MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU TWI

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU TWI 3.1. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU TWI Công ty Dược liệu TWI dược thành lập theo quyết định số 170/BYT ngày 1/4/1971, với gần 20 năm hoạt động kinh doanh trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Nhưng từ khi chuyển sang cơ chế thị trường theo định hướng XHCN, công ty Dược liệu TWI đã không ngừng phát triển để khẳng định vị trí của mình. Đến nay, công ty đã phát triển thành một công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn và trình độ quản lý cao. Với doanh thu hàng năm trên 300 tỷ như hiện nay, đã khẳng định được nỗ lực phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty cũng như sự năng động , nhạy bén của bộ máy quản lý công ty. Góp phần vào sự thành công chung này, bộ máy kế toán của công ty đã có những đóng góp đáng kể, đặc biệt là công tác kế toán NVL. Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng vật liệu một cách hiệu quả sẽ góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho công ty. Qua thời gian thực tập và đi sâu nghiên cứu tìm hiểu công tác kế toán NVL, em thấy công tác kế toán vật liệu ở công ty có những ưu điểm cần phát huy,song bên cạnh đó cũng tồn tại những nhược điểm cần khắc phục và tiếp tục hoàn thiện. 3.1.1.Ưu điểm Nhìn chung, kế toán NVL ở công ty được tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của công ty. - Công tác xây dựng kế hoạch thu mua NVL hàng tháng, hàng quý, hàng năm được thực hiện khá tốt trên cơ sở các chỉ tiêu quy định của công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty. Với khối lượng vật tư sử dụng lớn, nhiều chủng loại mà công ty vẫn cung cấp cho sản xuất và nhu cầu khác đầy đủ, không làm gián đoạn quá trình sản xuất là cố gắng với tinh thần trách nhiệm cao của các phòng ban, đặc biệt là phòng kinh doanh- nhập khẩu. - Hệ thống kho NVL chính, vật liệu phụ, bao bì , xăng dầu… của công ty được sắp xếp một cách hợp lý nên thuận tiện cho việc nhập, xuất kho và đảm bảo NVL được bảo quản tốt, không làm ảnh hưởng đến chất lượng NVL, từ đó góp phần nâng cao chất lượng thuốc. Các cán bộ nhân viên ở kho có tinh thần trách nhiệm trong bảo quản và tổ chức giao nhận NVL. Đặc biệt, do giá trị NVL lớn, giá lại luôn thay đổi nên công ty chỉ dự trữ ở mức tối cần thiết mà vẫn đảm bảo cho sản xuất được liên tục. - Việc sử dụng NVL ở các phân xưởng đều được phòng kinh doanh- nhập khẩu căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, quý để lên kế hoạch cung ứng vật tư khi có yêu cầu của bộ phận sản xuất về từng loại vật liệu nên công ty đã quản lý được chặt chẽ số NVL đưa vào sản xuất, góp phần tiết kiệm chi phí NVL trong giá thành sản phẩm. - Từ năm 1997 đến nay, công ty đã mạnh dạn đưa cách quản lý và hạch toán kế toán trên máy vào công ty. Việc quản lý và hạch toán của công ty được khép kín, xử lý ngay từ khâu vào chứng từ gốc. Hiện nay, đã nối mạng toàn công ty, phòng kinh doanh- nhập khẩu vào chứng từ nhập, xuất, sau đó kế toán tiến hành định khoản và việc hạch toán, vào sổ sách được thực hiện tự động trên máy nên việc cung cấp thông tin, số liệu kế toán được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. - Kế toán vật liệu đảm bảo theo dõi được tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL chi tiết theo từng thứ, nhóm, loại, giúp cho công tác quản lý vật liệu của công ty được chặt chẽ. - Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho nói chung, NVL