Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật.

Ch ơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 2.1. Đặc điểm chung về Công ty TNHH thuỷ khí việt nhật 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực thơng mại đợc thành lập ngày 30 tháng 09 năm 2005. Thành viên sáng lập công ty gồm có: Thẩm Văn Cờng, Nguyễn Trọng Điệp, Nguyễn Viết Hoà và Nguyễn Tuấn Hùng. Giám đốc công ty là anh Thẩm Văn Cờng Trụ sở Công ty đặt tại: Số 1-Lô 2- Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên-Hà Nội Mã số thuế: 0101791478 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty có t cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch và có tài khoản tiền gửi số 0021001074955 tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam chi nhánh Chơng Dơng Điện thoại: 04.675.1264 Fax: 04.675.4019 Email: tkvietnhat@vnn.vn Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: Kinh doanh các loại van, thiết bị thuỷ lực, khí nén phục vụ trong lĩnh vực công nghiệp. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tuy mới thành lập nhng trong suốt hơn 2 năm hoạt động Công ty luôn khẳng định đợc uy tín của mình trên thị trờng, phơng châm hoạt động của Công ty là luôn đem đến cho khách hàng sự hài lòng tốt nhất. Trong quá trình hoạt động và phát triển công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. Khi mới thành lập công ty cung cấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng thuộc khu vực Long Biên, Gia Lâm Hà Nội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ trớc, nhng hiện nay công ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình không chỉ ở khu vực Hà Nội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh Miền Bắc cụ thể nh: Cung cấp các loại van thuỷ lực, xy lanh khí , đầu nối cho các công ty liên doanh thuộc khu công nghiệp Sài Đồng B ( Công ty TSUKUBA Việt Nam, công ty Sumi Hanel, chi nhánh công ty cổ phần Bibica ), chi nhánh công ty liên doanh COATS Phong Phú Hng Yên, công ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc, Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong Hải Phòng Tất cả các mặt hàng công ty cung cấp đều đợc kiểm tra chất lợng trớc khi xuất bán sau đó chuyển tới tận nơi khách hàng yêu cầu và đợc bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng cho khách. Với đội ngũ nhân viên làm việc nhiệt tình, hăng say, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, vì thế trong những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật luôn đợc khách hàng tin tởng và tín nhiệm, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả cao, đó cũng chính là bí quyết thành công của công ty. Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nớc, hoạt động của công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng đợc cải thiện và nâng cao. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua: 2.1.2.1. Chức năng hoạt động của công ty Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đợc thành lập với chức năng chính là kinh doanh thơng mại đáp ứng đầy đủ nhu cầu về số lợng cũng nh chất lợng các mặt hàng phục vụ cho ngành công nghiêp nh: Các loại van thuỷ lực, đầu nối thủy lực, van khí, xy lanh khí, máy nén khí, các loại ống dẫn khí, các loại bơm thuỷ lực, phin lọc tách dầu khí, lõi lọc khí, nắp thùng dầu, lọc dầu, van một chiều, van bớm tay quay Nhà cung cấp của công ty chủ yếu ở khu vực Miền Nam nh: Công ty TNHH thơng mại và dịch vụ HTP, Công ty TNHH thơng mại kỹ thuật CNN, Cửa hàng Hoa Long, Công ty TNHH Thuỷ Khí Điện RT . Nhà cung cấp ở khu vực Miền Bắc chủ yếu ở Hà Nội nh: Công ty TNHH thơng mại cơ khí điện, Công ty TNHH thơng mại P&H Triển Hng, Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ ASEAN Sau khi hàng hoá đợc nhập về Công ty tiếp tục phân phối tới các đơn vị khách hàng thuộc khắp các tỉnh Miền Bắc theo đúng số lợng, chất lợng, giá trị đã xác nhận trong đơn đặt hàng của khách hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên. 2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đã đăng ký kinh doanh. Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nớc. Thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với nhà nớc theo quy định của pháp luật. Thực hiện các nghĩa vụ đối với ngời lao động theo quy định của bộ luật lao động nhằm đảm bảo đời sống cho ngời lao động trong công ty. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nớc. 2.1.2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua Nớc ta đang đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc nên nghành công nghiệp nặng Việt Nam tơng đối phát triển, do đó nhu cầu về các loại van, thiết bị thuỷ lực khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp ngày càng tăng, tuy nhiên những thách thức đối với công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật cũng rất lớn vì hiện nay trên thị trờng Việt Nam có rất nhiều những doanh nghiệp thơng mại không chỉ có các doanh nghiệp thơng mại Việt Nam mà còn có cả các doanh nghiệp nớc ngoài cũng cung cấp các mặt hàng trên nên sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Trên cơ sở phân tích tình hình thị trờng, đồng thời đánh giá đợc lợi thế của đơn vị, công ty đã hoạch định chiến lợc về chất lợng hàng hoá, chất lợng dịch vụ bán hàng và giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trờng và mở rộng thị phần. Do có định hớng chiến lợc đúng đắn, đầu t vốn vào kinh doanh, quản lý chặt chẽ công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng nên hàng hoá đợc tiêu thụ nhiều, lợi nhuận đợc giữ vững và phát triển năm sau cao hơn năm trớc 2.1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Tổ chức kinh doanh là một trong những yếu tố rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó ảnh hởng tới chất lợng hàng hoá, tới việc tiết kiệm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hởng tới giá cả hàng hoá bán ra. Do đó để có một chỗ đứng vững chắc trên thị trờng, cạnh tranh đợc với các doanh nghiệp khác, trong những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã không ngừng hoàn thiện và mở rộng mạng lới kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị tr- ờng, mang lại hiệu quả kinh tế cao giúp cho công ty đứng vững và phát triển, cụ thể là: Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng công ty đã phân bộ phận bán hàng và kinh doanh thị trờng thành nhiều tuyến, quản lý các tuyến là trởng bộ phận bán hàng, trởng bộ phận kinh doanh thị trờng và trởng nhóm giao nhận, mỗi tuyến gồm 01 nhân viên bán hàng, 01 nhân viên kinh doanh thị trờng, 01 nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm riêng về khu vực kinh doanh của mình: - Tuyến 1: Khu vực Hà Nội - Tuyến 2: Khu vực Hà Tây và Hng Yên - Tuyến 3: Khu vực Hải Phòng, Thái Bình, Nam Định - Tuyến 4: Khu vực Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc và một số tỉnh khác Với 04 tuyến bán hàng, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã đáp ứng đợc t- ơng đối nhu cầu của khách hàng. Công ty cung cấp sản phẩm tới khách hàng với phong cách tận tình chu đáo ngày càng chiếm đợc sự tin yêu của khách hàng. Đó chính là phơng châm hoạt động của Việt Nhật để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao. 2.1.4. Tình hình sử dụng lao động và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty: 2.1.4.1 Tình hình sử dụng lao động : Tổng số lao động của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tính đến thời điểm tháng 04/2008 là 15 ngời, trong đó nam giới 11 ngời chiếm 73,33%, nữ giới 4 ngời chiếm 26,67%. Sở dĩ số lao động nam nhiều hơn 3 lần số lao động nữ là do công ty hoạt động trong lĩnh vực thơng mại đòi hỏi các nhân viên giao hàng phải có sức khoẻ tốt, năng động trong công việc để có thể giao hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu Lao động sử dụng trong công ty có tuổi đời rất trẻ, độ tuổi 20 đến 35 chiếm tới 80%. Lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng chiếm 66,67% chủ yếu là lao động quản lý, lao động phổ thông chiếm 13,33%. Tình hình lao động sử dụng trong công ty đợc mô tả khái quát trong bảng 2.2 dới đây: Bảng 2.2 - Tổng hợp lao động sử dụng trong công ty Tiêu thức phân loại Số lợng (ngời) Tỷ trọng (%) 1. Theo giới tính Nam 11 73,33 Nữ 4 26.67 2. Theo độ tuổi Từ 20 35 12 80 Từ 36 48 3 20 3. Theo trình độ Đại học - Cao đẳng 10 66,67 Trung cấp 02 13,33 Lao động phổ thông 03 20 4. Theo cơ cấu tổ chức Thị trờng 3 20 Bán hàng + Giao nhận 6 40 Kinh doanh tổng hợp 2 13,33 Kế toán 3 20 Kho 1 6,67 Trong quá trình hoạt động, ban giám đốc luôn quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên tạo điều kiện cho nhân viên yên tâm công tác. Vì vậy mức lơng của cán bộ công nhân viên ngày càng đợc nâng cao năm sau cao hơn năm trớc. Thu nhập của cán bộ công nhân viên đợc thể hiện trong bảng 2.3 dới đây: Ban Giám Đốc Bộ phận KD Bộ phận kho Bộ phận bán hàng Bộ phận KD thị trường Bộ phận giao nhận Bộ phận Kế toán Bảng 2 - Thu nhập một ngời trong công ty Đơn vị tính: Đồng Việt Nam STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1 Thu nhập tối thiểu 1.200.000 1.500.000 2 Thu nhập tối đa 3.000.000 4.000.000 3 Thu nhập bình quân 1.700.000 2.000.000 2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty : Tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định tới khả năng phát triển của công ty. Xuất phát từ nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo chế độ quản lý một thủ trởng và tổ chức quản lý theo chức năng, thực hiện theo phơng pháp ra quyết định từ trên xuống. Bộ máy tổ chức quản lý bao gồm : Ban Giám Đốc và các phòng ban chức năng. Bộ máy quản lý của công ty đợc bố trí tơng đối gọn nhẹ phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ 2.1 dới đây : * Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận: - Giám Đốc: Là ngời lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Giám Đốc là ngời đại diện của công ty trớc pháp luật. Trong quá trình điều hành Giám Đốc thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ để phát huy sức mạnh tập thể đồng thời nêu cao vai trò trách nhiệm của cá nhân, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc sử dụng và bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động về tài chính. - Phó Giám Đốc: Do Giám Đốc trực tiếp bổ nhiệm, phó Giám Đốc là ngời giúp việc đắc lực cho Giám Đốc, tham mu cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám Đốc về các công việc do Giám Đốc giao. - Các bộ phận chức năng: Là các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ nhất định, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cụ thể: Các bộ phận đợc chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám Đốc đề ra quyết định theo dõi, h- ớng dẫn bộ phận kinh doanh và cấp dới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã đợc phân công. Các bộ phận chức năng không những phải hoàn thành nhiệm vụ của mình đợc giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao. Gồm có 3 bộ phận chức năng chính: + Bộ phận kinh doanh: Gồm trởng phòng kinh doanh và các bộ phận chức năng nh bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh thị trờng, bộ phận giao nhận. Trong đó: Bộ phận bán hàng: Trực tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, chăm sóc khách hàng, giải quyết các vớng mắc của khách hàng. Bộ phận kinh doanh thị trờng: Giúp trởng phòng kinh doanh trong việc quản lý kinh doanh, thống kê hàng hoá từ khâu nhập, dự trữ đến khâu bán ra, giao dịch ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá, nắm bắt nhu cầu của đối tợng trong xã hội, mở rộng thị trờng, giúp cho Giám Đốc đa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Bộ phận giao nhận: Trực tiếp giao hàng cho khách - Bộ phận kho: Quản lý hàng hoá của công ty về chủng loại, số lợng, kiểm soát chất lợng của hàng hoá đảm bảo hàng hoá luôn sẵn sàng cung ứng cho khách hàng với chất lợng tốt nhất. - Bộ phận kế toán: Tham mu giúp cho Giám Đốc tổ chức, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán ở công ty. Lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài sản, sử dụng vốn, theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh. Lập báo cáo kế toán, phân tích dự đoán tình hình tài chính của công ty, trực tiếp theo dõi, quản lý công tác kế toán. 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật: 2.1.5.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có địa bàn hoạt động kinh doanh tập trung tại một địa bàn và do đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh nên bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung để phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty, việc tổ chức hạch toán đợc tập trung tại phòng kế toán của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn và tập hợp tính trị giá vốn HBKế toán công nợ và xác định kết quảThủ quỹ [...]... toàn công ty đồng thời giúp cho sự chỉ đạo công tác kế toán đợc thống nhất Dới đây là giao diện phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2(Hình 2.1) Hình 2.1: Giao diện phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2 2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 2.2.1 Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật 2.2.1.1 Đặc điểm hoạt động bán. .. dùng kết chuyển là kế toán kiểm soát đợc các bút toán cần thực hiện kết chuyển, nhợc điểm là phải qua nhiều thao tác nên việc thực hiện các bút toán kết chuyển mất nhiều thời gian hơn Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật kế toán chọn nút A-Excel kết chuyển để việc thực hiện các bút toán kết chuyển đợc nhanh gọn hơn(Xem giao diện 2.9) Giao diện 2.9 Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tổng các mặt hàng. .. cấp - Kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn và tập hợp tính trị giá vốn hàng bán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hoá tại kho của công ty Cuối tháng tính giá bình quân để làm cơ sở tính trị giá vốn của hàng bán - Kế toán công nợ và xác định kết quả: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với nhà cung cấp, phải thu nợ khách hàng, lập các phiếu thanh toán và trực tiếp tổng hợp xác định kết quả -... toán và phần mềm tự động cập nhật vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp Giao diện 2.4 Cuối năm kế toán chỉ thực hiện 01 lần kết chuyển nh ở phần kế toán doanh thu bán hàng thì tất cả các bút toán kết chuyển đã mặc định đều đợc phần mềm kết chuyển tự động và TK632 đã đợc kết chuyển sang TK911 Sau đó kế toán in sổ cái TK 632, kế toán vào phân hệ: Sổ cái/gõ 632/enter khi sổ cái TK632 hiện ra, kế. .. T.Thu Huyền Kế toán trởng (Đã ký) Nguyễn Trọng Điệp Giám đốc công ty (Đã ký và đóng dấu) Thẩm Văn Cờng 2.2.1.5 Kế toán giá vốn hàng bán: Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật giá vốn hàng bán đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn, sau mỗi lần nhập phần mềm kế toán tự động tính lại giá vốn hàng bán Mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều đợc kế toán cập nhật vào phần hoá đơn bán hàng xuất... sổ Nhật ký bán hàng kế toán vào: Sổ nhật ký/nhật ký bán hàng sau vài phút một màn hình hiện ra(xem giao diện 2.8) Giao diện 2.8 Kế toán có thể in ngay sổ Nhật ký bán hàng từ phần mềm hoặc kết xuất ra Excel để in, thông thờng kế toán kết xuất ra Excel để chỉnh sửa theo đúng mẫu biểu ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số... thống sổ sách báo cáo kế toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng hệ thống mạng nội bộ phục vụ chủ yếu cho công tác kế toán trong công ty Với hệ thống mạng nội bộ cùng với phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2 đã giúp cho công tác kế toán đợc phân định rõ ràng, số liệu báo cáo nhanh, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo kịp thời... Kế toán tiền lơng sử dụng tài khoản: 334, 338, - Kế toán thanh toán sử dụng tài khoản: 111, 112, - Theo dõi TSCĐ sử dụng tài khoản: 211, 214, 2.1.5.3 Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty Căn cứ vào các điều kiện sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ của đội ngũ kế toán và điều kiện trang bị tính toán, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật áp dụng hình thức Nhật ký chung theo quy định chế độ kế. ..* Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán: - Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của công ty, đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của công ty, chỉ đạo công việc chung của phòng kế toán, tổng hợp dữ liệu lập báo cáo tài chính quý, năm, chịu trách nhiệm trớc pháp luật và cơ quan Nhà nớc về mọi thông tin tài chính kế toán. .. kết chuyển, hoặc bấm vào nút ngời dùng kết chuyển khi đó kế toán sẽ phải thêm một thao tác nữa là chọn những bút toán cần kết chuyển u điểm của việc chọn nút A-Excel kết chuyển là các bút toán kết chuyển đợc thực hiện nhanh, nhợc điểm là không kiểm soát đợc các bút toán kết chuyển, thông thờng hầu hết các bút toán kết chuyển tự động khi chọn nút A-Excel kết chuyển là tơng đối chính xác, còn u điểm của