Bài giảng Sử dụng Excel trợ giúp việc xử lý thông tin kinh tế

[r]

(1)

S d ng Excel tr giúp vi c ử ụ ợ ệ S d ng Excel tr giúp vi c ử ụ ợ ệ

(2)

N i dung chínhộ N i dung chínhộ  Ơn t p Excel c b nÔn t p Excel c b nậậ ơ ảơ ả

 Cơng c phân tích d li uCơng c phân tích d li uụụ ữ ệữ ệ  Các hàm tài chínhCác hàm tài chính

(3)

Ơn t p Excel c b nậ ơ ả

(4)

N i dung chínhộ

 Các khái ni m c b n: workbook, sheet, column, row, Các khái ni m c b n: workbook, sheet, column, row, ệệ ảơ ả cell, range

cell, range

 Các ki u d li u: text, number, formula, errorCác ki u d li u: text, number, formula, errorểể ữ ệữ ệ

 Các thao tác c b n: nh p d li u, tính cơng th c, đ nh Các thao tác c b n: nh p d li u, tính cơng th c, đ nh ơ ảơ ả ậậ ữ ệữ ệ ứứ ịị d ngạ

d ngạ

 Các đ a ch ô: đ a ch tCác đ a ch ô: đ a ch tịị ỉỉ ịị ỉ ươỉ ương đ i, đ a ch tuy t đ i, đ a ng đ i, đ a ch tuy t đ i, đ a ốố ịị ỉỉ ệệ ốố ịị ch h n h p.ỉ ỗ ợ

ch h n h p.ỉ ỗ ợ

 Các hàm thông d ng:Các hàm thông d ng:ụụ

– Nhóm hàm th ng kêNhóm hàm th ng kêốố

– Nhóm hàm logicNhóm hàm logic

– Nhóm hàm tốn h cNhóm hàm tốn h cọọ

– Nhóm hàm ký tNhóm hàm ký tựự

(5)

M t s hàm m u thông d ngộ ố ẫ ụ

 Các hàm th ng kêCác hàm th ng kêốố

• Hàm SUM Tính t ng các giá tr sHàm SUM Tính t ng các giá tr sổổ ị ốị ố

SUM(number1, number2, )

Trong đó: number1, number2, … có th là các giá tr s , ể ị ố Trong đó: number1, number2, … có th là các giá tr s , ể ị ố

các đ a ch ô ho c vùng ch a s , các bi u th c s , …ị ỉ ặ ứ ố ể ứ ố các đ a ch ô ho c vùng ch a s , các bi u th c s , …ị ỉ ặ ứ ố ể ứ ố

 Chú ý: có th dùng nút Autosum đ tính t ng nhanh.ể ể ổ

• Hàm MAX – tính giá tri l n nh tHàm MAX – tính giá tri l n nh tớớ ấấ

MAX(number1, number2, )

• Hàm MIN – tìm giá tr nh nh tHàm MIN – tìm giá tr nh nh tịị ỏỏ ấấ

Min(number1, number2, )

(6)

• Hàm AVERAGE – tính giá tr trung bìnhHàm AVERAGE – tính giá tr trung bìnhịị

AVERAGE(number1, number2, )

• COUNT đ m s ô ch a giá tr sCOUNT đ m s ô ch a giá tr sếế ốố ứứ ị ốị ố

COUNT(number1, number2, )

• Hàm COUNTA đ m s ô ch a giá trHàm COUNTA đ m s ô ch a giá trếế ốố ứứ ịị

COUNTA(value1, value2, )

• Hàm SUMIF – tính t ng các ơ th a mãn đi u ki nHàm SUMIF – tính t ng các ơ th a mãn đi u ki nổổ ỏỏ ềề ệệ

SUMIF(range, criteria, sum_range) SUMIF(range, criteria, sum_range)

