Bài giảng Kỹ năng truyền thông: Chương 3 - ThS. Lê Thị Ngọc Tiền

Họp hàng tháng Họp hàng tuần Họp công đoàn Họp về an toàn lao động Họp báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng; …?. Thú vị >< Phiền.[r]

(1)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG

Chương KỸ NĂNG HỘI HỌP

GV: Ths LÊ THỊ NGỌC TIỀN

Bộ môn: Quản trị kinh doanh – Marketing Email: ltntien@agu.edu.vn

KỸ NĂNG HỘI HỌP

Tổng quan

Các thành viên họp Các kỹ thuật hỗ trợ

NỘI DUNG

Tổng quan

TỔNG QUAN

Lý phải họp Phân loại

họp Nguyên nhân họp

không hiệu

Họp hàng tháng Họp hàng tuần Họp cơng đồn Họp an toàn lao động Họp báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng; …

Thú vị >< Phiền

tối? Thích >< Ghét?

3

Lý phải họp Phân loại họp

Nguyên nhân họp

không hiệu

Họp để trao đổi thơng tin

• Cung cấp • Thu thập • Trao đổi

Họp để kiểm sốt cơng việc

• Xây dựng kế hoạch • Kiểm sốt

TỔNG QUAN

(2)

Xây dựng kế hoạch

Xác định các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu

Xác địnhnguồn lựccần thiết thực các hoạt động

Đặt tiêu cho công việc liên quan

Kiểm soát

Giám sát đo lường kết

công việc hiệu sử dụng nguồn lực

Đối chiếu tiến độ công việc so

với kế hoạch, chỉ tiêu

Điều chỉnh các hoạt động,

nếu cần

KỸ NĂNG HỘI HỌP Kiểm soát

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

HỘI HỌP

khơng hiệu

• Họp thức • Họp phi

thức

Căn tính chất

•Họp định kỳ

• Họp đột xuất

Căn tần suất

• Họp theo chủ đề • Ví dụ: họp bàn

về kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing…

Căn nội dung

TỔNG QUAN

(3)

HỌP ĐỊNH KỲ

Họp tháng BGĐ

phòng ban

Họp hàng tuần các phòng

ban

Họp báo cáo tổng kết tình

hình

Họp xét thi đua, khen

thưởng

không hiệu

Nguyên nhân Không thông báo

trước Không

chuẩn bị chương trình làm việc cụ thể

Khơng người, việc Không

điều khiển Áp lực

ngầm quan hệ Khơng ý kiến đóng góp giá trị TỔNG QUAN

KỸ NĂNG HỘI HỌP 10

KHƠNG NÊN TRIỆU TẬP CUỘC HỌP NẾU

Khơng có mục đích rõ ràng

Khơng cần ý kiến tập

thể

Có thể làm cách khác

tốt hơn

Chỉ đến định kỳ phải họp

Những điều cần tránh tổ chức họp

(4)

Tổng quan

Các thành viên họp Các kỹ thuật hỗ trợ

NỘI DUNG

Tổng quan

CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP

Chủ tọa Người

tham dự

Người

tổ chức Thư ký

Vai trò thành viên?

Buổi họp phải có mặt đầy đủ thành viên kể trên? Tại sao? Vai trò thành viên?

Buổi họp phải có mặt đầy đủ thành viên kể trên? Tại sao? 14

CÁC THÀNHVIÊN TRONG CUỘC HỌP NHẬN XÉT

(5)

Điều khiển Kiểm sốt

VAI TRỊ CỦA CHỦ TỌA

•Mục đích mục tiêu họp? •Quyết định thành phần tham dự •Xây dựng chương trình họp TRƯỚC

•Mở họp •Thúc đẩy người tham gia

vào họp •Giải mâu thuẫn •Đưa kết luận

TRONG

•Theo dõi kiểm tra thực thỏa thuận

cuộc họp

SAU

VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA

Mở đầu • Nêu mục đích

cuộc họp • Hỏi tài liệu • Cho thời gian

đọc sơ tài liệu • Xin phép bắt

đầu họp • Mời thành

viên phát biểu

Nội dung • Đảm bảo đủ nội

dung thời gian hoạch định

• Hướng ý kiến thảo luận theo trọng tâm • Cung cấp thêm

thơng tin cần thiết • Dự kiến xử lý

các tình xảy ratrong họp

Kết thúc • Thống ý

kiến (biểu quyết) • Tóm lại ý

kiến • Thơng báo

cuộc họp (nếu có) • Lời cảm ơn

19

TRONG CUỘC HỌP

Xử lý tình họp Tiên đốn trước câu hỏi tranh cãi Lắng nghe cẩn thận

Lưu ý người tham dự thời gian

Ứng phó với quan điểm

cá nhân Xử lý tin đồn

Thơng báo tin xấu Kiểm sốt

20

XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CUỘC HỌP

(6)

Trước họp

Thời gian & địa điểm Thu xếp để họp Đọc tài liệu Chuẩn bị ý kiến/ câu hỏi

Trong họp

Lắng nghe Ghi chép Phát biểu ý kiến Thảo luận

Sau họp

Nghe lại biên Thực công việc giao Ghi nhớ thông báo họp

Mục đích họp

Ai tham dự

Địa điểm, thời gian

Thông báo mời họp

Chương trình họp

Bố trí phịng họp

Chương trình họp hàng tháng

PHỊNG BÁN HÀNG Tháng 2/2014

Chủ đề chính:……… Thời gian:……… Địa đểm:……… Chủ tọa:……… Thư ký:………

Thành phần tham dự:………

Mục Nội dung Thời gian Người trình bày

1 ……… ……… ……… ……… ……… ………

CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP

Mục đích họp

Ai tham dự

Địa điểm, thời gian

Thông báo mời họp

Chương trình họp

Bố trí phịng họp cách

(7)

Bố trí phịng họp

Cách

4

5

7 Chủ

tọa Người quan trọng Người quan trọng

Cách

Định dạng
Số trang	7
Dung lượng	1,49 MB