Đang tải... (xem toàn văn)
Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.... Chọn nơi ghi tệp 2.[r]
(1)3/11/2004 Bài giảng Excel 1
Khởi động Excel
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng
màn hình (Destop).
C2: Kích chuột vào biểu tượng Excel
thanh Microsoft Office Shortcut Bar góc bên phải hình.
C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel
(2)3/11/2004 Bài giảng Excel 2
(3)3/11/2004 Bài giảng Excel 3
Mở tệp trắng (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New
Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
(4)3/11/2004 Bài giảng Excel 4
Mở tệp ghi ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…
1 Chọn nơi chứa tệp Chọn tệp cần mở
3 Bấm nút Open
để mở tệp Bấm nút
(5)3/11/2004 Bài giảng Excel 5
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File/Save
Nếu tệp ghi trước từ trước lần ghi tệp
tại ghi lại thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác Excel khơng thực việc gì).
Nếu tệp chưa ghi lần xuất hộp thoại
(6)3/11/2004 Bài giảng Excel 6 Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với tên khác tệp cũ tồn tại, tệp
mới tạo có nội dung với tệp cũ
Vào menu File/Save As
1 Chọn nơi ghi tệp Gõ tên cho tệp
3 Bấm nút
Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy
lệnh ghi tệp
(7)3/11/2004 Bài giảng Excel 7
Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close góc
bên phải cửa sổ làm việc PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa xuất Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước thốt, No: khơng ghi tệp,
(8)3/11/2004 Bài giảng Excel 8
Địa ô miền
Địa ô địa miền chủ yếu dùng
các công thức để lấy liệu tương ứng
Địa ô bao gồm:
Địa tương đối: gồm tên cột tên hàng Ví dụ: A15, C43
Địa tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng muốn cố định phần Ví dụ: $A3, B$4, $C$5
(9)3/11/2004 Bài giảng Excel 9
Địa ô miền (tiếp)
Miền nhóm liền kề nhau.
Địa miền khai báo theo cách:
Địa ô cao trái : Địa ô thấp phải
Ví dụ: A3:A6 B2:D5
(10)3/11/2004 Bài giảng Excel 10
Dịch chuyển trỏ ơ
Dùng chuột kích vào ơ.
Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa cần đến vào
khung Reference, bấm nút OK.
Dùng phím sau đây:
(11)3/11/2004 Bài giảng Excel 11 Các phím dịch chuyển trỏ ô:
+ , , , dịch chuyển ô theo hướng mũi tên + Page Up dịch trỏ lên trang hình + Page Down dịch chuyển xuống trang hình + Home cột (cột A) dòng
+ Ctrl + tới cột cuối (cột IV) dòng + Ctrl + tới cột (cột A) dòng
+ Ctrl + tới dòng cuối (dòng 65536) cột + Ctrl + tới dòng (dòng 1) cột
+ Ctrl + + tới ô trái (ô A1) + Ctrl + + tới ô phải (ô IV1)
(12)3/11/2004 Bài giảng Excel 12
Nhập liệu vào ô
Cách thức: kích chuột vào ơ, gõ liệu vào, nhập xong gõ Enter
Dữ liệu chữ nhập bình thường
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân
Để Excel hiểu liệu dạng khác liệu dạng chữ
thì nhập dấu ’ trước liệu
Ví dụ: ’04.8766318
(13)3/11/2004 Bài giảng Excel 13
Chọn miền, cột, hàng, bảng
Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ di tới ô thấp phải, nhả chuột
Chọn hàng: kích chuột vào tên hàng Chọn cột: kích chuột vào ô tên cột
Chọn bảng tính: kích chuột vào giao tên hàng tên cột
Nếu chọn nhiều miền rời giữ phím Ctrl chọn miền
(14)3/11/2004 Bài giảng Excel 14
Công thức
Công thức:
bắt đầu dấu =
sau số, địa ô, hàm số nối
với phép toán
Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
Ví dụ: = 10 + A3
= B3*B4 + B5/5
(15)3/11/2004 Bài giảng Excel 15
Hàm số
Excel có nhiều hàm số sử dụng lĩnh vực:
toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …
Hàm số dùng cơng thức
Trong hàm có xử lý ký tự xâu ký
tự chúng phải bao cặp dấu “ ”
Các hàm số lồng nhau.VD:
=IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))
Có thể nhập hàm số cách ấn nút Paste Function
(16)3/11/2004 Bài giảng Excel 16
Một số hàm số quan trọng
AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, hàm logic,
đúng tất đối số có giá trị
Các đối số hằng, biểu thức logic VD: = AND (B3>=23,B3<25)
OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, hàm logic,
(17)3/11/2004 Bài giảng Excel 17 Một số hàm số quan trọng (2)
SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng đối số
Các đối số hằng, địa ô, miền
AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n):
(18)3/11/2004 Bài giảng Excel 18 Một số hàm số quan trọng (3)
MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn
(19)3/11/2004 Bài giảng Excel 19 Một số hàm số quan trọng (4)
IF (bt logic, trị đúng, trị sai):
Hiển thị trị đúng BT logic có g/t True Hiển thị trị sai BT logic có g/t False VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)
- Hàm IF viết lồng
VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))
- Hàm cho kết phép thử sau: [dữ liệu ô C6] 300
nếu 300 < [dữ liệu ô C6] 400
nếu [dữ liệu ô C6] > 400
(20)3/11/2004 Bài giảng Excel 20 Một số hàm số quan trọng (5)
SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính
tổng có điều kiện
(21)3/11/2004 Bài giảng Excel 21 Một số hàm số quan trọng (6)
COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng ô có
chứa số số đối số.
Các đối số số, ngày tháng, địa ô, địa
miền
(22)3/11/2004 Bài giảng Excel 22 Một số hàm số quan trọng (7)
COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng
các ô miền đếm thoả mãn điều kiện.
(23)3/11/2004 Bài giảng Excel 23 Một số hàm số quan trọng (8)
VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu,
[True/False]): tra cứu g/t với g/t cột bảng hiển thị liệu tương ứng bảng tra cứu nằm cột đối số
VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)
- Nếu g/t tra cứu nhỏ g/t nhỏ cột bảng trả lỗi #N/A
- Nếu đối số thứ True (hoặc 1):
+ Các g/t cột bảng phải xếp tăng dần
(24)(25)3/11/2004 Bài giảng Excel 25 Một số hàm số quan trọng (9)
HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra
cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP
Hàm xếp thứ hạng:
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
- đối số 1: giá trị cần xếp thứ (VD: điểm HS) - đối số 2: bảng chứa g/t (VD: bảng điểm)
- đối số 3: = g/t nhỏ xếp cuối (VD xếp thứ hạng HS lớp theo điểm)
= g/t nhỏ xếp (VD xếp thứ hạng cho VĐV đua xe theo thời gian)
(26)3/11/2004 Bài giảng Excel 26
Ví dụ hàm RANK
Khi thứ thự xếp
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
(27)3/11/2004 Bài giảng Excel 27 Một số hàm số quan trọng (10)
LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái chuỗi VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)
cho kết chuỗi “Gia Lâm”
RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải chuỗi
VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)
cho kết chuỗi “Hà Nội”
MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m chuỗi
VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)
(28)3/11/2004 Bài giảng Excel 28 Một số hàm số quan trọng (11)
NOW(): Cho ngày thời điểm tại. TODAY(): Cho ngày tại.
DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.
VD: =DAY(“11/25/80”)
cho kết 25
MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.
VD: =MONTH(“11/25/80”)
(29)3/11/2004 Bài giảng Excel 29 Một số hàm số quan trọng (12)
YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.
VD: =YEAR(“11/25/80”)
cho kết 1980
Hàm Year thường dùng để tính tuổi biết
(30)3/11/2004 Bài giảng Excel 30
Các thao tác soạn thảo
1 Sao chép (Copy):
Chọn miền
Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) Dịch tới ô trái miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) Nếu chép công thức sang ô lân cận:
Di chuột tới dấu chấm góc phải ô, bấm
(31)3/11/2004 Bài giảng Excel 31 Các thao tác soạn thảo (2)
2 Dịch chuyển (Move):
Chọn miền
Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut) Dịch tới ô trái miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
C2: di chuột tới bờ miền, trỏ thành hình
(32)3/11/2004 Bài giảng Excel 32 Các thao tác soạn thảo (3)
3 Sửa:
Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, ấn phím F2, kích chuột cơng thức, trỏ nhấp nháy sửa bình thường
4 Xố: Chọn miền cần xố, ấn phím Delete
5 Undo Redo:
Undo: Ctrl+Z, bấm nút Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc xảy sai sót
(33)3/11/2004 Bài giảng Excel 33
Một số thao tác hữu dụng
1 Thêm/xố hàng, cột, bảng tính:
Thêm hàng vào bên hàng tại: menu
Insert/Rows
Thêm cột vào bên trái cột tại: menu
Insert/Columns
Thêm bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet
Xoá hàng tại: menu Edit/Delete…Entire Row
(34)3/11/2004 Bài giảng Excel 34 Một số thao tác hữu dụng (2)
2 Các thao thác giúp nhập liệu:
Gõ địa tuyệt đối ô miền công
thức: dùng phím F4
VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, ấn phím F4.