• Hàm COUNTIF – đ m s ơ th a mãn đi u ki nHàm COUNTIF – đ m s ô th a mãn đi u ki nếế ốố ỏỏ ềề ệệ

COUNTIF(range, criteria) COUNTIF(range, criteria)

• Hàm SUMPRODUCT tính t ng c a tích các ph n Hàm SUMPRODUCT tính t ng c a tích các ph n ổổ ủủ ầầ

t ma tr nử ậ t ma tr nử ậ

SUMPRODUCT(array1, array2, array3, …)

(7)

 Các hàm logicCác hàm logic

• Hàm IF : Hàm IF : tr l i giá tr th nh t n u bi u th c tr l i giá tr th nh t n u bi u th c ả ạả ạ ị ứị ứ ấ ếấ ế ểể ứứ logic cho giá tr TRUE ho c tr giá tr th 2 ị ặ ả ị ứ

logic cho giá tr TRUE ho c tr giá tr th 2 ị ặ ả ị ứ

n u bi u th c logic cho giá tr FALSEế ể ứ ị

IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Ví d :Ví d :ụụ

= IF(2>3, “a”, “b”) cho giá tr b= IF(2>3, “a”, “b”) cho giá tr bịị

(8)

• Hàm AND: Hàm AND: cho giá tr đúng n u t t c các cho giá tr đúng n u t t c các ịị ế ấ ảế ấ ả

đ i có giá tr TRUE, cho giá tr FALSE n u ố ị ị ế

m t ho c nhi u đ i có giá tr FALSE.ộ ặ ề ố ị

AND(logical1, logical2, ) AND(logical1, logical2, )

• Hàm OR: Hàm OR: cho giá tr TRUE n u b t k cho giá tr TRUE n u b t k ịị ếế ấấ ỳỳ

m t đ i nào có giá tr TRUE. Cho giá tr ộ ố ị ị

FALSE n u t t c các giá tr c a đ i là ế ấ ả ị ủ ố

FALSE.

OR (logical1, logical2, ) OR (logical1, logical2, )

• Hàm NOT: Hàm NOT: cho giá tr ph đ nh c a đ icho giá tr ph đ nh c a đ iịị ủ ịủ ị ủủ ốố

(9)

 Các hàm tham chi uCác hàm tham chi uếế

• Hàm VLOOKUP: Tìm m t giá tr trong c t bên Hàm VLOOKUP: Tìm m t giá tr trong c t bên ộộ ịị ộộ

trái cùng c a m t b ng tham chi u và sau đó tr ủ ộ ả ế ả

l i giá tr trên cùng hàng đó giao v i c t đạ ị ớ ộ ược

ch đ nh trong đ i c a hàmỉ ị ố ủ

Quy cách: Quy cách:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, VLOOKUP(lookup_value, table_array,

col_index_num, range_lookup) col_index_num, range_lookup)

Trong đó: Trong đó:

– Lookup_valueLookup_value là giá tr c n tìm c t đ u tiên là giá tr c n tìm c t đ u tiên ị ầị ầ ở ộở ộ ầầ

c a b ng tham chi u. Nó có th là m t giá tr , ủ ả ế ể ộ ị

m t đ a ch ô ho c m t dãy ký t ộ ị ỉ ặ ộ ự

(10)

– Table_array :Table_array : là b ng tham chi u. Nó có là b ng tham chi u. Nó có ảả ếế th là đ a ch vùng (thể ị ỉ ường đ đ a ch ể ị ỉ

th là đ a ch vùng (thể ị ỉ ường đ đ a ch ể ị ỉ

tuy t đ i) ho c tên vùng.ệ ố ặ

N u range_lookup là TRUE thì các giá tr ế ị ở

c t th nh t c a b ng tham chi u ph i ộ ứ ấ ủ ả ế ả

được đ t theo th t tăng d n.ặ ứ ự ầ

N u ế

N u ế range_lookuprange_lookup là FALSE, thì các giá tr là FALSE, thì các giá tr ịị này ch c n khác nhau ch khơng c n ph i ỉ ầ ứ ầ ả

này ch c n khác nhau ch không c n ph i ỉ ầ ứ ầ ả

s p x p.ắ ế

Các giá tr c t đ u tiên c a b ng tham ị ộ ầ ủ ả

chi u có th là text, numbers, ho c các giá ế ể ặ

tr logic. Các ch hoa và ch thị ữ ữ ường là

tương đương.

