THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCHTOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨUTẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀNỘI

404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCHTOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨUTẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀNỘI I- Khái quát về Công ty Xuất Nhập Khẩu Máy Hà Nội: 1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty XNK Máy Hà Nội – tên giao dịch là Machino-Import Hà Nội-có tiền thân là các phòng kinh doanh từ văn phòng Tổng công ty Máy và Phụ tùng( trước đây là Tổng công ty XNK Máy ) đặt tại Hà Nội từ năm 1956, làm nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị máy móc. Từ năm 1997, theo quyết định số 1390 QĐ/ TM / TC Bộ Thương Mại về việc thành lập Công số 8 phố Tràng Thi, quận Hoàn Kiếm,Hà Nội. Công ty hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước và sự chỉ đạo của Tổng công ty Máy và Phụ tùng- Bộ Thương mại . Là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có đầy đủ các quyền và nghĩa vụ theo luật định. Công ty hoạt động theo Luật Công ty, tổ chức hạch toán độc lập và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn mà Công ty quản lý và thực hiện trực tiếp các khoản thu nộp ngân sách Nhà nước. Sự phát triển của Công ty gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước qua các thời kỳ trước và sau khi đổi mới. Trước những năm 1990, Công ty XNK Máy Hà Nội được Nhà nước giao độc quyền kinh doanh XNK thiết bị , máy móc, phương tiện vận tải, máy bay, tầu thuỷ, tầu hoả và phụ tùng của chúng kèm theo, trang thiết bị y tế . theo kế hoạch nhập khẩu hàng năm của Nhà nước phục vụ nền kinh tế quốc dân. Sau năm 1990, theo cơ chế kinh doanh mới Công ty XNK Máy Hà Nội vẫn duy trì quan hệ với nhiều Tập đoàn, Hãng và Công ty lớn trên thế giới và nhập khẩu trang thiết bị, máy móc đảm bảo chất lượng, uy tín trên thị trường. Năng động trong kinh doanh, Công ty XNK Máy Hà Nội đã tìm cách để phát huy được các thế mạnh của công ty trong hoạt động XNK- hoạt động chính của Công ty- mở rộng mặt hàng và thị trường XNK, có mối quan hệ với 130 nước trên thế giới và với hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước, đẩy mạnh kim ngạch XNK, không ngừng cải tiến và tự hoàn thiện về mọi mặt nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh XNK, thu lợi nhuận cao đồng thời tăng mức đóng góp vào ngân sách Nhà nước. Công ty mới thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ 19/12/1997,nhưng có thể khái quát tình hình của Công ty trong giai đoạn hiện nay như sau : - Về nhân lực: Tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty là 128 người, tuổi bình quân cao: gần 50 tuổi, nữ chiếm dưới 65% lại bị ảnh hưởng tư tưởng 1 1 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh bao cấp cũ, ít năng động , trình độ đại học chiếm dưới 65% nhưng chỉ có khoảng 30% số người kiếm được việc làm . Tuy vậy, toàn bộ cán bộ trong Công ty rất cố gắng bám sát thị trường, đi thực tế các tỉnh xa, liên hệ tìm các nguồn hàng, tìm các đối tác nên Công ty kinh doanh vẫn hiệu quả . - Về vốn: Công ty hoạt động với tổng số vốn kinh doanh thấp ( Vốn lưu động ngân sách cấp ít, cuối năm mới được cấp đầy đủ nhưng lại bằng hiện vật; Vốn cố định bổ sung chủ yếu là nhà cửa, đã xây dựng lâu, chưa khai thác sử dụng được). Công ty chỉ có 5.6 tỷ đồng bao gồm cả vốn lưu động và vốn cố định, vốn bình quân đầu người ít nhất Tổng công ty khoảng 40 triệu đồng/người, trong khi vốn bình của Tổng công ty gần 100 triệu đồng/người, có đơn vị vốn bình quân lên tới 200-300 triệu đồng/người. - Về kinh doanh: Thế mạnh của Công ty là nhập khẩu uỷ thác, nhưng do chính sách về thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng nên nhiều chủ đầu tư muốn tự làm thẳng không muốn uỷ thác qua Công ty, việc ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu giảm mạnh, xuất khẩu chưa tìm được nguồn hàng và thị trường, mua bán trong nước gặp nhiều khó khăn. 2 - Chức năng và nhiêm vụ của Công ty: Công ty XNK máy Hà Nội có các chức năng và nhiệm vụ: Kinh doanh XNK, kinh doanh trong nước , đại lý và tổ chức sản xuất, gia công, lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa, đóng mới các thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải, dây chuyền sản xuất, thiết bị toàn bộ, phụ tùng các loại, nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng công nghiệp tiêu dùng; thực hiện các dịch vụ: Thương mại, vận