Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phông lưu trữ ủy ban nhân dân thành phố hà nội

đại học quốc gia Hà Nội tr-ờng đại học khoa học xà hội nhân văn - lê thị thu h-ơng nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm tối -u hóa phông l-u trữ ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội luận văn thạc sỹ khoa học l-u trữ học t- liệu học Hà Nội - 2005 đại học quốc gia Hà Nội tr-ờng đại học khoa học xà hội nhân văn - Tóm tắt luận văn thạc sỹ Đề tài: nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm tối -u hóa phông l-u trữ ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chuyên ngành mà số : L-u trữ häc vµ t- liƯu häc : 5.10.02 Ng-êi h-íng dÉn khoa học: pgs V-ơng đình quyền Học viên: Lê Thị thu h-ơng Hà Nội - 2005 Lời cam đoan Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực ch-a đ-ợc công bố công trình khác Tác giả Lê Thị Thu H-ơng mở đầu Tính cấp thiết đề tài Hà Nội - Thủ đô n-íc Céng hoµ x· héi chđ nghÜa ViƯt Nam, trung tâm trị, kinh tế, văn hoá n-ớc Từ kỷ XI, nơi đà kinh đô nhà n-ớc phong kiến Việt Nam Năm 1945, nhà n-ớc Việt Nam dân chủ đà đ-ợc thành lập Hà Nội đ-ợc chọn đặt làm thủ đô Đó niềm tự hào ng-ời dân Hà Nội niềm tự hào đồng bào chiến sĩ n-ớc Với vai trò quan quản lý hành Nhà n-ớc Thủ đô, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội trình hoạt động đà hình thành khối l-ợng lớn tài liệu phản ánh toàn diện tình hình trị, kinh tế, văn hoá quốc phòng an ninh mặt khác thủ đô Hà Nội từ đ-ợc thành lập Giá trị lịch sử giá trị thực tiễn khối tài liệu hình thành trình hoạt động Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội to lớn Đó nguồn sử liệu trực tiếp giúp nhà sử học nghiên cứu lịch sử hoạt động Uỷ ban, giúp nhà kinh tế, văn hóa, xà hội nghiên cứu trình phát triển thủ đô Hà Nội Và đặc biệt chúng phục vụ trực tiếp cho nhà quản lý trình thực nhiệm vụ Nhận thức đ-ợc giá trị to lớn khối tài liệu hình thành trình hoạt động mình, Uỷ ban nhân dân thành phố đà quan tâm đến việc tập trung bảo quản tổ chức sử dụng khèi tµi liƯu nµy Cơ thĨ, UBND Thµnh Hµ Nội đà ban hành nhiều văn cụ thể hoá văn quan quản lý nhà n-ớc hoạt động nghiệp vụ l-u trữ địa thủ đô; đầu t- kinh phí cho chỉnh lý tµi liƯu nh»m tỉ chøc khoa häc tµi liƯu, phơc vụ tốt cho yêu cầu bảo quản nghiên cứu, sử dụng tài liệu Sau Điều lệ quy định chế độ chung công văn giấy tờ quan đ-ợc hình thành (kèm theo Nghị đinh 527-TTg ngày 2/11/1957 Thủ t-ớng Chính phủ), Phòng L-u trữ Uỷ ban hành (nay Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội) đà đ-ợc thành lập Khối tài liệu hình thành hoạt động Uỷ ban nhân dân Thành phố đà đ-ợc tập trung bảo quản kho l-u trữ thuộc Phòng L-u trữ Văn phòng Uỷ ban Các nghiệp vụ l-u trữ, nh-: lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu nhằm tổ chức khoa học tài liệu phông l-u trữ đà đ-ợc tiến hành Kết tài liệu Phông từ 1954 đến 2000 đà đ-ợc tập trung bảo quản kho trụ sở Uỷ ban nhân dân Thành phố Trong tài liệu từ năm 1954 đến 1995 đà đ-ợc chỉnh lý, phục vụ cho công tác lÃnh đạo đạo Uỷ ban nhân dân Thành phố Tuy nhiên công tác thu thập ch-a đ-ợc trọng thực chức năng, đạo quan quản lý nhà n-ớc công tác l-u trữ ch-a thĨ, viƯc thùc hiƯn c¸c nghiƯp vơ l-u trữ nh- lập hồ sơ l-u trữ, hệ thống hóa hồ sơ hạn chế định nên chất l-ợng hồ sơ đà chỉnh lý ch-a đáp ứng yêu cầu khoa học l-u trữ nh- yêu cầu khai thác sử dụng tài liêu Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Những hạn chế hồ sơ tài liệu Phông đ-ợc thể điểm sau: + Nhiều hồ sơ tài liệu ch-a đ-ợc thu thập, bổ sung hoàn chỉnh; + Công tác lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ nhiều điểm ch-a khoa học, ch-a hợp lý Những hạn chế ảnh h-ởng đến việc phát huy hiệu tài liệu l-u trữ Vì vậy, tối -u hoá khối tài liệu việc làm cấp thiết Mặt khác, đà có nhiều cố gắng tiến hành nghiệp vụ l-u trữ, Trung tâm L-u trữ Thành phố ch-a có điều kiện đánh giá cách hệ thống toàn diện trình thực chuyên môn nghiệp vụ, rõ hạn chế, bất cập để khắc phục, nhằm thực tốt nghiệp vụ l-u trữ khối tài liệu Do vậy, nghiên cứu, đánh giá nghiêm túc chất l-ợng khối tài liệu việc làm cần thiết Theo giải thích Từ điển Tiếng Việt Tối -u tốt nhất, đem lại hiệu tốt Nh- tối -u hoá hồ sơ tài liệu làm cho hồ sơ tài liệu trở nên đầy đủ, hoàn chỉnh có chất l-ợng tốt nhất, mang lại hiệu cao phục vụ khai thác, sử dụng thông tin l-u trữ cho hoạt động quản lý, cho nghiên cứu lĩnh vực kinh tế, văn hoá, giáo dục, quốc phòng, anh ninh Để đánh giá chất l-ợng hồ sơ tài liệu đà đ-ợc chỉnh lý Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, sở đề xuất giải pháp nhằm tối -u hóa hồ sơ tài liệu Phông, từ rút kinh nghiƯm cho viƯc tỉ chøc khoa häc tµi liƯu Phông L-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội giai đoạn tiếp theo, đ-ợc gợi ý thầy giáo h-ớng dẫn khuyến khích LÃnh đạo Văn phòng HĐND UBND Thành phố Hà Nội (nay Văn phòng Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội, đà chọn đề tài: "Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối -u hoá hồ sơ tài liệu Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội" làm luận văn thạc sỹ Mục tiêu đề tài - Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá toàn khối tài liệu đà chỉnh lý đ-ợc bảo quản kho để đ-a tranh chung hồ sơ tài liệu phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội (1954-1994) - Đề xuất giải pháp nhằm tối -u hoá (nâng cao chất l-ợng) hồ sơ tài liệu t-ơng lai Phông l-u trữ Uỷ ban Nhân dân Thành phố Phạm vi nghiên cứu Khối tài liệu 1945 - 1953 Phông đ-ợc bảo quản Trung tâm L-u trữ Quốc gia III Hiện tại, Trung tâm L-u trữ Thành phố Hà Nội bảo quản, quản lý 925,5m hồ sơ tài liệu thuộc Phông UBND Thành phố Hà Nội hình thành từ năm 1954 đến năm 1994 Từ thành lập, năm 1945, quyền thành phố Hà Nội đà ý tới việc bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động Đến năm 1975, ®Êt n-íc ViƯt Nam chÊm døt chiÕn tranh, thèng nhất, ổn định tập trung vào hoàn thiện máy, phát triển kinh tế, xà hội Các hồ sơ l-u trữ từ có điều kiện bảo quản, quản lý tốt hơn, phản ánh đầy đủ trình phát triển Thủ đô Hà Nội Các hồ sơ l-u trữ từ năm 1954 đến chứng tích chân thực hoạt động quản lý nhà n-ớc địa bàn Thủ đô tất mặt trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục, quốc phòng, an ninh Đề tài chủ yếu nghiên cứu khối hồ sơ tài liệu từ năm 1954-1994, đặc biệt tập trung sâu nghiên cứu hồ sơ từ 1975-1994 Hiện nay, khối tài liệu đ-ợc bảo quản kho gồm tài liệu đ-ợc hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội hợp thành tài liệu quyền Thành phố Trong đề tài này, xin đ-ợc giới hạn phạm vi nghiên cứu khuôn khổ hồ sơ l-u trữ Uỷ ban nhân dân Thành phố, quan hành pháp cao Thủ đô Hà Nội Khối tài liệu thuộc l-u trữ cố định Năm 1998, Trung tâm l-u trữ thành phố Hà Nội đ-ợc thành lập với chức quản lý nhà n-ớc công tác l-u trữ địa bàn Thủ đô, vừa làm nhiệm vụ l-u trữ lịch sử vừa làm nhiệm vụ l-u trữ hành Công tác l-u trữ có nhiều nghiệp vụ khác đ-ợc tiến hành tuân theo quy trình cụ thể Quy trình l-u trữ cố định có điểm khác với quy trình l-u trữ hành Phạm vi đề tài nghiên cứu đánh giá hồ sơ l-u trữ cố định, từ tạo sở khoa học để hoàn thiện Phông, đồng thời làm sở lý luận thực tiễn giúp cho L-u trữ hiƯn hµnh cđa ban thùc hiƯn nghiƯp vơ ngµy khoa học hợp lý 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu đề tài, tác giả tiến hành nghiên cứu nội dung sau: - Quá trình lịch sử hình thành phát triển thủ đô Hà Nội - Chức năng, nhiệm vụ tổ chức Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội từ ngày thành lập đến - Lịch sử Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội - Khảo sát- đánh giá tình hình tổ chức khoa học tài liệu Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội từ 1954 đến 1994 - Đề xuất giải pháp nhằm tối -u hoá tài liệu Phông Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện nay, có nhiều sách, đề tài nghiên cứu đề cập đến công tác l-u trữ nói chung - Về lý luận: ch-a có đề tài nghiên cứu l-u tr÷ cÊp tØnh, hiƯn chØ cã lý ln chung ph-ơng pháp tiến hành nghiệp vụ l-u trữ - Đề tài khoa học viết: có nhiều đề tài khoa học viết tạp chí ngành L-u trữ đề cập đến nội dung nghiệp vụ l-u trữ cấp tỉnh nh- xác định giá trị tài liệu, nguồn tài liệu giao nộp, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu Riêng Văn phòngUỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội có 02 đề tài cấp Thành phố có liên quan là: + "Nghiên cứu luận khoa học, đề xuất giải pháp đề thực chế độ giao nộp, khai thác tài liệu l-u trữ phục vụ công tác quản lý nhà n-ớc nghiên cứu khoa học quan thuộc thành phố Hà Nội giai đoạn mới"; + "Xác định thời hạn bảo quản tài liệu phông Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội" Hai công trình nghiên cứu đà giúp Trung tâm l-u trữ Thành phố Hà Nội thực tốt chức năng, nhiệm vụ sau đ-ợc thành lập (năm1998) Ngoài ra, số học viên cao học, sinh viên Khoa L-u trữ học Quản trị văn phòng Tr-ờng Đại học khoa học xà hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội lấy chủ đề tổ chức khoa học Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành phố làm luận văn khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, tối -u hóa phông l-u trữ nói chung phông l-u trữ cấp tỉnh - thành phố nói riêng, đến ch-a có đề tài đề cập đến Ph-ơng pháp nghiên cứu - Để thực đề tài này, đà vận dụng ph-ơng pháp luận Chđ nghÜa Mac-Lªnin vỊ nhËn thøc khoa häc thĨ hiƯn chủ nghĩa vật lịch sử chủ nghĩa vËt biƯn chøng - §Ĩ nhËn thøc thĨ đánh giá tổng quát chất l-ợng hồ sơ l-u trữ Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, áp dụng ph-ơng pháp nghiên cứu trực tiếp gồm: điều tra, khảo sát; phân tích tổng hợp; quy nạp diễn dịch; ph-ơng pháp hệ thống, thống kê; lịch sử logic; so sánh Nguồn tài liệu sử dụng để thực luận văn Để thực yêu cầu đặt luận văn, đà nghiên cứu, sử dụng nguồn tài liệu sau: - Tài liệu kinh điển: Triết học Mac-Lênin; Hồ Chí Minh toàn tập - Các văn quy phạm pháp luật: Hiến pháp năm 1946, 1959, 1980, 1992; Luật tổ chức UBND năm 1980; Luật tổ chức HĐND UBND năm 1994; 2003; Pháp lệnh L-u trữ Quốc gia năm 2001; văn Cục L-u trữ Nhà n-ớc h-ớng dẫn nghiệp vụ l-u trữ tỉnh, thành phố thuộc TW; văn UBNDThành phố đạo, h-ớng dẫn công tác l-u trữ địa bàn Thủ đô - Các sách lý luận: Giáo trình "Lý luận thực tiễn công tác l-u trữ" Nxb Đại học Trung học chuyên nghiệp phát hành, năm 1980; Lý luận thực tiễn công tác l-u trữ - Sách tr-ờng Đại học L-u trữ Matxcơva, 1980 (bản dịch) - Hồ sơ tài liệu Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội có thời gian hình thành từ 1954 đến 1995 đ-ợc bảo quản theo năm giá kho l-u trữ đặt trụ sở Uỷ ban Thành phố Hà Nội - Các mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố Một nguồn tài liệu khác khối hồ sơ tài liệu từ 1995 đến 2000 đ-ợc tiến hành chỉnh lý lập hồ sơ Bố cục luận văn Bố cục luận văn chia thành phần: Phần mở đầu Phần nội dung: chia làm ch-ơng Ch-ơng I: Khái quát lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội Ch-ơng II: Đánh giá ảnh h-ởng bÃi kinh doanh vật liệu Th-ợng Cát - Từ Liêm - Hà Nội đến ổn định lòng sông công trình lân cận, Tr-ờng ĐH Thủy Lợi.