ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HỮU NGHỊ HÀ NỘI

Đ NH GI THÁ Á ỰC TRẠNG CÔNG T C KÁ Ế TO N VÁ ẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN B NH KÁ ẸO HỮU NGHỊ H NÀ ỘI I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN B NH KÁ ẸO HỮU NGHỊ H NÀ ỘI 1. Quá trình hình th nh v phát trià à ển của công ty Đặc thù hoạt động của công ty công nghiệp l mà ột trong những nhân tố chi phối không nhỏ đến công tác hạch toán kế toán nói chung v kà ế toán vật liệu nói riêng. Chính vì lẽ đó m trà ước khi đi sâu v o tìm hià ểu thực trạng tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty cần phải khái quát sơ qua về đặc điểm chung, đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty. Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị l mà ột doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại sản phẩm thuộc về thực phẩm chế biến như bánh, kẹo… Tiền thân của công ty bánh kẹo h nà ội trước năm 1954 l mà ột cơ sở sản xuất do một Việt kiều người trung quốc đảm nhiệm tại 96 Trần Hưng Đạo . Đến năm 1954 H Nà ội được giải phóng v cà ũng từ đó cơ sở sản xuất bánh kẹo 96 Trần Hưng Đạo do nh nà ước thu hồi v quà ản lý được đổi tên th nh Xà ưởng bánh kẹo sản xuất các loại h ng à để phục vụ cơ sở Trung Ương Đảng v kháchà chính phủ. Đứng trước nhu cầu phục vụ của Xưởng ng y c ng cao, Xà à ưởng bánh kẹo không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Số người lao động đã tăng hơn. Mọi công cụ dụng cụ sản xuất không ngừng được nâng cao. Vì vậy Xưởng bánh kẹo 96 Trần Hưng Đạo được đổi tên th nh Xí nghià ệp bánh kẹo 96 trần Hưng Đạo. Do nhu cầu thị trường sản lượng được giao ng y c ng cao. à à Để đáp ứng được thị trường Xí nghiệp được cấp trên bổ xung nhiều t i sà ản công cụ mới và đã sản xuất được nhiều mặt h ng phà ục vụ nhu cầu tiêu dùng xã hội. Năm 1993 Xí nghiệp 1 lần nữa đổi tên th nh Xí nghià ệp bánh kẹo Hữu Nghị thuộc tổng công ty thực phẩm rau quả miền Bắc- Bộ thương mại. Đến đầu năm 2001 Xí nghiệp bánh kẹo hữu nghị đã được nh nà ước cổ phần hoá nên không còn mang tên như vậy m à đổi th nh Công ty cà ổ phần bánh kẹo Hữu Nghị H Nà ội. 2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá cũng như thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì to n bà ộ cơ cấu sản xuất v quà ản lý cũng được xắp xếp theo từng bộ phận từng phân xưởng cụ thể: -Phân xưởng bánh: Có nhiệm vụ sản xuất các loại sản phẩm trên một dây truyền sản xuất như bánh hương thảo, bánh vừng vòng, bánh kem xốp. -Phân xưởng kẹo: có nhiệm vụ sản xuất các loại kẹo như : kẹo cứng, kẹo mềm . Nhìn chung mỗi phân xuởng đều mang tính độc lập về tổ chức v quà ản lý nên việc hạch toán thống kê v hà ạch toán kế toán cũng sẽ được độc lập v rõà r ng.à Mặt khác các sản phẩm sản xuất ra của các phân xưởng đều có chu kỳ ngắn sản xuất h ng loà ạt v ít có sà ản phẩm dở cuối kỳ, sản lượng ổn định, sản phẩm mang tính xã hội hoá cao. - Các bộ phận sản xuất phụ trợ: chỉ bao gồm có 1 phân xuởng cơ điện, phân xưởng n y có nhià ệm vụ gia công cơ khí, sửa chữa lớn v sà ửa chữa thường xuyên máy móc thiết bị phục vụ cho phân xưởng chính. - Các phòng ban chức năng: to n bà ộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc v 3 phòng chà ức năng. +Hai phó giám đốc: 1 người phụ trách kinh doanh, 1 người phụ trách kỹ thuật. +3 phòng chức năng gồm: - Phòng nghiệp vụ kinh doanh. - Phòng kế toán. - Phòng h nh chính.à Các phòng ban n y không trà ực tiếp sản xuất m có nhià ệm vụ tổ chức quản lý to n bà ộ hoạt động của công ty như hoạt động sản xuất, hoạt động văn hoá… cho các nhân viên. Trong phạm vi từng phân xưởng thì trách nhiệm quản lý phân xuởng thuộc về quản đốc còn trên to n nh máy thì ban giám à à đốc (đứng đầu l giám à đốc và 2 phó giám đốc) có nhiệm vụ thực hiện quản lý v lãnh à đạo tập trung, thống nhất đảm bảo hoạt động nhịp nh ng liên tà ục giữa các bộ phận trong công ty. Trong ban lãnh đạo công ty thì giám đốc l ngà ười có quyết định cao nhất còn 2 phó giám đốc v 3 trà ưởng phòng sẽ hỗ trợ cho giám đốc hoặc có thể được phân công quản lý trên một mặt n o à đó. Ngo i ra công ty còn có mà ột số cửa h ng dà ịch vụ v già ới thiệu sản phẩm về danh nghĩa l trà ực thuộc phòng h nh chính cà ộng đời sống của công ty nhưng trên thực tế do