Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp IN Lào Cai

Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp IN Lào Cai 3.1. Nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Lào Cai: Xí nghiệp in Lào Cai từ ngày thành lập đến nay đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý, từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng với số vốn ít ỏi (60 triệu). Nay Xí nghiệp đã có một đội ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một cơ sở vật chất kỹ thuật có giá trị. Sản phẩm của Xí nghiệp đã đáp ứng nhu cầu của khách hàng với vật chất cao, mẫu mã đa dạng Xí nghiệp cũng đã đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ, công nhân viên chức với mức nhập tương đối ổn định. Xí nghiệp in Lào Cai đang ngày càng khẳng định vị trí và uy tín của mình đối với khách hàng và trên thị trường. Song song với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật thì trình độ quản lý của xí nghiệp từng bước được hoàn thiện và nâng cao về cơ bản tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, phù hợp với cơ chế thị trường. Cùng với sự phát triển của xí nghiệp, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố và hoàn thiện, phục vụ cho công tác quản lý của xí nghiệp về nguyên vật liệu. Trên cơ sở hình thức kế toán chứng từ ghi sổ xí nghiệp đã có những thay đổi đáp ứng yêu cầu thu nhập thông tin kế toán phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ, công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp có những thuận lợi và khó khăn như sau: - Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của xí nghiệp. Các phòng, ban, phân xưởng phối hợp chặt chẽ với Phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán diễn ra đều đặn, nhịp nhàng đặc biệt là về nguyên vật liệu. - Đối với phần kế toán nguyên vật liệu của xí nghiệp, nhìn chung được thực hiện tương đối tốt, vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, vừa phù hợp với điều kiện của xí nghiệp. Tình hình biến động của nguyên vật liệu của xí nghiệp được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng, rõ ràng, cung cấp kịp thời thông tin và phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. - Về công tác dự trữ và bảo quản: Xí nghiệp In có hệ thống kho tàng tương đối tốt, vật liệu, công cụ, dụng cụ được sắp xếp gọn gàng, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý, hoá học của từng thứ, từng loại, mỗi kho đều có dấu niêm phong của kho, tránh hiện tượng xâm phạm tài sản ở bên ngoài. - Về khâu sử dụng vật liệu: Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất, khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận có giấy xin lĩnh vật tư gửi lên Phòng kế hoạch và phải được giám đốc xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất cho sản xuất một cách chặt chẽ hơn. Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi trên, xí nghiệp cũng có những khó khăn sau: + Về công tác phân loại nguyên vật liệu: Do đặc điểm của nguyên vật liệu ở xí nghiệp in bao gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại quy cách, chất lượng khác nhau, chẳng hạn như: Đối với giấy thì có nhiều loại giấy, mỗi loại có đơn vị tính khác nhau, có loại tính theo kg, có loại lại nhập tính theo tờ và khi xuất cũng vậy. Song xí nghiệp chỉ có “Mục lục vật tư” mà chưa có “Sổ danh điểm vật tư”, chưa cso “Mã số” cho từng loại nên chưa thể theo dõi trên máy vi tính. + Về công tác thu mua và cấp phát vật tư: Công tác thu mua vật tư chủ yêu là do cán bộ vật tư thực hiện, xí nghiệp chưa có ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra tỉ mỷ về số nguyên vật liệu nhập về. Tuy nhiên thực tế công việc theo dõi nguyên vật liệu đã có hiệu quả cao, chặt chẽ góp phần cho việc quản lý, sử dụng vật tư có hiệu quả. + Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Đối với kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán đã áp dụng phương pháp kế toán chi tiết ghi thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là dễ làm, dễ hiểu, phù hợp với đơn vị có nghiệp vụ phát sinh ít nhưng ngược lại cũng có nhược điểm là có sự trùng lặp giữa kho và Phòng kế toán. Mặt khác phương pháp này liên quan đến nhiều bộ phận nên công tác quản lý, kiểm kê vật tư trong kho có thể thực hiện được một cách dễ dàng, thường xuyên. Trong 6 tháng xí nghiệp mới kiểm kê một lần nên có những vật tư còn tồn đọng trong thời gian dài. + Việ đánh giá nguyên vật liệu ở xí nghiệp như hiện nay là tương đối phù hợp với tình hình thực tế của xí