nói riêng , là phù hợp với tình hình thực tế,đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư, tiền vốn. 3.1.2.Nhược điểm cần hoàn thiện - Về việc mã hoá chi tiết TK 152 "Nguyên liệu vật liệu":do chủng loại và khối lượng NVL lớn nên việc phân loại vật liệu để đảm bảo theo dõi, quản lý được chính xác, khoa học là rất quan trọng. Thực tế ở kho công ty đã tiến hành phân loại NVL theo từng loại NVL chính,NVL phụ… nhưng việc phân loại này vẫn chưa được thể hiện trên tài khoản kế toán để phục vụ cho công tác hạch toán. - Với đội ngũ kế toán có trình độ cao và đồng đều là điều kiện tốt để tổ chức và vận dụng hệ thống sổ theo hình thức NKCT. Tuy nhiên, chính hình thức kế toán này lại là một khó khăn lớn trong việc ứng dụng hệ thống máy vi tính vào công tác kế toán, trong đó có công tác kế toán NVL. Chính vì khó khăn này mà mặc dù số lượng máy đã được trang bị đầy đủ song phần mềm kế toán vẫn chưa được hoàn thiện ổn định, chưa thực hiện công tác kế toán hoàn toàn tự động trên máy, kế toán vẫn phải thực hiện song song cả trên máy và thủ công như việc hạch toán NVL. - Công ty áp dụng phương pháp tính giá thực tế vật tư xuất kho theo phương pháp đích danh, trong điều kiện doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu với số lần nhập xuất lớn, mỗi lần nhập một đơn giá khác nhau nên việc theo dõi và phản ánh trị giá NVL xuất kho gặp nhiều khó khăn, và rất phức tạp, đòi hỏi phải theo dõi chi tiết được từng lần nhập, xuất , do đó làm tăng khối lượng công tác kế toán. - Về chứng từ hạch toán nhập, xuất NVL: đối với chứng từ nhập "Phiếu nhập kho" công ty sử dụng mẫu số 01- VT theo QĐ 1141/95 là hợp lý, nhưng "Phiếu xuất kho" sử dụng lại là mẫu số C12-H theo QĐ 999- TC/QĐ/CĐKT năm 1996 của Bộ tài chính. Mẫu chứng từ này chỉ sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, do đó việc sử dụng không đồng nhất 2 mẫu biểu chứng từ này cũng là bất cập trong công ty. 3.2 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU TWI : Với tư cách là một sinh viên thực tập, trên cơ sở nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán NVL tại công ty DLTW-I, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và mong rằng những ý kiến này sẽ là những giải pháp góp phần hoàn thiện côngtác NVL ở công ty Dược Liệu TWI. 3.2.1.Ý kiến 1: Xây dựng tài khoản chi tiết NVL thống nhất theo từng loại : NVL chính, NVL phụ, Nhiên liệu… Ta thấy trên thực tế công ty đã tiến hành phân loại NVL trong kho một cách khoa học và hợp lý trên cơ sở các loại NVL chính, NVL phụ, Nhiên liệu,…nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất NVL một cách chi tiết và chính xác, phản ánh được giá trị của từng bộ phận vật liệu xuất dùng nhưng về tổ chức công tác kế toán vẫn chưa phản ánh được trị giá của từng loại NVL chính, NVL phụ … vào các đối tượng sử dụng, mà mới chỉ xác định giá trị vật liệu xuất dùng của từng kho, do đó chưa theo dõi kịp thời tình hình xuất dùng của từng loại vật liệu. Như vậy,để phản ánh được giá trị NVL chính, NVL phụ, Nhiên liệu… xuất cho các đối tượng sử dụng thì cần thiết trước hết là kế toán phải lập các tài khoản chi tiết của từng loại NVL, cụ thể như sau: TK 152 "Nguyên liệu vật liệu" phải được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2, theo từng loại NVL đã được phân loại: TK 1521: NVL chính TK 1522: NVL phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Thiết bị XDCB TK 1528: Vật liệu khác Sau đó mới tiến hành mã hoá chi tiết cho từng bộ phận sử dụng, đó là: TK 15210001: NVL chính xưởng Đông Dược TK 15210002: NVL chính xưởng viên TK 15210003: NVL chính xưởng hoá dược TK 15210004… Mã hoá được chi tiết như thế này sẽ tạo điều kiện cho công ty phản ánh đúng, đủ giá trị của từng loại NVL vào giá trị sản phẩm, theo dõi được phần giá trị NVL chính sử dụng vào việc sản xuất, sự biến động của chi phí đó trong giá thành, từ đó có kế hoạch cung cấp và sử dụng cho phù hợp. 3.2.2.