cửa h ng phà ụ trách quản lý. Các cửa h ng n y hà à ạch toán độc lập với công ty. Bộ máy quản lý sản xuất ở công ty có thể được khái quát như sau: - Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có trách nhiệm đảm bảo cung ứng các yếu tố đầu v o cà ũng như hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty. - Phòng kế toán: Có chức năng thu thập xử lý v cung cà ấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý. Qua đó kiểm tra tình hình thực tế kế hoạch, giám đốc bằng đồng tiền việc sử dụng vật tư lao động tiền vốn v mà ọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong công ty. - Phòng h nh chính: Và ới trách nhiệm theo dõi nhân sự cũng như việc kế toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó còn đảm bảo các tiêu chuẩn chế độ cho công nhân viên như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp… BAN GIÁM ĐỐC Phòng nghiệp vụPhòng kế toán Phòng h nh chínhà Tổ phục vụ Tổ bảo vệ Tổ kỹ thuật Tổ bán h ngà KD Phân xưởng sản xuất Phân xưởngPhân xưởng Phân xưởng điện - Phân xưởng sản xuất: L nà ơi trực tiếp sản xuất v chià ếm đa số nguồn nhân lực của công ty. Trong phân xưởng sản xuất được chia th nh 3 phân xà ưởng khác nhau. Mỗi phân xưởng có những hoạt động sản xuất riêng biệt. Với sự phát triển không ngừng Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Hà Nội nhiều năm hoạt động sản xuất kinh doanh tổng số vốn hiện có của công ty tính đến năm 2003 l :à Vốn sản xuất : - Tổng số vốn lưu động: 4,5 tỷ - Vốn lưu động 3,1 tỷ - Nguồn vốn khác: 300 triệu. - Vốn thanh toán: 4,2 tỷ. Từ những đặc điểm công nghệ sản xuất v tà ổ chức quản lý nêu trên đòi hỏi công tác tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Hà Nội phải phù hợp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. 3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 7 nhân viên, mỗi nhân viên đảm nhận một phần kế toán. Nhiệm vụ bộ máy kế toán của công ty l hà ạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp chi phí sản xuất tính giá th nh, là ập báo cáo t i chính, hà ướng dẫn kiểm tra công tác kế hoạch cho các nhân viên thống kê các phân xưởng. Nhiệm vụ của các phân ng nh trong phòng kà ế toán l :à - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: l ngà ười kiểm tra đôn đốc số liệu kế toán. - Kế toán phó kiêm kế toán tập hợp chi phí v tính giá th nh: l ngà à à ười hạch toán chi tiết v tà ổng hợp chi phí phát sinh cho các đối tượng chịu phân bổ. Tổng hợp chi phí theo từng đối tượng v tià ến h nh tính giá th nh nhà à ập kho. Mở sổ hạch toán chi tiết v tà ổng hợp cho chi phí sản xuất, giá th nh cà ủa công ty. Đồng thời l ngà ười có quyền thay thế kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt để kiểm tra v à đôn đốc số liệu kế toán. - Kế toán h ng hoá và ật liệu công cụ dụng cụ: L ngà ười chuyên ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình mua bán vận chuyển bảo quản nhập xuất h ngà tồn kho vật liệu, công cụ lao động nhỏ tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Các loại sổ chi tiết được bộ phận n y sà ử dụng v quà ản lý. - Kế toán công nợ v t i sà à ản cố định: l ngà ười giám sát thu chi ở t ià khoản tại ngân h ng, theo dõi công nà ợ của công ty với khách h ng. Ngo i ra kà à ế toán còn kiêm luôn cả việc theo dõi tình hình tăng giảm v mà ức khấu hao t i sà ản cố định. - Kế toán tiền lương v các khoà ản bảo hiểm: l ngà ười tổng hợp số liệu từ các phân xưởng ghi chuyển lên để phối hợp cùng các bộ phận khác tính toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên để kế toán thực hiện công việc của mình. - Một thủ quỹ: có nhiệm vụ cùng với kế toán công nợ tiến h nh thu chi và à theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi v tà ồn quỹ tiền mặt của đơn vị. - Kế toán th nh phà ẩm v tiêu thà ụ th nh phà ẩm: L ngà ười tổ chức hạch toán chi tiết v tà ổng hợp sản phẩm ho n th nh nhà à ập kho v tiêu thà ụ của công ty. Xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ, theo dõi tình hình bán h ng, tà ổ chức ghi sổ sách chi tiết. Bộ phận kế toán tuy có chức năng nhiệm vụ riêng song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi chức năng v quyà ền hạn cho phép của mình. Mỗi cán bộ kế toán đều phải kiêm nghiệm phần việc cụ thể dưới sự phân công của kế toán trưởng. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần bánh kẹo hữu nghị. II. THỰC TRẠNG CÔNG T C KÁ Ế TO N CÁ ỦA CÔNG TY CỔ PHẦN B NH KÁ ẸO HỮU NGHỊ H NÀ ỘI Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp chi phí v tính giá th nh sà à ản phẩm Kế toán tiền lương và các khoản bảo hiểm Kế toán th nh phà ẩm v tiêu thà ụ th nh phà ẩm Kế toán bán h ngà hoá, vật liệu và CCDC Kế toán công nợ và TSCĐ Thủ quỹ Nhân viên thống kê các phân xưởng 1. Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị H Nà ội l mà ột doanh nghiệp nhà nước được tổ chức sản xuất v quà ản lý sản xuất theo mô hình tập trung. Trực thuộc công ty l các th nh viên (các phân xà à ưởng) không có tư cách pháp nhân, không trực tiếp với ngân sách. a) Hình thức tổ chức công tác kế toán Công tác tổ chức kế toán của công ty được tập trung tại phòng kế toán -t ià vụ. Mỗi phân ng nh kà ế toán được giao cho một nhân viên kế toán đảm nhiệm. Dưới các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán m chà ỉ có các nhân viên thống kê phân xưởng hỗ trợ cho công tác tập trung như thu thập số liệu, chứng từ xử lý sơ bộ rồi gửi chúng về phòng kế toán. b) Hình thức kế toán Về mặt hình thức kế toán công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ.Trình tự ghi chép sổ sách như sau: h ng ng y khi có nghià à ệp vụ phát sinh kế toán căn cứ v o các chà ứng từ nhập xuất để ghi v o sà ổ chi tiết sổ quỹ sổ nhật ký chứng từ . từ số liệu ở nhật ký chứng từ ghi v o sà ổ cái. Cuối tháng kế toán tập hợp số liệu của từng loại vật liệu trên sổ chi tiết để ghi v o bà ảng tổng hợp chi tiết. Đồng thời lấy số liệu từ sổ quỹ để ghi v o sà ổ cái liên quan. Cuối cùng l là ập báo cáo t i chính cuà ối tháng, cuối quý. Sơ đồ: Sổ quỹChứng từ gốcSổ chi tiết Bảng phân bổ Bảng kê Ghi chú: Ghi h ng ng y hoà à ặc định kỳ: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: Thực tế tại công ty kế toán vật liệu chỉ cần đem chứng từ gốc (hợp lệ đã xếp theo từng loại vật liệu ) lên máy mở mã số chi tiết nhật ký chứng từ , sổ cái. Sau khi gõ số liệu v o sà ổ chi tiết sổ nhật ký chứng từ. Từ nhật ký chứng từ v oà sổ cái (chi tiết đến từng khoản). Như vậy trong công tác kế toán kế toán vật liệu ít phải l m công vià ệc hơn. 2. Sơ đồ hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Do việc đối chiếu vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng không hết nhập lại kho, số liệu nhập xuất trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn v báo cáo tà ồn kho là không khớp nhau nên kế toán phải tiến h nh à đối chiếu với số liệu ở từng đơn vị. Trình tự hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song: Nhật ký – Chứng từ Sổ cái Báo cáo t i chínhà Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số Hoá đơn Sổ chi tiết phải trả ngườ Nhật ký chứng từ số 5 Phiếu nhập kho Báo cáo tồn kho vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu đối chiếu khối lượng Ghi chú Ghi h ng ng y hoà à ặc định kỳ: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: Qua công tác hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phương pháp ghi thẻ song song đã giúp cho việc ghi chép được dễ d ng, dà ễ kiểm tra đối chiếu số liệu v quà ản lý chặt chẽ về mặt hiện vật v giá trà ị của từng loại vật liệu. Song theo phương pháp n y công vià ệc thường dồn v o cuà ối tháng nên việc kiểm tra kịp thời của kế toán bị hạn chế, nhất l công ty có nhià ều chủng loại vật liệu, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu thường phát sinh nên áp dụng phương pháp n y c ng bià à ểu lộ rõ mặt hạn chế trên. • Trong quá trình hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL, CCDC kế toán sử dụng các chứng từ v các sà ổ sau: - Các chứng từ: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức + Phiếu chi Sổ chi tiết Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê số 4 Nhật ký chứng từ số 7 . toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty cần phải khái quát sơ qua về đặc điểm chung, đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty. Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu. bộ kế toán đều phải kiêm nghiệm phần việc cụ thể dưới sự phân công của kế toán trưởng. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần bánh kẹo hữu nghị. II. THỰC