THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ ĐƯA ĐÓN THỢ MỎ

1 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ ĐƯA ĐÓN THỢ MỎ 2.1. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ là một doanh nghiệp lớn, nguyên, vật liệu có ảnh hưởng rất lớn trong hoạt động của công ty. Vì vậy cần đảm bảo việc theo dõi tình hình biến động của từng loại nguyên, vật liệu một cách chính xác. Do đó, kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là một khâu rất quan trọng trong kế toán nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là công tác kết hợp giữa kho vật tư và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động vật liệu hàng ngày của Công ty. Hiện nay Công ty sử dụng sổ số dư để kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. 2.1.1. Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu tại kho Một trong những công tác quản lý nguyên, vật liệu là phản ánh chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Thủ tục nhập kho: Công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho đóng một vai trò quan trọng cho yêu cầu trên, việc kiểm tra, đánh giá nguyên, vật liệu trước khi nhập kho là công việc thường xuyên được thực hiện để quyết định có nên nhận hàng hay không. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu, bộ phận có nhu cầu sẽ lập Phiếu đề nghị mua vật tư. Phiếu đề nghị mua vật tư sẽ được chuyển cho Trưởng phòng vật tư và Giám đốc ký duyệt. Trên cơ sở đó, Phòng vật tư sẽ gửi thông báo về việc mua vật tư cho 1 2 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ gửi lại Báo giá vật tư đến cho Phòng vật tư của Công ty. Báo giá sẽ được Trưởng phòng vật tư và các cá nhân có liên quan duyệt và tiến hành lập Biên bản duyệt giá mua vật tư. Sau đó, Phòng vật tư sẽ ký Hợp đồng kinh tế về việc mua vật tư. Trong Hợp đồng sẽ ghi rõ các điều khoản liên quan đến quy cách, chất lượng, số lượng, chủng loại của mỗi vật tư. Khi nhận được hóa đơn của người bán vật tư chuyển tới, phòng kế toán phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng kinh tế hoặc kế hoạch thu mua để xem số lượng hàng nhận được có đúng như hợp đồng hay không. Trước khi nhập kho, phòng kế toán cùng với phòng vật tư và phòng kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên, vật liệu xem có đáp ứng được yêu cầu hay không; kết quả của việc kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa (Phụ lục 01). Nếu nguyên, vật liệu đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong hợp đồng thì căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm thì Phòng vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại Phòng vật tư, liên 2 kèm với hóa đơn chuyển cho kế toán thanh toán, liên 3 giao cho Thủ kho ghi vào Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi vào sổ chi tiết nguyên, vật liệu theo từng loại vật liệu. Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Thủ kho kiểm nhận nguyên, vật liệu rồi ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho rồi cùng người giao hàng ký nhận vào cả 3 bản Piếu nhập kho. Nguyên, vật liệu nhập kho được Thủ kho xắp xếp một cách khoa học để thuận lợi cho việc bảo quản và cấp phát nguyên, vật liệu. Ví dụ: Trong tháng 12/2007 Công ty mua tôn 3 ly để phục vụ cho sửa chữa vỏ xe ôtô với số lượng là 5000m, công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho của Công ty được thực hiện qua các bước sau đây: Khi Công ty nhận được hàng và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp: 2 3 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN (GTGT) MS 01 GTKT 3LL-01 Liên 2 (Giao khách hàng) Phát hành theo CV số 4660TC/AC Ngày 13/12/2007 Ngày 07/12/1998 của TCT AA/2005T No 0204781 Đơn vị bán: Công ty cổ phần Du lịch và Thương mại- TKV Địa chỉ: 226- Lê Duẩn, Hà Nội Số tài khoản……… Điện thoại: 047705660 Mã số thuế: 0100101298- 006 Họ và tên người mua hàng: Ông Nguyễn Văn Trọng Đơn vị: Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ Địa chỉ: Phường Cẩm Đông, Cẩm Phả, Quảng Ninh Hình thức thanh toán: Chuyển khoản- Mã số thuế: 5700477326 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tôn 3 ly M 5.000 4.500 22.500.000 22.500.000 Cộng tiền hàng: 22.500.000 Thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 1.125.000 Tổng tiền thanh toán 23.625.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu, sáu trăm hai năm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi vật tư được chuyển đến kho của Công ty thì Công ty tiến hành lập ban thanh tra kiểm nghiệm vật tư xem có đảm bảo yêu cầu như trong Hợp 3 4 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh đồng hay không. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn và kế quả kiểm nghiệm của ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho Biểu 2.2. Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ Mẫu số :01/VT Cẩm Đông, Cẩm Phả, Quảng Ninh Ban hành theo QĐ số: 1141: TC/CĐKT Số: 83 PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK 1521 Có TK 331 Ngày 13/12/2007 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Bình Theo số hoá đơn số 0204781 Ngày 13 tháng 12 năm 2007 Nhập tại kho: Vật liệu ST T Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SPHH) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Tôn 3 ly m 5.000 5.000 4.500 22.5000.000 Cộng 22.5000.000 Phụ trách vật tư ( Ký, họ tên) Người nhận ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Người lập Phiếu ( Ký, họ tên) Thủ tục xuất kho: Các bộ phận sử dụng nguyên, vật liệu căn cứ vào kế hoạch sử dụng nguyên, vật liệu và dự toán của các công trình do Phòng kỹ thuật lập, Phòng vật tư, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị viết Phiếu lĩnh vật tư. Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên trong đó ghi rõ số 4 5 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh lượng, đơn vị. Liên 1 giao cho Phân xưởng sử dụng, cuối kỳ Phân xưởng tập hợp Phiếu lĩnh vật tư giao cho kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu, liên 2 giao cho Thủ kho để vào Thẻ kho. Phiếu lĩnh vật tư sau khi có đầy đủ chữ ký của người viết Phiếu, Trưởng phòng vật tư và Giám đốc Thủ kho sẽ căn cứ và Phiếu lĩnh vật tư tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo đúng số lượng và chủng loại ghi trên Phiếu lĩnh vật tư, đồng thời lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên giao cho người đi lĩnh nguyên vật liệu, 1 liên giao cho Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán, 1 liên ( chứng từ gốc) lưu tại phòng vật tư. Ví dụ ngày 20/12/2007 Phân xưởng sửa chữa lớn có nhu cầu sử dụng tôn 3 ly vào việc sửa chữa thay thế vỏ cho xe ôtô 14L- 8593. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng Phòng vật tư, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị viết Phiếu lĩnh vật tư. Trong Phiếu lĩnh ghi rõ số lượng tôn 3 ly cần sử dụng là 3000m vào phần xin lĩnh. Biểu 2.3. Phiếu lĩnh vật tư Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ Cẩm Đông, Cẩm Phả, Quảng Ninh PHIẾU LĨNH VẬT TƯ số: 116 5 6 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh Ngày: 20/12/2007 Đơn vị và người nhận: Phân xưởng sửa chữa lớn Dùng vào việc: Thay thế phụ tùng xe số 14L - 8593 Danh điểm vật tư………. Tại kho: Vật liệu Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền (5x6) Xin lĩnh Thực lĩnh A B C D 1 2 3 4 1 Tôn 3 ly M 3.000 3.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba trăm bốn năm ngàn đồng chẵn. Trưởng phòng vật tư Ngươì viết Phiếu Thủ kho Người nhận Giám đốc Thủ kho căn cứ vào Phiếu lĩnh vật tư sẽ xuất kho tôn 3 ly từ kho vật liệu và ghi khối lượng xuât kho vào phần thực lĩnh. Sau đó Phòng vật tư sẽ lập Phiếu xuất kho: Biểu 2.4. Phiếu xuất kho Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ Số:116 Cẩm Đông, Cẩm Phả, Quảng Ninh 6 7 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh PHIẾU XUẤT KHO Họ tên người nhận hàng: Trần Văn Thông Nợ TK 621 Lý do xuất: Thay thế phụ tùng xe số 14L – 8593 Có TK 1521 Xuất tại kho: Vật liệu ST T Tên hàng, quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Tôn 3 ly M 3.000 3.000 4.500 13.500.000 Ngày… tháng …năm…. Phụ trách vật tư ( Ký, họ tên) Người nhận ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Người lập Phiếu ( Ký, họ tên) Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu lĩnh vật tư, Thủ kho sẽ vào Thẻ kho: Biểu 2.5. Thẻ kho Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ Cẩm Đông, Cẩm Phả, Quảng Ninh THẺ KHO 7 8 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh Số đăng ký… Số tờ: 1 Lập thẻ ngày: 31/12/2007 Mã hàng: Tôn 3 ly Đơn vị tính: m Giá đơn vị hạch toán: 4.500 đồng. Ngà y thán g S ố C T Diễn giải Số lượng Kế toán xác nhận Nh ập xuất Tồn Giá trị tồn Ký tên 01/1 2 Tồn đầu tháng 13.0 00 ……………. 12/1 2 3.00 0 13/1 2 Mua NVL 5.0 00 8.00 0 …………… 19/1 2 4.00 0 20/1 2 Xuất PX SCL 3.00 0 1.00 0 …………… Cộng cuối tháng 3.00 0 Ngày… . tháng……. năm Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 8 9 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh Hàng ngày Thủ kho tập hợp các Phiếu nhập, xuất kho rồi đối chiếu với số thực nhập, thực xuất để tiến hành ghi vào Thẻ kho. Cuối tháng Thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu rồi chuyển toàn bộ số Phiếu nhập, Phiếu xuất kho cho kế toán vật tư. Thực tế tại công ty, Thủ kho không thường xuyên tiến hành đối chiếu số tồn trên Thẻ kho và số tồn thực tế vì Công ty có nhiều loại nguyên, vật liệu nên công tác này tiến hành sẽ mất rất nhiều thời gian, do đó Công ty chỉ tiến hành kiểm kê theo năm. Thẻ kho được kế toán giao cho Thủ kho lập thẻ cho từng loại nguyên, vật liệu, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng nguyên, vật liệu để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. 2.1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán Định kỳ 10 ngày kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ nhập xuất nguyên, vật liệu, đồng thời đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu ghi trên Thẻ kho, nếu khớp kế toán sẽ ký vào Thẻ kho. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên, vật liệu, kế toán ghi vào sổ đi kho được mở để theo dõi từng kho vật liệu theo từng kỳ đi kho trong tháng. Sau mỗi kỳ đi kho, kế toán tổng hợp số liệu nhập, xuất, tồn ở Sổ đi kho (Phụ lục 02) và căn cứ vào đó để ghi Sổ chi tiết nhập nguyên vật liệu (Phụ lục 03) , Sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu (Phụ lục 04). Nội dung của Sổ chi tiết nhập nguyên, vật liệu phản ánh tình hình nhập vật liệu trong tháng. Ở Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ, nhà cung cấp được phân loại theo hai nhóm đối tượng: Khách hàng trong Tập đoàn và khách hàng ngoài Tập đoàn. Sổ chi tiết nhập vật liệu là căn cứ để ghi Sổ phân tích nhập vật liệu, mỗi đơn vị bán hàng được ghi trên một dòng của sổ theo từng kỳ đi kho của kế toán. Cũng giống như phần nhập, kế toán căn cứ vào các Phiếu xuất kho để ghi vào Sổ chi tiết xuất nguyên, vật liệu rồi từ đó lên Sổ phân tích xuất vật liệu. Từ Sổ phân tích nhập, phân tích xuất nguyên, vật liệu kế toán vào Sổ tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên, vật liệu. 9 10 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Kế toán vật tư mở Sổ số dư để theo dõi vật tư cho cả năm, mỗi kho mở một sổ, mỗi mặt hàng ghi một dòng trên sổ. Trước ngày cuối tháng kế toán vật tư giao Sổ số dư cho Thủ kho ghi số lượng tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu, ghi xong Thủ kho phải giao cho kế toán để tính ra giá trị nguyên, vật liệu tồn kho cuối tháng. Phương pháp sổ số dư trong công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1 Quy trình kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ Ghi chú: Ghi trong tháng; Ghi cuối tháng; Đối chiếu Ví dụ: Ngày 20/12/2007 kế toán xuống kho lấy Chứng từ nhập xuất tôn 3 ly để ghi vào sổ đi kho: 10 [...]... vật liệu Nguyên vật liệu nói chung tại Công ty cổ phần vận tải và Đưa đón thợ mỏ là đối tượng lao động do Công ty mua ngoài dùng cho hoạt động vận tải Do đặc diểm sản xuất kinh doanh của Công ty nên nguyên, vật liệu của Công ty hầu hết là các thiết bị của các phương tiện vận tải, các nguyên, vật liệu phục vụ cho quá trình sửa chữa, các loại nhiên sử dụng cho các phương tiện vận tải và các loại nguyên,. .. việc hạch toán nguyên vật liệu trong Công ty Mẫu sổ danh điểm nguyên, vật liệu được trình bày như sau: 17 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh 17 Biểu 2.10 Sổ danh điểm nguyên, vật liệu SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN, VẬT LIỆU Ký hiệu Nhóm Danh điểm Tên nhãn hiệu, Quy cách nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú * Tài khoản sử dụng Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ sử dụng... Kho: Vật liệu Năm 2007 Số đàu năm Đ V T Đơn giá hạch toán … … … … … … 1 3 … Tôn 3 ly M 4.500 … … … … … S T T Tên hàng 1 S L T T … … … … Tháng 12 Tháng S L … … T T … … … … Tổng SL TT … … … … 3.000 13.500.000 … … 460.405.277 2.2 Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ 2.2.1 Phân loại nguyên, vật liệu và tài khoản sử dụng * Phân loại nguyên, vật. .. Tuy nhiên, để đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty được tiến hành liên tục và nguyên vật liệu được quản lý chặt chẽ cần phải nhận biết được một cách cụ thể số hiện có và tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng Do đó trong Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ đã phân chia nguyên, vật liệu một cách chi tiết, tỉ mỉ hơn Việc phân... đến nguyên, vật liệu: - TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác + Trị giá nguyên, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: + Giá mua thực tế nguyên, vật liệu. .. hóa đơn GTGT và các Phiếu nhập kho Cuối tháng kế toán lấy số liệu từ sổ chi tiết TK 331 (Phụ lục 05) để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 5 được mở để theo dõi tình hình thanh toán với người bán Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi mọtt dòng trên Nhật ký Chứng tứ số 5 Để có thể thấy rõ hơn kế toán biến động tăng nguyên, vật liệu do mua ngoài tại Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ, ta xét ví... loại nguyên, vật liệu khác phục vụ cho công tác quản lý Để giúp cho công tác kế toán nguyên, vật liệu được chính xác với khối lượng lớn, nhiều chủng loại, kế toán vật tư của Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa theo công dụng của từng loại nguyên, vật liệu đối với quá 16 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh 16 trình sản xuất kinh doanh Do vậy có thể cung cấp thông tin chính xác và kịp thời... định mức nên kế toán không cần thực hiện bút toán điều chỉnh nào cả * Nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho Trường hợp nguyên, vật liệu không sử dụng hết, nhập lại kho, phòng vật tư viết Phiếu nhập kho phản ánh số nguyên, vật liệu thực tế nhập lại Định kỳ kế toán nhận Phiếu nhập kho và ghi giảm chi phí theo bút toán: 24 Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh 24 Nợ TK 152- Nguyên, vật liệu Có TK 621,... của Công ty Công tác kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu được thực hiện như sau: Khi xuất que hàn, Phòng vật tư lập Phiếu xuất kho thành 4 liên 1 liên giao cho người đi lĩnh nguyên vật liệu, 1 liên giao cho Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán, 1 liên (chứng từ gốc) lưu tại phòng vật tư Do giá nguyên, vật liệu xuất kho của Công ty được tính theo... 13/12/2007 Công ty nhận được Hóa đơn GTGT số 0204781 do Công ty Cổ phần Du lịch và Thương mại- TKV gửi tới về việc mua 5000m tôn 3 ly, đơn giá 4.500đ/m (chưa bao gồm thuế GTGT 5%) về nhập kho Công tác kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu được thực hiện qua các bước như sau: - Khi nguyên vật liệu về, Phòng vật tư viết Phiếu nhập kho làm 3 liên Định kỳ, kế toán nhận Phiếu nhập kho từ Thủ kho - Căn cứ vào Hóa . ngµnh THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ ĐƯA ĐÓN THỢ MỎ 2.1. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần. 460.405.277 2.2. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ 2.2.1. Phân loại nguyên, vật liệu và tài khoản