý chặt chẽ này, tiến độ bước công việc giai đoạn thuộc quyền xử lý Ban quản lý dự án đảm bảo tiến độ đề - Đối với đơn vị khác Học viện tham gia vào trình thực dự án: Do Học viện chưa có quy định cụ thể thời gian thực bước công việc đầu tư, phối hợp đơn vị Học viện, nên việc kiểm soát tiến độ bước cơng việc có tham gia đơn vị khác Ban quản lý dự án gặp khó khăn Vì vậy, đa phần việc chậm tiến độ xảy bước công việc - Đối với nhà thầu thi công:Theo yêu cầu Ban quản lý dự án, nhà thầu tham gia vào giai đoạn thực hợp đồng phải lập bảng tiến độ thực chi tiết trình Học viện phê duyệt Dựa tiến độ lập, Ban kiểm soát chặt chẽ việc thực hợp đồng nhà thầu Việc lập quản lý tiến độ thi công thông qua phương pháp sử dụng sơ đồ Grantt, đơn giản phù hợp với số lượng cơng việc nên phù hợp với yêu cầu dự án phân cấp Vì vậy, tiến độ thực giai đoạn dự án phân cấp Học viện đáp ứng có khơng dự án sớm tiến độ đề 2.3.2 Đối với dự án tập trung Các bước công việc dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án kết thúc dự án có tham gia đơn vị ngồi Học viện Tập đồn đơn vị tư vấn tư vấn lập dự án, thiết kế, đấu thầu, giám sát thi cơng… vậy, việc quản lý tiến độ thời gian loại dự án đòi hỏi phức tạp gặp nhiều khó khăn Việc quản lý tiến độ thời gian dự án thực sau: * Lập kế hoạch tiến độ thực dự án: Công việc đa phần đơn vị tư vấn thực hiện, dựa yếu tố kinh nghiệm tham khảo thông tin từ dự án tương tự khác thực hiện, mang tính thủ cơng, chưa áp dụng công cụ khoa học Biểu diễn tiến độ dự án theo phương pháp Biểu đồ Grantt, đơn giản chưa phân biệt mối liên hệ công việc Các điều kiện liên quan, ảnh hưởng đến tiến độ đưa vào tiến độ thực tồn dự án Tuy nhiên, bước cơng việc chưa chi tiết, việc xác định thời gian dự phòng cho yếu tố ảnh hưởng chưa hợp lý, thường ngắn, ví dụ thời gian thực đấu thầu gói thầu phải trình tập đồn phê duyệt HSMT,KQXT Vì vậy, tiến độ lập chưa hợp lý, chưa chi tiết Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch tiến độ dự án bị phụ thuộc vào ý kiến đơn vị chủ quản cấp Tập đồn Bưu Viễn thông, mà trực tiếp Ban đầu tư – Phát triển Tập đoàn * Quản lý tiến độ thực hiện: - Đối với bước công việc Ban quản lý dự án thực bước cơng việc có tham gia đơn vị khác Học viện: tương tự dự án phân cấp - Đối với đối tác (nhà thầu thi công, đơn vị tư vấn): Theo yêu cầu Ban quản lý dự án, nhà thầu tham gia vào bước công việc phải lập bảng tiến độ thực chi tiết trình Học viện phê duyệt Dựa tiến độ lập, Ban giám sát chặt chẽ tiến độ thực công việc đối tác, thi công, hàng tuần có họp giao ban kiếm tra cơng việc thực tuần Trong trường hợp chậm tiến độ, Ban với đối tác tìm hiểu nguyên nhân chậm trễ, đưa biện pháp xử lý kịp thời, đồng thời kiên yêu cầu đối tác đẩy nhanh tiến độ thực Tuy nhiên, chế tài phạt chậm tiến độ thực hợp đồng đối tác chưa chặt chẽ chưa đủ áp lực nên đa phần đối tác chưa đảm bảo tiến độ đề Mặt khác, Bảng kế hoạch tiến độ thi công lập mối liên hệ công việc, dẫn đến việc bố trí, đưa gói thầu vào triển khai thi công chưa hợp lý phù hợp (lúc q chậm, lúc chưa thích hợp), vậy, gây kéo dài tiến độ chung - Đối với quan chủ quản cấp (Tập đoàn BCVT Việt Nam): Tập đoàn tham gia chi phối hầu hết bước cơng việc