(4/2003) Bình đồ mặt khu vực bÃi vật liệu HTX Đông Ba Liên đoàn Khảo sát khí t-ợng thủy văn - Công văn đề nghị số 1000/NN-TL ngày 10/8/2003 Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn; - Quyết đinh số 5845/QĐ-UB ngày 02/10/2003 Uỷ ban Nhân dân Thành phố cho phép sử dụng; Đây hồ sơ tác giả thu chuyên viên Tổ Nông nghiệp Địa vào đầu năm 2004 Hồ sơ đà đ-ợc chuyên viên lập hoàn chỉnh, thời gian văn hồ sơ năm (2002-2003) Năm 2002 UBND huyện Từ Liêm gửi tới UBND Thành phố Hà Nội Công văn số 1278/UB-KH-KT ngày 32/12/2002 kèm theo Tờ trình số 16/TTr-UB ngày 9/12/2002 UBND xà Th-ợng Cát Vì năm 2002 UBND Thành phố ch-a định quản lý vấn đề nên theo quy định, hồ sơ không thuộc danh mục thu nộp năm 2002 Đến năm 2003, Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn gửi công văn số 1000/NN-TL tới UBND Thành phố đề nghị cho phép HTX Đông Ba đ-ợc sử dụng bÃi sông làm bÃi bốc xếp, trung chuyển, kinh doanh vật liệu xây dựng; HTX Đông Ba gửi tờ trình số 07/TTrHTX ngày 22/4/2003, kèm theo ph-ơng án mở bÃi bốc xếp kinh doanh vật liệu xây dựng bÃi ven sông Hồng thuộc xà Th-ợng Cát, huyện Từ Liêm, Hà Nội văn đánh giá ảnh h-ởng bÃi kinh doanh vật liệu Th-ợng Cát - Từ Liêm - Hà Nội đến ổn định lòng sông công trình lân cận, Tr-ờng ĐH Thủy Lợi, Bình đồ mặt khu vực bÃi vật liệu HTX Đông Ba Liên đoàn Khảo sát khí t-ợng thủy văn Căn vào văn xét tình hình thực tế, Uỷ ban Thành phố đà ban hành định số 5845/QĐ-UB cho phép HTX Đông Ba đ-ợc phép sử dụng khu vực đê Hữu Hồng làm bÃi chứa vật liệu Nh- vậy, hồ sơ thuộc danh mục hồ sơ tài 94 liệu nộ vào l-u trữ năm 2003 nguyên tắc Bởi lẽ tài liệu thuộc hồ sơ tách riêng theo năm hình thành (năm 2002 năm 2003) để giao nộp gây khó khăn cho việc lập hồ sơ cán l-u trữ, dễ làm xé lẻ tài liệu củâ hồ sơ, cán l-u trữ khó xác định hồ sơ gồm văn Hiện nay, Văn phòng UBND Thành phố có chuyên viên thực tốt việc lập hồ sơ công việc nh-ng có nhiều ng-ời không quan tâm đến nhiệm vụ Chẳng hạn nh-: văn đến đ-ợc để vào chỗ, văn UBND Thành phố Văn phòng ban hành lại đ-ợc xếp riêng chỗ khác Nhiều chuyên viên không lập hồ sơ công việc, họ xếp tài liệu theo thời gian ban hành để tài liệu lẫn lộn Tình trạng thu tài liệu bó gói, rời lẻ, không đ-ợc lập hồ sơ không thu đ-ợc đầy đủ làm cho cán l-u trữ nhiều thời gian, công sức tiền để chỉnh lý, để bổ sung tài liệu; đồng thời làm ảnh h-ởng đến việc sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động lÃnh đạo, đạo UBND Thành phố mục đích nghiên cứu khoa học Do vây, để thực có hiệu công tác thu thập, cần làm tốt công việc d-ới đây; 1) Tr-ớc tiên, cán bộ, chuyên viên thụ lý công việc phải thực cách nghiêm túc công tác lập hồ sơ công việc (lập hồ sơ hành) Từ tr-ớc tới nay, Văn phòng HĐND & UBND (nay Văn phòng UBND) thành phố Hà Nội đà mở nhiều lớp tập huấn công tác lập hồ sơ cho cán bé chuyªn viªn cđa ban Tuy nhiªn lËp hå sơ hành không đ-ợc thực hiện, có số chuyên viên xếp kẹp tài liệu theo nội dung vụ việc, tài liệu đ-ợc thu thập từ cán chuyên viên tình trạng bó gói để cặp ba dây Để công tác lập hồ sơ chuyên viên vào nề nếp, theo chúng tôi, lÃnh đạo Văn phòng phải có quy 95 định h-ớng dẫn cụ thể cán bộ, chuyên viên công tác lập hồ sơ, phải có hình thức khen th-ởng hay kỷ luật thực tốt ch-a thực đ-ợc công tác lập hồ sơ công việc thụ lý 2) Trung tâm L-u trữ phải lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu báo cáo lÃnh đạo văn phòng LÃnh đạo văn phòng phải giám sát việc giao nộp hồ sơ tài liệu 3) Trung tâm L-u trữ phải xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu cần thu thập cách đầy đủ xác Công việc không nhiều thời gian công sức nay, phần mềm quản lý văn đến thực Văn phòng dễ dàng cho danh mục văn chuyên viên soạn thảo, đ-ợc xếp thø tù theo thêi gian L-u ý r»ng, c«ng viƯc cần có thống cán thu thập chuyên viên thụ lý công việc việc xếp hồ sơ Chuyên viên thụ lý công việc ng-ời soạn thảo văn chịu trách