Thực trạng quản lý thư viện và giải pháp hoàn thiện

Tìntc ti-ạng giải pháp đơi mơ hình tố chic quản lý pìnromg thức hoạt động thư■viện Việt Nam THỤC TRẠNG TỎ CHÚC QUẢN LÝ THU VIỆN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PGS TS N guyễn Thị Lan Thanh Trường Đại học Vãn hoá Hà N ội Hiêu thê tô chức quản lý thư viện Trước bàn đến thực trạng tổ chức quản lý thư viện giải pháp hoàn thiện cần hiểu rõ tổ chức quản lý thư viện Trong tài liệu lý luận - thực tiễn: “Quản lý thư viện” (2) số tác giả người Nga có viết: “Tổ chức với tư cách chức quản lý bao gồm hoạt động íổ chức cơng tác thư viện, tô chức lao động cán thư viện hoạt động tổ chức thân trình quản lý” Cũng sách tác giả cho rằng: “tổ chức quản lý cấu trúc hợp lý hệ thống quản lý phù hợp với nhu cầu điều chỉnh laơ động hợp tác hệ thống thư viện phù hợp với nhiệm vụ thường xuyên nâng cao hiệu quản lý” Trong tài liệu khác: “Cẩm nang người cán thư viện” (1) có viết: “Tổ chức quản lý thư viện xây dựng sở: - Kết hợp chế độ thủ trưởng tập thể thảo luận định thực tất vấn đề lãnh đạo hoạt động tất phận; - Sự phụ thuộc thứ bậc chặt chẽ, loại bỏ nhữne phận không điều khiên được, loại bỏ trùng lặp việc giải công việc loại bỏ việc bố trí cơng việc khơng đầy đủ cho cán thư viện - Sắp xếp xác nhiệm vụ /chủ yếu cần giải /thực giai đoạn cụ thể phân chia rõ ràns trách nhiệm cán thư viện Từ nhừnơ điều trình bày trên, theo tác giả, tổ chức quản lý thư viện hiểu theo hai nahĩa rộnơ hẹp Ờ nahĩa rộn® tổ chức quản lý thư viện hiêu Thực ừạng giải pháp đối mơ hình, tơ chức qn ỉỷ phương thức hoạt động thư viện Việt Nam hoạt động nhàm hồn thiện q trình quản lý sở tổ chức trình cách khoa học áp dụng giới hố, tự động hố cho ( trình quản lý), nghĩa hẹp tổ chức quản lý thư viện hiểu cấu trúc họp lý bao gồm: câu tô chức quản lý, chế vận hành đội ngũ cán bộ, viên chức Nói cách khác, tơ chức quản lý câu tạo ba yếu tố: Cơ cấu tổ chức quản lý, chê vận hành đội n 2Ũ cán bộ, viên chức T rons viết tác eiả giới hạn việc nghiên cứu tổ chức quản lý thư viện nshĩa hẹp 2.Thực trạng tổ chức quản lý thư viện Để hiểu rõ thực trạng tổ chức quản lv thư viện cần làm rõ ba yêu tố trên: 2.1.Cơ cấu tổ chức quản lý thư viện tập hợp có tổ chức phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhưna có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhằm thực chức năns quản lý để đạt mục tiêu chung tổ chức Hiện trons quản lý quan, doanh nghiệp nói chung có nhiều loại câu tô chức quản lý như: cấu trực tuyến, cấu chức nãnơ, cấu trực tuyến chức năng, cấu trực tuyến - tham mưu, cấu chương trình - mục tiêu, cấu dự án câu ma trận Trons thư viện Việt Nam đans áp dụnơ loại cấu tổ chức, là: Cơ cấu trực tuyến, cấu chức cấu trực tuyến - chức Cơ cấu tổ chức trực tuyến mơ hình tổ chức quản lý, trona người câp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cấp (2, tr 43) Theo mơ hình tổ chức quản lý mối quan hệ thành viên quản