Những biện pháp, phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật

ch ơng 3 những biện pháp, phơng hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 3.1.1 Những u điểm: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại các mặt hàng thuỷ lực, khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp, Tuy công ty mới hoạt động kinh doanh đợc hơn 2 năm nhng mọi thành viên trong công ty luôn tìm cách tiếp cận với những quy luật mới của nền kinh tế thị trờng và vận dụng chúng một cách linh hoạt vào quản lý và tổ chức điều hành công ty. Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là trở ngại lớn nhất của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng. Công ty luôn quan tâm đến công tác bán hàng và luôn hành động theo tôn chỉ: Bán hàng là sức sống của công ty. Công ty đã tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trờng để từ đó mở rộng mạng lới kinh doanh khắp toàn TP Hà Nội, và các tỉnh thuộc khu vực Miền Bắc nhằm mục đích mang đến khách hàng sự hài lòng cao nhất nhờ đó mà công ty đã chiếm đợc lòng tin của khách hàng, từ đó mà uy tín của công ty ngày càng đợc nâng cao và mạng lới kinh doanh ngày càng đợc mở rộng, . Những năm gần đây tình hình kinh doanh của công ty luôn ổn định và có chiều hớng phát triển khả quan. Do sản lợng tiêu thụ luôn ở mức ổn định cao nên công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc, đời sống cán bộ công nhân viên đợc ổn định và có thể nói là cao so với các công ty khác cùng lĩnh vực kinh doanh trong nền kinh tế hiện nay. Công ty đã đạt đợc kết quả trên không là kết quả riêng của một bộ phận phòng ban nào mà đó là sự đoàn kết thống nhất trong công ty là sự chỉ đạo kịp thời của ban giám đốc, sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán bán hàng trong việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công ty. Công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có thể đánh giá là tơng đối ổn định, mỗi kế toán viên có trách nhiệm làm công việc đợc giao từ đó phát huy đợc tính chủ động trong công việc. Trong việc lựa chọn hình thức kế toán, công ty đã lựa chọn hình thức nhật ký chung sở dĩ nh vậy là vì nó phù hợp với thực trạng hạch toán kế toán ở công ty, dễ dàng đối chiếu kiểm tra. Về chứng từ kế toán công ty đã sử dụng tơng đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán, số liệu đợc lập đầy đủ, trình tự luân chuyển hợp lý, chính vì vậy mà hệ thống chứng từ của doanh nghiệp đã chứng minh đợc tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ để phục vụ cho quá trình hạch toán. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ đợc lu giữ, bảo quản cẩn thận. Kế toán phần hành nào thì lu giữ chứng từ của phần hành đó, không chồng chéo nhau, nguyên tắc phân công nhiệm vụ rõ ràng. Quá trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. Chứng từ, từ khâu bán hàng sang phòng kế toán đợc thực hiện một cách khẩn trơng, liên tục. Việc áp dụng kế toán máy trong quá trình hạch toán giúp cho công việc kế toán đơn giản hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. Đặc biệt trong quá trình tính trị giá vốn hàng bán và đa ra các báo cáo hàng tháng về tình hình tiêu thụ từng mặt hàng phục vụ tốt cho việc quản lý. Sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán đã giảm đợc rất nhiều thao tác ghi chép sổ sách kế toán. Công việc chủ yếu tại phòng kế toán là phân loại chứng từ sao cho hợp lý, kiểm tra xem chứng từ đã hợp pháp, hợp lý cha, sau đó nhập vào máy. Việc ghi sổ và chuyển sổ cũng nh phần đối chiếu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp và báo cáo tổng hợp thực hiện phần lớn bởi phần mềm kế toán. Thông qua việc sử dụng kế toán máy, kế toán có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác vào bất cứ thời điểm nào. Hơn nữa, các thông tin này không có sự sai lệch giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán do cùng đợc xử lý trực tiếp số liệu trên các chứng từ do kế toán nhập vào máy tính. Việc áp dụng kế toán máy còn giúp Công ty có thể quản lý chi tiết các đối t- ợng bằng một hệ thống mã dạng động, góp phần giảm nhẹ công việc trong phòng kế toán. Về kế toán bán hàng: Hàng hoá của công ty gồm rất nhiều mặt hàng phục vụ cho nhiều đơn vị vì thế việc theo dõi tiêu thụ từng mặt hàng không phải là điều rễ ràng. Song thực tế công ty đã tổ chức khâu bán hàng một cách linh hoạt và đơn giản vừa đáp ứng đợc yêu cầu quản lý vừa mang lại hiệu quả cao. 3.2.2 Những mặt hạn chế: Bên cạnh những thành tích đạt đợc, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty còn tồn tại một số hạn chế nh: Thứ nhất là về hạch toán hàng bán bị trả lại: Do đơn giản trong quá trình hạch toán nên công ty không mở tài khoản hàng bán trả lại, khi khách hàng trả lại hàng sau khi viết hoá đơn công ty chỉ thanh toán bù trừ cho lần mua hàng tiếp theo mà không hạch toán vào tài khoản doanh thu bán hàng trả lại. Cha phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hởng tới việc lập các báo cáo hàng bán trả lại. Do đó cha có cơ sở xác định giá trị hàng trả lại cha có phơng án đấu tranh giảm giá trị hàng trả lại. Thứ hai là về việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Do quy mô của công ty còn nhỏ và để đơn giản trong quá trình hạch toán nên công ty hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài nh tiền điện, điện thoại sử dụng cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý là không thực hiện phân bổ riêng cho từng bộ phận mà đều hạch toán hết vào chi phí quản lý lý doanh nghiệp thông qua tài khoản 6427 do đó không biết đợc chi phí tiền điện, điện thoại phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý là bao nhiêu? Thứ ba là về việc hạch toán các chi phí thiết bị, văn phòng phẩm sử dụng trong công ty: Tất cả các chi phí thiết bị sử dụng cho từng bộ phận nh máy tính, máy in, máy Fax, văn phòng phẩm nh sổ sách,mực in, giấy in .khi mua về kế toán hạch toán luôn một lần vào chi phí tháng đó cho từng bộ phận mà không tiến hành phân bổ đều cho các tháng để giảm bớt lợng chi phí quá nhiều trong một tháng dẫn tới lợi nhuận tháng đó thấp, các tháng tiếp theo các thiết bị đó vẫn tiếp tục dùng nhng chi phí thì không đợc phân bổ vào tháng đó do đã phân bổ hết vào tháng mua thiết bị đó rồi Thứ t là việc sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty: Phần mềm kế toán máy tại công ty cha có tính năng hoạt động cao, còn tồn tại rất nhiều lỗi nh: Để hạch toán tiền hàng khách trả qua ngân hàng hay hạch toán tiền l- ơng, bảo hiểm xã hội và một số nghiệp vụ kinh tế khác kế toán đều nhập vào phân hệ Nghiệp vụ/bút toán khác nh màn hình dới đây: còn nếu nhập các nghiệp vụ phát sinh trên vào phân hệ Nghiệp vụ/chứng từ khách hàng thanh toán hàng hoá là đúng nhng mẫu phiếu lại có quyển số, số nh một phiếu thu tiền mặt mà hạch toán tiền khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng thì không thể nhập dữ liệu phân hệ nh vậy vì khi nếu nhập vào phần mềm sẽ tự động chuyển vào các sổ chi tiết, sổ cái quyển số , số nh thu tiền mặt, cụ thể xem giao diện màn hình dới đây về mẫu phiếu chứng từ khách hàng thanh toán hàng hoá Thứ năm là việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán trong phần mềm: Phần mềm công ty sử dụng vẫn theo hệ thống sổ sách cũ do đó khi in sổ sách, chứng từ kế toán làm báo cáo kế toán đều phải kết xuất ra Excel để sửa mẫu sổ do đó mất nhiều thời gian, giảm tiến độ làm việc trong công tác kế toán 3.2. phơng hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở Công ty TNHH thuỷ khí việt nhật 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện: Nh chúng ta đã biết bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá cho khách hàng, doanh nghiệp đợc thu tiền hay đợc quyền thu tiền, đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền. Bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp, vì bán hàng là khâu nuôi sống doanh nghiệp, bán càng đợc nhiều hàng thì doanh thu của doanh nghiệp càng cao. Phải có doanh thu cao doanh nghiệp mới phát triển, thu nhập của cán bộ công nhân viên mới đợc nâng lên. Vì vậy kế toán bán hàng là một khâu không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các hình thức bán hàng khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành kinh doanh, đặc điểm của khách hàng mà doanh nghiệp mình phục vụ, . nhng điều quan trọng nhất đó là làm sao bán đợc nhiều hàng, đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng, chiếm đợc lòng tin của khách hàng, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng. Đó là điều mà doanh nghiệp nào cũng muốn đạt đợc. Muốn đạt đợc điều đó, doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác bán hàng cho phù hợp với mặt hàng doanh nghiệp kinh doanh, phù hợp với khách hàng doanh nghiệp phục vụ và đặc điểm của bản thân doanh nghiệp tạo đợc lợi thế so sánh với các đơn vị kinh doanh khác nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao và ổn định. Với Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối các mặt hàng thuỷ lực, khí nén là một trong những ngành tơng đối phát triển trong những năm gần đây nhng cùng với nó là sự cạnh tranh cũng khốc liệt nhất. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực thơng mại nên hoạt động lu chuyển hàng hoá giữ vai trò quyết định trong hoạt động của công ty. Muốn không bị đào thải ra khỏi vòng quay của thị trờng chỉ có cách duy nhất là luôn tự đổi mới, hoàn thiện cụ thể là ở công tác tiêu thụ hàng hoá. Nh vậy bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải hoàn thiện công tác kế toán nói chung và quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng. Nếu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ngày càng đợc hoàn thiện chắc chắn nó sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình lu thông hàng hoá, phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu. Thông qua đó doanh nghiệp có chính sách mua - bán phù hợp đẩy nhanh vòng quay vốn, tránh đợc thất thoát không đáng có. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình thị trờng, tận dụng những lợi thế của doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh, tránh bỏ lỡ cơ hội thị trờng. Các chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán có tính pháp lý cao tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh tra của cơ quan có thẩm quyền. Tóm lại để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đợc liên tục, thờng xuyên, hiệu quả thì công tác kế toán và lu chuyển hàng hoá phải thực hiện tốt, hoàn thiện theo thời gian. Vì vậy việc hoàn thiện và không ngừng đổi mới công tác kế toán trong đó trọng tâm là lu chuyển hàng hoá phù hợp với yêu cầu quản lý, đáp ứng nhiệm vụ mục tiêu của doanh nghiệp là thật sự khách quan và cần thiết. 