TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 8

TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 8 1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trong bất cứ một doanh nghiệp nào đều đóng vai trò rất quan trọng. Là huyết mạch hoạt động tài chính cho doanh nghiệp đó. Vì vậy phòng tài chính kế toán của Công ty cổ phần xây dựng giao thông 8 cũng như tất cả các phòng tài chính kế toán khác trong cùng ngành thì cơ bản có nhiệm vụ quản lý và thực hiện chức năng cụ thể như sau: - Mở và ghi chép sổ sách kế toán theo quy định của Bộ tài chính. Việc ghi chép được tiến hành thường xuyên theo đúng trình tự các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu đảm bảo chính xác, trung thực rõ ràng, không tẩy xoá. - Tiếp nhận, kiểm tra, thanh toán, hạch toán và lưu trữ chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toan sau khi được tiếp nhận đều phải được kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý trình lãnh đạo phê duyệt thanh toán. Kế toán sau khi tiến hành thanh toán và hạch toán kế toán theo đúng nội dung kinh tế phát sinh sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Công ty, đồng thời lưu trữ chứng từ kê toán theo quy định. - Lập báo cáo tài chính quý, năm. Do đặc thù của ngành tư vấn xây dựng và xây dựng các công trình nên Công ty đang hình thức tổ chức kế toán theo hình thức phân tán. Mỗi một phần hành kế toán được giao cho từng người và mỗi người khi phụ trách phần hành mình làm thì phải chịu trách nhiệm về phần hành mà mình làm. Phòng tài chính kế toán của Công ty bao gồm có 6 người cùng với trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty, và được tổ chức theo sơ đồ như sau: Biểu 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán. Kiêm TSCĐ Kế toán lương TGNH Thủ quỹ Kế toán thuế - Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính kế toán): kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật, Nhà nước về toàn bộ Kế Toán Trưởng (Kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán) công việc của mình cũng như toàn bộ thông tin cung cấp. Hay nói cách khác kế toán trưởng là người tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, kiểm tra kiểm soát và sử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hạch toán tổng hợp các thông tin tài chính của Công ty thành báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của Ban giám đốc. - Kế toán tổng hợp: kế toán tổng hợp dựa vào các chứng từ từ các phần hành gửi đến để vào sổ tổng hợp. Cuối tháng tính ra số tiền phát sinh, số dư đối chiếu với các sổ chi tiết để làm căn cứ lập báo cáo tài chính. Cụ thể hơn là kế toán tổng hợp sẽ hạch toán tổng hợp tức là tổng hợp các số liệu về thu chi và các nghiệp vụ khác ở các kế toán viên khác để có thể tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, công trình cũng như để lập các báo cáo cần thiết. - Kế toán thanh toán: kế toán thanh toán có nhiệm vụ phải ghi chép kịp thời, đầy đủ trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. Đối với các khoản thanh toán nội bộ : kế toán thanh toán theo dõi các khoản ứng trước và kiểm tra hồ sơ chứng từ quyết toán của Công ty với từng phòng ban, cá nhân cụ thể. - Đối với các khoản thanh toán với người mua, người bán : thì kế toán theo dõi, đối chiếu, kiểm tra tài khoản tiền mặt và tài khoản tiền gửi ngân hàng với tình hình thanh toán với người mua, người bán. - Kế toán ngân hàng : phản ánh theo dõi tình hình biến động của tài khoản tiền gửi ngân hàng thông qua các sổ sách chứng từ. Cuối tháng tính ra số tiền phát sinh, số dư cuối tháng rồi đối chiếu với các sổ chi tiết để làm cơ sở cho hoạt động tài chính của công ty cũng như làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính. - Kế toán thuế : phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thuế. Kế toán thuế phải đặc biệt chú ý đến các loại thuế cũng như các cách tính thuế vì nó liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của công ty. Điều đó là rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. - Thủ quỹ : thủ quỹ có hai nhiệm vụ chính sau đây: Bảo quản tiền mặt, nhận tiền và chi tiền theo lệnh, chịu sự điều hành của kế toán trưởng và các kế toán phần hành có liên quan. Quản lý, vận chuyển công văn giấy tờ. Thủ quỹ còn chịu trách nhiệm ghi chép và lưu giữ các hợp đồng kinh tế của Công ty. 2. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 2.1. Các chính sách kế toán chung Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên chế độ của Công ty được quy định theo những văn bản pháp quy trong lĩnh vực này như Quyết định số 15 / 2006 / QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp trong đó có loại hình doanh nghiệp kinh doanh xây lắp. Trong đó ta có thể thấy các chính sách kế toán được áp dụng trong Công ty như : - Niên độ được sử dụng trong kỳ kế toán là 6 tháng hoặc một năm. - Đồng tiền được sử dụng chính thức trong các giao dịch và thanh toán của Công ty là đồng Việt Nam. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng là phương pháp khấu trừ. Vì vậy mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuế giá trị gia tăng đều được Công ty áp dụng theo đúng các quy định về thuế của Nhà nước. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ trong công ty là phương pháp khấu hao đều hay còn gọi là khấu hao đường thẳng. - . Như vậy ta có thể thấy các chính sách kế toán chung mà Công ty áp dụng đều là các chính sách do Nhà nước ban hành theo quyết định mới nhất và Công ty thực tế áp dụng rất đúng các chính sách đó. 2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng. Hệ thống chứng từ sử dụng ở công ty nhìn chung đều theo đúng biểu mẫu mà Nhà nước quy định. Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng bao gồm: - Chứng từ về lao động tiền lương như : Bảng chấm công mẫu số 01a - LĐTL, bảng thanh toán tiền lương mẫu số 02 - LĐTL, bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 03 - LĐTL, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ mẫu số 06 – LĐTL… - Chứng từ về bán hàng - Chứng từ về mua hàng - Chứng từ về tài sản cố định như biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Chứng từ về tiền tệ như phiếu thu, phiếu chi… - Chứng từ về thuế như các bảng kê khai thuế hàng tháng, các hoá đơn mua hàng giá trị gia tăng… - Chứng từ về giao khoán như hợp đồng giao khoán, biên bản thanh lý( nghiệm thu) hợp đồng giao khoán, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành do Bộ tài chính ban hành ngày 20 - 3 – 2006. - Ngoài ra do điều kiện cụ thể cũng như đặc thù riêng biệt của công ty mà công ty còn sử dụng một số biểu mẫu chứng từ tự thiết kế phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty khác như phiếu yêu cầu mua sắm vật tư trang thiết bị, hàng hoá, phiếu đánh giá nhà cung cấp trước khi mua, phiếu theo dõi đánh giá nhà cung cấp, danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt. 2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng Cũng như tất cả các công ty khác hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, đặc biệt là một Công ty tư vấn thiết kế trong lĩnh vực này, hơn nữa Công ty lại đang bước đầu tiến hành các công trình xây dựng cơ bản nên hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty tuy không nhiều nhưng cũng khá phong phú. Hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty khoảng 42 tài khoản. Dưới đây là hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng: Loại tài khoản Tài khoản sử dụng Tiền, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 111, 112, 131, 133, 138, 141(1411, 1413 ), 142, 144, 152, 153, 154 Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 211, 213, 214, 221,242 Công nợ và các khoản phải trả 311, 331, 333(3331, 3334, 3335, 3337), 334, 335, 336, 338(3382, 3383, 3384, 3387) Nguồn vốn chủ sở hữu 411, 414, 415, 421, 431 Doanh thu và chi phí 511, 515, 621, 622, 627, 635, 642, 711, 811 Xác định kết quả kinh doanh 911 Tuỳ theo yêu cầu mà Công ty có thể mở chi tiết tài khoản cấp 2. Ví dụ như tài khoản 333 là “ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” thì xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nên kế toán mở thêm các tài khoản cấp 2 là TK 3331 “ Thuế giá trị gia tăng phải nộp”; TK 3334 ” Thuế thu nhập doanh nghiệp”; TK 3335 ” Thu trên vốn”; TK 3337 ” Thuế nhà đất, tiền thuê đất”. Với việc chi tiết các loại thuế phải nộp cho Nhà nước việc hạch toán các khoản phải nộp cho Nhà nước sẽ dễ dàng và rõ ràng hơn rất nhiều. 2.4. Hệ thống sổ kế toán Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 là Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tư vấn xây dựng cơ bản nên khối lượng nghiệp vụ không nhiều. Tuy hiện tại có tổ chức xây dựng các công trình giao thông nhưng thật sự chưa phong phú, ngoài ra xuất phát từ đặc điểm hoạt động của Công ty cũng như để thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán bằng máy tính kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ theo hình thức này rất phù hợp với đặc điểm quy mô sổ sách đơn giản và dưới ứng dụng của phần mềm máy tính. Hình thức chứng từ ghi sổ có đặc điểm: - Căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Mỗi