Giáo trình Văn bản và Lưu trữ đại cương

Tập giáo trình này dành cho sinh viên không chuyên không thuuộc ngành Văn thư lưu trữ. Nội dung có tính chất đại cương giúp người học có những hiểu biết về hệ thống văn bản hành chính nhà nước, cơ bản soạn thảo được những văn bản thông dụng, biết quy trình quản lí hồ sơ, công tác lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

CHƯƠNG TRÌNH GIÁO DỤC ĐẠI HỌC Ngành đào tạo: Cơng nghệ - Thơng tin A ĐỀ CƯƠNG MƠN HỌC Thông tin môn học - Tên môn học: VĂN BẢN & LƯU TRỮ ĐẠI CƯƠNG - Mã số môn học: - Số tín chỉ: 02 + Lí thuyết: 30 tiết + Thực hành: - Môn học tiên (nếu cần): - Thời gian học (dạy học kì): I - Địa điểm học: Trong lớp Thơng tin giảng viên - Họ tên : NGUYỄN CHÂU HẬN - Chức danh (Giảng viên/ Giảng viên chính): Giảng viên - Khoa: Sư phạm - Bộ môn: Tiểu học – Mầm non - Số điện thoại: 0836056224 - Email: nguyenchauhan1983@yahoo.com.vn Thơng tin tài liệu - Tài liệu + Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011, Bộ Nội vụ, hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính; + Võ Trí Hảo (2007), Kĩ thuật soạn thảo văn quản lí nhà nước lý thuyết mẫu thực tế, NXB Tư pháp Hà Nội; + Nguyễn Minh Phương (2001), Phương pháp soạn thảo văn hành chính, NXB CTQG; + Vương Thị Kim Thanh (2008), Kĩ thuật soạn thảo trình bày văn bản, NXB Thống kê; + Vương Hồng Tuấn (2000), Những điều cần biết để soạn thảo văn bản, NXB Trẻ; + Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Hàm (1997), Văn Lưu trữ học đại cương, NXB GD + Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành quản lí văn quản lí nhà nước - Thiết bị, học liệu: Giáo án điện tử Tóm tắt nội dung mơn học Mơn học cung cấp kiến thức thực tiễn văn quản lí nhà nước, bao gồm nội dung như: khái quát văn quy phạm pháp luật văn hành chính; rèn luyện phương pháp soạn thảo số văn hành thơng thường; cơng tác quản lí văn lưu trữ Giáo trình mơn học chia làm phần, phần có chương: PHẦN I: SOẠN THẢO VĂN BẢN - Chương I Văn hành kĩ thuật soạn thảo văn - Chương II Yêu cầu chung việc soạn thảo văn hành - Chương III Kĩ thuật soạn thảo số loại văn thơng dụng PHẦN II QUẢN LÍ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN - Chương I Quản lí văn - Chương II Tài liệu lưu trữ Mục tiêu kết dự kiến môn học - Mục tiêu: Môn học cung cấp kiến thức thực tiễn văn quản lí nhà nước, bao gồm nội dung như: khái quát văn quy phạm pháp luật văn hành chính; rèn luyện phương pháp soạn thảo số văn hành thơng thường; cơng tác quản lí văn lưu trữ - Kết dự kiến: Phân biệt loại văn quản lí nhà nước, soạn thảo số văn hành thơng thường, thực cơng tác quản lí tài liệu lưu trữ Kế hoạch dạy học Thời gian dạy học tiết tiết 12 tiết tiết tiết Chương/ Bài PP giảng dạy đánh giá PHẦN I: SOẠN THẢOVĂN BẢN -Phương pháp: Thảo Chương I Văn hành kĩ luận nhóm, diễn giảng thuật soạn thảo văn - Đánh giá: Làm tập nhóm Chương II Yêu cầu chung việc -Phương pháp: Thảo soạn thảo văn hành luận nhóm, diễn giảng - Đánh giá: Làm tập nhóm Dự kiến kết đạt Người học phân biệt loại văn bản, nắm yêu kĩ thuật trình bày Người học nắm đặc điểm thể thức quy trình soạn thảo văn hành Chương III Kĩ thuật soạn thảo -Phương pháp: Thảo Người học biết soạn định, nghị quyết, thơng tư luận nhóm, thuyết trình, thảo văn Chương IV Kĩ thuật soạn thảo diễn giảng học số văn hành thơng thường - Đánh giá: Làm tập nhóm, kiểm tra PHẦN II QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH -Phương pháp: Thảo Người học hiểu VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN luận nhóm, diễn giảng vận dụng cách Chương I Quản lí văn - Đánh giá: Làm tập quản lí văn hồ nhóm sơ Chương II Tài liệu lưu trữ -Phương pháp: Thảo Người học biết thực luận nhóm, diễn giảng quy trình đưa - Đánh giá: Làm tập văn vào lưu trữ nhóm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chính sách mơn học - Điều kiện dự thi ( theo Quy chế) + Chuyên cần: Tham dự 75% số tiết lên lớp thực tế theo quy định học phần; + Có điểm kiểm tra thường xuyên; + Hoàn thành nghĩa cụ học phí theo quy định học kì - Chế tài hành sinh viên + Khi đến lớp muộn: Sinh viên không vào lớp + Bỏ dự kiểm tra khơng lí do, sinh viên bị điểm - Yêu cầu vệ sinh học đường: Lớp học phải đảm bảo vệ sinh theo yêu cầu nếp học đường Khoa - An toàn thí nghiệm thực tế chun mơn: theo quy định hành Đánh giá kết học tập học phần Điểm học phần tính từ điểm thành phần bao gồm điểm đánh giá phận điểm thi kết thúc học phần chấm theo thang điểm 10 (từ đến 10), làm tròn đến chữ số thập phân, đó: - Điểm đánh giá phận (A1), bao gồm Mỗi cột (a1, a2, a3, a4) : 10 điểm Trọng số 1, bao gồm: + Điểm a1:Điểm chuyên cần + Điểm a2:Phát biểu, thảo luận + Điểm a3: Hoàn thành tập cá nhân, tập nhóm, thu hoạch; điểm kiểm tra thường xuyên điểm TB điểm vấn đáp đột xuất (nếu có) điểm kiểm tra 15 phút + Đầy đủ, chất lượng tốt, hạn: 10 điểm + Các trường hợp khác: Tuỳ mức độ mà tính điểm + Nếu có hai lần thảo luận, thu hoạch tính điểm TB hai lần * Điểm trình (Q): Mỗi cột (a1, a2, a3, a4) 10 điểm Trọng số (hệ số 1) a1, a2, a3, a4 điểm kiểm tra thường xuyên sau buổi học Điểm TB (Q) tính sau: Q = a1 + a2 + a3 + a4 + (Điểm Q làm tròn đến 01 chữ số thập phân) * Điểm kiểm tra kì/cuối kì (G) (bắt