lý thực theo trực tuyến Ví dụ: Giám đốc thư viện - phó giám đơc thư viện - trườna phịng chức - phó phịng chức - trưởna phận - phó trưởng phận 153 Thực trạng giai pháp đôi mô hình tơ chívc qn lv phương thức hoạt động thr viện Việt Nam Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến - Cơ cấu tổ chức chức loại hình cấu tổ chức, phịng, ban giao đảm nhận chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức cho phép: thực chun mơn hố chức quản lý thu hút chuyên gia tham gia vào quản lý Tuy nhiên, theo cấu tổ chức quản lý có bất cập nảy sinh cấp phải phục tùns nhiều đầu mối đạo khác cấp Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức quản lý chức 154 Thực trạng giải pháp đổi mơ hình tổ chức quản lý phươìig thức hoạt động thư viện Việt Nam - Cơ câu trực tuyến - chức năng: Là cấu kết họp eiữa cấu tổ chức trực tuyến cấu tổ chức chức dựa nguyên tắc quản lý tnrc tuyến bên phận chức (sơ đồ 3) bên cạnh có phận tham mưu (sơ đồ 4) Sơ đô 3: Cơ câu tô chức quản lý trực tuyến - chức năn£ ' r t r Sơ đô 4: Cơ câu tô chức quản lý trực tuvên - tham mưu Thực trạng giải pháp đôi mô hình tơ chức qucm lý phirơnơ thức hoạt động thư viện Việt Nam Các hội đồng tham mưu cho giám đốc hội đồng tham mưu vấn đề chune hội đồng vấn đề cụ thể Ví dụ: hội vấn đề marketing, hội đồng vấn đề giới hoá, tự động hố q trình thư viện Hội đồnẹ tham mưu cho phó giám đổc thường hội đồng vấn đê cụ thể như: hội đồng phương pháp, hội đồng bổ sung, hội đồng tô chức lao động khoa học Trong ba loại cấu tổ chức: trực tuyến, chức kết hợp trực tuyến chức năng, cấu trực tuyến - chức áp đụng phổ biến Bời cấu tổ chức quản lý đane cho cấu tổ chức phù hợp với thư viện truyền thống Việt Nam Nó thể rõ nét mối quan hệ thứ bậc chặt chẽ phụ thuộc phận, phòng ban YỚi người quản lý cấp trực tiếp thủ trưởng quan thư viện Điều cho phép thống ý chí người thủ trưởng hành động ổn định lâu dài cho tổ chức Tuy nhiên, bên cạnh ưu nội cho phù hợp với mơ hình tơ chức quản lý thư viện truyền thống tự thân tồn nhược điểm như: cồng kềnh, linh hoạt, hạn chế phối hợp phận chức 2.2.Cơ chế vận hành: cách thức mà theo cấu tổ chức quản lý thực Điều có nghĩa chế quản lý theo kiểu cấu tổ chức quản lý vận hành theo kiểu Hiện chế quản lý thư viện chế điều khiển phục tùng Theo phận phịng, ban thư viện thực chức năng, nhiệm vụ giao nhân viên phục tùng điều hành lãnh đạo cấp Cơ chế quản lý cho phép phận, phòn ban hồn thành nhiệm vụ theo u cầu cấp trên, đề cao vai trò trách nhiệm cá nhân cán quản lý Song nhược điểm chế làm cho phận, phịna ban có chia sẻ, phối hợp hành động dẫn đến tình trạng phịng biết cơng việc phịnơ thiếu hỗ trợ cần thiết giải công việc phức tạp Cơ chế quản lý cịn kìm hãm tham gia nhân viên quyền vào quản lý Do dễ dẫn đến quản lý theo phong cách độc đoán, chuyên quyền 156 Thực ừạng giải pháp đôi mơ hình tố chức qn lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam 2.3 Đội n 2Ũ cán