nghiệp, kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp đã sử dụng giá trị thực tế để tính và lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền. + Đối với công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu; Xí nghiệp In Lào Cai áp dụng hình thức kế toán, bắt đầu từ ngày 01/01/1996 toàn bộ số liệu trên hệ thống tài khoản cũ được chuyển sang hệ thống tài khoản mới, do đó khi áp dụng đã gặp những thiếu sót nhất định: - Do quy định một tháng lập chứng từ ghi sổ một lần nên khối lượng kế toán tổng hợp bị dồn vào cuối tháng, có khi kéo dài sang cả tháng kế tiếp. - Định kỳ, cuối tháng mới lập chứng từ ghi sổ là số liệu tổng hợp của nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do vậy khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này. - Sau khi ghi sổ tổng hợp kế toán chỉ ghi theo hệ thống các chứng từ chứ không ghi theo thứ tự thời gian được. Xí nghiệp theo dõi tình hình thanh toán với người bán trên 2 loại sổ chi tiết nên còn có sự trùng lặp. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp: 3.2.1. Thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống danh điểm nguyên vật liệu: Việc phân loại nguyên vật liệu của xí nghiệp là tương đối hợp lý và chi tiết. Tuy nhiên xí nghiệp chưa xây dựng dược một hệ thống sổ danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn bộ vật liệu trong xí nghiệp, do đó theo em xí nghiệp cần lập sổ danh điểm vật liệu nhằm giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, sự kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và kế toán phát hiện sau sót tránh nhầm lẫn. Hơn nữa xí nghiệp nên tiến hành bộ mã vật liệu để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán trên máy. Trên cơ sở tình hình thực tế, muốn phát huy được vai trò của sổ danh điểm vật liệu điều quan trọng nhất là phải tạo lập bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung vật liệu dựa vào đặc điểm: Dựa và loại vật liệu; dựa vào số nhóm theo từng loại; dựa vào số thứ tự nhóm. Cụ thể như sau: * Đối với việc xây dựng bộ mã vật tư: Có thể xây dựng trên cơ sở số liệu hoặc các tài khoản cấp II. Loại Mã số - Nguyên vật liệu chính 1521 - Vật liệu phụ 1522 - Nhiên liệu 1523 - Phụ tùng thay thế 1524 - Phế liệu thu hồi 1525 - Vật liệu khác 1528 * Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm, ở Xí nghiệp In Lào Cai số nhóm vật liệu trong mỗi loại thường dưới 10 nên ta dùng 01 chữ số để biểu thị. Trong loại vật liệu chính ta phân thành các nhóm và đặt tên mã số như sau: Loại Mã số - Nhóm giấy 1521 - 1 - Nhóm mực 1521 - 2 Trong loại vật liệu phụ: Loại Mã số - Nhóm vật liệu đóng sách (ghim chữ) 1522 - 1 - Nhóm vật liệu dán sách (keo, hồ) 1522 - 2 - Nhóm vật liệu đóng gói (giấy, dây) 1522 - 3 - Nhóm vật liệu phụ tùng máy (dầu, mỡ) 1522 - 4 - Nhóm vật liệu khác 1522 - 5 Trong nhóm nhiên liệu: Loại Mã số - Nhóm xăng 1523 - 1 - Nhóm dầu hoả 1523 - 2 - Nhóm dầu luyn 1523 - 3 Trong nhóm phụ tùng thay thế: Loại Mã số - Nhóm phụ tùng thay thế (vòng bi, curoa) 1524 - 1 - Nhóm phụ tùng điện (bóng điện, cầu chì) 1524 - 2 Trong loại phế liệu: Loại Mã số - Nhóm giấy bìa 1525 - 1 - Nhóm giấy lỗi bỏ 1525 - 2 - Nhóm giấy lề 1525 - 3 - Nhóm giấy rời 1525 - 4 - Nhóm giấy in hỏng 1525 - 5 Khi dán số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 1521; 1522 . là nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ . cách đánh này giúp ta dễ nhận biết từng loại nguyên vật liệu, đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại nguyên vật liệu ta lại tiếp tục đánh 1521-1; 1522-1 . cho từng nhóm vật liệu tương ứng. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 152-1-01; 1522-1-01 . cho từng thứ vật liệu. SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU TK1521 - Nguyên vật liệu chính Nhóm Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách ĐVT 1521 - 1 Giấy 1521-1-01 Giấy Bãi Bằng 57 gm (79 x 109) tờ 1521-1-02 Bìa Việt Trì kg . . 1521 - 2 Mực 1521-2-01 Mực xanh Nhật kg 1521-2-01 Mực xanh Trung Quốc kg 1521-2-02 Mực đỏ Nhật kg 1521-2-02 Mực đỏ Trung Quốc kg . 3.2.2. Thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư: Khi mua nguyên vật liệu về đến xí nghiệp, trước khi nhập kho cần thiết phải có sự kiểm tra xác định về chất lượng, số lượng, chủng loại vật tư mua về, nếu đảm bảo yêu cầu thì mới cho nhập kho. Mặc dù xí nghiệp đã làm công việc trên nhưng chỉ có thủ kho kiểm nghiệm mà chưa có Ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm gồm những người chịu trách nhiệm chính, cơ sở để nhận là hoá đơn của người cung cấp, trường hợp chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất thì ghi vào biên bản kiểm nghiệm só nguyên vật liệu này và thủ kho không nhập kho mà chờ ý kiến giải quyết của giám đốc. Trường hợp mua về đảm bảo đủ số lượng, đúng quy cách, phẩm chất, Ban kiểm nghiệm vật tư cũng phải xác nhận kết quả kiểm nghiệm. Căn cứ vào đó kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho, từ đó thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm mà tiến hành nhập kho. Đơn vị: Mẫu số: 05 - VT Bộ phận: Số: . BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Ngày tháng năm . Căn cứ vào hoá đơn số Ngày tháng năm Của Ban kiểm nghiệm của xí nghiệp gồm: 1. Trưởng Ban: . 2. Uỷ viên: 3. Uỷ viên: Đã kiểm nghiệm số vật tư do . về xí nghiệp Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng theo chứn g từ Theo kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Nhận xét Đún g quy cách Sai quy cách Ý kiến của Ban kiểm nghiệm biên bản được lập thành bản. ĐẠI DIỆN KỸ THUẬT THỦ KHO TRƯỞNG BAN (Ký) (Ký) (Ký) 3.3.3. Ban hành quy chế về định mức và hạn mức vật tư: Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu tron xí nghiệp, xí nghiệp nên ban hành quy chế tạm thời về hạn mức và định mức một số loại vật tư để tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất, kỹ thuật chủ động lập kế hoạch thu mua và cung cấp vật tư kịp thời. Trên cơ sở đó giúp cho người quản lý quan sát được việc sử dụng vật tư cho các bộ phận sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật tư. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp là sản xuất ra các ấn phẩm với nhiều sản phẩm khác nhau phục vụ cho đông đảo ngành nghề, khách hàng, đơn vị kinh tế khác. Do đó việc xây dựng hệ thống định mức với nhiều định mức khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm, quy cách, phẩm chất của sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, không ngừng phấn đấu giảm được lượng nguyên vật liệu tiêu dùng trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đã quy định. 3.2.4. Hoàn thiện đánh giá nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp đã thực hiện lựa chọn và áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Việc áp dụng phương pháp này đối với xí nghiệp là hợp lý, song việc tính toán chậm và phức tạp, việc ghi sổ bị dồn vào cuối tháng. Theo em, kế toán cần linh động hơn nhằm giảm khối lượng công việc vào cuối tháng. Nếu giá thực tế vật liệu xuất kho không có sự biến động lớn giữa các kỳ kế toán thì kế toán có thể tính giá thực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán. Như vậy có tác dụng tích cực đến công tác quản lý của xí nghiệp được chặt chẽ và sát sao. 3.2.5. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở xí nghiệp hiện đang áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song, việc áp dụng phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế của xí nghiệp vì phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này cũng có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và Phòng kế toán còn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối quý nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục nhược điểm này thì giữa thủ kho và Phòng kế toán phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách một cách thường xuyên (có thể sau mỗi lần nhập phiếu 2 hoặc 3 ngày) để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời. Tại xí nghiệp in việc ghi sổ cho tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu được ghi trên 3 sổ: Thẻ kho, sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Việc ghi chép này có sự trùng lặp nên có thể thay “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” bằng một bảng “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu” khác theo chỉ tiêu giá trị. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT LIỆU (Theo chỉ tiêu giá trị) Số TT Số danh điểm vật tư Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 152 Nguyên vật liệu 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 - 1 Giấy 1521 - 2 Mực 1522 Vật liệu phụ 1522 - 1 - Vật liệu đóng sách 1522 - 2 - Vật liệu dán sách 1522 - 3 - Vật liệu đóng gói 1522 - 4 - Phụ tùg máy . Căn cứ để lập bảng trên là các sổ chi tiết vật tư. Phương pháp ghi bảng như sau: - Tron kỳ căn cứ vào “Sổ danh điểm vật tư”, “Bộ mã vật tư” kế toán tiến hành ghi đúng mã từng loại, từng thứ vật tư vào cột “Sổ danh điểm vật tư” và ghi tên vật tư vào cột tương ứng. - Căn cứ vào số tồn cuối kỳ của bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn quý trước của vật tư mà ghi giá trị vật tư tồn đầu kỳ. - Căn cứ vào số tổng cộng cột “nhập” trong các sổ chi tiết các vật tư để ghi vào cột “nhập trong kỳ” và ghi theo từng nhóm vật tư. Sau đó tổng cộng giá trị vật tư nhập trong kỳ, tất cả các nhóm trong mỗi loại, sau khi ghi tổng giá trị nhập trong kỳ của từng loại vật tư tính toàn bộ các số liệu đó ghi vào dòng trên cùng của phần tổng hợp vật liệu. - Tương tự để ghi giá trị vật tư xuất vào cột “xuất trong kỳ” kế toán căn cứ vào số tổng cộng cột “xuất” từ sổ chi tiết vật tư. Giá trị vật tư tồn cuối kỳ được xác định = Giá trị vật tư tồn đầu kỳ + Giá trị vật tư nhập trong kỳ - Giá trị xuất trong kỳ. 3.2.6. Hoàn thiện công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để công tác kế toán tổng hợp không bị dồn dập vào cuối tháng và để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán sau này, xí nghiệp nên định kỳ ngắn ngày hơn cho một lần lập chứng từ ghi sổ, có thể 10 ngày lập chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lên sổ cái một lần. Như vậy các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn vật liệu sẽ được tách bạch, rõ ràng theo từng thời gian ngắn, ít gây nhầm lẫn hơn khi tính gộp và kế toán tất cả nghiepẹ vụ cả tháng cùng một lúc. 3.2.7. Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu: Ở xí nghiệp hiện nay trong công tác phân bổ nguyên vật liệu, kế toán không lập “Bảng phân bổ nguyên vật liệu”. Do đó có ảnh hưởng tới công tác kiểm tra, đối chiếu và tính kịp thời của kế toán, từ đó cho thấy xí nghiệp nên lập “Bảng phân bổ nguyên vật liệu” như biểu mẫu sau: Ví dụ giả định: Căn cứ vào chứng từ xuất kho vật liệu trong quý, kế toán đã tập hợp được và phân loại theo từng đối tượng sử dụng cụ thể, có số liệu trong quý 4/2003 như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Công cụ, dụng cụ Quý 4/2003 Đơn vị tính: 1.000 đ S ố T T Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng (ghi Nợ các TK) TK152 Cộn g 152 TK 153 TK 1521 TK 1522 TK621 - Chi phí NVL trực tiếp Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng cắt dọc TK627 - Chi phí sản xuất chung Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng cắt dọc TK641 - Chi phí bán hàng TK642 - Chi phí QL doanh nghiệp Trên đây là một số ý kiến về công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp In Lào Cai. Tuy nhiên do năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn ít nên những ý kiến đề xuất trên chưa phải là những phương án tối ưu mà chỉ có tính chất tham khảo với mục đích góp phần nhỏ bé cùng xí nghiệp trong việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu./. - KẾT LUẬN - Công tác kế toán nói chung, kế toán phần hành nguyên vật liệu; nguyên vật liệu có vị trí quan trong trong công tác kế toán ở một đơn vị sản xuất, mặt khác như đã biết nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất nên kế toán nguyên vật liệu một cách chính xác, tính đúng, đrủ sẽ giúp cho việc tập hợp chi phí tính giá thành một cách chính xác. Hơn nữa còn tạo điều kiện thuận lợi để quản lý được chặt chẽ một bộ phận tài sản lưu động của xí nghiệp. Bởi vậy nhiệm vụ của cán bộ kế toán và những người có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu cần tích cực tìm ra những điểm chưa hợp lý, chưa đúng chính sách, chế độ từ đó điều chỉnh, sửa nhằm làm cho hệ thống kế toán của đơn vị được thông suốt, hợp lý, đúng chính sách, chế độ. Trên cơ sở nghiên cứu, tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Lào Cai đã biết được cơ bản quy trình kế toán nguyên vật liệu phân tích, đánh giá về công tác kế toán do phần hành này nhằm hoàn thiện hơn. Những ý kiến đề xuất, tuy không phải là sự phát hiện mới mẻ song cũng là một số nội dung bổ sung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Lào Cai. Là một sinh viên thực tập ở Xí nghiệp In Lào Cai trong một thời gian ngắn, hơn nữa do trình độ của bản thân có hạn nên chuyên đề nghiên cứu không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong được sự góp ý bổ sung thêm của các thầy, các cô trong bộ môn Kế toán; sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, các chú trong Phòng kế toán và Ban giám đốc xí nghiệp đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này./. . Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp IN Lào Cai 3.1. Nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên. phần nhỏ bé cùng xí nghiệp trong việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu. /. - KẾT LUẬN - Công tác kế toán nói chung, kế toán phần