nhiệm thể thức nh- nội dung văn tr-ớc trình lÃnh đạo thành phố, lÃnh đạo văn phòng ký ban hành Nếu thống việc xếp hồ sơ công việc chuyên viên theo thời gian ban hành văn hay theo lĩnh vực tiết kiệm thời gian cho công tác thu thập, nay, phần mềm tin học đà rõ danh mục văn chuyên viên theo thời gian ban hành 4) Trung tâm L-u trữ gửi danh mục hồ sơ tài liệu mà cán chuyên viên cần nộp l-u kèm theo kế hoạch thu thập tới tổ chuyên viên khoảng thời gian định tạo điều kiện để chuyên viên biết lịch xếp hồ sơ tài liệu tr-ớc cán l-u trữ tới thu Đồng thời vào danh mục, chuyên viên xem xét, hồ sơ thụ lý, giải năm ch-a xong mà kéo dài sang năm sau họ ghi lại vào danh mục hồ sơ giữ lại Nh- vậy, thu thập, cán l-u trữ nh96 chuyên viên biết đ-ợc số l-ợng nh- nội dung hồ sơ giữ lại để giải Đây để lên danh mục thu thập bổ xung vào năm sau Khi thu tài liệu phải lập biên để quy trách nhiệm hai bên việc tìm kiếm cung cấp tài liệu sau nhiệm vụ cần đ-ợc l-u ý thực đầy đủ Chuẩn bị kho tàng trang thiết bị khác tiếp nhận hồ sơ tài liệu từ cán chuyên viên nội dung công việc mà Trung tâm L-u trữ phải l-u ý thực 5) Sau đợt thu thập, Trung tâm l-u trữ phải có báo cáo gửi lÃnh đạo văn phòng tình hình thực nhiệm vụ đề xuất biện pháp năm tới 6) LÃnh đạo văn phòng cần có hình thức biểu d-ơng khen th-ởng hình thức kỷ luật cán thực tốt không thực công tác lập hồ sơ công việc Trên sở tài liệu đ-ợc thu từ cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố đà đ-ợc lập hồ sơ hành, việc tổ chức khoa học tài liệu nhằm tối -u hóa thành phần tài liệu Phông chắn gặp nhiều thuận lợi Cùng với phát triển khoa học l-u trữ hoàn thiện b-ớc hoạt động quản lý, công tác l-u trữ cần phải đ-ợc cải biến để đáp ứng yêu cầu ngày cao thực tiễn Những giải pháp nhằm tối -u hóa Phông L-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội trình bày luận văn nhằm đáp ứng yêu cầu khách quan Nếu giải pháp nêu đ-ợc áp dụng, chắn Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố ngày hoàn thiện phát huy tốt vai trò công xây dựng, phát triển thủ đô giàu đẹp, văn minh, đại 97 Kết luận UBND thành phố Hà Néi cã vÞ trÝ quan träng hƯ thèng tỉ chức máy Nhà n-ớc n-ớc CHXHCN Việt Nam, quan quản lý hành nhà n-ớc Thủ đô, trái tim n-ớc Bởi vậy, phông l-u trữ UBND thành phố Hà Nội Phông quan trọng với khối l-ợng tài liệu lớn, có giá trị nhiều mặt, cần đ-ợc tổ chức khoa học bảo quản chu đáo, phục vụ tốt nhu cầu nghiên cứu sử dụng UBND thành phố Hà Nội đà ý thức đ-ợc vấn đề đà quan tâm đạo công tác l-u trữ Thành phố Hà Nội nói chung, với Phông l-u trữ UBND thành phố Hà Nội nói riêng Do tài liệu Phông l-u trữ UBND Thành phố từ 1954 - 1994 đà đ-ợc tổ chức khoa học nh-: phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, xếp theo ph-ơng án phân loại Tuy nhiên, nhìn tổng thể, việc tổ chức khoa học tài liệu phông l-u trữ có hạn chế định thể việc thu thập, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa bổ sung tài liệu Để phục vụ có hiệu cho nghiên cứu khoa học quản lý Nhà n-ớc, tối -u hóa hồ sơ tài liệu Phông l-u trữ UBND thành phố Hà Nội việc làm cần thiết Những đề xuất luận văn nhằm tối -u hóa đ-ợc chia làm loại: tài liệu đà đ-ợc tổ chức khoa học, tài liệu thu nh-ng ch-a tổ chức khoa học tài liệu hình thành thời gian tới Tài liệu đà chỉnh lý đà đ-ợc tổ chức khoa học nên tối -u hóa khối hồ sơ tài liệu phải dựa kết công việc đà đ-ợc thực nhiều năm Công tác thu thập từ tr-ớc tới cã nhiỊu bÊt cËp kh¸ch quan cịng nhchđ quan nên việc hoàn thiện thành phần tài liệu phông có khó khăn định Đối với khối tài liệu đà thu nh-ng ch-a chỉnh lý cần 98 rút kinh nghiệm từ khối l-ợng hồ sơ tài liệu đà đ-ợc tổ chức khoa học để có kế hoạch thu thập đầy đủ tr-ớc tiến hành chỉnh lý nh- trình chỉnh lý Đối với tài liệu