quản lý viên chức thư viện (cán chuyên môn thư viện) Các cán eiao nhiệm vụ cụ thể họ thực chúna phạm vi quyền hạn Đội n sũ cán quản lý thư viện bao eồm: Ban giám đốc, trưởng, phó phịng, trư ởns, phó phận thư viện Họ có trách nhiệm quản lý phần việc giao chịu trách nhiệm trưó'c cấp quản lý trực tiếp cấp Bên cạnh họ viên chức thư viện - nhữns người thực cơng việc chun mơn thư viện N hìn chunơ đội nsũ có đủ tiêu chuẩn phẩm chất, đạo đức phẩm chất chuyên môn phù hợp với yêu cầu đề cán quản lý, viên chức chuyên môn thư viện truyền thống Tuy nhiên đội ngũ cán quản lý vân yêu kỹ năno quản lý Tương lự đội ngũ cán quản lý, đội nsũ viên chức thư viện thiếu lực tham eia vào công tác quản lý Xem xét cấu trúc tô chức quản lý thư viện nêu cho thấy, coi phù hợp với thư viện truyền thống Tuy nhiên nước ta nay, bên cạnh thư viện truyền thống (chưa ứn dụng cơng nghệ thơng tin) đă có nhiêu thư viện trình chuyển dần sang thư viện đại Đỏ thư viện đă bước đàu đans ứns dụns côns nghệ thônơ tin Dưới tác động ứng dụns công nshệ thôns tin hoạt độne thư viện có hoạt động quản lý buộc phải thav đổi lượng chất Sự thav đổi cấu tổ chức, nguồn nhàn lực, sở vật chất, hoạt độns chuvên mơn, hoạt độn tài nhiều tác giả đề cập đến thân tác giả viết đề cập đèn bài: "Quản lý thư viện trường học đại: thay đổi tất yếu khách quan” (3) Bởi tác giả sâu phân tích thav đổi trona cấu trúc tổ chức quản ỉý thư viện Trước hết cần nói đến cấu tổ chức quản lý thư viện, v ấ n đề đặt thư viện đại cấu tổ chức quản lý nêu có cịn phù hợp khôns? Hay phải thiêt lập cho chúns cấu tổ chức quản lý khác cấu chương trình - mục tiêu, cấu dự án cấu ma trận Bởi cấu tổ chức có nhiêu ưu điêm: mềm dẻo, linh hoạt đáp ứns nhừns yêu cầu thư viện đại có khả nảns thích ứng cao với thay đổi môi trườns vấn đề 157 Thực ừạng giải pháp đơi mơ hình tơ chíỉc quàn lý phrơng thức hoạt động thư viện Việt Nam CĨ tác giả ngồi nước cho trona thư viện điện tử cấu tổ chức quản lý thư viện cần phải thay the bans cấu linh hoạt, mềm dẻo Ví dụ như: cấu tổ chức ma trận cấu tổ chức đáp ứna yêu cầu thay đổi nhanh chóng thư viện điện tử Thực tế cho thấy cấu tổ chức ma trận áp dụng phổ biến thư viện Mỹ Tôi đồng ý với quan điểm phải đổi cấu tổ chức quản lý hay nói cách khác đơi mơ hình tổ chức quản lý, thực tế cho thấy mơ hình tơ chức quản lý thư viện Việt Nam bên cạnh ưu nội nhược điểm tự thân nêu như: cồng kềnh, linh hoạt, hạn chế phối hợp phận tồn thư viện đại Tuy nhiên áp dụng cấu tổ chức cho phù họrp lại vấn đề phải nghiên cứu cẩn thận sở thống kê, phân tích khoa học cấu tổ chức quản lý thư viện ( cụ thể xem thư viện thuộc nhóm thư viện nào? Hiện có cấu tổ chức quản lý nào? Mức độ phù hợp cấu tổ chức quản lý ) Vấn đề chế vận hành Trong thư viện đại chấp nhận quản lý với mệnh lệnh hành cứng nhắc thiếu mềm dẻo, linh hoạt tuân thủ vô điều kiện thành viên tổ chức thực định quản lý hay nói cách khác thiếu tham gia thành viên tổ chức vào việc định quản lý Cuối cùne đội ngũ cán quản lý viên chức thư viện đại thiếu kiên thức tin học, ngoại ngữ đặc biệt kỹ' quản lý kỹ tham gia quản lý Bởi thiếu kiến thức kỹ đội ngũ cán thư viện nói chune khơng thể đảm nhiệm tốt vai trị cơne việc khả sánh vác chung công việc phức tạp sinh trình quản lý thư viện Tóm lại, thơna qua việc phân tích cấu trúc tổ chức quản lý thư viện cho phép nhận định: Xu hướng đại hoá thư viện tất yếu khách quan cải tiên tổ chức quản lý điều kiện tiên quản lý thư viện hiệu Trên tinh thân chắn phải tìm giải pháp hoàn thiện cách thức thực việc đổi tổ chức quản lý thư viện Thực trạng giải pháp đơi mơ hình tơ chícc qiiản lý phirơng thức hoạt động thư viện Việt Nam Giải pháp hồn thiện tơ chức quản lý thư viện 3.1 Xác định hướng cách làm phù hợp Hoàn thiện tổ chức quản lý thư viện hồn thiện cấu trúc Bởi tác giả viết cho cần xác định rõ hướng cách làm đắn cho việc hoàn thiện Trên sở có giải pháp hồn thiện phù hợp khơng eiải pháp nêu mãi giải pháp không sai nhưns thiếu tính phù hợp khả thi Từ cách nhìn nhận vấn đề vậy, theo ý kiến tác giả, trước hêt cần tiến hành tổ n s thốns kê loại hình thư viện, phân loại chúnơ theo nhiều tiêu chí khác quy mơ: lớn vừa nhỏ; nsuồn nhân lực: số lượng, trình độ chuyên môn, tin học nsoại neữ; tổ chức cấu thư viện, tổ chức lao động cho cán bộ, viên chức thư viện ứns dụne công nehệ thơng tin để từ chia chúng thành nhóm thư viện có tiêu chí tương đồng Điều tốt cho việc theo dõi quản lý thư viện nói chung Trong tiêu chí cần đặc biệt ý tiêu chí: mức độ Ím dụng công nghệ thông tin s ố liệu thống kê theo tiêu chí cho phép phân định thư viện theo mức độ: ứng dụng, bắt đầu ứng dụn chưa ứng dụn công nshệ thôns tin đẻ xác định câu trúc tô chức quản lý thư viện cho phù họp Ví dụ: đơi với nhóm ứng dụng nên thiết lập cấu tổ chức quản lý tiến như: cấu chương trình mục tiêu, cấu dự án cấu ma trận nhóm bắt đầu ứng dụns chưa ứnơ dụng cơng nahệ thơne tin duv trì cấu tổ chức quản lý: trực tuyên - chức Việc trì chi tương đổi phụ thuốc vào việc đẩv nhanh ứng dụng cône nghệ thông tin thư viện Tương tự theo xác định chế vận hành phù hợp xác định số lượng cán thư viện trình độ quản lý, trình độ chun mơn đổi với tìm s loại cán thư viện Lý £Ĩải điêu này, tác già nêu, không tiến hành khảo sát, thốns kê rõ ràne thực trạng thư viện khó đưa giải pháp phù hợp 3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý thư viện * Đ ổi cẩu tổ chức quản lý thư viện Như nêu tuỳ thuộc vào mức độ ứng dụng công nshệ thông tin mà nhóm thư viện áp dụnơ cấu tổ chức quản lý tiên tiến sau: Thực trạng giải pháp đổi mói mơ hình tổ chức quản lý phương thức hoạt động thư viện Việt Nam 1) Cơ cấu chương trình - mục tiêu cấu có mục đích tổ chức phối họp điều chỉnh thông tin mức độ ngang Cơ cấu tổ chức bên hệ thống giai đoạn thực chương trình cụ thể có đặc điêm toàn thành phần tham gia chịu quản lý người lãnh đạo chươns trình