Văn bản và lưu trữ học đại cương

VU O N G ĐÌNH Q U Y Ề N (chu biẽn) ■ N G U Y Ễ N VÀN HÀM VẪN BẢN VÀ LƯTl TRỬ HỌC ĐẠI CƯƠNG (T i bàn lán thứ l ì NHA x u ấ t GỈÁỌ dục - 1997 C hịu trách nhiệnì xuđt bán : G iá m dổc PHAM VĂN AN Tơng bìàn lập N G U Y Ễ N N H Ư Ý Biẽn tập : B Ù I T U Y Ế T HƯONG Trình hìa • T R Ẵ N T I Ể U LẢM Sửa hàn ìn : PHAN T 'IK A NG Sâp chừ : T O U N G T A M VI T ỈN H ( N X B G I Á O D Ụ C ) 378 - 466/25 - 97 GD - : ? x u r I L Ị I N Ĩ I ĐAU "Vdn b n lư a trư h ọc d i cương'' lầ m ộ t tron g n h ữ n g học p h ả n th u ộc chư ơng trìn h g iá o d ụ c d i h ọc đ i cư ơn g (g iai d o n ì) M ồn h ọ c n y n h m tr a n g bị c h o s in h viên k iế n thức l í lu ậ n thự c tiẻn vầ oản b ả n q u ả n l i N h ầ nư ớc uà tà i liệ u lưu trừ Qua đdy, n h ậ n thức d ợc v a i trò củ a v ăn b n v t i liệu lưu trữ đ ổ i với h o t d ộ n g q u n l í v n g h iên cứu k h o a h ọc, n m uà h iểu dược p h o n g p h p so n th o , tố ch ứ c k h o a h ọc uà q u ả n l í vãn bán , b iết c ch lụ a ch ọn văn b ả n d ể lưu g iử v p h n g p h p tra cứUy sừ d ụ n g tài liệ u lưu trữ G iả o tr in h d o P h g iá o sư V m g Đ ìn h Q u y ĩn u P h ó giáQ BU N guyễn V ăn H ầm , g iả n g uiên B ộ m ơn Lưu trừ - L ịc h Sỉí, K h o a L ịc h sủ Trường D ại h ọ c K h o a h ọc x ã h ộ i n h ă n vản th u ộ c D ại h ọ c Q uỗc g i a H N ộ i b iên so n , P G S V ương Đ in h Q uyèn ch ịu trá ch n h iệ m chù biẻn G iáo trĩn h d ợc b iẽn so n d ự a th eo ch n g trìn h m ôn h ọc đ ă đ ợc B ộ G iá o d ụ c v Đ tạ o d u y ệt b a n h n h , c h ia m h a i phỗn : P h fin m ộ t -VÁN BẦ N QUẨN L Í NHÀ NƯÓC* P h ẩ n h a i "Lư u TRỬ HỌC" T h eo qu y đ ịn h c ủ a B G iá o d ụ c D o tạOy h ọ c p h n Văn bán vù Lưu trừ h ọ c đ i cư n g d ợc g iả n g d y tro n g tiét (3 đvht), k é c ả g iả n g l í thu yết v th ự c h n h T ron g đ ó , p h ă n Vần b n q u àn li N h nư óc tiết, p h ă n L u trữ h ọ c tiét D o g iá o trìn h dư ợc b iên s o n lầ n d ầ u c h o m ộ t m ồn h ọc m ới, đ ợ c B ộ G iá o d ụ c D o t o d a v o ch n g trĩn h d o tạo d i h ọ c đ i cư ơn g v ó i đ ổ i tư ợng sin h viẻn th u ộ c n h iẽ u lo i trư ờn g đ i h ọ c k h ả c n h a u , c h o n én c h c c h n càn đ ợc tié p tục b ố su n g h o n c h ỉn h C h ú n g m o n g n h ậ n đ ợ c g ó p ý k ịp th i cù a cức đ ò n g n g h iệp C Á C TÁ C GIẢ P h ầ n m ột VÀN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯÒC C hương I KHÁI NIỆM, CH Ứ C NĂNG CỦA VĂN BẢN VÀ VĂN BÀN QUẢN L Í NHÀ Nước I - K H Á I N IỆ M V Ề VẪN B Ẩ N VÀ VÀN B Ấ N Q U Ẩ N lẤ NHÀ NƯỚC K h i n iệm v ế vftn b ả n Vổd cố nghĩa rộng nghỉa hẹp Tìó T h e o nghĩa rỘDg, vần b ả n vật m ang tin ghi bàng kí hiệu ngơn ngữ Kí hỉệu ngơn ngữ tức ioạỉ chữ viết dùng để th ể ngơn ngũ 3Ùa ngưịí- ví dụ : chữ Quổc ngữ, cbữ Hán, chữ Nôm, chữ La tinh> chữ Anb> chữ Pháp Còn vật m ang tiQ ià vật Hệu dùng ì ề viết chữ lên trê c , giáy, gỗ, đá, da, tre Theo định nghĩa aày> vật c ó ghi ki hiệu ngồĩi ngử đểu ỉà vồn bả&, ví bia ỉã> hồnh phi, câu đổi d cắc đến chùa ; chúc thu, v ãn khS) thư tịch :đ, cá c tá c phẩm vâiì học, khoa học kl thu ật ; cổng ván, gỉấy tờ, ìổ sách d quan K hái niệm rộng dùng cách phổ biến tron g gỉới Ig h iên cứu vé ngôn ngữ học, vàn học, sử học, v ăn học iư ô c t a trước Với nghía hẹp, ván khái niệm đùng để công vàn, giây tờ hinh thành hoạt động c quan, đoàn thế, xi nghiệp (gọi chung quan) Như vậy, hiểu theo nghỉa hẹp vản thl chi thị, thổng tư, nghị quyết, đinh, chương trinh, k ế hoạch, báo cáo, đơn từ, sổ sách sản sinh trinh hoạt động quan đễu gọi ván bảrì Ngày ũây, khái DÌệm dược sử đụng rấ t rộng rãi hoạt động quản II quan K h i niệm v é v n q u n li N h n c VâD quản li Nhà nước hiểu theo nghia chung n hât ỉà khải niệm dùng để vãn bàn ban hành tron g hoạt động quản lí quan Nhà nước (gổm quan lập pháp, hành pháp tư pháp) nước Cộng hòa x ả hội chủ n ghĩa Việt Nam theo th ể thức, thủ tục thẩm quyén đâ l u ậ t pháp quy định Theo nghĩa hẹp hơn, vản bảĩi quản lí Nhà nước v ả D lập hoạt động quản li quan quản li hành Nhà nước, tức hệ thống quan hành phápỉ bao gổm Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Uy ban nhân dân cá c cáp quan chuyên môn trực thuộc (Sà, B an, Phịng ) "Hành chính" theo ngun nghĩa, quản lí Nhà nước, khơng phải lầ quản lỉ thÔDg thường b t ki chủ đổi với bđt kỉ m ột đói tượQg khách th ể Cịn theo nghia thỏng thưịng, khái DÌệm ĩiày dùng đ ể chi tổ chứcj điéu hành> kiểm tra, nấm tinh hỉnh hoạt động củ a m ột quan thuộc hệ thổng Nhà nước (hành cồng) tổ chức xâ hội, xí nghiệp, doaiìh nghiệp tư nhân Do vậy, vân quản li Nhà nước gọi vân bảB bành chinh Nhà nước vân b i n hành Các nhà nước d mỏi thời kỉ hoậc giai đoạn lịch Bử đéu cổ hệ thổng vă& bàn quản li rièng minh H ệ thống v ả D quản lí Nhà nước nưởc ta góm cổ : Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết, định, chi thị thông tư, chưưng trinh, kô hoạch, báo cáo ihông báo vãn bàn khác Đ ể có hiệu lực thi htinh, vãn quàn !í Nhà nước ban hành phài đảm bảo th ế thức ván bàn theo thủ tục thẩm quyén ban hành dc) quan Nhà nước có thắm quyén quy định II - CHỨC NẢNG C Ủ A VÀN BẨN C h ứ c n ả n g t h ô n g tin Thông tin chức nãng bao quát nhẵt vản nịí chung, vầD quản lí Nhà nưốc nói riêng- X ét vê m ặ t lịch sử, xuất vãn có liên quan ch ặt chê với đời chữ viết - vãn tự Loài ngựời sáng tạo chữ viẽt nhầnì thỏa mân nhu cặu vễ thơng tin sống : ghi chép kiện, tượng xẩy đời sống xă hội tự nhĩên, n n gý nghỉ, tâm tinh cảm người để nhớ đáy đủ, lâu dài chỉnh xác, thời có th ể truyền thơng tin phạm vi rộng tới nhừng nơi xa Chữ viết đời đả đánh bước ngoặt lịch sử tiến trinh phát triển cùa xă hội