tải, tư vấn, cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng và các dịch vụ khác nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ để phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh. Những ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay: - Kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất gia công, lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận tải, dây truyền sản xuất, thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, phụ tùng, trang thiết bị y tế, nguyên vật liệu, hàng công nghiệp tiêu dùng, chế biến nông lâm hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc . - Kinh doanh đại lý - Thực hiện các dịch vụ thương mại, tư vấn, giao nhận vận chuyển, chuyển tải, tạm nhập tái xuất - Cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng - Kinh doanh cửa hàng ăn uống - Các dịch vụ khác 3- Cơ cấu thị trường và cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty Xuất Nhập Khẩu Máy Hà Nội: Trong quá trình phát triển, Công ty đã có quan hệ buôn bán với các bạn hàng ở năm châu lục. Thị trường nhập khẩu của công ty ngày một mở rộng hơn, từ chỗ chủ 2 2 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh yếu tập trung ở Liên Xô cũ và các nước Đông Âu nay đã được mở rộng sang các thị trường khác như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Pháp Hà Lan .Những năm trước 1990, thị trường NK lớn nhất của Công ty là Liên Xô và Đông Âu, sau năm 1991, Liên Xô và các nước XHCN Đông Âu sụp đổ, hoạt động kinh doanh NK với các thị trường này gặp nhiều khó khăn, do vậy Công ty đã tăng cường tìm kiếm bạn hàng bằng cách tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế và khu vực, tích cực nghiên cứu những mẫu mã mới để đa dạng hoá mẫu mã, nghiên cứu các thị trường mua bán hàng như Nhật, Pháp, Hàn Quốc, Singapo .Từ năm 1996 đến nay, Công ty đã có những bước đổi mới thực sự trong thị trường kinh doanh NK, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới theo hướng hội nhập, thị trường NK của Công ty đã được mở rộng rất nhiều, chủ yếu là Nhật, Đức, Pháp ,Đài Loan ,Trung Quốc, Singapo, . và bước đầu đã có những quan hệ với thị trường Hoa Kỳ, một thị trường đầy tiềm năng sau khi Mỹ xoá bỏ cấm vận và ký kết hiệp định thương mại với Việt Nam. Biểu 1: Cơ cấu thị trường NK của công ty XNK Máy Hà Nội Thị trường Chỉ tiêu Châu Á (Nhật , Hàn ) Châu Âu (Đức,Pháp ) Châu Úc Châu Mỹ 1 . Thiết bị Y tế 86 % 14 % 2 . Máy móc thiết bị 9.85 % 90 % 0.15 % 3 . Hoá chất 98 % 2 % 4 . Hàng khác 91 % 6 % 3 % Không chỉ đối với thị trường kinh doanh, Công ty đã đổi mới cả về phương thức nhập khẩu, kết hợp nhập khẩu trực tiếp với nhập khẩu uỷ thác, kinh doanh dịch vụ . đẩy mạnh kim ngạch nhập khẩu. Phương hướng kinh doanh chủ yếu của Công ty là nhập khẩu uỷ thác, phát triển tăng mặt hàng xuất khẩu, giải quyết được nhiều công việc cho công nhân viên, thu được lợi nhuận nhanh, mở ra các dự án sản xuất và có hướng liên doanh liên kết. Trên cơ sở phương hướng đề ra , Công ty đã không ngừng thay đổi cơ cấu mặt hàng theo hướng đa dạng hoá để đáp ứng một cách tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty chủ yếu thực hiện nhập khẩu một số mặt hàng truyền thống như thiết bị cấp thoát nước, tàu nạo vét, dây truyền sản xuất bánh, xe chữa cháy . và một số mặt hàng mới như dây chuyền sản xuất thùng phuy, thiết bị lò nung, thiết bị tạo hình sứ, dây truyền gỗ ghép thanh, vật tư y tế thiết bị công trình, nhưng hoạt động xuất khẩu (chủ yếu thực hiện xuất khẩu kinh doanh) với hiệu quả chưa cao, các mặt hàng thực hiện được không phong phú, đa dạng, mới chỉ thực hiện xuất khẩu một số mặt hàng như đá xây dựng, hộp sơn mài . 3 3 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh Hơn nữa, để hoàn thành kế hoạch và phương hướng đề ra, Công ty XNK Máy Hà Nội không chỉ đổi mới về phương thức XNK, cơ cấu mặt hàng, mà còn có sự đầu tư trang bị kỹ thuật, thay đổi lại cách quản lý cho phù hợp, đa dạng hoá phương thức kinh doanh, nâng cao trình độ quản lý về thương mại quốc tế. Do vậy , hoạt động kinh doanh của Công ty đã và đang có những bước đi vững chắc. Nhìn chung trong năm gần đây(1999) Công ty đã kinh doanh có lãi và đóng góp đầy đủ vào ngân sách Nhà nước. Quyền lợi của cán bộ công nhân viên được đảm bảo, mức thu nhập bình quân hàng năm hiện nay là 952.000/người/tháng. Một số chỉ tiêu cơ bản mà Công ty đã đạt được phản ánh trên báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh từ 1998 đến năm 2000: Biểu 2: Tình hình sản xuất kinh doanh từ 1998 đến năm 2000 CHỈ TIÊU ĐV tính 1998 1999 2000 I.Các khoản nộp ngân sách tr.d 961 24775 6830 1. Thuế GTGT 319 6572 4101 2. Thuế XNK 424 18092 2615 3. Thuế thu nhập DN 86 17 17 4. Thuế sử dụng vốn 26 36 37 5. Các khoản nộp khác 34 58 60 II . Xuất khẩu 1000$ 1.Xuất khẩu kinh doanh 20 20 22.5 III. Nhập khẩu 1000$ Tổng kim ngạch NK trực tiếp 25700 26160 26053 - NK kinh doanh 1700 2060 2333 - NK hàng uỷ thác 24000 24100 23720 IV . Tổng doanh thu tr.