HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KỸ THUẬT VINACONEX

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KỸ THUẬT VINACONEX Tách ra từ Tổng Công ty VINACONEX để hoạt động độc lập, với thời gian tồn tại chưa được bao lâu nhưng Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX đang ngày càng khẳng định vị thế của mình trên lĩnh vực đấu thầu và quản lý dự án. Sau một thời gian thực tập tại Công ty, nghiên cứu bộ máy của Công ty nói chung cũng như bộ phận kế toán nói riêng về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và hoạt động, đi sâu nghiên cứu kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty, em xin đưa ra một số nhận xét đánh giá của mình nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. 3.1. Cơ sở, sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX Là một Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tư vấn và quản lý dự án, với một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao thì vấn đề trả lương cho người lao động là một vấn đề cần được quan tâm. Đi đôi với vấn đề này, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty đóng một vai trò quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Hiện nay, công tác kế toán tiền lương đã dần hoàn thiện và có nhiều ưu điểm. Tuy nhiên bên cạnh đó không thể không kể đến một số nhược điểm mà kế toán tiền lương đang gặp phải. Hơn nữa trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, để tồn tại và phát triển Công ty cần đưa ra các giải pháp và chiến lược phát triển mới, phù hợp với điều kiện của mình. Với vai trò cung cấp nguồn thông tin trực tiếp cho các nhà quản trị, hệ thống kế toán của Công ty cần phải đảm bảo tính kịp thời và chính xác, trong đó công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty đóng một vai trò quan trọng. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng là một công việc rất cần thiết, phù hợp với nhu cầu quản lý của Công ty. 3.1.2. Các nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Nguyên tắc quan trọng nhất trong việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là phải đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ và các quy định hiện hành. Bên cạnh đó, do mỗi doanh nghiệp lại có những đặc điểm kinh doanh khác nhau, bộ máy quản lý và phân công lao động cũng khác nhau vì vậy các giải pháp đưa ra phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, đồng thời cũng phải rất linh hoạt, tránh cứng nhắc, dập khuôn để phát huy vai trò của kế toán. Ngoài ra, các giải pháp đưa ra cũng phải đảm bảo tính hiệu quả và tính khả thi trong điều kiện của mỗi doanh nghiệp hiện nay. Điều này đòi hỏi phải có một sự hiểu biết sâu sắc và nhận thức rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm ngành nghề, đặc điểm lao động của mỗi doanh nghiệp. Nói tóm lại, các giải pháp đưa ra cần hội tủ đủ các yếu tố: tuân thủ các quy định của Pháp luật, phù hợp với đặc điểm của Công ty, linh hoạt và mang tính khả thi cao. Để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty, ta sẽ xem xét một số ưu nhược điểm trong bộ máy quản lý, trong bộ máy kế toán và đặc biệt trong phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 3.2. Những thành tựu trong công tác quản lý và công tác kế toán 3.2.1. Công tác quản lý tại Công ty Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, được xây dựng một cách khoa học, hợp lý, hoạt động hiệu quả. Bộ máy quản lý này giúp cho Ban lãnh đạo trong việc quản lý điều hành công ty. Sự hiệu quả trong công tác quản lý của Công ty còn được thể hiên qua sự phân công lao động hết sức rõ ràng, cụ thể và khoa học giữa các phòng ban, bộ phận. Mỗi phòng ban có những chức năng riêng biệt, phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác. Các phòng ban được thiết kế hợp lý với chức năng và nhiệm vụ của Công ty. Bên cạnh đó Công ty còn lập riêng một Ban kiểm soát hoạt động độc lập, giám sát chặt chẽ việc huy động vốn và sử dụng nguồn vốn của Công ty. Đồng thời Ban kiểm soát còn đánh giá hiệu quả hoạt động của Công ty. Các thành viên trong ban lãnh đạo Công ty đều là những người có khả năng và kinh nghiệm trong quản lý, điều hành cũng như trong lĩnh vực xây dựng. Bên cạnh phân công công việc có hiệu quả, ban lãnh đạo còn quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên trong toàn Công ty. 3.2.2. Về tổ chức bộ máy kế toán Để tạo nên sự thành công của công tác kế toán phải kể đến công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung là rất phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty, giúp cho việc cập nhật chứng từ hàng ngày là nhanh chóng kịp thời và đảm bảo tính chính xác. Sử dụng mô hình này giúp kế toán trưởng giám sát được toàn bộ hoạt động của các nhân viên trong phòng, có sự đôn đốc với công tác kế toán. Với quy mô Công ty còn hạn chế, thì việc tổ chức bộ máy kế toán như vậy là gọn nhẹ, không cồng kềnh giúp tiết kiệm chi phí cho Công ty mà vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc. Hiện tại phòng Kế toán có 8 người trong đó có 7 người có trình độ cử nhân, 1 người có bằng thạc sĩ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, làm việc hiệu quả. 3.2.3. Về công tác tổ chức kế toán Công ty đã vận dụng quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 là phù hợp với đặc điểm của Công ty cổ phần. Công ty lựa chọn hình thức Nhật ký chung giúp cho việc vào sổ kế toán trở nên đơn giản, không phức tạp, tránh nhầm lẫn. Việc sử dụng các sổ chi tiết hạch toán cho từng đối tượng cụ thể là rất chi tiết, đảm bảo theo dõi chính xác các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng đó, giúp kế toán trưởng nắm bắt tình hình kịp thời để từ đó đưa ra các biện pháp quản trị thích hợp. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, đơn giản, gọn nhẹ và khá hoàn chỉnh với cách bố trí nhân lực hợp lý, trinh độ vững chắc về chuyên môn, tạo điều kiện cho việc hạch toán được tập trung nhằm cung cấp thông tin tài chính cho quản lý được nhanh chóng chính xác. Bộ máy kế toán được chia thành nhiều phần hành kế toán, tạo điều kiện cho các nhân viên tích lũy được kinh nghiệm, ý thức được tầm quan trọng của mình trong Công ty nói chung và trong phòng kế toán nói riêng. 3.2.3.1.Về tổ chức vận dụng chứng từ Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15. Hệ thống chứng từ này rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, dễ dàng cho việc ghi sổ, kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh, nội dung ghi trên chứng từ. Kế toán Công ty đã tuân thủ đầy đủ quá trình luân chuyển chứng từ, bảo quản, kiểm tra và luân chuyển chứng từ. Chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh được quản lý chi tiết theo từng tháng, có đánh số thứ tự rõ ràng rất thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. 3.2.3.2.Về hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản của Công ty được vận dụng theo Quyết định số 15. Các tài khoản được mở chi tiết theo từng đối tượng, thuận tiện cho việc theo dõi số dư, tình hình công nợ của Công ty. Đặc biệt phòng Kế toán của Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán, làm giảm khối lượng công việc kế toán nhưng vẫn đảm bảo cho việc ghi chép, tính giá thành và kết quả tiêu thụ 3.2.3.3.Về hệ thống sổ sách Hệ thống sổ sách của Công ty được vận dụng theo quyết định số 15 của Bộ Tài Chính. Theo quyết định này, Công ty có một hệ thống sổ sách đầy đủ, được lập đều đặn, đảm bảo cho việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra. Có thể nói, bên cạnh sự trợ giúp của phần mềm kế toán, sự phân công lao động rõ ràng cộng với tinh thần trách nhiệm cao trong công việc đã giúp cho bộ máy kế toán của Công ty hoạt động có hiệu quả. Nguyên tắc thận trong luôn được đội ngũ nhân viên kế toán đặt lên hàng đầu. Các quyết định tài chính quan trọng luôn được cân nhắc kỹ và được thông qua ban lãnh đạo trước khi công bố. 3.2.4. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương do đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực và chuyên môn đảm nhiệm nên đã đạt hiệu quả cao và khá hoàn thiện. Trước hết, để tạo nên sự hoàn thiện của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải kể đến sự phân công lao động hợp lý giữa phòng kế toán và phòng Hành chính tổng hợp. Với nhiệm vụ theo dõi tình hình nhân sự, số lượng lao động và thời gian lao động của từng nhân viên, tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên, phòng Hành chính tổng hợp đóng một vai trò không nhỏ trong công tác tiền lương tại Công ty. Hàng tháng, kế toán tiền lương thực hiện ghi sổ kế toán dựa trên bảng tính lương mà phòng Hành chính tổng hợp chuyển sang. Sự phân công công việc này phù hợp với chức năng của mỗi phòng ban, đem lại hiệu quả cao cho Công ty đồng thời đảm bảo chi trả lương kịp thời cho nhân viên, tạo tâm lý yên tâm khi làm việc cho nhân viên. Công tác tính lương được thực hiện rất linh hoạt, phù hợp với quy chế trả lương của nhà nước cũng như quy định chung của Công ty. Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương là trả lương năng suất và trả lương theo thời gian. Việc áp dụng các hình thức trả lương này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm ngành nghề của Công ty. Cách tính lương đơn giản cũng giúp nhân viên trong Công ty dễ hiểu. Quy trình tính, chi trả lương và các khoản trích theo lương có sự phối hợp với các bộ phận, gắn liền với tình hình thực tế của người lao động và chất lượng của từng lao động. Vì vậy đảm bảo lợi ích cho người lao động. Hiện nay Công ty đang trả lương cho nhân viên qua tài khoản của Công ty tại ngân hàng Viêtcombank chi nhánh Cầu Láng Hạ. Việc trả lương qua tài khoản là một biện pháp có nhiều ưu điểm, mang lại nhiều thuận tiện cho nhân viên trong việc rút tiền cũng như cho Công ty trong việc chi trả, đảm bảo chính xác, kịp thời. Hàng tháng, phòng kế toán sẽ giảm bớt khối lượng công việc trong việc trả lương cho nhân viên, viết phiếu chi, dễ gây nhầm lẫn, tốn nhiều thời gian. Về viêc vận dụng chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương hệ thống chứng từ, sổ sách trong phần hành kế toán tiền lương mà Công ty đang áp dụng tuân theo đúng các quy định mới nhất của Bộ Tài Chính. Công việc hạch toán lương không chỉ được thực hiện ở phòng kế toán mà tại các phòng ban khác người lao động cũng có thể kiểm tra đánh giá được kết quả làm việc thông qua lương và thưởng mà mình nhận được. Công việc hạch toán tiền lương được thực hiện đúng kỳ, đảm bảo trả lương đúng thời gian cho người lao động. Về việc sử dụng tài khoản để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Công ty đã vận dụng theo Quyết định số 15/QĐ – BTC, đây là quyết định mới nhất mà BTC đã ban hành. Công ty đã sử dụng Tài khoản 334 và Tài khoản 338 để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo đúng quy định và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đảm bảo chính xác cho việc tính toán chi phí và kết quả sản xuất cho Công ty. 3.3. Một số hạn chế còn tồn tại 3.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Mặc dù đã có sự phân công công việc đối với từng phần hành kế toán tuy nhiên nhiều khi việc phân tách trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán còn chưa rõ ràng, dẫn đến sự trùng lặp công việc. Có nhân viên kế toán phải kiêm nhiều phần hành kế toán ảnh hưởng đến tính độc lập khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Công ty chưa phân tách được chức năng tài chính trong phòng kế toán. Chức năng tài chính chủ yếu do kế toán trưởng thực hiện còn các kế toán viên chỉ thực hiện công tác kế toán đơn thuần. Mảng tài chính là một mảng rất quan trọng, việc phân tích các chỉ tiêu tài chính sẽ cung cấp cho Ban Giám đốc thông tin đầy đủ, chính xác hơn về tình hình tài chính của Công ty theo từng thời kỳ nhằm đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh hiệu quả. Thêm nữa trong bộ máy kế toán hiện nay vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ, do vậy Ban quản lý của Công ty rất khó kiểm soát công tác kế toán trong thời gian dài để có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tài chính của Công ty,giúp phát hiện những khuyết điểm trong bộ máy kế toán của mình. Khi mà quy mô đang mở rộng như hiện nay, với khối lượng vốn lớn, các nghiệp vụ phát sinh ngày càng nhiều thì việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ là rất cần thiết. Phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng là phần mềm kế toán ANA 4.0 là phần mềm được áp dụng từ khi Công ty còn là Trung tâm Đấu thầu và Quản lý dự án nên trên các chứng từ thì tên đơn vị vẫn là tên cũ, điều này làm cho việc quản lý chứng từ gặp nhiều khó khăn, dễ gây nhầm lẫn với Trung tâm cũ, không thuận tiện cho cơ quan cấp trên trong việc quản lý. Ngoài ra, hiện nay phần mềm kế toán ANA đã có phiên bản mới 5.0 và 6.0 nhưng công ty chưa áp dụng. Do một số công trình ở khá xa, một số ban Quản lý dự án đã chậm trễ trong việc chuyển chứng từ về trung tâm, vì vậy chứng từ kế toán của Công ty không được tập hợp thường xuyên và đầy đủ. Nhiều chứng từ kế toán tuy đã phát sinh nhưng phải đến một thời gian sau mới được chuyển lên phòng kế toán. Chính điều này đã gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu của kế toán, ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin giúp Ban Quản lý Công ty đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời. Các chứng từ sử dụng trong việc hạch toán TSCĐ thì vẫn còn thiếu Biên bản thanh lý TSCĐ dẫn đến sự thiếu sót về mặt chứng từ trong hồ sơ thanh lý, nhất là khi có sự kiểm tra của cơ quan cấp trên. Nhiều chứng từ còn chưa theo đúng quy định. Một số phiếu thu, phiếu chi thiếu chữ ký của kế toán trưởng, người nhận tiền… Sau thời gian thực tập 4 tháng tại Công ty, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX như sau: Thứ nhất về bộ máy kế toán, cần tiến hành phân công phân nhiệm rõ ràng hơn, để công việc của các kế toán viên không chồng chéo, năng suất làm việc cao hơn, cần phân rõ nhiệm vụ của kế toán tổng hợp và kế toán thanh toán. Để tăng cường mảng tài chính, Công ty nên thiết lập một bộ phận tài chính riêng biệt có chức năng phân tích tình hình tài chính của Công ty trong ngắn hạn và dài hạn. Với quy mô như hiện nay Công ty có thể bố trí nhân viên phân tích tài chính trong phòng kế toán để tạo ra sự gắn bó chặt chẽ giữa tài chính và kế toán. Cách làm này là khá hiệu quả vì không những giảm số lượng phòng ban mà còn tạo ra sự gắn bó chặt chẽ giữa tài chính và kế toán. Đây là hai mặt hoạt động nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau. Chính sách tài chính đưa ra trên cơ sở số liệu mà kế toán cung cấp. Ngược lại tài chính giúp cho kế toán phản ánh đúng tình hình thực tế của Công ty. Đối với Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX có nhiều dự án cần đưa vào phân tích, tính toán để thấy được hiệu quả của dự án từ đó ra quyết định đầu tư hay không. Chính vì tầm quan trọng như vậy, đặc biệt là do đặc điểm của một doanh nghiệp xây dựng khi mà các dự án ngày càng nhiều thì việc thành lập thêm bộ phận tài chính là rất cần thiết. Về hệ thống tài khoản, Công ty nên giảm bớt việc chia nhỏ các tài khoản không cần thiết phải chi tiết để tránh rắc rối và nhầm lẫn khi hạch toán. Chẳng hạn như đối với TK tiền mặt và tiền gửi ngân hàng mở cho các loại ngoại tệ, một số ngoại tệ không phổ biến như đồng JPY mà doanh nghiệp không sử dụng đến thì có thể không đưa vào hệ thống tài khoản để tránh rắc rối. Có thể mã hoá một số tài khoản hay sử dụng tiện cho việc ghi chép cũng như theo dõi, chẳng hạn như tài khoản 1122.01.05 mở tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển. Đây là ngân hàng mà Công ty có khối lượng giao dịch lớn nhất. Công ty nên có sự theo dõi chi tiết ngân hàng mà Công ty có nhiều giao dịch nhất. Ngoài các sổ chi tiết để theo dõi tinh hình vay nợ, trả nợ đối với từng ngân hàng, Công ty nên lập thêm các tệp tin tập hợp các hợp đồng tín dụng, giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh giữa ngân hàng và Công ty. Thứ hai, về phần mềm kế toán hiện đang áp dụng, nên áp dụng phiên bản mới với những tính năng phù hợp với đặc điểm công tác kế toán tại Công ty, hiện nay phần mềm kế toán ANA đã có phiên bản mới là ANA 5.0 và ANA 6.0 với những tính năng ưu việt hơn phiên bản cũ và phù hợp với chế độ và quyết định số 15 của Bộ Tài Chính. Thứ ba, cần bổ sung một số chứng từ về phần hành TSCĐ, ghi chép và luân chuyển theo chế độ đã quy định. Chẳng hạn như Biên bản thanh lý tài sản cố định cần được bổ sung trong thủ tục thanh lý đề hoàn thiện hồ sơ thanh lý, có chữ ký của Công ty và của người nhận thanh lý, số tiền thanh lý nhằm tránh sự thiếu sót về mặt thủ tục và cũng để thuận tiện cho cơ quan cấp trên khi kiểm tra. Về chứng từ kế toán nói chung, cần sửa tên đơn vị là Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX để tránh sự nhầm lẫn cho khách hàng, cơ quan cấp trên và cơ quan thuế. 3.3.2. Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục. Thứ nhất, công tác tính lương hiện nay còn tương đối phức tạp và nặng nề do chủ yếu thực hiện bằng tay và chỉ được hỗ trợ bằng máy tính thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán EXCEL. Chính vì vậy, những sai sót trong tính toán rất có thể xảy ra. Việc thực hiện thủ công như vậy có thể gây sự nhầm lẫn, khó khăn đặc biệt trong việc tập hợp các khoản chi phí, kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh. Về cách trả lương cho nhân viên, đối với nhân viên hành chính được trả theo số tiền đã được thoả thuận trong hợp đồng lao động. Cách trả lương là đơn giản nhưng gây ra một số hạn chế đối với Công ty. Điều này dẫn đến ý thức lao động của nhân viên không cao. Người lao động không quan tâm đến chất lượng và hiệu quả công việc mình làm vì dù làm thế nào họ cũng nhận được lương như trong hợp đồng. Về tỷ lệ trích các khoản trích theo lương vào chi phí trong kỳ: Công ty hiện đang trích 20% BHXH, 3% BHYT vào chi phí trong kỳ, các khoản trích này được trích toàn bộ vào chi phí trong kỳ mà không có phần trừ vào thu nhập của người lao động. Theo quy định Công ty phải trích 6% vào lương của nhân viên, đây là phần mà nhân viên phải chịu. Xét về tài chính cách trích này không làm thay đổi tổng chi phí. Nếu trừ 6% vào thu nhập của người lao động thì kế toán lại ghi tăng chi phí tiền lương. Như vậy chi phí sẽ không thay đổi nhưng nếu làm như vậy sẽ không cho thấy được tổng thu nhập hàng tháng của nhân viên chính xác là bao nhiêu. Về thuế thu nhập cá nhân: Hiện nay, tại Công ty khoản thuế thu nhập cá nhân cũng được tính như một khoản chi phí của Công ty, người lao động không phải đóng. Mà về thực chất đây là khoản chi phí mà những người có thu nhập cao phải chịu. Cách làm này của Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên nhưng mặt khác lại không phản ánh chính xác bản chất của loại thuế này. Hiện nay các khoản ăn trưa của nhân viên trong Công ty không được hạch toán vào chi phí của Công ty trong kỳ. Điều này phản ánh không đúng tới kết quả kinh doanh của Công ty trong kỳ. Công ty chưa trích một khoản làm KPCĐ mà chủ yếu nhân viên trong Công ty vẫn sinh hoạt công đoàn tại Tổng công ty VINACONEX. Công ty chưa có một quỹ công đoàn riêng khi mà Công ty đã tách ra hoạt động độc lập, điều này phần nào làm giảm tính độc lập của Công ty. 3.4. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX Có thể nói trong công tác hạch toán kế toán cac phần hành chủ yếu tại đơn vị mình, Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX đã tuân thủ hầu hết các nguyên tắc kế toán cũng như các chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian tìm hiểu nghiên cứu về phần hành kế toán tiền lương tại Công ty em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như sau: 3.4.1. Cần hoàn thiện công tác tính lương Có thể nói sau khi tách ra hoạt động độc lập, Công ty đã áp dụng cách tính lương mới đơn giản hơn, hiệu quả hơn. Tuy nhiên với cách tính lương này chưa đảm bảo trả lương công bằng so với sức lao động mà mỗi nhân viên đã bỏ ra. Công ty nên xây dựng một phần mềm chuyên dụng dùng để tính lương. Công ty nên xây dựng một cách tính lương mới mà trong đó, cần theo dõi thời gian lao động của nhân viên trong công ty chính xác hơn thông qua các phiếu đánh giá chất lượng công việc do các Trưởng phòng lập, theo dõi riêng cho từng dự án. Đối với đội ngũ kỹ sư tham gia giám sát thi công các dự án ở các khu vực xa trung tâm, cần áp dụng chế độ phụ cấp thích hợp nhằm khuyến khích tinh thần lao động cho mỗi nhân viên. 3.4.2 .Đối với cách trả lương cho nhân viên Công ty cần xem xét lại cách lương sao cho tối ưu và công bằng đối với năng lực của người lao động và hiệu quả làm việc của họ. Khi người lao động thấy được tiền lương mà họ nhân được xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra thì họ sẽ hăng say lao động, mang lại năng suất cao hơn. Đặc biệt do đặc điểm ngành nghề kinh doanh và trình độ của đội ngũ nhân viên nên Công ty cần chú ý tới cách trả lương cho họ. 3.4.3.Tỷ lệ trích các khoản trích theo lương vào chi phí Chi phí nhân công chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy để tính toán chính xác kết quả kinh doanh thì Công ty cần phải hạch toán chính xác chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. Hơn nữa, nếu hạch toán đúng theo chế độ hiện hành nhân viên sẽ thấy được số tiền thực tế trong tháng mình làm ra chứ không chỉ là số tiền thực tế mà mình nhận được trong tháng là bao nhiêu, cho thấy rõ bản chất tiền lương. Hiện nay Tổng tiền lương trích vào chi phí = Tổng tiền lương thực lĩnh + thuế TNCN Công ty nên trích tổng tiền lương vào chi phí như sau: 1% lương theo hợp đồng(BHYT) Tổng tiền lương vào chi phí = Lương tháng thực lĩnh + Thuế TNCN 5% lương theo hợp đồng(BHXH) + + . Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 642: chi phí lương bộ phận quản lý Có TK 334 Khí trích các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT) kế toán sẽ ghi: Nợ TK 642: 15% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý Nợ TK 334: 5% lương theo hợp đồng của bộ phận quản lý Có TK 3383: Tổng số BHXH phải trích Trích BHYT trong kỳ, kế toán sẽ định khoản Nợ TK 642: 2% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý Nợ TK 334: 1% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý Có TK 3384: Tổng số BHYT phải trích Đồng thời phản ánh đúng bản chất của thuế TNCN người lao động là khoản trừ vào thu nhập của nhân viên trong kỳ 3.4.4. Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm dùng để trợ cấp cho người lao động bị thôi việc, mất việc làm, đào tạo nghề cho người lao động trong doanh nghiệp. Hiện tượng thôi việc, mất việc ít xảy ra nhưng nhưng việc đào tạo lao động là một việc rất cần thiết đặc biệt khi Công ty có nhu cầu tuyển dụng lao động nhiều. Ở một số doanh nghiệp, người lao động muốn được đào tạo phải tự chi trả các khoản chi phí đào tạo, điều này làm giảm tinh thần làm việc của họ, có thể dẫn tới việc từ chối nhận việc nếu khoản chi phí đào tạo mà người lao động phải tự bỏ ra là quá cao. Với đặc điểm hoạt động của Công ty, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và quản lý dự án đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao. Chính vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên sao cho phù hợp với công việc là một việc hết sức cần thiết. Để đáp ứng được nhu cầu đó Công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Tuy nhiên Công ty cũng nên xem xét lại cơ cấu chi phí của Công ty sao cho hợp lý để có thể đưa ra quyết định có nên lập dự phòng trợ cấp mất việc hay không và nếu trích thì tỷ lệ hợp lý là bao nhiêu. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích lập từ 1%- 3% tổng quỹ lương thực tế của Công ty và được trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Quỹ này thường được lập vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. 3.4.5. Công ty nên trích Kinh phí công đoàn Công đoàn là tổ chức đoàn thể trong các công ty để bảo vệ lợi ích của nhân viên trong công đoàn. Theo chế độ quy định thì tỷ lệ trích Kinh phí công đoàn là 2% trên quỹ lương thực tế. Hiện nay Quỹ công đoàn của Công ty vẫn chưa tách riêng với Tổng công ty, điều này là không thuận lợi cho hoạt động của các cán bộ nhân viên trong Công ty. Đây là tổ chức có sức mạnh gắn kết các thành viên trong Công ty với nhau. Do vậy Công ty nên trích lập Kinh phí công đoàn cho nhân viên trong Công ty tham gia, đặc biệt khi số lượng nhân viên trong công ty ngày càng tăng. 3.4.6. Cần hạch toán tiền ăn ca của nhân viên vào chi phí trong kỳ Hiện nay, tiền ăn ca của nhân viên trong Công ty chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ, do đó tổng chi phí chưa được hạch toán chính xác ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ hạch toán. Do vậy một đề xuất nữa là tiền ăn ca của nhân viên cần được hạch toán vào chi phí của từng bộ phận. Công việc này do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Khi đó, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 642: Tiền ăn ca của nhân viên quản lý Có TK 334: Tiền ăn ca phải trả cho nhân viên 3.4.7. Cần điều chỉnh mức lương tối thiểu Theo Nghị định của Chính phủ số 166/2007/ NĐ- CP ngày 16 tháng 11 năm 2007 quy đinh mức lương tối thiểu chung là 540.000đ, Công ty cần áp dụng Nghị định này trong việc tính lương, BHXH, BHYT sao cho phù hợp với các quy định tài chính hiện hành. Đồng thời Công ty cũng đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về lương và các khoản trích theo lương đối với người lao động tại Công ty. [...]... việc hoàn thiện công tác này cần được Công ty đề cao xây dựng các điều kiện để thực thi KẾT LUẬN Tách ra từ Tổng công ty VINACONEX, với tuổi đời còn non trẻ nhưng Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX đã có những thành công đáng kể Đóng góp vào thành công đó phải kể đến sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa các phòng ban cũng như quy chế nội bộ nghiêm ngặt của Công ty Bên cạnh đó Công ty. .. viên kế toán giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao, có trách nhiệm trong công việc Chính nhờ sự hoạt động có hiệu quả của phòng kế toán, Công ty đã huy động được nguồn lực tài chính một cách có hiệu quả nhất Sau thời gian thực tập 4 tháng tại công ty, em đã tích luỹ cho mình kiến thức thực tế về công tác kế toán, đặc biệt là công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. .. học và dựa vào điều kiện thực tiễn tại công ty, em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương tại công ty Em xin chân thành cảm ơn phòng Tài chính Kế toán của Công ty đặc biệt là kế toán trưởng và PGS.TS Phạm Quang đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính PGS.TS Nguyễn Văn Công 2 Giáo trình kế toán. .. cán bộ quản lý lao động, tiền lương và các nhân viên kế toán tiền lương trong công ty cần phải phát huy tính tự giác, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để tránh những sai sót không đáng có khi hạch toán, nhằm đảm bảo quyền lợi xứng đáng cho người lao động Tóm lại công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa quan trọng đối với Công ty và liên quan trực tiếp... chung và của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINCONEX nói riêng Để hoàn thiện được công tác trên Công ty phải thường xuyên có sự điều chỉnh sao cho phù hợp với các quy định của nhà nước và với lợi ích của người lao động Mặt khác mỗi người lao động trong công ty cũng nên cố gắng hết mình, nhiệt tình hăng say trong công việc để đưa công ty đi lên , phát triển vững vàng hơn Đặc biệt là các cán... BH vào tiền lương sẽ được tiến hành một cách đồng loạt, đơn giản hơn rất nhiều Khi đó dòng tổng cộng cuối mỗi bảng thanh toán lương sẽ thể hiện được rõ : Tổng số tiền trích quỹ BH = % BH phải khấu trừ x Tổng quỹ lương cơ bản của số nhân viên có tham gia nộp BH Việc hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu tất yếu của các doanh nghiệp nói chung và. .. 21/02/2006 tại Quảng Ngãi Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng các điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng - Loại hợp đồng lao động(3): Thời vụ - Từ ngày 20 tháng 01 năm 2008 đến khi kết thúc dự án - Địa điểm làm việc(4): Địa điểm chính: Ban điều hành dự án Nhà máy lọc dầu Dung Quất – Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX Địa điểm phụ: Do công ty chỉ định theo. .. khí Hà Nội Người chấm công Chỉ huy trưởng T2 31 x x x x x x \ x x x x x x x x Tổng 25 26 26 26 25.5 26 25.5 26 24 26 26 26 26 26 26 PHỤ LỤC 3: PHIẾU CHI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KỸ THUẬT VINACONEX PHIẾU CHI Số:0570 Ngày 30 tháng 11năm 2007 Họ và tên người nhận tiền: Đặng Hoàng Việt Địa chỉ: Số 5 ngõ 254 Minh Khai Hai Bà Trưng Hà Nội Lý do chi: Trả lương tháng 11 Số tiền: 3.575.000 ( Viết... đáng 3.4.9 .Các khoản trích theo lương Công ty nên quản lý danh sách lao động có nộp BHXH và không nộp BHXH trong quá trình hạch toán Hiện nay trên Bảng thanh toán lương của công ty số người không tham gia nộp bảo hiểm không được tách riêng khỏi số người nộp bảo hiểm Do đó gây nhiều khó khăn trong việc tính toán các khoản bảo hiểm cho từng lao động Theo em, Công ty nên tách, phân chia nhân viên thành... Quốc tịch: Việt Nam Chức vụ: Phó Giám đốc Đại diện cho(1): Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX Điện thoại: 04.2249306 Địa chỉ: Tòa nhà VINACONEX, khu đô thị mới Trung Hòa Nhân Chính Và một bên là bà: Trần Thị Ngọc Ánh Sinh ngày 06 tháng 06 năm 1986 tại Quảng Ngãi Nghề nghiệp: Tốt nghiệp ngành Hạch toán - kế toán trường đại học Bán công Tôn Đức Thắng Địa chỉ thường trú: Thôn Vũ Bình, xã Tịnh . HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KỸ THUẬT VINACONEX Tách ra từ Tổng Công ty. trích theo lương 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật