Mô hình tổ chức xây dựng và phục vụ học liệu theo môn học ngành học trong thư viện đại học

Thực trạng giải pháp đơi mói mơ hình tơ chức quản lý phương thức hoạt động thư viện Việt Ncrm MƠ HÌNH TỔ CHỨC XÂY D ựN G VÀ PHỤC vụ HỌC LIỆU THEO MÔN HỌC/NGÀNH HỌC TRONG TH Ư VIỆN ĐẠI HỌC PGS TS Hoàng Đức Liên Giám đốc ThS Phạm Thị Thanh Mai Phó Giám đơc Trung tâm Thông tin - Thư viện Lương Định Của Học viện Nông nghiệp Việt Nam Đặt vấn đề Trong tiến trình đào tạo đại học, đặc biệt đào tạo theo hình thức tín chỉ, nguồn học liệu coi yếu tố cốt lõi, xuyên suốt, tác động trực tiếp đến công tác nghiên cứu, giảng dạy học tập thầy trò nhà trường, tiêu chí quan trọng đánh giá chất lượng đào tạo trường đại học Các thư viện trường Đại học thể mà đặt trọng tâm phát triển nguồn học liệu lên hàng đầu Tuy nhiên, cho dù có nguồn tài liệu phong phú, đa dạng nội dung loại hình đến đâu nhưns thiếu cách thức tô chức phục vụ phù hợp dễ làm người dùng tin bị phân tán, thiếu trọng tâm không khai thác đúng, đầy đủ họ thực cần Thực trạng nay, cách thức tổ chức, xây dựng nguồn học liệu Trung tâm Thư viện trường Đại học hướng đến phân loại tài liệu theo chủ đề (chì số phân loại), cách thức có nhừna ưu điểm bật, giúp bạn đọc bao quát lĩnh vực, nội dung nguồn tài liệu cỏ thư viện, có phạm vi tham khảo tài liệu rộng, linh hoạt (thơng qua hình thức kho mở xếp theo chủ đề) Tuy nhiên, với hình thức đào tạo theo tín nay, cách thức dạy học trường Đại học tương đối mở, lượns kiến thức yêu cầu cho môn học/nsành học mà sinh viên cân năm bãt đa dạng, bao quát rộng có mối liên kết bổ trợ lẫn từ nhiều dạng kiến thức: Thực trạng giải pháp đổi mơ hình tổ chức quen ỉý phinmg thức hoạt động thư viện Việt Nam đại cương - sở ngành - chuvên neành Việc khai thác, tìm kiếm tài liệu trons thư viện theo từns chủ đề riêng biệt chưa phải cách thức ưu việt nhất, đặc biệt đôi với phần lớn sinh viên năm đầu thiếu kỹ tra cứu khả năns nhận diện, xác định tài liệu cần thiết, phù hợp cho mơn học/nềnh học đan cần Việc phối kết hợp yếu tố: xác định số phân loại xác định môn học/ngành học cùns tài liệu, giúp siàns viên sinh viên xác định cách bao quát danh sách tài liệu liên quan đen mơn học/ngành học có thư viện, đồng thời thư viện thuận lợi việc theo dõi, đánh giá chất lượng nguồn học liệu thông qua mức độ sử dụng/số lượng/nội dung tài liệu có theo ngành học/mơn học cụ thể, từ có định hướns phát ưiển nauồn học liệu phù họp Cách thức nói tương đổi phù họp với yêu cầu chương trình đào tạo theo tín trons trường đại học, phù hợp với nhu cầu thói quen sử dụnơ tài liệu thư viện sinh viên Xuất phát tò thực tế yêu cầu, cách thức phục vụ mức độ đáp ứng sinh viên, từ kinh nghiệm tổ chức xây dựng nguồn sở liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện, Học viện N ỏn nahiệp Việt Nam chúns mạnh dạn đề xuất mơ hình tổ chức xây dựng phục vụ học liệu theo môn học/ngành học áp dụng khối thư viện trường Đại học để quý đồns nghiệp