Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần May Thanh Hoá

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LUƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THANH HOÁ 3.1. Những ưu điểm chủ yếu 3.1.1. Về thực trạng tổ chức hệ thống kế toán 3.1.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán Công ty tổ chức theo kiểu tập trung phù hợp với đặc điểm SXKD, các phần hành được phân chia một cách khoa học và cụ thể cho mỗi kế toán viên giúp cho quá trình hạch toán nhanh gọn, chính xác. Đặc biệt trình độ năng lực các cán bộ phòng Kế toán đều cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của Công ty. 3.1.1.2. Về chế độ tài chính kế toán Công ty tổ chức kế toán theo Luật Kế toán, Chế độ kế toán doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành, thực hiện quản lý tài chính theo đúng pháp luật, chế độ, chính sách của Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính do HĐQT ban hành. Điều này đảm bảo công tác kế toán, tài chính Công ty luôn được rõ ràng, minh bạch. 3.1.1.3. Về hệ thống chứng từ tại Công ty Công ty đã sử dụng tương đối đầy đủ các chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ luôn có đầy đủ thông tin cần thiết, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ, là cơ sở để ghi sổ kế toán, để kiểm tra, thanh tra và xác minh nghiệp vụ. Quy trình lập và luân chuyển các chứng từ được tiến hành theo đúng quy định, đảm bảo sự kiểm soát của các bên và các cấp liên quan. Sau khi được sử dụng, hàng tháng chứng từ được tập hợp thành từng tập và được lưu trữ tại phòng Kế toán. 3.1.1.4. Về hệ thống tài khoản kế toán Hiện nay Công ty đang sử dụng hế thống các tài khoản ban hành theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, một số tài khoản được chi tiết theo đối tượng đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty. Như vậy, hệ thống tài khoản của Công ty là tương đối đầy đủ, tạo cơ sở cho công tác hạch toán được tiến hành thuận lợi, phản ánh được các hoạt động. 3.1.1.5. Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ “ Nhật ký- Chứng từ ” là hình thức sổ phù hợp với quy mô, đặc điểm của Công ty và phù hợp với việc vào sổ bằng tay thủ công. Các sổ chi tiết, sổ tổng hợp được thiết kế phù hợp đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng, các nhà quản lý Công ty trong việc phân tích các hoạt động kinh tế. 3.1.1.6. Về hệ thống báo cáo kế toán Công ty lập đầy đủ hệ thống báo cáo kế toán do Nhà nước ban hành gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính ngoài ra còn lập thêm một số báo cáo khác phục vụ nhu cầu quản trị của Công ty. Các báo cáo được lập và nộp đúng và đầy đủ theo quy định hiện hành. 3.1.1.7. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty hàng năm đã làm tốt công tác lên kế hoạch sử dụng lao động nhờ đó mà đã đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng lao động. Công ty áp dụng đồng thời cả hai hình thức trả lương theo thời gian và theo sản phẩm. Trong đó lương thời gian được trả căn cứ chủ yếu vào hệ số cấp bậc, chức vụ… của công nhân viên, còn lương sản phẩm lại dựa trên hiệu quả làm việc. Việc kết hợp cả hai hình thức này đã phản ánh đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả làm việc, tạo động lực khuyến khích các nhân viên hoàn thành tốt công việc bên cạnh đó vừa đảm bảo nguyên tắc công bằng trong phân phối vừa gắn kết giữa bộ phận quản lý và bộ phận trực tiếp sản xuất Công ty đã thực hiện tốt chính sách BHXH, BHYT và các chế độ khác cho người lao động khích lệ họ phấn đấu cống hiến cho Công ty. 3.1.2. Về hệ thống kiểm soát nội bộ 3.1.2.1. Về môi trường kiểm soát Công ty cổ phần May Thanh Hoá tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, với cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học. Khối quản lý của Công ty được chia thành các phòng, ban riêng; mỗi phòng, ban đảm trách một chức năng, nhiệm vụ cụ thể, phục vụ có hiệu qủa cho lãnh đạo Công ty trong việc giám sát các hoạt động. Tuy nhiên hoạt động của chúng không tách rời nhau mà luôn có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên sự thống nhất trong quản lý điều hành. Cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực và đạo đức tốt, nhiều quá trình kiểm soát có thể vẫn không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Các nhà quản lý của Công ty đã có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời mang tính kế tục và liên tiếp. Công ty cũng đã lập và thực hiện kế hoạch một cách khoa