THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP IN LÀO CAI

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP IN LÀO CAI 2.1. Đặc điểm công tác kế toán của Xí nghiệp: Xuất phát từ tình hình thực tế của Xí nghiệp, từ đặc điểm tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý. Đồng thời để phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động tập trung trên địa bàn. Xí nghiệp in Lào Cai áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức này thì toàn bộ công tác kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, mọi chứng từ phát sinh hàng ngày đều được tập hợp hạch toán tại Phòng kế toán của Xí nghiệp. Do quy mô của Xí nghiệp nhỏ nên bộ máy kế toán được sắp xếp một cách gọn nhẹ, đảm bảo mang lại hiệu quả công việc cao nhất. + Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm có: - 1 kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán. - 1 kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương trong Xí nghiệp. - 1 kế toán tổng hợp vật tư, tài sản và giá thành. - 1 thủ quỹ của Xí nghiệp. Phòng kế toán được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Xí nghiệp, các nhân viên kế toán đặt dưới sự điều hành của kế toán trưởng. * Bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN Hình thức kế toán được áp dụng tại Xí nghiệp là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Hệ thống sổ kế toán của Xí nghiệp: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái tài khoản. - Sổ chi tiết vật liệu. - Sổ tài sản cố định. - Sổ quỹ tiền mặt. - Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng. - Các sổ chi tiết khác. Trình tự ghi sổ: - Định kỳ (cuối mỗi tháng) căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ tiến hành phân loại và lập chứng từ ghi sổ. - Các chứng từ thu - chi quỹ tiền mặt sau khi vào sổ quỹ, thủ quỹ sẽ chuyển chi kế toán vào cuối tháng, kế toán tổng hợp kiểm tra chứng từ hợp lệ, chính xác trên chứng từ ghi sổ và vào đăng ký chứng từ sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. - Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ cái, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối sổ phát sinh các tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối phát sinh các tài khoản với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì được dùng để lập báo cáo tài chính. * Trình tự trên được thể hiện cụ thể ở sơ đồ sau: * Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu kiểm tra. 2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu xí nghiệp: CHỨNG TỪ GỐC CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ QUỸ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP SỐ LIỆU CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Do nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài và do Phòng vật tư chịu trách nhiệm tiến hành mua về, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã . Nếu đảm bảo đáp ứng yêu cầu thì cho nhập kho. Bộ phận vật tư lập và ký 3 liên phiếu nhập kho. - Một liên do thủ kho giữ. - Một liên do Phòng kế hoạch vật tư giữ. - Một liên chuyển cho Phòng kế toán. Khi nhập, thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Sau khi đã kiểm tra, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu để ghi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển phiếu nhập kho của nguyên vật liệu đã nhập trong tháng lên Phòng kế toán để kế toán đối chiếu ghi sổ. Đối với xuất nguyên vật liệu, hàng ngày khi làm thủ tục xuất nguyên vật liệu cho sản xuất và cho nhu cầu khác, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất, nhu cầu sản xuất thực tế các phân xưởng viết giấy xin lĩnh vật tư và ghi danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất. Sau đó quản đốc phân xưởng trình lên giám đốc, khi được giám đốc đồng ý và ký vào phiếu xin lĩnh vật tư và lệnh xuất vật tư. Căn cứ vào đó cán bộ Phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho. Ở kho, thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho do quản đốc phân xưởng mang xuống xin lĩnh vật tư, thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ phiếu xuất kho, sau đó mới tiến hành xuất theo đúng số lượng yêu cầu ghi trên phiếu xuất kho, sau khi xuất số lượng vật tư, thủ kho ghi số thực xuất vào cột số “Thực xuất” trong phiếu xuất kho và cùng người nhận vật tư ký vào phiếu xuất kho. Riêng đối với những loại nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng ít, không thường xuyên, khi phát sinh nhu cầu sử dụng các phân xưởng chỉ cần thông qua Phòng kế hoạch mà không cần giám đốc duyệt. Khi xuất nguyên vật liệu khối lượng sản xuất sản phẩm được giao mà các phân xưởng viết phiếu xinh lĩnh vật tư, Phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào tính chất, mức độ, tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng một lần hay nhiều lần. * Ví dụ: Xuất vật tư thực tế cho phân xưởng in như sau: PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ PHÂN XƯỞNG IN Tên tài liệu: - In Báo Lào Cai. - In Tạp chí phụ nữ. Đề nghị xuất vật tư cho sản xuất. Số TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1. Giấy Bãi Bằng 56 gm kg 2.500 2. Bìa Việt Trì kg 30 3. Mực in Nhật kg 20 4. Mực Trung Quốc kg 18 5. Giấy Việt Trì kg 800 Ngày 20 tháng 10 năm 2003 TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ KẾ HOẠCH GIÁM ĐỐC Tại Phòng kế hoạch vật tư, quản đốc phân xưởng sau khi trình lên giám đốc, nếu được ký duyệt, trưởng phòng sẽ viết lệnh sản xuất cho phân xưởng in. Căn cứ vào lệnh đó cán bộ Phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho. LỆNH SẢN XUẤT Xuất cho Phân xưởng in Tên tài liệu: - Báo và Tạp chí. Số TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1. Giấy Bãi Bằng 56 gm kg 2.500 2. Bìa Việt Trì kg 30 3. Mực in Nhật kg 20 4. Mực Trung Quốc kg 18 5. Giấy Việt Trì kg 800 Ngày 20 tháng 10 năm 2003 TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ KẾ HOẠCH GIÁM ĐỐCPHIẾU XUẤT VẬT TƯ Ngày 20 tháng 10 năm 2003 Số: 15 Nợ TK 621 Có TK 152 Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai. Tên phân xưởng: Phân xưởng In. Lý do lĩnh: Phục vụ in Báo và Tạp chí. Số TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh 1. Giấy Bãi Bằng 56 gm kg 2.500 2.000 15.000 30.000.000 2. Giấy Việt Trì kg 800 800 13.000 26.000.000 3. Mực in Nhật kg 20 20 120.000 2.400.000 4. Bìa Việt Trì kg 30 30 12.000 360.000 5. Mực Trung Quốc kg 18 10 50.000 500.000 Cộng: 3.368 2.860 59.260.000 2.2.1. Phân loại và đánh giá: a) Phân loại: Căn cứ vào chức năng và nội dung kinh tế của nguyên vật liệu, Xí nghiệp In chia nguyên vật liệu thành 5 loại: + Nguyên vật liệu chính. + Nguyên vật liệu phụ. + Nhiên liệu. + Phụ tùng thay thế. + Phế liệu. - Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp In bao gồm giấy các loại, giấy Bãi Bằng, giấy cuộn Trung Quốc các loại, giấy bìa các loại của Nhà máy giấy Việt Trì, Công ty giấy Thăng Long . Mực gồm: Mực xanh, mực đỏ, mực vàng, mực đen của Trung Quốc, Nhật Bản, Đức. - Vật liệu phụ bao gồm: Xà phòng, giẻ lau, dây đay, bột hồ, mỡ, kẽm, sơn . - Nhiên liệu gồm: Xăng, dầu nhờn, dầu Diezen . - Phụ tùng thay tế gồm: Vòng bi các loại, bu lông, cu doa, má phanh. Ngoài việc phân loại vật liệu trên, Xí nghiệp In còn lập mục lục vật tư với chủng loại phong phú. Xí nghiệp cũng xây dựng một bộ mã vật tư thống nhất để tiện cho việc theo dõi với từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và tạo sự phối hợp giữa kho, bộ phận sản xuất kỹ thuật, bộ phận vật tư và bộ phận kế toán. MỤC LỤC VẬT TƯ SỐ TT SỐ THẺ KHO TÊN & QUY CÁCH VẬT TƯ SỐ TT SỐ THẺ KHO TÊN & QUY CÁCH VẬT TƯ Kho 1521 - VLC Kho 1524 - PTTT 1 1 Giấy Bãi Bằng 57 gm 1 1 Dây cu doa tự động 2 2 Giấy Bãi Bằng 80 gm 2 2 Zoang chắn mỡ 3 3 Giấy Bãi Bằng 100 3 4 Vòng bi 201 10 10 Giấy Việt trì 20 20 Bóng đèn 100w 11 11 