3.2.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Thứ nhất là về hạch toán hàng bán bị trả lại: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng bán bị trả lại công ty nên mở tài khoản doanh thu hàng bán bị trả lại để theo dõi việc giảm doanh thu hàng bán hàng hoá dịch vụ là do đâu? khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại nhập kho kế toán hạch toán nh sau: a) Nợ TK156/ Có TK632 b) Nợ TK531 Nợ TK3331 Có TK111,112,131 Thứ hai là về việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Kế toán nên tách riêng chi phí tiền điện, điện thoại cho từng bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp để biết đợc thực tế tổng chi phí chi cho bộ phận bán hàng là bao nhiêu và bộ phận quản lý doanh nghiệp là bao nhiêu? để có những chính sách điều chỉnh thích hợp trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty cụ thể là: Công ty có thể phân bổ tiền điện theo số lợng lao động từng bộ phận hoặc mắc đồng hồ theo dõi số điện cho từng phòng ban quản lý, còn tiền điện thoại thì mỗi bộ phận có số máy điện thoại riêng nên chi phí điện thoại có thể tính phân theo số tiền của từng máy cho từng bộ phận Thứ ba là về việc hạch toán các chi phí thiết bị, văn phòng phẩm sử dụng trong công ty: Công ty nên phân bổ chi phí mua máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đều cho các tháng theo thời gian mà kế toán xác định việc sử dụng máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đó là trong bao nhiêu tháng để làm tiêu thức phân bổ cụ thể: Chi phí mua máy tính cho bộ phận bán hàng là 7.000.000đ vào Tháng 10/2005, kế toán ớc tính thời gian sử dụng là 5 năm khi đó kế toán phân bổ chi phí cho từng tháng nh sau: 7000.000/(5*12) = 116.667 đ/tháng Khi phân bổ chi phí máy móc thiết bị của bộ phận bán hàng cho từng tháng kế toán định khoản trong phần mềm kế toán nh sau: Nợ TK6413: 116.667 Có TK153: 116.667 Thứ t là việc sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm kế toán máy thiết kế phiếu kế toán nhập nghiệp vụ kinh tế khách hàng trả tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng để hạch toán cho đúng và thuận lợi, tránh những sai sót nhất định khi chạy phần mềm Thứ năm là việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán trong phần mềm: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm thiết kế lại toàn bộ mẫu sổ kế toán đúng theo quyết định số 15/BTC của Bộ Tài chính để kế toán không phải kết xuất ra Excel sửa mẫu sổ mà khi đó cần in chứng từ sổ sách kế toán chỉ cần xem lại và in luôn, tận dụng thời gian trong công việc Những kiến nghị hoàn thiện trên có thể chỉ là những ý tởng xuất phát ban đầu trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có thể ít mang tính khả thi nhng với mong muốn công tác kế toán sẽ đợc tổ chức tốt hơn em vẫn mạnh dạn đa ra. Em mong rằng Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật sẽ quan tâm đến các giải pháp hoàn thiện đó. Kết luận Trong nền kinh tế thị trờng mở cửa của nớc ta hiện nay, việc tiêu thụ hàng hoá đã trở thành một vấn đề đóng vai trò quyết định đến sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp thơng mại nói chung, với Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng. Do vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng đã trở thành một yêu cầu quan trọng trong điều kiện hiện nay. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty, Kế toán bán hàng là một công cụ đắc lực trong việc phản ánh, giám đốc một cách chặt chẽ tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành công ty. Qua thời gian 2 tháng thực tập cuối khoá tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, với nỗ lực của bản thân cùng với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán của công ty bản chuyên đề cuối khoá với nội dung: Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã đợc hoàn thành. Thông qua chuyên đề này em muốn khái quát tình hình và đi sâu vào việc phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thơng mại nói chung và Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng để qua đó đa ra một số biện pháp nhằm nâng cao việc tổ chức công tác kế toán bán hàng, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn và kịp thời đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thời gian thực tập có hạn và trình độ của bản thân còn hạn chế cho nên chuyên đề cuối khoá của em không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để chuyên đề cuối khoá của em đợc hoàn thiện hơn. Một lần nữa qua đây em gửi tới các thầy cô trong tổ bộ môn kế toán đặc biệt giảng viên: Ths. Nguyễn Thu Hoài, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật lời cảm ơn chân thành nhất./. . về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 3.1.1 Những u điểm: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công. ch ơng 3 những biện pháp, phơng hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 3.1. Nhận