đ 40184 31060 45201 - Bán hàng thị trường nội địa 37927 25760 39684 - Dthu từ hàng XK( quy VNĐ) 0 0 5203 - Doanh thu dịch vụ 2257 5300 314 V. Lợi nhuận thực hiện tr.đ 19100 23400 44500 VI. Các chỉ tiêu quản lý lao động tiền lương 1. Tổng quỹ lương tr.đ 1050 1462 2. Thu nhập bình quân/người ngd/ng 735 952 4 - Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Công ty: Với quy mô và đặc điểm của Công ty nên việc tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý được thực hiện theo mô hình quản lý tập trung. GIÁM ĐỐC 4 4 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH BAN ĐẠI DIỆN CỬA HÀNG TRUNG TÂM KHO Sơ đồ 1: Bộ máy Tổ chức của Công ty XNK máy Hà Nội Bộ máy lãnh đạo của Công ty gồm: - Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, có quyền điều hành cao nhất Công ty, tổ chức chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty theo đúng chính sách, chế độ và pháp luật của Nhà nước. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, đồng thời đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. - Các phó giám đốc theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc, có nghĩa vụ giúp việc cho giám đốc và có trách nhiệm hoàn thành tốt các công việc được giao, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt, đồng thời có quyền đối với các phòng ban trong phạm vi giới hạn của mình. - Phòng tổ chức: Tham mưu cho giám đốc Công ty về công tác tổ chức cán bộ, lao động, tính lương, đào tạo, quản lý mạng lưới công tác thanh tra, bảo vệ, khen thưởng- kỷ luật. - Phòng kế toán: Có trách nhiệm tham mưu và giúp giám đốc quản lý toàn bộ vốn của Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nước. Kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu của Công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong kinh doanh, đồng thời phối hợp chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị kinh doanh thực hiện có hiệu quả công việc kinh doanh theo đúng chế độ của Nhà nước. - Phòng kinh doanh ( gồm 6 phòng): có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của Công ty, thực hiện nhiệm vụ mà Công ty giao cho là tổ chức xuất nhập khẩu. 5 5 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh - Ban đại diện của Công ty tại Hải Phòng không có tư cách pháp nhân, là đại diện cho công ty kí kết hợp đồng và thực hiện các dịch vụ giao nhận, vận chuyển các mặt hàng kinh doanh của Công ty tại Hải Phòng. - Cửa hàng ( gồm 2 cửa hàng): có nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các mặt hàng được Công ty giao. - Trung tâm kho: có nhiệm vụ quản lý và bảo quản kho khi có phiếu nhập, xuất hàng hoặc lệnh của Công ty thì trung tâm kho thực hiện. 5 - Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty: Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Công ty thực hiện công tác tài chính kế toán của Công ty, để thực hiện được các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN THANH TOÁN NGOẠI TỆ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty XNK máy Hà Nội Phòng kế toán của Công ty gồm 7 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý: + Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ công tác tài chính- kế toán của Công ty, tình hình hoạt động của phòng. - Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán của Công ty phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty, đúng pháp lệnh của Nhà nước về kế toán, thống kê. - Hướng dẫn, chỉ đạo việc mở các loại sổ sách kế toán, ghi chép, tính toán và phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản, quá trình vận động của tài sản, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. - Lập và theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty, trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến vốn sản xuất kinh doanh, các khoản nộp ngân sách, các khoản tín dụng, các hợp đồng kinh tế, các mối quan hệ làm việc với các phòng 6 6 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh ban trong Công ty, mối quan hệ với các cơ quan tài