q trình triển khai dự án, từ phê duyệt dự án, kế hoạch tiến độ dự án việc tốn hợp đồng, vậy, tiến độ thực công đoạn Tập đoàn ảnh hưởng lớn tới tiến độ chung dự án Do Tập đồn chưa có quy trình thực cơng việc, khơng phân định rõ trách nhiệm, thời gian thực phối hợp Ban chức năng, đồng thời chưa có chế độ giám sát chặt chẽ nên việc kiếm soát tiến độ bước cơng việc có tham gia thành phần Học viện khó khăn Đối với bước cơng việc Học viện dừng lại việc thường xuyên kiểm tra thông tin diễn biến công việc đơn vị đề biện pháp xử lý thích hợp Tiến độ bước cơng việc thường xuyên bị chậm tiến độ - Đối với đơn vị quản lý nhà nước theo quy định luật:Tương tự với bước công việc đơn vị chủ quản cấp tham dự, đối, bước công việc Học viện dừng lại việc thường xuyên kiểm tra thông tin diễn biến công việc đơn vị đề biện pháp xử lý thích hợp Tiến độ bước công việc thường xuyên bị chậm tiến độ 2.3.3 Phân tích tiến độ thời gian số dự án Học viện giai đoạn 20072009 2.3.3.1 Dự án “Hệ thống ứng dụng phần mềm phục vụ quản lý cho Học viện –năm 2009” sử dụng nguồn vốn phân cấp năm 2009 Giới thiệu dự án - Chủ đầu tư : Học viện Công nghệ Bưu Viễn thơng - Tổng mức vốn đầu tư : 1.039.603.900 VNĐ - Nguồn vốn đầu tư: Đầu tư phát triển tập trung (Phần đầu tư phân cấp) - Quy mô dự án: 01 phần mềm quản lý đào tạo, 01 phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc, 01 card Fax, 01 máy scan Tiến độ thực thực tế so với kế hoạch đề dự án - Công tác chuẩn bị đầu tư : Chậm tuần so với tiến độ đề - Các công tác khác đảm bảo tiến độ đề - Dự án kết thúc ngày 6/1/2010 theo kế hoạch * Đánh giá chung : Về tổng thể, so với kế hoạch duyệt, thực tiến độ 2.3.3.2 Dự án “Nhà học A2, sở đào tạo Hà đơng – HVCN BCVT” Giới thiệu dự án : - Chủ đầu tư : Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam - Địa điểm xây dựng: Phường Văn Mỗ, thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây (nay Hà Nội) - Hình thức tổ chức quản lý thực dự án : Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực - Mục tiêu, hình thức đầu tư : Xây nhà Học A2 đáp ứng nhiệm vụ đào tạo Học viện Công nghệ BCVT - Quy mơ lực : Tiêu chuẩn cơng trình cấp 1; Diện tích xây dựng : 3.025m2; Tổng diện tích sàn : 15.469m2; Các hạng mục cơng trình bao gồm : Hội trường tầng, 700 chỗ; Nhà lớp học 11 tầng (và tầng tum kỹ thuật) bao gồm phịng học, phịng thí nghiệm, giảng đường, thư viện, trung tâm Internet; Hệ thống kỹ thuật bao gồm hệ thống điện ngồi nhà, hệ thống cấp nước, hệ thống điều hịa trung tâm, cáp thơng tin liên lạc, cáp máy tính, hệ thống thang máy, hệ thống truyền hình cáp, trang âm hội trường, PCCC, hệ thống tiếp địa, chống sét, máy phát điện dự phòng 500KVA ; Nội thất - Tổng mức đầu tư : Theo QĐ đầu tư ban đầu: 87.214.000.000 VNĐ + Điều chỉnh lần : 107.495.775.088VNĐ + Điều chỉnh lần : 108.903.873.327 VNĐ + Điều chỉnh lần : 139.906.085.000 VNĐ - Về tiến độ thực dự án: * Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Tổng công ty BCVT Việt nam giao nhiệm vụ cho Học viện làm công tác chuẩn bị đầu tư từ ngày 12/01/1998, theo định số 05/QĐ-ĐTPT-HĐQT Tuy nhiên định tiêu thời gian thực cơng việc giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án *Giai đoạn