một chứng từ ghi sổ được đánh số theo thứ tự và được coi là một định khoản. Vì vậy việc tìm các số liệu khi cần đối chiếu và kiểm tra rất nhanh và đơn giản. - Việc ghi sổ kế toán bao gồm : ghi theo trình tự thời gian trên các chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. - Các loại sổ sử dụng trong hình thức chứng từ ghi sổ là: Các chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản. Sổ tổng hợp các tài khoản Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng Tổ chức kế toán ở Công ty được tổ chức kết hợp cả kế toán thủ công và cả bằng máy tính. Với cả hai cách thức tổ chức như vậy các số liệu được ghi chép kiểm, đối chiếu sẽ không bị bỏ sót nghiệp vụ, hơn nữa việc tổ chức như vậy sẽ giúp cho kế toán dễ kiểm tra và phát hiện ra sai sót. Tất cả các sổ chi tiết đều được tổ chức theo theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi trên một tờ sổ và được hiển thị trên máy tính tương ứng là một trang trên file dữ liệu. Từ các chứng từ gốc và các bảng tổng hợp chứng từ gốc các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các chứng từ ghi sổ ( theo từng phần hành), sau đó các chứng từ ghi sổ sẽ được kế toán tổng hợp thực hiện bằng tay. Sau khi được kế toán trưởng thông qua thì kế toán tổng hợp sẽ tiến hành định khoản và ghi các định khoản vào các sổ sách tương ứng và vào máy tính. Các phần hành khi thực hiện trên máy tính được thực hiện rất đơn giản do việc áp dụng phần mềm vào kế toán. Khi nhập các thông tin cần thiết vào phần mềm kế toán thì chỉ cần có lệnh, số liệu khi nhập vào sẽ được chuyển sang các sổ cái, các báo cáo tổng hợp rất nhanh chóng. Tổ chức hạch toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ rất thuận lợi cho việc phân công lao động theo phần hành và cách ghi chép vào sổ cũng rất đơn giản. Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ : Biểu 4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán Chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Nhập số liệu vào máy Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng : Đối chiếu : Chuyển sổ 2.5. Hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo của Công ty được lập theo đúng mẫu quy định theo quyết định số 15 /2006/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/3/2006, bao gồm các báo cáo tổng hợp sau: - Bảng cân đối kế toán (mẫu số B 01 – DN) : là bảng phản ánh tình trạng tài sản, nguồn vốn của công ty tại thời điểm lập báo cáo.Bảng cân đối kế toán thường được lập vào thời điểm giữa năm hoặc cuối mỗi năm tài chính. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( mẫu số B 02 – DN : là báo cáo tổng hợp phản ánh doanh thu, chi phí, và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong một thời kì nhất định, thường là 6 tháng hay một năm tài chính. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B 03 – DN) : là báo cáo phản ánh sự lưu chuyển của dòng tiền (dòng tiền ra và dòng tiền vào) trong Công ty trong một kỳ kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính( mẫu số B 09- DN ) : là báo cáo trình bày hay giải trình cho những người sử dụng báo cáo tài chính của Công ty hiểu rõ số liệu, nội dung được trình bày trên các báo cáo trên. Tuỳ theo yêu cầu quản lý hệ thống báo cáo tổng hợp có thể được lập thành nhiều bản và được gửi cho các đơn vị có liên quan theo đúng yêu cầu quy định của pháp luật. Thời gian lập báo cáo của Công ty là 6 tháng một lần và một năm một lần vào thời điểm cuối năm. Các báo cáo tài chính tổng hợp của Công ty đều phản ánh một cách khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty và qua các kết quả đó cho ta biết được hiệu quả hoạt động cũng như xu hướng phát triển trong những năm tới của Công ty. 3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CƠ BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 8 3.1.Kế toán tiền lương. 3.1.1.Cách tính lương ở công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 hiện nay quản lý nguồn nhân lực căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Công ty, dựa trên bốn nhiệm vụ chủ yếu là : khảo sát thiết kế, thí nghiệm xây dựng thực nghiệm, tư vấn giám sát và xây dựng các công trình giao thông. Trên cơ sở đó xác định thành phần cán bộ bao gồm: cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên kỹ thuật và công nhân lành nghề. Từ những nội dung trên, Công ty cũng tổ chức hạch toán tiền lương theo từng bộ phận, từng khối. Đối với cán bộ quản lý, tiền lương được tính theo thời gian tức là [...]