Ý kiến 2:Thay đổi phương pháp hạch toán tính giá NVL xuất kho theo phương pháp đích danh bằng phương pháp bình quân gia quyền. Công ty DLTW-I với việc xuất nhập kho hàng trăm thứ vật tư trong kì diễn ra thường xuyên liên tục với khối lượng lớn, đơn giá mỗi lần nhập lại khác nhau nên việc theo dõi đơn giá nhập và từng lô hàng xuất một cách chi tiết để xác định đơn giá xuất kho là rất khó khăn, và đôi khi mặc dù số NVL nhập với đơn giá này đã hết nhưng thực tế vẫn sử dụng đơn giá đó để tính trị giá xuất kho,có trường hợp còn làm cho trị giá NVL tồn kho cuối kỳ trên Bảng tổng hợp tồn kho mang dấu âm. Do đó việc tính toán cũng không phản ánh đúng trị giá NVL xuất kho. Như vậy qua thực tế tìm hiểu, em mạnh dạn đưa ra ý kiến công ty nên thay đổi phương pháp tính trị giá NVL xuất kho thành phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này được sử dụng để tính đơn giá xuất bình quân cho từng loại, thứ vật liệu trên cơ sở giá thực tế của NVL và số lượng thực tế NVL. Sau đó trị giá thực tế NVL xuất kho được xác định dựa vào số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân. Cụ thể phương pháp tính như sau: Đơn giá vật liệu bình quân = Giá thực tế NVL tồn đầu kì + Giá thực tế NVL nhập trong kì Số lượng NVL tồn đầu kì + Số lượng NVL nhập trong kì Giá thực tế NVL xuất kho = = Số lượng NVL xuấtkho x Đơn giá vật liệu bình quân Sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá thực tế NVL xuất kho sẽ giúp cho công tác kế toán NVL của công ty được thuận tiện, dễ dàng nhanh chóng và giảm bớt được thời gian, công sức vào việc theo dõi chi tiết đến từng thứ, loại vật liệu, và trong điều kiện giá NVL ít biến động thì phương pháp này phản ánh tương đối đầy đủ, chính xác tình hình biến động NVL xuất kho, từ đó giúp cho công tác tính giá thành được chính xác. Ví dụ: Việc điều chỉnh sử dụng phương pháp bình quân gia quyền đối với vật liệu là Dexamethason có thể thực hiên như sau: Đơn giá vật liệu bình quân = = = 12.830.000 + 128.440.000 0,5 + 5 = = 141.270.000 5.5 = = = 25.685.455 Khi đó trị giá thực tế NVL là Dexamethason xuất trong tháng 2 sẽ được xác định lại là: Số lượng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền (đồng) -Theo phiếu xuất số 06/02 sản xuất lô 010202 1,5 25.685.455 38.528.182,5 -Theo phiếu xuất số 17/02 sản xuất lô 020202 0,5 25.685.455 12.842.727,5 -Theo phiếu xuất số 23/02 sản xuất lô 030202 2,25 25.685.455 57.792.273,75 Trị giá thực tế NVL cuối tháng là: 1,25 x 25.685.455 = 32.106.818,75 (Dexamethason) 3.2.3.Ý kiến 3: Công ty nên lập bảng phân bổ NVL vào các đối tượng sử dụng, làm căn cứ khoa học để phản ánh đúng giá trị NVL xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị NVL vào các đối tượng sử dụng, từ đó làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm được nhanh chóng. Hiện nay ở doanh nghiệp, trị giá NVL xuất kho dùng trong tháng được máy tự động tính toán trên bảng kê số 4 nhưng chỉ là số liệu tổng cộng, không phân biệt từng loại NVL được phân bổ cho các phân xưởng và các đối tượng khác, do đó không theo dõi được tình hình NVL xuất kho dùng vào các mục đích như thế nào, đã hợp lí chưa. Như vậy, cần thiết phải lập bảng phân bổ NVL vào các đối tượng sử dụng. - Kết cấu bảng: theo mẫu biểu số 12. - Cơ sở số liệu: Phiếu xuất kho, báo cáo sử dụng NVL ở từng phân xưởng, đối tượng, bộ phận. - Phương pháp ghi: + Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phân loại cho từng phân xưởng, đối chiếu với số thực sử dụng trên báo cáo sử dụng NVL của từng phân xưởng ssđưa lên để lấy số thực sử dụng. Số liệu này được ghi trên dòng ghi Nợ TK 621 (chi tiết từng phân xưởng) và cột ghi Có TK152 (1521, 1522, 1523…). + Căn cứ vào phiếu xuất kho dùng cho phục vụ sản xuất để ghi vào dòng ghi Nợ TK627 (chi tiết từng phân xưởng) cột ghi Có TK152 (1521,1522…). Mẫu bảng phân bổ NVL, CCDC như sau: BIỂU 12 - BẢNG PHÂN BỔ NLVL Tháng 02/2002 S T T TK ghi TK Có Ghi Nợ TK 1521 TK 152 2 TK 152 3 TK 152 4 TK 152 5 Cộng Có TK152 1 2 TK621cpnvltt 6210001pxđd 6210002-pxv 6210003-HD TK627-cpsxc 627001 627002 627003 1209279031 197680284 825750284 185848463 118315620 36978302 58665988 22671330 303778969 105521369 198257600 149709360 79922941 31087227 32137396 16698318 60487496 13158240 25749813 21579443 22465958 4600838 5827003 12038117 62243118 20979823 22840291 18423004 42577184 16725641 248622 25602921 33933332 43621062 42312270 48000000 1919431306 30896077811 114910258 423560270 263281703 89392008 96879009 77010686 Cộng: 1327594651 383701910 82953454 104820302 133933332 2182713009 3.2.4.Ý kiến 4: Thay đổi hình thức kế toán đã đăng ký từ hình thức NKCT sang hình thức Nhật Ký Chung. Ta biết hình thức NKCT là hình thức kế toán có nhiều ưu điểm, phù hợp với những doanh nghiệp có trình độ phát triển cao và trình độ nhân viên kế toán cao, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết…Song hình thức kế toán này cũng tồn tại những nhược điểm đó là phải sử dụng nhiều loại sổ, các sổ lại có kết cấu nhiều cột do đó không thuận tiện cho việc hạch toán và in sổ sách kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Và thực tế ở công ty Dược liệu TW-I, trước năm 1997,Công ty sử dụng hình thức Nhật Ký Chứng từ là hợp lý khi chưa ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Nhưng cho đến nay, mặc dù đã vận dụng kế toán máy vào công tác kế toán, công ty vẫn đăng kí hình thức kế toán áp dụng với cơ quan Nhà nước là hình thức kế toán NKCT, và dù thực tế công ty đã thay đổi hầu hết mẫu các loại sổ cho phù hợp theo nguyên tắc ít cột nhiều dòng, phù hợp với việc vào số liệu trên máy và in báo cáo. Và các mẫu sổ này có mẫu giống mẫu sổ Nhật kí chung, do đó công ty nên đăng kí lại với cơ quan nhà nước về hình thức kế toán đang áp dụng, chuyển thành hình thức kế toán Nhật kí chung, vừa đảm bảo phù hợp với thực tế đồng thời tạo điều kiện để công ty hoàn thiện phần mềm kế toán đang áp dụng, và sự thay đổi này phải được ghi rõ trong thuyết minh báo cáo tài chính. 3.2.5.Ý kiến 5: Công ty nên lập tổng hợp thanh toán với người bán để theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán với người bán một cách tổng quát đối với từng người bán. Mẫu sổ này có thể gọi là "Sổ kê công nợ tổng hợp". + Kết cấu sổ: như biểu 13. + Cơ sở số liệu: Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên sổ kê công nợ chi tiết. + Phương pháp lập: - Cột tên đơn vị (người bán): Ghi tên các người (đơn vị) bán tương ứng. - Cột số dư đầu tháng: căn cứ vào dòng công phát sinh trên dòng sổ kê công nợchi tiết đối với từng khách hàng. - Cột số dư cuối tháng: căn cứ vào dòng dư cuối kì trên sổ kê công nợchi tiết đối với từng khách hàng. BIỂU 13- SỔ KÊ CÔNG NỢ TỔNG HỢP Tháng 2/2002 Sdđk: 1256627003 TT TÊN ĐƠN VỊ (người bán) SỐ DƯ ĐẦU THÁNG SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ CUỐI THÁNG NỢ CÓ NỢ CÓ NỢ CÓ 1 Cty dược phẩm Ba Đình 90765011 130649480 101603250 61718781 2 Xí nghiệp Dược phẩm Nam Hà 28825650 128440000 258342000 158727650 3 Công ty thiết bị Y tế Bình Định 96765000 28825650 176038722 50488070 … … … … … … … … Cộng 141349892 1398076895 1998627830 2030781056 89841541 1438621770 SDCK : 1348780229 Việc lập sổ này có thể thực hiện được trên cơ sở số liệu tổng hợp trên sổ kê công nợ chi tiết, tạo điều kiện theo dõi tổng hợp tình hình nợ và thanh toán nợ với người bán, từ đó có biện pháp để thực hiện tốt kế hoạch trả nợ cũng như các kế hoạch khác của công ty. 3.2.6.Ý kiến 6: Bổ sung thêm các loại sổ sách và báo cáo phục vụ cho yêu cầu của kế toán quản trị. Ta biết, thực hiện được kế toán trên máy là một thành công của Doanh nghiệp trong việc ứng dụng khoa học công nghệ mới vào lĩnh vực kế toán, giúp cho việc hệ thống hoá và xử lý chứng từ, số liệu của kế toán thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác. Song, quá trình này được thực hiện nhờ vào chương trình phần mềm đã được cài đặt sẵn trong máy tính, mà chương trình này lại dựa trên chương trình viết chung cho nhiều loại doanh nghiệp, công ty nên chưa thể hoàn thiện ngay được công tác kế toán tại công ty. Do đó, trong quá trình thực hiện, kế toán của công ty nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã gặp không ít khó khăn và vướng mắt, đặc biệt là hệ thống sổ sách chưa hoàn thiện, gây trở ngại cho việc báo cáo. Để khắc phục tình trạng này, đồng thời hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty, kế toán nguyên vật liệu nên kết hợp song song với kế toán thủ công để bổ sung thêm các loại sổ sách phục vụ cho báo cáo quản trị. [...]...KẾT LUẬN Từ cơ sở lý luận của công tác kế toán nguyên vật liệu, từ thực tiễn tìm hiểu ở công ty DLTWI, một lần nữa khẳng định vai trò cuả nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất cũng như vai trò của công tác kế toán đối với công việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Việc tăng cường công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệu quả có ý nghĩa quan trọng... sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Từ những bài học thực tế tích luỹ được sau thời gian thực tập tại công ty Dược Liệu TWI đã giúp em củng cố và nắm vững hơn kiến thức đã học trong nhà trường Trên cơ sở nắm bắt được những ưu điểm cần phát huy và những hạn chế còn tồn tại, em đã xây dựng nên bản luận văn này nhằm góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện. .. này nhằm góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Với thời gian, trình độ và kinh nghiệp thực tế có hạn nên bản luận văn này không tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết nhất định, em rất mong nhận được sự nhận xét, đánh giá của thầy cô và các bạn Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán đặc biệt là sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt... Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán đặc biệt là sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Trần Thị Biết và các cô chú phòng kế toán Công Ty Dược Liệu Trung ương I đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU TWI 3.1. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU. trong công ty. 3.2 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU TWI : Với tư cách là một sinh viên thực tập, trên cơ sở nghiên