chính Nhà nước, ngân hàng, khách hàng . - Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về công tác kiểm kê, công tác báo cáo tài chính kế toán, thống kê và quyết toán của Công ty, công tác kiểm tra kế toán trong Công ty và việc chấp hành các chính sách đối với người lao động, các chế độ, thể lệ về tài chính, kế toán trong Công ty. - Chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ, bảo quản các tài liệu kế toán,thường đào tạo, bồi dưỡng thêm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán đáp ứng được nhiệm vụ của Công ty giao. - Căn cứ tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực tế công tác quản lý tài chính kế toán, tình hình chấp hành chế độ, chính sách về tài chính mà thường xuyên phân tích, đánh giá và có những ý kiến đề xuất với giám đốc Công ty nhằm ngày càng quản lý tốt hơn, đảm bảo cho kế hoạch kinh doanh của Công ty được thực hiện tốt và ngày càng có hiệu quả. - Ký duyệt kiểm tra trên tất cả các chứng từ kế toán, thống kê, các báo cáo tài chính kế toán thống kê trong nội bộ công ty cũng như với các cơ quan cấp trên, cơ quan Nhà nước theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê. + Phó phòng: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về các phần việc được phân công. - Theo dõi, kiểm tra các chứng từ thanh toán, chi tiêu nội bộ của các phòng ban trong Công ty, ký duyệt các chi tiêu nội bộ trong phạm vi được uỷ quyền. Các trường hợp đặc biệt khác phải có sự trao đổi thống nhất với trưởng phòng. - Theo dõi, kiểm tra và giải quyết các phần việc của trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, điều hành hoạt động của phòng khi trưởng phòng vắng mặt bàn giao lại. - Phụ trách công tác nội bộ của phòng. - Lưu trữ các tài liệu thuộc phần việc được phân công. + Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, hợp đồng sản phẩm, hàng hoá đảm bảo chính xác, hợp lý. - Kế toán tài sản cố định và tính toán, phân bổ khấu hao. - Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán tổng hợp. - Kiểm tra thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộc phần công việc được phân công. - Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng. 7 7 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh - Kế toán theo dõi nhập, xuất hàng hóa, tiêu thụ, kiểm tra các loại chứng từ liên quan tới hàng hoá, ghi chép và theo dõi hàng hoá. Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả người bán. + Kế toán thanh toán ngân hàng: - Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạm ứng, các khoản chi phí. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết. lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc các phần việc trên. - Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Công ty với các ngân hàng. Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mượn khác. + Kế toán thanh toán ngoại tệ: Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Công ty, thường xuyên giao dịch với ngân hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc được phân công, đảm bảo thực hiện nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết. - Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽ thực hiện. - Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ, ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng. + Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: - Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lương của công ty, lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, ghi sổ lương, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lương toàn Công ty. - Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lương, BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT. - Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lương, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiền lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng . - Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lương và BHXH. + Thủ quỹ: - Thu và chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu chi đã được duyệt. - Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán lưu giữ. - Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng. 8 8 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh - Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ. - Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn. - Lưu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc được phân công. 6 – Hệ thống các tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty : Là một doanh ngiệp kinh doanh XNK trực thuộc Tổng công ty Máy và Phụ tùng thuộc Bộ thương mại, tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng theo nhiều phương thức khác nhau trên nhiều thị trường, lại có những đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc nên Công ty XNK Máy Hà Nội đã cố gắng tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp thực tế của Công ty và theo đúng chế độ, chính sách, qui định hiện hành của Nhà nước. Công ty luôn chú trọng nghiên cứu và đổi mới để phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty và hạch toán kế toán đã trở thành nhân tố quan trọng trong việc thực hiện tốt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản của doanh, giúp doanh hoạt động có hiệu quả, đóng góp vào quá trình phát triển chung của nền kinh tế. 6.1- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho hoạt động lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu: Là một công ty kinh doanh hàng hóa và NK với quy mô vừa, các hình thức mua và bán hàng hóa đơn giản, do đó, số lượng tài khoản Công ty sử dụng không nhiều. Hiện nay, Công ty XNK Máy Hà Nội đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐkế toán của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ngày 1/11/1995. Để phù hợp với yêu cầu quản lý, đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty nên hệ thống tài khoản cấp một được mở khoảng 30 loại tài khoản để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra Công ty đã đăng ký mở thêm một số tài khoản cấp hai tuỳ thuộc vào đặc thù của từng loại mặt hàng kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý chung của Công ty. 6.2 Hình thức tổ chức kế toán áp dụng tại Công ty: Về hình thức tổ chức kế toán, Công ty XNK Máy Hà Nội đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, công tác kế toán chỉ được tiến hành tại công ty, ở các cửa hàng kinh doanh không tổ chức kế toán đầy đủ theo chế độ kế toán chung của công ty. Tất cả những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở những đơn vị phụ thuộc được thực hiện theo hình thức báo sổ tức là chứng từ gốc sau khi tập hợp thì chuyển cho phòng kế toán của Công ty vào sổ, đây là hình thức kế toán tập trung. Những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên được cập nhập, tạo điều kiện cho việc theo dõi, kiểm tra, giám sát liên tục và chỉ đạo kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh XNK tại từng bộ phận của Công ty, đồng thời thúc đẩy hạch toán kế toán nội bộ. Cụ thể tại Công ty hiện nay đã sử dụng máy vi tính trong việc thu nhận, xử lý, lưu trữ số liệu, kiểm tra giám sát tình hình sản xuất kinh doanh XNK của Công 9 9 404040 Luận văn Phạm Mỹ Hạnh ty.Vì vậy, công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ, công tác kế toán của doanh nghiệp vì thế mà đựoc tiến hành nhanh chóng , gọn nhẹ. Các chứng từ được kế toán viên sắp xếp phân loại và sau đó nhập, xử lý máy tính theo quy trình sau : Quy trình hạch toán kế toán lưu chuyền hàng NK : (1) (2) (3) (4) (5) 6.3-Báo cáo Tài chính của Công ty XNK Máy Hà Nội: - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 hàng năm đến 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND. - Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá thực tế mua bán và tỷ giá bình quân của thị trường liên ngân hàng. - Phương pháp kế toán tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá thực tế và giá trị còn lại. Phương pháp khấu hao áp dụng: Khấu hao theo phương pháp tuyến tính. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá: Theo giá trị thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo giá bình quân. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Hàng năm, Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nước. Công ty XNK Máy Hà Nội sử dụng các báo cáo tài chính sau: -Bảng cân đối kế toán(B01-DN) -Bảng báo cáo kết quả kinh doanh(B02-DN) -Bảng thuyết minh báo cáo tài chính(B04-DN) 10 Chứng từ gốc Kế toán tiến hành phân loại và nhập chứng từ vào máy tính Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, báo cáo KQKD, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) Sổ cái TK156, TK131, TK331, TK511, .TK911 Sổ chi tiết, bảng kê chứng từ, sổ tổng hợp, bảng kê, nhật ký chứng từ 10 [...]