Nhận xét về tổ chức bộ máy và quá trình làm việc kế toán

1 Nhận xét về tổ chức bộ máy và quá trình làm việc kế toán Kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lí kinh tế ,tài chính .Nó có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế . Nhận thức được vấn đề này trong những năm vừa qua xí nghiệp 26.3 nói chung và công ty 26 –BQP nói riêng đã không ngừng nghiên cứu hoàn thiện bộ máy kế toán ,làm cho nó đơn giản nhưng hiệu quả mang lại là cao nhất , phục vụ đắc lực cho công tác kiểm tra ,giám sát .Tuy nhiên bộ máy kế toán của xí nghiệp hiện tại những ưu điểm và tồn tại sau . 3.1.1 Về ưu điểm . Nhìn chung việc tổ chức bộ máy kế toán ,và quá trình làm việc kế toán ở xí nghiệp là phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp . Với đặc điểm của xí nghiệp là quy mô nhỏ , sản xuất giầy các loại .Hơn nữa cùng với việc tố chức bộ máy quản lí sản xuất với các phòng ban chức năng phân theo từng bộ phận đã nâng cao hiệu quả trong sản xuất tạo điều kiện cho việc kiểm tra giám sát lẫn nhau được thuận lợi . Bộ máy kế toán trong xí nghiệp đêu do những người có kinh nghiệm đảm nhận, có chuyên môn cao lĩnh vực được đào tạo .Không những thế , bộ máy kế toán ở xí nghiệp còn có sự kết hợp giữa những người làm việc lâu năm trong lĩnh vực công tác và những người trẻ tuổi có năng lực cao được đào tạo bài bản trong các trương Đại học và Học viện ở trong nước . Về sự phân công lao động kế toán trong xí nghiệp :Tuy ban tài chính chỉ bao gồm có 3 kế toán ( trong đó có 1 trưởng ban và 2 nhân viên ) nhưng được phân công hết sức hợp lí ,nhờ vậy mà khối lượng công việc kế toán hang tháng đều được giải quyết kịp thời , cung cấp đầy đủ thong tin cho ban lãnh đạo xí nghiệp.Sự phân công lao động kế toán hợp lí được thể hiệ ở chỗ : Trưởng ban tài chính là người có chuyên môn cao , có kinh nghiệp công tác lâu năm trong xí nghiệp , được giám đốc bổ nhiêm ,trưởng ban tài chính kiêm kêá toán tổng hợp .Hai nhân viên kế toán trẻ có năng lực .Một người làm kế toán thanh toán , kế toán nguyên vật liệu kiêm kế toán tiền lương .Một người làm kế tón thành phẩm , kế toán giá thành và thủ quỹ.Với sự phân công như vậy đảm bảo được mức độ độc lập giữa họ , giữa các kế toán viên có thể thường xuyên kiểm tra đối chiếu với nhau trong quá trình làm việc tránh được các sai sót . Về công việc kế toán : Do các mặt hàng xí nghiệp sản xuất hàng năm đều do bộ quốc phòng đặt hàng trước , nên chương trình sản xuất đã được thiết kế từ trước do vậy mà trình tự kế toán giữa các năm không có sự khác biệt lớn ,thuận lợi cho những ngưòi làm việc kế toán .Giúp cho nhà quản lí xác định giá bán hợp lí phù hợp với tình hình của thị trường Về sổ sách kế toán sử dụng : Với đặc điểm là xí nghiệp sản xuất các loại giầy , có quá trình tập hợp chi phí phức tạp .Hiện tại xí nghiệp đang sử dụng hình thức từ ghi sổ trong việc ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh .Hình thức này phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp : quá trình sản xuất phức tạp ,các mặt hàng với nhiều chủng loại mẫu mã khác nhau , đoì hỏi phải có nhiều loại nguyên vật liệu đầu vào , với nhiều nghiệp vụ phát sinh hàng ngày Hơn nữa hiện nay để gảim bớt khối lượng công việc kế toán mà độ chính xác cao , xí nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán Adsoft giúp cho công tác hạch toán tại xí nghiệp .Với việc áp dụng phần mềm kế toán này khối lượng công việc kế toán đã được giảm bớt đáng kể so với kế toán thủ công trước đây.Hơn nữa với sự giúp đỡ của phần mềm này, công tác kiểm tra quản li trở lên thuận lợi hơn , tránh được những sửa chữa cố ý ,bóp méo thông tin kế toán . Bên cạnh những ưu điểm xí nghiệp vẫn còn những tồn tại trong công tác kế toán 3.1.2 Những tồn tại. Về chứng từ sử dụng : Chứng từ là phương pháp thong tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại ,ghi sổ và tổng hợp kế toán.Hiện tại ở xí nghiệp sử dụng tất cả các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh .Tuy nhiên có một số chứng từ xí nghiệp lại không sử dụng , ví dụ : xí nghiệp không sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu xuất dung trong tháng cho các phân xưởng các tổ .Khi xuất nguyên vật liệu dùng trong tháng kế toán xí nghiệp chỉ dùng phiếu xuất kho , phiếu xuất kho này được đính kèm với chứng từ ghi sổ .Nó là căn cứ minh chứng cho nghiệp vụ ghi trên chứng từ ghi sổ .Nhưng làm như vậy thì rất khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu và đánh giá .Vì nó không cung cấp được thong tin cho người sử dụng biết tình hình xuất dung cho từng phân xưởng ,từng sản phẩm , để từ đó đánh giá được tính hiệu quả của từng phân xưởng từng sản phẩm .Không có thong tin nhận xét đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong tháng ảnh hưởng đến sử dụng nguyên vật liệu trong các tháng kế tiếp . Các bảng biểu sử dụng trong xí nghiệp :Hiện tại xí nghiệp đang sử dụng một số mẫu bảng biểu do các nhân viên của xí nghiệp thiết kế , so với các bảng biểu do bộ tài chính hướng dẫn thì không có sự khác nhau nhiều lắm , tuy nhiên cách cung cấp thong tin có thể khác nhau .Việc thiết kế những bảng biểu này có ưu điểm là phù hợp với tình hình công việc của xí nghiệp nhưng sẽ là một khó khăn cho người sư dụng thong tin . Ví dụ các bảng : Bảng phân bổ khấu hao ,Bảng phân bổ lương , ăn ca , Bảng phân bổ BHXH , BHYT và Kinh phí công đoàn…. Về tài khoản sử dụng tại xí nghiệp : Hiện tại xí nghiệp cũng như công ty đang sử dụng bảng hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành ngày 1.11.1995 có sửa chữa bổ xung .Tuy nhiên để thuận lợi trong công tác hạch toán xí nghiệp cũng như công ty dã chi tiết một số tài khoản để sử dụng . Nhưng hiện tại xí nghiệp lại không sử dụng tài khoản 112 – “tiền gửi ngân hàng “.Chính vì không sử dụng tài khoản này nên đã gây khó khăn trong việc thanh toán cho nhà cung cấp và khách hàng ( xu hướng hiện tại các nhà cung cấp và khách muốn thanh toán qua tài khoản 112 vì có thuận lợi trong giao dịch ) .Mọi giao dịch với khách hang hoặc nhà cung cấp băng tiền gửi ngân hàng đều thực hiện qua tài khoản 112 của công ty , còn xí nghiệp sẽ sử dụng tài khoản 136 và 336 để thanh toán với công ty .Vì xí nghiệp không dung tài khoản này nên gây khó khăn trong việc thanh toán với nhà cung cấp ,khách hang ,gây khó khăn trong quá trình hạch toán .Mặt khác tk 511”tài khoản doanh thu bán hang và cung cấp dịch vụ “được xí nghiệp chi tiết thành 5 tài khoản , trong đó tài khoản 5114 theo Bộ tài chính ban hành là tài khoản dùng để phản ánh các khoản thu từ trợ cấp trợ giá của nhà nước khi xí nghiệp thực hiện nghĩa vụ cung cấp sản phẩm ,hang hoá theo yêu cầu của nhà nước ,nhưng hiện tại xí nghiệp dùng tài khoản này để phản ánh doanh thu sản phẩm mẫu . Ở xí nghiệp không có tài khoản nào phản ánh doanh thu từ trợ cấp trợ giá của chính phủ .Như vậy khi có doanh thu từ trợ cấp trợ giá thì sẽ gây khó khăn cho công việc hạch toán Về sổ sách sử dụng : Hiện tại phần lớn sổ sách xí nghiệp sử dụng đều do nhân viên trong xí nghiệp tự thiết kế trên cơ sở là các văn bản do bộ tài chính ban hành Vd: chứng từ ghi sổ ,Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ ,Sổ cái tài khoản ,Sổ chi tiết tài khoản ….Các loại sổ này có ưu điểm là phù hợp với công tác hạch toán trong xí nghiệp và công ty ,tuy nhiên các khoản mục trình bày trên các sổ sách thực sự chưa được khoa học . sử lí số liệu : Hiện tại xí nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán Adsoft để sử lí số liệu .Sử dụng phần mềm này khối lượng công việc kế toán được giải quyết nhanh ,tuy nhiên đây là phần mềm đã cũ không có nhiều tính năng và sử dụng đơn giản so với các phần mềm kế toán mới . 3.2 Nhận xét về quá trình kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp. 3.2.1 Nhận xét về phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho . Có nhiều phương pháp để xác định trị giá hang tong kho .Mỗi một phương pháp xác định hang tồn kho sẽ cho một đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng , mỗi phương pháp sẽ ảnh hưởng việc xác định giá vốn hang bán và ảnh hưởng đến việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và nghĩa vụ của doanh nghiệp với nhà nước . Xí nghiệp 26.3 hiện tại đang sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước ( NT-XT) để xác định hang tồn kho .Theo phương pháp này thì vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước cho việc chế tạo sản phẩm .Mà giá cả vật tư trên thị trương luôn luôn biến động . Với đặc điểm sản xuất của xí nghiệp , giá trị nguyên vật liệu dùng cho sản xuất luôn chiếm 1 tỉ trọng lớn .Chi phí của xí nghiệp bỏ ra liên quan đến nhiều kì vì sản phẩm sản xuất trong kì này sang kì sau mới có thể tiêu thụ được .Như vạy công việc xác định giá trị hang tồn kho theo phương pháp NT-XT sẽ không phản ánh được chính xác giá thành sản phẩm sản xuất tại thời điểm hiện tại Việc sử dụng phương pháp NT-XT sẽ làm cho giá thành sản phẩm chịu ảnh hương rất nhiều của giá mua nguyên vật liệu , và sẽ ảnh hưởng đáng kể tới việc xác định giá bán sản phẩm .Giá bán sản phẩm của xí nghiệp có thể sẽ khác với giá bán của các xí nghiệp khác sản xuất các mặt hàng cùng loại , làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp . Nếu doanh nghiệp sử dụng giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ sẽ giảm nhẹ được hạch toán chi tiết nguyên vật liệu so với phương pháp NT-XT (điều này tốt cho xí nghiệp vì hiện tại xí nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu trong việc chế tạo sản phẩm ) bởi nó không phụ thuộc vào số lần xuất nhập của từng danh điểm nguyên vật liệu .Hơn nữa hiện nay xí nghiệp đang áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán nên việc xác định giá trị hang tồn kho theo phương pháp này không có gì khó khăn . Giá đơn vị bình quân của phương pháp này được xác định như sau : Đơn giá bình quân Giá trị vật tư tồn đầu kì và nhập trong kì ( từng loại vật tư ) Lượng gốc vật tư tồn đầu kì và nhập trong kì Sử dụng phương pháp này , đơn giá bình quân dùng để xác định giá trị vật tư mỗi lần xuất nhập đều chịu ảnh hưởng của giá và lượng của vật tư tồn trong kho và vật tư nhập trong kì .Do đó hạn chế sự ảnh hưởng của sự biến động của giá cả vật tư trên thi trường . 3.2.2 Nhận xét về tiền lương của công nhân nghỉ phép tại xí nghiệp Với số lượng công nhân sản xuất tương đối lớn ,nhưng hiện nay xí nghiệp vẫn chưa thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất .Vì xí nghiệp đang áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm do đó công nhân sản xuất mà nghỉ do ốm đau ,thai sản …đều làm ảnh hưởng đến việc sản xuất sản phẩm trong kì .Hơn nữa công nhân nghỉ như vậy xí nghiệp vẫn phải trả lương cho họ theo quy định .Hàng kì công nhân ở xí nghiệp nghỉ cũng không ít nên sẽ ; àm cho chi phí nhân công trực tiếp khác so với thực tế trong khi khối lượng sản phẩm lại giảm so với kế hoạch . Vì vậy xí nghiệp nên thực hiện trích trước lương nghỉ phép của công nhân theo một tỉ lệ nào đó tính vào chi phí sản xuất ,và như vậy khi có công nhân nghỉ phép thì ít ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm , thông tin mà kế toán cung cấp cho nhà quản lí sẽ đầy đủ và chính xác hơn . Việc trích trước tiền lương này sẽ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và sử dụng tài khoản 335 “chi phí phải trả “ Khi trích trước tiêng lương phép của công nhân sản xuất ,kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản Nợ TK 622 (chi tiết từng phân xưởng , trích theo tỉ lệ nhất định trên tổng quỹ lưong ) Có TK 335 (số thực tế trích trước ) Khi có công nhân nghỉ phép , tính ra số tiền phải trả cho công nhân nghỉ phép kế toán nhập số liệu vào máy tính theo định khoản Nợ TK 335 (Số tiền phải trả công nhân viên) Có TK 334 ( chi tiết phân xưởng ) Cuối niên độ nếu số trích trước lớn hơn số tiền phải trả cho công nhân nghỉ phép thì phải hoàn nhập .Khi hoàn nhập kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản : Nợ TK 335 ( Số chênh lệch ) Có TK 622 ( Ghi giảm chi phí nhân công trực tiếp 0 Nếu cuối niên độ số tiền trích trước nhỏ hơn số tiền phải trả thì kế toán ,thì kế toán phải trích bổ xung .Kế toán căn cứ vào số chênh lệch trích bổ xung và ghi tăng sản xuất kinh doanh .Kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản : Nợ TK 622 ( ghi tăng chi phí sản xuất kinh doanh) Có TK 335 ( số chênh lệch trích bổ xung ) Về bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội :hiện nay xí nghiệp tách thành 2 bảng riêng biệt mặc dù được sắp xếp theo trình tự logic , nhưng làm như vậy không thuận lợi cho người xem , không thuận lợi cho việc đối chiếu so sánh.Vì vậy xí nghiệp nên xem xét thay đổi bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, để cho những người xem và bộ phận quản lí có thể nắm bắt thông tin một cách toàn diện hơn về tình hình tiền lương ,và các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp . Để từ dó ban quản lí của xí nghiệp có thể đưa ra những quy định về vấn đề nhân sự , nâng cao hiệu quả kinh doanh . 3.2.3 Nhận xét về bảng kê phân bổ khấu hao tài sản tại xí nghiệp 26.3 Bảng kê phân bổ khấu hao hiện tại xí nghiệp đang sử dụng chỉ mới thể hiện số khấu hao phải trích trong tháng cho từng đối tượng sử dụng .Bảng phân bổ này chưa phản ánh được nguyên giá tài sản cố định , số năm sư dụng , tỉ lệ khấu hao của từng loại , từng nhóm tài sản cố định , cũng như tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định .Bảng kê này chưa cung cấp được đầy dủ thông tin cần thiết cho người sử dụng 3.2.4 Một số nhận xét về các khoản mục chi phí liên quan đến tính giá thành sản phẩm Về chi phí nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu là một nhân tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất kì doanh nghiệp nào . Nguyên vật liệu luôn chiếm 1 tỉ lệ lớn trong giá thành sản phẩm . Vì vậy có quản lí tốt , sử dụng hợp lí nguyên vật liệu thì mới tiết kiệm được chi phí , giảm giá thành tăng lợi nhuận Hiện nay công tác quản lí nguyên vật liệu của xí nghiệp chưa được tốt , chưa xây dựng hoàn thiện hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm chi tiết cho từng loại nguyên vạt liệu . Hơn nữa ở xí nghiệp chưa xây dựng được định mức hàng tồn kho tối đa và tối thiểu , Nhiều khi có loại nguyên vật liệu dự trữ quá lớn , nhưng có loại nguyên vật liệu dự trữ quá ít , đến khi sản xuất sản phẩm lại thiếu nguyên vật liệu do đó phải chuyển sang sản xuất sản phẩm khác thay thế , gây ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm . Do đó doanh nghiệp nên xây dựng hoàn thiện hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm chi tiết rõ rang cho từng loại , để phục vụ tốt cho việc quản lí và sử dụng nguyên vật liệu .Doanh nghiệp cũng nên xác định việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho ở một mức độ hợp lí để quá trình sản xuất được diễn ra bình thường tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu chế tạo sản phẩm phải chuyển sang chế tạo sản phẩm khác . Về chi phí nhân công trực tiếp : Nhân công trực tiếp là một nhân tố không thể thiếu trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Tuy nhiên hiện tại ểơ xí nghiệp chính sách tiền lương không được hấp dẫn cho lắm để lôi kéo giữ chân người lao động gắn bó với xí nghiệp ( Ví dụ mức lương chưa thực sự cao , người lao động chỉ được nhân lương khi sản phẩm đã được tiêu thụ …) . Với sự tăng nhanh của giá cả theo thời gian , mà lương của người lao động không tăng hoặc tăng ít không đáng kể , ảnh hưởng đến cuộc sống của người lao