KỸTHUẬT CHỮA SỔ VÀ KHOÁ SỔ KẾTOÁN 1. Chữa sổ: Nguyên tắc chữa sổ là mọi nghiệp vụ ghi sai được chữa ngay khi phát hiện và không làm mất sổ đã ghi sai, tuỳ từng trường hợp sai sót mà áp dụng các phương pháp sửa sổ cho thích hợp. a/ Phương pháp cải chính: o Gạch số sai dùng bằng mực đỏ o Ghi lại số đúng bằng mực thường ở trên số ghi sai. o Người chỉnh sổ và kếtoán trưởng phải ký xác nhận. b/ Phương pháp ghi sổ bổ sung: - Trường hợp 1: Số sai nhỏ hơn số đúng + Lập một “chứng từ ghi bổ sung” do kếtoán trưởng ký, diễn giãi rõ chứng từ ghi sai, nguyên nhân ghi sai, số sai, số chênh lệch cần bổ sung,… Dựa vào chứng từ này kếtoán ghi thêm số chênh lệch là hiệu số giữa số đúng trừ số sai theo cách ghi đó để bổ sung đủ. VD: Đã ghi sai Nợ TK 112 (TGNH) 120.000 Có TK 111 (TM) 120.000 Ghi đúng số tiền là 150.000 Ghi bổ sung Nợ TK 112 (TGNH) 30.000 Có TK 111 (TM) 30.000 - Trường hợp 2: Ghi sót các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trước đó. + Lập một “chứng từ ghi bổ sung” do kếtoán trưởng ký, diễn giãi rõ chứng từ bỏ sót,… nguyên nhân bỏ sót, . Dựa vào chứng từ này kếtoán ghi bổ sung đúng theo nội dung chứng từ gốc bỏ sót chưa ghi sổ kế toán. VD: Chứng từ gốc bỏ sót có nội dung: Rút TM nộp bổ sung vào tài khoản TGNH 120.000đ, kếtoán ghi: Nợ TK 112 (TGNH) 120.000 Có TK 111 (TM) 120.000 c/ Phương pháp ghi số âm: Khi dùng phương pháp này để sửa sai phải lập một “”Chứng từ ghi sổ đính chính” do kếtoán trưởng ký, diễn giải tương tự như nội dung “Chứng từ ghi sổ”. - Trường hợp 1: Ghi sai quan hệ đối ứng giữa các tài khoản. VD: Đã ghi sai Nợ TK 112 (TGNH) 1.800.000 Có TK 111 (TM) 1.800.000 Nội dung đúng là TGNH tăng do khách hàng trả nợ. Kếtoánsửa sai: Ghi bút toán 1: Ghi số âm Nợ TK 112 (TGNH) (1.800.000) Có TK 111 (TM) (1.800.000) Ghi bút toán 2: Ghi định khoản đúng với số đúng và TK đúng Nợ TK 112 (TGNH) 1.800.000 Có TK 131 (PTKH) 1.800.000 - Trường hợp 2: Sai lầm trong đó bút toán ở tài khoản ghi số tiền sai lớn hơn số tiền đúng. VD: Đã ghi sai Nợ TK 112 (TGNH) 1.800.000 Có TK 111 (TM) 1.800.000 Số đúng TGNH là 1.500.000 Sửa sai: Ghi bút toán 1: Ghi số âm Nợ TK 112 (TGNH) (1.800.000) Có TK 111 (TM) (1.800.000) Ghi bút toán 2: Ghi định khoản đúng với số đúng Nợ TK 112 (TGNH) 1.500.000 Có TK 111 (TM) 1.500.000 - Trường hợp 3: Sai lầm do cùng một chứng từ ghi trùng nhiều bút toán (Khử bút toán ghi trùng nhiều lần) VD: Kếtoán đã ghi lần 1: Nợ TK 112 (TGNH) 1.500.000 Có TK 131 (PTKH) 1.500.000 Kếtoán đã ghi nhầm lần 2 cùng chứng từ lần 1: Nợ TK 112 (TGNH) 1.500.000 Có TK 131 (PTKH) 1.500.000 Kếtoánsửa sai: Ghi lại giống bút toán ghi trước với số tiền sao cho tổng số tiền ghi trùng các lần trước trừ số tiền một lần ghi âm thì bằng số tiền ghi đúng trên chứng từ. Nợ TK 112 (TGNH) (1.500.000) Có TK 131 (PTKH) (1.500.000) 2. Khoá sổ: Là cộng số phát sinh bên Nợ, bên Có và tìm ra số dư cuối kỳ của tài khoản trong sổ kếtoán sau một kỳkế toán. Tất cả các sổ kếtoán đều phải khoá sổ định kỳ vào ngày cuối tháng, riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ hàng ngày. . trùng nhiều bút toán (Khử bút toán ghi trùng nhiều lần) VD: Kế toán đã ghi lần 1: Nợ TK 112 (TGNH) 1.500.000 Có TK 131 (PTKH) 1.500.000 Kế toán đã ghi nhầm. bên Có và tìm ra số dư cuối kỳ của tài khoản trong sổ kế toán sau một kỳ kế toán. Tất cả các sổ kế toán đều phải khoá sổ định kỳ vào ngày cuối tháng, riêng