Nhập liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00
(35)3/11/2004 Bài giảng Excel 35 Một số thao tác hữu dụng (tiếp)
Nhập dãy liên tục cách vào ô liền kề
nhau (không bắt buộc tăng đ.vị), vd: nhập STT, nhập tháng năm…:
Nhập g/t dãy vào ô tương ứng
Bôi đen ô vừa nhập
Thực Drag chép công thức
3 Đổi tên sheet: nháy chuột phải tên sheet góc
(36)3/11/2004 Bài giảng Excel 36
Định dạng
1) Thay đổi kích thước hàng/cột: cách chính:
C1: Di chuột vào mép hàng/cột, trỏ thành
hình mũi tên chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí nhả chuột
C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để
được kích thước vừa khít
Có thể ấn định kích thước hàng/cột cách vào menu Format/Row/Height…
(37)3/11/2004 Bài giảng Excel 37 Định dạng (2)
2) Định dạng ô (Menu Format/Cells…)
- Chọn miền, vào menu Formar/Cells… + Tab Number: định cách hiển thị số
+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí liệu + Tab Font: định font chữ
(38)3/11/2004 Bài giảng Excel 38
Kiểu hiển thị số
Khung xem trước
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm Chú giải
(39)3/11/2004 Bài giảng Excel 39
Căn liệu chiều ngang
Xuống dịng vừa độ rộng
Định hướng văn
Thu nhỏ chữ vừa kích
thước
Nhập liền kề thành ô
Menu Format/Cells… Tab Alignment
(40)3/11/2004 Bài giảng Excel 40
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ Chọn màu
chữ Gạch chân
chữ
Xem trước
Menu Format/Cells… Tab Font
(41)3/11/2004 Bài giảng Excel 41
Không kẻ khung
Màu đường kẻ Khung
bao
Menu Format/Cells… Tab Border
Chọn kiểu đường kẻ Khung
bên Chọn
(42)3/11/2004 Bài giảng Excel 42
Cơ sở liệu (CSDL)
1) Khái niệm
CSDL gồm trường (field) ghi (record). Trường cột CSDL, trường biểu thị
thuộc tính đối tượng có kiểu liệu định.
Bản ghi hàng liệu.
Dòng đầu miền CSDL chứa tên trường,
(43)3/11/2004 Bài giảng Excel 43 2) Sắp xếp - Menu Data/Sort
Khi xếp thứ tự danh sách (CSDL), phải chọn tất cột để tránh xác liệu
DS khơng có tên trường tên cột thay
Trường quy định cách xếp thứ tự gọi khố Có thể định tối đa khố Các ghi g/t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ 2; g/t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ
(44)3/11/2004 Bài giảng Excel 44 Chọn khoá thứ [Chọn khoá thứ hai] [Chọn khoá thứ ba] Sắp xếp tăng dần Sắp xếp giảm dần
Dòng đầu tên trường (ko xếp)
Ko có dòng tên trường (sắp xếp
dòng đầu)
Xếp từ xuống
(45)3/11/2004 Bài giảng Excel 45
3) Tìm kiếm (Lọc liệu) Menu Data/Filter
Mục đích: Lấy ghi (thông tin) thoả
mãn điều kiện định.
Có thể lọc theo cách:
AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều
(46)3/11/2004 Bài giảng Excel 46
a) Lọc liệu dùng AutoFilter
Chọn miền CSDL gồm dịng tên trường
Menu Data/Filter/AutoFilter, tên trường có đầu
mũi tên thả xuống hộp danh sách
Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
(47)3/11/2004 Bài giảng Excel 47
Lọc liệu dùng AutoFilter (tiếp)
Nếu chọn Custom… hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
(48)3/11/2004 Bài giảng Excel 48
b) Lọc liệu dùng Advanced Filter
1 B1: Định miền điều kiện:
Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, ý
phải giống hệt tên trường miền CSDL, tốt copy từ tên trường CSDL
Các dòng tiếp ghi điều kiện: điều kiện
cùng dòng phép AND, điều kiện khác dòng phép OR
(49)3/11/2004 Bài giảng Excel 49
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng =400
tháng =400
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng
tháng >>150150
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng 150
tháng 150<<SốSPSốSP500500
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng
tháng >>150 150 tháng
(50)3/11/2004 Bài giảng Excel 50
Lọc liệu dùng Advanced Filter (tiếp)
2 B2: Thực lọc
Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…
Hiện KQ lọc miền liệu Hiện KQ lọc nơi khác
Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện
Chọn miền KQ Chỉ ghi
(51)3/11/2004 Bài giảng Excel 51
Đồ thị
Chọn miền liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn tiêu đề hàng tiêu đề cột đồ thị kiểu Column, Line Pie
Bấm nút Chart Wizard Toolbar vào menu Insert/Chart… Hộp thoại Chart Wizard giúp
tạo đồ thị qua bước:
1 Định kiểu đồ thị Định liệu
(52)3/11/2004 Bài giảng Excel 52 Bước 1: Định kiểu đồ thị
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc
+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh
+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn
+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan
+ XY: đường tương quan
Chọn dạng
Chọn dạng
kiểu chọn
(53)3/11/2004 Bài giảng Excel 53 Bước 2: Định liệu
Miền DL vẽ đồ thị
Miền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị
theo hàng
theo hàng
theo cột
theo cột
Tiêu đề hàng
Tiêu đề hàng
hiện
hiện
Tiêu đề cột
Tiêu đề cột
làm giải
(54)3/11/2004 Bài giảng Excel 54
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles Tiêu đề đồ thị tiêu đề trục
Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu
đề trục X Nhập tiêu
(55)3/11/2004 Bài giảng Excel 55
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend Chú giải
Hiện/ẩn
Hiện/ẩn
chú giải
chú giải
Vị trí đặt
Vị trí đặt
chú giải
chú giải
(56)3/11/2004 Bài giảng Excel 56
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels Nhãn liệu
Không
Không
Hiện nhãn
Hiện nhãn
phần trăm
phần trăm
Nhãn liệu
Hiện g
Hiện g//tt
Hiện phần trăm
Hiện phần trăm
Hiện nhãn
(57)3/11/2004 Bài giảng Excel 57
Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị sheet
Đồ thị sheet
Đồ thị 1sheet tồn
(58)3/11/2004 Bài giảng Excel 58
Khi đồ thị tạo, có thể:
1 Chuyển đồ thị tới vị trí phương thức Drag & Drop
2 Thay đổi kích thước đồ thị cách kích chuột vào vùng trống đồ thị để xuất chấm đen hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột di tới kích thước mong muốn nhả chuột
3 Thay đổi thuộc tính đồ thị (tiêu đề, giải, …) cách nháy chuột phải vào vùng trống đồ thị chọn Chart Options… Thao tác bước
(59)3/11/2004 Bài giảng Excel 59 Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi tỷ lệ trục Giá trị nhỏ
Giá trị nhỏ
Giá trị lớn
Giá trị lớn
Khoảng cách
Khoảng cách
các điểm chia
các điểm chia
Chuột phải trên trục, chọn Format
(60)3/11/2004 Bài giảng Excel 60
Khối lượng lợn qua ngày tuổi
0 12 16 20
Sơ sinh 10 20 30 40 50 60
Ngày
K
h
ố i lư ợ ng
(
kg
)
Móng Cái Yorkshire
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị liệu
Đối với đồ thị dạng Line, nhiều đồ thị vẽ xong
Đối với đồ thị dạng Line, nhiều đồ thị vẽ xong
nhưng chưa xác mốc thời gian khơng nằm
nhưng chưa xác mốc thời gian không nằm
đúng điểm chia trục X, lựa chọn mặc định Excel
(61)3/11/2004 Bài giảng Excel 61
Khối lượng lợn qua ngày tuổi
0 12 16 20
Sơ sinh 10 20 30 40 50 60
Ngày
K
h
ố i lư ợ ng
(
kg
)
Móng Cái Yorkshire
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị liệu
Để sửa đổi cần bỏ lựa chọn mặc định Excel hình
Để sửa đổi cần bỏ lựa chọn mặc định Excel hình
trên Tuy đơn giản cần nhớ 100%
trên Tuy đơn giản cần nhớ 100%
SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi mà sửa