động . Hơn nữa lao động hợp đồng trong xí nghiệp lớn , trình độ tay nghề của người lao động không đồng đều . Do vậy công ty cần phải có những chính sách để khuyến khích người lao động như : Cải cách chế độ tiền lương ,tiền thưởng cho những người hoàn thành nhiệm vụ hoặc có những sang kiến cải tiến kĩ thuật nâng cao năng xuất, tạo cho người lao động yên tâm thoải mái trong công việc . Hơn nữa xí nghiệp cần phải có kế hoạch tuyêng dụng và bồi dưỡng lao động hợp lí để nâng cao tay nghề cho người lao động , góp phần nâng cao năng xuất lao động . Về chi phí sản xuất chung : Chi phí sản xuất chung của xí nghiệp gồm : Khấu hao tài sản cố định tại phân xưởng , chi phí bảo dưỡng máy móc … luôn chiếm tỉ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất chung . Tuy nhiên hiện nay ở các phân xưởng vẫn dung các máy móc cũ kĩ , đã tính hết khấu hao nhưng vẫn sử dụng trong sản xuất , làm cho hiệu quả sản xuất thấp , ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh . Do vậy xí nghiệp cần phải có kế hoạch thay đổi máy móc thiết bị , đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân vận hành máy , tránh những hỏng hóc trong quá trình vận hành điều hành máy. Hoàn thành hệ thống sổ sách về tính phân bổ khấu hao , cung cấp thong tin đầy đủ cho các nhà quản lí để có những kế hoạch phù hợp trong tương lai gần . DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Báo cáo tổng quyết toán các năm 2002, 2003, 2004, 2005 Xí nghiệp 26.3 công ty 26 Bộ quốc phòng 2. Báo cáo tổng quỹ lương và thu nhập bình quân các năm : 2002 ,2003, 2004 và 2005 Xí nghiệp 26.3 công ty 26 Bộ quốc phòng 3. Bài giảng môn học “ Tổ chức hạch toán kế toán “ TS Trần quý Liên Đại Học Kinh tế quốc dân 4. Giáo trình môn học “ kế toán tài chính” ,Trường ĐH Kinh tế quốc dân .Nhà xuất bản thống kê 2005 5. Giáo trình môn học “Kế toán doanh nghiệp” PGS TS Nguyễn Văn Công , Trường ĐH Kinh tế quốc dân 6. Giáo trình môn học “ Phân tích hoạt động kinh doanh “ PGS TS Phạm Thị Gái , Trường ĐH kinh tế quốc dân 7. Một số sổ sách có liên quan ,Xí nghiệp 26.3 công ty 26 Bộ quốc phòng . [...]... trực thuộc Công ty 26 nói riêng có quá trình hạch toán chi phí phức tạp , khối lượng công việc lớn Tuy nhiên bộ máy tổ chức của xí nghiệp được tổ chức hợp lí lên quá trình hạch toán đã bớt được phức tạp Bên cạnh đó đội ngũ cán bộ nhân viên quản lí có trình độ chuyên môn , tay nghề cao đã giúp cho quá trình phản ánh và cung cấp thong tin hết sức kịp thời , đảm bảo tốt cho công tác kiểm tra , giám sát... gian tới cung với sự cổ phần hoá mạnh mẽ của các công ty nhà nước , Công ty 26 đang đứng trước những thời cơ và thanchs thức đòi hỏi ban quản lí phải có những giả pháp và bước đi thích hợp Do thời gian thực tập về kế toán không nhiều , kién thức chuyen ngành còn hạn chế , nên quá trình nhận xét về Công ty có thẻ còn những chỗ chưa hợp lí , vì vậy em mong đưộưc sự đóng góp quý báu của các thầy cô Em xin...KẾT LUẬN Công ty 26 Bộ Quốc Phòng là doanh nghiệp nhà nước trưc thuộc Tổng cục hậu cần , với nhiệm vụ là sản xuất các loại mặt hàng quân trang quân dung (giầy da , giầy vải ) cung cấp cho Quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu Các xí nghiệp thành viên trong Công ty 26 nói chung và xí nghiệp 26.3 trực thuộc Công ty 26 nói riêng có quá trình hạch toán chi phí phức tạp... đóng góp quý báu của các thầy cô Em xin chân thành cảm ơn ThS Đinh Thế Hùng GV Trường ĐH Kinh tế quốc dân , cùng các cô chú anh chị trong xí nghiệp 26.3 Công ty 26 BQP đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn cho em trong quá trình thực tập vừa qua . 1 Nhận xét về tổ chức bộ máy và quá trình làm việc kế toán Kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống. nghiệp hiện tại những ưu điểm và tồn tại sau . 3.1.1 Về ưu điểm . Nhìn chung việc tổ chức bộ máy kế toán ,và quá trình làm việc kế toán ở xí nghiệp là phù hợp