... điểm khác là Công ty thường nhận làm cho các Công ty khác một số công trình như nhận khảo sát thiết kế và tư vấn giám sát cho các công trình của TEDI, tổng 6, tổng 2… hay nói cách khác là công ty trở thành nhà thầu phụ cho các công ty đó Khi đó công ty sẽ mở sổ chi tiết TK 131 là TK phải thu từ các nhà thầu chính Ngoài ra cũng phải chú ý rằng có những công trình công ty lại thuê các công ty khác làm... gian thực hiên tư vấn giám sát, thiết kế kĩ thuật hay thiết kế bản vẽ thi công các công trình thường là khá dài Vì vậy khi thực hiện quyết toán thì sẽ thực hiện quyết toán theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc theo phần trăm công việc theo thoả thuận trong hợp đồng giữa chủ đầu tư và bên thi công Khi đó kế toán mở sổ chi tiết TK 511 và được chi tiết theo từng công trình Khi kế toán tổng hợp đưa các... các Công ty trong lĩnh vực tư vấn trong xây dựng cơ bản là các khoản phải thu và các khoản phải trả thường rất lớn và đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hiệu quả kinh doanh của Công ty Vì vậy kế toán thanh toán với người bán, người mua và trình tự hạch toán công nợ phải trả phải được tổ chức một cách chặt chẽ và theo một quy trình cụ thể Do các khoản thanh toán khá lớn và quan hệ thanh toán. .. liên quan Cuối năm dựa vào các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái tài khoản 214 Trên cơ sở sổ cái tài khoản kế toán sẽ phản ánh báo cáo tài chính 3.3 Kế toán thanh toán 3.3.1 Kế toán thanh toán nội bộ Công nợ luôn là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt tài chính của Công ty Vì nó liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty đối với các đối tư ng có quan hệ trong quá trình hoạt động kinh... được tổng Công ty phê duyệt thì phòng có nhu cầu tăng TSCĐ sẽ trình giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa lên ban quản lý Công ty Sau khi được phê duyệt mua sắm TSCĐ công ty sẽ giao nhiệm vụ cho những người có trách nhiệm mua TSCĐ Khi mua sắm TSCĐ thì người đi mua sắm TSCĐ phải có trách nhiệm thu thập chứng từ hay hoá đơn mua hàng về giao cho phòng kế toán Đối với các nghiệp vụ giảm TSCĐ thì sau khi Công ty. .. bằng chuyển khoản nên phần hành này do kế toán chuyên trách đảm nhận đó là kế toán thanh toán Để hạch toán kế toán sử dụng các loại sổ sách như sổ chi tiết các TK 131, 133,1 38, 331, 333… và các chứng từ ghi sổ Các sổ chi tiết TK 131, 331 được theo dõi riêng theo từng khách hàng tức là mỗi khách hàng sẽ được theo dõi riêng trên một tờ sổ Thông thường mỗi khách hàng sẽ được tổ chức trên một trang sổ... TK 141 Tạm ứng theo công trình Kết chuyển TK 3 38 Hạch toán các khoản trích Các khoản trích theo lương Các khoản trích theo lương Tiền lương phải trả trả cho khối quản lý Biểu 6: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương Bảng thanh toán lương Kết chuyển 141 Vào sổ chi tiết 622,334,335,3 38 Sổ chi tiết TK 111 Chứng từ Ghi sổ Vào máy Sổ cái TK 622,334,335,3 38 Bảng tổng hợp chi phí 3.2 Kế toán TSCĐ Bất cứ một... còn phản ánh các khoản công nợ trong nội bộ Công ty Đó chính là các khoản thanh toán nội bộ Các khoản thanh toán nội bộ trong Công ty bao gồm các khoản tạm ứng cho các đội, các phòng trực tiếp sản xuất tính theo từng công trình; các khoản phải trả cho nhân viên như lương,BHXH … đối với khối quản lý; các khoản phải thu và phải trả cho Tổng công ty Đối với các khoản tạm ứng kế toán mở sổ chi tiết TK... lệnh cho các số liệu kế toán vừa ghi vào phần mềm máy tính thì ngay lập tức phần mềm sẽ sử lý và tự động ghi chuyển vào sổ cái và các báo cáo tổng hợp Cuối kì, kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu các sổ cái từ máy vi tính và bảng tổng hợp các sổ chi tiết Sau khi thấy cân đối kế lập các báo cáo tài chính cuối kì Biểu 5: Trình tự hạch toán lương TK 111 TK 642 TK 334 TK 622 Hạch toán tiền lương Tiền... và nhanh chóng trong việc tính toán và trả lương cho công nhân viên trong Công ty Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ là khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sẽ lần lượt ghi vào các chứng từ ghi sổ đồng thời nhập các dữ liệu vào máy tính Cùng với nhiệm vụ đó kế toán tổng hợp chia các chứng từ gốc thành hai nhóm là các nghiệp vụ tạm ứng(đối với khối sản xuất) và thanh toán cho công nhân viên( đối với khối . SỐ PHẦN HÀNH CƠ BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 8 3.1 .Kế toán tiền lương. 3.1.1.Cách tính lương ở công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao. của Công ty. 2. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 2.1. Các chính sách kế toán chung Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 hoạt động trong lĩnh vực xây dựng