tham khảo, chia sẻ đóng góp xây dựn 2, hv vọng tạo mộí bước cải tiến trình phục vụ học liệu đáp ứng yêu cầu đào tạo đại học theo hình thức tín Nội dung giải pháp đề xuất Trước hết, cần phải xác định trinh tổ chức phân loại, hiệu đính tồn nguồn vốn tài liệu theo môn học/n 2ành học, tạo dựnơ côns cụ tra cứu; tổ chức kho tư liệu mở tươna ứ n o q trình dài khó ấn định thời gian cụ thề, trình thực phụ thuộc vào nhiều yếu tổ: - Quy mô ngành nahề đào tạo trườna Đại học (từ vài ngành —> vài chục ngành đào tạo, từ vài trăm —>vài nơhìn mơn học); 137 Thực trạng giải pháp đối mói mơ hình tơ chức quản lý phirong thức hoạt động thư viện Việt Nam - Thư viện có vốn sách lớn hay nhỏ (từ vài chục nghìn —> hàng triệu biếu ghi); - Phạm vi bao quát nguồn sách rộng hay hẹp (Thư viện chuyên ngành hay đa ngành); - Tầm ảnh hưởng thư viện với khoa chun mơn (q trình địi hỏi phải có kết họp chặt chẽ thư viện với khoa chuyên môn việc đánh giá, thẩm định, đàm bảo tính xác, phù họfp cao nội dune đâu tài liệu với ngành/môn học tươne ímg); - Các phương tiện, thiết bị hỗ trợ cần thiết như: Phần mềm thư viện, khung chương trình đào tạo Trường (trong có mơ tả chi tiết vê học phân), khung phân loại tài liệu - Nhân lực có chun mơn, kiến thức phân loại tài liệu, hiểu biết tiến trình đào tạo tín chỉ, nội dung đào tạo ngành học trường; - Sự hỗ trợ nhà trường kinh phí thời gian (th khốn chun gia, lao động; Thời gian tiến hành phù hợp theo giai đoạn ) Các bước tiến hành Trong khuôn khổ viết này, không vào chi tiết diễn biến thực tịng giai đoạn đơn vị đặc thù có vận dụng khác nhau, đây, phác họa khái quát bước thực bản: Bước 1: Xảy dựng bảng phân loại tài liệu theo Ngành/ Chuyên ngành/ Học phần/' Khối kiến thức (đại cương - sở ngành - chuyên ngành) Đây trình cán nghiệp vụ phải gán chi số phân loại từ khung phân loại DDC vào tên học phần/ngành từ tạo khung phân loại kép: học phần/ngành có m ột vài sổ phân loại tương ứng; số phân loại sử dụng cho vài học phần/ngành, sở để tham chiếu phân loại m ột tài liệu cụ thể (chì cần xác định sơ phân loại tài liệu xác định mơn học/ngành học có thê sử dụng tài liệu này) Để thực bước này, cán nghiệp vụ cân phải thực hiện: 138 Thực trạng giáiphảp đơi mơ hình tơ chức qn lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam - Xác định nội duns kiến thức m time học phần/môn học yêu cầu thônẹ qua việc nshiên cứu kỹ mô tả chi tiết nội duns học phản (bản mô tả có trone danh mục chương trình đào tạo trườn e đại học trợ lý đào tạo khoa cung cấp); - Tham chiếu sans khun2 phân loại tài liệu để eán số phân loại phù hợp với nội dung yêu cầu môn học/học phần; - Tông hợp sô phân loại tương ÚT12 môn học trons ngành/chuyên ngành để gán số phân loại cho ngành/chuyên ngành; - Xác định môn học/học phần thuộc khối kiến thức (đại cươns - sở ngành hay chuyên ngành) trườns quy ước khối kiến thức khác nhau, Học viện Nông nghiệp Việt Nam, khối kiến thức nhận biết thơng qua mã mơn học, ví dụ: ML01035: Học phần thuộc KK T Đại cươỉĩg khoa Lý luận CT&XH giảng dạy NH 02036: Học phần thuộc KK T Cơ sở ngành khoa Nông học giảng dạy NH03078: Học phần thuộc KKT Chicyên ngành khoa Nông học giảng dạy Cùng học phần sử dụng cho chuyên ngành/ngành khác có mã khác vậv khối kiến thức cũns có thay đổi khác nhau, có nghĩa mơn học dạy nhiều m ột nơành/chuyên ngành, ngành/chuyên ngành khác nhau, tính chất khác nhau; Bảng phân loại sau hoàn tất hiển thị dạns thư mục: - Ngành (đã gán số/khoảns số phân loại tươns ứng); - Các chuyên ngành (đă gán số/khoảng số phân loại tương ứns); - Các Học phần (bao gồm mã) trone chuyên ngành (đã gán số phân loại tương ứng) Bảng phân loại ỉà sở để cán nơhiệp vụ tham chiếu hiệu đính lại sở liệu (CSDL) tài liệu phân loại trước sử dụns biên mục tài liệu vào CSDL; Bước 2: Tạo thêm nhãn trườne biên mục, điểm truy cập tiêu chí thống kê 139 Th.cc trạng giai pháp đổi mơ hình tổ chức quan lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam Đày giai đoạn cán tin học thư viện với nhà cung cấp phần mềm phối họp để bổ sung thêm số chức phần mềm: - Tạo trường trường sẵn có khuna; biên mục dùng, để nhập liệu cho yếu tố bổ sung, tùy phần mềm cụ mà đơn vị chèn/thêm trường vào vị trí khác khn mẫu biên mục sử dụng, ví dụ Học viện Nơng nghiệp Việt Nam sử dụng phần mềm Libol 6.0, nhãn trường bổ sung là: Trường 943: ngành; trường 944: chưyên ngành; trường 945:môn học; trường 946: mã môn học; trường 947: khối kiến thức Các trường phải trườna lặp để nhập khơne hạn chế số lượng giá trị (một tài liệu gắn cho nhiều ngành/nhiều mơn học ) - Xây dựng từ điển hỗ trợ cho trường mới: từ điển mặc định tên ngành/ chuyên ngành/ môn học/ mã môn học/ khối kiến thức, nhập liệu, cán thư viện tick chọn không nhập trực tiếp; - Tạo điểm truy cập OPAC: tạo điểm truy cập theo tiêu chí nói trên, hỗ trợ từ điển dựng sẵn để tránh việc người sử dụng nhập sai; - Tạo u cầu thống kê theo tiêu chí nói phân hệ: lưu thông, bổ sung, quản lý phần mềm thư viện; - Tạo chức sửa theo lô phân hệ biên mục, chức phục vụ cho q trình hiệu đính tài liệu, hỗ trợ cán nghiệp vụ gọi lúc nhiêu tài liệu có yếu tố tìm kiếm (chỉ số phân loại, chủ đề, từ khoá ) để gán giá trị tương ứng, ý đến thuộc tính lặp trường cần hiệu đính Bước cần cán có trinh độ tin học tốt, thành thạo phần mêm thư viện, ngồi cần có hỗ trợ kinh phí th khoán đơn vị cung cấp phần mềm để cải tiến bổ sung số chức theo yêu cầu thư viện; Bước 3: Hiệu đính/biên mục tài liệu theo bảng phân loại - Hiệu đính CSDL cũ: tiến hành theo cách: + Sửa biểu ghi, cách nàv nhiều thời gian nhân lực, nhiên lại đàm bảo không bỏ sót biểu ehi; Thực trạng giải pháp đối mơ hình íổ chức quản lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam + Sử dụns chức sửa theo lô Ỏ chức này, trường 082 thích họp để gọi biểu ehi eiống cần hiệu đính phù họp với bảna phân loại theo ngành xây dựng, sử dụng chức có ưu điếm nhanh có nhiều hạn chế: dễ bị sót liệu, dễ bị nhầm lần; sau hiệu đính việc kiểm tra lại cũna nhiều thời sian - Biên mục biểu ghi mới: trình nhập tuân theo quy trình nhập liệu thông thường, sử dụng bảng phân loại tài liệu để xác định số phân loại, từ tham chiêu sang bảna phân loại ngành đê gắn giá trị tương ứns ngành/học phân; trình biên mục mới, cán nahiệp vụ cần theo dõi để cập nhật sô phân loại phát sinh vào bảns phân loại n g àn h Song song với q trình biên mục thơns tin ngành/ chuyên ngành/ môn học tự động cập nhật sang phân hệ tra cứu (OPAC) phân hệ liên quan, người dùng tìm kiếm tài liệu theo yêu cầu ngành/ chun ngành/ mơn học Thư viện thống kê, theo dõi luân chuyển tài liệu theo tiêu chí trên; Bu 'ửc Kiểm tra, lấy ý kiến thẩm định chuyên gia Tài liệu sau đầ dược biên mục, hiệu đính xuất theo tím2 ngành/ chuyên ngành/ học phần gửi khoa chuyên môn để thẩm định độ phù hợp nội dung tài liệu với ngành/ chuyên ngành/ học phần tươnơ ứng (nhất đơi với eiáo trình) Việc lấy V kiến thẩm định bắt buộc bảng phân loại theo nạành phải có xác cao, coi bảng chuẩn để áp dụng cho tồn q trình biên mục tài liệu thư viện, Ưình từ xây dựng bảng (xác định số phân loại tương ứng với ngành/môn h ọ c ) —» gắn liệu nsành/ chuyên ngành/ môn học cụ thè lên tài liệu (biên mục, hôi biêu shi) q trình đánh siá chủ quan cán nghiệp vụ, dựa vào kiến thức nshiệp vụ thư viện, kiến thức ngành,'' môn học để xác lập lên bảng tham chiếu này, cán thư viện lại khơng có kiên thức chun sâu tìm nsành/m ơn học nên khơna đảm bảo tính xác khơng có thẩm duyệt chuyên gia; ý kiến thẩm định chuyên gia sờ để hoàn thiện bảng phân loại theo ngành; Thực trạng giải pháp đôi mơ hình tơ chúc quản lý phitvng thức hoạt động tint viện Việt Nam Bước Tổ chức phục vụ - Tổ chức kho: Đa số thư viện đại học áp dụng kho mở để phục vụ người dùng; kho m xếp tài liệu theo chủ đề/ lĩnh vực hoàn toàn phù hợp, bạn đọc tra cứu nhận biết vị trí tài liệu kho/ giá (thông qua sổ phân loại/ số định danh) đồng thời nhận biết thông tin ngành/ mơn học tài liệu đó, việc tìm kiếm kho mở thực dễ dàns Tuy nhiên đa số sinh viên, thay tra cứu trước máy tính, họ lựa chọn cách tìm trực tiếp kho; trons trường hợp thư viện cải tiến chút cách bố trí kho để hỗ trợ sinh viên: + Kho chung: bố trí sách đại cương (mọi ngành sử dụng), kho trật tự sách theo môn loại nhãn dẫn; + Kho chuyên ngành: bao gồm sách chuyên ngành, sách xếp riêng theo ngành/ nhóm ngành có nội dung liên quan, theo trật tự phân loại kết hợp với nhãn chỗ; Cách bố trí bắt buộc phải thay đổi thơng tin xếp giá CSDL trước kho tổng hợp; Cũng sử dụng nhãn màu/nhãn đánh số để nhận biết kho sách sử dụng, vd: - Nhãn màu: nhãn đỏ: sách thuộc ngành A, nhãn xanh: sách thuộc ngành B cách nhận biết áp dụng cho trường khơng có nhiều ngành, chút màu sắc kho sách tạo hưng phấn, sinh động nhưne ngược lại sặc sỡ gây rối, mỏi mắt, khó nhận biết; - Nhãn số: Đánh số thứ tự từ hết theo số lượng ngành, sách đại cương không dán số (số in to, đậm dán trực tiếp gáy sách đâu trang bìa sách (nếu sách mỏng) vị trí bên nhãn xếp giá, cách gần khônơ gây khác biệt lớn tronơ kho sách Tất hình thức m ans tính chất hỗ trợ (nhận diện tài liệu kho theo tiêu chí ngành), hình thức xếp theo mơn loại nèn chủ yêu khoa học cho kho Mờ 142 Thực trạng vù giải pháp đổi mơ hình tổ chức quản lý phương thức hoạt động ửnc viện Việt Nam + Giới thiệu, hướns dẫn, tập huấn sinh viên tra cứu tài liệu theo môn học: - Lone 2hép nội duns hướne dẫn vào tập huấn cho sinh viên; - Đưa thôns tin lên trana web, bảnơ tin; - Gửi file tài liệu (đã lọc theo ngành/môn học) dẫn, link tra cứu cho trưởng môn/ eiáo viên chủ nhiệm /cố vấn học tập khoa đè thông báo, giới thiệu nsuồn sách cho sinh viên 3.K ết luận Trên m ột mơ hình phục vụ thư viện mà chúne cho hiệu cao đôi với trường đại học đan áp dụns hình thức đào tạo theo học chế tín chỉ, tiến hành khảo sát, lấy ý kiến siảng viên sinh viên Học viện Nông nghiệp Việt Nam (trườns đào tạo gần 40.000 sinh viên, học viên) đê xác nhận nhu cầu tính khả dụng hình thức phục vụ Mơi trường Thư viện trường Đại học đặc thù, đối tượna sử dụng thư viện cũns tương đối đặc biệt, yêu cầu chất lượne cách thức phục vụ phải phù họp, khơi gợi hứng thú để sinh viên đến Thư viện, để sinh viên thực coi Thư viện giảng đườns thứ 2, để khẳns định vị trí, vai trị minh nghiệp đào tạo nhà trườns mục tiêu hướns đến, nhiệm vụ hàne đầu Thư viện Đại học TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị số 44/NQ - CP, naày 09 - - 2014 Thủ tướng Chính phủ đổi phát triển toàn diện giáo dục đào tạo Việt Nam Chỉ thị số 29/2001/CT - Bộ GD & ĐT tăng cườnơ aiảng dạy, đào tạo ứng dụng CNTT trons neành giáo dục giai đoạn 2001 - 2005 Luật sở hữu trí tuệ nước CHXHCN Việt Nam (số 50/2005/11 nsày 29/11/ 2005) Kỷ yếu Hội thảo "Xảy chmg, phát triển nguồn học liệu phục vụ công tác đào tạo nghiên cícu khoa học ” Đà Lạt, - 10/8/2007 Kỷ yêu Hội thảo khoa học: l'Tăns cườns ứn£ dụns công nghệ đỏi tô chức, quản lý thư viện” Hà Nội 10/12/2010 143 Thưc trạng giải pháp đổi mơ hình tơ chức quan lý phcoĩĩg thức hoạt động thu■viện Việt Nam Kỷ yếu Hội thảo “Sự nehiệp thông tin - thư viện Việt Nam đổi hội nhập quốc tế'% Hà Nội, 27/10/2011 Kỷ yếu Hội thảo “Hoạt động thông tin - thư viện với vấn đề đồi toàn diện giáo dục đại học Việt Nam ”, Vinh, Nghệ An 10/2014 144 ... tơi mạnh dạn đề xuất mơ hình tổ chức xây dựng phục vụ học liệu theo môn học/ ngành học áp dụng khối thư viện trường Đại học để quý đồns nghiệp tham khảo, chia sẻ đóng góp xây dựn 2, hv vọng tạo... tài liệu liên quan đen môn học/ ngành học có thư viện, đồng thời thư viện thuận lợi việc theo dõi, đánh giá chất lượng nguồn học liệu thông qua mức độ sử dụng/số lượng/nội dung tài liệu có theo ngành. .. loại theo ngành; Thực trạng giải pháp đơi mơ hình tơ chúc quản lý phitvng thức hoạt động tint viện Việt Nam Bước Tổ chức phục vụ - Tổ chức kho: Đa số thư viện đại học áp dụng kho mở để phục vụ