buộc phải có): Ghi điểm kiểm tra giữa/cuối HP Trọng số (hệ số 2) * Kết A1 tính sau: A1= Q + (Gx2) (Điểm A1 làm tròn đến 01 chữ số thập phân) * Điểm thi (A2): (Phòng Đào tạo ghi) - Điểm thi kết thúc học phần(Ký hiệu A2) + Hình thức thi: Tự luận mở + Thời gian làm bài: 90 + Thang điểm: 10đ + Nội dung: Chương I (6 điểm); Chương II (4 điểm) - Điểm đánh giá học phần: A = TRƯỞNG KHOA A1 + A2 x TRƯỞNG BỘ MÔN GIẢNG VIÊN B BÀI GIẢNG MƠN HỌC Thơng tin chung -Tên giảng: VĂN BẢN LƯU TRỮ ĐẠI CƯƠNG + Số tín chỉ: 02 + Lí thuyết: 30 tiết + Thực hành: - Mục tiêu giảng Về kiến thức + Trang bị cho sinh viên kiến thức lí luận thực tiễn văn quản lí hành + Giúp sinh viên nhận thức rõ vai trò văn hành cơng tác quản lý nghiên cứu khoa học Về kĩ năng: Giúp sinh viên nắm vững phương pháp soạn thảo quản lí khoa học loại văn hành Về thái độ + Giúp sinh viên hiểu biết sâu sắc vai trò, nhiệm vụ người cán + Giáo dục sinh viên ý thức học tập để phát triển nghề nghiệp - Phương pháp dạy học: Hướng dẫn lớp: hướng dẫn thực hành, thảo luận; làm tập; viết thu hoạch) - Chuẩn bị + Người dạy chuẩn bị (phương tiện, điều kiện dạy học): giáo án điện tử, đề cương giảng; + Người học chuẩn bị (tài liệu, phương tiện, dụng cụ học tập): giáo trình, đề cương giảng giảng viên, ghi chép; + Địa điểm (học lí thuyết, thực hành, thảo luận): lớp; + Tài liệu: giảng viên cung cấp hướng dẫn địa tìm tài liệu có liên quan; - Các sản phẩm người học phải nộp: tập, thu hoạch, kết hoạt động nhóm Nội dung MỤC LỤC A ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC B BÀI GIẢNG MÔN HỌC PHẦN I VĂN BẢN Chương I KHÁI NIỆM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I KHÁI NIỆM VĂN BẢN II KĨ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 10 Chương II CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 11 I YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 11 II YÊU CẦU VỀ MẶT NỘI DUNG 16 III YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ, THỂ LOẠI VĂN BẢN 18 IV YÊU CẦU VỀ NGƯỜI SOẠN THẢO VĂN BẢN 19 Chương III KĨ THUẬT SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH, NGHỊ QUYẾT, THÔNG TƯ I KĨ THUẬT SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 22 II KĨ THUẬT SOẠN THẢO CHỈ THỊ 29 III KĨ THUẬT SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT 31 IV KĨ THUẬT SOẠN THẢO THÔNG TƯ 36 V KĨ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN 38 VI KỸ THUẬT SOẠN THẢO BIÊN BẢN 49 VII KĨ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁO 56 VIII KĨ THUẬT SOẠN THẢO ĐỀ ÁN 59 IX KĨ THUẬT SOẠN THẢO KẾ HOẠCH 61 X KĨ THUẬT SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 63 XI THÔNG BÁO 65 XII HỢP ĐỒNG 68 PHẦN II TỔ CHỨC QUẢN LÍ KHOA HỌC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ 75 Chương I QUẢN LÍ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 75 Chương II TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 90 I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VÀ Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ II PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ 92 III XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 94 IV KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 96 V TỔ CHỨC QUẢN LÍ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 98 PHẦN I SOẠN THẢO VĂN BẢN Chương I KHÁI NIỆM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN - Thời lượng (số tiết lí thuyết, tập, thực hành): - Mục tiêu chương + Kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức chung loại văn quản lí nhà nước + Kỹ năng: Rèn kĩ nhận biết kiểu loại văn + Thái độ: Giúp sinh viên nhận thức vai trò văn hành quản lí trách nhiệm người cán bộ, công chức - Nội dung giảng dạy lớp: khái quát văn bản, hệ thống văn QLNN, văn hành - Nội dung sinh viên tự nghiên cứu: sưu tầm loại văn hệ thống văn quản lí nhà nước - Tài liệu học tập + Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo văn hành + Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành quản lí văn quản lí nhà nước + Thơng tư số 01 thể thức kĩ thuật trình bày văn hành - Nội dung yêu cầu thực hành (nếu có): vận dụng kiến thức để làm tập - Trang thiết bị cần thiết cho việc dạy học (tài liệu, dụng cụ thí nghiệm, phương tiện dạy học): giáo trình, sách ghi chép I KHÁI NIỆM VĂN BẢN Khái niệm Cùng với đời ngôn ngữ viết đời văn Giai đoạn đầu, người sử dụng vật thô sơ để ghi lại vật, tượng giới khách quan như: thẻ trúc, da xương thú, … Song song với quá trình hồn thiện ngơn ngữ viết, người làm giấy Từ đó, văn trở thành tượng phổ quát, đánh dấu bước ngoặc quan trọng trình phát triển văn minh người Nửa sau kỉ XX, phát triển công nghệ điện tử tin học cung cấp cho người công cụ vô tiện lợi để lưu giữ xử lí thơng tin máy tính, máy in, thư điện tử Ngoại diên khái niệm văn mở rộng dần; lần số án lệ ghi nhận thư điện tử, văn Fax có hiệu lực văn giấy Hiện nay, Việt Nam, văn lưu hành mạng nội Chính phủ có giá trị gốc Văn hiểu phương tiện để ghi tin truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác hệ thống kí hiệu ngơn ngữ định Như vậy, văn hiểu theo nghĩa rộng vật mà người dùng để ghi lại, phản ánh lại thông tin Tuy nhiên, với ưu điểm riêng mình, văn thể giấy loại phổ biến thơng dụng Vì vậy, người ta thường biết đến khái niệm văn theo nghĩa hẹp văn giấy Vai trò văn Vai trò văn khái niệm vai trò thơng tin Văn sinh nhằm làm chức thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Nhờ vai trò văn mà ngày biết câu chuyện xảy cách hàng nghìn năm Thế hệ trước truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm cho hệ sau cách dễ dàng Nhờ văn mà thành tựu khoa học truyền đạt đến người giới cách đầy đủ có hệ thống Trong đời sống pháp lý, văn có vai trò quan trọng ghi nhận định mang ý nghĩa pháp lý, chẳng hạn văn quy phạm pháp luật, định áp dụng luật Vai trò ngày có ý nghĩa xã hội Việt Nam Nơi mà tập quán pháp tiền lệ pháp thừa nhận cách hạn chế Trong trình tố tụng hay tài phán nói chung, văn có vai trò chứng pháp lý vững phản ánh việc cách trung thực, đầy đủ, dễ lưu giữ, kiểm tra độ tin cậy Với lý này, pháp luật bắt buộc số loại hợp đồng phức tạp phải thể hình thức viết để dễ dàng kiểm tra, xác nhận có tranh chấp xảy Chính quyền nhà quản lí xã hội đại cần thiết phải nắm thực trạng, diễn biến quan hệ xã hội nên luôn quan tâm đến công tác thống kê Công tác thống kê giúp nhà nghiên cứu phân tích, đánh giá diễn biến quan hệ xã hội, tương quan số để từ rút quy luật mối quan hệ tượng xã hội đưa dự báo kinh tế - xã hội Công tác thống kê thường thực dạng văn Các kiện quan trọng thường thể văn nhà nước, văn kiện Đảng, thỏa thuận quốc tế, ghi nhớ, thư lãnh tụ quốc gia, … Tất văn làm tư liệu cho sử học Sau tập hợp, đánh giá thơng tin sử học thể thành văn Văn hóa hiểu theo nghĩa rộng mối quan hệ người với người với tự nhiên Nếu hiểu văn hóa theo nghĩa văn hóa bao gồm tất có văn Ngơn từ, bố cục, cách đặt vấn đề, giải vấn đề văn thể văn hóa, tâm lí người viết dân tộc nói chung Văn quản lí nhà nước đặc điểm Quản lí tác động cách có ý thức chủ thể quản lí lên đối tượng quản lí nhằm hướng họ theo mục đích định Quản lí nhà nước hoạt động chấp hành điều hành quan nhà nước tiến hành sở luật nhằm thi hành luật lĩnh vực sống Từ khái niệm cho thấy văn quản lý nhà nước có đặc điểm sau: - Thứ Nhất, chủ thể: văn quản lí nhà nước quan nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo ban hành Chỉ văn người thẩm quyền ban hành có ý nghĩa pháp lý Vì vậy, văn nhiều thể quyền lực Nhà nước Dấu hiệu quyền lực Nhà nước nội dung mà thể hình thức văn bản.Ví dụ: văn nhà nước có quốc hiệu tiêu ngữ; - Thứ Hai, mục đích ban hành: văn quản lí ban hành nhằm mục đích thực nhiệm vụ, chức chủ thể quản lí nói chung; chức nhiệm vụ Nhà nước văn quản lí nhà nước; - Thứ Ba, trình tự ban hành, hình thức văn bản: văn quản lí nhà nước đòi hỏi phải xây dựng, ban hành theo thủ tục định trước; - Thứ Tư, vấn đề đảm bảo thi hành: văn quản lí nhà nước mang tính quyền lực nhà nước Nhà nước đảm bảo thi hành; - Thứ Năm, văn phong: văn quản lí nhằm mục đích truyền đạt thơng tin từ chủ thể quản lí sang đối tượng quản lí cách đầy đủ xác nên cần mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật Văn quản lí thường mang tính đại chúng nên khơng chi tiết văn khoa học Phân loại văn quản lí nhà nước Văn quản lí bao gồm nhiều loại với chức năng, vai trò, nội dung, hình thức khác xếp theo tiêu chí khác nhau: - Căn vào cách hành văn, người ta chia văn thành: văn điều khoản (quyết định, nghị định, quy chế, …); văn văn xuôi (chỉ thị, thông tư, …); - Căn vào vị trí quan ban hành, văn quản lí chi thành: văn trung ương văn địa phương; - Căn vào hiệu lực pháp lý chia văn thành: văn luật, văn luật; - Căn vào phạm vi tác động, văn chia làm loại: văn nội (quy định, quy chế nội bộ, …) văn áp dụng cho đối tượng quan (nghị định, thơng tư, cơng văn, …) Ngày có cách phân loại phổ biến nhất: SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC Văn quản lí nhà nước Văn QPPL VB luật Văn hành VB luật VB QP hành VB HC cá biệt VB HC thông thường VB Chuyên ngành *Hệ thống văn quy phạm pháp luật a) Khái niệm: Là văn chứa đựng quy định có tính chất luật bắt buộc phải thực (chứa quy tắc xử chung), quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, hình thức theo luật định, Nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa b) Đặc điểm + Do quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức pháp luật quy định; + Chứa quy tắc xử chung; + Lặp lại nhiều lần đối tượng phạm vi toàn quốc địa phương, lĩnh vực; + Được Nhà nước đảm bảo thi hành nhiều biện pháp; + Có thể sửa đổi, bổ sung, thay bãi bỏ văn quy phạm pháp luật quan ban hành văn ban hành c) Phân loại Văn quy phạm pháp luật hệ thống bao gồm: - Văn luật: VB quy phạm pháp luật Quốc hội, quan quyền lực cao Nhà nước ban hành Văn luật có hai hình thức: Hiến pháp Đạo luật (Bộ luật) - Văn luật (mang tính chất luật) Là VB QPPL quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục hình thức pháp luật quy định Những VB có giá trị pháp lý thấp VB luật Văn luật có hình thức: pháp lệnh UBTVQH, nghị QH, UBTVQH, lệnh Chủ tịch nước, định Chủ tịch nước - Văn pháp quy: văn cụ thể hóa văn luật, mang tính chất luật Có hình thức: + Nghị Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND cấp; + Nghị định Chính phủ; + Quyết định Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, UBND cấp; + Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, UBND cấp; + Thông tư Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ; + Văn liên tịch quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội: thông tư liên tịch, nghị liên tịch + Văn HĐND, UBND ban hành để thi hành văn QPPL QH, UBTVQH, quan nhà nước cấp trên; văn UBND ban hành để thi hành nghị HĐND cấp *Văn hành a) Hành - Nghĩa gốc: Là thi hành sách pháp luật Nhà nước - Nghĩa thông thường: Sự tổ chức, điều hành, kiểm tra, nắm tình hình quan, tổ chức, doanh nghiệp b) Quản lí hành chính: Sự tác động quan, tổ chức lên đối tượng cá nhân mối quan hệ xã hội để thực thi pháp luật c) Văn hành - Là phận cấu thành văn quản lí nhà nước, sử dụng để đưa định chuyển tải thông tin hoạt động chấp hành điều hành; - Là văn quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh vấn đề, công việc theo quy định pháp luật; - Là văn quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành dùng làm cơng cụ quản lí điều hành nhằm thực nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dạng ngôn ngữ viết theo phong cách hành – cơng vụ d) Đặc điểm văn hành - Tác giả ban hành: tất quan, tổ chức - Nội dung văn bản: chứa đựng định thơng tin quản lý mặt hành hoạt động chấp hành điều hành - Điều kiện ban hành, hình thức văn bản: Nhà nước quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP Thông tư số 01/1011/TT-BNV - Chức năng: dùng làm cơng cụ để quản lý hành chính: chấp hành điều hành đ/ Văn hành gồm: văn hành nhà nước văn hành tổ chức * Các loại văn hành a.Văn quy phạm hành (Văn quy phạm pháp luật luật, văn pháp quy) + Khái niệm: Văn quy phạm hành văn thực pháp luật, chứa đựng quy tắc xử chung, áp dụng nhiều lần, thuộc phạm trù văn quy phạm pháp luật luật lập quy, quan hành nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức pháp luật quy định b.Văn hành cá biệt + Khái niệm: văn mang tính chất áp dụng pháp luật cụ thể hóa quy phạm pháp luật, chứa đựng quy tắc xử riêng thuộc thẩm quyền quan, tổ chức ban hành để quy định, giải công việc, vấn đề cụ thể + Đặc điểm: * Thẩm quyền ban hành: Tất quan tổ chức có chức quản lí hành chính, quản lí kinh tế có quyền văn hành cá biệt; * Chứa đựng quy tắc xử riêng; 10 a) Phân loại tài liệu phơng lưu trữ quốc gia - Mục đích phân loại: + Nhằm đưa toàn tài liệu lưu trữ quốc gia vào kho trung tâm lưu trữ + Tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản sử dụng - Căn phân loại: Dựa vào đặc trưng + Về thời đại lịch sử: chia tài liệu lưu trữ theo thời kì lịch sử khác + Về ý nghĩa toàn quốc địa phương: chia tài liệu lưu trữ thành phông lưu trữ trung ương phông lưu trữ địa phương + Về ngành hoạt động: chia tài liệu lưu trữ thành phông lưu trữ chuyên ngành Lưu trữ Ngoại giao, Lưu trữ Quốc phòng, Lưu trữ Nội vụ… + Về vật liệu, kỹ thuật phương pháp chế tác tài liệu: chia tài liệu thành nhóm đặc thù để bảo quản phù hợp - Kết phân loại: Hệ thống mạng lưới kho lưu trữ (ở trung ương địa phương) b) Phân loại tài liệu kho lưu trữ - Dựa vào đặc trưng tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ tiếp tục phân loại toàn khối tài liệu lưu trữ theo phông sưu tập lưu trữ cụ thể - Kết phân loại kho lưu trữ xác định cụ thể xác phơng lưu trữ quan, phơng lưu trữ cá nhân sưu tập lưu trữ c) Phân loại tài liệu phạm vi phông lưu trữ cụ thể - Cách phân loại kết phân loại + Dựa vào đặc trưng tài liệu phơng để phân chia thành nhóm, xếp trât tự nhóm, đơn vị bảo quản nhóm nhỏ + Trong phạm vi phông cụ thể, đơn vị phân loại nhỏ đơn vị bảo quản + Đơn vị bảo quản hồ sơ lập văn thư quan trước giao nộp vào lưu trữ phòng, kho lưu trữ - Nội dung phạm vi phông lưu trữ: + Nghiên cứu biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông + Chọn xây dựng phương án phân loại + Hệ thống hoá tài liệu theo phương án xây dựng Ý nghĩa, tác dụng việc phân loại khoa học tài liệu lưu trữ a) Tạo điều kiện thuận lợi lớn để tiến hành nội dung lí luận thực tiễn công tác lưu trữ - Công tác xác định giá trị tài liệu - Công tác thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu lưu trữ - Tổ chức xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm khoa học tài liệu b) Phục vụ việc khai thác triệt để tài liệu phông, hồ sơ (từng đơn vị bảo quản) vào lợi ích khác xã hội người dân 101 III XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ đánh giá tài liệu dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn định nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để giữ lại đưa vào lưu trữ quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ Ý nghĩa việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ Có vị trí đặc biệt quan trọng công tác lưu trữ: - Quyết định việc giữ lại hay tiêu huỷ loại tài liệu cụ thể - Xác định thời gian, phương pháp bảo quản loại tài liệu - Bổ sung tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu a) Các nguyên tắc: - Nguyên tắc trị - Nguyên tắc lịch sử - Nguyên tắc tổng hợp toàn diện b) Các tiêu chuẩn: - Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu + Có giá trị tác động sử dụng mặt trị, kinh tế, văn hố, giáo dục, xã hội, khoa học, kĩ thuật… + Có liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan hay cá nhân - Tiêu chuẩn tác giả ý nghĩa quan hình thành phơng Là tiêu chuẩn vai trò, vị trí quan cá nhân lập tài liệu, tài liệu có giá trị cao thường là: + Tài liệu quan sản sinh tài liệu có vai trò, vị trí quan trọng máy nhà nước + Tài liệu cá nhân có vai trò quan trọng Đảng, Nhà nước + Tài liệu quan có giá trị tài liệu cá nhân gởi tới - Tiêu chuẩn thời gian địa điểm sản sinh tài liệu +Tài liệu hình thành gần với thời gian diễn kiện đề cập tài liệu có giá trị cao + Tài liệu sản sinh thời kì, thời điểm xảy kiện lịch sử quan trọng có giá trị cao + Tài liệu hình thành địa điểm, trung tâm trị, kinh tế, văn hố, thành phố lớn, vùng biên giới hải đảo có giá trị cao + Tài liệu sản sinh thời kì, thời điểm xảy kiện lịch sử quan trọng có giá trị cao + Tài liệu hình thành địa điểm, trung tâm trị, kinh tế, văn hoá, thành phố lớn, vùng biên giới hải đảo có giá trị cao 102 + Tài liệu sản sinh thời kì, thời điểm xảy kiện lịch sử quan trọng có giá trị cao + Tài liệu hình thành địa điểm, trung tâm trị, kinh tế, văn hoá, thành phố lớn, vùng biên giới hải đảo có giá trị cao - Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu + Các dạng tài liệu có lặp lại thơng tin: in, trích lục văn bản, dị nhiều giai đoạn nhiều phương án soạn thảo khác tạo nên + Tài liệu dạng có giá trị - Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lí tài liệu + Tài liệu có hiệu lực pháp lí cao ưu tiên cho việc lưu trữ + Cần xem xét hiệu lực pháp lí để xác định giá trị tài liệu + Hiệu lực pháp lí thể hình thức văn bản, thể thức văn - Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh phơng lưu trữ: Phơng lưu trữ hồn chỉnh hay chưa hồn chỉnh - Tiêu chuẩn hình thức tài liệu: + Tình trạng vật lí kỹ thuật làm tài liệu + Ngôn ngữ, chữ viết, đặc điểm bề tài liệu Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Các tài liệu chọn lựa đưa vào lưu trữ với thời hạn khác tuỳ thuộc ý nghĩa, giá trị tài liệu - Thời hạn bảo quản theo quy định loại tài liệu: + Đối với tài liệu đặc thù (hồ sơ nhân sự, hồ sơ vụ án,…): bảo quản với thời gian theo quy chế riêng + Đối với tài liệu cho hoạt động quan (quyết định thành lập, quy chế, điều lệ quan…) bảo quản lâu dài theo tồn quan, tổ chức - Thời hạn bảo quản lâu dài vĩnh viễn: tài liệu đưa vào Lưu trữ quốc gia Bảo quản tài liệu lưu trữ a) Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ vận dụng phương pháp, phương tiện để giữ gìn an tồn tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu, góp phần bảo vệ bí mật quốc gia phục vụ việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu b) Kỹ thuật bảo quản: - Phù hợp với loại vật liệu chế tác tài liệu - Ứng dụng kĩ thuật đại bảo quản 103 IV KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Khai thác sử dụng tài liệu hoạt động thông tin khoa học, thực chức phục vụ nhu cầu công tác nghiên cứu khoa học sở tuân thủ hệ thống luật pháp lưu trữ quốc gia Muc đích ý nghĩa việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: a) Phục vụ nhu cầu khác xã hội - Tìm hiểu thơng tin nhiều mặt đời sống, lịch sử xã hội, rút học kinh nghiệm - Hoạch định chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội đất nước, địa phương, ngành - Khôi phục, sửa chữa cơng trình cũ bị hư hỏng, xuống cấp - Giải tranh chấp nội nhân dân, công dân với quan, quan với b) Tiết kiệm tiền của, công sức thời gian quản lý, lãnh đạo nghiên cứu khoa học - Giúp loại bỏ “ sáng tạo lại “ mà hệ trước tìm tòi giải xong - Giúp giải cơng việc nhanh chóng hiệu - Giúp giải tốt vấn đề khác có liên quan Hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Để việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuận lợi triệt để cần tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học a) Khái niệm hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu phương tiện tra tìm thơng tin xây dựng sở khoa học để thống kê tra tìm phòng trung tâm lưu trữ giúp cho người đọc tiếp cận cách thuận lợi nhanh chóng với tài liệu bảo quản lưu trữ Hệ thống công cụ tra cứu gồm: - Mục lục hồ sơ - Các thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ - Sách dẫn tài liệu lưu trữ - Máy tính b) Chức hệ thống cơng cụ tra cứu - Giới thiệu đầy đủ toàn diện thành phần, nội dung, kí hiệu tra tìm tài liệu - Phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng, xác 104 c) Các loại cơng cụ tra cứu - Mục lục hồ sơ + Khái niệm: Mục lục hồ sơ kê có hệ thống tên gọi hồ sơ lưu trữ thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liệu định phông, phận phông ( hồ sơ năm, đơn vị tổ chức…) , sưu tập lưu trữ + Chức năng: phục vụ yêu cầu thống kê tra tìm tài liệu + Cấu tạo: mục lục hồ sơ gồm có hai phần chính: Phần thống kê tiêu đề hồ sơ, bao gồm thông tin hồ sơ cụ thể ( yếu tố thông tin thành phần nội dung hồ sơ) Phần tra tìm bổ trợ mục lục hồ sơ, bao gồm tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt tờ mục lục + Cách thể mục lục hồ sơ cột mục: Số thứ tự (1) Số kí hiệu văn thư (2) Tiêu đề hồ sơ (3) Số lượng tờ (4) Ngày tháng bắt đầu kết thúc (5) Thời gian bảo quản (6) Ghi (7) - Các thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ + Khái niệm: Bộ thẻ loại cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dạng thể, dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, thơng tin tài liệu phân nhóm theo đặc trưng chuyên đề, ngành hoạt động hay tác giả… xếp theo khung phân loại thông tin tài liệu định + Chức năng: Tra tìm tài liệu + Các loại thẻ: Bộ thẻ in rời, xếp vào ô tủ thẻ gồm loại: thẻ chuyên đê (các thơng tin tài liệu phân theo nhóm theo chuyên đề), thẻ hệ thống (thông tin tài liệu phân hoá theo lĩnh vực tri thức hoạt động xã hội xếp theo trật tự lôgic), thẻ vật (thông tin vật có tài liệu phân loại xếp theo thứ tự a,b,c) Bộ thẻ in thành sách tra cứu - Sách dẫn tài liệu lưu trữ + Khái niệm: Sách dẫn tài liệu lưu trữ loại sách tra cứu thành phần nội dung tài liệu phông lưu trữ Kho lưu trữ + Chức năng: thông báo hướng dẫn cho người đọc nội dung tài liệu bảo quản kho lưu trữ + Các loại sách dẫn: Sách dẫn thành phần nội dung tài liệu phông lưu trữ bảo quản kho 105 Sách dẫn phông lưu trữ cụ thể Sách dẫn tóm tắt phơng sưu tập - Máy tính: + Đưa thơng tin tài liệu lưu trữ vào máy tính + Ứng dụng máy tính để tra tìm tài liệu lưu trữ V TỔ CHỨC QUẢN LÍ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Tổ chức quản lí cơng tác lưu trữ Để bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia, Nhà nước lập hệ thống quan quản lí lưu trữ trung tâm, kho lưu trữ theo phân cấp quản lí a) Hệ thống quan quản lí văn thư - lưu trữ - Cơ quan quản lí Trung ương: Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ + Sau Cách mạng tháng Tám- 1945 thành lập Nha Lưu trữ Công văn Thư viện trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục + 1962 thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng + 1992 thành lập Cục Lưu trữ nhà nước thuộc Ban Tổ chức cán Chính phủ + Vị thế: Cục Lưu trữ nhà nước quan quản lý tập trung thống tồn cơng tác lưu trữ nước ta, quan quản lý nhà nước cao cơng tác lưu trữ + Chức năng: có trách nhiệm quản lý hai lĩnh vực văn thư lưu trữ - Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ quan Trung ương + Ở Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc phủ lập Phòng Văn thư- Lưu trữ + Phòng Văn thư- Lưu trữ có chức quản lý cơng tác lưu trữ hành, hướng dẫn, kiểm tra đơn vị trực thuộc, chịu đạo mặt nghiệp vụ Cục Lưu trữ nhà nước - Chi cục Văn thư - Lưu trữ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Chi cục Văn thư- Lưu trữ UBND tỉnh có nhiệm vụ: + Quản lý thống công tác lưu trữ địa phương + Giúp UBND tỉnh chuẩn bị văn đạo, lập chương trình kế hoạch cơng tác lưu trữ địa phương + Giúp UBND tỉnh trực tiếp quản lý kho lưu trữ cố định địa phương hệ thống kho lưu trữ nhà nước - Bộ phận Văn thư - Lưu trữ cấp huyện thuộc Phòng Nội vụ b) Các trung tâm kho lưu trữ - Trung tâm Lưu trữ quốc gia Hà Nội Có nhiệm vụ: + Hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ quan có tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp vào Trung tâm + Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng kết nghiên cứu tiến khoa học kỹ thuật vào giải nhiệm vụ Trung tâm 106 + Trực tiếp quản lý tài liệu phơng lưu trữ có ý nghĩa tồn quốc thuộc thời kì lịch sử trước sau Cách mạng tháng Tám – 1945 nước ta + Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trung tâm bảo quản - Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thành phố Hồ Chí Minh: + Ra đời 1976 + Có nhiệm vụ quản lí tồn hồ sơ, tài liệu Nha Văn khố cũ quan trung ương Nguỵ quyền Sài Gòn + Trung tâm có chi nhánh Đà Lạt với nhiệm vụ quản lý tài liệu mộc chữ Hán triều Nguyễn - Trung tâm: Lưu trữ quốc gia III + Thành lập 1995 đặt Hà Nội + Có nhiệm vụ: thu thập, bổ sung, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến - Trung tâm lưu trữ Quốc gia IV + Ra đời 2007 Đà Lạt + Có nhiệm vụ sưu tầm, chỉnh lí, bảo quản tổ sử dụng tài liệu Mộc triều Nguyễn, tài liệu, tư liệu quan, tổ chức trung ương cá nhân thời kì phong kiến, Pháp thuộc nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Trị đến Bình Thuận khu vực Tây Nguyên - Kho Lưu trữ nhà nước tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương + Có nhiệm vụ: + Thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa địa phương + Tổ chức khai thac phục vụ có hiệu tài liệu lưu trữ + Phân cấp quản lý: UBND tỉnh trực tiếp quản lý kho lưu trữ, Cục Lưu trữ nhà nước đạo mặt nghiệp vụ chuyên môn - Các kho lưu trữ chuyên ngành: + Lưu trữ chuyên ngành có thẩm quyền thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ngành (không giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia) + Một số kho lưu trữ chuyên ngành: kho lưu trữ nghe nhìn, kho lưu trữ địa chất, khí tượng thuỷ văn… + Nhiệm vụ: quản lý tài liệu, nghiên cứu phục vụ nghiên cứu chuyên ngành Nghiệp vụ công tác lưu trữ a) Thu thập, bổ sung tài liệu - Khái niệm: sưu tầm, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử để quản lí sử dụng tài liệu có hiệu - Nội dung, nhiệm vụ: Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan; nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử - Nguồn tài liệu thu vào lưu trữ quan + Tài liệu giải xong khâu văn thư hành 107 + Tài liệu đơn vị, phòng ban giải thể + Tài liệu năm cũ tồn đọng b) Xác định giá trị tài liệu - Lựa chọn tài liệu có giá trị để giữ lại - Quy định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Chọn tài liệu hết giá trị loại để xử lí, tiêu huỷ - Đánh giá, tiêu huỷ tài liệu + Việc đánh giá tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu + Việc tiêu huỷ tài liệu phải lập thành hồ sơ c) Chỉnh lí tài liệu lưu trữ - Khái niệm: Chỉnh lí tài liệu lưu trữ dựa vào phương án hệ thống hoá tài liệu để phân loại tài liệu, lập hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm tổ chức khoa học phông tài liệu, đảm bảo tra tìm tài liệu thuận lợi - Nội dung, nhiệm vụ + Khảo sát, bổ sung tài liệu trước chỉnh lí + Chọn phương án hệ thống hố + Phân loại tài liệu theo phương án, lập hồ sơ + Xác định giá trị tài liệu + Hệ thống hoá hồ sơ, xếp hồ sơ + Thống kê hồ sơ để quản lí tra tìm + Xử lí tài liệu loại q trình chỉnh lí d) Thống kê lưu trữ - Khái niệm: Thống kê lưu trữ xác định cụ thể xác thành phần, nội dung, số liệu tài liệu, trang thiết bị bảo quản tài liệu tình hình cán làm cơng tác lưu trữ phòng lưu trữ - Mục đích: Giúp người quản lý đề chương trình, kế hoạch biện pháp cụ thể công tác lưu trữ quan, đơn vị cách thích hợp - Nội dung nhiệm vụ + Lập sổ sách thống kê tình hình tài liệu, thống kê trang thiết bị bảo quản, phương tiện truy tìm + Thống kê số lượng, trình độ người làm cơng tác lưu trữ e) Bảo quản tài liệu lưu trữ - Mục đích: Tránh tác động xấu làm giảm tuổi thọ - Nội dung, nhiệm vụ + Nghiên cứu yếu tố làm hư hỏng tài liệu + Duy trì chế độ nhiệt, ẩm thích hợp loại tài liệu + Phòng chống trùng, nấm mốc, phòng chống cháy nổ, lũ lụt f) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Nội dung, nhiệm vụ + Lập hệ thống cơng cụ tra tìm tài liệu 108 + Phục vụ việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu - Các hình thức phục vụ việc nghiên cứu sử dụng tài liệu: + Phục vụ việc tra tìm tài liệu phòng đọc + Phục vụ việc khai thác, sử dụng mượn đọc chỗ, chép tài liệu, chứng thực tài liệu lưu trữ… + Thông báo, giới thiệu phông lưu trữ, tài liệu cá biệt theo chuyên đề + Triển lãm tài liệu g) Ứng dụng tin học để quản lí công tác lưu trữ - Nhập thông tin tài liệu lưu trữ vào máy - Tra tìm tài liệu nhờ chương trình liệu tài liệu HƯỚNG DẪN HỌC TẬP Lưu trữ học gì? Trình bày nội dung nghiên cứu Lưu trữ học nước ta Công tác lưu trữ gì? Trình bày chức nội dung công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ gì? Phân tích đặc điểm chủ yếu tài liệu lưu trữ Ở nước ta có loại tài liệu lưu trữ đặc điểm loại Minh hoạ ví dụ thực tế Phân tích tài liệu lưu trữ cần tổ chức bảo quản sử dụng theo quy định chặt chẽ Nhà nước, không mua bán trao đổi tuỳ tiện Phân tích ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ Nêu khái niệm, ý nghĩa tác dụng việc phân loại tài liệu lưu trữ Nêu khái niệm phông lưu trữ, loại phông lưu trữ ý nghĩa cơng tác phân loại Tóm tắt giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ 9.Thế xác định giá trị tài liệu lưu trữ? Xác định giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa nào? 10 Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần vào nguyên tắc, tiêu chuẩn nào? Nêu rõ ý nghĩa nguyên tắc, tiêu chuẩn 11 Anh (chị) hiểu bảo quản, thời hạn bảo quản, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 12 Khai thác sử dụng tài liệu gì? 13 Tại nói khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ đời sống xã hội mục đích cuối công tác lưu trữ? 14 Muốn sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ phải sử dụng loại cơng cụ nào? Trình bày hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 15.Trình bày hệ thống tổ chức quản lý công tác lưu trư 16 Nêu nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ 17 Phân biệt lưu trữ hành lưu trữ lịch sử 18 Trong quan, đơn vị, tổ chức, nhiệm vụ công tác lưu trữ chủ yếu gì? 109 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011, Bộ Nội vụ, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Võ Trí Hảo (2007), Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý nhà nước lý thuyết mẫu thực tế, NXB Tư pháp Hà Nội; Nguyễn Minh Phương (2001), Phương pháp soạn thảo văn hành chính, NXB CTQG; Vương Thị Kim Thanh (2008), Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn bản, NXB Thống kê; Vương Hoàng Tuấn (2000), Những điều cần biết để soạn thảo văn bản, NXB Trẻ; Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Hàm (1997), Văn Lưu trữ học đại cương, NXB GD Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý nhà nước 110 MỤC LỤC A ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC 1 Thông tin môn học Thông tin giảng viên Thông tin tài liệu Mục tiêu nội dung mơn học Kế hoạch dạy học Chính sách môn học Đánh giá kết học tập B BÀI GIẢNG MÔN HỌC Thông tin chung Nội dung PHẦN I VĂN BẢN Chương I KHÁI NIỆM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I KHÁI NIỆM VĂN BẢN Khái niệm Vai trò văn Văn quản lí nhà nước đặc trưng Phân loại văn quản lí A) Hệ thống văn quy phạm pháp luật B) Các loại văn hành II KĨ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Khái niệm Ý nghĩa HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 10 Chương II CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 11 I YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 11 Quốc hiệu tiêu ngữ 11 Tên quan ban hành văn 12 Số, năm ban hành, kí hiệu văn 12 Địa danh, ngày tháng ban hành 12 Tên loại trích yếu nội dung văn 13 Nội dung văn 13 Nơi nhận văn 14 Chữ ký, dấu quan 14 II YÊU CẦU VỀ MẶT NỘI DUNG 16 111 Tính hợp hiến, hợp pháp 16 Tính mục đích 17 Tính khoa học 17 Tính khả thi 17 Tính đại chúng 18 III YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ, THỂ LOẠI VĂN BẢN 18 Ngôn ngữ 18 Thể loại 19 IV YÊU CẦU VỀ NGƯỜI SOẠN THẢO VĂN BẢN 19 1.Nắm vững đường lối Đảng 19 2.Có trình độ pháp lý định 19 3.Nắm xu phát triển xã hội, nguyện vọng nhân dân 19 4.Nắm vững thủ tục xây dựng văn 19 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 20 Chương III KĨ THUẬT SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH, NGHỊ QUYẾT, THÔNG TƯ I KỸ THUẬT SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 22 1.Chức 22 Những người có thẩm quyền ban hành định 22 Phân loại 22 Bố cục nội dung định 23 Phân loại 24 II KĨ THUẬT SOẠN THẢO CHỈ THỊ 29 Công dụng 29 2.Thẩm quyền ban hành 29 Bố cục 29 III KĨ THUẬT SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT 31 Công dung 31 thẩm quyền ban hành 31 Bố cục 31 IV KĨ THUẬT SOẠN THẢO THÔNG TƯ 36 Công dụng 36 Thẩm quyền ban hành 36 3.Bố cục thông tư 36 Chương IV KĨ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG 38 I KĨ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN 38 Soạn thảo công văn phúc đáp 38 2.Công văn đề nghị 41 112 Công văn đôn đốc, nhắc nhỡ 43 Cơng văn giải thích 46 II KĨ THUẬT SOẠN THẢO BIÊN BẢN 49 Công dụng 49 Kỹ thuật trình bày 49 III KĨ THUẬT SOẠN THẢO BÁO CÁO 56 Công dụng, phân loại 56 Kĩ thuật trình bày 56 IV KĨ THUẬT SOẠN THẢO ĐỀ ÁN 59 Công dụng 59 Kĩ thuật trình bày 59 V KĨ THUẬT SOẠN THẢO KẾ HOẠCH 61 Công dụng 61 Kĩ thuật trình bày 61 VI KĨ THUẬT SOẠN THẢO TỜ TRÌNH 63 Công dụng 63 Kĩ thuật trình bày 63 VII THÔNG BÁO 65 Khái niệm, công dụng: 65 Phân loại: 65 Yêu cầu: 66 Bố cục thường có phần 66 Trình bày 66 VIII HỢP ĐỒNG 68 Khái niệm, công dụng 68 Điều kiện hợp đồng: hợp đồng phải có điều kiện 68 Phân loại hợp đồng: gồm loại: 68 Yêu cầu viết hợp đồng 69 Bố cục: Thường có phần 69 Trình bày 69 PHẦN II TỔ CHỨC QUẢN LÍ KHOA HỌC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ 75 Chương I QUẢN LÍ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 75 Mục đích yêu cầu tổ chức quản lí khoa học văn 75 Quản lí văn 75 2.1 Khái niệm quản lí văn bản: 75 2.2 Quản lí văn đến 75 2.3 Quản lí văn 78 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 79 3.1 Lập hồ sơ 79 113 3.2 Nộp lưu hồ sơ: 86 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo quản lí văn 87 4.1 Khái niệm: 87 4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo văn 87 4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác quản lí văn 88 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 88 Chương TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 90 I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VÀ Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm Lưu trữ học 90 Khái niệm công tác lưu trữ 90 Khái niệm tài liệu lưu trữ 91 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ 91 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 92 II PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ 92 Khái niệm phân loại tài liệu lưu trữ 93 Các phông lưu trữ (fonds) 93 Các giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ: 93 Ý nghĩa, tác dụng việc phân loại khoa học tài liệu lưu trữ 94 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 94 III XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 94 Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ 94 Ý nghĩa việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ 94 Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 94 Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ 95 Bảo quản tài liệu lưu trữ 96 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 96 IV KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 96 Khái niệm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 96 Muc đích ý nghĩa việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 96 Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 96 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 97 V TỔ CHỨC QUẢN LÍ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC LƯU TRỮ 98 Tổ chức quản lí cơng tác lưu trữ 99 Nghiệp vụ công tác lưu trữ 99 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 100 114 TRƯỞNG KHOA TRƯỞNG BỘ MÔN 115 GIẢNG VIÊN ... QUẢN LÍ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 75 Chương II TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 90 I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VÀ Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ II PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ ... TÀI LIỆU LƯU TRỮ 94 IV KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 96 V TỔ CHỨC QUẢN LÍ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC LƯU TRỮ 98 PHẦN I SOẠN THẢO VĂN BẢN Chương... CƯƠNG MÔN HỌC B BÀI GIẢNG MÔN HỌC PHẦN I VĂN BẢN Chương I KHÁI NIỆM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I KHÁI NIỆM VĂN BẢN II KĨ THUẬT TRÌNH