thực đầu tư: Thời gian để xây dựng dự án xác định Quyết định đầu tư ban đầu năm 2004 - Dự án điều chỉnh lần ngày 14/9/2005, thời gian xây dựng dự án điều chỉnh thành từ năm 2005 đến năm 2007 - triển khai thiết kế vẽ thi cơng lập tổng dự tốn xây dựng cơng trình, kinh phí thực dự án dự kiến theo tính tốn tăng lên vượt tổng mức đầu tư - Dự án điều chỉnh lần ngày 06/11/2006 - thay đổi sách tiền lương, sách đầu tư XDCB Không điều chỉnh tiến độ - Dự án điều chỉnh lần ngày 19/01/2010 - thay đổi sách tiền lương, sách đầu tư XDCB, giá nguyên vật liệu tăng Thời gian xây dựng dự án điều chỉnh hoàn thành vào năm 2010 - Dự án có 16 gói thầu Gói thầu Xây lắp (Bao gồm điện nước nhà), chiếm khoảng 70% giá trị toàn dự án, khởi công ngày 12/9/2006, thời hạn thi công 605 ngày (hoàn thành ngày 30/6/2008) Tuy nhiên, đến 12/2010 đạt khoảng 90% cơng việc dự kiến hồn thành ngày 30/3/2011, tiến độ chậm khoảng 33 tháng 15 gói thầu khác, 03 gói (Phá dỡ di chuyển giải phóng mặt bằng, rà phá bom mìn, nén tĩnh thí nghiệm cọc) thực xong hoàn thành tiến độ theo hợp đồng; 09 gói thầu ký hợp đồng triển khai thực hiện; 02 gói cịn lại trình Tập đồn phê duyệt KQĐT - Dự kiến 30/3/2011 hồn thành cơng trình đưa vào sử dụng * Kết luận: Chỉ tính giai đoạn chuẩn bị đầu tư thực đầu tư, dự án kéo dài 12 năm, chậm so với quy mô đầu tư dự án 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỜI GIAN DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BCVT GIAI ĐOẠN 2007-2010 Tháng 10/2007, với việc thay đổi mơ hình tổ chức quản lý đầu tư, từ đơn vị triển khai thực cơng tác ĐTXDCB (Phịng Đầu tư Phát triển Ban quản lý dự án kiến trúc) gộp thành đơn vị chịu trách nhiệm thực công tác Ban quản lý dự án, giúp cải thiện tình hình đầu tư Học viện cách rõ rệt Kể từ thành lập đến nay, Ban quản lý dự án quan tâm đến công tác quản lý dự án, đặc biệt quản lý tiến độ thời gian dự án Sau năm hoạt động, Ban đạt số kết sau: - Nhiều dự án tồn đọng nhiều năm giải dứt điểm - Tỷ lệ hấp thụ vốn đầu tư hàng năm Học viện tăng lên dự án phân cấp 100% dự án hoàn thành tiến độ, hấp thụ hết số vốn cấp Tuy nhiên, tiến độ thực dự án tập trung, mà chủ yếu dự án xây dựng bị chậm tiến độ nhiều so với kế hoạch đề Việc chậm tiến độ dự án Học viện chủ yếu nguyên nhân sau : a Nguyên nhân từ phía Học viện: - Về phương pháp quản lý dự án : Chưa áp dụng tin học hoá điều phối hoạt động quản lý tiến độ sử dụng phần mềm chuyên dùng để theo dõi quản lý dự án - Về nhân sự: + Cơ cấu nhân chưa hợp lý, Ban 13 người có cán chuyên ngành xây dựng Cơ cấu không phù hợp với cấu dự án thực Học viện (Đa phần dự án kiến trúc) + Năng lực cán tham gia quản lý dự án chưa đồng đều,chưa đào tạo đầy đủ khiến cho việc quản lý chưa đạt hiệu cao - Về quy trình thực đầu tư : Học viện chưa xây dựng quy trình thực đầu tư cụ thể, chi tiết, chưa quy định chi tiết hồ sơ tài liệu phối hợp đơn vị b Nguyên nhân khách quan: - Từ nhà thầu : Mặc dù lựa chọn theo Luật đấu thầu hướng dẫn thực Nhà nước, vào triển khai cơng việc thực tế vài nhà thầu bộc lộ yếu lực tài họ tham gia nhiều dự án thời điểm Ngoài ra, nhà thầu chưa nghiêm túc thực yêu cầu hợp đồng chất lượng, tiến độ chế tài áp dụng cịn chưa đủ áp lực - Từ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam : + Chưa có quy trình đầu tư cụ thể, cơng khai, quy định cụ thể thời gian thực chi tiết danh mục tài liệu kèm theo hồ sơ trình cho đơn vị cấp tham gia giám sát vào q trình Dẫn đến gây phiền hà cho đơn vị cấp dưới, kéo dài thời gian xử lý hồ sơ Tập đoàn, gây chậm tiến độ Đồng thời chất lượng xử lý hồ sơ chưa cao nên nhiều công việc phải thực thực lại nhiều lần + Sự phối hợp ban chức chưa có quy định rõ ràng, ý kiến đạo ban chưa quán + Công tác quản lý nguồn vốn chưa tốt dẫn đến việc khan vốn đơn vị cấp xin cấp vốn theo kế hoạch vốn Tập đoàn phê duyệt từ đầu năm - Từ chế độ sách Nhà nước : + Các quy định nhà nước lĩnh vực thay đổi liên tục, số lượng văn nhiều, nhiều văn quy định chồng chéo chưa rõ ràng gây hiểu lầm, khó khăn cho người thực + Các quy định ban hành chưa kịp thời với diễn biến thay đổi thị trường dẫn đến đình trệ tiến độ triển khai dự án phải dừng thi công chờ hướng dẫn thực - Từ nguyên nhân khác : + Quá trình tiếp nhận xử lý hồ sơ đơn vị quản lý nhà nước đầu tư chưa quy định rõ ràng, công khai + Giá vật liệu xây dựng hay có biến động dẫn đến dự án phải điều chỉnh dự toán tổng mức đầu tư nhiều lần Chương - MỘT SỐ BIỆN PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỜI GIAN CỦA CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG 3.1 XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỌC VIỆN Bảng 3.2: Dự kiến quy mô đào tạo Học Viện từ đến 2015 Năm T Loại hình đào T tạo 2011 2012 2013 2014 2015 I Trên Đại học Nghiên cứu sinh 49 57 58 60 70 Cao học 1.147 1.356 1.453 1.545 1.682 II Hệ đại học 10.51 10.81 12.46 13.28 Chính quy 9.019 3 2 Tại chức 3.809 3.829 3.611 3.199 2.900 Hoàn chỉnh kiến 4.394 3.450 3.731 3.362 2.562 thức Đại học hai 1.374 1.482 1.420 1.370 1.000 2.722 3.328 3.332 3.770 4.024 III Cao đẳng 22.51 24.01 24.41 25.77 25.52 Tổng số (Nguồn Phòng Kế hoạch tổng hợp) 3.2 KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ CỦA HỌC VIỆN ĐẾN NĂM 2015 3.2.1 Hiện trạng sở vật chất trang thiết bị Học viện : Bảng 3.3: Hiện trạng sở vật chất Học viện tính đến năm 2010 STT Loại hình Số lượng I Đất sử dụng (đơn vị tính ha) Tổng diện tích đất 11,93 Trong đó, phần xây dựng 5,31 II Diện tích sàn xây dựng (m2) Hội trường, giảng đường, lớp 24,492 học Thư viện 1,565 Phịng thí nghiệm, phịng 5,000 thực hành Phịng máy tính 1,650 Nhà thi đấu đa năng, nhà văn 1,500 hóa Phịng dành cho giáo viên, 3,964 giảng viên Phòng làm việc phòng, 1,518 ban, khoa Ký túc xá 18,697 Tổng diện tích sàn xây 58,386 dựng: (Nguồn Báo cáo trạng sở vật chất Học viện – 6/2010) - Số lượng sinh viên học tập Học viện : 19.958 sinh viên Bảng 3.5 Sinh viên có chỗ ký túc xá/tổng số sinh viên có nhu cầu T 2008 – 2009 – Các tiêu chí T 2009 2010 Số sinh viên có nhu cầu 4748 5120 phịng Số sinh viên 2648 2648 KTX Tỷ số diện tích đầu sinh viên KTX 4,1 4,1 (m2/người) (Nguồn Báo cáo tự đánh giá Học viện – tháng 2/2010) Bảng 3.6 Tổng số máy tính Học viện tính đến 2/2010 Đơn vị Số TT Các tiêu chí tính lượng Tổng số máy tính Máy 1.369 có - Dùng cho hệ thống 389 văn phòng - Dùng cho sinh viên 980 học tập (Nguồn Báo cáo tự đánh giá Học viện – Tháng 02/2010) 3.2.2 Kế hoạch đầu tư xây dựng