... nhập khẩu của Công ty rất đa dạng, vì bất cứ thị trường nào có nguồn hàng chất lượng và rẻ đều là bạn hàng của Công ty Một số thị trường nhập khẩu quen thuộc của Công ty: Nhật, Trung Quốc, Singapore, Đài Loan, Đức, Hồng Công, … Công tác lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu của Công ty XNK Máy Hà nội được thực hiện qua hai giai đoạn - Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hóa - Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu. .. thì sẽ trích tài khoản của Công ty XNK Máy Hà Nội để chuyển tiền cho ngân hàng Dai-ichi (ngân hàng bên đối tác xuất khẩu) , đồng thời gửi giấy báo nợ, báo đã thanh toán cho người xuất khẩu Bước 3: Ngân hàng Dai-ichi chuyển tiền cho đối tác xuất khẩu Bước 4: Sau khi nhận được tiền thanh toán trước, đối tác xuất khẩu cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho Công ty XNK Máy Hà Nội đồng thời chuyển giao toàn bộ chứng... đặc biệt, hàng đổi hàng, … - Bước 4: Thuê phương tiện vận chuyển Hàng hóa nhập khẩu của Công ty chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển, thời điểm hàng được coi là nhập khẩu tính từ ngày hàng vào cảng Hải phòng và được hải quan ký vào tờ khai hàng hóa nhập khẩu Ngoài ra còn có một số trường hợp hàng hóa được nhập khẩu bằng đường hàng không (song không phổ biến) - Bước 5: Đôn đốc người bán giao hàng Cán... Công ty XNK Máy Hà Nội Để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty đã thực hiện trình tự sau gồm 11 bước: - Bước 1: Ký kết kinh doanh nhập khẩu Tùy theo thương vụ nhập khẩu mà Công ty có thể tiến hành đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa hoặc có thể căn cứ vào "Đơn chào hàng" gửi từ phía nhà cung cấp nước ngoài hay Công ty có thể lập "Đơn đặt hàng" gửi cho... đồng mua bán nội trước khi mua hàng từ nước ngoài hoặc phải là mặt hàng được đối tác trong nước chấp nhận mua hàng khi hàng về cảng Chủ yếu các mặt hàng của Công ty NK về kinh doanh được chuyển bán thẳng không qua kho, chỉ có mặt hàng phim X quang là Công ty nhập về có nhập kho sau đó xuất bán buôn, bán lẻ Như vậy, phương thức bán hàng hóa chủ yếu tại Công ty là nhập hàng về giao bán thẳng không qua... doanh nhập khẩu phép nhập khẩu( nếu có) Xin giấy Mở L/C hoặc điện chuyển tiềnkhi bênphương tiện vận Đôn đốc người bán giao hàng Thuê bán báo chuyển Giai đoạn1: Nhập khẩu hàng hóa 11 11 Mua bảo hiểm hàngLàm thủ tục Hải Tiến hành giao nhận hàng tra hàng hóa thủ tục thanh toán về hàng hóa (nếu có) hóa quan Kiểm Làm Khiếu nại 404040 Luận văn   Phạm Mỹ Hạnh - Quy trình hoạt động nhập khẩu hàng hóa ở Công ty. .. ngân hàng đại lý ở Nhật ( ngân hàng Dai-ichi) để trả tiền trước theo thoả thuận hợp đồng cho người xuất khẩu. Việc trả tiền trước kèm điều kiện yêu cầu ngân hàng Dai-ichi của đối tác xuất khẩu phải đứng ra bảo lãnh cho đối tác xuất khẩu khi gặp rủi ro trong thanh toán chuyển hàng NK cho Công ty XNK Máy Hà Nội Bước 2: Ngày 12/07, ngân hàng chuyển tiền sau khi kiểm tra thấy sự bảo lãnh của ngân hàng Dai-ichi... văn Phạm Mỹ Hạnh III- Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán quá trình bán hàng nhập khẩu tại Công ty : Tổ chức bán hàng NK được coi là giai đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hóa NK, tổ chức tốt khâu này không chỉ nhằm mục đích thu hồi vốn để tái sản xuất mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động NK Nhận thức được vấn đề đó, tổ chức công tác bán hàng NK của Công ty được sự phối hợp rất... đường, TK157 -Hàng gửi bán, TK 1562-Chi phí mua hàng, TK 641-Chi phí bán hàng, tài khoản ngoài bảng TK 007- Ngoại tệ các loại, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình NK hàng hóa Do vậy, hạch toán quá trình NK trực tiếp hàng hóa ở công ty có một số điểm khác biệt so với chế độ, quá trình NK trực tiếp được thực hiện như sau: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀ NỘI... khoản phải trả khác  TK 911- Xác định kết quả kinh doanh SƠ ĐỒ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA ỦY THÁC CỦA CÔNG TY XNK MÁY HÀ NỘI A Nhập khẩu uỷ thác (4) TK 1561 TK 3388 Mua hàng nhập khẩu theo đơnTK 111, 112 hàng TK 331 Số tiền đơn vị ủy thác giao(1) để nhập khẩu hàng hóa(giao tất cả hoặc đặt trước một phần) (2) Đặt tiền (6) Giao hàng cho TK 144 đơn vị ủy thác Ký quỹ mở L/C (8) Đơn vị ủy thác thanh toán . Mỹ Hạnh THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCHTOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨUTẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀNỘI I- Khái quát về Công ty Xuất Nhập Khẩu Máy Hà Nội:. Đức, Hồng Công, … Công tác lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu của Công ty XNK Máy Hà nội được thực hiện qua hai giai đoạn. - Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hóa.