Nhận xét, đánh giá về công ty“TNHH thương mại và dịch vụ hàng không SAPA”

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HÀNG KHÔNG SAPA Được sự hướng dẫn tận tình của ban lãnh đạo Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa và đặc biệt là phòng kế toán, các cô đã giúp khoảng thời gian kiến tập của em thật thú vị và bổ ích, Đồng thời cung cấp cho em thêm những hiểu biết thực tế về hoạt động hạch toán kế toán, bổ sung rất nhiều cho những kiến thức em được học qua sách vở và thầy cô trên lớp. Thời gian kiến tập có hạn, khả năng nhận thức, hiểu biết không cao và kinh nghiệm về hoạt động kế toán hầu như chưa có gì, nhưng em xin phép được đưa ra những ý kiến của mình về một số mặt hoạt động của công ty, những mặt hoạt động mà em đã được tiếp xúc và học hỏi . I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 3.1. Cơ cấu, bộ máy tổ chức: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa đã tổ chức một bộ máy tổ chức tinh gọn, đảm bảo hoạt động linh hoạt, năng động của công ty trong cơ chế thị trường cạnh tranh như hiện nay. Chính điều đó đã giúp công ty đứng vững trên thị trường, đó là một điều rất bình thường đối với nhiều công ty, nhưng đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn còn non trẻ ra đời năm 2001 với số vốn ít ỏi ba tỷ đồng, thì đó là một sự cố gắng nỗ lực hết mình. Chính sách tổ chức nhân lực phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty . Nhân lực của công ty chủ yếu tập trung ở bộ phận thực hiện kinh doanh: tập trung tại đại lý vé máy bay và các công trường xây dựng. Còn tại các bộ phận không chủ yếu, nhất là các bộ phận hành chính, công ty chủ trương một lượng nhân viên tinh gọn, ít nhưng chất lượng để đảm bảo huy động được toàn bộ nguồn lực lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, có sự chuyên môn hoá rõ ràng, cụ thể cho từng loại hình kinh doanh, từng bộ phận phòng ban, Các cán bộ quản lý của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa đều là những cán bộ có trình độ năng lực, chuyên môn, và đặc biệt là nhiệt tình gắn bó với công ty. Các cán bộ quản lý đều là những người có bề dày kinh nghiệm, đã làm việc trong công ty trong thời gian dài, đúc rút được nhiều kinh nghiệm và có khả năng đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu của công ty chính điều đó góp phận không nhỏ cho sự thành công của công ty. Tuy nhiên, công ty kinh doanh trên nhiều loại hình nên đôi khi còn nhiều khó khăn trong khâu quản lý, đặc biệt là việc quản lý các công trình xây dựng bởi các công trình ở xa nên rất khó cho các ban quản lý có thể quản lý tốt trong vấn đề kho bãi,vật tư cũng như tiến độ thi công, chất lượng công trình. Đồng thời, do các công trường cách xa công ty, nên mỗi khi ban lãnh đạo, bộ phận quản lý đi kiểm tra hoặc phải đến vì những công việc bất thường phải tốn kém một khoản chi phí (như chi phí đi đường, .) làm cho tổng chi phí của công ty tăng lên. Bên cạch đó, công ty chưa có một phòng ban nào chuyên môn về lĩnh vực Marketting,bởi sự cần thiết của nó trong nền kinh tế thị trường là rất quan trọng, đặc biệt là kinh doanh thương mại và dịch vụ. 3.2. Hệ thống kế toán: Bộ máy kế toán, phòng kế toán của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ hoạt động có nề nếp và hiệu quả, các cán bộ công nhân viên kế toán thường xuyên được đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, nắm vững chế độ và vân dụng một cách linh hoạt trong công việc. Từ đó xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán, cách ghi chép, phương thức hạch toán một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu và mục đích của chế độ kế toán mới. Hình thức chứng từ ghi sổ mà công ty áp dụng đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động kế toán. Phòng kế toán Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa chỉ bao gồm 4 nhân viên: chị Trần Phương Anh – kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, chị Nguyễn Thị Lan Hương - Kế toán lương & các khoản trích theo lương kiêm kế toán tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, chị Nguyễn Thị Phương - kế toán thanh toán kiêm kế toán Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh kiêm thủ quỷ- anh Trần Văn Thành – kế toán TSCĐ kiêm kế toán vật tư nhiên liệu. Đây là những nhân viên dày dạn kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao, có năng lực trong công việc. Việc phân công một cách rõ ràng, minh bạch trong công tác kế toán đã giúp nâng cao trách nhiệm của từng người với từng công việc cụ thể của bản thân. Tránh việc đổ trách nhiệm hoặc độ ì trong hoạt động. Tổ chức với số lượng nhân viên tuy ít về số lượng nhưng chất lượng luôn cao đã giúp phòng kế toán luôn hoàn thành yêu cầu mà ban giám đốc đề ra. Luôn cung cấp các thông tin về kinh tế, tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, giúp nhà quản lý đưa ra được những quyết định kịp thời và phù hợp với từng tình huống kinh tế cụ thể. Tuy nhiên, với một công ty có nhiều loại hình kinh doanh, có nhiều phần hành, nên một kế toán phải đảm nhận 2 đến 3 phần hành kế toán như vậy sẽ làm cho sức ép công việc lớn, nhất là trong những ngày cuối niên độ kế toán làm cho sự sai sót trong quá trình ghi chép là tất yếu,. đồng thời sẽ xảy ra những tiêu cực vì nguyên tắc bất kiêm nhiệm Mặt khác, kế toán xây dựng công trình còn gặp những khó khăn nhất định trong qua trình luân chuyển chứng từ, kế toán tại công trình do có trình độ còn nhất định nên nhiều khi còn có những sai sót trọng yếu mà hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện ra gây nên khó khăn trong công tác kế toán tại phòng kế toán Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ để thực hiện công tác hạch toán kế toán của mình. Phòng kế toán đã đáp ứng đủ các yêu cầu mà bộ tài chính ban hành về việc có đủ các loại sổ kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ, … Tuy nhiên, nếu công ty áp dụng phầm mềm kế toán máy sẽ giảm bớt được những công việc tính toán thủ công, cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Có thể loại bỏ nhiều khâu trung gian khi làm thủ công, thuận tiện cho việc kiểm tra sai sót, bảo đảm cho việc lưu trữ kế toán được lâu dài, an toàn và gọn nhẹ 3.3. Kiểm soát nội bộ: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa đã tổ chức và duy trì một cơ cấu kiểm soát, tuy chưa biểu hiện rõ nét. nhưng hoạt động kiểm soát cũng đã có hiệu quả trong một số mục tiêu của công ty, tuy nhiên hoạt động này chưa thực sự đầy đủ đối với tất cả các mục tiêu đề ra của công ty. 3.3.1 Môi trường kiểm soát 3.3.1.1. Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. nắm bắt được vai trò đó. Đội ngũ cán bộ quản lý không ngừng học hỏi nâng cao về kiến thức cũng như chuyên môn nghiệp vụ. đồng thời, đội ngũ nhân viên cũng được cử đi học các lớp đào tạo nhằm thích nghi với môi trường làm việc. đồng thời hiện tại công ty cũng có những chính sách tuyển chọn nhân viên có trình độ chuyên môn tay nghề tốt.điều đó làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, do công ty áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian mang tính bình quân. Nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao động. nên chỉ những trường hợp nào chưa đủ điều kiện thực hiện hình thức tiền lương theo sản phẩm mới phải áp dụng tiền lương theo thời gian 3.3.1.2. Cơ cấu tổ chức: Về cơ cấu tổ chức, Công ty đã thiết lập một cơ cấu tổ chức tương đối hợp lý và gọn nhẹ, đảm bảo sự hoạt động linh hoat của các phòng ban. Tuy nhiên việc kiểm tra giám sát lẫn nhau giữa các phòng còn hạn chế, và sự phân chia rạch ròi của các bộ phận với chức năng kiểm soát lẫn nhau vẫn còn nhiều bất cập. Ví dụ: Thủ quỹ công ty thuộc phòng kế toán và chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Điều này có thể làm nảy sinh những tiêu cực nếu có sự thông đồng của kế toán công ty và thủ quỹ. 3.3.1.3. Uỷ ban kiểm soát Xuất phát từ loại hình kinh doanh của công ty là một công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty còn thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ nên công ty đã không thành lập ban kiểm soát đồng thời cũng chưa có một thành viên kiểm toán nội bộ nào. Giám đốc và trưởng các phòng ban vừa kiêm nhiệm các chức vụ quản lý vừa đóng vai trò là các thành viên trong lĩnh vực kiểm soát chính vì vậy mà sự chuyên môn hóa là chưa cao. Tuy nhiên, khi công ty đang muốn mở rộng loại hình kinh doanh hợp đồng xây dựng, đòi hỏi phải có những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát có trình độ chuyên môn cao vì quá trình xây dựng công trình là khá phức tạp và có giá trị lớn tránh những sai sót trọng yếu có thể xảy ra. 3.3.1.4. Công tác