Mực đen Trung Quốc Kho 1522 - VLP 1 1 Bút chì đen 2 2 Ghim số 3 15 15 Bột hồ Kho 1523 - NL 1 1 Xăng 2 2 Dầu DieZen b) Đánh giá nguyên vật liệu ở xí nghiệp: Nguyên vật liệu trong xí nghiệp chủ yếu là nhập kho từ các nguồn sau: - Nguồn nguyên vật liệu xí nghiệp khai thác trên thị trường theo giá thoả thuận, xí nghiệp mua nhiều chủng loại vật tư ở các công ty, các cơ quan khác nhau. Ví dụ: Như giấy trong Công ty giấy Bãi Bằng; mực gồm nhiều loại như: Mực đỏ, mực xanh của Trung Quốc và Nhật Bản. - Tuy xí nghiệp phải nhập nguyên vật liệu từ nguồn ngoài với nhiều chủng loại nhưng khi xuất có những đơn đặt hàng chỉ dùng một số loại, do đó xí nghiệp có thể nhập nguyên vật liệu một lần nhưng sử dụng trong một thời gian dài. Trong công tác kế toán nguyên vật liệu, Xí nghiệp In được đánh giá theo giá thực tế, việc đánh giá như vậy giúp cho việc hạch toán được chính xác, giảm được số lượng ghi sổ sách. Song bên cạnh đó cũng có han chế là việc tính toán chậm, chưa phát huy được hết vai trò của kế toán trong quản lý. * Trị giá vốn thực tế nhập kho: Tại xí nghiệp do không có đội vật tư vận tải riêng nên nếu mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển bên bán vật tư phải chịu và chi phí này được cộng vào giá bán vật tư. Ngược lại nếu mua vật tư với số lượng nhỏ thì Phòng vật tư sẽ cử người mua mang về mà không tính vào chi phí vận chuyển. Xí nghiệp mua vật tư về sản xuất mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, do đó trị giá vốn nhập kho của nguyên vật liệu là tổng giá thanh toán ghi trong hoá đơn. Ví dụ: Xí nghiệp mua giấy Bãi Bằng 56gm của Công ty giấy Bãi Bằng và nguyên vật liệu mực xanh Nhật Bản của Công ty Ka Long, hoá đơn nhập được từ bên bán như sau: Biểu số 1 HOÁ ĐƠN GTGT Ngày 10 tháng 10 năm 2003 N 0 083864 Đơn vị bán: Công ty giấy Bãi Bằng. Địa chỉ: . Số tài khoản: . Họ & tên người mua: Trịnh Huy Hoàng Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai Địa chỉ: Phường Kim Tân, TX Lào Cai; Số Tài khoản: Mã số: 5400105198; Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. Giấy Bãi Bằng 56 gm kg 5.000 15.00 0 75.000 Cộng tiền hàng: 75.000 Thuế GTGT: 7.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 82.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2: HOÁ ĐƠN GTGT Ngày 11 tháng 10 năm 2003 N 0 048473 Đơn vị bán: Công ty giấy Ka Long. Địa chỉ: . Số tài khoản: . Họ & tên người mua: Trịnh Huy Hoàng Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai Địa chỉ: Phường Kim Tân, TX Lào Cai; Số Tài khoản: Mã số: 5400105198; Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. Mực xanh Nhật Bản kg 50 120.00 0 6.000.000 Cộng tiền hàng: 6.000.000 Thuế GTGT: 600.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Biểu số 3: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 10 năm 2003 Số 20 Nợ TK 152 Có TK 311 Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai. Nguồn nhập: Công ty giấy Bãi Bằng. Nhận của: Ông Trịnh Huy Hoàng Theo hoá đơn số: 083864 ngày 10/10/2003. SỐ TT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG GIÁ THANH TOÁN GIÁ NHẬP KHO Theo c.từ Thực nhập Giá đơn vị Thành tiền Giá đơn vị Thành tiền 1. Giấy Bãi Bằng 56 gm (có thuế GTGT) 5.000 5.000 16.500 82.500.000 16.500 82.500.000 Cộng thành tiền: Tám mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. [...]... hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Lào Cai, qua đó có thể thấy rõ được phần nào nội dung, trình tự của công tác kế toán nguyên vật liệu Trên cơ sở lý luận và nội dung thực tiễn đã tìm hiểu được về công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp đã giúp em có những nhận xét, đánh giá và một số kiến nghị sẽ được trình bày ở Chương III nhằm góp phần hoàn thiện hơn phần kế toán này... doanh nghiệp sản xuất, Xí nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn, phiếu nhập kho) mà thực hiện việc ghi sổ theo định khoản Nợ TK152 (Tổng giá thanh toán) Có TK331 (nếu xí nghiệp thực hiện hình thức thanh toán trả chậm) Có TK111, TKx12 (nếu Xí nghiệp thực hiện trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) - Tổng giá thanh toán Hiện nay, xí nghiệp. .. liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và Phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho từng loại, thứ vật liệu cả về số lượng chủng loại, giá trị Trên thực tế vật liệu ở Xí nghiệp In Lào Cai rất đa dạng, do vậy công tác kế toán chi tiết vật liệu là rất quan trọng và không thể thiếu Hiện nay việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp được áp dụng theo phương... kho Mặt khác, kế toán tổng hợp phải gắn liền với kế toán tính toán, có nghĩa là mọi trường hợp nhập vật liệu phải được hạch toán chặt chẽ thông qua các tài khoản đối ứng liên quan Hiện nay công tác kế toán nguyên vật liệu được áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ Trong kỳ để phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản và sổ kế toán như sau: Hệ thống kế toán sử dụng... liệu tại Xí nghiệp In Lào Cai: Nguyên vật liệu tại xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài nhập kho, với nguồn nhập thường được khai thác trên thị trường, trên cơ sở có sự thoả thuận giữa xí nghiệp với đơn vị cung cấp Do đặc điểm sản xuất, xí nghiệp mua nhiều chủng loại vật tư ở các đơn vị khác nhau Do đó kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài cần phải được phản ánh đầy đủ, chính xác thực tế... gốc để ghi tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột “trích yếu” + Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, số hiệu của tài khoản ghi Có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào từng cột tương ứng + Ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế theo quan hệ đối ứng Nợ, Có + Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt... hiệu quả của công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Đặc biệt còn thể hiện khả năng vận dụng tối đa với việc hạch toán trực tiếp các chi phí phát sinh và giá thành sản phẩm - Cũng như các đơn vị khác, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất ở Xí nghiệp In Lào Cai cũng được xác định trên cơ sở đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ, trình độ và yêu cầu của công tác quản lý Việc... 23.450 Cộng quý 4/2003 * Song song với việc ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toán cũng căn cứ vào số liệu trên các chứng từ ghi sổ để tiến hành lập sở Cái TK152 Sổ cái là sổ cái kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu trên sổ cái được dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi... xuất Cộng phát sinh quý 4/2003 Số dư cuối quý 20.00 0 145.9 50 120.0 00 23.45 0 621 627 328.5 25 39.12 5 289.4 00 2.2.5 Phân bổ nguyên vật liệu ở xí nghiệp: Đối tượng phân bổ nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Lào Cai là các loại sản phẩm xuất trong tháng Xí nghiệp nhận các hợp đồng in nhiều loại sản phẩm khác nhau, để tổng hợp chi phí sản xuất cho từng loại tài liệu nhằm giúp cho việc tính toán giá thành... tiết vật tư, kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp còn lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để kiểm tra, đối chiếu * Trình tự kế toán chi tiết vật tư của xí nghiệp được thể hiện ở sơ đồ sau: THẺ KHO CHỨNG TỪ XUẤT CHỨNG TỪ NHẬP SỐ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ BẢNG TỔNG HỢP XUẤT - NHẬP - TỒN VẬT TƯ * Ghi chú: ghi hàng ngày hoặc định kỳ (ghi cuối tháng) đối chiếu Quan hệ đối chiếu 2.2.3 Kế toán tổng hợp . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP IN LÀO CAI 2.1. Đặc điểm công tác kế toán của Xí nghiệp: Xuất phát từ tình hình thực tế của Xí nghiệp, từ. - 1 kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán. - 1 kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương trong Xí nghiệp. - 1 kế toán tổng