(11)

– Col_index_numCol_index_num là s th t c a c t trong b ng là s th t c a c t trong b ng ốố ứ ự ủứ ự ủ ộộ ảả

tham chi u mà t đó có th nh n đế ể ậ ược giá tr c n ị ầ tham chi u mà t đó có th nh n đế ể ậ ược giá tr c n ị ầ

tìm

Ch s c t 1 cho giá tr c t th nh t, ch s 2 ỉ ố ộ ị ộ ứ ấ ỉ ố Ch s c t 1 cho giá tr c t th nh t, ch s 2 ỉ ố ộ ị ộ ứ ấ ỉ ố

cho giá tr c t th 2, …ị ộ ứ cho giá tr c t th 2, …ị ộ ứ

N u ế

N u ế col_index_num <1 thì col_index_num <1 thì VLOOKUP cho giá tr VLOOKUP cho giá tr ịị

l i #VALUE!; n u ỗ ế

l i #VALUE!; n u ỗ ế col_index_numcol_index_num > s c t c a > s c t c a ố ộố ộ ủủ

b ng tham chi u thì VLOOKUP cho giá tr l i ả ế ị ỗ b ng tham chi u thì VLOOKUP cho giá tr l i ả ế ị ỗ

#REF!

– Range_lookupRange_lookup là giá tr logic ch đ nh cách tìm là giá tr logic ch đ nh cách tìm ịị ỉ ịỉ ị

ki m chính xác ho c g n đúng.ế ặ ầ ki m chính xác ho c g n đúng.ế ặ ầ

N u nó có giá tr TRUE ho c đế ị ặ ược b qua thì ch ỏ ỉ N u nó có giá tr TRUE ho c đế ị ặ ược b qua thì ch ỏ ỉ

đ nh cách tìm g n đúng. Nói cách khác, n u ị ầ ế đ nh cách tìm g n đúng. Nói cách khác, n u ị ầ ế

khơng tìm th y giá tr chính xác c t đ u tiên thì ấ ị ộ ầ khơng tìm th y giá tr chính xác c t đ u tiên thì ấ ị ộ ầ

nó s tham chi u theo giá tr l n nh t trong các ẽ ế ị ấ nó s tham chi u theo giá tr l n nh t trong các ẽ ế ị ấ

giá tr bé h n giá tr c n tìm.ị ị ầ giá tr bé h n giá tr c n tìm.ị ị ầ

N u nó có giá tr FALSE, thì VLOOKUP s tìm ế ị ẽ N u nó có giá tr FALSE, thì VLOOKUP s tìm ế ị ẽ

chính xác. N u không th y giá tr c n tìm thì nó ế ấ ị ầ chính xác. N u khơng th y giá tr c n tìm thì nó ế ấ ị ầ

(12)

 Các hàm ngày thángCác hàm ngày tháng

• Hàm DAY: tr l i giá tr ngày c a đ i ngày Hàm DAY: tr l i giá tr ngày c a đ i ngày ả ạả ạ ịị ủủ ốố

tháng

DAY(Serial_number) DAY(Serial_number)

• Hàm Month: tr l i giá tr tháng c a đ i ngày Hàm Month: tr l i giá tr tháng c a đ i ngày ả ạả ạ ịị ủủ ốố

tháng

MONTH(Serial_number) MONTH(Serial_number)

• Hàm YEAR: tr l i giá tr năm c a đ i ngày Hàm YEAR: tr l i giá tr năm c a đ i ngày ả ạả ạ ịị ủủ ốố tháng.

tháng.