kế hoạch: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa đã tổ chức một phòng ban cụ thể để thực hiện công tác kế hoạch, dự toán. Tuy nhiên, do phòng kế hoạch chỉ có một nhân viên nên sức ép công việc là khá lớn với một công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ có nhiều loại hình kinh doanh do vậy khi có yêu cầu của giám đốc. Công việc không được thực hiện một cách thường xuyên và khi được thực hiện lại thực hiện một cách chưa đầy đủ 3.3.2. Hệ thống kế toán: Công ty đã xây dựng một hệ thống kế toán tương đối hiệu quả, sử dụng phương pháp kế toán hiện đại. Công ty đã tuân thủ một trình tự luân chuyển chứng từ theo bộ tài chính và các cơ quan chức năng ban hành. Đối với các phần hành kế toán thường xuyên xảy ra và là đặc điểm kinh doanh của công ty như phần hành kế toán công trình xây dựng và phần hành kế toán tại đại lý máy bay, công ty đã xây dựng được một thủ tục kế toán phù hợp, tuân thủ theo quy định có liên quan và đảm bảo được mục tiêu đề ra của công ty. Tuy nhiên, trình tự hạch toán và luân chuyển chứng từ đối với các nghiệp vụ không thường xuyên lại sơ sài. Ví dụ: thủ tục luân chuyển chứng từ đối với TSCĐ. Và một số nghiệp vụ thường xuyên nhưng thủ tục luân chuyển chứng từ cũng khá sơ sài và chưa đảm bảo được mục tiêu của doanh nghiệp, ví dụ: việc các công trình ở nơi xa làm cho chi phí đi lại của cán bộ cao.Một mặt nó làn cho quy trình luân chuyển chứng từ chậm, và đôi khi còn xảy ra hiện tượng mất chứng từ…Do vậy, Khả năng xảy ra sai xót, gian lận trong phần hành này là rất cao. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN 1. Về cơ bản cơ cấu tổ chức đã hoàn thiện, tuy nhiên do công ty kinh doanh nhiều mặt hàng,dịch vụ nên công ty cần có một ban chuyên về lĩnh vực Marketting, bởi sự cần thiết của nó trong nền kinh tế thị trường là rất quan trọng, đặc biệt là kinh doanh thương mại và dịch vụ.ví dụ như công ty nên có một trang web riêng cho mình để có thể giới thiệu với thị trường về hành hóa và dịch vụ mà công ty cung cấp 2. Khó khăn về vốn của công ty cũng là rất lớn, vừa mới mở thêm 3 loại hình kinh doanh trong môi trường cạnh tranh khốc liệt cộng với số vốn của chủ sở ít ỏi 3 tỷ đồng nên tình trạng thiếu vốn là không thể tránh khỏi.một mặt số nợ phải thu của công ty là khá lớn theo số liệu của bảng cân đối kế toán năm 2007 số dư đầu năm và cuối năm của TK 131 là 1.856.879.700 đồng và 2.860.033.600 đồng. Do vậy công ty cần có những chính sách ngắn hạn để thu tăng thêm nguồn vốn cho công ty trong quá trình kinh doanh. 3. Bên cạnh đó, do chế độ kế toán luôn có sự thay đổi theo nền kinh tế thị trường nên để thích nghi và nâng cao tay nghề cho các nhân viên công ty cần có những chính sách đưa kế toán trong công ty đi học các lớp học nâng cao trình độ chuyên môn. Đặc biệt, là khi công ty có nhiều loại hình kinh doanh thì chính sách đó phải đưa lên hàng đầu. có như vậy, kế toán mới tranh khỏi những sai sót trong quá trình hạch toán. Thoát khỏi tình trạng cuối niên độ kế toán, quyết toán thuế… các kế toán trong công ty phải bu đầu vào việc sữa chữa những sai sót mang tính trọng yếu. đồng thời để giảm thiểu sức ép do công việc nguyên nhân là một kế toán viên trong công ty phải đảm nhiệm 2, 3 phần hành kế toán. Công ty cần có những chính sách tăng lương cho nhân viên trong những mùa quyết toán hoặc có thể tuyển thêm kế toán viên 4. Một nhược điểm của công ty nữa là trụ sở của công ty ở khá xa so với các công trình thi công do vậy việc luân chuyển chứng từ khá chậm nên công ty cần có những biện pháp khắc phục như: lập kế hoạch luân chuyển chứng từ khi công ty chuẩn bị thi công. Đồng thời, phải có sự đôn đốc của những người quản lý để tránh tình trạng cuối niên độ kế toán phải chờ đợi chứng từ chuyển về. 5. Công ty đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ tuy đơn giản và dễ ghi chép tuy nhiên nếu công ty dùng thêm phần mềm kế toán giúp cho kế toán giảm bớt một khối công việc tính toán và ghi chép nhất là trong lĩnh vực xây dựng công trìn . doanh thương mại và dịch vụ. ví dụ như công ty nên có một trang web riêng cho mình để có thể giới thiệu với thị trường về hành hóa và dịch vụ mà công ty. ra. 3.3.1.4. Công tác kế hoạch: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ hàng không Sapa đã tổ chức một phòng ban cụ thể để thực hiện công tác kế