Cơ cấu chươna rình - mục tiêu thực với giúp đỡ hội đồng nghiên cứu vấn đề, ủ y ban nhóm nghiên cứu vấn đề (2, tr.47) Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức quản lý chương trình - mục tiêu 2) Cơ câu dự án câu hình thành trình dự thảo dự án hiểu dự án tất trình hướng tới thay đổi hệ thốnơ Ví dụ: ứng dụns cơns nshệ thơnẹ tin, số hố tài liệu Đồna thời cần hợp tất dự trữ vật chất, lao độns tài ( 2, tr 47) Trong cấu tổ chức dự án khơng có phịne ban thức mà có nhóm nhân viên làm dự án, nhữns người phải có kv năno khả cần thiêt cho dự án, tập hợp 160 Thực trạng giải pháp đổi mơ hình tổ chícc qn K' vàpỉncơng thức hoạt động thư viện Việt Nam lại đè thực dự án.Nhóm dự án thành lập, giải tán thành lập lại cônơ việc yêu cầu 3) Cơ câu ma trận xây dụng sở kết hợp cấu trực tuyến câu chương trình - mục tiêu Nguyên tắc cấu người thực người lấy từ phịnơ chức năns Do họ phải phục tùng cấp lãnh đạo: người lãnh đạo phòng chức hai người lãnh đạo chươns trình Cụ thê, người lãnh đạo chương trình có quyền với nẹười thực vấn đề thực thời hạn chương trình, chất lượng chươna trình Cịn người lãnh đạo chức lại quvết định vấn đề nsuời sở vật chất cho họ Như người thực không chịu quản lý cấp lãnh đạo mà họ thực nhiệm vụ kép Đó vừa thực nhiệm vụ phịng vừa thực nhiệm vụ chương trình Sơ đồ 6: Cơ cấu tổ chức quản lý ma trận Trong cấu tổ chức quản lý ma trận cho phép khai thác hết khả năns chuyên gia cấu chức đồns thời tạo điều kiện cho chuyên gia nàng cao trình độ mơi trườns mới: kỹ năne làm việc nhóm, kỳ lập kế hoạch, viêt báo cáo, làm việc theo dự án Hơn nữa, cấu ma trận nâng cao 161 Tfnrc ữạng giai pháp đơi mói mỏ hình tơ chức quản lý phương thức hoạt động thư viện } lệt Nam phối họp eiữa phòng, ban, phận chức làm tăne tính linh hoạt, thích ứng với mơi trường biến độna cấu chức - máy móc, khép kín • Hồn thiện chế vận hành Trong nhóm thư viện áp dụng câu tổ chức quản lý khác có chế vận hành quản lý khác Chẳng hạn với cấu tổ chức quản lý trực tuyến chức chế vận hành theo kiểu điều khiển - phục ưmg chế hợp lý Song cấu tổ chức quản lý chươnơ trình - mục tiêu hay ma trận chê phối hợp, hợp tác lại chế hợp lý, trona, hỗ trợ hoạt động ban giám đôc thư viện ban chủ nhiệm chương trình - mục tiêu Họ trao quyền định vấn đề thuộc tổ chức - kỹ thuật thực chương trình - mục tiêu điều kiện trì kết hợp với ban giám đốc Điều đặc biệt chế vận hành huy động phối hợp hoạt động chuyên gia thuộc nhiêu lĩnh vực khác chuyên môn hành - tổ chức • Nâng cao trình độ cho đội ngũ cản quản lý viên chức thic viện + Đối với đội ngũ cán quản lý Trong tất nhóm thư viện nêu trên, yêu cầu đặt họ phải đảm bảo tiêu chuẩn sau: phẩm chất trị, phẩm chất đạo đức, trình độ chun mơn, trình độ ngoại ngữ, tin học lực tổ chức, quản lý Song tuỳ thuộc vào cấu tổ chức quản lý, chế vận hành mà mức độ yêu cầu đặt có khác Chẳng hạn, thư viện chưa ứng dụng bắt đầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin ngồi phẩm chất trị, phẩm chất đạo đức đương nhiên phải tốt, trình độ chun mơn phải giịi trình độ tin học nsoại ngữ chưa bắt buộc phải cao Tuy nhiên thư viện đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơnơ tin tất phẩm chất trình độ địi hỏi mức độ cao Bởi đơn cử ví dụ, trình độ ngoại ngữ tin học thấp cán quản lý khó khăn việc sử dụns tiện ích đơn giản cơng nghệ thông tin email, chat vào việc chuyển eiao thông tin quản lý đến đối tượng quản lý cao khơng nói khơng thê sử dụng công cụ quản lý đại vào thực tiễn quản lý hoạt động thư viện như: áp dụng phần mềm tích họp quản lv nguồn nhân lực, lập kê hoạch hay quản lý hành điện tử, cơng nghệ định danh bàng sóng radio ừong quản lý 162 Thực trạng giải pháp đổi mơ hình tổ chức qn lý pỉnrcmg thức hoạt động thư viện Việt Nam nhân Hơn nữa, neoài phẩm chất nêu, thư viện đại cần cán quản lý có khả năns quản lý giỏi + Đôi với viên chức thư viện: Viên chức thư viện nsười thực phần việc chuyên môn khác phân côna côna việc cán quản lý Họ không thê thiếu phẩm chất nêu cần đạt kết công việc với chất lượns tốt Tuy nhiên tươns tự cán quản lý, mức độ đòi hỏi viên chức thư viện cịn tùy thuộc vào mức độ ím s dụng cơng nghệ thơna tin thư viện Tóm lại, từ tất nhữnơ điều trình bàv cho thấy, tổ chức quản lý coi phân hệ quan trọng chức năns tổ chức quản lý thư viện.Thiếu phân hệ này, phân hệ tổ chức hoạt động tổ chức lao độna quản lý thư viện khơnơ thể thực Nói cách khác, tổ chức quản lý thư viện đóns; vai trò định tổ chức hoạt động tổ chức lao động thư viện Bởi vậy, bất kv thư viện muốn hoạt độns tốt, phù hợp với môi trường xã hội khơng thể xem nhẹ việc đôi tổ chức quản lý thư viện Tuy nhiên đâv vấn đề khơng phải đơn giàn Vì trona khuôn khổ tham luận trone hội nshị khoa học, tác giả chi xin gợi xới số vấn đề cho cần chủ ý việc bàn giải pháp cho tổ chức quản lý thư viện Chúc hội thảo thành côna tốt đẹp TÀI LIỆU THAM KHẢO Câm nang ngicời cán thư viện/ Thư viện quôc gia mang tên v.i.Lênin; Biên soạn: C.G.An tônva, G.A Semenova - M.: sách, 1985 - 303 tr.; tr 154 Quản lỷ thư viện: tài liệu học tập - thực hành/Averianova A.C., Banheev A.N., Gorev V.G tác giả khác - NXB.: Tiến bộ, 2002 - 302 tr., tr.43, 47 Quản lý thư viện trường học đại: nhữns thay đổi tất yếu khách quan 2005, Số 11 - Tạp Giáo dục 163 ... cách thức thực việc đổi tổ chức quản lý thư viện Thực trạng giải pháp đôi mơ hình tơ chícc qiiản lý phirơng thức hoạt động thư viện Việt Nam Giải pháp hoàn thiện tô chức quản lý thư viện 3.1... cán thư viện Lý £Ĩải điêu này, tác già nêu, không tiến hành khảo sát, thốns kê rõ ràne thực trạng thư viện khó đưa giải pháp phù hợp 3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý thư viện. .. chức quản lý thư viện cho phép nhận định: Xu hướng đại hoá thư viện tất yếu khách quan cải tiên tổ chức quản lý điều kiện tiên quản lý thư viện hiệu Trên tinh thân chắn phải tìm giải pháp hồn thiện