lồi người, theo Ảngghen, bước chuyển "từ thời đại mông muội sang thời đại vân minh" Các dân tộc th ế giới đă sáng tạo chữ viết nìình d thời điểm lịch sử khác nhãu Ai Cập, chở viết đả r a đời từ 0 - 0 nâm vé trước Còn ĩigười Trung Quỗc đà tạo văn tự tù thời nhà Thương, khoảng 1500 nảm trước Công nguyên Chữ Quỗc ngữ V iệt Nam nhà truyén giáo phương l ầ y Alêchxanđơ Rổt (Alexandre de Rodes) sáng c h ế vào ki X V II Trong hai th ế kỉ đáu» chủ yếu dùng để truyén giảng đạo Gia tô dân chúng V iệt Natn Từ khoảng cuổi th ế kl X IX đáu ki X X dùng phổ biến trở thành *'chữ Quổc ngữ", Nhờ có chữ viết, nhiều dân tộc ghi lại thông tin vể nhiéu m ặt đời sổng x ã hội tự nhiên qua thời ki Uch sử, Chảng hạn, dân cư vùng Lưỡng Hà thời cổ đại đả viết lẽa t£m đất sét, bia đả vân : - Vãn lịch sừ (danh sách vua chúa triểu đại, thư từ bang giao vởi cá c nước tron g khu vực, hiệp ước hịa bình ) - Văn tôn giáo (lời cẩu nguyện, danh mục vị thán, công việc liên quan đến tu tạo đén miếu ) - Vản bói tốn (thu ật bóì tốn, lời khán, kết q bói tốn.,.), - Văn khõa học (số học, hinh học, thiên vản ) Văn kinh t ế (thống kê, kế toán, báo cáo vé doanh thu, ), - Văn pháp lu ậ t (các đạo luật, đơn từ kiện tụng» vồn x é t xừ vụ án.,,) - Văn vần học (truyỂn thuyết, thơ ca, tm y ện kể ) tbời ki lịch sử, k ể tù Nhà nước x u t , giai cấp tbổng tri đéu c ó ý thức sử dụng vân làm phương tỉện ghi chép truyén đạt th ô n g tin Tuy nhiồQ, đế hinh thàoh hệ thỗng vân hoàn chỉnh phục vụ cđ hiệu cá c hoạt động quản lí, phải trải qua m ột trin h lâu dài ^Chức n ản g thống tin củ a vàn hành thể cá c m ặt ghi chép cá c thơng tin vể quản l í : trun đạt thơng tin quản lí cho quan, đơn vị hệ thống quẩn chúng nhân dân ; phản ảnh tình hình mặt nguyện vọng dân chúng lẽn cá c quan Đ àng Nhà nưóc cd trách nhiệm theo dỗi gỉài C h ứ c n A n g q u ả n lí NhỈQ từ gổc độ quản lí, vãn hành đủng tên gọi củ a Dổ phương tiện đ ể Nhà nước nối chung, quan Nhà nước nđi riỗTìg thực chức trách quản lí theo nhiệm vụ cấp gỉao Trong công tá c quản !í quan, kháu quan trọng n h ãt c c định vê quàn lí, ban hành luật phấpỉ để cá c chủ trương, sách biện pháp chi đạo^ xây đựng chương trình , k ế hoạch cơng tác Các thông tin vg quản li nđi chưng c ẩ n văn hóa dể truyỗn đạt, phổ biến đến đỗi tượng thi hành, thòi ỉưu gỉQ lại quan đế làm c ầ n đ ^ k iểm tra» đèn đốc theo dỗi việc thực IVong qu trình quan ỉí, đ ể đề r a định quàũ lí s iá n , thường phài thu thập xử lí Iihỉéu nguỗn thơng tin, Jó rvguốn thõng tin vân có vai trị quan trọng Có th ể nói soạn ih k o định quản lí nhửng hoạt động chủ vếu cùa hoạt động quản li, Hiệu quà hoạt động việc thực cáe mục tiêu đà xác định quan phẩn r ấ t lớiì phụ thuộc vào chất lượng định quản lí ban hành C h ứ c n ô n g p h p li Chức náng pháp lí vân th ể m ặt sau : Vản đùng