Học viện đến năm 2015 * Đẩy nhanh tiến độ xây dựng dự án triển khai để sớm hoàn thành đưa vào sử dụng * Chuẩn bị đầu tư số dự án kiến trúc mua sắm thiết bị chuyên dùng nhằm tăng số lượng phòng học, số lượng thiết bị chuyên dùng phục vụ cho nghiên cứu * Tiếp tục sử dụng nguồn vốn phân cấp Tập đoàn cấp để đầu tư trang thiết bị cải tạo sở vật chất * Học viện có phương án tăng diện tích đất sử dụng làm thủ tục để đầu tư xây dựng sở đào tạo huyện Đan Phượng, Hà nội với tổng diện tích khoảng 23ha 3.3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỜI GIAN DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BCVT 3.3.1 Biện pháp công cụ quản lý dự án : Đưa Microsoft Project chương trình chuyên dùng để quản lý dự án vào áp dụng cho công tác lập kế hoạch quản lý dự án Học viện Đây chương trình có cơng cụ mạnh thuận tiện, làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức để thực thao tác tạo lập hiệu chỉnh dự án, đồng thời tiết kiệm thời gian tiền bạc 3.3.2 Xây dựng quy trình quản lý ĐTXDCB Hiện Học viện bắt đầu tiến hành xây dựng quy trình ISO cho cơng tác ĐTXDCB Để quy trình phát huy hiệu quả, Học viện cần xây dựng quy trình chuẩn mực vừa gọn nhẹ, linh hoạt vừa đáp ứng mục tiêu đề 3.3.3 Biện pháp nguồn nhân lực : - Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực - Tiến hành hoạch định nguồn nhân lực dài hạn Ban quản lý dự án - Thực tốt công tác đánh giá hiệu làm việc cán công nhân viên, xây dựng chế trả lương hợp lý 3.3.4 Biện pháp nhà thầu - Nâng cao chất lượng công tác đấu thầu (nhất công tác lập HSMT) để lựa chọn nhà thầu có lực cao - Đàm phán thương thảo hợp đồng kỹ càng, đặc biệt ý đến điều khoản quy định chế độ thưởng phạt chậm tiến độ 3.3.5 Một số kiến nghị với quan chủ quản Tập đoàn BCVT Việt Nam KẾT LUẬN Học viện Cơng nghệ BCVT khơng ngừng hồn thiện phát triển máy thực quản lý dự án đầu tư XDCB Trước đây, thành lập, công tác thực quản lý dự án đầu tư giao cho phòng Kế hoạch-Đầu tư thực với số cán ỏi Hiện nay, cơng tác giao cho Ban quản lý dự án với máy nhân hoạt động tương đối hiệu quả, có chun mơn phù hợp với cơng việc Học viện xây dựng quy định quy trình để hỗ trợ cho cơng tác quản lý đầu tư XDCB phạm vi toàn Học viện cách chuyên nghiệp hơn, Công tác đầu tư XDCB Học viện đạt thành tựu định Tình hình thực dự án tiến độ chất lượng cải thiện rõ rệt, tỷ lệ hấp thụ vốn đầu tư hàng năm Học viện tăng lên Cải thiện trạng sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho quản lý, đào tạo nghiên cứu, góp phần đưa hình ảnh Học viện lên tầm cao  ... dự án: Dự án tiền khả thi dự án khả thi 1.1.3.3 Theo nguồn vốn: Dự án đầu tư nguồn vốn nước Dự án đầu tư nguồn vốn nước 1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.2.1 Khái niệm quản lý dự án đầu tư Quản lý dự. .. gian dự án đầu tư Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thông Chương 3: Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư Học viện Công nghệ Bưu Viễn thơng Chương - CƠ SỞ LÝ... cường công tác quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư Học viện Công nghệ BCVT Đối tư? ??ng phạm vi nghiên cứu - Đối tư? ??ng nghiên cứu công tác quy trình quản lý dự án đầu tư triển khai Học viện Công nghệ