YEAR(Serial_number) YEAR(Serial_number)

• Hàm Today: tr l i giá tr ngày tháng hi n th iHàm Today: tr l i giá tr ngày tháng hi n th iả ạả ạ ịị ệệ ờờ

(13)

 Các hàm ký tCác hàm ký tựự

• Hàm LEFT: tr l i n ký t k t trái sang Hàm LEFT: tr l i n ký t k t trái sang ả ạả ạ ự ể ừự ể ừ ph i c a chu i ký tả ủ ỗ ự

ph i c a chu i ký tả ủ ỗ ự

LEFT(Text, num_chars LEFT(Text, num_chars) )

• Hàm RIGHT: tr l i n ký t k t ph i sang Hàm RIGHT: tr l i n ký t k t ph i sang ả ạả ạ ự ể ừự ể ừ ảả

trái c a chu i ký tủ ỗ ự

RIGHT(Text, num_chars RIGHT(Text, num_chars))

• Hàm TRIM: c t các ký t tr ng th a trong Hàm TRIM: c t các ký t tr ng th a trong ắắ ự ốự ố ừừ

chu i ký tỗ ự

(14)

• Hàm UPPER: bi n chu i ký t thành ch Hàm UPPER: bi n chu i ký t thành ch ếế ỗỗ ựự ữữ

in hoa

UPPER(text) UPPER(text)

• Hàm LOWER: bi n chu i ký t thành ch Hàm LOWER: bi n chu i ký t thành ch ếế ỗỗ ựự ữữ

thường

LOWER(text) LOWER(text)

• Hàm PROPER: bi n ch đ u t thành ch Hàm PROPER: bi n ch đ u t thành ch ếế ữ ầ ừữ ầ ừ ữữ

in hoa

(15)

Phân tích d li uữ ệ

(16)

M t s công c c b nộ ố ụ ả

 Th ng kê mô tTh ng kê mô tốố ảả

 Phân tích tPhân tích tươương quanng quan  Phân tích h i quyPhân tích h i quyồồ

 L p b ng tính t n su tL p b ng tính t n su tậậ ảả ầầ ấấ  D báoD báoựự

(17)

Th ng kê mô tố ả

 Công c th ng kê mô t cho phép t o Công c th ng kê mô t cho phép t o ụụ ốố ảả ạạ m t báo cáo bao g m nh ng ch s ộ ồ ữ ỉ ố m t báo cáo bao g m nh ng ch s ộ ồ ữ ỉ ố

th ng kê chung nh t c a dãy d li u ố ấ ủ ữ ệ th ng kê chung nh t c a dãy d li u ố ấ ủ ữ ệ

(18)

Các bước

 Th c hi n Th c hi n ựự ệệ Tool > Data AnalysisTool > Data Analysis, xu t hi n h p h i tho i , xu t hi n h p h i tho i ấấ ệệ ộộ ộộ ạạ Data Analysis

Data Analysis

 Ch n Ch n ọọ Descriptive StatisticDescriptive Statistic và kích OK. và kích OK

 Trong h p h i tho i Descriptive Statistic ch n:Trong h p h i tho i Descriptive Statistic ch n:ộộ ộộ ạạ ọọ

– Input Range:Input Range: ch n vùng d li u c n bi t các ch s th ng kê ch n vùng d li u c n bi t các ch s th ng kêọọ ữ ệữ ệ ầầ ếế ỉ ố ốỉ ố ố

– Group byGroup by: Row – n u dãy d li u đ: Row – n u dãy d li u đếế ữ ệữ ệ ượ ổượ ổc t ch c theo hàng, Column c t ch c theo hàng, Column ứứ

– n u dãy d li u đế ữ ệ ượ ổc t ch c theo c tứ ộ

– Ch n Ch n ọọ Label in First columnLabel in First column ( (First rowFirst row) n u trong vùng d li u ch n ) n u trong vùng d li u ch n ếế ữ ệữ ệ ọọ

có ch a c tiêu đứ ả ề

– Output RangeOutput Range: ch n m t ô làm đ a ch trái trên c a vùng xu t d : ch n m t ô làm đ a ch trái trên c a vùng xu t d ọọ ộộ ịị ỉỉ ủủ ấ ữấ ữ

li uệ

– Ch n Ch n ọọ Summary StatisticSummary Statistic

– Ch n OK.Ch n OK.ọọ

(19)

Xác đ nh h s tị ệ ố ương quan

 Th c hi n Th c hi n ựự ệệ Tools > Data AnalysisTools > Data Analysis, xu t hi n , xu t hi n ấấ ệệ

h p h i tho i Data Analysisộ ộ ạ

 Ch n Ch n ọọ Correlation Correlation và kích OK.và kích OK.

 Trong h p h i tho i Correlation ch n:Trong h p h i tho i Correlation ch n:ộộ ộộ ạạ ọọ

– Input RangeInput Range: đ a ch các dãy d li u c n xác đ nh h : đ a ch các dãy d li u c n xác đ nh h ịị ỉỉ ữ ệữ ệ ầầ ịị ệệ

s tố ương quan

– Group byGroup by: Rows ho c Columns: Rows ho c Columnsặặ

– Ch n Ch n ọọ Label in First column/rowLabel in First column/row –n u trong vùng d li u –n u trong vùng d li u ếế ữ ệữ ệ

ch n có ch a các tiêu đọ ứ ề ch n có ch a các tiêu đọ ứ ề

– Output RangeOutput Range: ch n đ a ch ô trái trên c a vùng k t : ch n đ a ch ô trái trên c a vùng k t ọọ ịị ỉỉ ủủ ếế

quả

(20)

Phân tích h i quyồ

 Nh p b ng d li u theo d ng c t Nh p b ng d li u theo d ng c t ậậ ảả ữ ệữ ệ ạạ ộộ

 Th c hi n Th c hi n ựự ệệ Tools > Data AnalysisTools > Data Analysis, xu t hi n h p h i , xu t hi n h p h i ấấ ệệ ộộ ộộ tho i Data Analysisạ

tho i Data Analysisạ

 Ch n Ch n ọọ RegressionRegression và kích OK. và kích OK

 Trong h p h i tho i Regression ch n:Trong h p h i tho i Regression ch n:ộộ ộộ ạạ ọọ

– Input Y RangeInput Y Range: đ a ch c a vùng d li u ch hàm s: đ a ch c a vùng d li u ch hàm sịị ỉ ủỉ ủ ữ ệữ ệ ỉỉ ốố

– Input X RangeInput X Range: đ a ch c a vùng d li u ch đ i s: đ a ch c a vùng d li u ch đ i sịị ỉ ủỉ ủ ữ ệữ ệ ỉ ố ốỉ ố ố

– Ch n Ch n ọọ Label Label n u trong vùng d li u ch a các tiêu đn u trong vùng d li u ch a các tiêu đếế ữ ệữ ệ ứứ ềề

– Output RangeOutput Range: ch n đ a ch ô trái trên c a vùng k t qu: ch n đ a ch ô trái trên c a vùng k t quọọ ịị ỉỉ ủủ ếế ảả

– Ch n OK.Ch n OK.ọọ

 Trong b ng SUMMARY OUTPUT, chú ý giá tr c a hai Trong b ng SUMMARY OUTPUT, chú ý giá tr c a hai ảả ị ủị ủ h s a và b đ có th vi t đệ ố ể ể ế ược phương trình h i quy ồ h s a và b đ có th vi t đệ ố ể ể ế ược phương trình h i quy ồ

có d ng ạ