ch-a thu thập cần yêu cầu cán chuyên viên thực tốt công tác lập hồ sơ hành Có nh- vậy, hồ sơ tài liệu đảm bảo hoàn chỉnh việc thực tổ chức khoa học tài liệu l-u trữ đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ Cán l-u trữ trình thực chỉnh lý tài liệu phải thực yêu nghề, cẩn trọng nắm vững chuyên môn nghiệp vụ Đây yêu cầu cán làm nhiệm vụ chỉnh lý nhằm đảm bảo chất l-ợng hồ sơ tài liệu phông l-u trữ 99 Phụ lục Danh sách chủ tịch, phó chủ tịch, uỷ viên th- ký UBHC, UBND Thành phố nhiệm kỳ: Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ viên Th- ký Khoá I (1957-1961) Ông Trần Duy H-ng Ông Trần Văn Lai Ông Trần Danh Tuyên Khoá II (1961-1965) Ông Trần Duy H-ng Ông Vũ Đại Ông Nguyễn Trần Châu Ông Nguyễn Minh Cân Ông Trần Minh Việt (đến 3/1963) Ông Trần Vĩ (từ 3/1963) Ông Trần Duy D-ơng (từ 7/1963) Ông Nguyễn Đức Tiến Khoá III (1965-1968) ¤ng TrÇn Duy H-ng ¤ng TrÇn VÜ ¤ng Ngun TiÕn Đức Ông Nguyễn Đức Lạc (PCT kiêm đến 2/1967) Ông Trần Duy D-ơng Ông Hoàng Huy Giao Ông Nguyễn Đức Lạc Ông Nguyễn Tuân Ông Nguyễn Trung Mai (từ 2/1967) Khoá IV (1968-1971) Ông Trần Duy H-ng Ông Trần Vĩ Ông Nguyễn Trung Mai Ông Trần Duy D-ơng 100 Ông Hoàng Huy Giao Ông Nguyễn Đức Tiến Bà Nguyễn Thị Bảo (Thái Bảo) Khoá V (1971-1974) Ông Trần Duy H-ng Ông Trần Vĩ Ông Hoàng Huy Giao Ông Trần Duy D-ơng Bà Nguyễn Thị Bảo (Thái Bảo) Ông Nguyễn Trung Mai Ông Nguyễn Đức Lạc Ông Vũ Định Khoá VI (1974-1977) Ông Trần Duy H-ng Ông Trần Vĩ Ông Lê Hoa Ông Trần Duy D-ơng Bà Nguyễn Thị Bảo (Thái Bảo) Ông Hoàng Huy Giao Ông Nguyễn Đình Hiệp Ông Nguyễn Đức Lạc Ông Nguyễn Trung Mai (từ 3/1976) Khoá VII (1977-1981) Ông Trần Vĩ Ông Trần Duy D-ơng Ông Nguyễn Trung Mai Ông Nguyễn Đình Hiệp Ông Ngô Quốc Hạnh Ông Hoàng Huy Giao Ông Nguyễn Đông (từ 12/1978) Ông Nguyễn Văn Định 101 Ông Nguyễn Bắc (Minh Đạt -từ 6/1979) Khoá VIII ( 1981- 1985) Ông Trần Vĩ Ông Trần Tấn Ông Bùi Xuân lộc Ông Nguyễn Đông Ông D-ơng Danh Nh-ợng Ông Nguyễn Văn Định Ông Phạm Sĩ Liêm Ông Đặng Đức Lộc Ông Nguyễn Đình Hiệp Bà Nghiêm Châu Ch-ởng Ông Lê ất Hợi (từ 3/1984) Ông Nguyễn Tiến Đức (từ 3/1985) Ông Nguyễn Công Tạn (từ 3/1985) Khoá IX (1985-1989) Ông Trần Vĩ (đến Ông Trần 1/1987) 1/1987) Ông Trần 1/1987) Tấn Tấn (đến Ông D-ơng Danh Nh-ợng Ông Nguyễn Công T-ờng (từ Ông Lê ất Hợi Ông Nguyễn Công Tạn Ông Phạm Sĩ Liêm Ông Nguyễn Tiến Đức Bà Nghiêm Châu Ch-ởng Ông Tr-ơng Tùng Ông Nguyễn Mại Ông Lê Sinh Tặng Khoá X ( 1989-1994) Ông Lê ất Hợi Bà Trần Thị Tâm Đan 102 Ông Đinh Hạnh Ông Nguyễn Ngọc Lê Ông Lê Sinh Tặng Ông Tr-ơng Tùng Ông Vũ Mạnh Kha (từ 1/1993) Ông L-ơng Ngọc Cừ Khoá XI ( 1994-1999) Ông Hoàng Nghiên Văn Ông Đinh Hạnh Ông L-ơng Ngọc Cừ Ông Đồng Minh Sơn Ông Nguyễn Triệu Hải Ông Đỗ Hoàng Ân (từ 10/1996) Ông L-u Minh Trị (từ 7/1997) 103 Tài liệu tham khảo -1 Công văn số 152/CV-VP ngày 16/3/2001 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực chế độ lập giao nộp hồ sơ công việc cán bộ, công chức quan Công văn số 975/CV-VP ngày 30/5/1994 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội trách nhiệm lập hồ sơ, nộp tài liệu l-u trữ cán chuyên viên Văn phòng Chỉ thị số 16/2003/CT-UB ngày 19/5/2003 UBND thành phố Hà Nội việc tăng c-ờng tổ chức, đạo, quản lý công tác l-u trữ Chỉ thị số 18/CT-UB ngày 23/5/1995 UBND thành phố Hà Nội việc tăng c-ờng công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu l-u trữ Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - V-ơng Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác l-u trữ Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Cục L-u trữ Nhà n-ớc: Tài liệu hội nghị Serbica đánh giá loại hủy tài liệu Hà Nội, 1995 Cục L-u trữ Nhà n-ớc: Từ điển L-u trữ Việt Nam Hà Nội, 1992 Hoàng Minh C-ờng, Nguyễn Đăng Khải : Về việc xây dựng ph-ơng án hệ thống hóa hồ sơ tài liệu phông UBND tỉnh Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 4, 1993 Nguyễn Văn Hàm: Vai trò môn học Lịch sử tổ chức quan Nhà n-ớc cán làm công tác l-u trữ Tạp chí Văn th- L-u trữ số + 4, 1981 10 Vũ D-ơng Hoan chủ biên: Công tác l-u trữ Việt Nam Nxb KHXH Hà Nội, 1987 11.Hiến pháp Việt Nam năm 1946, 1959, 1980, 1992, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1998 12.Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội chặng đ-ờng lịch sử Nxb Hà Nội, 2004 13.Nghiêm Kỳ Hồng: Mấy suy nghĩ định h-ớng hoàn thiện đổi công tác l-u trữ Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2, 1996 14.Hà Văn Huề: Nên tổ chức l-u trữ cấp tỉnh nh- cho hợp lý Tạp chí L-u tr÷ ViƯt Nam, sè 4, 1995 104 15.Kû u Hội nghị khoa học vấn đề nghiệp vụ Trung tâm l-u trữ cấp tỉnh Cục L-u trữ Nhà n-ớc, 2000 16.Kỷ yếu Hội nghị khoa học kho l-u trữ cố định Cục L-u trữ Nhà n-ớc, 1997 17.D-ơng Văn Khảm: Vài nét quản lý nhà n-ớc lĩnh vực l-u trữ Tổ chức Nhà n-ớc, số 8, 2002 18.Lịch sử Đảng Thành phố Hà Nội, Tập I, Nxb Hà Nội, 2001 19.Lịch sử Đảng Thành phố Hà Nội, Tập II, Nxb Hà Nội, 2001 20 Luật tổ chức HĐND UBND, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2003 21.Văn L-u: Bàn nguyên tắc đánh giá Tạp chí Văn th- - L-u trữ; số 21975 22.Lý luận thực tiễn công tác l-u trữ - Tr-ờng Đại học L-u trữ lịch sử Matxcơva, 1980 (bản dịch tiếng Việt) 23.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1954 24.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1955 25.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1956 26.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1957 27.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1958 28.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1959 29.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1960 30.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1961 31.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1962 32.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1963 33.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1964 34.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1965 35.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1966 36.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1967 37.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1968 38.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1969 39.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1970 40.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1971 41.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1972 42.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1973 105 43.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1974 44.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1975 45.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1976 46.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1977 47.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1978 48.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1979 49.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1980 50.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1981 51.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1982 52.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1983 53.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1984 54.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1985 55.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1986 56.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm 1987 57.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm1988 58.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm1989 59.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm1990 60.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm1991 61.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm1992 62.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm1993 63.Mục lục hồ sơ phông l-u trữ UBND Thành phố năm1994 64 Nghị định số 142 - CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác l-u trữ 65 Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 10/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh l-u trữ Quốc gia, Công báo số 09 ngày 17/4/2004 66 Nghiên cứu luận khoa học, đề xuất giải pháp để thực chế độ giao nộp, khai thác tài liệu l-u trữ phục vụ công tác quản lý nhà n-ớc nghiên cứu khoa học quan thuộc thành phố Hà Nội giai đoạn Đề tài khoa học cấp thành phố Vp HĐDN&UBND thành phố Hà Nội, mà số 01X-07/04-2000-2 67 Pháp lệnh L-u trữ quốc gia năm 2001, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà nội, năm 2001 106 68.Nguyễn Minh Ph-ơng: Tìm hiểu lý luận xác định giá trị tiêu hủy tài liệu L-u trữ Autralia, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 4, 1975 69.Hà Quảng: Bàn l-u trữ cấp tỉnh Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 3, 1994 70.V-ơng Đình Quyền: ý nghĩa, mục đích đánh giá giá trị tài liệu chỉnh lý Tập san Công tác l-u trữ, số 4, 1968 71 Quyết định số 1521/QĐ-UB ngày 7/4/1988 UBND thành phố Hà Nội chế độ làm việc Th-ờng trực UBND thành phố Hà Nội Văn Pháp quy, Sở T- pháp xuất bản, năm 1988 72 Quyết định số 1890/QĐ-UB ngày 8/5/1993 UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định công tác công văn giấy tờ 73 Quyết định số 07/QĐ-UB ngày 28/1/1995 UBND thành phố Hà Nội phân công công tác thành viên UBND thành phố Hà Nội nhiệm kỳ 1994 - 1999 74 Quyết định số 86/QĐ-VP ngày 27/12/2001 Chánh văn phòng HĐND UBND thành phố Hà Nội phân công trách nhiệm chuyên viên Văn phòng 75 Sắc lệnh số 63/SL ngày 22/11/1945 Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tổ chức HĐND UBHC Công báo số 11 năm 1945 76 Sắc lệnh số 77/SL ngày 21/12/1945 Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tổ chứcchính quyền thị xà thành phố Công báo số 16, năm 1945 77 Sắc lệnh số 004/SL ngày 20/7/1957 Chủ tịch n-ớc bầu cử HĐND UBHC cấp Công báo số 8, năm 1957 78.Nguyễn Văn Thâm: Các nguyên tắc ph-ơng pháp luận xác định giá trị tài liệu l-u trữ Tạp chí Văn th- - L-u trữ số + 4, năm 1985 79.Nguyễn Văn Thâm: Về vấn đề đánh giá tài liệu l-u trữ Việt Nam 20 năm qua nhiệm vụ cấp thiết Tạp chí Văn th- - L-u trữ, số + 3, năm 1982 80 Thông t- số 33 - BT ngày 10/12/1993 Văn phòng Chính phủ ban hành văn 81.Từ điển L-u trữ Việt Nam Cục L-u trữ Nhà n-ớc, 1992 82.Từ điển TiÕng viÖt Nxb Khoa häc X· héi, 1982 83.TriÕt häc Mác-Lênin, tập Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội 1998 84.Triết học Mác-Lênin, tập 3, Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội 1998 107 85.Triết học Mác-Lênin, tập 4, Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội 1998 86.Triết học Mác-Lênin, TËp 5, Nxb ChÝnh trÞ Quèc gia - Sù thËt, Hà Nội 1998 87.Văn pháp luật tổ chức hoạt động HĐND UBND cấp Nxb Chính trị quốc gia - Sự thật, Hà Nội, 2001 108 ... đơn vị hình thành phông độc lập, tài liệu hình thành quan không thuộc phông l-u trữ UBND thành phố Hà Nội Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội lưu giữ Trung tâm Lưu trữ Thành phố bao gồm... UBND Thành phố Hà Nội (nay Văn phòng Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội, đà chọn đề tài: "Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối -u hoá hồ sơ tài liệu Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội" ... ban nhân dân Thành phố Hà Nội Ch-ơng II: thực trạng tài liệu Phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Ch-ơng III: Các giải pháp nhằm tối -u hoá phông l-u trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà