Nhân viên phòng chứng từ tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản cửu long an giang

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN PHỊNG CHỨNG TỪ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN CỬU LONG AN GIANG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THÚY NHI MSSV: DKQ141524 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ An Giang, Ngày 11 Tháng 04 Năm 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN PHỊNG CHỨNG TỪ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN CỬU LONG AN GIANG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THÚY NHI MSSV: DKQ141524 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ GVHD: ThS LÊ THỊ NGỌC TIỀN An Giang, Ngày 11 Tháng 04 Năm 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH iii DANH MỤC BẢNG iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH v Lịch làm việc tuần Giới thiệu Công ty 2.1 Thông tin khái quát 2.2 Quá trình hình thành phát triển 2.3 Cơ cấu tổ chức 2.4 Nhân 2.4.1 Số lượng cán bộ, nhân viên 2.4.2 Chính sách người lao động Báo cáo kết tìm hiểu hoạt động chuyên ngành môi trƣờng làm việc Công ty 3.1 Hoạt động chuyên ngành 3.2 Môi trường làm việc Nội dung cơng việc đƣợc phân cơng chủ động tìm hiểu Phƣơng pháp thực công việc đƣợc phân công 10 5.1 Cách tiếp cận công việc 10 5.2 Cách thực công việc 11 Kết đạt đƣợc qua đợt thực tập 16 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố 16 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 19 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 21 6.3.1 Kinh nghiệm 21 6.3.2 Bài học sai sót q trình làm chứng từ 21 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp cho Cơng ty 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26 ii DANH MỤC HÌNH Hình Sản phẩm xuất Hình Quy trình làm chứng từ 11 Hình Chương trình kê khai hải quan 12 DANH MỤC BẢNG Bảng Lịch làm việc tuần Bảng Cơ cấu lao động theo trình độ Bảng Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm Bảng Kết hoạt động kinh doanh năm 2015 - 2017 iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Diễn giải CP : Cổ phần XNK : Xuất nhập TNHH : Trách nhiệm hữu hạn MTV : Một thành viên HĐQT : Hội đồng Quản trị BKS : Ban kiểm soát TGĐ : Tổng Giám đốc CB CNV : Cán công nhân viên HĐKD : Hoạt động kinh doanh 10 TNDN : Thu nhập doanh nghiệp 11 CLFISH : Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thủy sản Cửu Long An Giang 12 ĐVT : Đơn vị tính 13 P : Phịng iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH STT Từ viết tắt Diễn giải KPI : Key Performance Indicator HACCP : Hazard Analysis and Critical Control Points BRC : British Retail Consortium DHL : Dalsey, Hillblom Lynn C/O : Certificate of Origin TT : Telegraphic Transfer D/A : Documents against Acceptance D/P : Documents against Payment CAD : Cash against documents 10 L/C : Letter of Credit 11 VGM : Verified Gross Mass 12 CPL : Container Packing List 13 B/L : Bill of lading 14 CIF : Cost, Insurance and Freight 15 ETD : Estimated Time of Departure 16 IT : Information Technology 17 ETA : Estimated Time of Arrival 18 FCL : Full Container Load 19 GSP : General System of Preferences v NỘI DUNG Lịch làm việc tuần Bảng Lịch làm việc tuần Tuần Công việc thực Từ ngày 22/01/2018 đến ngày 28/01/2018 - Tìm hiểu tài liệu Cơng ty tổ chức hành chính, nhân sự, hoạt động chuyên ngành mơi trường làm việc - Nhận học thuộc lịng nội quy quy định Công ty - Được vấn nội quy, quy định giấc, tác phong, vệ sinh mơi trường, an tồn vệ sinh thực phẩm phòng cháy chữa cháy từ trưởng phòng nhân -Báo cáo kết thực tập tuần cho Ban Giám đốc - Nhận học thuộc lòng tài liệu chuyên ngành xuất nhập - Được vấn quy trình làm chứng từ, sai sót thường gặp, phương thức tốn từ ngữ chuyên ngành từ trưởng phận chứng từ - Học kỹ như: scan, fax, in, photo, đóng quyển, cách trình bày văn làm kế hoạch thực công việc - Thực hành khai hải quan qua hệ thống, làm phiếu cân (VGM) ghi container packing list - Báo cáo kết thực tập tuần cho Ban Giám đốc - Thực hành làm vận đơn đường biển (B/L), khai báo VGM B/L hệ thống hãng tàu, làm chứng từ nháp cho container hàng xuất thị trường Mexico - Thực hành viết mail cho Nafi xin cấp health certificate làm chứng từ C/O cho container hàng xuất Mexico - Đi thực tế đến ngân hàng Quốc tế (VIB) gửi chứng từ - Báo cáo kết thực tập tuần cho Ban Giám đốc -Thực hành làm chứng từ gốc gửi thị trường Mexico, làm chứng từ lưu phịng kế tốn phịng chứng từ - Scan đóng mọc chứng từ - Đi thực tế ngân hàng Đầu tư (BIDV) gửi chứng từ - Báo cáo kết thực tập tuần cho Ban Giám đốc - Phụ trách làm chứng từ cho container hàng xuất thị trường Saudi Arabia bao gồm: khai hải quan hệ thống, làm phiếu cân, container packing list, làm vận đơn đường biển, làm chứng từ nháp kiểm nháp, viết mail gửi Nafi xin cấp health, làm chứng từ C/O, làm giấy ủy quyền thư loi yếu độ, làm chứng từ gốc chứng từ lưu phòng - Đi thực tế đến ngân hàng Xăng dầu (PG) gửi chứng từ - Báo cáo kết thực tập tuần cho Ban Giám đốc Từ ngày 29/01/2018 đến ngày 04/02/2018 Từ ngày 05/02/2018 đến ngày 11/02/2018 Từ ngày 26/02/2018 đến ngày 04/03/2018 Từ ngày 05/03/2018 đến ngày 11/03/2018 Nhận xét Ký tên xác nhận -Phụ trách làm chứng từ cho container hàng xuất hệ thống siêu thị Walmart Mexico bao gồm: khai hải quan hệ thống, làm phiếu cân, container packing list, làm vận đơn đường biển, làm chứng từ nháp, viết mail gửi Nafi xin cấp health certificate, làm chứng từ C/O, làm chứng từ gốc chứng từ lưu phòng - Đi thực tế đến ngân hàng Công thương (Vietinbank) gửi chứng từ - Báo cáo kết thực tập tuần cho Ban Giám đốc -Phụ trách làm chứng từ cho container hàng xuất thị Từ ngày trường Bahrain bao gồm: khai hải quan hệ thống, làm 19/03/2018 phiếu cân, container packing list, làm vận đơn đường biển, đến ngày làm chứng từ nháp, viết mail gửi Nafi xin cấp health, 25/03/2018 làm chứng từ C/O, làm chứng từ gốc chứng từ lưu phòng - Đi thực tế ngân hàng Đầu tư (BIDV) gửi chứng từ -Báo cáo kết thực tập tuần cho Ban Giám đốc -Phụ trách làm chứng từ cho container hàng xuất thị Từ ngày trường Thái Lan bao gồm: khai hải quan hệ thống, 26/03/2018 làm phiếu cân, container packing list, làm vận đơn đường đến ngày biển, làm chứng từ nháp, viết mail gửi Nafi xin cấp 01/04/2018 health, làm chứng từ C/O, làm chứng từ gốc chứng từ lưu phòng - Đi thực tế đến ngân hàng Xăng dầu (PG) gửi chứng từ - Báo cáo kết thực tập tuần cho Ban Giám đốc Giới thiệu Công ty 2.1 Thông tin khái quát Từ ngày 12/03/2018 đến ngày 18/03/2018 Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Cửu Long An Giang Tên giao dịch: Cuulong Fish Joint Stock Company Tên viết tắt: Cl- Fish Corp Logo: Vốn điều lệ: 227.996.750.000 đồng Điện thoại: (84-296) 931000 – 3935828 Email: clfish@vnn.vn Website: www.clfish.com Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 1600680398 Sở Kế hoạch Đầu tư Tỉnh An Giang cấp ngày 24/06/2010 Ngành nghề kinh doanh: Khai thác, nuôi trồng chế biến thủy sản xuất Sản phẩm chính: Cá tra phi lê đông lạnh Địa bàn kinh doanh:  Địa trụ sở chính: Số 90 Hùng Vương, Khóm Mỹ Thọ, Phường Mỹ Qúy, Thành phố Long xuyên, Tỉnh An Giang  Địa bàn nuôi thủy sản: tập trung tỉnh An Giang Đồng Tháp 2.2 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty CP XNK Thủy Sản Cửu Long An Giang tiền thân Công ty TNHH XNK Thủy Sản Cửu Long An Giang Với 25 năm kinh nghiệm nuôi trồng thủy sản từ ngày phong trào nuôi cá tra, basa theo mơ hình cơng nghiệp An Giang năm 1986, đến năm 2003 thành viên gia đình thành lập Công ty TNHH XNK Thủy Sản Cửu Long An Giang theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Số 5202000209 Sở kế hoạch Đầu tư Tỉnh An giang cấp ngày 05/03/2003 Đến ngày 02/05/2007, Cơng ty thức chuyển đổi sang hoạt động hình thức cơng ty cổ phần với vốn điều lệ 90 tỷ đồng Tháng 04/2015, Công ty đầu tư thêm Công ty Công ty TNHH MTV XNK Thủy sản Đông Á Đến tháng 07/2016, Công ty tăng vốn điều lệ lên 227.996.750.000 đồng 2.3 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức Công ty CP XNK Thủy sản Cửu Long An Giang minh họa Phụ lục Công ty CP XNK Thủy sản Cửu Long An Giang có máy quản lý tổ chức theo mơ hình Công ty cổ phần bao gồm: Đại hội đồng cổ đơng: quan có quyền lực cao có nhiệm vụ sau: thơng qua sửa đổi bổ sung điều lệ, thơng qua báo cáo tài hàng năm, báo cáo Hội đồng Quản trị, Ban kiểm sốt kế hoạch phát triển Cơng ty Quyết định số lượng thành viên, bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên HĐQT, BKS, phê chuẩn việc HĐQT bổ nhiệm Tổng Giám đốc nhiệm vụ khác theo Luật Doanh nghiệp Điều lệ Công ty Hội đồng Quản trị: quan quản lý cao Công ty, đại diện cho cổ đông, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Cơng ty Ban Kiểm sốt: quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, Đại hội đồng cổ đơng bầu Ban Kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài Cơng ty Giải thích quy trình  Bƣớc 1: Nhận bảng phân công chứng từ Nhân viên phụ trách làm chứng từ nhận bảng phân công chứng từ qua mail clfishcorp@vnn.vn dongaseafood@vnn.vn Sau nhận bảng phân công phụ trách làm chứng từ container hàng cụ thể, nhân viên thực chứng từ gặp người phụ trách làm hợp đồng (phòng Kinh doanh) nhận hợp đồng photo làm để làm chứng từ Tiếp theo, gặp nhân viên kiểm hàng lấy “Hướng dẫn ghi thơng tin bao bì” “Bảng kê kiểm hàng” ứng với container hàng mà phụ trách Sau đó, gặp nhân viên làm việc với hãng tàu lấy booking tàu gặp nhân viên kho lấy số container, số seal kèm hình ảnh container để làm bảng kê danh sách container phiếu cân (VGM)  Bƣớc 2: Khai Hải Quan Cách thức kê khai hải quan trực tuyến hệ thống Ecuss – Vnaccs - Mở chương trình khai hải quan ECUSS-VNACCS Nguồn: Phịng chứng từ Cơng ty CP XNK Thủy sản Cửu Long An Giang Hình 3: Kê khai hải quan hệ thống ECUSS-VNACCS  Chọn Đăng nhập, sau tiến hành kê khai hải quan  Diễn giải kết phân luồng  Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Tờ khai thơng quan lấy mã vạch hệ thống 12 (https://www.custom.gov.vn/default.aspx) Gửi mail cho đơn vị kéo container (Hiệp Thạnh Phát, SHC Song Phú) lý tờ khai  Luồng vàng: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa In tờ khai hợp đồng y đưa nhân viên phụ trách hải quan xuống Hải Quan Mỹ Thới làm thủ tục thông quan, in mã vạch hệ thống (https://www.custom.gov.vn/default.aspx) Gửi mail cho đơn vị kéo container (Hiệp Thạnh Phát, SHC Song Phú) lý tờ khai  Luồng đỏ: kiểm tra chi tiết hồ sơ kiểm tra thực tế hàng hóa Sắp xếp thời gian hàng đóng xong cho Hải Quan Mỹ Thới kiểm hoá, in mã vạch hệ thống (https://www.custom.gov.vn/default.aspx) Gửi mail cho đơn vị kéo container (Hiệp Thạnh Phát, SHC Song Phú) lý tờ khai  Bƣớc 3: Gửi mail cho nhà xe (Hiệp Thạnh Phát, SHC Song Phú) lý tờ khai gửi hồ sơ theo xe lý tờ khai Gửi mail cho nhà xe lý tờ khai: gửi qua mail bao gồm: tờ khai, mã vạch, VGM (Verified Gross Mass), CPL (Container Packing List) ghi thông tin mail (đơn vị kéo container, cảng hạ, hạn lý, tên tàu, số chuyến) Gửi xe lý tờ khai: gửi theo xe tờ khai, mã vạch, VGM gốc CPL để nhà xe lý tờ khai  Container packing list: lấy mẫu CPL tương ứng với hãng tàu ghi đầy đủ thông tin như: tên người gởi, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, cảng hạ, cảng chuyển tải, cảng đến, số container, số seal, hạn lý, nhiệt độ cài đặt, ngày tháng  Phiếu cân (VGM): liên hệ kho lấy hình container để làm phiếu cân (VGM) ghi đầy đủ thông tin: tên đơn vị, ngày, tháng, năm, số container, kích cỡ container, khối lượng sử dụng lớn (Max gross weight), khối lượng toàn container (VGM) = tare weight + gross weight  Bƣớc 4: Làm Vận đơn đƣờng biển (B/L) nháp, hoàn thành chứng từ nháp Nhân viên phụ trách điền đầy đủ chi tiết vào file chi tiết làm B/L với file VGM gửi đến hãng tàu yêu cầu phát hành B/L nháp Đối với Maerks APL submit bill trực tiếp mạng theo địa https://www.apl.com/homeport https://www.maerskline.com Sau nhận B/L nháp từ hãng tàu nhân viên chứng từ kiểm tra kỹ bill nháp sai chỉnh sửa gởi mail cho hãng tàu, sau xin hố đơn chuyển tiền Đợi tàu chạy đề nghị hãng tàu phát hành B/L gốc 13 Tiếp theo hoàn thành toàn chứng từ nháp (gửi cho khách hàng kiểm tra xác nhận có yêu cầu) Tự kiểm tra kỹ thơng tin cho thật xác Sau đó, đưa chứng từ nháp cho trưởng phịng Chứng từ kiểm tra lần trước in chứng từ gốc  Bƣớc 5: Tàu chạy yêu cầu hãng tàu phát hành vận đơn gốc hoàn thành chứng từ gốc Vào ngày tàu chạy, gửi mail yêu cầu hãng tàu xác nhận ngày tàu chạy xác, nhân viên chứng từ xác nhận B/L gốc yêu cầu hãng tàu phát hành B/L gốc Sau đó, nhờ nhân viên trường liên hệ hãng tàu lấy B/L gốc gửi Công ty yêu cầu hãng tàu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh gửi B/L cơng ty In chứng từ gốc hồn chỉnh đưa trưởng phịng Chứng từ ký nháy trình trưởng phịng Kinh doanh ký tên, đóng mọc  Bƣớc 6: Làm Health Certificate Analytical phòng chứng thƣ Nafi6 Sau xác định tàu chạy sau trưởng Phòng Chứng từ kiểm tra xong, viết mail gửi Nafi xin cấp Health Certificate Analytical theo địa mail: tonghop.nafi6@mard.gov.vn Thường xuyên theo dõi trang web Nafi http://nafi6.gov.vn/ xem chứng thư có cấp hay có cần chỉnh sửa bổ sung Chú ý: Đối với thị trường EU, Trung Quốc phải xin cấp Health Certificate vòng ngày sau ngày tàu chạy Nếu khách hàng chưa xác nhận chứng từ xin hỗn cấp chứng thư vịng ngày để chờ đợi khách hàng Ngày thứ sau ngày tàu chạy bắt buộc phải gửi mail xin cấp chứng thư  Bƣớc 7: Làm Certificate of Origin form A, B phòng Thƣơng Mại Cần Thơ, form E, D, VC phòng Xuất Nhập Cần Thơ Chúng ta tiến hành soạn chứng từ để làm C/O, bao gồm:  Tờ trình gốc (Cam kết xuất xứ, Thể chứng từ)  Commercial Invoice gốc (nếu chứng invoice nộp gốc)  Packing List gốc (Đối với form E, D, VC)  Đơn xin cấp C/O gốc  Bảng kê nguyên liệu gốc (Đối với form E, D, VC)  C/O gốc + copy  Bill of Lading gốc photo kí y  Hợp đồng gốc photo ký y  Tờ khai hải quan mã vạch lý gốc photo ký y 14  Hoá đơn tiền tàu gốc photo kí y (Đối với form E, D, VC)  Phiếu nhập kho gốc photo ký y (Đối với form E, D, VC)  Bảo hiểm gốc ký y (nếu giá CIF) (Đối với form E, D, VC) Sau gửi nhân viên trường đem xuống phòng Thương Mại Cần Thơ Phòng Xuất Nhập Cần Thơ làm thủ tục xin cấp C/O  Bƣớc 8: Gửi chứng từ cho khách hàng ngân hàng tùy theo phƣơng thức tốn Sau hồn thành hết chứng từ, soạn chứng từ gửi khách hàng ngân hàng tuỳ theo phương thức toán gồm:  Commercial Invoice gốc  Packing List gốc  Loading report gốc ( có)  C/O gốc + copy  Health Certificate gốc + copy  Analytical gốc + copy  Bill of Lading gốc + copy  Certificate Shipping gốc (nếu có)  Insurance gốc + copy (nếu có)  Các bảng tiêu kiểm kiểm tra đơn lẻ (nếu có)  Các chứng từ khác (nếu có  Gửi ngân hàng: Quốc Tế (VIB), Đầu Tư (BIDV), Xăng Dầu (PG), Nông Nghiệp (Agribank), Natisix, Indovina, HSBC, Công Thương (Vietinbank), Thịnh Vượng…  Đối với hình thức tốn D/A D/P: nhân viên chứng từ phải đưa nhờ thu qua ngân hàng để nhờ thu hộ số tiền  Gửi DHL: Liên hệ công ty chuyển phát nhanh Vinatrans vô công ty lấy chứng từ gửi nước theo địa bên nhân viên kinh doanh cung cấp  Bƣớc 9: Gửi số DHL file scan chứng từ gốc cho khách hàng kiểm tra nhận hàng Sau gửi chứng từ cho khách hàng DHL gửi ngân hàng nhân viên chứng từ nhân viên kinh doanh gửi mail cho khách hàng số DHL file scan chứng từ gốc, thông báo ngày tàu chạy (ETD) ngày tàu đến (ETA) cho khách hàng Thường xuyên theo dõi xem khách hàng nhận chứng từ chưa, tàu đến khách hàng nhận hàng chưa, chưa nhận hàng phải thông báo cho nhân viên kinh doanh báo khách hàng nhận hàng Trường 15 hợp kiểm tra hệ thống hãng tàu khơng nhờ đại lý hãng tàu (forwarder) kiểm tra giúp  Bƣớc 10: Làm lƣu phòng chứng từ lƣu phịng kế tốn Soạn chứng từ đưa cho nhân viên phịng Kế tốn lưu phịng Chứng từ (trên sở lưu tất chứng từ có liên quan đến đơn hàng) Bộ chứng từ nộp phịng kế tốn gồm:  Tờ khai, mã vạch lý (bản gốc)  Commercial Invoice Packing List  C/O (bản gốc photo)  Hợp đồng  Annex  Health Certificate (bản gốc photo)  Bill of Lading (bản gốc photo) Bộ chứng từ lưu phòng chứng từ:  Commercial Invoice Packing List  Hợp đồng  Tờ khai, mã vạch lý (bản gốc photo)  C/O ( gốc photo)  Health Certifictae ( gốc photo)  Bill of Lading ( copy)  Bảng kiểm kê hàng hóa Bảng hướng dẫn thơng tin bao bì  Booking Biểu đồ xuất hàng  Hình container/seal Container Packing List  Một số chứng từ khác kèm theo có… Kết đạt đƣợc qua đợt thực tập 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố  Tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập Các từ ngữ chuyên ngành chứng từ xuất bao gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận bảo hiểm, thư tín dụng, thư nhờ thu, hối phiếu… Ngồi cịn có tiếng anh giao tiếp logistic qua mail với khách hàng, hãng tàu, forwarder…  Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa container Đối với mặt hàng cá tra xuất chủ yếu sử dụng hình thức gửi hàng nguyên container (FCL/FCL) Sau thỏa thuận giá cước, chủ hàng booking chổ tàu yêu cầu cấp container rỗng để đóng hàng kho Cơng ty 16 Sau đó, tiến hành niêm phong hàng hóa phận chứng từ làm thủ tục hải quan để hải quan kiểm hóa cho phép thơng quan tiến hành niêm phong, kẹp chì cho hàng hố xuất Người chủ hàng chịu trách nhiệm áp tải container đến bãi để giao cho người chuyên chở Người chuyên chở tiến hành cấp vận đơn cho người gửi chịu trách nhiệm vận chuyển, bảo quản để đưa container đến cảng đến Sau đó, người chuyên chở người đại diện người chuyên chở thông báo cho người nhận hàng biết để nhận hàng điểm đến cảng điều kiện cịn ngun seal kẹp chì Người nhận phải làm thủ tục hải quan nhận hàng cảng Nếu người nhận mượn container kho riêng để dỡ hàng phải trả lại container rỗng cho người vận chuyển sau làm vệ sinh container  Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập (đối với giá CIF) Trong bảo hiểm hàng hóa chuyên chở đường biển nói tới ba loại rủi ro sau:  Rủi ro thông thường: rủi ro bảo hiểm điều kiện bảo hiểm hàng hóa thơng thường A, B, C Rủi ro thơng thường gồm: rủi ro mắc cạn, chìm đắm, cháy, đâm va, ném hàng xuống biển, tích, rách, vỡ, gỉ, bẹp, cong vênh, hấp hơi, mùi, lây hại, lây bẩn, va đập vào hàng hóa khác, nước mưa, hành vi ác ý, trộm, cắp, cướp, móc cẩu  Rủi ro phải bảo hiểm riêng: rủi ro loại trừ bảo hiểm hàng hải Đó rủi ro đặc biệt, phi hàng hải chiến tranh, đình cơng Các rủi ro bảo hiểm có mua riêng, mua thêm  Rủi ro loại trừ: rủi ro thường không bảo hiểm trường hợp bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường biển Rủi ro loại trừ gồm: buôn lậu, tịch thu, phá bao vây, lỗi cố ý người bảo hiểm, nội tỳ, ẩn tỳ, tàu không đủ khả biển, tàu lệch hướng, chủ tàu khả tài  Các chứng từ thƣờng sử dụng kinh doanh xuất nhập (Phụ lục 2) a Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): yêu cầu người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi hóa đơn thương mại Hóa đơn dùng để xuất trình cho ngân hàng để địi tiền hàng, xuất trình cho cơng ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, tính thuế xuất nhập khẩu, dùng để thống kê… b Phiếu đóng gói (Packing List): bảng liệt kê tất hàng hóa lô hàng đựng kiện hàng, thùng hàng, container… Phiếu đóng gói dùng để hướng dẫn vận chuyển làm thủ tục nhận hàng gửi hàng 17 c Vận đơn đường biển (Bill of lading): chứng từ người chuyên chở (chủ tàu thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa tiếp nhận để vận chuyển d Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): chứng từ nhà sản xuất quan có thẩm quyền thường Bộ Công thương ủy quyền co Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất khai thác hàng hóa Các loại form C/O thường sử dụng:  Form A: cấp cho hàng hóa Việt Nam xuất sang nước, vùng lãnh thổ cho Việt Nam hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP  Form B: cấp cho sản phẩm xuất Việt Nam sang quốc gia không hưởng ưu đãi  Form D: áp dụng cho hàng xuất sang quốc gia hưởng ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung ASEAN theo hiệp định CEPT  Form E: áp dụng cho hàng hóa xuất từ quốc gia ASEAN sang Trung Quốc theo hiệp định ASEAN - Trung Quốc e Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): chứng từ người bảo hiểm cấp cho người bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm dùng để điều tiết quan hệ tổ chức bảo hiểm người bảo hiểm  Thanh toán quốc tế Các phương thức toán thường sử dụng: D/A, D/P, LC, TT  Phương thức nhờ thu trả chậm (D/A): Ngân hàng giao chứng từ bên mua ký hối phiếu chấp nhận cam kết toán đến hạn  Phương thức nhờ thu trả (D/P): Ngân hàng giao chứng từ nhận toán từ bên mua  Phương thức tín dụng chứng từ (L/C): Là thỏa thuận mà ngân hàng mở thư tín dụng cam kết trả số tiền định cho người bán (người thụ hưởng) người khác người bán định chấp nhận hối phiếu phạm vi số tiền người xuất trình cho ngân hàng chứng từ toán phù hợp với nhũng quy định đề thư tín dụng  Phương thức chuyển tiền (TT): Người mua (bên nhập khẩu, bên nhận dịch vụ cung ứng,…) yêu cầu ngân hàng trích số tiền định tài khoản để trả cho người bán (bên xuất khẩu, bên cung ứng dịch vụ,…) thời gian định 18 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc Các kỹ cần có tính cẩn thận, kỹ lưỡng, chu đáo, chăm chỉ, nhiệt tình, chịu khó, chịu áp lực có trách nhiệm cơng việc Kỹ làm việc cá nhân, làm việc nhóm, kỹ giao tiếp với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp, kỹ mềm, kỹ giao tiếp thương mại, ứng xử nơi cơng sở, khả thích ứng với mơi trường Thái độ, cử đối xử hoà nhã, lịch sự, tôn trọng đồng nghiệp, đối tác khách hàng Kỹ chấp hành kỹ luật nội quy Công ty: làm nghiêm chỉnh tuân thủ theo quy định mà Công ty đặt ra, làm việc phải nghiêm túc để đạt hiệu công việc cách tối ưu Biết lắng nge góp ý cấp trên, học hỏi kinh nghiệm người trước Kỹ viết email: email phải có câu chào mở đầu, nên mở đầu “Dear” “Kính gửi” với tên người nhận, sử dụng Mr Ms trước tên riêng Sau lời chào nên nêu lý viết email người nhận biết nói chủ đề Nội dung email nên viết ngắn gọn, thật đơn giản súc tích để người đọc dễ hình dung nắm bắt nhanh vấn đề, tránh viết dài dịng, khó hiểu Một email bao gồm nhiều đoạn Mỗi đoạn nên tối đa câu dòng Các đoạn phải cách dịng Cuối email phải có lời kết thúc Lời chào lời kết phải tương ứng với Thường dùng “Kind regards”, “Regards” “Best Regards” thay lời kết Nên có lời cảm ơn thơng tin cá nhân đơn vị người nhận mail liên hệ cần Có thể viết tên thư để biểu lịch Kỹ nói chuyện điện thoại:  Đối với người nhận gọi: không nên để người gọi độc thoại mà phải đáp lại họ điều cho người nói biết lắng nghe hiểu họ muốn nói Giọng nói từ tốn, vừa phải, khơng q lớn khơng q nhỏ khiến họ khó chịu Khơng nên ăn uống nói chuyện điện thoại điều cho thấy thiếu tôn trọng không xem trọng trị chuyện Trong cơng việc ln chuẩn bị sổ bút để ghi lại lời nói khách hàng, đối tác để chắn khơng sót chi tiết trị chuyện Khơng nên bất ngờ gác máy điều phản ánh thái độ không lịch không tôn trọng đối phương  Đối với người gọi: Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng chào họ xưng danh tính rõ ràng (tên, địa vị tên công ty) để người nghe nắm thơng tin Sau nhắc lại thơng tin cá nhân họ để gọi địa Tránh gọi vào thời gian làm việc sáng sớm, 19 buổi tối nghỉ trưa Giọng nói nhẹ nhàng truyền cảm mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe để lại cho họ ấn tượng tốt Chuẩn bị trước nội dung trao đổi để giao tiếp suôn sẻ tránh làm thời gian Nói lời cảm ơn tạm biệt kết thúc gọi giúp cho đối tác cảm thấy vui vẻ cho thấy người lịch sự, chu đáo công việc Cách lập kế hoạch thực công việc: xác định mục tiêu, yêu cầu công việc; nội dung cơng việc; cơng việc thực đâu, cơng việc thực nào, thực hiện, kiểm tra, chịu trách nhiệm cơng việc đó; cách thức thực hiện; phương pháp kiểm soát kiểm tra; xác định nguồn lực thực Kỹ tin học văn phòng:  Kỹ Word:  Nhập liệu văn bản, đinh dạng văn bản: gõ văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ  Lập, chèn định dạng bảng: bullet, numbering, đoạn, linespacing, tab, chèn thêm dòng, cột, thay đổi đường viền bảng…  Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: shape, smart art, clip art  Chèn ký tự: symbol; chèn link (hyperlink), ghi (footnote)  Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản…  Kỹ Excel:  Tạo bảng tính, Định dạng liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, xóa cột (split)…  Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)  Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Min, Max, Year, Month, Day…  Sử dụng lọc liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu  Vẽ biểu đồ: chart, tạo Link: hyperlink, thiết lập in: Page setup… Kỹ tiếng Anh chuyên ngành: nâng cao vốn từ vựng tiếng Anh ngày cách giao tiếp qua email với khách hàng đối tác bên phía ngân hàng, cơng ty bảo hiểm, hãng tàu, forwader…, ngồi cịn tăng vốn từ vựng tiếng Anh chuyên ngành thông qua việc làm chứng từ hàng ngày 20 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy đƣợc 6.3.1 Kinh nghiệm Qua đợt thực tập giúp em tự tin, hòa đồng, nói năng, đứng, cách ăn mặc, tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn, học nhiều điều văn hóa nơi cơng sở, xưng hơ, vốn từ vựng tiếng Anh em tăng lên nhiều, học nhiều từ vận tải biển Phải có thái độ nghiêm túc, tận tình cơng việc, phát huy hết khả trình làm việc, cần phải tự tin, không nên rụt rè giao tiếp Phải biết lắng nghe, quan sát học hỏi cách làm việc anh chị, làm việc có kế hoạch, khoa học, biết vận dụng kiến thức học vào công việc giao Trong trình làm việc phải biết phát huy tinh thần tự giác độc lập tự chủ sáng tạo công việc Phải biết tìm cách giảm áp lực cơng việc xuống mức thấp để hồn thành tốt cơng việc giao Cố gắng học hỏi không ngừng kiến thức kỹ chúng sở để em làm tốt công việc sau Không ngần ngại hỏi người khác việc mà em không biết, chưa biết chưa hiểu có kiến thức em hoàn thiện Phải học cách tạo thêm thắt chặt mối quan hệ giúp ích em nhiều cơng việc lẫn sống Tiếp thu góp ý thẳng thắng đồng nghiệp, cấp trên, lãnh đạo hoàn thành tốt cơng việc giao tích lũy kiến thức cho công việc sau 6.3.2 Bài học sai sót q trình làm chứng từ  Khai hải quan điện tử  Sai địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế Cách khắc phục: tra trang web Hải quan để cập nhật tên địa điểm bảo thuế cho thật xác Nếu khai tiến hành khai báo bổ sung Một số địa điểm thường gặp:  Cảng Cát Lái: mã 02CIS01 (Tổng cơng ty Tân Cảng Sài Gịn)  Cảng VICT: mã 02H3S01 (Liên doanh phát triển tiếp vận số 1)  Cảng ICD Tanamexco: mã 02IKC04 (XNK Tây Nam ICD 1)  Ghi sai thông tin công ty nhập mã nước nhập Cách khắc phục: ghi đầy đủ xác giống với hợp đồng, kiểm tra lại nhiều lần  Thể sai số ngày hợp đồng Cách khắc phục: ghi giống với hợp đồng kiểm tra kỹ 21  Tỷ giá liên ngân hàng lấy sai ngày khai hải quan không lấy trang web: http://www.sbv.gov.vn Cách khắc phục: phải lấy tỷ giá bình quân liên ngân hàng ngày khai hải quan xem kỹ ngày có xác khơng  Các sai sót ghi chép số lượng, số tiền, địa cảng lý tờ khai Cách khắc phục: kiểm tra kỹ thông tin hợp đồng xem thể cont, số lượng bao nhiêu, số tiền Sau đó, tính tốn thể tờ khai  Thể sai tên mã số hàng hóa Cách khắc phục: xem hợp đồng coi mặt hàng để xuất mặt hàng mã số hàng hóa tương ứng để thể tờ khai cho thích hợp  Mã số cá tra phi lê: 03046200  Mã số ca tra cắt khúc: 03032400  Commercial Invoice Packing List  Thể sai số Invoice Cách khắc phục: phải xem số hợp đồng xác định xác cont hàng làm thuộc cont thứ hợp đồng để thể cho số Invoice  Thể sai ngày Invoice Cách khắc phục: kiểm tra lại ngày khai hải quan ngày để thể cho ngày Invoice  Thể sai tên người mua, người bán, thiếu thơng tin consignee (nếu có) Cách khắc phục: xem kỹ hợp đồng kiểm tra lại nhiều lần  Sai số hợp đồng, số bill, ngày tàu chạy, cảng đi, cảng đến… Cách khắc phục: kiểm tra trước sau làm xong  Sai bảng mơ tả hàng hóa Cách khắc phục: thể giống hợp đồng, thể theo ý khách hàng Kiểm tra xác thơng tin, số liệu phải giống với hợp đồng  Đọc sai số tiền (đối với invoice) số carton (đối với packing list) Cách khắc phục: kiểm tra trước sau làm xong  Health certificate Analytical  Đã xin cấp health tàu bị delay, đổi tàu, đổi số chuyến Thời gian xin cấp lại lâu ảnh hưởng đến thời gian gửi chứng từ Cách khắc phục: đợi đến tàu chạy xác định xác thơng tin tên tàu, số chuyến…rồi gửi mail cho Nafi xin cấp health certificate analytical 22  Quên sửa số chi tiết health số YK, số cont/seal, mơ tả hàng hóa Cách khắc phục: kiểm tra kỹ thông tin sau làm xong  Một số chi tiết mô tả hàng hóa khơng phép thể health Cách khắc phục: tham khảo ý kiến người kiểm tra đồng thời phải dựa vào bảng kiểm hàng giấy chứng nhận chất lượng  Certificate of Origin  Sai thông tin người mua, người bán, thiếu thể notify (nếu có) Cách khắc phục: kiểm tra kỹ sau làm xong dựa vào hợp đồng  Sai số bill, số invoice, số thùng phần mơ tả hàng hóa Cách khắc phục: kiểm tra thông tin hợp đồng book cho thật kỹ trước sau làm xong  Sai form Cách khắc phục: xác định xác form thị trường, chưa rõ pahir tham khảo ý kiến người trước, trước làm  Xuất trình chứng từ ngân hàng  Xuất trình chứng từ thiếu so với thư nhờ thu  Các chi tiết thư nhờ thu sai như: ngày tàu chạy, số invoice, trị giá đòi tiền…  Hai hối phiếu phải giống hoàn toàn, khác số  Trị giá hối phiếu phải ghi thứ tiền với tín dụng thư, số tiền số chữ phải phù hợp với Tránh sai lệch số tiền chữ số tiền số  Hối phiếu phải ghi thời hạn, ví dụ: trả (at sight) 6.4 Chi tiết kết công việc đóng góp cho Cơng ty Làm hồn thành 10 chứng từ bao gồm: Khai hải quan điện tử: khai hải quan container Walmart 31, Whale 07, Walmart 102, Quwat 31, Walmart 52, Walmart 10, Shell 09, Falag 01, Jagota 02, Walmart 133 Làm Bill of Lading: gửi chi tiết bill cho hãng tàu để làm B/L nháp cont Whale 07, Walmart 60, Walmart 10, Walmart 133, Shell 09, Falag 01, Jagota 02; làm giấy ủy quyền chỉnh sửa B/L nháp cont Whale 07, Quwat 31; làm thư LOI yếu độ container Whale 07 Shell 09; sửa B/L nháp container Walmart 102, Quwat 31 Walmart 52; làm bảng toán tiền tàu container Whale 07 Quwat 17, Quwat 31 23 Làm chứng từ nháp kiểm nháp: làm chứng từ nháp kiểm tra chứng từ nháp container Walmart 177; Walmart 31, Whale 07, Walmart 102, Walmart 91, Quwat 31, Walmart 52, Walmart 10 Shell 09, Falag 01, Jagota 02 Xin cấp Health Certificate Analytical: gửi mail cho Nafi xin cấp Health container Walmart 31, Whale 07, Walmart 102, Quwat 31, Walmart 52, Walmart 10, Shell 09, Falag 01, Jagota 02 Làm chứng từ bảo hiểm: chỉnh sửa đơn bảo hiểm container Quwat 31 Làm Certificate of Origin: làm C/O cho container Walmart 31, Whale 07, Quwat 31, Walmart 52, Walmar 10, Walmart 133, Falag 01, Jagota 02 In trình ký chứng từ gốc: in trình ký chứng từ gốc container Walmart 31, Whale 07, Walmart 102, Quwat 31, Walmart 52, Walmart 10, Shell 09, Falag 01, Jagota 02, Walmart 133 Gửi chứng từ cho ngân hàng khách hàng: gửi chứng từ gốc cho khách hàng container Walmart 31, Quwat 17, Falag 01; gửi chứng từ ngân hàng container Quwat 17, làm nhờ thu ngân hàng container Walmart 102, gửi chứng từ nháp container Walmart 52, Walmart 10 Shell 09 cho khách hàng, gửi số DHL file scan chứng từ gốc container QW 31, Walmart 52, cho khách hàng Làm chứng từ lưu trữ: làm chứng từ lưu phòng chứng từ container Whale 07, Quwat 17, 31 Walmart 31, Walmart 52, Walmart 102, Falag 01, Jagota 02; làm chứng từ kế toán container Quwat 31, Walmart 52; Falag 01, Jagota 02 Photo, đóng quyển, scan, fax, in tài liệu, đóng mọc chứng từ đánh văn bảng, viết báo cáo: viết báo cáo kế hoạch thực công việc ngày kết thực cơng việc đó; photo, đóng quyển, scan, in tài liệu sữa đặc có đường quy trình chế biến hạt nêm; thiết kế bìa, biểu mẫu, đánh văn bảng Quy chế nội quy Công ty Tập đoàn F.I.T; làm album sản phẩm Canned Luncheon Meat cỡ 13x18; lập danh sách phát bảo hộ lao động năm 2018; tham gia dọn dẹp vệ sinh hàng ngày định kì cuối tháng nơi làm việc 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đoàn Thị Hồng Vân (2007) Giáo trình Kỹ thuật Ngoại thương Hồ Chí Minh: Nhà xuất Lao động – Xã hội Võ Thanh Thu (2006) Kỹ thuật kinh doanh Xuất Nhập Hồ Chí Minh: Nhà xuất Lao động – Xã hội Dương Hữu Hạnh (2005) Cẩm nang nghiệp vụ Xuất Nhập Hà Nội: Nhà xuất Thống kê Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản Cửu Long (2010) Bản cáo bạch năm 2010 An Giang Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản Cửu Long (2016) Báo cáo thường niên năm 2016 An Giang Chí Tín (2018) Thủy sản Cửu Long An Giang giải thích sụt giảm lợi nhuận Truy cập từ: http://baodautu.vn/thuy-san-cuu-long-an-giang-giaithich-ve-sut-giam-loi-nhuan-d76471.html Nguyễn Gia (2017) Biến động giá nguyên liệu, nhiều doanh nghiệp sụt giảm lợi nhuận Truy cập từ: http://fiinpro.com/News/Detail/514923?lang=vi-VN Kinh nghiệm tiếp cận công việc cho sinh viên thực tập (2017) Truy cập từ: http://webxuatnhapkhau.com/kinh-nghiem-tiep-can-cong-viec-moi-chosinh-vien-thuc-tap.t728.html Những kỹ để viết email chuyên nghiệp (2016) Truy cập từ: http://khoi.nghiep.vn/ky-nang/nhung-ky-nang-co-ban-de-viet-emailchuyen-nghiep-hon.html 25 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN BAN KIỂM SỐT TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TGĐ KINH DOANH PHĨ TGĐ ĐIỀU HÀNH P KINH BAN P CƠNG P KỸ P KẾ P TỔ BAN BAN ĐIỀU DOANH THU NGHỆ THUẬT TOÁN CHỨC QUẢN LÝ HÀNH MUA DỰ ÁN Phụ lục 2: Bộ chứng từ xuất thị trƣờng Ả Rập (tham khảo chi tiết đính kèm trang kế tiếp) 26 TỔ KHO Hình 4: Sơ đồ cấu tổ chức ĐỘI THÀNH PHẨM ĐỘI XẾP KHUÔN ĐỘI ĐỘI BỘ PHẬN TIỀN LƢƠNG BỘ PHẬN THỐNG KÊ BỘ PHẬN NHÂN SỰ TỔ NƢỚC CẤP, NƢỚC THẢI TỔ CƠ KHÍ, SỬA CHỮA TỔ VẬN HÀNH BỘ PHẬN QC BỘ PHẬN THÍ NGHIỆM BỘ PHẬN ISO, HACCP BỘ PHẬN IT BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN MARKETTING Nguồn: Bản cáo bạch (2007) Công ty CP XNK Thủy sản Cửu Long An Giang ... ty cổ phần xuất nhập thủy sản Cửu Long (2010) Bản cáo bạch năm 2010 An Giang Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản Cửu Long (2016) Báo cáo thường niên năm 2016 An Giang Chí Tín (2018) Thủy sản Cửu. ..TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN PHỊNG CHỨNG TỪ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN CỬU LONG AN GIANG SINH VIÊN THỰC HIỆN:... Cán công nhân viên HĐKD : Hoạt động kinh doanh 10 TNDN : Thu nhập doanh nghiệp 11 CLFISH : Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thủy sản Cửu Long An Giang 12 ĐVT : Đơn vị tính 13 P : Phòng iv DANH