Đang tải... (xem toàn văn)
Để làm việc hiệu quả, nhóm cũng cần xây dựng các nguyên tắc làm việc, tạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp cận và thực hiện các nhiệm vụ, đồng thời, cũng xác định trách nhiệm của mỗi [r]
(1)Chuyên đề 13
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1 KHÁI NIỆM
1.1 Khái niệm
Trong giai đoạn nay, xu hướng làm việc nhóm khuyến khích hầu hết lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể sáng suốt trí tuệ cá nhân” Người ta coi nhóm làm việc nhân tố tạo nên hiệu vốn nhân lực tổ chức Nhưng làm để có kỹ làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả cá nhân phối hợp hoạt động phương diện? Đó vấn đề đặt chuyên đề
Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm tập hợp thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ bổ sung cho nhau, có chia sẻ mối quan tâm mục đích chung
1.2 Các hình thức nhóm
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm thức nhóm khơng thức:
+ Nhóm thức nhóm có tổ chức ổn định, có chức nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp người chung chun mơn có chun mơn gần gũi nhau, tồn thời gian dài
+ Nhóm khơng thức thường hình thành theo yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, tập hợp người có chun mơn khơng giống nhiều lĩnh vực khác Nhóm khơng thức có nhiệm vụ giải nhanh vấn đề thời gian ngắn
Đa số tổ chức xuất nhóm thức nhóm khơng thức
2 Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHĨM 2.1 Phân cơng cơng việc
(2)2.2 Quản lý kiểm sốt cơng việc
Làm việc nhóm để tăng cường quản lý kiểm sốt cơng việc, vai trị trách nhiệm nhóm khiến thành viên nhóm phải có xem xét tồn diện cơng việc giao Đối với cơng việc địi hỏi phải có định rõ ràng, làm việc nhóm giúp giải vấn đề cách tối ưu nhất, từ giúp tổ chức có định tốt Trong nhóm, hoạt động thành viên kiểm soát quy chế làm việc nhóm thống Với tư cách cá nhân làm việc nhóm, thành viên chịu quản lý người phụ trách nhóm, điều chỉnh hành vi giao tiếp, giải vấn đề theo khn khổ quy chế đề Cơng việc, vậy, được tiến hành trôi chảy đồng bộ, có phối hợp nhịp nhàng
2.3 Giải vấn đề định
Làm việc nhóm dịp để cá nhân đóng góp ý tưởng với phát kiến Những vấn đề cá nhân giải có tham gia đề xuất ý kiến, giải pháp nhóm Từ ý kiến, quan điểm giải pháp khác nhau, thơng qua hoạt động nhóm thống nội dung, vấn đề mối, tránh chủ quan, độc đoán Quyết định cuối nhóm khơng thành viên thành làm việc nhóm
2.4 Thu thập thông tin ý tưởng
Làm việc nhóm q trình thu nạp thông tin ý tưởng hiệu Mỗi thành viên q trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến tức cung cấp thơng tin liên quan đến vấn đề cần giải thông tin chia sẻ làm bổ sung làm phong phú nguồn tư liệu cần thiết phục vụ cho nội dung vấn đề nhóm cần giải Cũng q trình làm viêc nhóm, ý tưởng khác đề xuất, tạo nên đa dạng việc kiếm tìm giải pháp cho vấn đề cần giải Nhờ nhóm có hội lựa chọn nhiều cho định cuối
2.5 Xử lý thông tin
Thực chất việc xử lý thông tin sở nguồn liệu, liệu cung cấp, nhóm phải lựa chọn thơng tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đề nhóm cần giải Việc xử lý thông tin tập thể nhóm định với nhìn đa chiều, đa diện đảm bảo tính khách quan Nguồn thơng tin ý tưởng đa dạng đòi hỏi việc xử lý thơng tin phải nhanh chóng chuẩn xác Sự tham gia thành viên nhóm thực chất hướng tới tiêu chí
2.6 Phối hợp, tăng cường tham gia cam kết
(3)chung nhóm Giữa thành viên có ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ giải vấn đề Nhóm phối hợp tốt nhóm mà thành viên tuân thủ theo cam kết thơng qua trước nhóm, khơng có quan điểm cá nhân định cuối nhóm
2.7 Đàm phán giải xung đột
Làm việc nhóm tăng cường mối quan hệ giao tiếp Mọi ý kiến cá nhân đưa xem xét quan điểm nhóm, vậy, ý kiến phải tìm kiếm đồng thuận thành viên nhóm Để thuyết phục thành viên khác, ý kiến, giải pháp đưa phải dựa thương thuyết với luận điểm, luận luận chứng xác đáng Nhờ kỹ đàm phán phát huy Mặt khác trường hợp quan điểm trái chiều xuất nhóm điều tiết thống cuối nhóm, tránh nảy sinh xung đột, xung đột cá nhân xảy 2.8 Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội tăng cường ý thức thân mối quan hệ với người khác
Làm việc nhóm đáp ứng nhu cầu quan hệ xã hội Q trình làm việc nhóm trình kết nối, tìm hiểu thành viên nhóm, đồng thời trình tự ý thức thân người mối tương quan với thành viên khác nhóm Mỗi thành viên nhóm có hội bộc lộ lực, trình độ, chí cá tính mình, đồng thời có nhìn nhận, đánh giá biểu người khác nhóm, từ điều chỉnh hành vi, ngơn ngữ, chí tính cách cho phù hợp với tập thể nhóm,
2.9 Nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể
Thơng qua nhóm, cá nhân có hội tự điều chỉnh phương diện giao tiếp, khả phối hợp kiến thức, nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể Thế mạnh khả trình độ phát huy, bên cạnh điểm yếu cá nhân khắc phục
2.10 Chia sẻ, thông cảm tạo nên thành lao động cụ thể
Nhóm nơi chia sẻ, thơng cảm tìm cộng hưởng tạo nên thành lao động cụ thể Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên hoạt động tổ chức linh hoạt điều kiện khác nhau, kể bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ nắm bắt hội giảm thiểu nhiều nguy nguy Ý thức trách nhiệm cá nhân nhóm, thành cơng việc nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân tạo nên đồng cảm thành viên nhóm Các thành viên có chung niềm vui, nỗi buồn học quý giá sau làm việc nhóm
(4)3.1 Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu
- Nhóm làm việc hiệu nhóm có đồng thuận cao nhóm Mỗi thành viên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân nguyên tắc làm việc;
- Các thành viên nhóm có chuyên môn phù hợp với nội dung yêu cầu làm việc nhóm;
- Kết cuối nhóm thỏa mãn mục tiêu cơng việc, tiến độ, chi phí tiết kiệm nhất;
- Kết thúc chương trình làm việc, thành viên thu nhận nhiều giá trị tích cực từ tham gia hoạt động nhóm
Dựa yêu cầu công việc cụ thể với điều kiện khác hình thành tiêu chí khác Trong phạm vi chuyên đề giới thiệu số tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu sau:
- Cụ thể hóa tiêu chí đánh giá hiệu nhóm sở cam kết làm việc hiệu thành viên, người chủ thể nhóm Các thành viên chủ động hồn thành nhiệm vụ nhóm, chủ động đưa ý kiến định;
- Mọi vấn đề kết luận cuối có thỏa thuận thơng qua trí biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân Trường hợp có xung đột phải giải dựa trí đa số thành viên Xung đột sáng tạo đảm bảo lành mạnh Xung đột thúc đẩy sáng tạo Xung đột phải kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực;
- Mọi định chiến lược hành động không bị chi phối cá nhân Nhóm hiệu nhóm ln tạo tiền đề cho sáng tạo thành cao; - Giao tiếp nhóm hiệu phải nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm cách cư xử thành viên giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến hành động Chấp nhận ý kiến tiêu cực tích cực Sẵn sàng cộng tác dựa nỗ lực chung chia sẻ thông tin;
- Nhóm hiệu ln có chia sẻ quyền lực Các thành viên nhận thức vai trị mình, có cảm giác người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên định thực thi định Nhờ kích thích phát triển lực, cá nhân sở thích;
(5)3.2 Các giai đoạn tiếp cận chuẩn bị làm việc nhóm
3.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị điều kiện, nguồn lực cần thiết cho việc thực làm việc nhóm Kết làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp vào giai đoạn lập kế hoạch Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng Đây việc quan trọng vai trò điều tiết trưởng nhóm Trong thực tế tổ chức xây dựng nhóm thức, ổn định, trưởng nhóm định Nhưng nhiều nhóm bầu trực tiếp trưởng nhóm
Nhóm làm việc phải sở hướng tới mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu Mục tiêu phải có định lượng để đánh giá Mục tiêu đạt khả của nhóm, phù hợp với thực tế khơng viển vơng Phải có thời hạn để đạt mục tiêu Lập kế hoạch việc cụ thể hóa mục tiêu nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến hành, u cầu cơng việc… Có thể gợi ý bảng xây dựng kế hoạch công việc giai đoạn sau:
STT Tên việc Nhân lực Phương pháp làm việc
Phương tiện thực
Thời gian thực
Yêu cầu cần đạt
2
3.2.2 Giai đoạn thực
Để thực làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để thành viên nhóm hiểu Dưới điều hành trưởng nhóm, thành viên nhóm chủ động tiếp cận, làm quen với Có thể đặt câu hỏi, nghe giới thiệu trực tiếp Càng nắm bắt nhiều thông tin nhau, thơng tin liên quan đến hoạt động nhóm giúp thành viên hiểu hơn, từ phối hợp làm việc tốt Nâng cao hiệu làm việc nhóm Tiếp thành viên thể thân, khả đóng góp cơng việc nhóm Để làm việc hiệu quả, nhóm cần xây dựng nguyên tắc làm việc, tạo đồng thuận chung tiếp cận thực nhiệm vụ, đồng thời, xác định trách nhiệm thành viên kết chung Kết làm việc nhóm đảm bảo thơng qua hoạt động chung hoạt động thành viên nhóm Trước nhiệm vụ giao, trưởng nhóm thành viên nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu đóng góp ý kiến Sau có thống phương án thực hiện, thành viên hóm phân cơng, thảo luận cơng việc cho phù hợp khả người dựa chun mơn họ Nhóm thảo luận đề kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính hồn thành chuẩn bị cho hoạt động
(6)cũng đòi hỏi cần có giám sát, đánh giá định kỳ, đột xuất để đảm bảo công việc thực tiến độ mục tiêu Nhóm cần động viên, khích lệ cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại vướng mắc cách trực diện, bảo đảm thành viên hiểu phối hợp hiệu suốt tiến trình thực cơng việc
Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn phần việc thành viên, bảo đảm cơng việc thực lịch trình có kết Sau kết thúc nhiệm vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, khen thưởng quy trách nhiệm thành viên
4 CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHĨM
Nhóm làm việc hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài)
4.1 Yếu tố nội
Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ hợp tác thành viên nhóm, tuân thủ quy chế làm việc nhóm thành viên, khả điều hành trưởng nhóm, mục tiêu nhóm, điểm mạnh điểm yếu nhóm…
4.2 Yếu tố ngoại
Bao gồm bối cảnh làm việc, mơi trường điều kiện làm việc, quy mơ nhóm, đánh giá tổ chức kết làm việc nhóm, thuận lợi khó khăn từ yếu tố khách quan công việc nhóm (xem sơ đồ)
5 CÁC YẾU TỐ CẢN TRỞ HIỆU QUẢ QUẢ LÀM VIỆC NHÓM Để nhóm
hiệu Yếu tố
nội
Năng lực thành viên
Sự hợp tác thành viên
Yếu tố ngoại
Bối cảnh làm việc
Quy mơ nhóm
Đánh giá tổ chức Mục tiêu
(7)Có nhiều yếu tố rào cản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu cơng việc Có thể kể số yếu tố sau:
5.1 Yếu tố tâm lý thành viên nhóm (xem mơ hình)
SỰ DO DỰ SỰ
TỪ CHỐI
SỰ THAY ĐỔI
Đây mơ hình thể trạng thái khác thành viên bắt đầu hình thành nhóm Theo có biểu sau:
- Sự thỏa mãn: Những thành viên có thỏa mãn thường có biểu hiện:
+ Tự ý thức cao thân;
+ Cho ý kiến đưa đúng; + Khơng để ý đến ý kiến người khác - Sự từ chối: Biểu người là: + Ngại đưa ý kiến;
+ Ngại giao tiếp;
+ Tự ti mặc cảm thân
- Sự dự với biểu cụ thể:
+ Dễ bị chi phối ngoại cảnh;
+ Hồi nghi ý kiến người khác; + Quá thận trọng trước ý kiến khác;
+ Thiếu dứt khoát lựa chọn định, thường phải có tác động mạnh
- Sự thay đổi: Là người có biểu sau:
+ Quyết đốn với quan điểm nhóm đồng thuận;
+ Nhận thiếu sót quan điểm chấp nhận thay đổi; + Thích tiếp cận
SỰ THỎA MÃN