học và nghiêm túc khiến hệ thống kế hoạch và dự toán trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Các nhà quản lý thường xuyên quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Ban kiểm soát Công ty thành lập gồm 3 người là những người am hiểu lĩnh vực kiểm soát làm công việc giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty , giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Môi trường pháp lý minh bạch, đường lối phát triển đúng đắn của đất nước và sự kiểm soát hợp lý của các cơ quan nhà nước cũng tạo điều kiện thuận lợi đến hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý tại Công ty. 3.1.2.2. Về hệ thống kế toán Hệ thống kế toán tại Công ty được thiết kế hữu hiệu thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: tính có thực, sự phê chuẩn hợp lý, tính đầy đủ, sự đánh giá chính xác, sự phân loại nghiệp vụ chính xác, việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh kịp thời và quát trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác. 3.1.2.3. Về các thủ tục kiểm soát Các nhà quản lý Công ty đã xây dựng các thủ tục kiểm soát dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn tạo sự chuyên môn hoá, minh bạch trong thực hiện công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Hiện tại Công ty chưa có kiểm toán nội bộ nhưng điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm và quy mô tổ chức sản xuất của Công ty trong thời điểm này. 3.2. Những mặt còn tồn tại 3.2.1. Về hệ thống kế toán 3.2.1.1. Về chứng từ sử dụng, sổ sách, báo cáo kế toán Do chế độ kế toán thường xuyên sửa đổi, bổ sung nên Công ty nhiều khi chưa kịp thay đổi trong thời gian ngắn, một số chứng từ, sổ vẫn theo mẫu cũ. Để hạch toán tổng hợp, Công ty sử dụng hình thức Nhật ký- Chứng từ công việc ghi sổ bằng tay khá lâu và tỉ mỉ đôi lúc vẫn xảy ra sai sót. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập theo đúng chế độ nhưng chưa được kiểm toán để hoàn thiện hơn và chưa tạo được niềm tin tốt cho người sử dụng. 3.2.1.2. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Phần lớn người lao động trực tiếp của Công ty không được đào tạo qua trường lớp mà chỉ được Công ty đào tạo theo dạng kèm cặp do đó tay nghề đang còn thấp, thiếu tác phong công nghiệp, lao động kỹ thuật thiếu. Đối với bộ phận lao động gián tiếp Công ty đã xây dựng hệ số trả lương cho từng người xong hàng tháng vẫn chưa đánh gía mức độ hoàn thành của từng người để trả lương. Như vậy chưa kích thích người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Công ty chưa áp dụng hình thức trả lương theo luỹ tiến và trả lương làm ngoài giờ để kích thích người lao động hăng say sản xuất. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH của Công ty còn một số hạn chế như mới chỉ ghi nợ cho các TK 622, TK 627, TK 642 mà chưa ghi nợ cho TK 334: phản ánh số BHXH 5%, BHYT 1% tính theo lương mà người lao động phải chịu và TK 138 phản ánh tổng số tiền mà người lao động nghỉ việc chờ nộp BHXH. 3.2.2. Về hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy hệ thống kiểm soát nội bộ được thành lập khá quy củ nhưng một số hoạt động kiểm tra, kiểm soát chưa thực sự diễn ra thường xuyên mà chỉ mang tính định kỳ. Mỗi người trong hệ thống phải cùng lúc thực hiện nhiều công việc khác nên đôi khi thiếu tập trung hiệu quả công việc chưa cao. 3.3. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 3.3.1. Về chứng từ và kiểm tra chứng từ, báo cáo tài chính và kiểm tra báo cáo tài chính Bên cạnh việc nhanh chóng hợp thức hoá hệ thống chứng từ theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính, hàng tháng lãnh đạo Công ty và Ban kiểm soát nên tổ chức các đợt kiểm tra việc lập và sử dụng chứng từ các nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu với sổ sách kế toán trong tháng để có thể phát hiện sớm và kịp thời xử lý những sai sót nếu có. Mặt khác việc kiểm tra thường xuyên cũng giúp kế toán viên nâng cao tinh thần trách nhiệm, hạch toán đúng, đủ, kịp thời tránh dồn khối lượng công việc vào cuối tháng. Là Công ty cổ phần có nhiều đối tượng quan tâm đến tình hình SXKD Công ty nên mời kiểm toán độc lập về thực hiện kiểm toán để báo cáo tài chính được khách quan tạo sự tin cậy cho người sử dụng cũng như hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán tại Công ty. 3.3.2. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty cần chú trọng hơn nữa việc đào tạo và đào tạo lại đối với người lao động trực tiếp sản xuất nhằm nâng cao tay nghề, tác phong trong SXKD. Công ty nên xây dựng và áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm luỹ tiến đối với bộ phận trực tiếp sản xuất làm đòn bẩy kinh doanh kích thích người lao động thi đua làm việc. Đối với bộ phận gián tiếp Công ty cần đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng người và trả lương theo mức độ hoàn thành đảm bảo tính công bằng và khích lệ nhân viên. Công ty cần làm tốt hơn nữa công tác đấu mối giữa bộ phận tổ chức lao động và bộ phận kế toán để quản lý hiệu quả lao động và tiền lương. Công ty nên đẩy nhanh thực hiện trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm tuỳ theo khả năng tài chính của mình ( khoảng 1- 3% quỹ lương ) đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Công ty đã trang bị hệ thống máy tính hiện đại thì nên áp dụng các phần mềm kế toán nhằm giảm tải khối lượng công việc cho nhân viên kế toán và quản lý được tốt hơn, nâng cao nghiệp vụ vi tính từng bước đưa công nghệ máy tính phục vụ công tác tiến kịp với xu thế của thời đại. Công ty nên mở thêm Nhật ký chứng từ số 7, áp dụng chương trình kế toán hiện hành khiến việc tổng hợp toàn bộ chi phí SXKD được rõ ràng. Để bảng phân bổ tiền lương và BHXH được phản ánh một cách đầy đủ ngoài ghi nợ các TK 622, TK 627, TK 642 Công ty nên ghi nợ TK 334( phản ánh BHXH 5% và BHYT 1% ) , TK 138( phản ánh số tiền mà người lao động nghỉ việc chờ nộp BHXH). Thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất : Công ty cổ phần May Thanh Hoá là doanh nghiệp sản xuất nên số lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số người lao động. Để hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường, không có những biến động lớn về chi phí SXKD thì công ty nên trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất Có TK 335: Chi phí phải trả Thực tế khi trả lương nghỉ phép kế toán ghi: Nợ TK 335: Chi phí phải trả Có TK 334: Phải trả người lao động Thực hiện trả lương ban đêm và ngày chủ nhật: Do yêu cầu công việc cần phải làm thêm giờ vào ban đêm để kịp thời hạn giao hàng cho khách hàng Công ty yêu cầu người lao động phải làm thêm giờ cách tính như sau: Tg = Tt x Hg x Gt Trong đó: Tg: Tiền lương trả thêm giờ Tt: Tiền lương giờ Hg: Tỷ lệ phần trăm lương trả thêm Gt: Số giờ làm thêm Cụ thể: Nếu Công ty thực hiện tính lương làm thêm 2 giờ ban đêm cho ông Đỗ Tất Loan có bậc lương 2,42; tiền lương một ngày của ông Loan là 60.500đ và tỷ lệ lương được trả thêm là 30% theo lương thực tế của người lao động vào tháng 06/ 2009 : Tiền lương giờ = Tiền lương ngày / 8 Tiền lương giờ của ông Loan là: Tiền lương giờ = 60.500/ 8 = 7.563đ Tiền lương làm thêm ban đêm của ông Loan là : 7.563 x 30% x 2 = 4.538đ Vậy tổng số tiền lươgng 2 giờ làm thêm mà ông Loan được hưởng là: 7.563 x 2 + 4.538 = 19.664đ KẾT LUẬN Có thể khẳng định rằng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty cổ phần May Thanh Hoá nói riêng là công tác khá phức tạp. Việc hạch toán một cách chính xác sẽ là cơ sở thực tế để các nhà quản lý đưa ra những kế hoạch, quyết định đúng đắn hợp lý nhằm nâng cao đời sống cho người lao động. Hơn thế nữa, nó còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý số lượng và chất lượng lao động cũng như các nguồn lực khác của Công ty một cách tiết kiệm, tránh lãng phí và có hiệu quả. Trong thời gian kiến tập tại Công ty cổ phần May Thanh Hoá, em đã nghiên cứu học hỏi thêm nhiều kiến thức về lý luận cũng như thực tiễn công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, và đã hoàn thành báo cáo kiến tập của mình. Ngoài phần thực trạng tìm hiểu, báo cáo cũng nêu lên những ưu điểm và một số tồn tại cần khắc phục cùng với những ý kiến về giải pháp hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Do trình độ nhận thức còn hạn chế, thời gian nghiên cứu thực tế chưa nhiều nên không tránh khỏi những sai sót nhất định. Rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Thạc sỹ Hà Phương Dung, cùng các cô chú, anh chị tại Công ty cổ phần May Thanh Hoá, đặc biệt là phòng Kế toán đã giúp em trong thời gian qua để em hoàn thành bản báo cáo kiến tập của mình. Thanh Hoá, tháng 07 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Định . CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LUƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THANH HOÁ 3.1. Những ưu điểm. của Công ty. Các báo cáo được lập và nộp đúng và đầy đủ theo quy định hiện hành. 3.1.1.7. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công