làm phương tiện ghi chép luật pháp Níhà nước để điéu tiết c c mối quan hệ x hội B n g hệ thổng luật pháp vần hóa, sè tạo điéu kiện đẻ’ phổ biến đáy đủ, xác, rộng rải thực thi luật pháp tro n g quản lí Nhà nước, quản lí xá hội đúTỉg đắn, nghiêm chinh thống nhát Không ngày nay^ mà từ x a xưa> nhiéu quốc gia chiếm hữu nô lệ phong kiến phương Đòng phương Tầy Babilon, Hi Lạp, La Mă, Trung Quốc, Việt Nam đâ sử dụng vãn để ban hành luật pháp Trong cố nhiéu đạo luật tiếng lưu truyển sử sốch thời đại, vl lụật,H âm inurabi yựợng quỗc Babilon cổ đại, luật L a Mã, Quỗc triểu Hinh luật triéu Lê Vàn hành ban hành danh nghỉa q u a n Nhà nước (còn gọi quan công quyển), lại phải tuân theo thể thức quy định, phải cố chữ kí nguờỉ ctí th ấm qun (thủ trưởng, phó thủ trưởng người ủy quyén), dấu quan Do vậy, ctí giá trị pháp lí, đảm bảo cho định quản li cổ hiệu lực thi hành C h ứ c n ỗ n g sử liệu Vân phương tiện ghi chép c th ô n g tin vé đdỉ sổng xă hội tự nhiên, việc phục vụ cho cá c m ục đích thực tiến người, cịn m ột nguổn sử liệu r ấ t quan trọn g nghiên cứu lịch sử, lịch sử dân tộc, lịch sử tổ chức hoạt động c c quan Nhà nước, lịch sử cá c tin h , huyện, xâ, v.v , Từ x a xưa, nhiểu quỗc giâ đâ cổ ý thức lưu trữ vãn đ ể phục vụ cho việc nghiên cứu lịch 8ử đất nước dân tộc minh, Ngày nay, háu nưốc th ế giới đéu thành lập KhOf Viện Tl'ung tâni lưu trữ để bảo quản Vồn có giá trị sử liệu, đậc biệt lâ vàn gôc hinli thành hoạt động cùa qusn Nhà nước I!I - SO Lưọc V Ề L Ị C H s VẪN B Ẩ N H À N H C H ÍN H V I Ệ T NAM Sử sách khơng ghi chép vãn hành xuất nưởc t a từ thời đại M ặt khác, ván b ả n cổ xưa n hất cha ông t a không bảo tốn đến ngày Tuy vậy, hoàn toàn cổ sở đế khảng định ràng, thòi B ác thuộc (từ n ãm 111 trươc 'Công nguyẽn đến đẩu th ế ki X ), vân bàn đà máy cai trị phong kiếtì Trung Hoa sử dụng cơng việc hành Bởi thời bay gíờ quốc, chừ Hán đă sử dụng rỘQg rãi ; dưâi triéu đại Hán, Tùy Dường , vàn bàn dà trở thàtìh phương tiện thống tin phổ biến quàn H Nhà nưôc Sau lật đổ ách thống trị hàng nghìn nảm đ ế chế Trung Hoa, k ể từ đẩu kỉ X, nước ta bưốc vào thời ki độc lập tự chù Đ ể quàn lí đất nước, triếu đại phong kiến Việt N am đă sừ dụng nhiéu loại vãn bàn hành chiữh, đặc biệt từ triéu Lý trà vé sau Chảng hạn» Hoàng đế đỏ dùng Chiẽu đế ban b6 cá c định quàn lỉ cùa {C hiếu đ i d ô vua Lý T h T ổ , C hiếu C àn vương vua Hàm Nghi ), dùng Chi đế lệnh, dùng Sác để phong chức tước khen thưdng Còn quan thán dân thi dùng hình thức vãn Tấu, Sớ để tâu bày, phản ánh tình hỉnh lên nhà vua, dùng B iểu đ ể tạ òn tạ tội V ản dùng để ban hành luật pháp Bộ luật thành vãn sớm nước ta H ìn h th cua triểu Lý D i V iệt sử k í to n th u chép rảng, nảm 1042, Vua Lý T h Tông đâ "Ban hành H ĩn h thư Trước việc kiện tụng nước phiển nhiễu, quan lạỉ giữ pháp luật nước câu nệ luật vân, cốt làm cho khác nghĩệt, chí nhiéu người bị oan uổng đáng Vua lẩy lảm thương xót, Sdi Trung thư san định luật lệnh, châin chước cho thích dụng với thời thế, chỉa thành niơn loại, biên thành điéu khoản, làm thành sách H ìn h th triéu đại, người xem dể hiếu Sách làm xong, xưổng Chiếu ban hành> dân ISy làm tiện Đến đây, phép xử ĩìĩ\ m inh định rõ ràng, đổi niên hiệu Minh Đạo đúc t i ln Miiìh Dạo"^^^ Dưới ]uật gọi iTiéu L ẻ Ngiiyển thời Trấn, vản bàn pháp luật dược biên tập thành Q uỗc triẻu T h ôn g c /iế g ổ m 20 (nảm 1230) Cịn có Qc triễu H ìn h lu ậ t (còn gọi L iiậ t H ỗ n g Dức), triéu có H o n g V iệt lu ộ t lệ (còn gọi L u ậ t G ia L on g )- Các vản bàn hành chỉnh cùa triẽu đại phong kiến Việt Nam chủ yếu viết bầng chữ Hán, cá biệt có vãn chữ Nơm Chính quyền trung ương thuộc triéu đại Lý, Trần» Lê» Nguyễn ban hành nhíéu vãn quy định vé việc soan thảo, ban hành, chuyển giao, xử lí v lưu trử loại văn hinh thành hoạt động quản lí quan Các đạo luật, tiêu biểu Q u óc triều H ìn h lu ậ t đă có 70 điểu khoản (trong tổng số 722 điéu khoản) quy định vấn đé nói Trong thời ki thuộc Pháp, quyén thực dân đả sừ dụng nhiều loại vãn hành chinh nghị định, thị, thông tư, báo cáo việc cai trị nước Dơng Dương Tiếng Pháp ngơn ngữ thức (cơng ngử) dùng để ban hành văn Ngồi ra, quan thuộc hệ thỗng quyến Nam triểu (triéu đinh Huế) làĐg x ả dùng cà chữ H án chữ Quốc ngữ đ ể làm vãn hành Sau Cách mạng tháng Tầm 1945, đâ hình thành hệ thổng vồn củ a Nhà nước dân chủ nhân dân ahư sấc luật, sác lệũh, nghi định, thông tư, thông đạt, thị, báo cáo Chữ Quốc ngữ vàn tự chính- thỗng nhân dân ta đá Xtở thành ngỏn ngữ n h ấ t củ a vản bàn hành chinh Việt Nam Trong nửa kỉ qua, hệ thống văn hành nước t a đă từ ng bước bổ sung hoàn thiện Các vấn đé vé thể thức, thủ tục, thầm quyén ban hành quảD lí vãn đă Nhà nưốc quy định cá c Hiẽn phảp 1946, 1959, 1980, 1992 ò nhiéu văn khác Điéu lệ quy định ch ế độ chung vé cồng vân, giãy tờ d quan (ban hành kèm theo Nghị định - T T g ngày - 1 - ) , Diều lệ vé Cơng tác cơng vốn, gíáy tờ ( ) Dội Vtệtsứ k í lồn ứiu T ậ p l, N X B Khoa học xă hộL Hà Nội, 1983, irang 271 - 272  ... C Á C TÁ C GIẢ P h ầ n m ột VÀN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯÒC C hương I KHÁI NIỆM, CH Ứ C NĂNG CỦA VĂN BẢN VÀ VĂN BÀN QUẢN L Í NHÀ Nước I - K H Á I N IỆ M V Ề VẪN B Ẩ N VÀ VÀN B Ấ N Q U Ẩ N lẤ NHÀ NƯỚC... - Văn khõa học (số học, hinh học, thiên vản ) Văn kinh t ế (thống kê, kế toán, báo cáo vé doanh thu, ), - Văn pháp lu ậ t (các đạo luật, đơn từ kiện tụng» vồn x é t xừ vụ án.,,) - Văn vần học. .. tá c phẩm vâiì học, khoa học kl thu ật ; cổng ván, gỉấy tờ, ìổ sách d quan K hái niệm rộng dùng cách phổ biến tron g gỉới Ig h iên cứu vé ngôn ngữ học, vàn học, sử học, v ăn học iư ô c t a trước